神马文学网文书档案分类整理编目方法讲义2
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/26 14:46:17
文书档案分类整理编目方法讲义
www.chengdu.gov.cn 填报时间： 2008-03-20 责任单位： 双流县档案局
档案人员讲义
文书档案分类整理编目方法讲义
伍 斌
2008-3-15
文书档案分类整理编目方法讲义目录
第一章、公文格式
一、公文用纸幅面及版面尺寸┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2
二、排版规格┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3
三、字体┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3
第二章、发文与收文程序
一、发文程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4
二、收文程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4
第三章、机关档案分类办法
一、 全宗 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5
二、 类别设置 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5
三、中共双流县委档案类别设置┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7
四、双流县人民政府档案类别设置┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7
第四章、归档的原则和要求
一、归档的原则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8
二、归档的要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9
附录：几点补充┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11
第五章、文书传统立卷方法操作流程
一、收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
二、归档判断┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
三、分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14
四、卷内文件排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16
五、案卷排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17
六、案卷编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17
七、《归档文件目录》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-17
八、填写《卷内备考表》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--20
九、著录和打印┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--20
十、装订┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--32
十一、入盒排架┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈21
十二、编制检索工具┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22
十三、案卷的移交┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26
附录一：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）┈┈┈┈┈┈ 26
附录二：中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29
附录三：《国家行政机关公文格式》条文释义┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 36
附录四：组织机构写法及例式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-50
附录五：常用档案信息网址┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-52
附录六：国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》┈┈┈--------53
附录七：《文书档案封底》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-- 63
附录八：《案卷目录》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-- 64
文书档案分类整理编目方法讲义提纲
第一章、公文格式
一、公文用纸幅面及版面尺寸
（一）用纸幅面尺寸
1、A3 297×420mm
2、A4 210×297mm (国际标准)
3、A5 148×210mm
4、B4 257×364mm
5、B5 182×257mm
6、16K 184×260mm
7、32K 130×184mm
8、大32K 140×203mm
（二）版面尺寸
1、版心尺寸：156×225mm（不含页码）
2、上边：37±1mm
3、下边：35±1mm
4、左边：28±1mm
5、右边：26±1mm
6、装订：0.3－0.5mm
7、页眉：10mm
8、页脚：20mm
二、排版规格：每面 22行×28字/行
三、字体
1、秘密等级 3H
2、保密期限 3H
3、紧密程度 3H
4、发文机关 （推荐用）小标S
5、发文字号 3FS
6、“签发人” 3FS
7、签发人姓名 3K
8、公文标题 2小标S
9、主送机关 3FS
10、公文正文 3FS
11、小标题 3小标S/H
12、附件 3FS
13、附注 3FS
14、“主题词” 3H
15、词目 3小标S
16、“抄送” 3FS
17、印发机关 3FS
第二章、发文与收文程序
一、发文程序（8个）
（一）草拟
（二）审核
（三）签发
（四）复核
（五）缮印
（六）用印
（七）登记
（八）分发
二、收文程序（8个）
（一）签收
（二）登记 — 登记来文主要内容、密级、收文时间等。
（三）审核
（四）拟办 — 是秘书工作人员把来文结合本单位情况对来文的初步方案和初步意见。
（五）批办 — 领导参考秘书人员提出的初步方案和初步意见所提出的意见（“照此办理”、“同意”），是承办的依据。
（六）承办 — 承办部门根据领导的批办意见，具体贯彻落实。
（七）催办 — 对文件承办工作的检查和督促。
（八）注办 — 将承办者办文的结果向批办的领导和来文机关报告。
第三章、档案分类办法
一、 全宗
全宗即立档单位，是档案学上对立档单位的术语性的称呼。确定全宗有三个原则，独立的财权（即单独的经济核算单位）、独立的人事权（可以任免单位内部职工）、独立的行文权，符合以上条件就认为是一个单独的全宗。
二、 类别设置
（一）机关、事业单位档案分类
1、文书档案
2、会计档案
3、基本建设档案
4、设备、仪器档案
5、照片档案
6、底片档案（也可与照片档案合装）
7、录音、录象带、光盘档案
8、其他特殊载体档案（如磁盘、软盘、缩微胶片）
9、教学档案
10、科研档案
11、病历档案
12、其他专门档案（如水利工程档案、城市建设档案、诉讼档案）
（二）工业企业档案分类
1、A党群工作类（代字：A）
（1）党务工作
（2）组织工作
（3）宣传工作
（4）统战工作
（5）纪检工作
（6）工会工作
（7）共青团工作
（8）协会工作
2、B行政管理类（代字：B）
（1）行政事务
（2）公安保卫
（3）法纪监察
（4）审计工作
（5）人事管理
（6）教育工作
（7）医疗工作
（8）后勤福利
（9）外事工作
3、C经营管理类（代字：C）
（1）经营决策
（2）计划工作
（3）统计工作
（4）财务管理
（5）物资管理
（6）产品销售
（7）企业管理
4、D生产技术管理类（代字：D）
（1）生产调度
（2）质量管理
（3）劳动管理
（4）能源管理
（5）安全管理
（6）科技管理
（7）环境保护
（8）计量工作
（9）标准化工作
（10）档案和信息管理
5、 E产品类（代字：E）
产品档案二级类目按产品种类或型号设置。
6、F科学技术研究类（代字：F）
科研档案二级类目按课题设置
7、G基本建设类（代字：G）
基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置
8、H设备仪器类（代字：H）
设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置
9、I会计档案类（代字：I）
（1）报表
（2）帐簿
（3）凭证
（4）其他
10、J干部职工档案类（代字：J）
（1）干部档案
（2）工人档案
（3）离退休职工档案
（4）死亡职工档案
11、K特殊载体档案（声像档案）（代字：K）
（1）照片
（2）底片
（3）录音
（4）录像
（5）机读材料
12、L实物档案（代字：L）
三、中共双流县委档案类别设置(仅作为组织卷盒时参考，使卷盒中档案内容相对集中，并不实际设置以下类别)
（1）综合类
（2）会议类
（3）组织纪检类
（4）政法工作类
（5）宣教文卫类
（6）群团工作类
（7）人大政协统战类
（8）经济工作类
四、双流县人民政府档案类别设置(仅作为组织卷盒时参考，使卷盒中档案内容相对集中，并不实际设置以下类别)
（1）综合类
（2）会议类
（3）党群工作类
（4）市府工作类
（5）工业交通类
（6）财贸类
（7）农林水类
（8）宣教文卫类
（9）政法工作类
（10）计划类
（11）建设类
（12）外经贸类
第四章、归档的原则和要求
一、归档的原则
（一）保证文件材料的齐全完整立卷
1、所谓齐全，就是应该立卷的文件材料，要搜集齐全，不能缺少某些文件材料，缺少了就不能反映一个事物的全过程，看不出事情的来龙去脉，查不出事情发生的原因和处理结果，因此也就不能从事物多方面的内在联系上，反映一个事物的全貌。
2、所谓完整，即立卷的每一份文件应该是完整的，不可有头无尾，也不可中间缺页，更不允许按一时的政治需要，任意舍取文件的有关内容。
（二）保持文件之间的历史联系立卷
每一个机关、单位在整个国家机构的组织体系中都处于一定的地位，并根据党和国家赋予的职级和任务行使职权，进行工作。它同上级领导机关、下属各单位以及不相隶属的机关、单位，都有这样或那样的联系；每一个机关、单位所形成的文件内容，都是一定时代或一定时期客观事物的反映，而事物之间也是相互关联的，有些文种在使用上有着相互往来、密不可分的联系，如请示和批复、问函和复函之间就是这样；从文件的形成和作用上看，这种联系也是客观存在的，比如根据现实生活中出现的各种问题，上级领导机关作出决定、决议，发出命令、请示、通知、通报等，下级机关根据上级机关的这些文件精神进行工作，取得了某些工作成效，反过来又向上级机关写报告，如果尚有解决不了的问题，便向上级机关写请示，上级机关予以批复。所以，文件与文件之间具有自然的、内在的、历史的联系。
（三）照顾文件的保存价值进行装盒
不同的文件具有不同的保存价值，具有不同保存价值的文件，其保管期限不同。
1、永久保管
凡属记载和反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，在国家经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中，有长远查考利用价值的文件，应列入永久保管范围。
2、30年保管
凡属在相当长的时期内机关工作中需要查考的文件，应列入30年保管范围。
3、10年保管
本机关只在比较短的时期内需要查考的文件，应列入10年保管。
（四）便于文件的保管、检索和利用
1、关于卷盒厚薄
以卷盒2cm厚度为例，原规定为200页，随着打印纸、复印纸的大量应用，纸张厚度增加，实际应用中约150页左右为宜。如卷盒厚度为4cm，则相应增加纸张数量。
二、归档的要求
（一）归档范围和不归档范围
1、应该归档的范围
总的来讲，凡是办理完毕的具有查考和保存价值的文件，都应该归档。
（1）上级来文
凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。
（2）本机关文件
凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。
（3）下级来文
凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或年度以上的工作报告、工作总结、统计报表等。
（4）平级或非隶属机关来文
平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。
（5）关于各种稿本的归档范围
在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。
2、不归档的范围
（1）重份文件；
（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；
（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；
（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；
（5）单位内部互相抄送的文件材料；
（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；
（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；
（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:
（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；
(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；
(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；
(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。
附录：几点补充
1、立卷——单位在工作中形成和使用的文书，处理完毕以后，需要进行系统整理，这种系统整理的工作就叫立卷，或叫文书立卷。在国家颁布《归档文件整理规则》后，案卷的概念消失，立卷也不复存在。就双流县情况而言，2002实行计算机文档一体化之后，不再实行立卷。
2、办理完毕的文件——仅指文书处理程序上已经办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完成，有的可能还要长期执行。
3、归档——是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位档案室集中保存。
第五章、文书档案操作流程
1、收集
2、归档判断
15、编制检索工具
3、分类
6、卷盒编号
4、盒内文件排列
5、卷盒排列
12、输入和打印
14、上柜排列
13、装订、拓裱
10、填写《备考表》
7、盖档号章
第五章 文书档案操作流程
流 程
顺序号
流程
名称
操作
步骤
操作技巧及注意事项
一
收集
●每年年初档案室(或办公室)将上年度处理完毕的文件统一收集到档案室(或办公室)。
1、收集范围：上年度领导和各部门处理完毕的文件材料。
2、收集时间：每年的1—2月份。由档案室(或办公室)发通知,提要求。
3、收集方法：
（1）对照、参考本单位收文、发文登记簿和用印登记簿等。
（2）注意帐外文件的收集：
①各种上报的图表、报表、花名册;
②党员概况统计表及人事统计报表;
③本单位出版的书刊、上报的信息;
④领导外出开会带回的会议文件;
⑤本单位各科室（股室）的总结、计划;
⑥联合发文副本。
二
归档判断
●判断所收集的文件材料是否归档。
1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归档范围的剔除。
2、注意：
（1）重份文件不要；
（2）属归档范围的传真纸文件要复印，用复印件归档，原件附后；
（3）前文有误，后又补发文件的，有误文件不要归档；
（4）小于16K或A4的要视情况托裱成16K或A4；
（5）大于16K或A4的要视情况折叠成16K或A4；
（6）装订线外侧有文字的文件，要另加纸裱糊。
3、将属于归档范围的文件：
（1）发文，将发文稿纸、发文底稿（定稿）放在正文之后；
（2）收文，将“文件呈批传阅笺”放在该份文件最后；
（3）请示与批复，本机关的文件在前，外机关的文件在后；
（4）正件在前、附件在后，转发件在前、原件在后，原文本在前、译文本在后；
（5）重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；
（6）非诉讼案件的结论、决定、判定性文件材料在前，依据材料等在后
三
分
类
1、“保管期限—年度”分类法；
1、分年，把文件材料按形成年度分开（把机关单位内的文件材料按其形成年度分开，把相同年度的文件分在一类，不同年度的文件不能混淆）；
1、一般以文件落款时间来确定文件所在年度。
2、注意：
（1）请示与批复，应放在一起归档；没有复文的，放在请示年归档；
（2）跨年度的会议文件放在会议结束年立卷；
（3）跨年度的案件放在结案年立卷；
（4）其他文件，应放在文件材料形成的年度组卷。
2、分级，把相同年度的文件材料按形成机关的级别区分开；
1、分成上级、本级、下级及平级四种。
2、对有密切联系的文件不能按形成机关的级别区分开，下列文件材料要放在本级文件中一起组卷：
（1）本机关的请示与上级的批复；
（2）本机关的函与平级的复函；
（3）下级的请示与本机关的批复；
（4）上级下达任务给本机关的文件；
（5）上级表彰、处分本机关或本机关有关人员的文件；
（6）上级指定要本机关专门办理的文件（如人大、政协提案、议案办理答复等）。
3、分保管期限；
1、对照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》划分文件材料的保管期限。
2、文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。
3、几点技巧：
（1）本单位的文件以永久居多；
（2）上级发文与自己工作有联系的定30年（如条例、规定、办法、实施细则等法规性文件一般定长期）；
（3）其他外单位发文可以作为资料备用或者归档为10年。
4、分问题把同一机构内的文件按文件内容所反映的不同问题或不同类型区分开（把机关单位（机构）在同一年度产生的文件材料按照机关单位（机构）的职能，概括为若干个问题，文件材料按其内容反映的问题分开，把相同问题的文件分在一起）。
1、综合考虑：问题、厚薄。
2、分问题的具体方法：
（1）把反映同一件事情、同一个问题、同一项工作、同一个事物的文件组合在一起，组合成一卷或数卷，尽量做到问题单一，如将本机关单位的同一种业务文件、调查研究材料、法规、规章、制度等组合成一卷或数卷；
（2）把某些名称相同的文件组成案卷。如把工作计划、总结报告等综合性文件，各类统计报表、简报等文件内容较多，无法按问题立卷时，按照文件的名称组卷；
（3）会议文件，可根据数量多少，一会一卷或数卷；
（4）案件材料，每案一卷或数卷；
（5）人民来信，按来信人反映的问题，或来信人所在的地区分类组卷；
（6）特殊性文件材料，应根据具体情况组卷。
3、具体问题具体分析：
（1）同一问题如太厚（超过300页）可分两卷；
（2）几个相近的问题合起才100多页，则几个问题合为一卷；
（3）同一刊物、简报按名称及年内所有期数组卷；
（4）总结、计划、汇报为一卷；
（5）机构成立、人员任免、表彰奖励、处分等合为一卷；
（6）经费请示与批复合为一卷。
4、几点技巧：
（1）关于同一个问题、同一次会议、同一个名称的文件材料数量多时，就可以分为若干个案卷，分别组合；
（2）关于同一个问题、同一次会议、同一个名称的文件材料数量少时，又可将几个问题或名称的文件材料按相同保管期限组合为一卷；
（3）如果保管期限不一致，档案数量又少，无法分别组成一个案卷时，还可以适当调整保管期限，将保管时间短的文件材料提高一个保管档次，再把相同保管期限的文件组合在一卷;
5、一卷以最厚200页左右为适宜。
四
卷内文件
排列
●文件组合成卷后,将卷内文件进行系统排列，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用（将组合好的每一案卷的卷内文件材料，按照文件材料的形成规律和特点，排列为有序的结构）。
1、卷内文件的排列可以按文件的形成时间、作者、问题、地区、通讯者、文种名称、重要程度等特点进行。具体排列的方法有以下四种：
（1）按文件形成时间的先后排列。按名称特征组成的案卷，可按文件形成时间的先后排列，如工作简报、会议记录等。
（2）按作者结合时间排列。卷内文件有几个作者的先按作者分开，然后再在每个作者内按时间先后排列。
（3）按问题结合时间排列。卷内文件是一个作者，几个问题的，首先按问题分开，然后在每个问题内按时间先后排列。
（4）按地区结合时间排列。卷内文件若含有几个地区的，首先按地区分开，然后在每个地区内，再按时间先后排列。
▲在排列中,密不可分的文件应排列在一起,如正文与附件,正文在前，附件在后;正文与定稿,正本在前,定稿在后;有几次稿的,定稿在前,修正稿依次排在后;请示与批复,本机关的文件在前,外机关的文件在后;非诉讼案件组成的案卷,结论、决定性文件材料在前，依据性材料等在后。
2、其他排列方法：
（1）同一份文件的正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；收文在前，文件处理单在后；
（2）同一案件（专门档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后；
（3）案卷内有一个问题（或名称），一个或几个作者，文件按事物的实际发展程序排列，或上级机关单位排列在前面，本机关单位、不相隶属和下级机关单位的排列在后面；
（4）案卷内有几个问题，先分开问题，综合性、重要性的问题排列在前面，问题内再按文件的形成时间次序排列；
（5）案卷内有一个问题、几个地区，先分开地区，同一个地区的文件排列在一起，地区间再按行政区划排列；
（6）人物案卷，可按人名的姓氏笔划等方法排列；
（7）其他文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。
五
案卷排列
●案卷的排列是在分类组卷的基础上把档案室内相同类别的案卷按照一定的标准，确定其前后位置，保持案卷之间的联系，是将案卷有序化的过程；案卷排列方法，与立卷时选择的分类方法有密切联系。
1、案卷排列方法：
（1）可以按照案卷所属机构来排列（如党支部、办公室、人事科、财务科、××科或部等）；
（2）可以按照案卷内容所反映的一定问题来排列，如党、政、工团、业务等；
（以上两种较常用亦较好）
（3）可以按照案卷的重要程度来排列，将相对重要的、综合性强的案卷排在前面，业务性的案卷排列在后面；
（4）也可以按照排列文件内容所涉及的地区来排列，如云城区、罗定市、新兴县、郁南县、云安县；
（5）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
（6）无论采用何种方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本统一。
2、案卷排列的具体方法：
（1）“保管期限—年度”排列法。
具体分两个步骤：第一步，把案卷按永久、30年、10年分开，把相同保管期限的案卷排列在一起。第二步，在同一个保管期限内，把同一个年度形成的案卷排列在一起。
