浅谈中小型企业的人力资源招聘工作

浅谈中小型企业的人力资源招聘工作
发布时间：2006-12-6    来源：网络    点击： 135
人力资源管理对于国内企业尤其是中小型企业而言是一个全新的课题，绝大多数企业的人力资源管理往往只是停留在传统的人事管理水平上，虽然在其组织机构图中力资源部占据着非常重要的位置，但事实上这只是企业为了追逐时尚而导致的一种有名无实的误区，在某种程度上说，该部门依然扮演的是传统的人事部的角色。
其实，人力资源部是企业的一个灵魂部门，人力资源管理也是一项系统工程，它的每一环节都紧密相连，形成一个科学的运作系统，绝不是传统的人事管理可以概括的。招聘作为人力资源系统运作中首当其冲的一个重要功能，是企业补充新鲜血液，使企业产生良性循环的重要工作，招聘工作是人力资源管理的第一道隘口，它不但起着“推销”企业的作用，并且其质量和结果直接影响着组织人才输入和引进的质量、人才的流动率和人力资源管理的费用。
笔者在一家中小型制药企业从事人力资源管理，由于在此之前未经过人力资源管理的专业培训，初涉此领域可以说我是在摸着石头过河，在工作过程中完全是靠自己边做边学，其间经历了许多艰难的探索也得到了相当多的感受，现在就这段时间内所经历的无数次招聘工作后所总结出的几点体会形成文字，与各位前辈、同行一起探讨，不当之处还请各位不吝赐教。
作为中小企业，人力、财力不可能与大型企业相提并论，如何在招聘工作中以最经济的方式而最大限度地挖掘到自身所需要的人才，我认为需要注意以下几个方面的问题：
一、仔细阅读招聘申请和工作说明书。
招聘工作是以工作说明书为基础而展开的，工作说明书是招聘、培训、考核、薪酬、员工关系的基础，是人力资源管理的平台。要在招聘工作中做到有的放矢，招聘前就应仔细阅读用人部门提供的招聘申请和该岗位的工作说明书，根据招聘申请要求，对用人部门所需招聘的岗位、人数、招聘理由、年龄要求、性别要求、素质要求、薪酬水平、到岗时间等相关信息有充分了解；同时还要仔细阅读所招聘岗位的工作说明书，对所招聘岗位的职务名称、直接上级职位、所属部门、工作性质、工作描述、任职资格及所处的工作环境做到心中有数，以便以招聘过程中能对应聘者的提问处理自如。
二、招聘渠道和方式的选择
1．内部招聘
对于部门出现岗位空缺，很多企业选择的是从组织内部进行选择补充，我个人认为这一点对于中小型企业而言尤其重要，内部选拔对于组织而言有四个方面的优点：
（1）有利于鼓舞员工士气，提高其工作热情，可以更深层次地发掘现有员工的工作潜力，最大限度地调动其工作积极性，是激励员工的一种很好的方法；
（2）对选聘对象事先就有比较全面的了解，可以保证选聘工作的正确性；
（3）被聘者了解组织情况，上任后便可迅速展开工作，缩短人员与企业的磨合期，降低培训成本；
（4）可以缩减招聘费用，以最少的成本来获得具有更高管理水平和技能水平的人才；
内部选拔同样也存在某些方面的弊端，总结起来主要有以下两个方面：
（1）容易激化同事间的矛盾，可能造成“近亲繁殖”现象；
（2）在企业急需短缺人才时难以及时满足需要。
2．对外发布招聘信息
外部招聘也是企业补充所需人员的另一个重要途径，相对于内部招聘，它具有以下优点和缺点：
优点：有助于利用外来优势，平息和缓和内部竞争者的紧张关系，为组织带来新鲜空气。
缺点：外聘人员不熟悉组织内部情况和缺乏一定从事基础，组织对应聘者的情况无法了解，内部员工也会因此而积极性受打击，从而使组织运行的绩效受到影响。
选择外部招聘，对于其信息的发布有多种形式，但并不是所有的形式对所有人都适用，在招聘工作中，要针对所需招聘的具体岗位要求选择不同的招聘渠道。
从我数次招聘的经验来看，一般可选择以下几种招聘渠道：
（1）针对常规性低端人才的招聘。可采用定期或不定期到人才交流中心现场进行，一次进场费用大概在几百元左右，招聘成本相对较低。在确定招聘岗位和人数及拟进场招聘时间后，提前一周左右到人才交流中心办理相关的入场手续，一般需提供企业法人营业执照副本原件、复印件进行资格审查，然后再根据要求填写进场申请表，提交招聘文稿，缴纳招聘进场服务费用，获得进场通知单，通知单上注明进场日期和时间。然后由人才交流中心通过专业媒体代发布信息。
