时间管理 - 褪墨 - Part 16

GTD：5条你需要明白的道理

时间管理 June 4th, 2007

>>>也许你最近阅读了David Allen的《Getting Things Done》
>>>你又GTD的帮助下，已经成功完成了一些事情
>>>你已经开始认为自己是一个GTD高手了…

…我可以很肯定的告诉你，以下列举的5条道理会让你反省一下，尤其你还仅仅是一位GTD新手时。

了解这5条GTD的道理是非常重要的。如果你还在犹豫是否加入GTD，你也应该看看从而做出决定。

1.易学但难以掌握

第一次读完《Getting Things Done》后，你一定会认为David Allen的行动管理系统是非常容易学习的。我不否认你是正确的。GTD的理论简单易懂，需要的工具也容易获得，而无压高效，思绪如水的境界也独具诱惑 力。总的来说，GTD就是非常非常容易学习。

不过，GTD却难于掌握。把GTD当作你个人生活和职业生活中的基础非常困难：总是保持你的收件箱为空；始终如一的收集原料（stuff）和设 定行动；按照设定做好每一件事情，这些都是看上去容易实际上却很难完成的事情。而且把整个GTD理论真正融入你的生活也需要将近2年时间。

2.遵守的GTD守则和坚持不懈的精神

GTD易学难掌握的主要原因是因为GTD需要建立严格遵守GTD守则，也要求个人有坚持不懈的精神。很多GTD爱好者最后不舍地离开也多是因为他们不能长期坚持运用GTD。如果你真想做好每一件事，你就要相信GTD，坚持GTD。

遵守GTD的守则是才能保持GTD系统不断运转。不像其他的好习惯，GTD的基本利益是轻松和乐趣！但是，如果你总是不遵守守则，少完成一些守则环节，你就会 发现你并没有思绪如水，高效工作——相反的，你的思绪却非常浑浊，效率仍然很低。又比方说你的收集库中堆满大量的未完成的行动，你还会有精神去做完成这些行动吗？

这里我希望大家能够明白：你只有坚持不懈的严格遵守GTD守则才能保证你的GTD系统一刻不停的运转。

3.GTD需要时间

前面说的两条原则都需要你额外的时间，像在固定时间的回顾（Review）也会占用你的时间。刚踏入GTD的时候，你会花上很多时间阅读别人的GTD系统，尝试许多GTD的工具，然后再花上一段时间形成自己的GTD系统。这些的这些都说明：GTD需要时间！

4.GTD不是唯一的解决方法

GTD只是许多许多种管理系统中特别好的一种，它可能适合你但也可能不适合你。即使你掌握了强大的GTD系统，你也同样需要一些其他的好习惯或者好的管理系统帮助提高自己。

5.每个人都有自己的GTD系统

每个人都有自己的GTD系统，这得凭你自己去发掘探索。别人的GTD系统不一定适合你，你建立的GTD系统也不一定适用于别人。你可以使用不同的工具，采用不同的收集方法，不同的行动列表等等。这些都没关系——只要你在做好每一件事。

-结论-

GTD是一套非常棒的“由下往上”的任务管理系统。它容易学习，也容易开始，但也需要不短的时间来掌握。你需要有坚持不断的毅力来实行GTD，也需要投入时 间来适用GTD。我建议你在开始GTD前好好考虑好这些道理。最后，每个人都有自己的GTD系统，不要执着于别人的方法，创建适用于自己的系统才是最好 的！

原文：5 Things you should realize about “Getting Things Done” | 翻译：弥缝

为什么下一步行动这么重要？

时间管理 June 1st, 2007

“我的下一步行动是什么？”，这个貌似简单的问题，对于不同的人和事，解答绝对不同。但是这个问题对每个学习GTD的人都非常重要。掌握GTD，你就必须了解什么是你的下一步行动。

• 长期占居你的任务清单但尚未完成得项目。

你可以做的是行动，而不是做项目。你不能说去做“网站设计”或者“装修房屋”。因为这些都是的项目，项目是不能去做的。你需要把项目都分成一个一个的行动步骤，把这些行动步骤列入你的任务清单中，然后做你的行动。