六
案卷编号
●案卷编号是在案卷分类、排列的基础上，把案卷之间的排列顺序用一定的方法固定下来，巩固整理结果，便于保管和利用。
▲案卷的编号是在排列的基础上进行，案卷排列是以保管期限为第一层次，所以，案卷编号的方法就是以保管期限为准。常用的方法有三种：
1、一个保管期限一个流水号。永久、30年、10年三个保管期限的案卷分别编制流水号，从最早的年代编起，连续编制。
七
《归档
文件目录》
●“归档文件目录”是登录卷内文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。应将文件材料的排列序号、文号、作者、题名、日期、页数等有关项目，按照国家规定的标准的“卷内文件目录”格式进行填写。
▲著录项目有:件号、文号、责任者、题名、日期、备注。填写方法是：
1、件号：同一年内同一保管期限中文件材料的排列顺序的序号，即文件的件号，是一个流水号。
2、文号：发文机关的发文字号，由机关发文代字、发文年度、发文顺序号组成。要求填写齐全、完整。（没有文号的可以不填写）。
3、责任者：对文件内容负有责任的单位或个人，即文件的作者或署名者。责任者为机关单位时，要求填写机关单位的全称或规范化的简称；责任者为个人时，要求填写个人的姓名，如召开会议时领导的讲话材料，责任者要填写领导的职务及姓名。
（1）卷内目录“责任者”一栏一般填写单位名称，以印章为准；领导讲话、科研项目、论文、讲义等均可填写个人；基建档案竣工图的责任者为施工单位(个别行业如火力发电行业，其竣工图按原电力部规定，由设计单位编制，其责任者为设计单位)；领导签发令，要写其职务及人名全称；
（2）责任者名称过长的可填写通用简称;
（3）两个以上机关联合行文的，一般应将作者全部标出，如果作者太多，可只标出主要作者，其他用“等”字代替。
七
《归档
文件目录》
●“归档文件目录”是登录卷内文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。应将文件材料的排列序号、文号、作者、题名、日期、页数等有关项目，按照国家规定的标准的“卷内文件目录”格式进行填写。
4、题名：文件材料的标题，要求照实抄录。如果文件材料没有标题或标题不能说明文件内容的，可加拟标题，外加“[ ]”。
（1）文件没有题名或者题名不能反映文件内容的（如：只有“通知”两字），要根据文件内容拟写题名，外加[ ]号；
（2）文件的标题一般应照实抄录，不得随意改动。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号；
（3）虽有题名但无实质内容，无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[ ]”；
（4）有副题名的应录入；
（5）“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时则需在题名之后，加上该文任免的、涉及的本单位其他有关人员的姓名、职务，并外加“[ ]”；
（6）会议记录应写明会议名称和时间；
5、日期：文件材料的形成时间，用4位阿拉伯数字标写，可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数字右下角加“·”号。
（1）年份用四位阿拉伯数字标写；
（2）一般填写落款日期，无落款日期，可填写发文日期。对会议决议或法定条例，可填写通过或批准日期，填公布日期亦可；
（3）有的文件没有日期的,要根据文件内容考证文件时间。
6、备注：留待对卷内文件变化时作说明，无变化则不用填写。
（1）填写某份文件应该注明的事项，如“抄件”、“影印件”，不是本年度形成的文件而在本年度立卷的文件，注明文件形成的年度等；
（2）留待对卷内文件变化时作说明用，无变化则不用填写，立卷时一般不填。
（3）备注栏填写不对。如随意填写“本文齐全”、“含附件”等无意义的文字，没对文件缺损、复印件、声像档案参见号、文件密级、归档后修复、归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等情况进行说明，没对需补充和说明的情况较多的条目加注“*”号并在备考表中说明。
八
填写《卷内
备考表》
●凡需对卷内文件情况（如缺损、修改、补充移出、销毁等）加注说明的，可填写在软卷皮封底（封三）的“卷内备考表”栏内。
1、“备考表”是记录案卷构成、变化情况的以备查考的简表，放在全卷文件的最后，一般是印在卷皮封三处。要求各项目填写齐全、完整，字迹工整；
2、卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间；
3、卷内备考表填写方法：
（1）本卷情况说明：
①填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；
②主要填写卷内文件材料缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。这些情况要经过立卷整理和档案管理两个阶段的填写才能共同完成，立卷时如果没有什么情况可以不填；
③每次填写时应标明时间和填写人，时间和填写人与立卷时间、立卷人栏一致时，可省略。
（2）立卷人：由责任立卷者签名；（填写责任立卷人的姓名，责任立卷者一般是综合档案室的专职档案人员）
（3）检查人：由案卷质量审核者签名；（填写案卷质量审核者的姓名，审核者一般分管档案工作的部门领导）
（4）立卷时间：填写完成立卷的日期。
4、立卷人、检查人可用印章填盖，立卷时间可用日期胶印填盖。
九
著录和打印
●把所有应著录的项目录入专用的档案管理软件。
1、著录的项目必须准确、齐全，以利于检索。著录的信息越准确、越详细，检索的速度越快，查准率越高；
2、著录项目：
（1）案卷目录（封面）要著录的项目有：全宗号（没有的可暂空）、目录号、案卷号、全宗名称、机构名称（或类目名称）、案卷题名、卷内文件起止时间、保管期限、件数（总份数）、页数（总页数）、年度等；
（2）卷内文件目录要著录的项目有：全宗号、目录号、案卷号、顺序号、文号、责任者、文件题名、日期（文件时间）、页号、备注、保管期限等，（题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题词录入）；
3、著录和打印的方法：
（1）使用AMS2000紫晶文档一体化管理系统软件：
（2）使用Microsoft Word等制表打印或套印。
4、打印份数：
（1）案卷目录：打印（或套印）一式一份；
（2）归档文件目录：打印（或套印）一式二份。（其中一份放在文件材料之前，另外一份装订成册）。
十
装订
●单份的文件材料经鉴定、分类、排列、组合后，为固定文件材料之间的排列顺序和保护文件，需要装订成册。案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保管和利用。
1、装订前的准备工作：
（1）要拆掉文件材料上面的金属物。装订之前要把文件上的钉书钉、回形针、大头针等金属物除去，以避免事后锈蚀文件。清除时注意不要损坏文件。
（2）对破损或不合规格的文件进行托裱或折叠，案卷内若以A4规格的文件为主，则需对小于A4的文件进行托裱，案卷内若以十六开的文件为主，则需对大于16开的文件进行折叠，如统计表格等，折叠时应整份折叠，折叠数量较少的文件材料时，注意不要在数据处留折痕；
（3）字迹扩散的要复印并与原件一起立卷。
2、案卷装订的要求是：整齐、牢固、不影响阅读。在装订之前，要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。还需逐页检查文件，注意不要有倒置、脱漏的页张。凡书写未留装订线的要补贴加边，残破的文件要修补裱糊，大张的文件要折叠。
3、装订的案卷和不装订的案卷各部分排列顺序的格式是:
归档文件目录—文件材料—封底（即备考表）
4、装订的方法是：左边、下边对齐，左侧装订（有些少数民族文字是竖写的，文件装订线留在右边，应该在右边装订）。绳结要打在案卷的背面。
5、不装订的案卷：
（1）单份文件盒装的案卷，正本与定稿要用线装订；
（2）单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每份文件首页的中间空白处。其格式与尺寸是：
全宗号
年度
件号
类别
保管期限
十一
入盒排架
1、入盒。将已整理并装订好的案卷装入档案盒内；
1、填写（或填盖）档案盒背脊上的项目：
（1）全宗名称：用毛笔或碳素墨水钢笔填写，或用刻制印章印上去；
（2）年度：阿拉伯数字横排填写，或用铁字、胶粒填盖；
（3）全宗号：用阿拉伯数字横式填写，或用铁字、胶粒填盖；
（4）目录号：用英文字母和阿拉伯数字横式填写，或用铁字、胶粒填盖；
（5）盒号：用阿拉伯数字横式填写，只永铅笔书写。
2、几点技巧：
（1）封面盖章一律永红色印油;
（2）涉及数字一律用阿拉伯数字
（3）需要手工填写的一律使用碳素墨水
2、排架。将入盒后的档案实体放入档案柜内。
1、将装盒后的档案实体放入档案柜内；
2、一个单位只有三条流水号（永久、30年、10年），只需按保管期限分开的顺序分别排列即可；
十二
十二
编 制
检索工具
编 制
检索工具
1、拟写“文书立卷说明”；
▲立卷说明内容包括：
本年度文书立卷情况（含立卷工作的组织情况、文件材料完整与否、案卷数量、有何缺陷和问题等）。
2、装订成规范的档案目录；
1、采用统一的、专用的档案目录夹；
2、把档案目录按与档案实体对应的固定顺序排列；
3、装订；
4、填写目录夹封面上的项目，包括全宗名称、全宗号、目录号、（案卷起止号）、起止年度、（保管期限）；
5、填写目录夹背脊上的项目，包括全宗号、目录号、（案卷起止号）、起止年度、（保管期限）；
6、《档案目录》必须编制一式二份，作为档案室基本的的检索工具和进馆档案的移交目录。
3、编制其他检索工具。
1、专题目录。专题目录是系统揭示档案馆（室）某一专门题目的档案内容和成分的一种目录，其著录项目有：专题名称、序号、责任者、文号、题名、日期、材料出处（目录号、案卷号、页号）。
2、文号目录（文号、档号对照表）。文号目录是以文件字号为标志，通过文件字号途径查找档案的工具，其著录项目有：原文号、档号（全宗号、目录号、案卷号、页号）、备考。
3、分类目录。分类目录是按照《中国档案分类法》档案分类表的体系组织起来的检索工具。
4、全宗指南。全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。其结构形式如下：
（1）封页。项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号；
（2）正文。
①立档单位简史。其内容主要包括：全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等；
②全宗内档案情况简介。内容包括：
A、档案的数量及保管期限；
B、档案的完整程度；
C、档案的利用价值及鉴定情况；
D、检索工具的配置情况；
E、档案的整理情况。
③全宗内档案内容与成分介绍。
（3）备注。其内容主要包括：本全宗指南的编制情况，有关全宗内档案的补充说明。
十三
案卷的移交
●立好的档案，必须定期移交给本单位档案室或档案馆集中保管。
1、文书档案移交包括两个层次的内容：
（1）文书案卷移交到档案室保存。档案室是保管进馆档案的过渡部门，一般是在档案形成后的次年三到四月份接收；
（2）档案室保存的档案向有关档案馆移交。各机关单位应根据《档案馆工作通则》的要求移交进馆。
2、各级档案室移交档案的范围：
（1）中央与省（直辖市、自治区）级机关、团体及其所属单位，向同级档案馆移交具有永久保存价值的档案；省辖市（州、盟）和县级机关、团体及其所属单位向同级档案馆移交具有永久保存价值的档案。未成立档案馆的乡镇党委和政府及其工作部门形成的永久保存的档案可向县档案馆移交；
（2）各级机关所属单位是指各级人民政府所属的独立分管某一方面或从事某项事业的行政管理机关和企业事业单位。如文化部门下属的文化馆、剧团；教育部门下属的专门学校；工业部门下属的生产地方传统名优产品或具有特种生产工艺的工厂等。各级人民政府工作部门的派出性单位，其档案应向派出单位移交，作为派出单位全宗的一部分。至于各级机关所属的一般工厂、商店、普通中小学等，各级档案馆选择其中有代表性的单位的档案或选择具有重大影响或有重要凭证作用的档案进馆。
3、档案室移交档案的时间：
档案室移交档案的时间包括两方面的内容，即档案形成后在本机关保存的时间和保存期满后向档案馆移交的时间。
（1）档案在现行机关保存的时间
一般说，①中央及省（直辖市、自治区）级机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右，移交进馆。②省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右向有关档案馆移交。在实际工作中，一方面要考虑现行机关的保管条件，机关工作性质等。有的机关档案室保管条件恶劣，可能导致档案不安全或严重损毁，经同级档案行政管理部门同意，可以提前移交。专业性较强或需要保密的档案，可以延长移交的期限。另一方面要考虑档案馆的库房、设备等具体情况，如档案馆的库房容量已达到饱和状态，可以要求暂缓移交。
（2）撤销机关应责成专人清理档案，按照入馆要求及时向档案馆移交。
十三
案卷的移交
4、档案室移交档案的要求：
（1）进馆档案必须经过整理、鉴定，并保持全宗的完整性。档案室移交的档案必须经过整理、鉴定，并在档案馆协助下，做好案卷的审核、调整保管期限的工作。一个机关的档案应向有关的一个档案馆（或代管机关）移交，不得分散；
（2）移交时必须有一式两份档案目录，档案室编制的有关该全宗的检索工具的参考资料也一并移交；
（3）档案室应移交有助于了解立档单位历史和档案内容的各种资料。
5、《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正）
“第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”
6、《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年10月24日国务院批准，1990年11月19日国家档案局第1号令发布；1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布）
“第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交。属于县级国家档案馆接收范围的单位，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。”
附录一：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）
工业企业档案分类试行规则
（国家档案局1991年7月4日印发）
为深化企业档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进企业档案工作的整体建设，更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步，特特定本规则。
第一条 本规则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。
第二条 本规则适用于全国工业企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业亦可参照执行。
第三条 工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
第四条 工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
第五条 工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置（详见附表），附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。
第六条 工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。
第七条 工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：
1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；
2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置；
3、科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置；
4、基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置；
5、会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置；
6、干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。
第八条 工业企业档案分类中的类目标识符号不作统一规定。
第九条 声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管，其他则不作统一规定。
第十条 本规则于1992年起执行，这之前形成的档案，已经整理组卷的维持不动。
第十一条 各地区、各部门可结合自身的实际情况，制定实施细则和分类编号方案。
第十二条 本试行规则由国家档案局负责解释。
附表：《工业企业档案分类表》
工业企业档案分类表
一级类目
名 称
二级类目
名 称
基 本 范 围
党
群
工
作
类
党务工作
党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有关会议，党委办公室其他事务性工作等。
组织工作
组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理等。
宣传工作
理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等。
统战工作
民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。
纪检工作
党风治理，党纪检查，案件审理，信访工作等。
工会工作
职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等
共青团工作
组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。
协会工作
各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。
行
政
管
理
类
行政事务
企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长（经理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作。
公安保卫
社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。
法纪监察
法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。
审计工作
各专项审计工作活动等。
人事管理
干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。
教育工作
普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工在职培训，幼儿教育等。
医疗卫生
卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。
后勤福利
职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副业，职工住房，企业第三产业等。
外事工作
企业涉外活动。
经
营
管
理
类
经营决策
企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等。
计划工作
企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。
统计工作
各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。
财务管理
资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。
物资管理
物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。
产品销售
市场分析，用户调查，产品供销，广告宣传，售后服务工作等。
企业管理
企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。
生
产
技
术
管
理
类
生产调度
生产组织，调度指挥工作等。
质量管理
企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。
劳动管理
劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。
能源管理
能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
安全管理
安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。
科技管理
新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。
环境保护
环境保护检测与控制，污染治理等。
计量工作
各种计量检测工作。
标准化工作
企业标准化管理工作，各种标准档案。
档案和
信息管理
企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。
产
品
类
产品档案二级类目按产品种类或型号设置
同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。
科
学
技
术
研
究
类
科研档案二级类目按课题设置
同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。
基
本
建
设
类
基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置
同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。
设
备
仪
器
类
设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置
同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。
会
计
档
案
类
凭 证
各种会计凭证。
帐 簿
各种财务帐簿。
报 表
各种财务报表。
其 他
干
部
职
工
档
案
类
干部档案
工人档案
离 退 休
职工档案
死亡职工
档 案
附录二：中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式
中华人民共和国国家标准
国家行政机关公文格式
GB/T 9704-1999
代替 GB/T 9704-1988
批准日期 1999-12-27
实施日期 2000-01-01
前 言
本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T9704－1988进行修订。本标准相对GB/T9704－1988作如下修订：
（1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》；
（2）删去原标准中的引言部分；
（3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；
（4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明；
（5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；
（6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明；
