神马文学网时间管理 - 褪墨 - Part 8
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/05/07 22:49:45
Browsing Category: "时间管理"
收件箱管理——清空你的收件箱
时间管理 November 13th, 2007
你用多少种不同的方式获得信息？五个不同的Email邮箱、还有文本消息、语音邮件、纸质文档、普通的信件、博客、甚至来自不同的在线服务（MySpace, Facebook, Netscape等等）都在给你提供的消息？或许这个列表还能一直继续下去，而且你对信息的处理也是这样吧：都是一个没有终点的过程。
要想减少你在处理这些日益膨胀的信息所带来的那么多压力，并且更着重于生产。你只需要简单的几步就可以成为自己的信息管理大师。
第一步：减少你的收件箱。任何一个你需要去查收消息或者阅读最新信息的地方都是一个收件箱。你有越多的收件箱，就意味着越难管理它们。在生活仍然能够按照你所习惯的方式下运行时，怎样才能把收件箱的数目减到最小呢？
列出所有你接收信息的途径。你可能在开始时忘记列下一些途径，当你记起某几条新的途径时，就立刻把它们加入列表中。这个列表应该同时包括数码信息和物理上的信息——即电脑上的和纸上的信息。
对每条途径进行评估，看看它们给你带来的价值。有时候，我们总是不断地检查某些并不给我们的生活带来价值的收件箱，而这些收件箱都是无用的。就像你有手机的时候还会带个多余的呼机吗？想必这只是个一无可取的东西。
合并或者剔除某些收件箱。如果某些收件箱并没给你带来任何价值，那么就考虑把它们从生活中剔除——看看你能不能够在不需要它的情况下度过一周。而对于其他某些收件箱，试试你能不能够把它们合并成一个收件箱。比如说，你家中有多少个存放文件的地方呢？一个收件箱来存放所有的信件；另一个用来存放工作上的文件；还有用来收集试卷、电话留言、打印文件、进度表和其他更多东西的收件箱，试试把这些收件箱都合并成一个吧。你有四个Email邮箱？那也把它们合并到一个Email邮箱。工作时，用一个收件箱来存放所有的工作资料；如果你有阅读很多的网络博客，就用一个RSS阅读器把它们聚合起来。这样你就用一个收件箱就代替了很多收件箱，而且是越少越好。如果可能的话，尽量只保留4-7个收件箱。
第二步：管理你的收件箱。我想提醒的是：不要让你的收件箱过于饱和。否则你就会有太多的东西要看，这会添加你很大压力。所以，学会管理你的收件箱。
每天只检查和处理一次收件箱中的信息。对于某些收件箱，你可能每天要检查不止一次（我每小时都检查电子邮箱），但千万不要常常特意分心去检查收件箱，这只会浪费你的时间，并且打断你的工作和生活；也不要一天一次也不检查，否则你的信息就会堆积起来，信息膨胀可是很扰人的事情。
从上到下的处理信息，快速做出决定。从收件箱中最上方的条目开始处理，立即作决定，不要略过它、或者稍后再看和稍后再作决定。你可以选择：删除、委托给其他人、现在就做（如果它只要少于两分钟就能完成）、或者稍后处理（把它加入你的任务清单中）。无论你做出那种决定，都不要继续把这个条目留在收件箱中了。一条条地从上到下地处理，直到你的收件箱变成空的。注意：如果你的收件箱中已经有许多条目，你把先它们全部放进一个文件夹，然后特意留出一段时间稍后去处理会它们。这样可以避免堵塞对新信息的处理。
重复上面的过程，保持收件箱一直为空。如果你已经最小化了自己的收件箱的数量，这条就不会很难遵守。当你的收件箱总是保持空的时候，庆祝吧！那可真是一种很奇妙的感觉。记住：不要整天检查它们；在时间表中规划一段专门的时间去处理；而且，避免使用即时通知。
原文：Inbox Master: Get all your inboxes to zero, and have fewer inboxes – Zen Habits | 翻译：弥缝
弥缝 
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MyLife Organized不完全应用手册（下）
推荐软件,时间管理 November 12th, 2007