（2）针对高端人才。建议采用通过传统媒体和互联网发布招聘信息（因为笔者在现场招聘时发现高端人才一般不到人才市场应聘），在传媒上发布招聘信息虽然费用较高，但一方面传媒的辐射能力和影响力都比人才市场强，对人才的选择空间相对较大；另一方面，也可以借此展示企业的竞争实力，对人才有相当的吸引力，所以能在更大程度上提高招聘成功率。在传媒上发布招聘信息进行招聘，考虑到其辐射区域的广度，所以一般要求周期都相对较长。在发布信息时媒体通常要求企业同时提供其自行设计招聘样稿。
（3）针对专业性很强的高层次技术型人才。建议采用一些特殊手段，如以高薪、良好的工作环境、股权等较有竞争力的条件主动出击，招贤揽士。
（4）职工引荐。职工引荐省时、省钱并能取得较好的效果。实践证明，通过这种方法招聘的人员比用其他方法招聘的人员跳槽率更低，但根据目前的情况，人员推荐会给组织的管理带来一些负面的影响（如不正之风、裙带关系等），所有必须对此加以认真鉴别并经过严格的选择。
3．招聘文稿的拟定
招聘文稿既是为应聘者提供岗位信息，也是向应聘者展示企业自身形象和优势的媒介。所以，一份招聘文稿不但要有包含本次拟招聘的岗位、人数，相关岗位的性质、要求，应聘者应具备的条件、薪酬待遇等信息，而且还应有企业简介（包括企业成立时间，规模，主要经营项目、品种等），一方面吸引更多的潜在应聘者，另一方面也向公众展示企业的内在魅力。
而通过传媒发布广告，还要设计出具有企业自身特色的招聘广告，它不但要包括上述相关的文字信息，而且还应有一幅能迅速捕捉应聘者目光的广告画、一句令人过目不忘的广告语，同时还要突出本企业的徽记，使用鼓动性、刺激性的语言，吸引更多高素质的人才。
三、招聘程序：
1．资料准备：
笔者在无数次的现场招聘经历中，发现这样一个问题：几乎所有招聘单位都没有为应聘者准备可供参考的企业相关资料，只是通过招聘者头口传达相关信息，这是一个非常值得关注的现象。笔者认为，中小企业由于其知名度不能与大型企业相提并论，如果能为应聘者提供一份基本能展示公司基本情况的资料集，一方面能让应聘者对企业有一个感观上的认识，另一方面又能提升企业的形象，增加招聘的胜算。资料的内容应该包括以下几个方面：
（1）企业简介：公司的发展历史和取得的成就、荣誉（文字、图片）以及公司企业文化建设；
（2）产品简介：各种产品的彩页宣传资料；
（3）企业的各种资格证书（营业执照等）；
（4）企业通过各种认证的证书；
如果条件允许，还可将企业的相关资料制作成光盘，在现场招聘时用笔记本电脑将其进行反复报告播放，既能宣传企业又能吸引更多应聘者的目光。
2．初步简单面谈（初试）：
对于前来应聘的人员，首先与之进行简单的面谈，通过对其进行有针对性的发问，从中捕捉有用信息，对明显不符合应聘条件的，采用适当的方式（比如故意设置障碍等）以客气而不失礼貌语言向其传达不适合本企业的信息，让其知难而退。而对其他人员，则要求他们按要求填写登记表，登记表的内容涉及应聘人员的基本情况如姓名、性别、年龄、接受教育情况、身份证件、联系电话、主要经历、主要社会关系、健康状况、接受相关专业培训情况、薪酬要求以及其兴趣爱好等。
在面谈过程中，无论应聘人员的情况是否能引起你的兴趣，你都应在整个谈话过程中都应保持微笑并适度凝视对方，一来是招聘者应有的礼貌，二来可以观察应聘者的表情变化，从中捕捉到有利信息。对于应聘者的提问，招聘人员应有充分的准备。对于企业的实际情况，可以适度夸张，而对于其拟应聘的岗位情况，则应据实相告，甚至还可以适当把情况说得稍难一些，一来可以让对方对即将从事的岗位有足够的心理准备，适度降低其对岗位过高的期望值，减少新工作可能带的失败感，二来也可以让其在工作过程中发现实际情况其实比预计的要好，在带给应聘者意外惊喜的同时也在一定程度上增加其在企业中的稳定性，从而提高招聘的相对成功率，节约招聘费用，减少企业因招聘而产生的人力、物力、财力的浪费。