（7）增加了公文用纸的主要技术指标；
（8）增加了印刷和装订要求；
（9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号；
（10）增加了主要公文式样。
本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。
本标准为第一次修订。
本标准由国务院办公厅提出。
本标准起草单位：中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。
本标准主要起草人：孟辛卯、房 庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 148－1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
3 定义
本标准采用下列定义。
3.1 字 Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3.2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡－80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％－90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5－9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
5.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。
5.2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
7 排版规格与印制装订要求
7.1 排版规格
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
7.2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
7.3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7.4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1 眉首
8.1.1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
8.1.3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8.1.4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文标识上空2行向下依次标识（见图三）。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
8.1.5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
8.2 主体
8.2.1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
8.2.2 主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。
8.2.5 成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置见8.2.6。
8.2.6 公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
8.2.6.1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
8.2.6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使用印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
8.2.6.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
8.2.7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文日期下1行。
8.3 版记
8.3.1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
8.3.2 抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
8.3.3 印发机关和印发日期
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
8.3.4 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
8.3.5 版记的位置
版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
11.2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
11.3 会议纪要格式
会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
12 式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式1见图5；联合行文公文末页版式2见图6。
附件：条文释义（见附录七）
图1 A4型公文用纸页边及版心尺寸 图2 公文首页版式
图3 上报公文首页版式 图4 公文末页版式
图5 联合行文公文末页版式1 图6 联合行文公文末页版式2
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
附录三：《国家行政机关公文格式》条文释义
《国家行政机关公文格式》条文释义
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。
(1)内容范围
内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。
(2)适用范围
本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。
(3)特定范围
《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。
2 引用标准
GB／T 148—1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
在本标准中引用的国家标准GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO 218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。因此GB／T 9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。
3 定义
本标准采用下列定义。
3．1 字 Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3．2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。
在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7／8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。
4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g／㎡～80g／㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5～9.5。
由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。
公文用纸的质量为60g／㎡～80g／㎡的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g／㎡的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g／㎡的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／㎡的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。
公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。
横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。
不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。
pH值为7.5～9.5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T 11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7.5～9.5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
5．1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T 148。
5．2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm
公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。
作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：
(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势
国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准，即ISO 262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型 (2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。
鉴于A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用A4型纸作为公文用纸。
(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件
我国在1987年和1988年分别等效ISO 6716和ISO 216制定了我国国家标准GB／T 788和GB／T 148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T 148和GB／T 788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。
(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析
长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l 6开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里买到的A 4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l 6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。
将公文用纸由l 6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。
目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。
7 排版规格与印制装订要求
7．1 排版规格
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
7．2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。
7．3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7．4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。
长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。
(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。
(2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。
(3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。
(4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用，“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所含各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。
主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称之为“主体”有其道理。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。
用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。
8．1 眉首
8．1．1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。
并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。
本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。
一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机关可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。
8．1．2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文制发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。
8．1．3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。
如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。
8．1．4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。
有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字， 如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加 “文件”二字。
发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。
发文机关标识的字号，本标准以22mm×15mm为高限，现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。
关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm＝62mm的距离。
第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即要留出80mm－25mm＝55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm＝117mm。
各行政机关在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm，上行文发文机关标识距上页边为117mm。
关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。
8，1．5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。
年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔 〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。
序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第”(有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。
发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中排列。
8，1．6 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人则右空1字，这样排列起来对称、美观。还要注意“签发人(会签人)”三字用仿宋体，签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。
如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签人，这时的标识方法是，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空l字的要求不变。
8，2 主体
8．2．1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，本标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人会签人多，本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。
8．2．2 主送机关
标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
本标准规定主送机关在标题下空l行顶格标识，回行时仍顶格。本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法，即将主送机关移至版记中的主题词之下。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行，道理不再赘述。
标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府”。
8．2．3 公文正文
主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字。本标准特意规定公文中的数字、年份(用阿拉伯数码标识的)均不能回行，这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纰漏，数字、年份回行极易出现差错，也易使读者看错。
8．2．4 附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而且是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此，本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定，正文后的附件标识要与正文空l行，左空2字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。
8．2．5 成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期的标识位置见8．2．6。
成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。
由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，这一点在8．2．6条会分别介绍。
8．2．6 公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
8．2．6．1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的特定功能，《中华人民共和国刑法》第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑”。为了保证印章的真实性，提高印章的防伪性，本标准对印章的格式做了详密的规定。
对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处(即成文日期之上)不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文l行之内，也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文， 因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变造”公文。
本标准规定印章加盖要端正、居中(即居成文日期之中)。此话说来简单，但执行起来却要认真对待，特别是手工加盖印章，稍一随意就可能不符合标准。国家行政机关的印章均带有国微，把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即使是采用印刷技术加盖印章，制版时也要严肃认真，严格按本标准执行。
本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是，印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行国务院文件和本标准所附的样式来掌握。之所以这样规定，一是显示印章的庄严性，特别是完整地显示国徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因图案或文字(特别是国徽)压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。
8．2．6．2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
两个单位联合行文，本标准规定应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。其余要求均同一个印章。
三个单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备，其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此，如果公文出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，本标准做了这样的规定：所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个，这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时，应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置，右空2个字。同样应保证印章间既不相切也不相交，每排印章中心线对齐。
本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。
