新闻办公室的职责是什么？

选自《尽职的新闻办公室》(A RESPONSIBLE PRESS OFFICE) ，作者是公共事务和传播专家玛格里特?沙利文(Marguerite H. Sullivan) 。沙利文从1986年开始涉足政坛，1991年在乔治·布什(George Bush)总统执政期间(1989-1993)任副总统奎尔的助理。2006年辞去美国联合国科教文组织全国委员会(the U.S. National Commission for UNESCO)执行主任一职后，担任全国民主基金会(the National Endowment for Democracy)国际媒体援助中心(the Center on International Media Assistance)主任至今。
新闻办公室的职责是什么什么？
"民治政府如不为大众洞开知情之门，或知情之途付诸阙如，终将以丑闻收场，或以悲剧告终，也可能两者兼而有之。"--美国第4位总统詹姆斯·麦迪逊(James Madison)，1822年。
"唯有让人们知悉真相，国家方可安全无虞。"-- 美国第16位总统亚伯拉罕·林肯，1864年。
美国前总统的这些言谈涉及民主如何运作的问题。今天这些话语仍千真万确。
为了行使自己的权利，公众必须能够在知情的情况下斟酌取舍，自行判断。只有获得真实可靠的信息，人们才能有此作为。公众可以通过自由媒体获得信息。自由媒体承担为公民监督政府的职责。媒体向公众报道政府的活动，可籍此引发人们的辩论。媒体要求公务员严守最高标准，通过发表有关报道考察政府是否维护公众的信托。
早在18世纪美国革命时期，有关政府应该对人民负责以及政府工作人员属人民公仆等观念已经开始形成。但为公众服务往往需要双管齐下。对于民主制度而言，为公众服务是政府官员从事的工作，也是媒体承担的任务。
美国总统约翰·肯尼迪(John F. Kennedy)曾说道："思想的传播、在知情的情况下做出选择的可能、提出批评意见的机制，以及政治民主赖以生存的所有前提条件，在很大程度上取决于沟通。"
新闻办公室做什么和不做什么？
"在政府与公众沟通的整个系统中，公共事务办公室是一个中心环节，"希拉·泰特(Sheila Tate)如是说。泰特曾在上世纪80年代初担任美国第一夫人南希·里根(Nancy Reagan)的新闻秘书，后担任副总统乔治·布什(George Bush)的新闻秘书，辅佐布什取得1988年总统竞选的胜利。泰特认为："政府新闻事务是供媒体获得政府运作信息的管道。"
政府新闻办公室的主要任务是说明政府的各类项目和政策对公民会产生哪些影响。向公众发布公共信息可以传达政府官员对问题的考虑和规划，有助于公众了解各类问题会对自己的生活产生什么影响。
"各国政府拥有如此众多的信息，需得到有效的途径向本国公民发布，政府发言人即应运而生，"曾为比尔·克林顿(Bill Clinton)总统担任新闻秘书的迈克·麦克科里(Mike McCurry)说道。"发言人如同政府内部的记者，从事为公众搜集信息的工作。发言人的任务是为公众提供尽可能多的信息。"
如此说来，政府新闻官员肩负着两方面的责任。在与媒体接触的时候，他们作为政府立场的维护者解释官方行动的各种有利之处。他们需要纠正错误的信息，尽力改善对现有信息的解释和理解。他们还作为政府内部的媒体利益维护者反映记者的需要，例如记者需要就某一个话题进行新闻采访，政府官员可能已经做好接受采访的准备，但也可能没有做好准备。从某种意义上说，发言人经常做的就是记者的工作。他们为媒体搜集信息，转达政府专家需要对媒体讲述的情况。
"新闻秘书的工作是介绍总统的立场和想法，从而有助于总统推行自己的政纲，同时也帮助媒体了解政府正在做些什么，"为总统乔治·W. 布什(George W. Bush)担任白宫新闻秘书的阿里·弗莱舍(Ari Fleisher)说。"这需要一种平衡术，为两个主人服务，必须善于判断。"
发言人的工作既主动 ─ 需要强调新闻事件的某些方面 ─ 又被动 ─ 回答新闻记者的问题。例如在美国，白宫通常每天发布五、六条新闻简报，宣布总统的新项目、新任命或总统的活动，希望媒体进行报道。与此同时，报道白宫事务的记者也会与新闻办公室联系，对某些消息提出问题。对此，白宫官员可能愿意回答，也可能不愿意回答。