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。
自此《MyLife Organized不完全应用手册》已是最后一章。我们将继续深入探讨MLO在GTD中的工作流程，如果你是新看到这篇文章，建议你先阅读《MyLife Organized不完全应用手册（上）》和《MyLife Organized不完全应用手册（中）》。
等待、委派 – 列表
标准GTD系统中的最后一项： 列表。记录下所有你可以委派给他人去做的事情，设定好闹铃到时检查结果就可以了。
其它列表
此外，你可以根据自己的需要，添加别的列表。比如亚拉豪有一个列表，记录每天都要做的事情（锻炼、记单词、阅读Google Reader等）：用MLO的循环功能（Recurrence，在Timing and Reminder 栏下）就能很容易地设置这样的任务。此外，一个独立的 列表记录要买的东西也是很实用的。
只要你能管理得过来，要建多少个列表都可以。只是请注意：所有不是具体行动的 项目，如 <人生目标> 这样的列表，都要设定为在To-Do列表中隐藏，以确保在To-Do列表中显示的永远只有可以执行的下一步行动（Next actions）。
Places（情境）管理器
在左边窗口的Places视图里，你可以管理你所有的“情境”。一个很实用的功能是：Included places （包含地点）。比如，“公司”这个地点就能包含“电脑”、“互联网”、“写字台”等。这样当你在To-Do列表中指定“公司”这个地点时，所有包含“电脑”、“互联网”、“写字台”这些地点的项目也会显示出来。
你的GTD系统有多安全？ —— 同步，输出与备份
用PPC的朋友们有福了。MLO的PPC版本可以和PC专业版完美同步，且界面功能与 PC端的极为相似。甚至连快速输入任务的功能也不缺：将快速输入任务设置到按键上，只要一键就能快速输入任务。若是PPC有字母键盘的话，输入速度绝不逊于纸笔。
此外，你还可以将MLO装到U盘上随身携带，在别的电脑上使用。如果有需要的话，还可以将纪录打印出来。
最后，谈谈风险。亚拉豪至今还记得，带自己入门GTD系统的朋友，就在示范完他用于记录GTD的随身活页笔记本后的第二天，就不幸地把笔记本丢失了。那时他不巧有五个新客户，十多个管理中的正在进行的设计项目，以及整整四页的 中的委派纪录。他除了E-mail 和项目相关资料之外，没有留下任何可供参考的计划纪录，更别提GTD系统的备份了。
所以亚拉豪衷心地希望，这样的事情永远不会发生在你的身上。
而MLO在这一点上就做得很好。你可以将GTD纪录备份到本机文件夹、外置硬盘、远程计算机、甚至FTP上，直接保证记录的安全。即使你的一个记忆媒介意外丢失，你也还有备份，能快速地恢复你的系统。这也能让你更信赖自己的系统。
尾声
本手册只介绍了MLO上GTD工作流程的基础。如果你是个了解GTD理论、却不知如何下手的GTD初学者，MLO能够很好地引导你，帮助你一步步地建立起一个高效有序的系统。如果你已经有了一个运行良好的纸质GTD系统，而在考虑将它转到电脑上的话，MLO绝对是一个值得尝试的选择。
希望本手册对你有所帮助，祝你的GTD越来越好。
相关阅读：
MyLife Organized不完全应用手册（上）
MyLife Organized不完全应用手册（中）
MyLife Organized不完全应用手册（下）
ThinkingRock:最好的GTD软件
ThinkingRock:最好的GTD软件2
弥缝 21 Comments
MyLife Organized不完全应用手册（中）
推荐软件,时间管理 November 11th, 2007
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
在《MyLife Organized不完全应用手册（上）》中，亚拉豪简单地介绍了一下MLO的使用实例和其界面，这篇我们将详细、一步一步地深入MLO在GTD的工作流程。
一切从原料开始 ——
David Allen说过：收集原料是GTD中很重要的一个环节，你要确保自己的收集工具简单快速，否则它就会严重拖累你的系统的效率。
