减少会议浪费—品质?文化—龙源期刊网

减少会议浪费
Ｃｒａｉｇ　Ｃｏｃｈｒａｎ
《品质·文化》 2006年第7期 本文字数：2819小中大
编译／杨晓宁
·建立任务陈述
确定团队的目的，取得一致性的同意，定义一个标准来帮助确定会议是否存在问题和衡量会议是否成功。
·关注员工自身性格
类似于Myers—Bn2gs类型指示器(一套自我报告式的性格测验评估)或者基迩赛个性分类的工具可以帮助管理者评估团队中个人决策的倾向性。例如，这样就可以知道小组中的每个人是喜欢快速的判断作出决定还是与之相反。
·使用议程
关于会议的详细计划要进行良好的沟通，包括每一项议程都是由谁来负责，每一项议程会持续多长时间，还有会议希望得到的结果是什么(比如一个决定或者仅仅是共享一些信息等等)。值得注意的是，单为了共享信息并不能成为一个召开会议的很好的理由。
·建立和安排团队角色
每个员工在会议中都有自己的角色，例如领导者、协调人、记录员、计时员、嘉宾等等都是不可缺少的。如果没有计时员，就不可能知道小组里的成员是否按时进行了会议的每一项议程，而协调入通常可以协助与会者不偏离会议的议题。
·操作规程
了解团队是怎么运转的，像例会的时间、决策的类型等等。多数人的意见经常会与最终的决策有些许背离，但是这基本上确保了每一个人都是被倾听的，这样他们就会积极参与支持这个决策，即使那一少部分人并不认同。
·良好的会议笔记
会议笔记包括登记册、简讯类的文件和主要事件列表。列表上应该有将会发生的事情、事情发生的时间、负责人等。好的会议笔记可以帮助防止重复工作，因为没有必要把之前讨论决定的事情再重复一遍。一个好的登记册可以累计跟踪哪一个人在哪一个时间想要做什么。整个记录可以用Excel表格来完成，每几个会议后还可以总结回顾一次。这样可以使每个人对自己的许诺负有责任。
·过程检查
它可以帮助领导者衡量会议的效用并且在组员的讨论偏离议程的时候重新计划调整。会议的效用问题可以在会议结束后进行一个简单的投票表决，表决关于会议上最喜欢的部分以及什么建议可以使会议更加有效，或者也可以建立一个更加正式的回馈渠道。
·备忘录
备忘录会帮助小组保持现行会议的轨迹，并捕获一些可能在以后会议中要解决的重要问题。
·鉴定和通报
鉴定并通知所有的可能被变革所影响的相关方，在整个过程中获得他们的信息是至关重要的。如果主动去获取这些相关方的信息并保持他们的知情权，那让所有的相关方都感觉到自己是团队的一份子将不是那么的困难。就像是把这些相关方散布到各个团队中参与意见，那决策潜在的行进障碍将会大大减轻。
·自由讨论和评估
不加批判的自由讨论会爆出很多的主意，评估可以帮助管理者决定这些主意的优先度。不好的主意并不需要被批判，因为通常在评估后它们就会落到优先度列表的最末端。
·回顾决定
在会议结束前回顾一下所作的决定可以帮助组员意识到已经决定了什么并区分优先次序。组员意识不到在会议中已经决定的东西是很经常发生的事情，而且发生的频率甚至都是让人惊讶的。如果没有这样的回顾，则因为组员的忘性，就会增添记录员的负担，同时也给记录员太多的权力来自行决定哪些决定是经过同意要实行的，哪些不是。
知晓了这些团队工作或者说会议的重要性，员工们就会发现实现精益6siZma的路还远远在追赶过程中。然而，许多员工接受了培训却没有机会立即参与到精益6sigma的团队中，所以他们必须懂得每个人都有责任来提出改进的建议，而他们的行动在精益6sizma的方法和工具的指导下要变得具有前摄性和预防性。对任何一个组织来说，要达到精益，每个人都需要不断的改进。团队是昂贵的，因为他们损耗了昂贵的生产时间。这就是为什么很多改善活动和6sisma项目组的组建都需要很多的时间投资，一些关键的任务也会因此有些许局限性。
这个时候减少会议浪费就应运而生了。在会议或者其他改善活动中，一些主意灵光闪现并被排列优先级，排在头一二的最有可能被选中作为问题的解决方案并且计划实施，而其他的信息都被丢弃了，剩下的这些主意经常被确定为不可能实施的或者在很近的将来不可能依此改变的。然而，在扔掉这些信息之前，告诉所有的人什么是不能被改变或者将不会改变是很有必要的。
很多年前，我成为美国可口可乐公司采购部的经理。在我接受这个职位后不久，我被告知我的一个责任就是在年度制造会议上主持一个关于我们采购系统的讨论。同事开玩笑说，我应该为此准备一件防弹衣和头盔。在那个时候我就意识到我还什么都没有做，而且在采购系统里存在的问题实在太多了。
我迅速的把相关的人组成一个小组，包括采购部、制造部、财务部和信息技术部的人员。我们确定了值得关注的部门并给其中所有的人员发放了量化的调查问卷。最终发现了72个存在的问题，我们把这些问题分成如下四大类：
快速廉价的改进
耗费时间和金钱很多的重要改进
似乎永远不可能实现的改进
其他问题
我们立刻注意到第一类里的问题是大部分都有机会在会议上优先解决的，然后我们从第二类里挑出两个最希望被解决而且解决后最有长远利益的问题，另外我们还决定在会议上讨论一下第三类中的问题，包括我们认为对这些顽固的问题最有效的工作。像我们期望的一样，我们的努力在会议上被予以正面的肯定。实际上，那是采购系统在年度会议的议程中存在的最后一年。
出乎我们意料的是，我们最大的一个贡献是把那些不可能被解决的问题传达到了相关的领域。我们收到了几乎所有人正面积极的反馈，这些诚实的反馈和我们那些可行的建议使得那些“不可完成的任务”得到了相当的重视。当每个人听到“我们—直在做这些”的时候，都会很厌倦，因为诚信已经丢失了。而现在，人们都把他们的抱怨转换成有用的、预防性的沟通。
会议将波及到每一个人，所以会议效力的改进将会对精益6sisma的推进有显著的功效。因此，要确保在精益6siZma的培训中强调有效的会议技巧。在确定“不可能完成的任务”之前，要积极的与相关的内部顾客(员工)沟通。他们将会因为你的诚恳开始实施一些可行的改进工作来替代以往的抱怨。会议浪费的减少势必也将减少很多桌子上的争端。