神马文学网政府知识管理访谈---张长海博士--政府信息公开
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政府知识管理访谈---张长海博士
河南省政府门户网站 www.henan.gov.cn 2008年06月19日 来源： 中国知识管理中心
【字体：大中小】
编者按：2008年，为总结中国知识管理十年的成败得失，知识管理中心(Knowledge Management Center)将陆续邀请在研究机构和企业从事知识管理工作的各位专家，分享他们的见解、观点、经验与成果，通过知识管理中心(Knowledge Management Center)网站这个平台发布，让更多的人能够学习、提高，共同促进中国知识型社会的建设发展！
访谈内容：
KMC:作为研究政府知识管理领域的专家，请您介绍一下政府知识管理目前处于一个什么样的状态？
国家产生以后，为了管理的需要，利用文书来传达国家的意志，这种意义上的信息传递是简单形式的政府内部知识和信息的共享。即使到现在，在政府内部的知识共享方面，也主要是以档案管理形式存在的时间纬度的知识共享和以公文交换为形式的空间纬度的知识共享，公文办理完毕即转化为档案，即广义的文件(包括档案)的功用主要是处理公务的依据和记忆。
历史上，把文件与档案管理提高到效率高度的是民国时期的行政效率运动。所谓“行政效率运动”就是通过行政业务的改革，提高行政办事效能，而“文书档案”改革则是此次行政效率运动的主要内容，该项改革由时任国民党内政次长的甘乃光主持。推行文书档案连锁法是这次文书档案改革运动的重要举措。该办法是把当时分离的文书处理和档案管理重新结合起来，以消除文书运转迟缓、档案管理分散、垄断的局面。具体来说，主要进行了三个“统一”的规定，即统一分类、统一编号、统一登记等。
随着社会的发展，现在衍生出了政府信息公开，政府信息公开主要是面向公民，当然也包括政府工作人员。如长沙市人民政府针对机关内部的政务公开于2005年8月26日专门出台了《长沙市人民政府办公厅关于加强机关内部政务公开工作的意见》(长政办发〔2005〕25号)。该意见规定信息公开的内容包括：(1)干部任免公开；(2)重大决策公开；(3)财务管理公开；(4)物资采购管理公开；(5)行政许可公开；(6)廉政情况公开；(7)其他应予公开的内容。
对信息公开的形式作了如下规定：(1)召开征求意见座谈会、工作例会或全体干部职工会议实施公开；(2)采取公开栏或张榜公布、公示形式实施公开；(3)利用公共阅览室、资料索取点、机关内部刊物、电子屏幕、触摸屏、局域网等场所或设施实施公开；(4)对干部群众提出的有针对性问题的公开。
政府内部的信息公开只能使公务员了解一些信息，不是系统的知识，不能直接指导公务员的工作与行动，它的目的并非协调公务员的合作关系，而是加强政府内部的民主建设。
上述的知识共享形式均属于显性知识的共享。政府工作人员个人和政府组织在长期的工作或运作中产生了适合政府工作特点的大量隐性知识。知识在线公司的首席执行官Ron Yang作了如下比喻：显性知识可以说是“冰山一角”，而隐性知识则是隐藏在冰山底部的大部分，隐性知识是智力资本，是给大树提供营养的树根，显性知识只不过是树上的果实。这不但说明了，隐性知识在总量上比显性知识要多得多，而且说明了显性知识对隐性知识的依赖。
政府传统的科层组织结构是工业社会的产物，建立在这种结构上的政府部门运作缺乏弹性，存在幅度小、层次多、信息传递失真、对外界变化反应迟钝等弊端。
政府面临的局势要求提高政府工作人员能力素质，提高政府工作效率与质量，包括政府内部隐性知识共享的政府知识管理是一个路径。
经济局势的变化，政府对经济的管理面临更加复杂的情况，这对于政府工作人员的素质和能力提出了更高的要求。在政府内部，隐性知识的分布是不均衡的，一些工作时间长或者善于反思、善于学习的政府工作人员，拥有大量政府管理方面的隐性知识，而刚刚参加工作或者不善于学习、反思的政府工作人员则在政府管理的隐性知识方面比较欠缺。因此，在政府内部加强隐性知识的共享对于提高政府工作人员以及整个政府的效能具有重要意义。