8．2．6．3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
现行公文常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，需将印章加盖在下一空白页上，于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。这样做是考虑到了防止在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口，本标准作了规定，即在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定，出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后，各单位要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。
8．2．7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。
附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。
8．3 版记
8．3．1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。
本标准规定主题词居左顶格标识，“主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同，同时要注意词目之间不要加顿号，而是空l字。
8．3．2 抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
本标准规定抄送机关标识于主题词之下，要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。
如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，前面所讲的主送机关过多而使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要”文种时会发生这种情况。本标准特别说明，标识方法与抄送机关的标识方法相同，即也要注意上面提到的三点。
8．3．3 印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门，也可标识发文机关。
标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明了印发日期以公文付印的时间为准，是为了界定生效时间与印发时间的区别。通过了解生效时间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。
本标准规定印发机关左空1字，印发时间右空l字，并且只能占一行位置。因此，印发机关如果字数太多，可以自行简化；本标准规定印发日期用阿拉伯数码标识，也有尽量缩小位置的考虑，以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。
8．3．4 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线，具体标识方法可参见标准中的图4。
8．3．5 版记的位置
版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。
本标准规定版记置于最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是本标准规定的版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：
(1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。
(2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。
(3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
本标准规定页码分别置于公文左下角或右下角，并在页码左右各放一字线，是为了方便阅读。
规定空白页和空白页以后的页不标识页码(包括印有版记的那面)是为了防止在空白页私加文字。也就是说，页码只标识到公文主体部分结束的那页。如果想在公文主体部分之后私加文字而冒充公文的主体，就需要在该页标识页码，印有版记的那面也就要标识页码，这样，真假公文一相对照，假公文在页码上就会露出马脚。
10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四）上。
在实际工作中，有些公文需要附一些表格。为使表格装排得规范，本标准对表格如何放置作了较为明确的规定。对于横排A4表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边，阅读公文就要反复颠倒来看，很不方便。
公文如需附A3表格，也就是表格的开本比较大，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，所以应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。
ll 公文的特定格式
11．1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。为此，本标准为这种“信函式”公文设计了格式，具体为：
(1)发文机关名称上边缘距上页边30mm，也就是打破了本标准规定的“文件式”公文上白边为37mm的界限，将“信函式”公文的上白边缩小为30mm，然后在30mm之下标识发文机关名称。由于不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种，“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”，而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务院文件”。
(2)在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，线的长度为170mm。这样设计，可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致，只不过将发文机关标识移出了版心。
(3)“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格(一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项)，发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码，最后一行(第22行)文字下边缘与文武线距离6mm。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。
11．2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
命令(令)可以说是国家行政机关发文的最高级形式。《办法》规定，命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规定；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。因此本标准特别规定了命令(令)的格式，而且是比照国务院命令(令)的现行格式设计的。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。本标准对命令(令)的格式规定具体为：
(1)发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如国务院令的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。因此命令(令)的发文机关应以批准本机关成立文件核定的全称为准。。发文机关名称后加“命令(令)”字。发文机关标识用红色小标宋体字；字号由发文机关酌定，但要掌握在不超过上级机关的字号的程度，可以同等大小，但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算：上白边37mm十20mm即57mm下标识。如果是联合发布命令(令)，在首位的发文机关也要在此处标识，其余机关下移，“命令(令)”字右侧上下居中。
(2)在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第×号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发文字号序号以年度为限。
(3)令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。
(4)正文之下空l行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导；如果是联合命令，职务应标全称，此时可用简称，如“××部部长”，因为发文机关标识已使用全称了。
(5)签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。
(6)命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式，这一点要注意。
11．3 会议纪要格式
会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8．1．4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。
国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关的决策事项，并以固定形式的会议纪要印发，有鉴于此，本标准对此类会议纪要格式做了统一规定。
本标准规定会议纪要的标识用红色小标宋体字，字号由发文机关自定。位置同“文件式”发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm。会议纪要不加盖印章。此类会议纪要的其他要素本标准只作了原则规定，即如果会议纪要具有本标准规定的要素，那就按本标准对该要素的规定办。
12 式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式l见图5；联合行文公文末页版式2见图6。
为方便从事公文处理的同志准确理解和掌握本标准，在标准说明之后附有6张公文式样。其中第一张附图标识了A4型公文用纸页边及版心尺寸；第二张附图标识了公文首页的版式排布；第三张附图标识了上报公文首页的版式排布；第四张附图标识了一般公文末页的版式排布；第五张附图标识了两个机关联合行文时公文末页的版式排布；第六张附图标识了多个机关联合行文时公文末页的版式排布。
附录四：组织机构沿革写法及例式
组织机构沿革写法
一、组织机构沿革内容包括：
（一）本机关工作职能；
（二）组织机构设置与变化情况；
（三）本机关党、政主要领导人任职及其变化情况；
二、组织机构沿革写法：
1、组织机构设置
（1）文件依据、内设机构数并列举内设机构名称（用全称），下属单位数并列举名称。
（2）机构增设、变更、改名、撤并、搬迁等情况。
（3）职能划转、划入、划出情况。
（4）年度机构编制数、实际人数；新进人数，离休、退休、死亡人数。
2、党政主要领导人任免情况
（1）首先列出党委（党组、党支部）正副书记，党委（党组、党支部）成员及任免职时间、文号。
（2）其次列出行政领导正副职任免情况，科室（部等）一级写到科长（部长等），如无科长（部长等）正职而由副科长（副部长等）副职负责全面的则写到副职。
（3）若同一职务中有任职、有免职，按时间先后全部列出。
（4）再次列出工会主席、团委（总支、支部）书记。（此项若有则列，无则不列）
例式：XX市人民政府组织机构沿革
XX市人民政府组织机构沿革
（一）组织机构设置情况
1、根据粤机编[1996]130号文批复，XX市委机构10个，市政府机构42个。
2、根据粤机编[2001]32号文XX市市级党政机构改革方案，XX市委设纪律检查委员会机关和工作部门8个，市政府工作部门共设32个。
3、市府办机构：根据云府办[1997]23号文，市府办内设机构8个：秘书科、综合科、信息科、督查科、人事科、行政科、小汽车定编办、人防工程科。人员编制45名，其中主任1名、副主任5名、正副科长19名。
4、市府办机构：2001年9月28日，根据云府办[2001]53号文，将挂靠的市政府人民防空办公室工作职能划出，独立设置人民防空办公室，将市打私办职能划入。机构改革后市政府办公室内设8个职能科（室）：秘书科、综合科、督查科、信息科、人事科、行政科、小汽车定编办、打私协调科（对外挂打私办牌子）。市政府办公室机关行政编制38名，事业编制1名，其中秘书长1名、副秘书长4名、科级领导职数18名，后勤服务人员事业编制5名。
（二）党政主要领导人任免情况
内设机构
职务
姓名
任免时间
任免文件
X
X
市
人
民
政
府
党 组
书 记
郑利平
1999.7.9.任
副书记
梁清林
1999.7.9.任
市政府
领导
市 长
郑利平
1999.6.22.任
常务副市长
梁清林
1999.6.22.任
副市长
钟爱碧
1999.6.22.任
赖 斌
1999.6.22.任
王肇唐
1999.6.22.任
黄庆勇
1999.6.22.任
郑彬涛
2001.10.30.任
秘书长
谢锦文
2001.9.25.任
副秘书长
李树西
2001.12.31.任
邓伙泉
2001.2.13.任
潘建成
2001.8.22.任
梁道彬
2001.12.31.任
陈均河
2001.12.31.任
唐 谊
2003.4.4.任
X
X
市
人
民
政
办
公
室
党 组
书 记
谢锦文
2001.11.8.任
副书记
李树西
2002.9.任
成 员
邓伙泉
2001.2.8.任
潘建成
2001.12.31.任
陈均河
梁卫民
钟佳仪
陈金海
2003.1.29.任
李 良
2003.1.8.任
梁道彬
2003.2.12.免
唐 谊
2003.4.4.任
黄振寰
2003.4.4.任
黄婉红
2003.4.4.任
潘杰华
2003.9.16.任
张红梅
2003.9.16.任
办公室
领导
主 任
谢锦文
1999.8.20.任
副主任
梁卫民
钟佳仪
李 良
2003.1.8.
黄婉红
2003.4.4.
秘书科
科 长
张红梅
1998.7.任，2003.4.15.免
江阳均
2003.4.15.任
综合科
科 长
毛绍伦
2000.1.任
信息科
科 长
李 良
2001.12.任，2003.4.23.免
孙仲熊
2003.4.23.任
督查科
科 长
周崇峰
2002.4.任，2003.8.5.免
徐东林
2003.8.5任
人事科
科 长
卓惠卿
2001.12.任
行政科
科 长
潘杰华
2000.8.任，2003.11.13.免
黄梅芬
2003.11.11.任
小汽车定编办
温仲昌
2000.8.任，2003.11.13.免
叶文平
2003.11.13.任
打 私
协调科
科 长
叶万溪
2001.12.任，2003.11.13.免
温仲昌
2003.11.13.任
团总支
书 记
×××
××××.××.××.任
XX市人民政府办公室
2004年6月18日
附录五： 常用档案信息网址
1、国家档案局（http://www.saac.gov.cn）
2、四川省档案资源网（http://www.scsdaj.gov.cn/）
3、成都市档案局（馆）（http://www.scsdaj.gov.cn/）
4、双流公众信息网（http://www.shuangliu.gov.cn/Dept/index.asp?DeptClassID=0322）
附录六： 国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
国 家 档 案 局 令
第 8 号
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长 杨冬权（签名）
二○○六年十二月十八日
机关文件材料归档范围和
文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
附件：《文书档案保管期限表》
附件:
文书档案保管期限表
1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久
1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年
1.4 讨论未通过的文件 10年
2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久
2.2 讨论未通过的文件 10年
3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录永久
4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
5 机关联合召开会议的文件材料
5.1 本机关为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
5.2 本机关为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久
6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年
6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年
7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1 重要的 永久
7.2 一般的 30年
7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年
8 本机关业务文件材料
8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 重要业务问题的 永久
8.2.2 一般业务问题的 30年
8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1 重要业务问题的 永久
8.3.2 一般业务问题的 30年
8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年
8.5 机关联合行文的文件材料
8.5.1 本机关为主办的
8.5.1.1 重要业务问题的 永久
8.5.1.2 一般业务问题的 30年
8.5.2 本机关为协办的
8.5.2.1 重要业务问题的 30年
8.5.2.2 一般业务问题的 10年
8.6 本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1 大事记、组织沿革等 永久
8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年
8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久
8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久
8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久
8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年
8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年
8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的 永久
8.7.5.2 一般的 30年
8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久
8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年
8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久
8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年
9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年
9.3 人事任免文件 永久
9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久
9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年
9.5 对本机关有关人员的处分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久
9.5.2 受到警告处分的 30年
9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久
9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
9.9 职工名册 永久
9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久
9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久
9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料
永久
9.10.4 情况反映、工作简报 10年
9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1 重要的 永久
9.11.2 一般的 30年
9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年
9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久
9.13.2 其他有处理结果的 30年
10 本机关事务管理文件材料
10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1 重要的 永久
10.2.2 一般的 10年
10.3 接待工作的计划、方案
10.3.1 重要的 30年
10.3.2 一般的 10年
10.4 机关财务预算 30年
10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1 重要的 永久
10.6.2 一般的 10年
10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年
11 上级机关制发的文件材料
11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1 重要的 永久
11.1.2 一般的 10年
11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久
12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
13 下级机关报送的文件材料
13.1 重大问题的专题报告 30年
13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年
主题词：文件 归档 文书档案 保管期限 规定
附录七：《文书档案封底》格式
卷 内 备 考 表
本卷情况说明
立 卷 人
检 查 人
立卷时间
附录八：《案卷目录》格式
案 卷 目 录
目录号：
案卷号
题 名
年
度
页
数
保
管
期
限
备
注
档
案
室
编
档
案
馆
编
www.chengdu.gov.cn 填报时间： 2008-03-20 责任单位： 双流县档案局
档案人员讲义
文书档案分类整理编目方法讲义
伍 斌
2008-3-15
文书档案分类整理编目方法讲义目录
第一章、公文格式