在任何时候，只要MLO在运行，你都可以按下热键（Ctrl + Shit + M）呼唤出快速条目输入功能（Rapid Task Entry）栏：
输入原料名称，也可以如图中同时输入多项原料，一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。
通过上方的 Parent… 栏，你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置（一般就是 列表）。
回到MLO主程序（Windows + Q）之后，你就能在 中看到刚刚输入的原料了。
你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定 列表，通过右键菜单 -> New Subtask （或快捷键Alt + Ins）来添加子条目。
不可付诸行动 —— 列表
接下来便可以在MLO中处理这些原料了。处理每一个原料时，你都该问问自己：“这是什么？”和“这可否付诸行动？”。你要把那些不能付诸行动的原料删除、而把那些现在无法行动的原料统统放进 列表。
还记得之前看到的To-Do视图吗？请记住，管理MLO条目的首要原则是：确保只有有具体行动的任务在To-Do列表中显示。因为日常在参照MLO记录，决定下一步行动的时候，你要看的只是To-Do列表而已。
换句话说，对于所有不是具体行动的条目，都要设定为在To-Do列表中隐藏。 列表中记录的是你可能会去做但不会现在去做的事情，这条记录可能就是一个个的想法而已。所以，该列表中所有的条目都不应在To-Do列表视图中出现。选择 列表，然后点开右边窗口中的General栏，在 Hide branch in To-Do list一项上打勾。
在这之后 列表中所有的项目都变成了灰色，即表示它们不会出现在To-Do列表中了。
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弥缝 5 Comments
MyLife Organized不完全应用手册（上）
推荐软件,时间管理 November 11th, 2007
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。
所以，弥缝特意邀请亚拉豪撰写了《MyLife Organized不完全应用手册》——详细地介绍了这款优秀的时间管理工具在GTD中的应用。相信对大家一定很有帮助。
“当你明白如何处理和安排事项后，你所要做的就仅仅是创建和管理列表而已。” —— David Allen, 《Getting Things Done》
开宗明义
在这本手册里，亚拉豪会向你介绍MyLife Organized （简称MLO）这款优秀的时间管理工具在GTD应用中工作流程。因为软件没有正式的中文版本，本文介绍的功能只基于MyLife Organized Professional Edition 1.91英文版。
在开始之前，亚拉豪希望你已经建立过自己的GTD系统，或者至少已经了解了GTD的基本原理和工作流程。不然的话，还请暂且打住。先去读一遍David Allen的《Getting Things Done》再回来看此文，你才能更好地体会MLO能给GTD应用带来的便利。
由于GTD的部分关键词翻译定义混乱。本文中涉及的GTD相关定义统一采用弥缝在褪墨（www.mifengtd.cn）上的定义，下面是一个简要的对照表：
GTD英文 褪墨的定义
Stuff 原料
Inbox 收件箱
Someday/Maybe 将来某时/也许
Project 项目
Next Action 下一步行动
Waiting For 等待
Context/Place 情境
更详细的GTD关键词解释请参考此文。那我们开始正文：
星期三早上八点，电脑前，该干什么？
是的，我们耐心地建立、细心地维护、苦心地改良我们的GTD系统，无非就是为了能给这个问题一个最好的答案。
那么MLO又能怎样帮助我们给出这个满意的答案呢？
星期三早上八点三十九分，坐在电脑前，亚拉豪打开MLO，检查GTD系统里的下一步任务清单（在MLO中叫做To-Do列表）。
这便是亚拉豪所有可以在今天执行的行动。行动中前缀[Prj: ×××] 表示这是某个项目中的具体步骤，而所有行动的右边显示的是此行动的截止日期。
