政府信息门户实施知识管理策略初探（钟翠 广西科技信息网络中心）

知识管理-KM>理论探讨>推荐文章 文档号:00.069.134 发布时间：09-08-2005
引言
在知识经济时代，知识快速更新。要想跟上时代的节奏，建立学习型组织是企业和政府机关长期稳定发展的必要。随着信息技术和通讯技术的飞速发展，特别是这些年internet技术的广泛应用，“知识管理”作为“电子政府”成功的基石受到各级政府部门越来越多的重视。
朴素的讲，知识管理就是对知识的管理，在知识经济社会下，知识的重要性决定了知识管理的重要性，只有管理好知识，管理好知识资产，建立好知识获取、处理、分发的流程机制，发挥知识共享的作用，才能创造更高的价值，提升企事业单位文化，促进其社会效益和经济效益。
政府信息门户是以实现政府网上形象展示、对外沟通为目的，为社会广大用户提供建设信息型的政府网站运营单位。它肩负了对政府信息进行加工处理，形成对社会有指导意义的增值信息的重任。其整个工作流程围绕知识获取、分析、处理、分发等手段应用来开展。根据知识管理的模型和方法，能更好的建设电子政府工程。因此，在政府信息门户实施知识管理是知识经济时代不可阻挡的趋势。
一、我国电子政务建设要解决“信息孤岛”问题
近年以来，电子政务受到我国政府的极大关注。各种电子政务研讨会或展览会此起彼伏，大有“你方唱罢我登场”的味道。随着网络泡沫经济的破灭，电子政务热逐渐减退，政府实施电子政务将更谨慎、更有忧患意识。在中国，电子政务所表现出来的首先是孤岛型经济，“数字鸿沟”把网络经济与实物经济部门完全隔离了。政府实施电子政务无法解决国民经济前后衔接、统计、分析和指导问题。因此，我国电子政务建设要解决“信息孤岛”问题。
政府网站作为政府信息门户是政府机关连接企事业单位、社会公民的纽带，又是其实施电子政务的基础性设施，它起着传达政府信息、沟通政府与社会群体关系的作用。其在电子政务中处于基础性的地位，是电子政务取得成功的主要标识，没有门户的电子政务是不可想象的电子政务。但是，长期以来政府作为实物管理部门更多倾向于行政事务，与网络经济为代表的政府信息门户存在严重的“数字鸿沟”现象。疏通政府信息门户信息渠道、形成有效的知识沉淀是解决“信息孤岛”问题的关键瓶颈。
二、政府信息门户实施知识管理的必然性
政府网站是政府信息化建设的重要内容，也是推行电子政务的重要支撑。截至2002年底，我国已有7200多个政府部门建立了自己的网站。政府网站依托政府信息资源优势，可得到的信息是相对权威和直接的，是社会各行各业迫切需求的信息。信息的有效利用不仅产生良好的社会效益，同时通过对社会的生产指导，起到的间接经济效益也是不可估量的。
但是由于建站初期没有统筹规划，目标不够明确，标准不统一，造成了政府网站设置不规范，网站信息关联度差。同时，政府网站与其所在机关单位没有传统的行政关联，领导是否重视和支持是信息获取难易决定因素之一。加上信息的获取、分析、处理、分发手段比较陈旧，造成更新不及时，陈旧信息比较多，在内容上单调重复，缺乏动态的服务信息和经过加工处理的增值信息，信息提供者与信息使用者互动性差等现象。网站出现的这些情况给公众的查询和利用带来了诸多不便。同时，由于网站的日益发展壮大，积累的信息越来越多，如何对这些信息产生的知识有效的管理起来，达到知识转换成生产力，知识实现创新等以知识为核心创造更多的价值是政府信息门户急待解决的问题。
政府网站在过去几年的锤炼中积累了不少的信息工程经验，电子政务和相关软件取得了长足发展。其中远程协同办公软件（OA系统）在“非典”疫情肆虐的非常时期发挥了它不可小视的作用。我们的政府信息门户在实施OA的过程中深深体会到它实现内外协同办公的迷人魅力。从现有的OA系统中挖掘更多的信息资源，形成门户知识沉淀，对知识产生的载体或者知识处理过程分析过程进行管理则提上了我们新的日程。
三、实施知识管理的策略
1、认清我们所处的环境与阶段
作为政府形象窗口，在政府实施信息化过程中，其信息门户得到了硬件与资金上面的大力支持，在政府的推动下，基本完成了地市信息节点的硬件配套设施。实施知识管理的风险比当前还未实现企业信息化的单位小得多。但是，作为政府管理下的一个非机关单位，要应对的环境比企业复杂得多。正确梳理与机关处室的关系定位，找准信息整合切入点，加速信息门户知识沉淀与转换，争取机关领导的重视，是信息门户解决“信息孤岛”不可缺少的必要环节。
