时间管理 - 褪墨 - Part 11

简单做(ZTD)习惯培养8——简化

时间管理 September 18th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

如果你同我一样，有一份长的任务列表，你可能会按照情境来划分这些任务(工作, 家庭, 差事, 电话,等等)。你的任务列表是非常非常长，那就真是恐怖了。你需要明白，你永远不会完成所以任务，因为任务总在不断地增加。

将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了.

长长的任务列表，是GTD系统存在的问题之一。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到这份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中.

• 好习惯：简化——减少你的任务清单，只留下最必要的

最近，我尝试简化自己的GTD时间管理系统。虽然我仍有长长的任务清单记满了该做得事情，但我不再注重它们。我开始进行清理工作，只关注什么是最重要的事。

现在我的任务清单已经精简到，每天只有三件最重要的事。当然我还有一份记录我该做的小任务的清单， 但是这些大约30分钟就够全部了。而一天剩下的时间，我便用来完成那些更重要的事情。我也使用日历来提醒有约会等等，不过日历只是一种方法而非真正的时间管理工具。我不再需要时间管理工具，因为我已经将冗长的任务清单减少到每天只有三个最重要的任务。以下是一些技巧帮助你达到这样的境界：

• 清除，再清除。花几分钟时间回顾你的任务和项目清单，想想如何简化他们。或许你可以把这当作一项考验：把自己的任务消去一半。如果你有50个任务，试着减少到25件。该如何清除任务呢？有些任务是很久以前的，不再需要做了，而还有一些任务可以被拖延。参考阅读《同强动力的任务改善你的工作效率》。
• 什么才是最重要的。了解你的主要目标是什么，其他目标是什么。你应该把精力都集中于一件事情上，同时两三件也可以，但千万不要同时进行十几件事。当你的小任务与你的主要目标有关系时，那么它们就是重要的，否则就不是。
• 减少你的承诺。你打算完成多少项目？你打算做多少额外的工作？可你是不可能完成所有事情的，你需要学会说不。就算已经说好了，你仍然可以说不，对别人坦诚相告：你有其他紧急任务要去做，不能答应他们干某事了。慢慢的，你就应当减少你的承诺。
• 简化你的信息源。我减少了RSS订阅量，也减少了每日Email回复的数量。这一年多来，我只读一份报纸或一份杂志。有些新闻是不能带给我们任何价值，所以简化你生活中的信息输入，从而也简化输出。参考阅读《处理信息膨胀的21条小贴士》。
• 每周回顾。每周花一点时间去回顾，清除那些掉不必要的任务，你不需要一份庞大的任务清单来变得高效。
• 完成大石头。在每周回顾中，找出你打算在下周完成的几份重要任务。这些就是你的大石头。把这些大石头放进你的每日日程中，把它们安排在最前面，优先先完成你的大石头，不要把它们推到每天的最后。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
• 让价值最大化。看看这两个新闻作者：一个超级忙碌，每周写很多文章，这些文章都不错，但还不是非常优秀；另一个作者每周写一份文章，但是总能上头版，而且到处都在讨论这些文章，它在互联网上也到处被转载，这些文章使他在记者的行业很成功，他也因此得到了更好的工作，甚至出版了自己的著作。也许这个例子有些极端，但它说明了要点：有些任务需要长期投入，有些只会你一直忙碌，实际上却不重要。把精力放在那些重要任务上，它们将使你成名，带来长时间的回报和长时间的幸福与满足。这些就是你的“大石头”，清除其它的不重要的。
• 三件最重要的事。写下你一天中最重要的三件事（我记录在自己的Moleskine上），当你完成它们的时候划掉它。如果可能的话，将一天的时间都花在这三件事上，至少也应该投入前半天来做这三件事情。你的最重要的三件事可以是你每周的“大石头”，或者任何你需要当日完成的任务。
• 把小事放在一起做。每天都会有些小事情需要你去处理，因为不及时处理掉它们，它们或许会带来更多的一些小麻烦。所以把这些小事情都写在一起（我写在页面的底部）。一般来说，你不需要立即着手它们。设定一个段时间（大约30分钟，放在一天末，比如4点之后），然后一起完成所有的这些事情。这些小事可能是：打电话、回复电子邮件、处理信息或文件等等。快速地完成它们，然后将它们从清单中消除出去。这样，一天过去你就没剩下多少没完成的任务了。如果不行，也最好是将小事情（而非重要的任务）拖到第二天，Email也可以放到一起处理。如果你不这样，这些小事情就是一种干扰，每天利用一次或是两次的时间把它们全文搞定！

