海鸥卫浴：期货套期保值业务内部控制制度（2009年6月）-20090624_海鸥卫浴(00...

广州海鸥卫浴用品股份有限公司期货套期保值业务内部控制制度
（2009年6月22日，经第二届董事会第二十二次临时会议审议通过）
第一章 总则第一条 为规范广州海鸥卫浴用品股份有限公司（以下简称“本公司”或“公司”）境内期货套期保值业务，有效防范和控制风险，制定本制度。
第二条 本制度所称“期货套期保值业务”是指：以规避公司生产经营中使用的铜、锌金属商品价格风险为目的，从事买入期货交易所上市标准化期货合约，实现抵消现货市场交易中存在的价格风险的交易活动。
履行期货合约的方式主要有对冲和实物交割，本公司期货套期保值业务采用对冲方式进行交易。
第三条 公司从事期货套期保值业务，应遵循以下原则：
1、公司在期货市场，仅限于从事套期保值业务，不得进行投机和套利交易。
2、公司的期货套期保值业务，只限于在境内期货交易所进行场内市场交易，不得进行场外市场交易。
3、公司的期货套期保值业务，只限于从事与公司生产经营所需原材料相同、相近或类似的期货品种（如铜、锌等金属）。
4、公司进行套期保值的数量原则上不超过与客户签定的锁定价格现货合同约定的现货交易数量，期货持仓量应不超过套期保值的现货量。
5、期货持仓时间应与现货保值所需的计价期相匹配，签订现货合同后，相应的套期保值头寸持有时间原则上不得超出现货合同规定的时间或该合同实际执行的时间。
6、公司应当以自己的名义设立套期保值交易帐户，不得使用他人帐户进行套期保值业务。
7、公司应具有与套期保值保证金相匹配的自有资金，不得使用募集资金直接或间接进行套期保值。公司应严格控制套期保值的资金规模，不得影响公司正常经营。1第二章 审批权限第四条 单次或全年累计占用期货保证金在人民币1500万元以内的（含1500万元）交易由公司期货领导小组决定；占用期货保证金超过人民币1500万元的交易，
由公司董事会决定。
第五条董事会授权期货领导小组和套期保值管理办公室具体执行。各项套期保
值业务必须严格限定在经批准的套期保值计划内进行，不得超范围操作。
第三章 组织机构及其职责第六条 公司的境内期货套期保值业务组织机构设置如下：
第七条公司董事会授权董事长组织建立期货领导小组行使期货套期保值业务
管理职责；小组成员包括：董事长、总经理、策略信息处副总、财务总监、采购总监、内审负责人、与套期保值业务有关的其他人员。该小组的人员组成及职责权限须报董事会备案。
第八条 期货领导小组的职责为：
期货领导小组套期保值管理办公室（策略信息部兼代）期货业务交易（策略信息部内期货业务核算（财务处内设）期货业务风险控制（内部审计室内交易员 档案管理员 资金调拨员 会计核算员 风险控制员2
1、负责对公司从事期货套期保值业务进行监督管理。
2、负责召开期货领导小组会议，制订年度套期保值计划，并提交董事会审议。
3、听取小组下设办事机构的工作报告，批准授权范围内的套期保值交易方案。
4、负责审定公司套期保值管理工作的各项具体规章制度，决定工作原则和方针。
5、负责交易风险的应急处理。
6、负责向董事会提交年度报告和下年度工作计划。
第九条 期货领导小组下设套期保值管理办公室作为其日常办事机构。其职责为：
1、制订、调整套期保值计划、交易方案，并报期货领导小组审批。
2、执行具体的套期保值交易。
3、向期货领导小组汇报并提交书面工作报告。
4、其他日常联系和管理工作。
第十条 套期保值管理办公室下设交易员、档案管理员、资金调拨员、会计核算员和风险控制员岗位。各岗位人员分别在策略信息处、财务处、内部审计室内设。各岗位职责权限如下：
1、交 易 员：负责监控市场行情、识别和评估市场风险、制订套期保值交易方案、执行交易指令、对已成交的交易进行跟踪和管理等；
2、档案管理员：负责套期保值资料管理，包括套期保值计划、交易方案、交易原始资料、结算资料等；
3、资金调拨员：根据交易记录完成收付款；
4、会计核算员：相关帐务处理等财务结算工作。
5、风险控制员：负责监督和跟踪每笔交易的执行情况，并可直接向期货领导小组汇报风险控制工作。
第十一条 套期保值办公室各岗位人员应有效分离，不得交叉或越权行使其职责，确保能够相互监督制约。
第四章 授权制度3第十二条 公司与期货经纪公司订立的开户合同应按公司《经济合同管理办法》的有关规定及程序审核后，由公司法定代表人或经法定代表人授权的人员签署。
第十三条 公司对境内期货交易操作实行授权管理。交易授权书应列明有权交易的人员名单、可从事交易的具体种类和交易限额、授权期限。期货交易授权书由公司董事长签发。
第十四条 被授权人员应当在授权书载明的权利范围内诚实并善意地行使该权利。只有授权书载明的被授权人才能行使该授权书所列权利。