一、公文用纸幅面及版面尺寸┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2
二、排版规格┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3
三、字体┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3
第二章、发文与收文程序
一、发文程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4
二、收文程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4
第三章、机关档案分类办法
一、 全宗 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5
二、 类别设置 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5
三、中共双流县委档案类别设置┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7
四、双流县人民政府档案类别设置┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7
第四章、归档的原则和要求
一、归档的原则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8
二、归档的要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9
附录：几点补充┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11
第五章、文书传统立卷方法操作流程
一、收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
二、归档判断┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
三、分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14
四、卷内文件排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16
五、案卷排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17
六、案卷编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17
七、《归档文件目录》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-17
八、填写《卷内备考表》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--20
九、著录和打印┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--20
十、装订┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--32
十一、入盒排架┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈21
十二、编制检索工具┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22
十三、案卷的移交┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26
附录一：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）┈┈┈┈┈┈ 26
附录二：中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29
附录三：《国家行政机关公文格式》条文释义┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 36
附录四：组织机构写法及例式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-50
附录五：常用档案信息网址┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-52
附录六：国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》┈┈┈--------53
附录七：《文书档案封底》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-- 63
附录八：《案卷目录》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-- 64
文书档案分类整理编目方法讲义提纲
第一章、公文格式
一、公文用纸幅面及版面尺寸
（一）用纸幅面尺寸
1、A3 297×420mm
2、A4 210×297mm (国际标准)
3、A5 148×210mm
4、B4 257×364mm
5、B5 182×257mm
6、16K 184×260mm
7、32K 130×184mm
8、大32K 140×203mm
（二）版面尺寸
1、版心尺寸：156×225mm（不含页码）
2、上边：37±1mm
3、下边：35±1mm
4、左边：28±1mm
5、右边：26±1mm
6、装订：0.3－0.5mm
7、页眉：10mm
8、页脚：20mm
二、排版规格：每面 22行×28字/行
三、字体
1、秘密等级 3H
2、保密期限 3H
3、紧密程度 3H
4、发文机关 （推荐用）小标S
5、发文字号 3FS
6、“签发人” 3FS
7、签发人姓名 3K
8、公文标题 2小标S
9、主送机关 3FS
10、公文正文 3FS
11、小标题 3小标S/H
12、附件 3FS
13、附注 3FS
14、“主题词” 3H
15、词目 3小标S
16、“抄送” 3FS
17、印发机关 3FS
第二章、发文与收文程序
一、发文程序（8个）
（一）草拟
（二）审核
（三）签发
（四）复核
（五）缮印
（六）用印
（七）登记
（八）分发
二、收文程序（8个）
（一）签收
（二）登记 — 登记来文主要内容、密级、收文时间等。
（三）审核
（四）拟办 — 是秘书工作人员把来文结合本单位情况对来文的初步方案和初步意见。
（五）批办 — 领导参考秘书人员提出的初步方案和初步意见所提出的意见（“照此办理”、“同意”），是承办的依据。
（六）承办 — 承办部门根据领导的批办意见，具体贯彻落实。
（七）催办 — 对文件承办工作的检查和督促。
（八）注办 — 将承办者办文的结果向批办的领导和来文机关报告。
第三章、档案分类办法
一、 全宗
全宗即立档单位，是档案学上对立档单位的术语性的称呼。确定全宗有三个原则，独立的财权（即单独的经济核算单位）、独立的人事权（可以任免单位内部职工）、独立的行文权，符合以上条件就认为是一个单独的全宗。
二、 类别设置
（一）机关、事业单位档案分类
1、文书档案
2、会计档案
3、基本建设档案
4、设备、仪器档案
5、照片档案
6、底片档案（也可与照片档案合装）
7、录音、录象带、光盘档案
8、其他特殊载体档案（如磁盘、软盘、缩微胶片）
9、教学档案
10、科研档案
11、病历档案
12、其他专门档案（如水利工程档案、城市建设档案、诉讼档案）
（二）工业企业档案分类
1、A党群工作类（代字：A）
（1）党务工作
（2）组织工作
（3）宣传工作
（4）统战工作
（5）纪检工作
（6）工会工作
（7）共青团工作
（8）协会工作
2、B行政管理类（代字：B）
（1）行政事务
（2）公安保卫
（3）法纪监察
（4）审计工作
（5）人事管理
（6）教育工作
（7）医疗工作
（8）后勤福利
（9）外事工作
3、C经营管理类（代字：C）
（1）经营决策
（2）计划工作
（3）统计工作
（4）财务管理
（5）物资管理
（6）产品销售
（7）企业管理
4、D生产技术管理类（代字：D）
（1）生产调度
（2）质量管理
（3）劳动管理
（4）能源管理
（5）安全管理
（6）科技管理
（7）环境保护
（8）计量工作
（9）标准化工作
（10）档案和信息管理
5、 E产品类（代字：E）
产品档案二级类目按产品种类或型号设置。
6、F科学技术研究类（代字：F）
科研档案二级类目按课题设置
7、G基本建设类（代字：G）
基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置
8、H设备仪器类（代字：H）
设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置
9、I会计档案类（代字：I）
（1）报表
（2）帐簿
（3）凭证
（4）其他
10、J干部职工档案类（代字：J）
（1）干部档案
（2）工人档案
（3）离退休职工档案
（4）死亡职工档案
11、K特殊载体档案（声像档案）（代字：K）
（1）照片
（2）底片
（3）录音
（4）录像
（5）机读材料
12、L实物档案（代字：L）
三、中共双流县委档案类别设置(仅作为组织卷盒时参考，使卷盒中档案内容相对集中，并不实际设置以下类别)
（1）综合类
（2）会议类
（3）组织纪检类
（4）政法工作类
（5）宣教文卫类
（6）群团工作类
（7）人大政协统战类
（8）经济工作类
四、双流县人民政府档案类别设置(仅作为组织卷盒时参考，使卷盒中档案内容相对集中，并不实际设置以下类别)
（1）综合类
（2）会议类
（3）党群工作类
（4）市府工作类
（5）工业交通类
（6）财贸类
（7）农林水类
（8）宣教文卫类
（9）政法工作类
（10）计划类
（11）建设类
（12）外经贸类
第四章、归档的原则和要求
一、归档的原则
（一）保证文件材料的齐全完整立卷
1、所谓齐全，就是应该立卷的文件材料，要搜集齐全，不能缺少某些文件材料，缺少了就不能反映一个事物的全过程，看不出事情的来龙去脉，查不出事情发生的原因和处理结果，因此也就不能从事物多方面的内在联系上，反映一个事物的全貌。
2、所谓完整，即立卷的每一份文件应该是完整的，不可有头无尾，也不可中间缺页，更不允许按一时的政治需要，任意舍取文件的有关内容。
（二）保持文件之间的历史联系立卷
每一个机关、单位在整个国家机构的组织体系中都处于一定的地位，并根据党和国家赋予的职级和任务行使职权，进行工作。它同上级领导机关、下属各单位以及不相隶属的机关、单位，都有这样或那样的联系；每一个机关、单位所形成的文件内容，都是一定时代或一定时期客观事物的反映，而事物之间也是相互关联的，有些文种在使用上有着相互往来、密不可分的联系，如请示和批复、问函和复函之间就是这样；从文件的形成和作用上看，这种联系也是客观存在的，比如根据现实生活中出现的各种问题，上级领导机关作出决定、决议，发出命令、请示、通知、通报等，下级机关根据上级机关的这些文件精神进行工作，取得了某些工作成效，反过来又向上级机关写报告，如果尚有解决不了的问题，便向上级机关写请示，上级机关予以批复。所以，文件与文件之间具有自然的、内在的、历史的联系。
（三）照顾文件的保存价值进行装盒
不同的文件具有不同的保存价值，具有不同保存价值的文件，其保管期限不同。
1、永久保管
凡属记载和反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，在国家经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中，有长远查考利用价值的文件，应列入永久保管范围。
2、30年保管
凡属在相当长的时期内机关工作中需要查考的文件，应列入30年保管范围。
3、10年保管
本机关只在比较短的时期内需要查考的文件，应列入10年保管。
（四）便于文件的保管、检索和利用
1、关于卷盒厚薄
以卷盒2cm厚度为例，原规定为200页，随着打印纸、复印纸的大量应用，纸张厚度增加，实际应用中约150页左右为宜。如卷盒厚度为4cm，则相应增加纸张数量。
二、归档的要求
（一）归档范围和不归档范围
1、应该归档的范围
总的来讲，凡是办理完毕的具有查考和保存价值的文件，都应该归档。
（1）上级来文
凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。
（2）本机关文件
凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。
（3）下级来文
凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或年度以上的工作报告、工作总结、统计报表等。
（4）平级或非隶属机关来文
平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。
（5）关于各种稿本的归档范围
在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。
2、不归档的范围
（1）重份文件；
（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；
（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；
（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；
（5）单位内部互相抄送的文件材料；
（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；
（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；
（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:
（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；
(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；
(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；
(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。
附录：几点补充
1、立卷——单位在工作中形成和使用的文书，处理完毕以后，需要进行系统整理，这种系统整理的工作就叫立卷，或叫文书立卷。在国家颁布《归档文件整理规则》后，案卷的概念消失，立卷也不复存在。就双流县情况而言，2002实行计算机文档一体化之后，不再实行立卷。
2、办理完毕的文件——仅指文书处理程序上已经办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完成，有的可能还要长期执行。
3、归档——是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位档案室集中保存。
第五章、文书档案操作流程
1、收集
2、归档判断
15、编制检索工具
3、分类
6、卷盒编号
4、盒内文件排列
5、卷盒排列
12、输入和打印
14、上柜排列
13、装订、拓裱
10、填写《备考表》
7、盖档号章
第五章 文书档案操作流程
流 程
顺序号
流程
名称
操作
步骤
操作技巧及注意事项
一
收集
●每年年初档案室(或办公室)将上年度处理完毕的文件统一收集到档案室(或办公室)。
1、收集范围：上年度领导和各部门处理完毕的文件材料。
2、收集时间：每年的1—2月份。由档案室(或办公室)发通知,提要求。
3、收集方法：
（1）对照、参考本单位收文、发文登记簿和用印登记簿等。
（2）注意帐外文件的收集：
①各种上报的图表、报表、花名册;
②党员概况统计表及人事统计报表;
③本单位出版的书刊、上报的信息;
④领导外出开会带回的会议文件;
⑤本单位各科室（股室）的总结、计划;
⑥联合发文副本。
二
归档判断
●判断所收集的文件材料是否归档。
1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归档范围的剔除。
2、注意：
（1）重份文件不要；
（2）属归档范围的传真纸文件要复印，用复印件归档，原件附后；
（3）前文有误，后又补发文件的，有误文件不要归档；
（4）小于16K或A4的要视情况托裱成16K或A4；
（5）大于16K或A4的要视情况折叠成16K或A4；
（6）装订线外侧有文字的文件，要另加纸裱糊。
3、将属于归档范围的文件：
（1）发文，将发文稿纸、发文底稿（定稿）放在正文之后；
（2）收文，将“文件呈批传阅笺”放在该份文件最后；
（3）请示与批复，本机关的文件在前，外机关的文件在后；
（4）正件在前、附件在后，转发件在前、原件在后，原文本在前、译文本在后；
（5）重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；
（6）非诉讼案件的结论、决定、判定性文件材料在前，依据材料等在后
三
分
类
1、“保管期限—年度”分类法；
1、分年，把文件材料按形成年度分开（把机关单位内的文件材料按其形成年度分开，把相同年度的文件分在一类，不同年度的文件不能混淆）；
1、一般以文件落款时间来确定文件所在年度。
2、注意：
（1）请示与批复，应放在一起归档；没有复文的，放在请示年归档；
（2）跨年度的会议文件放在会议结束年立卷；
（3）跨年度的案件放在结案年立卷；
（4）其他文件，应放在文件材料形成的年度组卷。
2、分级，把相同年度的文件材料按形成机关的级别区分开；
1、分成上级、本级、下级及平级四种。
2、对有密切联系的文件不能按形成机关的级别区分开，下列文件材料要放在本级文件中一起组卷：
（1）本机关的请示与上级的批复；
（2）本机关的函与平级的复函；
（3）下级的请示与本机关的批复；
（4）上级下达任务给本机关的文件；
（5）上级表彰、处分本机关或本机关有关人员的文件；
（6）上级指定要本机关专门办理的文件（如人大、政协提案、议案办理答复等）。
3、分保管期限；
1、对照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》划分文件材料的保管期限。
2、文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。
3、几点技巧：
（1）本单位的文件以永久居多；
（2）上级发文与自己工作有联系的定30年（如条例、规定、办法、实施细则等法规性文件一般定长期）；
（3）其他外单位发文可以作为资料备用或者归档为10年。
4、分问题把同一机构内的文件按文件内容所反映的不同问题或不同类型区分开（把机关单位（机构）在同一年度产生的文件材料按照机关单位（机构）的职能，概括为若干个问题，文件材料按其内容反映的问题分开，把相同问题的文件分在一起）。
1、综合考虑：问题、厚薄。
2、分问题的具体方法：
（1）把反映同一件事情、同一个问题、同一项工作、同一个事物的文件组合在一起，组合成一卷或数卷，尽量做到问题单一，如将本机关单位的同一种业务文件、调查研究材料、法规、规章、制度等组合成一卷或数卷；
（2）把某些名称相同的文件组成案卷。如把工作计划、总结报告等综合性文件，各类统计报表、简报等文件内容较多，无法按问题立卷时，按照文件的名称组卷；
（3）会议文件，可根据数量多少，一会一卷或数卷；
（4）案件材料，每案一卷或数卷；
（5）人民来信，按来信人反映的问题，或来信人所在的地区分类组卷；
（6）特殊性文件材料，应根据具体情况组卷。
3、具体问题具体分析：
（1）同一问题如太厚（超过300页）可分两卷；
（2）几个相近的问题合起才100多页，则几个问题合为一卷；
（3）同一刊物、简报按名称及年内所有期数组卷；
（4）总结、计划、汇报为一卷；
（5）机构成立、人员任免、表彰奖励、处分等合为一卷；
（6）经费请示与批复合为一卷。
4、几点技巧：
（1）关于同一个问题、同一次会议、同一个名称的文件材料数量多时，就可以分为若干个案卷，分别组合；
（2）关于同一个问题、同一次会议、同一个名称的文件材料数量少时，又可将几个问题或名称的文件材料按相同保管期限组合为一卷；
（3）如果保管期限不一致，档案数量又少，无法分别组成一个案卷时，还可以适当调整保管期限，将保管时间短的文件材料提高一个保管档次，再把相同保管期限的文件组合在一卷;
5、一卷以最厚200页左右为适宜。
四
卷内文件
排列
●文件组合成卷后,将卷内文件进行系统排列，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用（将组合好的每一案卷的卷内文件材料，按照文件材料的形成规律和特点，排列为有序的结构）。
1、卷内文件的排列可以按文件的形成时间、作者、问题、地区、通讯者、文种名称、重要程度等特点进行。具体排列的方法有以下四种：
（1）按文件形成时间的先后排列。按名称特征组成的案卷，可按文件形成时间的先后排列，如工作简报、会议记录等。
（2）按作者结合时间排列。卷内文件有几个作者的先按作者分开，然后再在每个作者内按时间先后排列。
（3）按问题结合时间排列。卷内文件是一个作者，几个问题的，首先按问题分开，然后在每个问题内按时间先后排列。
（4）按地区结合时间排列。卷内文件若含有几个地区的，首先按地区分开，然后在每个地区内，再按时间先后排列。
▲在排列中,密不可分的文件应排列在一起,如正文与附件,正文在前，附件在后;正文与定稿,正本在前,定稿在后;有几次稿的,定稿在前,修正稿依次排在后;请示与批复,本机关的文件在前,外机关的文件在后;非诉讼案件组成的案卷,结论、决定性文件材料在前，依据性材料等在后。
2、其他排列方法：
（1）同一份文件的正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；收文在前，文件处理单在后；
（2）同一案件（专门档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后；
（3）案卷内有一个问题（或名称），一个或几个作者，文件按事物的实际发展程序排列，或上级机关单位排列在前面，本机关单位、不相隶属和下级机关单位的排列在后面；
（4）案卷内有几个问题，先分开问题，综合性、重要性的问题排列在前面，问题内再按文件的形成时间次序排列；
（5）案卷内有一个问题、几个地区，先分开地区，同一个地区的文件排列在一起，地区间再按行政区划排列；
（6）人物案卷，可按人名的姓氏笔划等方法排列；
（7）其他文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。
五
案卷排列
●案卷的排列是在分类组卷的基础上把档案室内相同类别的案卷按照一定的标准，确定其前后位置，保持案卷之间的联系，是将案卷有序化的过程；案卷排列方法，与立卷时选择的分类方法有密切联系。
1、案卷排列方法：
（1）可以按照案卷所属机构来排列（如党支部、办公室、人事科、财务科、××科或部等）；
（2）可以按照案卷内容所反映的一定问题来排列，如党、政、工团、业务等；
（以上两种较常用亦较好）
（3）可以按照案卷的重要程度来排列，将相对重要的、综合性强的案卷排在前面，业务性的案卷排列在后面；
（4）也可以按照排列文件内容所涉及的地区来排列，如云城区、罗定市、新兴县、郁南县、云安县；
（5）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
（6）无论采用何种方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本统一。
2、案卷排列的具体方法：
（1）“保管期限—年度”排列法。
具体分两个步骤：第一步，把案卷按永久、30年、10年分开，把相同保管期限的案卷排列在一起。第二步，在同一个保管期限内，把同一个年度形成的案卷排列在一起。
六
案卷编号
●案卷编号是在案卷分类、排列的基础上，把案卷之间的排列顺序用一定的方法固定下来，巩固整理结果，便于保管和利用。
▲案卷的编号是在排列的基础上进行，案卷排列是以保管期限为第一层次，所以，案卷编号的方法就是以保管期限为准。常用的方法有三种：
1、一个保管期限一个流水号。永久、30年、10年三个保管期限的案卷分别编制流水号，从最早的年代编起，连续编制。
七
《归档
文件目录》
