时间管理 - 褪墨 - Part 15

ThinkingRock:最好的GTD软件2

推荐软件, 时间管理 June 17th, 2007

不使用Thinkingrock的朋友，也可以看看。因为在处理（Process）部分，弥缝介绍了一些规划行动的方法。大家可以参考一下。 上次弥缝介绍了ThinkingRock（ThinkingRock:最好的GTD软件），希望大家有想尝试一下这款非常非常棒的软件。这里弥缝将介绍如何使用Thinkingrock和一些收集技巧和规划行动的方法。

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打开ThinkingRock后就可以非常清楚的看到它的整个流程其中包括Setup（设置），Collect（收集），Process（处理）和Organise/Review/Do（规划/回顾/做）。弥缝尽量详细的介绍每一步流程和其中的一些技巧和方法。

Setup（设置）

因为Thinkingrock是能多用户使用的，所以大家需要专门建立个人的数据文件。点击Create Data File就可以建立一个.trx的数据文件。数据文件建立后，大家还需要为自己的GTD收集系统设定Contexts（情境）和Topics（主题） 。

Contexts（情境）：情境就是在什么时候，在什么地点时你可以做什么。例子如：在工作，在网上，在购物等等。弥缝的设置如上图，有“@hostel”，“@school”，“@on-line”，“@computer”，“@phone calls”，“@Home”，“@holiday”几项。情境的作用就是让你判断在不同的时候，不同地点时可以分别干什么。

Topics（主题）：主题是用来为行动分类的，就像博客都有Tags，不同的文件会归纳到不同的地方一样。 弥缝的分类有“Personal”，“Project”，“Homework”，“Financial”，“Mifengtd.cn”和“Self Study”（说明：弥缝这里的“project”指的是项目作业）。这里你还可以为每一个主题分别设定颜色从而更容易识别。

Collect（收集）

收集需要你把所有环绕在脑海里想要做的，马上要做的和可能要做的事情都放入系统里面，让你的大脑可以自由的创新和工作。收集的想法都会用主题分类。

Process（处理）

收集完成后就进入非常重要的一个环节了——处理。你将一个一个编辑已经收集了的想法，将它们详细化，具体化。首先你要将想法分成这些种类：

1. 是自己永远都不会去做的想法 ，可以选择删除它们。
2. 以后的某一天可能会去做的，存为Future Items（将来可能做的项目）。
3. 只是信息的想法，存入Information（信息）。
4. 想法需要付出实际行动的，列为Actions（行动）。

其中，行动就是我们需要做的，完成的，然而你还要将行动分为这些种类：

1. 不必要亲自动手，可以交给别人完成的——Delegated Actions （委派行动，参考“5个步骤让你变得更有效率”的第5条）
2. 需要在某时或者某个时间前完成的——Scheduled Actions（预订行动）
3. 尽可能快需要完成的——Do ASAP Actions（尽快完成的行动）

如果一个想法有几个行动需要完成，就要设立project（工程）。工程可以将行动更好的组织和规划，使行动都清晰明了。

见上图，弥缝的这一个想法“写Thinkingrock的介绍日志”，我们先需要考虑它的successful outcome（成果），弥缝列出了“1.介绍了Thinkingrock的主要用处”和“2.介绍了Thinkingrock的使用方法”。这样，弥缝就可以通过参考成果来判断是否需要多个物理行动来完成这个想法。答案是是的（弥缝需要写两篇介绍文章和准备图片），所以弥缝为它建立了一个新的工程“Create a new project”。最后弥缝再判断这个行动是否要尽快完成，答案也是是的，所以弥缝将这一条行动设置成Do it ASAP。

这里，弥缝提供几条关于处理行动的方法：

1. 如果一项行动只需要少于2分钟的时间来完成，那现在就去完成它，然后再继续处理下一个想法。
2. 如果行动暂时还不能完成，或者还不需要完成，但是你想记录它，就可以设定为Inactive。（举例：“写Thinkingrock的使用方法”需要先完成整理图片和写完第一篇介绍日志，所以弥缝先设定成Inactive。）
3. 行动需要尽快完成，设定为Do it ASAP。
4. 行动需要在某时或者某个时间前完成，则为这个行动设定时间（Schedule For）。
5. 行动可以交给其他人完成，选择Delegate to。如果你使用Outlook可以在后面填入别人的email，点击发送就会把你的整条想法和已填的信息都发给他。

Organise/Review/Do（规划/回顾/做）

这一个流程，总共包括回顾工程（如上图），回顾行动，查看已完成的行动，回顾ASAP Actions，回顾委派他人的行动，回顾预订行动，回顾Future Items和回顾信息。想必通过阅读名字，大家就已经知道这一流程的作用了。弥缝也就没什么多余的想介绍。

下载：ThinkingRock v1.2.3 | Java 1.5 | ThinkingRock V2.0 epsilon

相关阅读：

• ThinkingRock:最好的GTD软件——介绍
• ThinkingRock:最好的GTD软件2——使用方法
• ThinkingRock推出新版本——支持中文
• ThinkingRock Hacks:调整字体大小
• ThinkingRock Hacks:让Report输出中文