同时，我区厅一级机关基本上完成了政府信息化基础设施配套工程。大多数政府已经实施OA系统。政府信息门户大多已经积累了一批相对优秀的信息化工程实施队伍。这些队伍由于基础好，应用知识管理成本较少，实施相对容易。因此，政府信息门户实施知识管理已经到了蓄势待发的阶段，实施知识管理的好坏，直接影响信息门户的未来发展与政府电子政务的实施。
2、了解我们的工作模式与业务流程
政府信息门户的工作一般比较系统化、模式化；具有正式的工作业务流程、方法和标准；需要各个领域的紧密结合。这些工作特点决定了其工作模式为集成模式。我们知识信息传输业务大体流程如下：

目前，我们完成这种知识信息流的过程可选用的几种方式有：电子邮件、传真、电话、会议传达、OA系统等。作为知识的一种流通手段基本上已经可以达到效果。但是在知识获取、分析、沉淀、提取上还有距离。从上面的业务流程图可以看到，一个政府信息门户网站构架主体主要有“信息组”“新闻”“业务数据”“个性化的信息”“协同数据”“应用程序”六大块。从internet应用角度上，所有信息都通过web服务器这个载体实现传递。传递效果取决与技术手段与企业实施计划能力。而这二方面都与我们平时的工作流程、业务流程分不开。将知识管理运用到我们日常工作流程中与现有的OA系统中可以达到到事半功倍的效果。
3、将知识管理渗透到OA系统应用中
第三代OA系统全面体现了知识管理在OA中的重要作用。在OA中引入知识管理的理念，就是为了满足这种需求，充分利用组织的知识资源，提高员工的办公效率和质量。由于办公事务是各种组织中的一些需要在办公室处理的通用事务，因此办公事务中的知识处理的内容也是知识管理领域中最基本、最通用的内容，主要包括：办公文档的管理、交流与协作、专家定位等等。有了这些基础事务管理，在进行其他事务拓展可以减少开发和实施风险。
一套具有良好的知识管理功能的OA系统是非常重要的。当前形形色色的OA系统五花八门，寻找一个在知识管理、可扩展性、无线接入、安全保密等功能上占有优势的OA系统，是政府信息门户实施知识管理乃至电子政务的良好开端与先决条件。利用已有OA系统的工作流程疏通当前工作不利环节可以提高工作效率、减少信息循环时间。拓宽现有OA系统应用，融合适合国内企业的管理思想，实现远程软件安装、培训、远程会议监控等手段应用也体现了知识管理在OA中的应用。
4、将知识管理运用到日常工作流程中
同时，我们还需要在办公领域中提高对知识管理的认识，在实践中进行探索和提高。其中，我们应该从以下几个问题入手：
（1）提高对知识管理的认识和重视
知识管理决不仅仅是一项IT建设项目，也不是空洞的管理理论，它是对知识的重要价值的正确认识而导致的偏重知识的战略和实践。因此，实施知识管理的首要条件是员工对知识管理的正确认识和重视。
（2）从个人知识管理做起
知识管理是与人是紧密联系的，知识管理是建立在组织成员的个人知识管理的基础之上的。因此，要打好基础，抓好个人知识管理，培养个人良好的知识管理习惯，提高个人知识管理的能力。
（3）培养知识分享和交流的组织文化
实施知识管理的最大阻力不是技术，而是组织成员不愿分享自己的知识，应该建设一种鼓励积极分享知识和交流知识的组织文化。
（4）培育实践社区
要充分发挥这种非正式组织的作用，积极引导，并纳入知识管理的大框架中。
（5）确定办公领域中的关键知识
通常是一些公文、制度等文档，对这些关键性的知识进行管理，能够有的放矢地进行知识管理，达到事半功倍的效果。
（6）重视信息门户的知识沉淀
门户是组织的信息系统的统一入口，政府信息门户为政府办公提供了极大的帮助，通过政府信息门户，他们可以方便地了解所需的知识等。同时，通过知识门户，还可以实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找所需内容。信息门户的知识沉淀对知识延续与创新有着非常重要的作用。重视信息门户的知识沉淀就是重视信息门户的内容管理、创新（点子）管理、知识发现、客户管理。
来源：KMcenter