●“归档文件目录”是登录卷内文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。应将文件材料的排列序号、文号、作者、题名、日期、页数等有关项目，按照国家规定的标准的“卷内文件目录”格式进行填写。
▲著录项目有:件号、文号、责任者、题名、日期、备注。填写方法是：
1、件号：同一年内同一保管期限中文件材料的排列顺序的序号，即文件的件号，是一个流水号。
2、文号：发文机关的发文字号，由机关发文代字、发文年度、发文顺序号组成。要求填写齐全、完整。（没有文号的可以不填写）。
3、责任者：对文件内容负有责任的单位或个人，即文件的作者或署名者。责任者为机关单位时，要求填写机关单位的全称或规范化的简称；责任者为个人时，要求填写个人的姓名，如召开会议时领导的讲话材料，责任者要填写领导的职务及姓名。
（1）卷内目录“责任者”一栏一般填写单位名称，以印章为准；领导讲话、科研项目、论文、讲义等均可填写个人；基建档案竣工图的责任者为施工单位(个别行业如火力发电行业，其竣工图按原电力部规定，由设计单位编制，其责任者为设计单位)；领导签发令，要写其职务及人名全称；
（2）责任者名称过长的可填写通用简称;
（3）两个以上机关联合行文的，一般应将作者全部标出，如果作者太多，可只标出主要作者，其他用“等”字代替。
七
《归档
文件目录》
●“归档文件目录”是登录卷内文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。应将文件材料的排列序号、文号、作者、题名、日期、页数等有关项目，按照国家规定的标准的“卷内文件目录”格式进行填写。
4、题名：文件材料的标题，要求照实抄录。如果文件材料没有标题或标题不能说明文件内容的，可加拟标题，外加“[ ]”。
（1）文件没有题名或者题名不能反映文件内容的（如：只有“通知”两字），要根据文件内容拟写题名，外加[ ]号；
（2）文件的标题一般应照实抄录，不得随意改动。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号；
（3）虽有题名但无实质内容，无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[ ]”；
（4）有副题名的应录入；
（5）“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时则需在题名之后，加上该文任免的、涉及的本单位其他有关人员的姓名、职务，并外加“[ ]”；
（6）会议记录应写明会议名称和时间；
5、日期：文件材料的形成时间，用4位阿拉伯数字标写，可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数字右下角加“·”号。
（1）年份用四位阿拉伯数字标写；
（2）一般填写落款日期，无落款日期，可填写发文日期。对会议决议或法定条例，可填写通过或批准日期，填公布日期亦可；
（3）有的文件没有日期的,要根据文件内容考证文件时间。
6、备注：留待对卷内文件变化时作说明，无变化则不用填写。
（1）填写某份文件应该注明的事项，如“抄件”、“影印件”，不是本年度形成的文件而在本年度立卷的文件，注明文件形成的年度等；
（2）留待对卷内文件变化时作说明用，无变化则不用填写，立卷时一般不填。
（3）备注栏填写不对。如随意填写“本文齐全”、“含附件”等无意义的文字，没对文件缺损、复印件、声像档案参见号、文件密级、归档后修复、归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等情况进行说明，没对需补充和说明的情况较多的条目加注“*”号并在备考表中说明。
八
填写《卷内
备考表》
●凡需对卷内文件情况（如缺损、修改、补充移出、销毁等）加注说明的，可填写在软卷皮封底（封三）的“卷内备考表”栏内。
1、“备考表”是记录案卷构成、变化情况的以备查考的简表，放在全卷文件的最后，一般是印在卷皮封三处。要求各项目填写齐全、完整，字迹工整；
2、卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间；
3、卷内备考表填写方法：
（1）本卷情况说明：
①填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；
②主要填写卷内文件材料缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。这些情况要经过立卷整理和档案管理两个阶段的填写才能共同完成，立卷时如果没有什么情况可以不填；
③每次填写时应标明时间和填写人，时间和填写人与立卷时间、立卷人栏一致时，可省略。
（2）立卷人：由责任立卷者签名；（填写责任立卷人的姓名，责任立卷者一般是综合档案室的专职档案人员）
（3）检查人：由案卷质量审核者签名；（填写案卷质量审核者的姓名，审核者一般分管档案工作的部门领导）
（4）立卷时间：填写完成立卷的日期。
4、立卷人、检查人可用印章填盖，立卷时间可用日期胶印填盖。
九
著录和打印
●把所有应著录的项目录入专用的档案管理软件。
1、著录的项目必须准确、齐全，以利于检索。著录的信息越准确、越详细，检索的速度越快，查准率越高；
2、著录项目：
（1）案卷目录（封面）要著录的项目有：全宗号（没有的可暂空）、目录号、案卷号、全宗名称、机构名称（或类目名称）、案卷题名、卷内文件起止时间、保管期限、件数（总份数）、页数（总页数）、年度等；
（2）卷内文件目录要著录的项目有：全宗号、目录号、案卷号、顺序号、文号、责任者、文件题名、日期（文件时间）、页号、备注、保管期限等，（题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题词录入）；
3、著录和打印的方法：
（1）使用AMS2000紫晶文档一体化管理系统软件：
（2）使用Microsoft Word等制表打印或套印。
4、打印份数：
（1）案卷目录：打印（或套印）一式一份；
（2）归档文件目录：打印（或套印）一式二份。（其中一份放在文件材料之前，另外一份装订成册）。
十
装订
●单份的文件材料经鉴定、分类、排列、组合后，为固定文件材料之间的排列顺序和保护文件，需要装订成册。案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保管和利用。
1、装订前的准备工作：
（1）要拆掉文件材料上面的金属物。装订之前要把文件上的钉书钉、回形针、大头针等金属物除去，以避免事后锈蚀文件。清除时注意不要损坏文件。
（2）对破损或不合规格的文件进行托裱或折叠，案卷内若以A4规格的文件为主，则需对小于A4的文件进行托裱，案卷内若以十六开的文件为主，则需对大于16开的文件进行折叠，如统计表格等，折叠时应整份折叠，折叠数量较少的文件材料时，注意不要在数据处留折痕；
（3）字迹扩散的要复印并与原件一起立卷。
2、案卷装订的要求是：整齐、牢固、不影响阅读。在装订之前，要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。还需逐页检查文件，注意不要有倒置、脱漏的页张。凡书写未留装订线的要补贴加边，残破的文件要修补裱糊，大张的文件要折叠。
3、装订的案卷和不装订的案卷各部分排列顺序的格式是:
归档文件目录—文件材料—封底（即备考表）
4、装订的方法是：左边、下边对齐，左侧装订（有些少数民族文字是竖写的，文件装订线留在右边，应该在右边装订）。绳结要打在案卷的背面。
5、不装订的案卷：
（1）单份文件盒装的案卷，正本与定稿要用线装订；
（2）单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每份文件首页的中间空白处。其格式与尺寸是：
全宗号
年度
件号
类别
保管期限
十一
入盒排架
1、入盒。将已整理并装订好的案卷装入档案盒内；
1、填写（或填盖）档案盒背脊上的项目：
（1）全宗名称：用毛笔或碳素墨水钢笔填写，或用刻制印章印上去；
（2）年度：阿拉伯数字横排填写，或用铁字、胶粒填盖；
（3）全宗号：用阿拉伯数字横式填写，或用铁字、胶粒填盖；
（4）目录号：用英文字母和阿拉伯数字横式填写，或用铁字、胶粒填盖；
（5）盒号：用阿拉伯数字横式填写，只永铅笔书写。
2、几点技巧：
（1）封面盖章一律永红色印油;
（2）涉及数字一律用阿拉伯数字
（3）需要手工填写的一律使用碳素墨水
2、排架。将入盒后的档案实体放入档案柜内。
1、将装盒后的档案实体放入档案柜内；
2、一个单位只有三条流水号（永久、30年、10年），只需按保管期限分开的顺序分别排列即可；
十二
十二
编 制
检索工具
编 制
检索工具
1、拟写“文书立卷说明”；
▲立卷说明内容包括：
本年度文书立卷情况（含立卷工作的组织情况、文件材料完整与否、案卷数量、有何缺陷和问题等）。
2、装订成规范的档案目录；
1、采用统一的、专用的档案目录夹；
2、把档案目录按与档案实体对应的固定顺序排列；
3、装订；
4、填写目录夹封面上的项目，包括全宗名称、全宗号、目录号、（案卷起止号）、起止年度、（保管期限）；
5、填写目录夹背脊上的项目，包括全宗号、目录号、（案卷起止号）、起止年度、（保管期限）；
6、《档案目录》必须编制一式二份，作为档案室基本的的检索工具和进馆档案的移交目录。
3、编制其他检索工具。
1、专题目录。专题目录是系统揭示档案馆（室）某一专门题目的档案内容和成分的一种目录，其著录项目有：专题名称、序号、责任者、文号、题名、日期、材料出处（目录号、案卷号、页号）。
2、文号目录（文号、档号对照表）。文号目录是以文件字号为标志，通过文件字号途径查找档案的工具，其著录项目有：原文号、档号（全宗号、目录号、案卷号、页号）、备考。
3、分类目录。分类目录是按照《中国档案分类法》档案分类表的体系组织起来的检索工具。
4、全宗指南。全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。其结构形式如下：
（1）封页。项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号；
（2）正文。
①立档单位简史。其内容主要包括：全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等；
②全宗内档案情况简介。内容包括：
A、档案的数量及保管期限；
B、档案的完整程度；
C、档案的利用价值及鉴定情况；
D、检索工具的配置情况；
E、档案的整理情况。
③全宗内档案内容与成分介绍。
（3）备注。其内容主要包括：本全宗指南的编制情况，有关全宗内档案的补充说明。
十三
案卷的移交
●立好的档案，必须定期移交给本单位档案室或档案馆集中保管。
1、文书档案移交包括两个层次的内容：
（1）文书案卷移交到档案室保存。档案室是保管进馆档案的过渡部门，一般是在档案形成后的次年三到四月份接收；
（2）档案室保存的档案向有关档案馆移交。各机关单位应根据《档案馆工作通则》的要求移交进馆。
2、各级档案室移交档案的范围：
（1）中央与省（直辖市、自治区）级机关、团体及其所属单位，向同级档案馆移交具有永久保存价值的档案；省辖市（州、盟）和县级机关、团体及其所属单位向同级档案馆移交具有永久保存价值的档案。未成立档案馆的乡镇党委和政府及其工作部门形成的永久保存的档案可向县档案馆移交；
（2）各级机关所属单位是指各级人民政府所属的独立分管某一方面或从事某项事业的行政管理机关和企业事业单位。如文化部门下属的文化馆、剧团；教育部门下属的专门学校；工业部门下属的生产地方传统名优产品或具有特种生产工艺的工厂等。各级人民政府工作部门的派出性单位，其档案应向派出单位移交，作为派出单位全宗的一部分。至于各级机关所属的一般工厂、商店、普通中小学等，各级档案馆选择其中有代表性的单位的档案或选择具有重大影响或有重要凭证作用的档案进馆。
3、档案室移交档案的时间：
档案室移交档案的时间包括两方面的内容，即档案形成后在本机关保存的时间和保存期满后向档案馆移交的时间。
（1）档案在现行机关保存的时间
一般说，①中央及省（直辖市、自治区）级机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右，移交进馆。②省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右向有关档案馆移交。在实际工作中，一方面要考虑现行机关的保管条件，机关工作性质等。有的机关档案室保管条件恶劣，可能导致档案不安全或严重损毁，经同级档案行政管理部门同意，可以提前移交。专业性较强或需要保密的档案，可以延长移交的期限。另一方面要考虑档案馆的库房、设备等具体情况，如档案馆的库房容量已达到饱和状态，可以要求暂缓移交。
（2）撤销机关应责成专人清理档案，按照入馆要求及时向档案馆移交。
十三
案卷的移交
4、档案室移交档案的要求：
（1）进馆档案必须经过整理、鉴定，并保持全宗的完整性。档案室移交的档案必须经过整理、鉴定，并在档案馆协助下，做好案卷的审核、调整保管期限的工作。一个机关的档案应向有关的一个档案馆（或代管机关）移交，不得分散；
（2）移交时必须有一式两份档案目录，档案室编制的有关该全宗的检索工具的参考资料也一并移交；
（3）档案室应移交有助于了解立档单位历史和档案内容的各种资料。
5、《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正）
“第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”
6、《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年10月24日国务院批准，1990年11月19日国家档案局第1号令发布；1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布）
“第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交。属于县级国家档案馆接收范围的单位，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。”
附录一：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）
工业企业档案分类试行规则
（国家档案局1991年7月4日印发）
为深化企业档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进企业档案工作的整体建设，更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步，特特定本规则。
第一条 本规则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。
第二条 本规则适用于全国工业企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业亦可参照执行。
第三条 工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
第四条 工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
第五条 工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置（详见附表），附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。
第六条 工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。
第七条 工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：
1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；
2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置；
3、科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置；
4、基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置；
5、会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置；
6、干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。
第八条 工业企业档案分类中的类目标识符号不作统一规定。
第九条 声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管，其他则不作统一规定。
第十条 本规则于1992年起执行，这之前形成的档案，已经整理组卷的维持不动。
第十一条 各地区、各部门可结合自身的实际情况，制定实施细则和分类编号方案。
第十二条 本试行规则由国家档案局负责解释。
附表：《工业企业档案分类表》
工业企业档案分类表
一级类目
名 称
二级类目
名 称
基 本 范 围
党
群
工
作
类
党务工作
党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有关会议，党委办公室其他事务性工作等。
组织工作
组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理等。
宣传工作
理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等。
统战工作
民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。
纪检工作
党风治理，党纪检查，案件审理，信访工作等。
工会工作
职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等
共青团工作
组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。
协会工作
各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。
行
政
管
理
类
行政事务
企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长（经理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作。
公安保卫
社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。
法纪监察
法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。
审计工作
各专项审计工作活动等。
人事管理
干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。
教育工作
普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工在职培训，幼儿教育等。
医疗卫生
卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。
后勤福利
职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副业，职工住房，企业第三产业等。
外事工作
企业涉外活动。
经
营
管
理
类
经营决策
企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等。
计划工作
企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。
统计工作
各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。
财务管理
资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。
物资管理
物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。
产品销售
市场分析，用户调查，产品供销，广告宣传，售后服务工作等。
企业管理
企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。
生
产
技
术
管
理
类
生产调度
生产组织，调度指挥工作等。
质量管理
企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。
劳动管理
劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。
能源管理
能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
安全管理
安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。
科技管理
新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。
环境保护
环境保护检测与控制，污染治理等。
计量工作
各种计量检测工作。
标准化工作
企业标准化管理工作，各种标准档案。
档案和
信息管理
企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。
产
品
类
产品档案二级类目按产品种类或型号设置
同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。
科
学
技
术
研
究
类
科研档案二级类目按课题设置
同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。
基
本
建
设
类
基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置
同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。
设
备
仪
器
类
设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置
同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。
会
计
档
案
类
凭 证
各种会计凭证。
帐 簿
各种财务帐簿。
报 表
各种财务报表。
其 他
干
部
职
工
档
案
类
干部档案
工人档案
离 退 休
职工档案
死亡职工
档 案
附录二：中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式
中华人民共和国国家标准
国家行政机关公文格式
GB/T 9704-1999
代替 GB/T 9704-1988
批准日期 1999-12-27
实施日期 2000-01-01
前 言
本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T9704－1988进行修订。本标准相对GB/T9704－1988作如下修订：
（1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》；
（2）删去原标准中的引言部分；
（3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；
（4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明；
（5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；
（6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明；
（7）增加了公文用纸的主要技术指标；
（8）增加了印刷和装订要求；
（9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号；
（10）增加了主要公文式样。
本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。
本标准为第一次修订。
本标准由国务院办公厅提出。