ThinkingRock:最好的GTD软件

推荐软件, 时间管理 June 15th, 2007

弥缝一直都想和大家分享这款非常棒的GTD软件——ThinkingRock。弥缝以前是使用Google Calender和简单的To-do Lists来管理行动。不过弥缝仍然觉得这个系统不太好。比方说弥缝把一些想法写下来放到To-do list上却发现暂时还不能完成，所以不得不从列表上移走。过了一阵子这些想法又重新在弥缝脑海中飘来飘去，让弥缝总觉得有什么事情忘了做。不久前，弥缝开始使用 ThinkingRock，用了一段时间觉得简直太棒了！所以想和大家分享这款弥缝认为是最好的GTD软件：

ThinkingRock是一款跨平台的免费的GTD软件（需要JAVA）。它可以帮助收集和转换你的想法（thoughts），使之成为可完成的行动（action）、任务 （Project）或者存储为信息（information）、将来可能做的事情（future possibilities）。它的收集和转换方法完全按照Getting Things Done设计的，简单易用，且非常强大。

因为我们的想法没有被收集整理，所以我们总是在不断地思考自己需要什么或者现在要做什么。若总让大脑停留在思考要什么，完成什么，和使用大脑记忆这些事件的层次，那么大脑就会没有多余地时间去考虑一件事情该怎么完成了。只有考虑如何完成一件事情才最重要，否者你的想法都是没意义的。这就是为什么弥缝推荐 ThinkingRock。ThinkingRock的收集非常简单，只要把现在所有的存在于脑海中的想法全部都存到系统中。接着把所有的想法一个一个地 过滤一遍，计划每个想法需要做什么，要怎么做，要取得什么样的结果。

工作的时候害怕家里事没做完，写论文的时候却想着接下来的电视节目，一个想法总是在翻来复去的想等等。这些都是效率降低的原因，所以赶快把这些堆积在你脑海中，堵塞你的灵感的想法全部从大脑里面清理了，拿出来整理好，这样才可以安安心心地全力以赴地去突破每一个行动！

下载：ThinkingRock v1.2.3 | Java 1.5 | ThinkingRock V2.0 epsilon

明天（6/16）弥缝将简单的介绍一下ThinkingRock的使用方法。

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设置每天最重要的任务

时间管理 June 15th, 2007

其实每天最重要的任务（Most Important Task）就是一天中你最需要完成的事情。我常常为自己的每一天规定三件最重要的任务——而且是必须完成的。

在这三件最重要的任务中，至少有一件任务是和我的生活目标相关的。而其他的两件事可以是工作上的事情（或是生活中的一些琐事)。自从每天设定三件最重要的任务后，我的世界发生了巨大的变化。我的每一天都朝着自己的人生目标前进。而且我的生活也变得更充实。我每天早晨醒来就为完成这三件最重要的任务而努力， 从而每天余暇的时间也就能更随心所欲地自己支配了。

扩展阅读：译言上由LINYAN翻译的《树立生活的目标:一天中最重要的事情》

同强动力的任务改善你的工作效率

个人提升, 时间管理 June 14th, 2007

如果你的生活像这样：有很长的任务清单（to-do list）总是列到第二页才勉强写完，其他的一个或者更多的列表也变得越来越长。而且无论你如何努力工作，延长工作时间，即使已经完成了一堆的任务，你的任务清单却还是越来越长。

那你需要管理你的永远都列不完的任务清单——简化和集中于强动力的任务

现在拿出你的任务清单——有多少任务是必需在这个月要完成的？这些任务中又有多少是无聊的、重复的、浪费时间的、或者让你忙得焦头烂额却不会对你的职业生活有所改变的？从头到尾重新阅读一遍你的任务清单，找到一个任务它对你的职业生活充满意义。

那就是一个有强动力的任务。一个让人充满动力去完成，对你的职业生活富有意义的任务。什么样的意义？让你获得一个长期的赞誉；让你的工作辉煌腾达；或者说一个任务，在多少年后你都可以骄傲地夸：“这是我曾经做过的最棒的一件事了！”。这就是一个强动力的任务。

