文书档案的整理方法

一、概念
文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。                                 归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
1、归档文件规范整理基本要求
归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
2、归档文件规范整理基本步骤
归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法
1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话：
一是处理完毕的文件材料要随时收；
二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；
三是本单位发文，在盖章时当时收；
四是会议材料，要事先做好工作及时收；
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
六是常规性的文件材料，要逐项收；
七是在机构人员变动时，要提前收；
八是结合年终检查，集中收；
九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。
机关应归档的文件材料：
（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。
（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。
（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。
强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
机关不应归档的文件材料：
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2、装订
（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。
（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。
3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。
分类方案的设置：
一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“年度—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。
如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定：
永久保管的文书档案主要包括：
（1）本机关制定的法规政策性文件材料；
（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（4）本机关一般性事务管理文件材料；
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。
4、排列
（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。
一件文件的排列顺序：
发文与定稿为一件，发文在前；
收文处理签和文件为一件，收文处理签在前；
正件与附件为一件，正件在前；
请示与批复为一件，批复在前；
转发件与被转发件为一件，转发件在前；
原件与复制件为一件，复制件在前；
无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。
（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。
5、编号
（1）档号的编制。由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。
在编制档号时，注意五点：
①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。
②年度号是指归档文件形成的年度。
③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）
④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。
⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。
档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。
(2)、页数的编制：
页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。
（3）归档章的编制
归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。
归档章规范式样
规格：16＊45mm
（全宗号）
（年度）
（室编件号）
(机构或问题）
（保管期限）
（馆编件号）
15mm
15mm
15mm
8mm
8mm
归档章填写式样如下：
013
2009
001
W01
30
“013”为全宗号；“2009”为年度号；“001”为室编件号，不同保管期限的文件，不允许混编一个流水件号；“W01”为机构（问题）代号；30为保管期限；
填写时注意一点：馆编件号，机关档案室不编，待进馆时，由国家档案馆编制。其他编写方法与档号的编写一样。                     （4）袋号章的编制
袋号章由档案部门监制，印在斜口袋上，项目包括档号、页数。统一用碳素墨水或中性笔填写。
袋号章规范式样
档号
页数
共   页
袋号章填写式样如下：
档号
013-2007-W01-Y-001
页数
共10页
“档号栏”填写每件文件的文件级档号，全宗号、年度号、机构或问题代号、保管期限代号、件号等项目必须齐全完整，
档号的编写方法与前边的一致。
“页数栏”填写每件文件的总页数，空白页不计页数，即见字为一页，收文含收文处理签、正式文件；发文含正式文件、发文签、定稿。
6、编目
即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具）。归档文件目录的项目：档号（编在目录的左上角）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。
归档文件目录编制式样如下：
归档文件目录
档号：013-2009-W01-Y
件　号
责任者
文　号
题　名
日　期
页　数
备　注
“档号”：与前边介绍的档号编写方法有点不一致，不编件号。
“件号”：盒内文件的排列顺序号（小流水号）。
“责任者”：文件的署名者或发文机关，要用全称或规范性简称。
“文号”：文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度、顺序号等要全部填写。如咸安政办发（2008）8号。
“题名”：即文件标题，没有标题或标题不规范的，应自拟标题，用方括号“[ ]”区别。如任免文件中有本单位干部的，一定要用方括号“[ ]”单独标识。如标题只是“通知”或“批复”的，要自拟标题，外加方括号“[ ]”。
“日期”：即文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，中间不用任何分隔号，如19990810。
“页数”：即文件的总页数，与袋号章的页数对应
“备注”：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。
7、装盒
（1）盒内材料：按归档文件目录—归档文件—备考表顺序存放。
（2）装盒步骤
第一步：在同一年度、同一类别、同一保管期限下，按件号顺序装盒。一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。在室编起止件号中区分。
第二步：填写档案盒封面，只填写单位名称。
第三步：填写档案盒脊背各栏目。
“全宗号”：填写区档案馆给定的全宗号，暂未给定的不填写；
“年度”：填写盒内文件形成的年度，用阿拉伯数字填写；
“保管期限”：填写盒内文件的保管期限，用汉字或数字（永久、30、10）表示；
“机构（或问题）”：填写分类方案中相应机构（或问题）名称或代号；
“起止件号”：起止件号分为室编栏和馆编栏。机关档案室只填写室编栏，馆编栏由档案馆填写。用阿拉伯数字填写本盒内归档文件的起止号，中间用“—”连接。如“12—18”表示盒内第12件到第18件文件。如遇到一盒装不下，需另装一盒的同一类别，同一保管期限的，室编起止件号顺编。如第一盒为“1—24”，第二盒为“25—38”……
“盒号”：按年度和分类方案排列顺序编流水号，一年一个流水号。盒号用铅笔填写（如固定好的，可用中性笔写），其他栏目填写用碳素墨水或中性笔，也可用黑色印泥盖章。