这个列表中有一些行动，如买狗粮等是和当前的情境（电脑前）毫不相干的，于是亚拉豪通过上方的 Place 对能在电脑前能执行的任务进行过滤。
这样可执行的行动一下就缩小了，于是亚拉豪马上决定电邮通知KK平面设计项目的团队，在9点进行头脑风暴会议。
我想你已经发现了：在MLO中，你不需要另外再单独设定@home、@computer等情境列表。
任一时刻，只要你在MLO上有保持一个良好的GTD系统。每当你打开To-Do列表，你就能看到自己该做且现在能做的事情就已经自动地、井然有序的排列好了。你也能很方便地查看在某个特定情境下能执行的行动，也不需再多考虑就能迅速地投入状态。一天下来，不知不觉中你便完成了原本貌似永远也无法完成的任务。当你走在回家的路上时，你感到的不是疲惫，而是一种用言语无法表达的平静——那便是“心如止水”的境界。
心动了？那我们就来看看MLO怎样能让你的GTD系统变得更简单有效吧。
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弥缝 9 Comments
Getting Things Done FAST – Workbook 中文版下载
推荐软件,时间管理 November 3rd, 2007
如果说《Getting Things Done》是一本非常优秀的时间管理教科书的话，那么《Getting Things Done FAST – Workbook》就是教科书必配的一本课后练习册了。
可惜《Getting Things Done FAST – Workbook》只有英文版本，于是GTD翻译小组决定将它翻译成中文，分享给更多的GTD读者。
经过辛勤的汗水，在短短七天内，成员金笙就已经将它翻译成中文版——《Getting Things Done FAST – 练习簿》。喜欢GTD的、想尝试GTD的朋友们，赶快下载阅读吧～
弥缝要提醒一下：下载了，要记得阅读和练习！
《GTD练习簿》下载地址：中文版下载1 |中文版下载2 |英文原版下载
相关阅读：《Getting Things Done中文版下载》
欢迎大家加入褪墨QQ群：8964762，或者加入褪墨豆瓣小组上来参加“一个月培养一个好习惯”活动和分享你的时间管理经验！
弥缝 35 Comments
Moleskine的GTD应用
推荐软件,时间管理 October 30th, 2007
再造《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
这套纸笔的GTD应用系统，尽量追求简单，方便，是弥缝在参考了几个GTD Moleskine Hacks后，与自己已有的一些经验，结合精简而成的。这篇介绍将很详细，但并非每一个步骤都对你是必要的，所以大家应该再按照自己的需求进行改进或者进一步地简化。
需要的材料：
一个硬壳厚本的、质量好的笔记本，页数在200～300页之间，外带一条书签带子的。弥缝推荐过的理想的笔记本Moleskine，就是很不错的本子。品质优良、设计独到、还有悠长的历史，不过价格就是相对比较贵。
标签（Tabs），需要多种颜色的，可以自由移动的。
一支好笔，好本配好笔，不仅仅看起来漂亮，写起来也顺畅。
了解什么是GTD，你可以阅读《尽管去做——无压工作的艺术》或者阅读Zen To Done来获取这套最受欢迎的时间管理知识。
规划你的笔记本：
标上页码。这是件麻烦的事情，想偷懒就可以不做（我就没有做）。下面使用的是一本200页的笔记本为例，你知道在大概相同的页数贴上相应的标签就可以了。
创意的第一页。写上自己名字、随意点缀一下、写些名言警句等等。随便你用来干什么，你可以写上自己的联系地址，如果你丢失了，说不定有好心人会归还给你；你可以写一篇《陋“书”铭》来秀秀自己的文字；还可以是一张规划这本Moleskine的思维导图。当然你也可以不要，这是弥缝自己的喜好而已。
在第四页贴上第一个标签，写上“收件箱/任务清单”。你应该已经明白收件箱和任务清单的区别了。收件箱只是简单地将信息全部收集起来，而任务清单中则是对收件箱内信息进行处理后留下的可执行的行动。弥缝把第四页用来收集，第五页用来放任务清单（方便相互查看）。当这两页写满以后，就开始下两页。同时也把标签也移动到新的下一页，而且上一份任务清单中未处理完的任务也要存到新的任务清单中来。