在你的任务清单中找到一个这样有强动力的任务。如果没有，那就认真地想一想。也许它正在让你焦头烂额，忙得找不到方向，但是却没有真正地给你带来什么。

这里是如何使用有强动力的任务来改善你的工作效率：

• 确定一个目标。知道自己想要取得什么，才能够保持正确的方向。你在一生中取得什么样的成果？这一年你想达到什么样的目标？在接下来几个月中，你可以完成一个 什么任务来靠近前面的两个目标？集中于这一个任务（中期目标），每个星期或者每天完成几小步来靠近它。如果你集中于太多的目标，你的能量就会被分散了。全 力针对一个任务，你将有更多的能量。
• 评估任务列表。花上几分钟思考这些在列表上的项目和行动，有哪些会帮助你接近设定的中期目标？有哪些会对你的生活产生改变？从而找到你的强动力的行动。
• 删除其余的项目。除去有强动力的行动外，留在清单中的大部分项目只会浪费你的时间却不会得到多少回报。尽可能地删除或者委派这些剩余的项目。集中能量应付那些能获得最大回报的——强动力的行动。
• 集中于强动力的行动。你已经知道这个行动的重要性了，所以你就应当集中去完成它。清除那些无谓的骚扰和分心，最先完成它。尽量在中餐之前完成它，这样就可以避免拖到第二天。而且你也有一天其他的时间处理其他的事情。
• 加满油不断跑。如果你已经在不断地完成这些强动力的行动，你就像一辆加满油的火车，总是越来越接近你的梦想。你会被你的成功感到惊讶的。
• 保持记录记得回顾。每当你完成了一个强有力的行动，你就应当记录下来。你可以写在一个小本子上，或者存在电脑中。在每个周末的时候，回顾你的进展。如果你有 认真执行这些行动，你将会有一份满意的清单。你也要再确认的中期目标与回顾现在是否还在正确的行动方向上。如果你是一个职员，与你的高管分享你完成的行动，他一定会 对你留下更深的印象。总之，强动力的行动将会让你的事业更进一步的。

原文：Use High-Powered Tasks to Transform Your Productivity – Zen Habits | 翻译：弥缝

GTD中容易遇见的错误（第二部分）

时间管理 June 7th, 2007

在上一篇《GTD中容易遇见的错误（第一部分）》中我列出了4条学习GTD过程中很容易遇到的错误：

1. 收集了原料。转换成了行动。但没有完成！
2. 很少回顾（Review）最近的行动
3. 浪费多余的时间选择工具
4. 原料仍然存储在大脑中

这里，我将列出更多的4条学习GTD过程中很可能遇到的错误：

1.使用日记记录下一步行动

想必这是很多人的习惯：使用自己日记本来记录下一步行动。在GTD中，这其实是最基本的错误！你需要将你的下一步行动写入下一步行动清单中，而非其他任何清单或者本子中。日记最多用了记录约会和需要完成的事情。你需要把GTD系统规划清楚，什么信息存在哪儿，不能混淆。如果你的下一步行动被记录在不知道什么地方，那你的GTD系统早晚都会垮掉的。

2.太多收件箱（inbox）

太多的收件箱直接会导致收集原料和转换行动的时间延长和难度加大。你应该保持你的整个GTD系统越简单实用越好，而非工具简单罢了。

3.从备忘录（Tickler）到行动列表，又从行动列表到备忘录

我发现很多次我都把一些我不想做的或者不知道做的行动不断地延后。所以我想到一条解决办法那就是不要让你的行动拖延超过一次。但是最好的解决方法就是只把特殊的某一天要完成的行动放到你的备忘录（Tickler）中；需要等一下子考虑的行动就放入参考列表（Reference System）中，然后在你的项目或者someday/maybe列表中记录下来；那些你根本不想考虑的行动就从整个系统中删除而不要放到备忘录中。

4.没有项目成果（Outcome）

一个GTD系统是非常实用的，但也容易变得无价值的。你不把项目成果（outcome），不把行动计划放到系统中，然后按行动完成，那你的系统就是无意义的。一个没有列出成果的项目会让人觉得难以完成。如果你的项目成果很现实，你就更容易有激情去完成这个项目，且成功地完成它。

继续阅读：《GTD中容易遇见的错误（第一部分）》

原文：Common GTD Pitfalls | 翻译：弥缝

GTD中容易遇见的错误（第一部分）

时间管理 June 4th, 2007

经过几个月的happy GTD-ing，我决定分享一下我在GTD过程中遇见到的一些非常普遍的错误，以便大家能够发觉和及时避免。这篇共有两部分，这里是第一部分。

1.收集了原料。转换成了行动。但没有完成！

即使工作繁忙，我也能及时收集好原料，并且转换成行动，放入我的GTD系统里面。有时我都觉得自己已经做好每一件事了。但事实上却发现自己的任务列表和下一步行动却堆积得越来越多：因为我总是集中在前两个步骤，反而忘记了最后也是最重要的步骤：完成这些行动！

2.很少回顾（Review）最近的行动

回顾也是GTD系统中不可或缺的一个步骤。回顾可以完善GTD系统中未规划完全的部分，比方说某个项目中的行动没有规划清楚等等。

3.浪费多余的时间选择工具

GTD中最容易犯错的地方就是花费多余的时间寻找工具（即使已经有了一堆）。我在几个月内试用了不知道多少种工具，直到现在一发现新工具，我都愿意去尝试一下。一旦找到了适用于自己的GTD工具以后，我建议大家不要再无谓的浪费时间去试用新工具。

4.原料仍然存储在大脑中

我发现我自己仍然会把原料（stuff）存储在大脑中。第一个错误是我刚开始GTD时并没有完全遵守GTD守则——将所有的原料都整理，而只是将最近的原料整理到收集箱（inbox）中。第二个错误是我没有及时将原料经过转换成行动后存储到自己的GTD系统中。