本标准起草单位：中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。
本标准主要起草人：孟辛卯、房 庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 148－1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
3 定义
本标准采用下列定义。
3.1 字 Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3.2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡－80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％－90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5－9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
5.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。
5.2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
7 排版规格与印制装订要求
7.1 排版规格
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
7.2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
7.3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7.4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1 眉首
8.1.1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
8.1.3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8.1.4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文标识上空2行向下依次标识（见图三）。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
8.1.5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
8.2 主体
8.2.1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
8.2.2 主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。
8.2.5 成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置见8.2.6。
8.2.6 公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
8.2.6.1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
8.2.6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使用印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
8.2.6.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
8.2.7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文日期下1行。
8.3 版记
8.3.1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
8.3.2 抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
8.3.3 印发机关和印发日期
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
8.3.4 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
8.3.5 版记的位置
版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
11.2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
11.3 会议纪要格式
会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
12 式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式1见图5；联合行文公文末页版式2见图6。
附件：条文释义（见附录七）
图1 A4型公文用纸页边及版心尺寸 图2 公文首页版式
图3 上报公文首页版式 图4 公文末页版式
图5 联合行文公文末页版式1 图6 联合行文公文末页版式2
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
附录三：《国家行政机关公文格式》条文释义
《国家行政机关公文格式》条文释义
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。
(1)内容范围
内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。
(2)适用范围
本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。
(3)特定范围
《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。
2 引用标准
GB／T 148—1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
在本标准中引用的国家标准GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO 218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。因此GB／T 9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。
3 定义
本标准采用下列定义。
3．1 字 Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3．2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。
在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7／8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。
4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g／㎡～80g／㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5～9.5。
由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。
公文用纸的质量为60g／㎡～80g／㎡的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g／㎡的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g／㎡的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／㎡的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。
公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。
横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。
不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。
pH值为7.5～9.5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T 11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7.5～9.5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
5．1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T 148。
5．2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm
公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。
作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：
(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势
国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准，即ISO 262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型 (2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。
鉴于A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用A4型纸作为公文用纸。
(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件
我国在1987年和1988年分别等效ISO 6716和ISO 216制定了我国国家标准GB／T 788和GB／T 148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T 148和GB／T 788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。
(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析
长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l 6开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里买到的A 4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l 6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。
将公文用纸由l 6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。
目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。
7 排版规格与印制装订要求
7．1 排版规格
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
7．2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。
7．3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7．4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。
长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。
(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。
(2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。
(3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。
(4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用，“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所含各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。
主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称之为“主体”有其道理。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。
用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。
8．1 眉首
8．1．1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。
并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。
本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。
一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机关可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。
8．1．2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文制发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。
8．1．3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。
如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。
8．1．4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。
有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字， 如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加 “文件”二字。
发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。
发文机关标识的字号，本标准以22mm×15mm为高限，现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。
关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm＝62mm的距离。
第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即要留出80mm－25mm＝55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm＝117mm。
各行政机关在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm，上行文发文机关标识距上页边为117mm。
关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。
8，1．5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。
年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔 〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。
序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第”(有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。
发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中排列。
8，1．6 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人则右空1字，这样排列起来对称、美观。还要注意“签发人(会签人)”三字用仿宋体，签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。
如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签人，这时的标识方法是，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空l字的要求不变。
8，2 主体
8．2．1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，本标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人会签人多，本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。
8．2．2 主送机关
标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
本标准规定主送机关在标题下空l行顶格标识，回行时仍顶格。本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法，即将主送机关移至版记中的主题词之下。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行，道理不再赘述。
标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府”。
8．2．3 公文正文
主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字。本标准特意规定公文中的数字、年份(用阿拉伯数码标识的)均不能回行，这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纰漏，数字、年份回行极易出现差错，也易使读者看错。
8．2．4 附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而且是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此，本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定，正文后的附件标识要与正文空l行，左空2字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。
8．2．5 成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期的标识位置见8．2．6。
成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。
由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，这一点在8．2．6条会分别介绍。
8．2．6 公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
8．2．6．1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的特定功能，《中华人民共和国刑法》第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑”。为了保证印章的真实性，提高印章的防伪性，本标准对印章的格式做了详密的规定。
对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处(即成文日期之上)不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文l行之内，也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文， 因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变造”公文。
本标准规定印章加盖要端正、居中(即居成文日期之中)。此话说来简单，但执行起来却要认真对待，特别是手工加盖印章，稍一随意就可能不符合标准。国家行政机关的印章均带有国微，把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即使是采用印刷技术加盖印章，制版时也要严肃认真，严格按本标准执行。
本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是，印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行国务院文件和本标准所附的样式来掌握。之所以这样规定，一是显示印章的庄严性，特别是完整地显示国徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因图案或文字(特别是国徽)压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。
8．2．6．2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
两个单位联合行文，本标准规定应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。其余要求均同一个印章。
三个单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备，其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此，如果公文出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，本标准做了这样的规定：所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个，这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时，应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置，右空2个字。同样应保证印章间既不相切也不相交，每排印章中心线对齐。
本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。
8．2．6．3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