在第102页贴上第二个标签，写上“项目清单”。当一件任务需要多个行动才能完成，那这件任务就是一个项目，那么它就应该放到“项目清单”中。每一页只记录一个项目，你可以把书签带子夹在现在正在进行的项目页面上。
在第180页贴上第三个标签，写上“Someday/Maybe清单”。这里用来记录某一天可能去完成的事情，可能也是一个理想或者长远的计划等等。
在最后一页贴上一份全年日历。Moleskine的背面还有一个Pocket，你可以用来存放一些发票、随意贴等等。
收件箱管理——清空你的收件箱
时间管理 November 13th, 2007
你用多少种不同的方式获得信息？五个不同的Email邮箱、还有文本消息、语音邮件、纸质文档、普通的信件、博客、甚至来自不同的在线服务（MySpace, Facebook, Netscape等等）都在给你提供的消息？或许这个列表还能一直继续下去，而且你对信息的处理也是这样吧：都是一个没有终点的过程。
要想减少你在处理这些日益膨胀的信息所带来的那么多压力，并且更着重于生产。你只需要简单的几步就可以成为自己的信息管理大师。
第一步：减少你的收件箱。任何一个你需要去查收消息或者阅读最新信息的地方都是一个收件箱。你有越多的收件箱，就意味着越难管理它们。在生活仍然能够按照你所习惯的方式下运行时，怎样才能把收件箱的数目减到最小呢？
列出所有你接收信息的途径。你可能在开始时忘记列下一些途径，当你记起某几条新的途径时，就立刻把它们加入列表中。这个列表应该同时包括数码信息和物理上的信息——即电脑上的和纸上的信息。
对每条途径进行评估，看看它们给你带来的价值。有时候，我们总是不断地检查某些并不给我们的生活带来价值的收件箱，而这些收件箱都是无用的。就像你有手机的时候还会带个多余的呼机吗？想必这只是个一无可取的东西。
合并或者剔除某些收件箱。如果某些收件箱并没给你带来任何价值，那么就考虑把它们从生活中剔除——看看你能不能够在不需要它的情况下度过一周。而对于其他某些收件箱，试试你能不能够把它们合并成一个收件箱。比如说，你家中有多少个存放文件的地方呢？一个收件箱来存放所有的信件；另一个用来存放工作上的文件；还有用来收集试卷、电话留言、打印文件、进度表和其他更多东西的收件箱，试试把这些收件箱都合并成一个吧。你有四个Email邮箱？那也把它们合并到一个Email邮箱。工作时，用一个收件箱来存放所有的工作资料；如果你有阅读很多的网络博客，就用一个RSS阅读器把它们聚合起来。这样你就用一个收件箱就代替了很多收件箱，而且是越少越好。如果可能的话，尽量只保留4-7个收件箱。
第二步：管理你的收件箱。我想提醒的是：不要让你的收件箱过于饱和。否则你就会有太多的东西要看，这会添加你很大压力。所以，学会管理你的收件箱。
每天只检查和处理一次收件箱中的信息。对于某些收件箱，你可能每天要检查不止一次（我每小时都检查电子邮箱），但千万不要常常特意分心去检查收件箱，这只会浪费你的时间，并且打断你的工作和生活；也不要一天一次也不检查，否则你的信息就会堆积起来，信息膨胀可是很扰人的事情。
从上到下的处理信息，快速做出决定。从收件箱中最上方的条目开始处理，立即作决定，不要略过它、或者稍后再看和稍后再作决定。你可以选择：删除、委托给其他人、现在就做（如果它只要少于两分钟就能完成）、或者稍后处理（把它加入你的任务清单中）。无论你做出那种决定，都不要继续把这个条目留在收件箱中了。一条条地从上到下地处理，直到你的收件箱变成空的。注意：如果你的收件箱中已经有许多条目，你把先它们全部放进一个文件夹，然后特意留出一段时间稍后去处理会它们。这样可以避免堵塞对新信息的处理。
重复上面的过程，保持收件箱一直为空。如果你已经最小化了自己的收件箱的数量，这条就不会很难遵守。当你的收件箱总是保持空的时候，庆祝吧！那可真是一种很奇妙的感觉。记住：不要整天检查它们；在时间表中规划一段专门的时间去处理；而且，避免使用即时通知。