政府改革与信息技术在政府领域的渗透催生了电子政务，电子政务建设为政府内部知识共享提供了便利条件。电子政务建设需要一系列的配套改革与基础准备，如政府信息基础设施、信息化人才、政府流程再造等，这些为政府内部隐性知识共享提供了便利条件，有必要共同推进电子政务建设与包括隐性知识共享的知识管理。
各级政府的知识是一个不断增长的有机体，对于常规公务，政府工作人员和政府运用各自拥有的知识是能够应付的，如遇到非常规事务，如果处理该公务的政府工作人员不具有这种知识或者不去向拥有这种知识的政府工作人员求教；或者拥有这种知识的政府工作人员不愿意共享这种知识，而经编码的知识载体——文件档案又具有原始性，不能够更深刻地指导政府工作人员的决策，或者由于需要的这种知识属于隐性知识，难以编码，则该项公务便不能有效解决。近年来，我国政府工作人员队伍充实了大批优秀毕业生，为锻炼政府工作人员，进行了职务轮换。职务轮换扩大了知识共享的范围，但这只是结果，知识共享结果更多需要的是作为过程的知识共享，特别是隐性知识的共享。如何促使新聘政府工作人员和职务轮换政府工作人员尽快适应工作，是亟需解决的问题。
由于切身利益以及生存需要的驱动，企业知识管理开展得如火如荼，而由于政府目标多样、不太具体等特点，知识管理开展得却不尽如意。政府部门对知识的获取目前主要靠建立的档案管理体系，对于隐性经验的传承目前没有建立起有效的体系，因此在知识共享方面与企业相比，处于劣势，特别是基于个人化的知识共享策略。企业知识管理是政府知识管理的来源之一，有的文献甚至认为：随着企业知识管理的日益发展,它的影响范围会波及非赢利性组织，这将会出现政府知识管理等分支理论。
美国政府非常重视知识管理，2003年的经费是8.2亿美元，INPUT公司预测2008年将达到13亿美元。美国政府的知识管理系统开始着重于各类信息的集中，并使这些信息能够有效地支持各类机构的管理功能和任务处理。2002年，美国政府就被MAKE确认为全球最受赞赏的知识型组织，它是第一个被MAKE评为知识型组织的政府。
因此，中国旅美科技协会工程学会全体会员在致中国领导人的信中建议：中国应制定知识型政府的实施战略和实践，建立政府知识管理机制，在政府部门进行的创新服务和电子政务中运用知识管理的研发，实现跨政府部门合作，建立知识型政府平台。
Xiaoming Cong和KaushikV.Pandya认为，政府在处理由知识经济所引起的挑战时，知识管理的重要性与日俱增。对公共部门而言，知识在竞争中已经成为决定性因素。知识是竞争中的一个重要因素，也是政府的中心资源。政府的高效率依赖于知识的有效共享和利用。
夏爱民认为：同辖区政府的竞争、全球化、知识经济、网络社会对政府的影响决定了政府必须实施知识管理，知识共享能够发展政府知识体系，推动政府管理创新，提高政府能力和竞争力，促进政府组织发展。
林山认为：为提高改进政府工作绩效，政府应导入知识管理。王志凌、谢宝剑、邓晓海认为：政府管理创新要求政府导入知识管理。
张润彤、朱晓敏认为：政府作为一个组织，同样存在知识管理的问题。政府知识管理能够提高政府管理的效率和效益。
KMC:您觉得政府的知识管理实施的必要性和关键制约因素有哪些？
具体的原因有很多。在我的调查和研究中发现，政府知识管理的主要制约因素是以下几种情况：
公务员性格内向的性格、不了解隐性知识的含义、不了解知识共享的含义、认为隐性知识共享会降低个人价值、不追求注重工作质量、不追求注重工作效率、认为进行隐性知识共享不能获得酬劳、隐性知识难以表达、单位经常断网、领导不授权、电脑水平不高、单位办公室位置设计不利于交流、单位没有重视知识的氛围、单位人际关系不和谐、双方人际关系不友好、不能理解隐性知识、怕担风险、不主动请教、表达能力不强。在以上原因中，前三种是主要原因。
KMC:在中国，政府的知识管理仍处于初级阶段，对于政府得知识管理实施，您有什么建议呢？