第十五条 如因各种原因造成被授权人的变动，授予权限应即时予以调整，并应立即由授权人通知业务相关各方。被授权人自通知之时起，不再享有原授权书授予的一切权利。
第五章 业务流程公司的境内期货业务流程如下：
第十六条 客户与公司签定材料价格锁定协议。
第十七条 套期保值管理办公室结合现货需求的具体情况和市场价格行情，制定期货套期保值交易方案，报经公司期货领导小组批准后方可执行。交易方案应包括以下内容：套期保值交易的建仓品种、价位区间、数量、拟投入的保证金、风险分析、风险控制措施、止损额度等。
第十八条 交易员根据批准的方案，填写注入或追加保证金的付款通知，经期货管理办公室负责人及财务部相关主管审批同意后交资金调拨员执行付款。会计核算员根据银行的单据进行帐务处理；为了便于单据追踪，暂挂交易员个人借支，待取得期货经纪公司入金单后冲减个人借支。交易员应负责及时将入金单交由会计核算员进行相关帐务处理。
交易员根据公司的套期保值方案选择合适的时机向期货经纪公司下达交易指令。
第十九条 每笔交易结束后，交易员应于1个交易日内及时将期货经纪公司交易系统生成的交割单和结算单（如有）打印并传递给套期保值管理办公室负责人、风险4控制员进行审核。
第二十条 风险控制员核查交易是否符合套期保值方案，若不符合，须立即报告公司期货领导小组。
第二十一条 会计核算员收到交割单或结算单并审核无误，并经财务处相关主管签字同意后，进行帐务处理。会计核算员每月末与交易员核对保证金余额。
第二十二条 套期保值管理办公室根据客户锁定价格材料订单的实际采购情况拟订平仓方案，报期货领导小组批准后参照上述流程执行。
第六章 风险管理制度第二十三条 公司应建立严格有效的风险管理制度，利用事前、事中及事后的风险控制措施，预防、发现和化解风险。
第二十四条 公司在开展境内期货套期保值业务前须做到：
1、慎重选择期货经纪公司；
2、合理设置期货业务组织机构和选择安排相应岗位业务人员：
（1）公司期货业务岗位设置应严格按照本制度“第三章 组织机构及其职责”执行；
（2）期货业务人员要求：①有期货专业知识及管理经验、有良好的职业道德；
②有较高的业务技能，熟悉期货交易相关的法律、法规，遵守法律、法规及交易的各项规章制度，规范自身行为，杜绝违法、违规行为。
第二十五条 公司的期货业务开户及经纪合同签订程序如下：
1、套期保值管理办公室选择三家以上具有良好资信和业务实力、运作规范的期货经纪公司，经资格审查后推荐给期货领导小组作为候选单位；
2、期货领导小组从候选单位中选定公司期货交易的经纪公司；
3、公司法定代表人或经法定代表人书面授权的人员代表公司与期货经纪公司签订期货经纪合同书，并办理开户手续。
第二十六条 套期保值管理办公室应随时跟踪了解期货经纪公司的发展变化和5资信情况，并将有关发展变化报告公司期货领导小组，以便公司根据实际情况来决定是否更换期货经纪公司。
第二十七条 在实际业务操作中，呈批的方案中必须披露相关风险；交易方案须采取合理的交易策略，降低追加保证金的风险。
第二十八条 公司内部审计室应每季度定期或不定期地对套期保值业务进行检查，监督套期保值业务人员执行风险管理政策和风险管理工作程序，及时防范业务中的操作风险。
第二十九条 公司设置风险控制员岗位，风险控制员直接对公司期货领导小组和董事长负责。风险控制员岗位不得与套期保值管理办公室的其他岗位交叉。
第三十条 公司风险控制员主要职责包括：
1、制定期货业务有关的风险管理政策及风险管理工作程序；
2、监督期货业务有关人员执行风险管理政策和风险管理工作程序；
3、审查境内期货经纪公司的资信情况；
4、审核公司的具体保值方案；
5、核查交易员的交易行为是否符合套期保值计划和具体交易方案；
6、对期货头寸的风险状况进行监控和评估，保证套期保值业务的正常进行；
7、发现、报告，并按程序处理风险事故；
8、评估、防范和化解公司期货业务的法律风险。
第三十一条 风险控制员须严格审核公司的期货套期保值业务是否是为公司生产所需的原材料（铜、锌或相近材料）进行的保值，若不是，则须立即报告公司期货领导小组。
第三十二条 公司建立以下内部风险报告制度和风险处理程序：
1、内部风险报告制度：
（1）交易员应于每天收市后测算已占用的保证金金额、浮动盈亏、可用保证金数量及拟建头寸需要追加的保证金数量；并及时上报公司期货领导小组。
（2）当市场价格波动较大或发生异常波动的情况时，交易员应立即报告套期保6值管理办公室负责人和风险控制员；如果交易合约市值损失接近或突破止损限额时，应该立即启动止损机制；如果发生追加保证金等风险事件，套期保值管理办公室应立即向期货领导小组报告，并在24小时内提交分析意见，由期货领导小组做出决策。同