原文：Eliminate All But the Absolute Essential Tasks – Zenhabits | 翻译：河流

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• 简单做(ZTD)习惯培养1——收集
• 简单做(ZTD)习惯培养2——处理
• 简单做(ZTD)习惯培养3——计划
• 简单做(ZTD)习惯培养4——执行
• 简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统
• 简单做(ZTD)习惯培养6——管理
• 简单做(ZTD)习惯培养7——回顾
• 简单做(ZTD)习惯培养8——简化
• 简单做(ZTD)习惯培养9——常规
• 简单做(ZTD)习惯培养10——激情
• 如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯
• 简单做(ZTD)的十个好习惯总结

简化David Allen复杂的GTD配置

时间管理 September 12th, 2007

看看右侧这长长的列表，这是发表在CNN网站货币栏目上的一篇关于David Allen和GTD的文章，它勾画了David的GTD安排。

我想说的是：这太复杂了！

当然这是我的看法，不过这个GTD使用者却是一个生动的例子，它说明了GTD是一个庞大实用的系统并且拥有很多概念，可是也常常被工具所累，执行起来变得复杂的很。

其实GTD的配置完全没必要这样做。没有任何理由让GTD变得如此复杂。当然我曾经就这个主题写过些文章，但我想我应该在这里使用图形来作为一个复杂的例证，并看看如何让他变得简单。

让我们对David Allen及Leo Babauta做一个比较：

David的工具

• 一个五层的桌面收件箱
• 一个为iPod、数码相机、手机、贴标机、录音笔和其他外设准备了USB口的笔记本
• Palm Treo organizer和手机
• 为所有GTD资料和Email设计的Lotus Notes软件；Word, Excel, PowerPoint
• 二层抽屉的文件柜
• 公文包
• 5个塑料旅行文件夹
• 桌面规整架（Desktop organizer）

Leo的工具

• 袖珍Moleskine记事本和笔
• 单层收件箱
• 桌面电脑
• Firefox浏览器；Gmail, Google Docs, WordPress

就这些了。我从来不带公文包、手机、Palm organizer、旅行文件夹。我确实有一个单抽屉的文件柜，但我从来不用它。很快我便会将清除文件或者将他们归档储存。我不需要桌面规整架，因为我没有这么多资料去管理。我也不用PowerPoint。

现在，我也只能承认David Allen的生活和我的完全不一样——他或许比我要做更多的事情，但依我看来：如果你简化你的生活，你就不再需要那些工具了。

我有说过我比David Allen更优秀，或者我的安排就比较好了吗？没有，他使用了他需要用的东西，我也是。但当你看到那些安排后，你觉得谁可以花费较少的时间来执行，谁不会被这种形式所拖累？当然这是有争议的，但我想答案应该是我。

上面这个比较的用意在于提醒我们重新审视一下自己的安排，看看能否简化这些安排。我们起码应该思考一下。 如果你想简化你的系统和工具，下边是一些建议：

• 让你的收件箱瘦身。各种材料有多少种不同的途径进入你的生活？在你工作和生活中，是否有5种不同的渠道来获取和放置文件？那Email、语音邮件、RSS订阅等信息呢？减少这些来简化整个系统。
• 只用一份清单。这样的工具，如果你移动设备上有一个，在电脑中又有两个，在记事本中还有一个，那就有太多的地方需要你去检查和追踪了，所以我建议只选择一个并坚持使用它。
• 考虑使用纸质的本子。纸张很便携，也很简单。它用起来很简便，也足够适应你的需要。你可以在你电脑上使用，或者在路上、在工作中和在家里。对我来说，它是最可能简便的工具。
• 在线操作。我需要在很多场所来工作，所以一个完全在线的设置对我来说很重要。我不再将我的文章和工作文件存储在硬盘上。我使用Gmail 和Google Docs（另外还有WordPress来发布日志）。这样做的优点是，不仅可以在任何地方来工作，而且很容易搜索。所以我不用担心如何来归档和整理。
• 在你规整文件之前先减少它。如果你没有多少东西来整理，那么处理起来会很容易。我想David的问题在于他有太多的东西需要处理。那就是他需要一个公文包、旅行文件夹、桌面规整架和5层收件箱的原因。首先，如果他有Palm Treo和膝上电脑，为什么他还有那么多纸上文件？仅将那些材料保存为电子版而不是打印出来。告诉同事不要纸质的文件只给你发电邮。他就是老板！但即使这对他不必要，但是对其余的我们是必要的。我们便可以减少文件的数量，并因此而不需要太多东西去规整。
• 减少你的需要。这跟上一点是联系在一起的，让我再给你举个例子而不用减少你的文件：为什么人们需要一个复杂而功能丰富的软件，像Microsoft Word？当然这里有很多原因，但通常是因为他们需要某种方式和很多原因来格式化文档。不过在文档中的信息终归只是信息——如果你可以简化它们，他们还需要格式化吗？这对一些人来说是不可能的，但我发现我可以，也许你也可以。这样，你就不再需要Word了……你可以使用Google Docs 或者其他简单的程序。反思一下你的需要，看看能否将他们简化——那些你使用的工具也可以被简化。