当你接到一个项目时，你应该总是问：在这个项目中，我要做的下一个行动是什么？比如说项目“网站设计”先要去找5个可以给你启发的网站设计，那么你的下一步 行动可能就是把那5个网站保存为书签或者打印出来。又比方说项目“装修房屋”，你的下一步行动可能是去某某商店买一桶彩色油漆。这些项目都会有多个步骤的行 动，而你就应该从这些行动中选出要完成的放入你的任务清单中。

• 既不是项目，也不能被规划成行动的事件。

我的任务清单中可能会有一些如“模拟一张色彩拼图”的事件，可是模拟并不是一个行动，你应该把这项事件改为“选出十种可用的拼图颜色”。就如这个例子，当你询问自己什么是你的下一步行动时，你要确保这个行动不是模糊的，或者没被定义完全的。

• GTD确保行动的导向。

我总是参加很多的会议，但往往会议还没有作出任何决定就散场了。现在，每当参加会议，我都会先问“我们的下一步行动是什么？” 这个问题之所以重要，因为它迫使大家去思考我们要做什么，谁要做什么；它迫使一个每一个给出有效的答案：完成那一件事。

• 从任务列表中删除暂时不能完成的行动。

询问“下一步行动是什么”是为了保持项目的进度保持不断向前，所以我们就应当把暂时不能够完成的行动从任务列表 中删除以免受到不必要的干扰。比方说：只有当行动“选出十种可用的拼图颜色”完成以后，你才能“制作一张色彩拼图”，那么“制作一张色彩拼图”就不应该放 到你的任务列表中。

• 在每步行动中快速下决定。

我们常常因为在某些行动中犹豫不决而被迫拖延行动时间。询问“下一步行动是什么”避免让你陷入整个项目的支条岔道，相反你只需要简单快速的 决定下一步做什么。同时，也避免在”思索“的过程中浪费时间，耽搁了直接进入”行动“过程。

原文：Why ‘What’s the Next Action’ is the Most Important Question – Zen Habits | 翻译：弥缝

GTD中的关键词

时间管理 May 30th, 2007

弥缝以后将更深入地介绍一下Getting Things Done，大家可以先参考“什么是GTD”。这一篇将向你介绍GTD中重要的关键词：

－ GTD中的关键词 －

Productivity/效率：你在一段时间内，能完成多少量的事情叫做效率。GTD的目的之一便是提高你的效率。

Mind Like Water/思绪如水：保持轻松，又花费最少的力气曲完成一切有意义的工作的状态。你发挥能量的能力与你放松休息的能力成正比。

Stuff/原料：一切可以被规划到精神或者现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你没有推理出理想的解决方法和下一步具体行动的事情。

Action/行动：把原料（stuff）转化成可运作的程序。

Next Action/下一步行动：在一个完整任务中，下一个需要完成的行动。

To-do List/任务清单：又称待办事项。直接把把原料（stuff）列举成条，是非常不实用的任务清单。只有把原料（stuff）转化成为行动方案后才是真意义的工作提纲和细节。

Task/任务：行动（action）和与其相连的下一步行动（next action）的归类。

Outcome/成果：最后希望达到的结果。

Project/项目：项目由任务（task），多个细节的行动（action）和成果（outcome）组成。

Context/情境：在什么时候，在什么地点时你可以做什么，它的作用就是让你判断在不同的时候，不同地点时可以分别干什么。

Topic/主题：主题是用来为行动分类的，就像博客都有Tags，将不同的文件归纳到不同的地方一样。

Review/回顾：参考文章《GTD：培养每周回顾的好习惯》。

相关阅读：

• 更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)
• Moleskine的GTD应用
• GTD：收集的技巧
• GTD：为什么下一步行动这么重要？
• GTD：培养每周回顾的好习惯

你为什么需要GTD？

时间管理 May 30th, 2007

Anxiety is caused by a lack of control, organization, preparation, and action.          – David Kekich