时，根据本制度及《海鸥卫浴重大信息内部报告制度》及时向董事会及董事会秘书报
告。
（3）当发生以下情况时，风险控制员应立即向公司期货领导小组报告：
①期货业务有关人员违反风险管理政策和风险管理工作程序；
②期货经纪公司的资信情况不符合公司的要求；
③公司的具体保值方案不符合有关规定；
④交易员的交易行为不符合套期保值方案；
⑤公司期货头寸的风险状况影响到套期保值过程的正常进行；
⑥公司期货业务出现或将出现有关的法律风险。
（4）期货领导小组、套期保值管理办公室的任何人员，如发现套期保值交易存在违规操作时，应立即向期货领导小组汇报。同时，期货领导小组立即终止违规人员的授权手续，并及时调查违规事件的详细情况，制定和实施补救方案。
2、风险处理程序：
（1）套期保值管理办公室负责人及时召集公司期货领导小组和有关人员参加会议，分析讨论风险情况及应采取的对策；
（2）相关人员执行公司的风险处理决定。
第三十三条 交易错单处理程序：
1、当发生属期货经纪公司过错的错单时：由交易员及时通知期货经纪公司，并由经纪公司采取相应处理措施，再向期货经纪公司追偿产生的损失；
2、当发生属于公司交易员过错的错单时：交易员应立即报告套期保值管理办公室负责人，并下达相应的指令，相应的交易指令要求能消除或尽可能减少错单对公司造成的损失。
第三十四条 公司应合理计划和安排使用保证金，保证套期保值过程正常进行。7应合理选择保值月份，避免市场流动性风险；
第三十五条 公司应严格按照规定安排和使用境内期货业务人员，加强相关人员的职业道德教育及业务培训，提高相关人员的综合素质。
第三十六条 公司设立符合要求的计算机系统及相关设施，确保交易工作正常开展。
第七章 报告制度第三十七条 套期保值管理办公室于月初向期货领导小组提交上月套期保值业务报告，包括本月新建仓位状况、总体持仓状况、结算状况、套期保值效果、未来价格趋势及相关分析。
第三十八条 套期保值业务人员应遵守以下汇报制度：
1、交易员每次交易后向套期保值管理办公室负责人、风险控制员、公司期货领导小组报告每次新建头寸情况、计划建仓及平仓头寸情况及最新市场信息等情况。
2、交易员和会计核算员分别根据每次交易情况向财务总监及风险控制员报告汇总持仓状况、结算盈亏状况及保证金使用状况等信息。
第八章 期货套期保值业务的信息披露
第三十九条公司拟进行期货套期保值业务，应提交董事会审议。董事会应在做
出相关决议后两个交易日内进行公告，并向深圳证券交易所提交下列文件：
1、董事会决议及公告；
2、套期保值事项公告，公司披露的套期保值事项至少应当包括：套期保值的目的、期货品种、拟投入资金及业务期间、套期保值的风险分析及公司拟采取的风险控制措施等；
3、保荐机构应就套期保值的必要性、公司套期保值业务内控制度是否合理完善、风险控制措施是否有效等事项进行核查，并发表意见（如有）；
4、深圳证券交易所要求的其他文件。
第四十条 当公司期货套期保值业务出现重大风险或可能出现重大风险，期货套8期保值业务亏损或者潜亏占公司前一年度经审计净利润10%以上，且亏损金额超过100万元人民币的，公司应在2个交易日内向深圳证券交易所和广东证监局报告并公告。
第九章 档案管理制度第四十一条 公司对期货套期保值的交易原始资料、结算资料等业务档案、境内期货业务开户文件、授权文件、各类内部报告、发文及批复文件等档案由档案管理员负责保管，保管期限至少15年。
第十章 保密制度第四十二条 公司期货业务相关人员应遵守公司的保密制度。
第四十三条 公司期货业务相关人员未经允许不得泄露本公司的套期保值方案、交易情况、结算情况、资金状况等与公司境内期货交易有关的信息。公司套期保值业务的定期披露及临时披露内容由期货领导小组根据上市规则及相关法律法规的要求确定。
第十一章 责任追究第四十四条 本制度所涉及的交易指令、资金拨付、结算、内控审计等各有关人员，严格按照规定执行的，风险由公司承担。违反本制度规定进行的资金拨付、下单交易等行为，或违反本制度规定的报告义务的，由行为人对风险或损失承担个人责任；
公司将区分不同情况，给予行政处分、经济处罚直至追究刑事责任。
第十二章 附则第四十五条 本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规及其他规范性文件的规定执行。本制度如与日后颁布的有关法律、法规、规范性文件的规定相抵触的，按有
关法律、法规、规范性文件的规定执行，并由董事会及时修订。
第四十六条本制度自公司董事会审议通过后施行，修订时亦同。
第四十七条本制度解释权属于公司董事会。
广州海鸥卫浴用品股份有限公司
二OO九年六月二十二日