原文：Simplifying David Allen’s Complicated GTD Setup – Zenhabits | 翻译：Cheney

简单做(ZTD)习惯培养7——回顾

时间管理 September 11th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

无论你多么优秀，仍然有忘记事情的时刻、有失去目标的时刻、有时间管理系统失衡的时刻。当你陷入繁忙的工作，忙碌的生活中时，即便最好的管理系统都有可能变得一团糟。

所以每周回顾的重要意义在此: 它给了你一次机会, 来重新整理所有的事情并检视什么是最重要的任务。这里ZTD(简单做)将告诉你一个更简单的每周回顾方法——帮助你在更短的时间内获取同样有效的结果。

• 好习惯：每周回顾你的系统和目标

GTD中的每周回顾已经非常棒了，简单做（ZTD）基本上仍延用它，不过添加了对目标回顾的重视度。在每周回顾中，你应该对比自己的年度目标，回顾自己在过去一周取得的进步，制定下一周的前进计划。这里是如何让你在五步中就完成重要的的每周回顾：

1. 回顾你的长期目标(1)，中期目标(1)和短期目标。回顾你的人生目标（如果你没有，抽出时间仔细考虑一下），根据你的人生目标制定一个今年自己想完成的长期目标，只需要一个（如果你制定了太多，就选择最重要的，目标太多便会失去准心）；然后再为接下来的几个月制定一个中期目标，这个目标应当是帮助你进一步接近自己的长期目标；最后再为接下来的几周选择一个短期目标，来帮助你接近自己的中期目标。当你完成这些步骤后，以后的每周回顾也就是一次对自己目标进展的回顾和对目标的重新确定。每周对你目标重新确定是非常重要的，只有这样才能保证你的前进方向正确，保证你的精神和体力上都做好准备，继续保持不断前进。（刚开始的目标设定大概需要10-15分钟，以后的每周回顾大约5分钟。
2. 回顾你的笔记。如果你有跟随简单做好习惯1(收集)，你就会有一份上一周的笔记。在你的笔记上，大部分的任务都应该已经完成的，但是重要的是在重新回顾它们时，发现那些没有完成的任务、没有处理的信息等等。就是简单的扫过然后把未完成的事情重新记录下来。（大概5-10分钟）
3. 回顾你的日程表。回顾上一周的日程表，看看是否有需要提前的事项，或者有新产生的需要完成的任务。然后再看看下一周你需要完成的事情。（大约5分钟）
4. 回顾你的清单。无论你是使用多份情境清单或者一份任务清单，回顾它们是同样重要的，确认上面列出的事项是最新的。划掉那些已经完成的事项，并且看看你的“接下来的任务清单”、“某一天/可能清单”、“工程清单”，如果你有使用这些清单。（大约10分钟）
5. 设定你的短期目标和放置你的“大石块”。如果你已经完成了一个短期目标，你就回到第一个步骤重新设定一个新的。如果还未达到短期目标，那回顾自己的任务时，看看怎么样能取得更好的成果。列出这周你想完成的重要任务和其他的任务，然后将它们安排到日程表中，尽量将它们安排在早晨。这些任务是优先级最高的，所以每天不要安排太多的，只需1、2个便可。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》

