培训管理的信息技术支持

摘 要：本文阐述了在企业培训管理中信息技术支持的重要性和主要内容，并对天津石化培训中心培训管理软件的设计开发和主要功能进行简要介绍。
　　关键词：培训 管理 信息技术
　　
　　建设一个有效的培训质量保证体系，无论依据什么样的理论、思考和实践经验，如果不能切实保证其推动和执行，就会流于空谈。能够举出很多实例表明想得好不等于做得到：周密制订的标准文件可能因个体理解、手工处理的差异而在执行中打折扣；精心打造的机构可能会陷于低效率文牍往来而不能及时完整地实现其职能；大量的数据在传统处理方式中基本上只为年终报告统计数字和计发酬金服务；科学的评估方案会因时间和人手的不足而只能对少数项目进行；等等。在信息技术高度发达的今天，我们已经有能力解决这些问题。
　　从信息技术的角度上讲，受物质条件和人员素质的限制，培训管理能够采取的方式依次有全手工操作、文档的计算机处理和保存、数据的计算机统计和检索、能实现一定功能的专用软件等不同程度的各种情况。传统的手工管理方式存在的问题主要体现在：其一，手工收集编写、填报整理各种文档，对资料的及时、完整、准确和规范等基本要求有着难以克服的不利影响；其二，培训过程各环节的上请下达、审批执行，涉及垂直或横向各部门人员间的许多往来签发、周转传递等工作，不仅效率低下、费时费力，还经常误事；其三，培训相关数据用人工方式采集整理和统计分析导致差错率高、时间滞后，且无法进行深入的分析和快速的检索，导致这些数据不能发挥更大的作用；其四，信息的传统纸介质保存和查阅方式，严重影响着诸如及时有效、安全可靠、使用范围、效率成本等多方面的实际需要；其五，人为因素增加了管理的复杂性和随意性，不利于相关制度规定的合情合理与认同程度，其贯彻执行也因缺少自动机制而较多依赖于督导部门的管控力度。
　　举例来说：如果编制程序通过计算机网络快速完成提交审批的过程，同以往填表审阅签字的情形相比，意义远不止于提高效率，也为流程控制的自动化和规范化提供可行性、为痕迹化管理和绩效考核记载依据等；再比如：培训评估中经常用到分项打分评估表，尽管各培训机构的设计有所不同，但都需要处理采集到的大量样本数据；调查情况显示，很多培训机构只能对少部分项目进行类似评估，除了其它原因之外，数据处理手段的便捷程度是一个明显的制约因素；事实上，这恰好是计算机发挥作用之处。还可举出很多例子，相信绝大部分培训机构都在不同程度上存在类似问题。
　　在培训质量保障系统中，信息技术必须而且也能够提供以下几方面的基本支持：
　　 1．电子文档：对于培训相文档、表格等资料，按规定制作统一的电子模板，明确规范各项要求，减少随意性和不确定性，以利于规范化管理，也便于计算机保存和处理；
　　 2．网络传输：对于需要提交批复、发布告知、变更调整、落实反馈等工作的文牍往来，采取电子文档、关联引用的网络传输，减少重复、降低差错、增强时效；
　　 3．流程控制：开发培训管理软件，实现培训流程控制的网络化信息处理，明晰分工和责任，提高自动化程度；也利于管控人员随时掌握情况、执行部门及时获得支持。
　　 4．统计分析：对于培训相关大量数据，进行计算机处理，包括录入整理、统计分析、图表制作、相关查询等，为培训决策和管理提供重要的凭据、依据和参考。
　　天津石化培训中心设计和开发的培训管理软件，在经过需求分析确立了培训项目后，能够通过计算机网络对培训过程的设计策划、组织实施、考核评估等各个阶段进行全面、高效的信息管理。以下简要介绍软件功能：
　　
　　一、培训设计策划阶段
　　