3．资料遴选，确定参加笔试人员名单：
资料遴选是一个非常必要且重要的环节，面对众多的求职资料，企业人力资源部门不可能有相应的时间和人员来安排所有求职者的笔试，所以对应聘者资料的遴选工作就显得非常必要。遴选工作质量将决定着应聘者的整体质量，从而直接影响到招聘工作的质量，因此，资料遴选过程中要注重对应聘者资料首先要进行仔细阅读，然后对应聘同一岗位的不同应聘者的经历及相关信息进行多方面、多角度的对比，再次对既有信息进行分析，最后作出选择，确定笔试入围者。将进入笔试的人员名单拟定后，确定笔试时间、地点及笔试所涉及的范围，根据其所提供的联系方式进行逐一通知，并留下自己的联系方式，以便应聘人员在遇紧急情况时可以与自己保持联系。
4．笔试：包括对基本知识的考试和对专业知识的考试。
针对应聘的不同岗位和职务，进行相关的文化水平、专业背景、技能实际操作和逻辑、分析、判断力的考察，这是作为人才所必须具备的基本素质。
具体方法：
分岗位类型建立相应的题库，每次笔试时针对不同岗位的应聘人员随机抽取试题，比如说技术人员除了要考察其所具备的基本知识以外，还要对其专业知识、技能及情商进行一定程度的考察；业务人员要考察其逻辑思维能力、应变能力，进行相应的智商和情商的测试；管理人员要考察其是否具备一定的管理理论知识和实践能力，要求对管理活动中一些实用案例进行相应的分析判断和处理等。
笔试结束后，人力资源部门根据应试人员所应聘的岗位，负责组织相关人员成立测评小组，对应试人员的考卷进行评分，成绩合格后，方能进入下一轮的测试。
5．面试：
初试与笔试合格后，进入最关键的面试环节。在此环节中，通过主试和被试双方面对面的观察、交流等双向沟通方式，更为直接地了解应聘人员的素质状况、能力特征以及应聘动机等，不仅可以评价出应聘者的基本常识水平，还能对应聘者的能力、才智及心理特征有一个较为深入的了解。面试的具体做法是：
（一）面试的准备：
（1）面试考官的选择：
考官应具备的条件：
a、必须具备良好的个人品格和修养，为人正直、公正。
b、应具备相关的专业知识，起码在面试的小组中，考官的知识组合不应有缺口。
c、了解组织状况及职位要求，这样才能帮助公司选出真正需要的人才。
d、面对各类应聘者，能熟练运用各种面试技巧，控制面试的进程。
e、能公正、客观地评价应聘者，不受应聘者的外表、性格或背景等各项主观感受的影响，因此要求主考官有良好的自我认识能力。
f、要求主考官掌握相关的人员测评技术，应能对录用与否作出果断的决定。
根据我公司的具体情况，建议组织面试小组，以充分满足以上条件，确保面试质量。对于高层管理人员的聘用，面试要求有公司领导参加。
（2）确定面试人选：
a、根据笔试结果，确定面试人选。
b、将确定后的面试人选资料呈送面试主考官，以便主考官对被试人员作出初步的了解和判断。
c、人事部门向应聘者发布面试通知。
（3）设计面试评价量表：内容包括应聘者姓名、性别、年龄、应聘职位、评价要素（包括个人修养能力、求职动机、语言表达能力、应变能力、社交能力、自我认识能力、性格特征、进取精神、健康状况、相关专业知识具备能力等）以及评价等级（通常可以设计为差、较差、一般、较好、好五个等级）。
（4）确定面试方式：
a、一对一面试：面试时只有一位主考官，多用于小规模招聘及较低职位员工的招聘。
b、主试团面试：由多位考官组成，从不同角度对应聘者进行观察，以便对应聘者作出全面正确的评价。
c、结构式面试：面试前，先将需要问明的各项问题事先全部详细列举出来，面试时主考官依序将问题一一列出，然后在测评表上进行一一打分。
对高级职位的应聘，要求内容多，方式更为复杂，往往要经过多轮面试才能最终决定是否录用。
（5）面试场所的选择：
A、面试场所的选取要注意气氛：
a、根据面试方式确定面试场所；
