PRCIWBG 电子双周刊 第四期 妙用Outlook管理客户资料

妙用Outlook管理客户资料
Outlook中的“联系人”为市场和销售人员带来了极大的方便，利用“联系人”功能可将客户的资料保存在Outlook中，可以通过查找、字段选择、分组等方法快速的查找到所需要的联系人，并能够将与客户的业务往来一目了然。
妙用手写输入填写客户信息
市场和销售人员遇到的最尴尬的事情莫过于客户递过名片后，发现其中的汉字不认识。的确，中国的拥有博大的文化底蕴，一个字不认识是一件很平常的事情，但是如果不能够正确书写客户的姓名，或者不能够准确念出客户的姓名，对于销售人员是一件不可原谅的事情。
现在，借助Microsoft Office提供的手写输入方法，就可以避免这一尴尬。例如，如果希望将客户的资料信息管理起来，就可以打开Outlook，在“联系人”视图中选择【文件】|【新建】|【联系人】命令菜单，打开“联系人”对话框（如图1所示），在该对话框中就可以填写丰富的客户资料。

图1 建立客资料
但是，某个客户的名字叫“王蕈”，相信很多朋友都不能够读出这个人的名字，这对于习惯使用拼音输入法输入文字的朋友来说确实是一个挑战。不过Microsoft Office提供了手写输入的方法，只要会“画”出这个汉字就可以了，操作步骤如下：
（1）打开输入法“语言栏”，并选择“微软拼音”输入法，就会发现在该语言输入法工具栏中多出了像语音输入、手写输入等输入方式，如图2所示。

图2 语言栏
（2）单击“框式输入”按钮，打开“框式输入”对话框，在文字输入区域利用鼠标画出这个汉字（如图3所示），然后稍等片刻，这个汉字就出现在Outlook联系人中了。

图3 手写输入
（3）如果希望能够准确读出这个汉字，就可以利用Word中的“注音”功能，为这个文字加上拼音。
设计Outlook联系人窗体
默认情况下，Outlook“联系人”对话框中提供了大量的有用信息，如姓名、地址、公司、邮箱、生日等等。但是实际工作中我们所遇到的信息包罗万象，常常会遇到这样的情况：当登记联系人的一条重要信息时找不到相应的选项，怎么办？其实Outlook提供了简单快捷的窗体设计功能，用它就可以解决这样的问题。
例如，很多企业都会为客户资料上添加一个“客户行业”的信息，但是在Outlook联系人中并没有“客户行业”这项，下面就来看看如何在“联系人”中添加客户行业的：
（1）打开Outlook然后在菜单栏上选择【工具】|【窗体】|【设计窗体】命令，打开“设计窗体”对话框，如图4所示。

图4 “设计窗体”对话框
（2）在“设计窗体”对话框中选择“联系人”选项，然后单击【打开】按钮。这时Outlook会自动打开“联系人（设计）”窗口和“字段选择器”面板，如图5所示。

图5 可编辑的窗口和字段选择器
（3）单击“字段选择器”面板上方的下拉列表，选择“文件夹中用户定义的字段”选项；再单击【新建】按钮打开“新建字段”对话框，如图6所示。

图6 新建字段
（4）在“名称”输入框中输入新建字段的名称，如“客户行业”；在“类型”下拉列表中选择数据类型，这里选择为“文本”，单击【确定】按钮关闭对话框。这样在“字段选择器”面板就会多出“客户行业”这个字段。
（5）从“字段选择器”面板中拖动“客户行业”字段到“联系人-设计”窗口中，并调整到合适的位置。
（6）选中“客户行业”或它后面的输入框，然后单击工具栏上的【属性】按钮，打开“属性”对话框，在其中对该控件的属性作调整，例如更改标题文字、颜色等信息。
提示：不同的控件的属性不同，可更改的项目也不同。
（7）操作完成后，单击“联系人-设计”窗口工具栏上的【发布窗体】按钮，打开“将窗体发布为”对话框。在“显示名称”输入框中输入显示名称，在“窗体名称”输入框中输入窗体的名称。
（8）发布完成后，保存并关闭“联系人-设计”窗口。
提示：设计窗体不仅仅限于“联系人”，用户可以创建更多属于自己的窗体。在创建过程中，还可以单击工具栏上的【控件工具箱】按钮，打开“控件工具箱”面板，使用更多的控件。用户可以创建出更丰富的窗体，如下拉列表、复选框等等，如图7所示。另外用户还可以为窗体编写程序，得到更高级的功能。关于控件的使用和编程的方法可以参阅有关书籍。

图7 下拉列表
在创建完成自己的窗体后，如何使用呢？并且我们希望将自己定义的“联系人”窗体作为默认的“联系人”填写方式，这样无论是填写还是数据导入都很方便。将自定义窗体设置为默认窗体的方法很简单，操作步骤如下：
（1）在Outlook快捷栏中用鼠标右键单击【联系人】图标，在快捷菜单中选择【属性】命令，打开“属性”对话框。
（2）在“常规”选项卡中，有一个“投递到此文件夹，使用”下拉列表，这里面有可供选择的所有窗体，选择刚刚定义好的窗体，然后单击【确定】按钮即可，如图8所示。

图8 选择默认窗体
（3）现在再新建联系人时，Outlook就会自动启用带有“客户行业”的联系人窗口了，如图9所示。
提示：在新建联系人时，可在联系人视图双击空白区域，就会打开“新建联系人”的窗口。另外还可以利用联系人“属性”对话框中的“窗体”选项卡将自己创建的窗体保存为一个文件，这样别人也可以使用这个窗体。同样也可以使用别人编辑的窗体。

图9 使用自定义的窗体填写客户信息
跟踪与客户的业务往来
很多情况下，跟踪与客户的业务往来对市场和销售人员是很重要的。而Outlook中联系人的“活动”选项卡就能够自动记录用户和联系人之间的所有信息。在“显示”下拉列表中，我们可以选择需要显示的用户与联系人之间的活动信息。“显示”下拉列表中供用户选择的项目有“便笺”、“电子邮件”、“即将开始的任务/约会”、“日记”和“所有选项”等选项，用户可以根据要查看的内容选择相应的项目，如图10所示。

图10 联系人的活动信息
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