对于政府的知识管理，我认为可以从以下几个方面着手：
(1)营造隐性知识共享的政府文化
①充分发挥领导的作用
②隐性知识共享文化的精神层面建设
(2)加强隐性知识共享的组织管理
①成立知识管理推动小组
②采用隐性知识挖掘的科学方法
③构建促进隐性知识共享的考核与激励制度
④优化政府工作人员培养方式
⑤组建政府工作团队
⑥深化集体学习制度
⑦推进轮岗和干部交流制度
⑧推行标杆管理
(3)疏通隐性知识共享渠道
①增强刚性组织结构的弹性
②鼓励并积极引导非正式组织
③建设业务管理案例库
(4)优化隐性知识共享过程
①提高政府工作人员沟通的素养
②积极设计隐性共享过程
③合理反馈
KMC:知识管理理念和实践在中国已经有十年的时间了，您觉得这十年政府知识管理领域取得了哪些成绩，您怎么看政府知识管理的下一个十年？
成绩主要表现在(1)知识管理的概念已经深入人心，公务员(或者政府工作人员)已经知道了知识管理的内涵，仅据笔者对县级市政府部门的统计，有64.8%的人听说过知识管理，76.8%的人认为知识是政府的最重要资源；80.7%的人认为实施知识共享可以提高政府的工作效率。72.6%的人会把自己的知识进行分类整理；(2)档案管理体系的升级。经过多年的发展，中国已经建立起了规范、稳固的公共档案馆体系，这些为政府知识管理的实施打下了基础，一些公共档案馆已经开展了知识服务，包括信息挖掘等，当然，之前开展的档案馆编研是知识服务的萌芽。一些咨询企业也开始利用自己的智囊库为政府的决策服务；(3)电子政务建设为政府知识管理的实施提供了助力器，不但有利于政府间公文的交换，而且有利于政府采用知识管理系统进行数据分析，从而衍生出知识，也有利于政府内部的知识共享；(4)一些政府部门导入了ISO9001质量管理体系，对于规范政府的行为具有重要作用，这其中也包括公文流转、保存的规范，为知识管理打下了基础。
但据笔者了解，专门从知识管理的角度切入政府创新的还比较少，虽然有些政府部门做的事情不是打的“知识管理”的旗号，但却是知识管理的内容。因此，知识管理是一个很好的政府创新的综合思路。政府的很多改革其实都是由于知识的需求的推动：
自20世纪80年代以来，随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧，传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起。新公共管理运动是国际政治、经济、科技形势的发展在公共管理特别是政府管理领域影响的集中体现。
虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法，但在以下方面却有共识：
(1)公共组织服务应以顾客或市场为导向；
(2)公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理；
(3)公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验；
(4)公共组织应重视公共服务的效率、效果和质量。
新公共管理运动的兴起使政府服务对象对政府服务提出了更高的要求，政府提供的服务一是要以硬件为基础，二是要政府决策的科学化，而知识(包括隐性知识)是科学决策的来源。总之，知识在政府管理的决策中起着越来越重要的作用。
经济全球化、知识经济的兴起使政府决策面临更多、更复杂的变量，政府决策难度加大，复杂多变的形势对政府决策的响应速度提出了更高的要求。政府主要是依靠知识和权力以及由权力带来的权威而实现运作的，政府工作人员个人和单个政府部门的知识难以满足政府应对这些变化的知识需求。
政府面临的政治局势要求提高政府工作人员能力素质，提高政府工作效率与质量，包括政府内部隐性知识共享的政府知识管理是一个路径。
政府下10年的知识管理将在政府行为的规范、管理创新中取得突破，电子政务建设、公共档案馆体系将继续为政府的知识管理作出更大贡献。但如果想去的重大突破，尚需要按照知识管理的理念与方法进行专门的政府建设。具体的预测需要严格的定量分析，在此只能宏上谈谈。