现行公文常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，需将印章加盖在下一空白页上，于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。这样做是考虑到了防止在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口，本标准作了规定，即在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定，出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后，各单位要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。
8．2．7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。
附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。
8．3 版记
8．3．1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。
本标准规定主题词居左顶格标识，“主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同，同时要注意词目之间不要加顿号，而是空l字。
8．3．2 抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
本标准规定抄送机关标识于主题词之下，要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。
如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，前面所讲的主送机关过多而使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要”文种时会发生这种情况。本标准特别说明，标识方法与抄送机关的标识方法相同，即也要注意上面提到的三点。
8．3．3 印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门，也可标识发文机关。
标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明了印发日期以公文付印的时间为准，是为了界定生效时间与印发时间的区别。通过了解生效时间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。
本标准规定印发机关左空1字，印发时间右空l字，并且只能占一行位置。因此，印发机关如果字数太多，可以自行简化；本标准规定印发日期用阿拉伯数码标识，也有尽量缩小位置的考虑，以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。
8．3．4 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线，具体标识方法可参见标准中的图4。
8．3．5 版记的位置
版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。
本标准规定版记置于最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是本标准规定的版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：
(1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。
(2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。
(3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
本标准规定页码分别置于公文左下角或右下角，并在页码左右各放一字线，是为了方便阅读。
规定空白页和空白页以后的页不标识页码(包括印有版记的那面)是为了防止在空白页私加文字。也就是说，页码只标识到公文主体部分结束的那页。如果想在公文主体部分之后私加文字而冒充公文的主体，就需要在该页标识页码，印有版记的那面也就要标识页码，这样，真假公文一相对照，假公文在页码上就会露出马脚。
10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四）上。
在实际工作中，有些公文需要附一些表格。为使表格装排得规范，本标准对表格如何放置作了较为明确的规定。对于横排A4表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边，阅读公文就要反复颠倒来看，很不方便。
公文如需附A3表格，也就是表格的开本比较大，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，所以应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。
ll 公文的特定格式
11．1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。为此，本标准为这种“信函式”公文设计了格式，具体为：
(1)发文机关名称上边缘距上页边30mm，也就是打破了本标准规定的“文件式”公文上白边为37mm的界限，将“信函式”公文的上白边缩小为30mm，然后在30mm之下标识发文机关名称。由于不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种，“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”，而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务院文件”。
(2)在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，线的长度为170mm。这样设计，可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致，只不过将发文机关标识移出了版心。
(3)“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格(一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项)，发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码，最后一行(第22行)文字下边缘与文武线距离6mm。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。
11．2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
命令(令)可以说是国家行政机关发文的最高级形式。《办法》规定，命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规定；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。因此本标准特别规定了命令(令)的格式，而且是比照国务院命令(令)的现行格式设计的。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。本标准对命令(令)的格式规定具体为：
(1)发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如国务院令的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。因此命令(令)的发文机关应以批准本机关成立文件核定的全称为准。。发文机关名称后加“命令(令)”字。发文机关标识用红色小标宋体字；字号由发文机关酌定，但要掌握在不超过上级机关的字号的程度，可以同等大小，但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算：上白边37mm十20mm即57mm下标识。如果是联合发布命令(令)，在首位的发文机关也要在此处标识，其余机关下移，“命令(令)”字右侧上下居中。
(2)在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第×号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发文字号序号以年度为限。
(3)令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。
(4)正文之下空l行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导；如果是联合命令，职务应标全称，此时可用简称，如“××部部长”，因为发文机关标识已使用全称了。
(5)签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。
(6)命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式，这一点要注意。
11．3 会议纪要格式
会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8．1．4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。
国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关的决策事项，并以固定形式的会议纪要印发，有鉴于此，本标准对此类会议纪要格式做了统一规定。
本标准规定会议纪要的标识用红色小标宋体字，字号由发文机关自定。位置同“文件式”发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm。会议纪要不加盖印章。此类会议纪要的其他要素本标准只作了原则规定，即如果会议纪要具有本标准规定的要素，那就按本标准对该要素的规定办。
12 式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式l见图5；联合行文公文末页版式2见图6。
为方便从事公文处理的同志准确理解和掌握本标准，在标准说明之后附有6张公文式样。其中第一张附图标识了A4型公文用纸页边及版心尺寸；第二张附图标识了公文首页的版式排布；第三张附图标识了上报公文首页的版式排布；第四张附图标识了一般公文末页的版式排布；第五张附图标识了两个机关联合行文时公文末页的版式排布；第六张附图标识了多个机关联合行文时公文末页的版式排布。
附录四：组织机构沿革写法及例式
组织机构沿革写法
一、组织机构沿革内容包括：
（一）本机关工作职能；
（二）组织机构设置与变化情况；
（三）本机关党、政主要领导人任职及其变化情况；
二、组织机构沿革写法：
1、组织机构设置
（1）文件依据、内设机构数并列举内设机构名称（用全称），下属单位数并列举名称。
（2）机构增设、变更、改名、撤并、搬迁等情况。
（3）职能划转、划入、划出情况。
（4）年度机构编制数、实际人数；新进人数，离休、退休、死亡人数。
2、党政主要领导人任免情况
（1）首先列出党委（党组、党支部）正副书记，党委（党组、党支部）成员及任免职时间、文号。
（2）其次列出行政领导正副职任免情况，科室（部等）一级写到科长（部长等），如无科长（部长等）正职而由副科长（副部长等）副职负责全面的则写到副职。
（3）若同一职务中有任职、有免职，按时间先后全部列出。
（4）再次列出工会主席、团委（总支、支部）书记。（此项若有则列，无则不列）
例式：XX市人民政府组织机构沿革
XX市人民政府组织机构沿革
（一）组织机构设置情况
1、根据粤机编[1996]130号文批复，XX市委机构10个，市政府机构42个。
2、根据粤机编[2001]32号文XX市市级党政机构改革方案，XX市委设纪律检查委员会机关和工作部门8个，市政府工作部门共设32个。
3、市府办机构：根据云府办[1997]23号文，市府办内设机构8个：秘书科、综合科、信息科、督查科、人事科、行政科、小汽车定编办、人防工程科。人员编制45名，其中主任1名、副主任5名、正副科长19名。
4、市府办机构：2001年9月28日，根据云府办[2001]53号文，将挂靠的市政府人民防空办公室工作职能划出，独立设置人民防空办公室，将市打私办职能划入。机构改革后市政府办公室内设8个职能科（室）：秘书科、综合科、督查科、信息科、人事科、行政科、小汽车定编办、打私协调科（对外挂打私办牌子）。市政府办公室机关行政编制38名，事业编制1名，其中秘书长1名、副秘书长4名、科级领导职数18名，后勤服务人员事业编制5名。
（二）党政主要领导人任免情况
内设机构
职务
姓名
任免时间
任免文件
X
X
市
人
民
政
府
党 组
书 记
郑利平
1999.7.9.任
副书记
梁清林
1999.7.9.任
市政府
领导
市 长
郑利平
1999.6.22.任
常务副市长
梁清林
1999.6.22.任
副市长
钟爱碧
1999.6.22.任
赖 斌
1999.6.22.任
王肇唐
1999.6.22.任
黄庆勇
1999.6.22.任
郑彬涛
2001.10.30.任
秘书长
谢锦文
2001.9.25.任
副秘书长
李树西
2001.12.31.任
邓伙泉
2001.2.13.任
潘建成
2001.8.22.任
梁道彬
2001.12.31.任
陈均河
2001.12.31.任
唐 谊
2003.4.4.任
X
X
市
人
民
政
办
公
室
党 组
书 记
谢锦文
2001.11.8.任
副书记
李树西
2002.9.任
成 员
邓伙泉
2001.2.8.任
潘建成
2001.12.31.任
陈均河
梁卫民
钟佳仪
陈金海
2003.1.29.任
李 良
2003.1.8.任
梁道彬
2003.2.12.免
唐 谊
2003.4.4.任
黄振寰
2003.4.4.任
黄婉红
2003.4.4.任
潘杰华
2003.9.16.任
张红梅
2003.9.16.任
办公室
领导
主 任
谢锦文
1999.8.20.任
副主任
梁卫民
钟佳仪
李 良
2003.1.8.
黄婉红
2003.4.4.
秘书科
科 长
张红梅
1998.7.任，2003.4.15.免
江阳均
2003.4.15.任
综合科
科 长
毛绍伦
2000.1.任
信息科
科 长
李 良
2001.12.任，2003.4.23.免
孙仲熊
2003.4.23.任
督查科
科 长
周崇峰
2002.4.任，2003.8.5.免
徐东林
2003.8.5任
人事科
科 长
卓惠卿
2001.12.任
行政科
科 长
潘杰华
2000.8.任，2003.11.13.免
黄梅芬
2003.11.11.任
小汽车定编办
温仲昌
2000.8.任，2003.11.13.免
叶文平
2003.11.13.任
打 私
协调科
科 长
叶万溪
2001.12.任，2003.11.13.免
温仲昌
2003.11.13.任
团总支
书 记
×××
××××.××.××.任
XX市人民政府办公室
2004年6月18日
附录五： 常用档案信息网址
1、国家档案局（http://www.saac.gov.cn）
2、四川省档案资源网（http://www.scsdaj.gov.cn/）
3、成都市档案局（馆）（http://www.scsdaj.gov.cn/）
4、双流公众信息网（http://www.shuangliu.gov.cn/Dept/index.asp?DeptClassID=0322）
附录六： 国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
国 家 档 案 局 令
第 8 号
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长 杨冬权（签名）
二○○六年十二月十八日
机关文件材料归档范围和
文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
附件：《文书档案保管期限表》
附件:
文书档案保管期限表
1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久
1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年
1.4 讨论未通过的文件 10年
2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久
2.2 讨论未通过的文件 10年
3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录永久
4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
5 机关联合召开会议的文件材料
5.1 本机关为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
5.2 本机关为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久
6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年
6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年
7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1 重要的 永久
7.2 一般的 30年
7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年
8 本机关业务文件材料
8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 重要业务问题的 永久
8.2.2 一般业务问题的 30年
8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1 重要业务问题的 永久
8.3.2 一般业务问题的 30年
8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年
8.5 机关联合行文的文件材料
8.5.1 本机关为主办的
8.5.1.1 重要业务问题的 永久
8.5.1.2 一般业务问题的 30年
8.5.2 本机关为协办的
8.5.2.1 重要业务问题的 30年
8.5.2.2 一般业务问题的 10年
8.6 本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1 大事记、组织沿革等 永久
8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年
8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久
8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久
8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久
8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年
8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年
8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的 永久
8.7.5.2 一般的 30年
8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久
8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年
8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久
8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年
9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年
9.3 人事任免文件 永久
9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久
9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年
9.5 对本机关有关人员的处分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久
9.5.2 受到警告处分的 30年
9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久
9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
9.9 职工名册 永久
9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久
9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久
9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料
永久
9.10.4 情况反映、工作简报 10年
9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1 重要的 永久
9.11.2 一般的 30年
9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年
9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久
9.13.2 其他有处理结果的 30年
10 本机关事务管理文件材料
10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1 重要的 永久
10.2.2 一般的 10年
10.3 接待工作的计划、方案
10.3.1 重要的 30年
10.3.2 一般的 10年
10.4 机关财务预算 30年
10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1 重要的 永久
10.6.2 一般的 10年
10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年
11 上级机关制发的文件材料
11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1 重要的 永久
11.1.2 一般的 10年
11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久
12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
13 下级机关报送的文件材料
13.1 重大问题的专题报告 30年
13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年
主题词：文件 归档 文书档案 保管期限 规定
附录七：《文书档案封底》格式
卷 内 备 考 表
本卷情况说明
立 卷 人
检 查 人
立卷时间
附录八：《案卷目录》格式
案 卷 目 录
目录号：
案卷号
题 名
年
度
页
数
保
管
期
限
备
注
档
案
室
编
档
案
馆
编
文书档案分类整理编目方法讲义2
文书档案分类整理编目方法讲义3
文书档案的整理方法
文书档案归档整理方法
文书档案如何整理？
文书档案整理
文书档案的整理方法（超赞！）
文书档案归档整理操作方法
文书档案归档整理操作方法
文书档案管理归档整理操作方法
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧01
文书档案管理归档整理操作方法和技巧1
文书档案管理归档整理操作方法和技巧1
文书档案管理归档整理操作方法和技巧1
文书分类
《公务文书写作》讲义
《公务文书写作》讲义.
文书档案保管期限
《公务文书写作》讲义1
文书档案立卷归档制度
利用电子表格制作文书档案归档章
家庭档案的整理
文书档案的案卷题名如何拟写？