如果你不分心，并且按照步骤来，总共回顾时间为30分钟。回顾时，你应该避免所有的打搅，关掉Email和网络（除非你的清单都是在线的），关掉你的手机。最多的情况，一次每周回顾大概也就45分钟而已。

记住，每次只要集中于一个目标，并且确保它是一个你能完成的目标。将它贴出来、告诉朋友、使用Email提醒等等，无论如何都不要放弃或者远离目标。

原文：Refresh Your Focus Every Week to Achieve More – Zenhabits | 翻译：弥缝

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简单做(ZTD)习惯培养6——管理

时间管理 September 4th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

这是一个众所周知的管理方法：寻找一个可以容纳所有信息，而且所有信息都被收集在这里的地方。

这个方法为什么如此优秀呢？原因很简单，因为它最实用。阅读下面以文章，培养这个好习惯，让你不再为找不到东西而发愁。

• 好习惯：管理——存储所有信息的地方

你的资料是不是零散的堆积在工作台上？你是不是每天都有花上一段时间去找自己的钥匙？此刻，你是否知道，你生活中每一个细节被搁置在哪儿呢？

这些我只想说明的是：你的生活是可以完全被管理的，只需要这个简单的规则：把所有信息都放在正确的地方。这个习惯也正是我在传授给我的孩子们的，所以我可以不要在他们玩耍后，帮他们将玩具收好；更重要的是我觉得这个习惯是最有价值的之一。

这里是如何培养这个习惯的方法：

• 形成系统：把所有接收的信息都放入你的收集箱（在工作与家庭中）。处理你的收集箱，马上完成一些任务或者将其中一些放入任务清单中，然后完成它，从清单中清理出去。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。
• 为信息找个家：如果你总是把一些资料堆放在你的工作台、书桌、床上或者卧椅上，你就应该想想：这些东西是应该放在哪儿的呢？它们的“家”在哪儿？如果它们还没有“家”，你就为它们找一个吧。安排一个地方专门放东西或某一类东西。车钥匙？找一个地方专门放钥匙；脏衣服？不要把它们都扔在床上；首饰？把它们放到一个安全的地方收好。
• 简单的整理系统：一旦你已经把收集箱中的项目处理，你可能还需要参考其中的条目，这时你就需要一个地方来收集这些项目。千万不要把这么一叠文件随便堆在不知道什么地方——建立一个简单的整理系统（方便的字母安排顺序，或者Geek喜欢的十六进制方式等等）。准备几个备用的空白标签和文件夹以便随时建立一个新的整理夹。不要害怕有太多的整理夹，相反的，你应该避免将不同的文件混杂在一个整理夹中（那就失去意义了）。
• 马上开始。我知道，你在看这篇文章的时候正在想“等下我就去做建立一个管理系统”。不要“等下”，现在就开始！
• 习惯成自然。把所有的东西都放在正确的地方的习惯不是一夜就能培养成的。你可能忘记，也可能为了偷懒而没做。你应该坚持，黏住这个习惯，至少坚持这个习惯30天，直到它已经变成自然使之。
• 注意过渡阶段。当你从一件事情转移到另一件事时，其中过渡的时间是应该注意的。因为你需要把一些材料整理到一边和清理一下，但是这个时间我们常常不会去想该如何整理和收集，而是下一步该自己做什么。当你在培养这个管理习惯的时候，注意这个转移过渡，这样你就能记得去整理和更容易的管理好事情。
• 保持桌面干净。永远都不要让你的工作台、书桌、床、床头柜、咖啡桌和地板上堆着东西。如果你正在犯这个错误，请为那些东西找个“家”。
• 使用标签。标签是管理中最好用的工具。准备一些空白标签，为那些抽屉和文件箱都标上标签。所以你就可以对事情都了如指掌。
• 评估审核。无论何时，回顾你的管理习惯都是一件保持进步的事情。你会发现有一些管理上的不当之处，像某一些资料都被整理在一个房间，而你却常常在另一个房间使用这些资料等等。而有些时候，你需要重新整理一遍所以抽屉和文件箱，以便保持事情都在可控制的范围内。

如果你仍旧常常找不到东西，请重新阅读几遍上面的方法，并且坚定不移的执行。如果你再也没有找不到东西了，想想你为自己收获了多少时间和金钱，欢迎留言分享你的成功！

原文：How to Never Lose a Thing Again – Zenhabits | 翻译：弥缝

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为什么你的任务清单如此糟糕

时间管理 August 31st, 2007

• 你制定了一份任务清单；
• 可是你在上面列了9085232件待办事项；
• 于是你觉得自己充满压力，负担过重；
• 最后，你不得不把自己的任务清单扔了，借此逃避。