河南省政府门户网站 www.henan.gov.cn 2008年06月19日 来源： 中国知识管理中心
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编者按：2008年，为总结中国知识管理十年的成败得失，知识管理中心(Knowledge Management Center)将陆续邀请在研究机构和企业从事知识管理工作的各位专家，分享他们的见解、观点、经验与成果，通过知识管理中心(Knowledge Management Center)网站这个平台发布，让更多的人能够学习、提高，共同促进中国知识型社会的建设发展！
访谈内容：
KMC:作为研究政府知识管理领域的专家，请您介绍一下政府知识管理目前处于一个什么样的状态？
国家产生以后，为了管理的需要，利用文书来传达国家的意志，这种意义上的信息传递是简单形式的政府内部知识和信息的共享。即使到现在，在政府内部的知识共享方面，也主要是以档案管理形式存在的时间纬度的知识共享和以公文交换为形式的空间纬度的知识共享，公文办理完毕即转化为档案，即广义的文件(包括档案)的功用主要是处理公务的依据和记忆。
历史上，把文件与档案管理提高到效率高度的是民国时期的行政效率运动。所谓“行政效率运动”就是通过行政业务的改革，提高行政办事效能，而“文书档案”改革则是此次行政效率运动的主要内容，该项改革由时任国民党内政次长的甘乃光主持。推行文书档案连锁法是这次文书档案改革运动的重要举措。该办法是把当时分离的文书处理和档案管理重新结合起来，以消除文书运转迟缓、档案管理分散、垄断的局面。具体来说，主要进行了三个“统一”的规定，即统一分类、统一编号、统一登记等。
随着社会的发展，现在衍生出了政府信息公开，政府信息公开主要是面向公民，当然也包括政府工作人员。如长沙市人民政府针对机关内部的政务公开于2005年8月26日专门出台了《长沙市人民政府办公厅关于加强机关内部政务公开工作的意见》(长政办发〔2005〕25号)。该意见规定信息公开的内容包括：(1)干部任免公开；(2)重大决策公开；(3)财务管理公开；(4)物资采购管理公开；(5)行政许可公开；(6)廉政情况公开；(7)其他应予公开的内容。
对信息公开的形式作了如下规定：(1)召开征求意见座谈会、工作例会或全体干部职工会议实施公开；(2)采取公开栏或张榜公布、公示形式实施公开；(3)利用公共阅览室、资料索取点、机关内部刊物、电子屏幕、触摸屏、局域网等场所或设施实施公开；(4)对干部群众提出的有针对性问题的公开。
政府内部的信息公开只能使公务员了解一些信息，不是系统的知识，不能直接指导公务员的工作与行动，它的目的并非协调公务员的合作关系，而是加强政府内部的民主建设。
上述的知识共享形式均属于显性知识的共享。政府工作人员个人和政府组织在长期的工作或运作中产生了适合政府工作特点的大量隐性知识。知识在线公司的首席执行官Ron Yang作了如下比喻：显性知识可以说是“冰山一角”，而隐性知识则是隐藏在冰山底部的大部分，隐性知识是智力资本，是给大树提供营养的树根，显性知识只不过是树上的果实。这不但说明了，隐性知识在总量上比显性知识要多得多，而且说明了显性知识对隐性知识的依赖。
政府传统的科层组织结构是工业社会的产物，建立在这种结构上的政府部门运作缺乏弹性，存在幅度小、层次多、信息传递失真、对外界变化反应迟钝等弊端。
政府面临的局势要求提高政府工作人员能力素质，提高政府工作效率与质量，包括政府内部隐性知识共享的政府知识管理是一个路径。
经济局势的变化，政府对经济的管理面临更加复杂的情况，这对于政府工作人员的素质和能力提出了更高的要求。在政府内部，隐性知识的分布是不均衡的，一些工作时间长或者善于反思、善于学习的政府工作人员，拥有大量政府管理方面的隐性知识，而刚刚参加工作或者不善于学习、反思的政府工作人员则在政府管理的隐性知识方面比较欠缺。因此，在政府内部加强隐性知识的共享对于提高政府工作人员以及整个政府的效能具有重要意义。