原文：Inbox Master: Get all your inboxes to zero, and have fewer inboxes – Zen Habits | 翻译：弥缝
弥缝 17 CommentsMyLife Organized不完全应用手册（下）
推荐软件,时间管理 November 12th, 2007
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。
自此《MyLife Organized不完全应用手册》已是最后一章。我们将继续深入探讨MLO在GTD中的工作流程，如果你是新看到这篇文章，建议你先阅读《MyLife Organized不完全应用手册（上）》和《MyLife Organized不完全应用手册（中）》。
等待、委派 –
标准GTD系统中的最后一项：
其它列表
此外，你可以根据自己的需要，添加别的列表。比如亚拉豪有一个
只要你能管理得过来，要建多少个列表都可以。只是请注意：所有不是具体行动的 项目，如 <人生目标> 这样的列表，都要设定为在To-Do列表中隐藏，以确保在To-Do列表中显示的永远只有可以执行的下一步行动（Next actions）。
Places（情境）管理器
在左边窗口的Places视图里，你可以管理你所有的“情境”。一个很实用的功能是：Included places （包含地点）。比如，“公司”这个地点就能包含“电脑”、“互联网”、“写字台”等。这样当你在To-Do列表中指定“公司”这个地点时，所有包含“电脑”、“互联网”、“写字台”这些地点的项目也会显示出来。
你的GTD系统有多安全？ —— 同步，输出与备份
用PPC的朋友们有福了。MLO的PPC版本可以和PC专业版完美同步，且界面功能与 PC端的极为相似。甚至连快速输入任务的功能也不缺：将快速输入任务设置到按键上，只要一键就能快速输入任务。若是PPC有字母键盘的话，输入速度绝不逊于纸笔。
此外，你还可以将MLO装到U盘上随身携带，在别的电脑上使用。如果有需要的话，还可以将纪录打印出来。
最后，谈谈风险。亚拉豪至今还记得，带自己入门GTD系统的朋友，就在示范完他用于记录GTD的随身活页笔记本后的第二天，就不幸地把笔记本丢失了。那时他不巧有五个新客户，十多个管理中的正在进行的设计项目，以及整整四页的
所以亚拉豪衷心地希望，这样的事情永远不会发生在你的身上。
而MLO在这一点上就做得很好。你可以将GTD纪录备份到本机文件夹、外置硬盘、远程计算机、甚至FTP上，直接保证记录的安全。即使你的一个记忆媒介意外丢失，你也还有备份，能快速地恢复你的系统。这也能让你更信赖自己的系统。
尾声
本手册只介绍了MLO上GTD工作流程的基础。如果你是个了解GTD理论、却不知如何下手的GTD初学者，MLO能够很好地引导你，帮助你一步步地建立起一个高效有序的系统。如果你已经有了一个运行良好的纸质GTD系统，而在考虑将它转到电脑上的话，MLO绝对是一个值得尝试的选择。
希望本手册对你有所帮助，祝你的GTD越来越好。
相关阅读：
MyLife Organized不完全应用手册（上）
MyLife Organized不完全应用手册（中）
MyLife Organized不完全应用手册（下）
ThinkingRock:最好的GTD软件
ThinkingRock:最好的GTD软件2
弥缝 21 CommentsMyLife Organized不完全应用手册（中）
推荐软件,时间管理 November 11th, 2007
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
在《MyLife Organized不完全应用手册（上）》中，亚拉豪简单地介绍了一下MLO的使用实例和其界面，这篇我们将详细、一步一步地深入MLO在GTD的工作流程。
一切从原料开始 ——
David Allen说过：收集原料是GTD中很重要的一个环节，你要确保自己的收集工具简单快速，否则它就会严重拖累你的系统的效率。
在任何时候，只要MLO在运行，你都可以按下热键（Ctrl + Shit + M）呼唤出快速条目输入功能（Rapid Task Entry）栏：