"然而，这项工作并非仅限于发布消息，"全国政府传播人员协会(the National Association of Government Communicators)主席琼尼·英曼说。该组织由美国各地方、各州和联邦政府的公共信息官员组成。英曼也是科罗拉多州雷克伍德市(Lakewood, Colorado)的公民关系事务主任。她表示："毫无疑问，我们是我们各级政府与人民进行联络的环节，是政府向人民传递信息的管道，但是我们还必须知悉我们面临的情况，了解街头巷尾发生的事情，然后反馈给我们的政府官员。"
但是政府新闻官员并不是魔法师，不可能使某一项行不通的政策或项目摇身一变，成为让人觉得功能良好的事物。全国州长协会(the National Governors Association)在一份就职辅导材料中告戒新上任的州长，公共关系无法取代行之有效的项目或值得推行的设想。如果政府官员毫无诚意，新闻秘书不可能虚造诚实的形象。如果种种问题始终存在，解厄之策少之又少，新闻秘书不可能声称政府既愿意承认问题又能够解决问题。如果政府并不开放，政府官员疏于管理，新闻办公室不可能要求媒体报道政府的开放性和政府官员的管理才能。如果政府领导人对政府需要达到的目标含混不清，新闻办公室对这些目标也无法进行表述。
新闻记者和政府新闻官员
政府新闻官员不必成为新闻记者的朋友，也不应成为新闻记者的敌人。新闻记者应该是中立的政府事务员，注视着政府的行动和计划。在民主体制下，媒体和政府不能结成一体。他们拥有不同的功能，互为天然的对手。各自需尊重对方发挥的作用，同时认识到两者间存在着与生俱来的紧张关系。一方面，双方的关系有时表现为官员力图提出自己这一方对事态的表述，或者要求完全避免对外公布消息，媒体则希望发现其中的缺失，要求有关信息公诸于众。另一方面，双方的关系也可以相辅相成。新闻记者需要得到政府新闻官员的帮助，了解政府的行动和计划。政府新闻官员也需要通过新闻记者向公众传播涉及政府行动和计划的信息。
有些政府新闻官员不希望某些要求为社会大众请命的新闻记者报道负面消息。敬业的新闻记者则不因自己与某官员保持朋友关系而影响对某个事件的报道。新闻记者是一种每天24小时都可能需要工作的职业。一名好的新闻记者从来没有下班的时候。
"发言人必须与新闻记者建立良好的业务关系，"前总统克林顿的白宫发言人迈克·麦克科里说。"他们，新闻记者有自己的工作，而你作为发言人，也有自己的工作。你可以成为某一名记者的朋友，但是你必须记住，记者时时都在工作，你也同样如此。"
在公众场合，政府官员应该明确表述他们发布消息所依据的基本前提，例如"不宜报道"(off the record)，"仅供不署名引用"(on background)等。 最好的办法是，对于你不希望成为第二天新闻头条的某些情况，一概保持缄默，不采取任何动作。
"发言人可以和新闻记者发展友好的工作关系，但很难建立个人关系，"全国政府传播人员协会的琼尼·英曼说。"有时记者需要提出一些深入的问题，撰写某一篇报道，播报某一个事件，但对于这些你可能不太欢迎。你不能仅仅依靠关系好。此时相互关系必然受到影响，不是工作关系受挫，就是个人关系破裂。但是你必须保持工作关系。你必须能够打电话给记者说：‘你发表的报道完全不符合事实‘。"
与媒体交往的职责
此外，政府发言人不应该防碍对事件的报道。公仆没有权利决定哪些情况可以让人民知道，哪些情况不可以让人民知道。他们的工作是向所有的新闻记者提供新闻素材，也包括那些被视为不那么友好的新闻记者。
"一名优秀的新闻秘书应该对合法新闻机构为获得信息提出的每一个要求给予答覆，即使是‘我需要稍后回答‘这样简单的答覆也是如此，"副总统迪克·切尼(Dick Cheney)的新闻秘书朱莉安娜·格洛弗(Juleanna Glover)说道。"一般的礼貌应该得到遵守。尽管媒体在某一个特定的时刻可能并不友好，但是你往往也有需要他们传播消息的时候。在这个时候，他们就会想到以前谁待人友善，谁待人不友善。"
某些政府官员表示，新闻记者如果在新闻发布会上提出一些未列入议程的问题，他们会感到很意外。其实这很正常。新闻记者可能难得接触政府官员，一旦有接触的机会，他们往往提出种种问题，不论这些问题是否已列入已宣布的议程。这也是新闻自由的一种表现。
总统学者斯蒂芬·赫斯(Stephen Hess)在《政府/媒体的联系：新闻官员及新闻办公室》(The Government/Press Connection: Press Officers and Their Offices)一书中写道："新闻办公室不仅应该被视为政府的附属部门或政府的微缩版，也应该被视为一种权利，其来源是自由社会的属性和国家与公民相互关系。在民主体制下，政府提供有关政府管理的信息实属天经地义，舍此政府还有比这更义不容辞的功能吗？"
赫斯写道，在民主体制下，与媒体交往是一项职责。