b、面试场所要求安静、合适，有良好采光及封闭环境，不可在有人办公的办公室进行面试；
c、面试场所的布置既考虑到减少对应聘人的心理压力，又要注意适度的环境压力是考验应聘者的一个必要的方面。
B、主考官要主动缓解应聘者过分紧张的情绪。
（二）面试的实施
（1）建立适当的面试气氛：
A、当应聘人进入面试地点时，应该给予适当的接待；
B、面试室内应有适当的环境；
C、妥善解除应聘人的紧张心情；
D、实现面试中的良好交流。
（2）向应聘人介绍本公司情况及应聘职位的需求。
（3）对应聘人的评价考察
A、了解应聘人的背景资料；
B、征询应聘人的教育程度和有关工作成就的情况，以及是否具有专业特长：通过提出“5W”问题，即什么（what）、何时（when）、何处（where）、何人（who）、为什么（why），还可另加一个h——如何（how）。
C、了解应聘者的个人特性、行为特征和兴趣爱好，对应聘者的个人特性与工作是否相宜做出评价。
个人特性的指标：
a、智力；b、体力；c、成熟度；e、智慧；f、仪表风度；g、语言表达能力；h、反应能力；I、综合分析能力；j、领导能力；k、自我控制能力；l、接受别人领导的能力；m、人际交往倾向及与人相处的技巧；n、沟通能力；o、兴趣爱好；p、事业进取心和工作态度；q、求职动机与工作期望。
D、推断应聘人是否适合本公司。
（4）和应聘者讨论职位本身的问题，回答应聘者提出的各类问题。
（5）必要时，和应聘者讨论有关工资、福利和待遇方面的问题。
（6）双方分歧的解决：如果双方在某一点如工资等谈不拢时，主考官可以运用应聘职位的其他层面加以劝说，比如说可以开导应聘人：这是一个极前途的职位，能有机会升迁到较高阶层，对你自身以后的发展也有益等。所以，如果对方对某些待遇很重视时，应在正式录用前就讨论清楚，以免伤了和气。
（三）面试结果的处理
（1）综合面试结果：
将多位主考官司对每一位应聘人员的独立的评价结果进行评价结果综合，形成“面试结果汇总表”（汇总表的格式与内容可根据各个企业对不同招聘岗位的不同要求而具体设定，一般依岗位要求与应聘者实际情况进行实际符合度的评价）。根据评审结果，决定是否录用，录用时必须着眼于应聘人长期发展的潜力，是否符合公司的需要和利益，一般最后的决定权在应聘职位的部门经理或高层经理手里。
（2）面试结束的反馈
将面试的评价建议通知给用人部门，经协商后，做出录用与否的决定，随后通知应聘者。但在决定录用某一个人后，还得再行邀请来进行一次“面谈”，以解决有关录用的各项事项，包括：
A、了解双方具体的要求：
a、待遇和福利；
b、录用条件：附加的一些条件，如应聘者必须体检合格或上缴学历证明文件等；
c、更换工作地点的问题；
d、差旅问题；
e、双方接受录用的期限；
f、培训时间的长短；
g、报到日期的规定；
h、其他。
B、关于合约的协定；
C、对被录用者及未被录用者的信息反馈
面试结果反馈阶段，应同时发送“聘用（或试聘）通知”或“辞谢通知”。
四、招聘检查：
根据对以上各个招聘的环节进行跟踪，检查招聘是否在数量、质量及效率方面达到标准。对招聘活动的综合评估，有助于我们发现招聘工作中出现的差错和疏忽，以期在下次招聘时修正改进，也使得招聘工作在不断实践和分析中得到不断完善。
招聘结束后，针对其结果写一份报告，并形成招聘信息反馈表一份提交有关部门，另一份存档，既是对本次招聘工作的一个总结，也是为下一次招聘工作提供一定的经验和参考。
五、招聘工作步骤：
综上所述，整个招聘工作可以用以下图表（略）来进行简单描述：
现代管理学认为，决策没有最优方案而只存在最满意方案，笔者认为，招聘工作也是如此，只有适合的才是最好的。中小型企业要做好招聘工作，确保招聘质量，这是一个长期过程，只有经过长期的实践，在多次招聘工作中不断积累经验，从中寻找出一条适合本企业发展的引进人才之路，以期以最小的投入而获得最大的效果。所以说，招聘能否企业人力资源管理中发挥其相应的重要基础作用，对于中小型企业而言，还有许多工作要做，还有更长的路要走。