输入原料名称，也可以如图中同时输入多项原料，一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。
通过上方的 Parent… 栏，你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置（一般就是
回到MLO主程序（Windows + Q）之后，你就能在
你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定
不可付诸行动 ——
接下来便可以在MLO中处理这些原料了。处理每一个原料时，你都该问问自己：“这是什么？”和“这可否付诸行动？”。你要把那些不能付诸行动的原料删除、而把那些现在无法行动的原料统统放进
还记得之前看到的To-Do视图吗？请记住，管理MLO条目的首要原则是：确保只有有具体行动的任务在To-Do列表中显示。因为日常在参照MLO记录，决定下一步行动的时候，你要看的只是To-Do列表而已。
换句话说，对于所有不是具体行动的条目，都要设定为在To-Do列表中隐藏。
在这之后
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弥缝 5 CommentsMyLife Organized不完全应用手册（上）
推荐软件,时间管理 November 11th, 2007
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。
所以，弥缝特意邀请亚拉豪撰写了《MyLife Organized不完全应用手册》——详细地介绍了这款优秀的时间管理工具在GTD中的应用。相信对大家一定很有帮助。
“当你明白如何处理和安排事项后，你所要做的就仅仅是创建和管理列表而已。” —— David Allen, 《Getting Things Done》
开宗明义
在这本手册里，亚拉豪会向你介绍MyLife Organized （简称MLO）这款优秀的时间管理工具在GTD应用中工作流程。因为软件没有正式的中文版本，本文介绍的功能只基于MyLife Organized Professional Edition 1.91英文版。
在开始之前，亚拉豪希望你已经建立过自己的GTD系统，或者至少已经了解了GTD的基本原理和工作流程。不然的话，还请暂且打住。先去读一遍David Allen的《Getting Things Done》再回来看此文，你才能更好地体会MLO能给GTD应用带来的便利。
由于GTD的部分关键词翻译定义混乱。本文中涉及的GTD相关定义统一采用弥缝在褪墨（www.mifengtd.cn）上的定义，下面是一个简要的对照表：
GTD英文 褪墨的定义
Stuff 原料
Inbox 收件箱
Someday/Maybe 将来某时/也许
Project 项目
Next Action 下一步行动
Waiting For 等待
Context/Place 情境
更详细的GTD关键词解释请参考此文。那我们开始正文：
星期三早上八点，电脑前，该干什么？
是的，我们耐心地建立、细心地维护、苦心地改良我们的GTD系统，无非就是为了能给这个问题一个最好的答案。
那么MLO又能怎样帮助我们给出这个满意的答案呢？
星期三早上八点三十九分，坐在电脑前，亚拉豪打开MLO，检查GTD系统里的下一步任务清单（在MLO中叫做To-Do列表）。
这便是亚拉豪所有可以在今天执行的行动。行动中前缀[Prj: ×××] 表示这是某个项目中的具体步骤，而所有行动的右边显示的是此行动的截止日期。
这个列表中有一些行动，如买狗粮等是和当前的情境（电脑前）毫不相干的，于是亚拉豪通过上方的 Place 对能在电脑前能执行的任务进行过滤。
这样可执行的行动一下就缩小了，于是亚拉豪马上决定电邮通知KK平面设计项目的团队，在9点进行头脑风暴会议。
我想你已经发现了：在MLO中，你不需要另外再单独设定@home、@computer等情境列表。
任一时刻，只要你在MLO上有保持一个良好的GTD系统。每当你打开To-Do列表，你就能看到自己该做且现在能做的事情就已经自动地、井然有序的排列好了。你也能很方便地查看在某个特定情境下能执行的行动，也不需再多考虑就能迅速地投入状态。一天下来，不知不觉中你便完成了原本貌似永远也无法完成的任务。当你走在回家的路上时，你感到的不是疲惫，而是一种用言语无法表达的平静——那便是“心如止水”的境界。