　　该软件在此阶段主要包括办班申请、课程设置、培训计划、学员注册、师资情况等功能模块，通过录入、提交、审核、批复等不同的状态来实现流程控制；同时记录各状态完成的时间、质量、主管批示等，为绩效考核提供参考依据。
　　 1．办班申请：含培训班基础数据，由项目组录入提交后，依次进行主管审核、管理部门批复。办班申请的相关数据具有预计、预算的性质。
　　 2．课程设计：企业培训通常没有现成可用的标准课程体系，必须根据需求分析阶段所确定的能力模块来进行课程设计，与办班申请同时完成提交；
　　 3．培训计划：培训计划在申请批复后进行，含每次课程或活动的基础数据。实施期间可能产生变动，属动态数据。直到培训结束，“计划”也就成为“记录”了；
　　 4．学员注册：含学员基本情况和费用等相关数据。可从生源单位提供的电子名册方便地导入数据，也可对参加过培训的学员重复使用已有数据；
　　 5．师资情况：含师资基本情况、任教历史及评价等，是师资队伍建设的重要资料。
　　
　　二、培训组织实施阶段
　　
　　在此阶段中，该软件的主要功能是各种统计查询、资源调配、实时监控等管理应用。数据录入的操作不多，但必须实现简明、方便、直观、实用和完备的查询功能。
　　 1．综合查询：将所有班期的关键数据进行二级汇总，并使预计数据与实施完成的动态数据同步显示，可一目了然地浏览、比较和分析总体与细节，随时掌握培训状况。
　　2．即时查询：按班期列表和直观的教室布局，方便地查询每个班期任何时刻的情况，不仅提供实时监控，同时也是设计策划和组织实施中变动调整、避免冲突的重要参考。
　　3．资源使用：按教育经费、图书资料、物品购领、食宿接待、车辆使用、文印通讯、设备维护、计发酬金等不同内容划分，完成服务的请求、响应、反馈和查询。其权限设置和审批操作可完全代替实际的签字制度。不仅使相应的管理更加准确而清晰，也为使用者带来很大方便。
　　
　　三、培训考核评估阶段
　　
　　此阶段情况较复杂，各类新型培训的出现、制度和政策的变化、评估标准的改进等等，对管理信息系统经常提出新的要求，以下只介绍几个相对稳定的模块。
　　 1．办班评估：按班期生成用于学员填写的办班水平评估问卷，并对反馈信息进行数据录入、统计分析、图表制作、浏览查询等处理
　　2．学员自评：按班期生成用于学员填写的培训前后能力提高自评表，并对反馈信息进行如上处理。以上二个功能模块受到相关各方面的高度重视和使用好评。
　　3．学员考绩：对于有考试考核要求的培训班期，录入培训师对学员的评定分数、出勤和作业完成情况，并按一定标准计算学员成绩，编制合格学员的证书号。
　　4．办班总结：办班总结相对于办班申请具有平行关系(即预计与完成的关系)，数据主要由前述各模块动态提供而逐步形成。此项的批复标志着培训的结束。
　　以上介绍均为已实现的功能，还有一些需要加强和扩充的地方，比如：设计和实现更多实用的分析查询功能、更加完善科学的评估及跟踪反馈功能、与企业相关部门更加密切的联机处理功能等，以满足培训决策、理研工作和持续发展的各种需要。
　　该软件2004年立项开发，边实践边完善，实际应用的效果证实了其先进性和实用性，主要体现在：大大提高了培训管理的工作效率和信息化、规范化管理水平；大幅度降低了工作时间、劳动强度和管理成本；有效地减少了重复性劳动和错误的发生；及时而准确的数据汇总和统计分析是培训工作相关决策和可持续发展的基础；对培训工作在增强流程控制能力、增强信息反馈能力、增强与各方协作能力等多方面都起到了明显的积极作用；有助于现代化企业培训的理念及形象的建立；为培训质量保证体系的建设、推动、运作和健全提供了有力的技术支持。□