你的任务清单中是否有很多很多需要完成的行动？你可能抽出一天把其中几个干掉，恐怕，你更容易选择把它们拖延到非做不可了才开始或者直接放弃吧。我制定了任务清单，可是我仍然没有完成任何事情。是什么使你的任务清单如此糟糕？

• 把任务清单压缩，跟对膨胀的任务清单说不！

日渐膨胀的任务清单，会让你不断地害怕自己还是有一个接一个的任务！建立有强行动性的任务清单，而非一份长得过分的、怎么也完不成的清单。

• 清除不需要的任务

你的任务清单中只有20%的任务贡献了最重要的80%的价值，而且你是很难把所有清单上的任务都消灭完的。所以把那些最有价值的任务找出来，完成它们。记住，你没必要完成所有的任务！

• 每日任务清单

把所有的任务都列在一张清单上？那现在是时间该改改了，学会每天列一份任务清单，列出1～3件最重要的任务。尽快完成这些最重要的任务！

[补上一条] 你需要从心底里接受自己可以不完成所有的任务！因为事情是永远都做不完的，而且有些事情是不要做的。请再阅读第2点“清除不需要的任务”。

简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统

时间管理 August 28th, 2007

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• 好习惯：简易信任的系统 —— 建立简单的列表，并每日查看

许多GTD的使用者都习惯研究工具，创造复杂的实施系统，频繁更换使用的工具和系统，但这些都没有再帮你把事情搞定。ZTD是关于行动的系统，而非工具。所以ZTD希望你尽可能的使用简单的工具。记住，你真正需要的仅仅是一些列表而已。

GTD需要你将自己的任务（下一步行动）放到一系列的情境清单中，比如@工作、@电话、@家里、@差事、@等待, 等等。基本来说，你需要问自己：“基于我所在的场合以及我现有的工具，我现在能完成什么？”然后去完成这个任务。GTD通过将你的列表按情境划分从而简化了这一过程，你只需要去考虑自己现在所处的情境就好，不用去想其他的情境。GTD中还有其他一些清单，比如说“将来/某时”（Someday/Maybe清单：现在不能完成但以后可能会做的事）和“等待列表”。

收集的习惯已经再前面讨论过了，但现在的问题是：该用什么工具来记录你的列表。以下是我的推荐的一些简单、有效的GTD工具：

• Simple GTD：这是我的最爱，也是我正在使用的工具。我使用它便是因为的简单和易用。Simple GTD没有很多功能，但提供的都能满足你的需求，去尝试一下吧。
• Moleskine：这也是我的最爱。事实上，任何能装进口袋的笔记本都非常不错，简单的笔记本对实施GTD来说完美极了。但Moleskine真的很特别, 它很漂亮也很易用。所以我强烈推荐它
• Hipster PDA：Hipster PDA不是电子产品，它由一叠卡片和一个夹子组成。你可以找到它的模板然后打印出来，也可自己动手做。其方便之处在于卡片用完之后，你可以随时更换卡片。请参考《向您介绍Hipster PDA》和《组织你的Hiptster PDA》
• Tadalist：可能是这里面最简单的工具了，Tadalist就是一个简单的列表工具。界面不错，可以建立无数多的清单，打印它们，非常简单。
• Todoist：另一款非常简单的任务清单管理工具。它有一些额外的功能，但也不是很复杂。我不太喜欢它的界面，也许你会觉得它不错的。
• Thinkingrock：一款非常实用的GTD桌面软件。完全按照GTD的思想，简单易用，可以在各个平台上使用。请参考《ThinkingRock:最好的GTD软件》和《ThinkingRock:最好的GTD软件2》

一旦你选好工具，就马上开始记录，并且要记得要简单。

这个习惯的另一部分——每天查看你的列表，也是很重要的部分（比你用什么工具重要得多）。你需要把它培养成一种习惯，这大概会需要三十天。一旦你养成每日检查列表的习惯后，你的生活将更有条理，也更有效率。

原文：5 Simple, Effective GTD Tools – Zenhabits | 翻译：河流 & 弥缝

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