心动了？那我们就来看看MLO怎样能让你的GTD系统变得更简单有效吧。
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弥缝 9 CommentsGetting Things Done FAST – Workbook 中文版下载
推荐软件,时间管理 November 3rd, 2007
如果说《Getting Things Done》是一本非常优秀的时间管理教科书的话，那么《Getting Things Done FAST – Workbook》就是教科书必配的一本课后练习册了。可惜《Getting Things Done FAST – Workbook》只有英文版本，于是GTD翻译小组决定将它翻译成中文，分享给更多的GTD读者。
经过辛勤的汗水，在短短七天内，成员金笙就已经将它翻译成中文版——《Getting Things Done FAST – 练习簿》。喜欢GTD的、想尝试GTD的朋友们，赶快下载阅读吧～
弥缝要提醒一下：下载了，要记得阅读和练习！
《GTD练习簿》下载地址：中文版下载1 |中文版下载2 |英文原版下载
相关阅读：《Getting Things Done中文版下载》
欢迎大家加入褪墨QQ群：8964762，或者加入褪墨豆瓣小组上来参加“一个月培养一个好习惯”活动和分享你的时间管理经验！
弥缝 35 CommentsMoleskine的GTD应用
推荐软件,时间管理 October 30th, 2007
再造《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。这套纸笔的GTD应用系统，尽量追求简单，方便，是弥缝在参考了几个GTD Moleskine Hacks后，与自己已有的一些经验，结合精简而成的。这篇介绍将很详细，但并非每一个步骤都对你是必要的，所以大家应该再按照自己的需求进行改进或者进一步地简化。
需要的材料：
一个硬壳厚本的、质量好的笔记本，页数在200～300页之间，外带一条书签带子的。弥缝推荐过的理想的笔记本Moleskine，就是很不错的本子。品质优良、设计独到、还有悠长的历史，不过价格就是相对比较贵。
标签（Tabs），需要多种颜色的，可以自由移动的。
一支好笔，好本配好笔，不仅仅看起来漂亮，写起来也顺畅。
了解什么是GTD，你可以阅读《尽管去做——无压工作的艺术》或者阅读Zen To Done来获取这套最受欢迎的时间管理知识。
规划你的笔记本：
标上页码。这是件麻烦的事情，想偷懒就可以不做（我就没有做）。下面使用的是一本200页的笔记本为例，你知道在大概相同的页数贴上相应的标签就可以了。
创意的第一页。写上自己名字、随意点缀一下、写些名言警句等等。随便你用来干什么，你可以写上自己的联系地址，如果你丢失了，说不定有好心人会归还给你；你可以写一篇《陋“书”铭》来秀秀自己的文字；还可以是一张规划这本Moleskine的思维导图。当然你也可以不要，这是弥缝自己的喜好而已。
在第四页贴上第一个标签，写上“收件箱/任务清单”。你应该已经明白收件箱和任务清单的区别了。收件箱只是简单地将信息全部收集起来，而任务清单中则是对收件箱内信息进行处理后留下的可执行的行动。弥缝把第四页用来收集，第五页用来放任务清单（方便相互查看）。当这两页写满以后，就开始下两页。同时也把标签也移动到新的下一页，而且上一份任务清单中未处理完的任务也要存到新的任务清单中来。
在第102页贴上第二个标签，写上“项目清单”。当一件任务需要多个行动才能完成，那这件任务就是一个项目，那么它就应该放到“项目清单”中。每一页只记录一个项目，你可以把书签带子夹在现在正在进行的项目页面上。
在第180页贴上第三个标签，写上“Someday/Maybe清单”。这里用来记录某一天可能去完成的事情，可能也是一个理想或者长远的计划等等。
在最后一页贴上一份全年日历。Moleskine的背面还有一个Pocket，你可以用来存放一些发票、随意贴等等。