政府改革与信息技术在政府领域的渗透催生了电子政务，电子政务建设为政府内部知识共享提供了便利条件。电子政务建设需要一系列的配套改革与基础准备，如政府信息基础设施、信息化人才、政府流程再造等，这些为政府内部隐性知识共享提供了便利条件，有必要共同推进电子政务建设与包括隐性知识共享的知识管理。
各级政府的知识是一个不断增长的有机体，对于常规公务，政府工作人员和政府运用各自拥有的知识是能够应付的，如遇到非常规事务，如果处理该公务的政府工作人员不具有这种知识或者不去向拥有这种知识的政府工作人员求教；或者拥有这种知识的政府工作人员不愿意共享这种知识，而经编码的知识载体——文件档案又具有原始性，不能够更深刻地指导政府工作人员的决策，或者由于需要的这种知识属于隐性知识，难以编码，则该项公务便不能有效解决。近年来，我国政府工作人员队伍充实了大批优秀毕业生，为锻炼政府工作人员，进行了职务轮换。职务轮换扩大了知识共享的范围，但这只是结果，知识共享结果更多需要的是作为过程的知识共享，特别是隐性知识的共享。如何促使新聘政府工作人员和职务轮换政府工作人员尽快适应工作，是亟需解决的问题。
由于切身利益以及生存需要的驱动，企业知识管理开展得如火如荼，而由于政府目标多样、不太具体等特点，知识管理开展得却不尽如意。政府部门对知识的获取目前主要靠建立的档案管理体系，对于隐性经验的传承目前没有建立起有效的体系，因此在知识共享方面与企业相比，处于劣势，特别是基于个人化的知识共享策略。企业知识管理是政府知识管理的来源之一，有的文献甚至认为：随着企业知识管理的日益发展,它的影响范围会波及非赢利性组织，这将会出现政府知识管理等分支理论。
美国政府非常重视知识管理，2003年的经费是8.2亿美元，INPUT公司预测2008年将达到13亿美元。美国政府的知识管理系统开始着重于各类信息的集中，并使这些信息能够有效地支持各类机构的管理功能和任务处理。2002年，美国政府就被MAKE确认为全球最受赞赏的知识型组织，它是第一个被MAKE评为知识型组织的政府。
因此，中国旅美科技协会工程学会全体会员在致中国领导人的信中建议：中国应制定知识型政府的实施战略和实践，建立政府知识管理机制，在政府部门进行的创新服务和电子政务中运用知识管理的研发，实现跨政府部门合作，建立知识型政府平台。
Xiaoming Cong和KaushikV.Pandya认为，政府在处理由知识经济所引起的挑战时，知识管理的重要性与日俱增。对公共部门而言，知识在竞争中已经成为决定性因素。知识是竞争中的一个重要因素，也是政府的中心资源。政府的高效率依赖于知识的有效共享和利用。
夏爱民认为：同辖区政府的竞争、全球化、知识经济、网络社会对政府的影响决定了政府必须实施知识管理，知识共享能够发展政府知识体系，推动政府管理创新，提高政府能力和竞争力，促进政府组织发展。
林山认为：为提高改进政府工作绩效，政府应导入知识管理。王志凌、谢宝剑、邓晓海认为：政府管理创新要求政府导入知识管理。
张润彤、朱晓敏认为：政府作为一个组织，同样存在知识管理的问题。政府知识管理能够提高政府管理的效率和效益。
KMC:您觉得政府的知识管理实施的必要性和关键制约因素有哪些？
具体的原因有很多。在我的调查和研究中发现，政府知识管理的主要制约因素是以下几种情况：
公务员性格内向的性格、不了解隐性知识的含义、不了解知识共享的含义、认为隐性知识共享会降低个人价值、不追求注重工作质量、不追求注重工作效率、认为进行隐性知识共享不能获得酬劳、隐性知识难以表达、单位经常断网、领导不授权、电脑水平不高、单位办公室位置设计不利于交流、单位没有重视知识的氛围、单位人际关系不和谐、双方人际关系不友好、不能理解隐性知识、怕担风险、不主动请教、表达能力不强。在以上原因中，前三种是主要原因。
KMC:在中国，政府的知识管理仍处于初级阶段，对于政府得知识管理实施，您有什么建议呢？
对于政府的知识管理，我认为可以从以下几个方面着手：
(1)营造隐性知识共享的政府文化