GTD的目的是为了达到高效和轻松的最佳境界。导致效率不高或者总是感到压力的原是是什么？因为总是缺少管理，缺乏组织，没有准备和行动不足。

你是否常思索要做什么？什么时间去做？以及如何去做？GTD可以帮助你：

－ 你为什么需要GTD？－

1. 每一份工作都不能尽善尽美，但如何使你的项目达到最高的水准
2. 人类总是在不和前进和创造知识，如何平衡这些内在产生和外界传达的来知识
3. 现在已有的管理系统不适应生活每一方面的需求
4. 全面观的对待事务常常失败？因为除了阐明意义，指导方向外，它还会带来更多工作量

学习GTD后的十个改变

时间管理 May 22nd, 2007

1. 清理自己的文档：花了几个小时把电脑中的文件，书柜里的书和文档全部都清理了一遍。
2. 时刻记录：总是带着两张小卡片和笔，第一张是一天前记录今天需要完成的事情，另一张记录新添加的需要完成的事情。
3. 2分钟法则：当一件事需要的时间少于2分钟的时候，我总是先完成它。
4. To-do List + 小卡片：保持一份完整的lists，随时知道下一个步骤是什么，尽量让自己保持进度。
5. 保持收件箱干净：清空了所有的inbox，分别添加tags和filters来加快查阅。
6. 较少查看邮件的时间：设定新邮件通知，即时tags或者删除，不重复阅读邮件。
7. Someday/maybe list：总是有很多事情想去做，但未必能马上实行，比如说假期旅行。先记录下来，一旦有时间就开始计划。
8. 提高Calender的使用方法：不再是什么事件都放入其中，跟To-do List搭配使用。如果不是某天一定要完成任务，则放入Action List中。把可以确定时间长短的事件放入其中，规定完成。
9. 完成，推迟，委派：合理安排每个任务，马上完成？推迟到什么时候？委派给别人完成？
10. 从零开始：把Inbox清空，买一个新的文件箱，新的记录本。新的东西总是让人觉得有种无穷的魅力。

几个中文GTD在线网站

时间管理 May 22nd, 2007

• 国内关于时间管理的博客：

褪墨（http://www.mifengtd.cn）关于时间管理、个人提升和演讲技巧。弥缝的目标是：做好每一件事。帮助别人的同时，大家都在提高。

GTDLife（http://www.gtdlife.cn）关注GTD应用，关注个人价值提升，和你一同成长，分享GTD经验。

• GTD在线工具网站：

mangba (http://www.mangbar.com/)

功能非常全面的：忙吧的功能对于日常商务使用，实在很方便，不仅有个人的 To-do List 和支持附件的在线笔记本，”团体”功能还包含论坛、Wiki、To-do 等使用功能。

易做网 (http://www.ezzuo.com)

易做网可以算是国内这一领域的先驱，作者受37signals影响，也用ROR构建了这个网站。网站功能完全按照GTD的思想来实现，突出工具性。 可惜现在因为各种原因停止开发了。

mindpin (http://www.mindpin.com)

刚刚上线的思维导图网站，用户可以根据样例和模板来生成自己的思维导图。同时引入了SNS的特性，可以建立”拼友圈”。思维导图是一种新近兴起的GTD工具。倡导使用图来整理自己的思路。据说在国外很流行。之前主要是使用”Mind manager”和 ”Free mind”两种客户工具来绘制。mindpin等在线工具的出现，给用户提供了一种新的选择。作为一个刚刚上线的网站，mindpin的成熟度还是让人基本满意的。

翠芳网 (http://www.cuifang.com)

另一个在线思维导图工具网站，也是刚刚上线。需要用户上传现成的思维导图来导入。功能还不完善。

mytodo.cn (http://www.mytodo.cn)

一个刚刚上线的个人todo网站，模仿37signals。是上海的一家公司开发的。界面和功能都很一般，很多界面还是英文的，没有汉化完全。给人很粗糙的感觉。希望他们继续努力。值得一提的是mytodo.cn和douban一样是使用python语言来开发。