①充分发挥领导的作用
②隐性知识共享文化的精神层面建设
(2)加强隐性知识共享的组织管理
①成立知识管理推动小组
②采用隐性知识挖掘的科学方法
③构建促进隐性知识共享的考核与激励制度
④优化政府工作人员培养方式
⑤组建政府工作团队
⑥深化集体学习制度
⑦推进轮岗和干部交流制度
⑧推行标杆管理
(3)疏通隐性知识共享渠道
①增强刚性组织结构的弹性
②鼓励并积极引导非正式组织
③建设业务管理案例库
(4)优化隐性知识共享过程
①提高政府工作人员沟通的素养
②积极设计隐性共享过程
③合理反馈
KMC:知识管理理念和实践在中国已经有十年的时间了，您觉得这十年政府知识管理领域取得了哪些成绩，您怎么看政府知识管理的下一个十年？
成绩主要表现在(1)知识管理的概念已经深入人心，公务员(或者政府工作人员)已经知道了知识管理的内涵，仅据笔者对县级市政府部门的统计，有64.8%的人听说过知识管理，76.8%的人认为知识是政府的最重要资源；80.7%的人认为实施知识共享可以提高政府的工作效率。72.6%的人会把自己的知识进行分类整理；(2)档案管理体系的升级。经过多年的发展，中国已经建立起了规范、稳固的公共档案馆体系，这些为政府知识管理的实施打下了基础，一些公共档案馆已经开展了知识服务，包括信息挖掘等，当然，之前开展的档案馆编研是知识服务的萌芽。一些咨询企业也开始利用自己的智囊库为政府的决策服务；(3)电子政务建设为政府知识管理的实施提供了助力器，不但有利于政府间公文的交换，而且有利于政府采用知识管理系统进行数据分析，从而衍生出知识，也有利于政府内部的知识共享；(4)一些政府部门导入了ISO9001质量管理体系，对于规范政府的行为具有重要作用，这其中也包括公文流转、保存的规范，为知识管理打下了基础。
但据笔者了解，专门从知识管理的角度切入政府创新的还比较少，虽然有些政府部门做的事情不是打的“知识管理”的旗号，但却是知识管理的内容。因此，知识管理是一个很好的政府创新的综合思路。政府的很多改革其实都是由于知识的需求的推动：
自20世纪80年代以来，随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧，传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起。新公共管理运动是国际政治、经济、科技形势的发展在公共管理特别是政府管理领域影响的集中体现。
虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法，但在以下方面却有共识：
(1)公共组织服务应以顾客或市场为导向；
(2)公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理；
(3)公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验；
(4)公共组织应重视公共服务的效率、效果和质量。
新公共管理运动的兴起使政府服务对象对政府服务提出了更高的要求，政府提供的服务一是要以硬件为基础，二是要政府决策的科学化，而知识(包括隐性知识)是科学决策的来源。总之，知识在政府管理的决策中起着越来越重要的作用。
经济全球化、知识经济的兴起使政府决策面临更多、更复杂的变量，政府决策难度加大，复杂多变的形势对政府决策的响应速度提出了更高的要求。政府主要是依靠知识和权力以及由权力带来的权威而实现运作的，政府工作人员个人和单个政府部门的知识难以满足政府应对这些变化的知识需求。
政府面临的政治局势要求提高政府工作人员能力素质，提高政府工作效率与质量，包括政府内部隐性知识共享的政府知识管理是一个路径。
政府下10年的知识管理将在政府行为的规范、管理创新中取得突破，电子政务建设、公共档案馆体系将继续为政府的知识管理作出更大贡献。但如果想去的重大突破，尚需要按照知识管理的理念与方法进行专门的政府建设。具体的预测需要严格的定量分析，在此只能宏上谈谈。