建立有效的企业信息结构,优化信息管理

建立有效的企业信息结构,优化信息管理

所谓企业信息结构系指企业运作过程中各种类型信息及其功能以及企业信息沟通的基本方式的总和。其基本特征表现为：经济结构日益复杂、市场规模日益扩大、信息技术迅猛发展。信息的生产能力大幅度提高、传递速度也加快。在这种环境中，信息和资本、劳动力、原材料、设备一样已成为主要生产要素。因此探讨企业信息结构的合理、有效性不仅具有必要性也具有可能性。

　　一、企业信息需求的基本类型

　　一般说来，企业运行过程中，信息的需求可以分为两大基本类型：企业内信息的需求和企业外信息需求。

　　企业内信息系指企业内部产生的各种信息，包括企业内部诸如财务等各种信息。企业内信息需求的根本目的是了解企业目前的基本状况，一方面在经营决策时作为分析企业内部条件的依据；另一方面作为一种主要的诊断工具，监控企业的正常运行。这些信息来自一系列原生的、初级的信息形态，这些原生的、初级的信息是企业最基本的信息需求。这些信息需求包括：

　　生产信息：主要是反映生产过程的信息：如生产计划、工序管理、工艺流程等信息；库存信息、在制品信息等。

　　会计信息：会计信息主要是资金运动信息，包括资产、负债、权益、收入、费用和利润及其相互关系。会计信息是从事量—本—利分析的基础。所谓量—本—利分析系指分析收入(量)、费用(本)和净收益(利)之间的相互关系。这种分析是管理者经常性的一项工作。

　　营销信息：营销信息是企业信息结构的最重要的组成部分，是一个完整的了结构。营销信息作为企业的内信息的部分主要是：订单—装运—应收款帐单和销售报告等一系列销售信息。

　　技术信息：技术信息系指有关企业产品的技术基础的信息，广义地说每个产品都有其技术含量，技术信息展示了本企业产品是基于何种技术条件生产的，其技术和同行比较是否先进，其他企业是否能够生产该产品，实现该技术的投入是多少，企业的技术手段、科技开发能力和组织情况等。技术信息是一种竞争能力信息，是企业赖以生存的基础之一，一般说来是属于商业秘密范围。

　　人才信息：人才是企业生存发展的重要条件之一，企业经营者需要对企业各种层次的人才结构和分布使用情况以及稀缺人才有一个清晰的了解。企业的人才信息应能够反映各种人才的诸如简历、专长、教育背景等基本情况。

　　企业外信息系指企业以外产生但与企业运行环境相关的各种信息。如市场信息、金融信息、科技发展信息、法律法规信息等。春主要职能是在经营决策时作为分析企业外部条件的依据，特别是确定企业发展的中长期战略目标和计划时更需要充分的外部信息。企业外信息主要包括以下内容：

　　宏观社会环境信息：包括国内外政治经济形势、社会文化状况、法律环境等，所有这些信息都会对企业发展产生影响。

　　相关科学技术的发展信息：这些信息往往展示了产品发展的方向。现代科学技术的应用速度大大加快，应用周期的缩短大大刺激了产品科技含量的提高，特别是高科技产品更新速度往往以月为单位。这就要求企业密切关注现代科学技术的发展，加强科学技术的应用研究。

　　生产资源分布与生产信息：主要包括企业正常生产所需要的设备、原料、外购元器件和零部件、能源等物资的供应情况和来源分布。

　　市场信息：市场信息是营销信息的主体，它集中反央了商品供需关系和发展趋势。包括：(1)、市场需求信息，它又主要由以下三方面组成：购买力信息，它反映了社会购买能力，如用户(包括个人用户与单位用户)的数量与收入情况、用户的构成、用户的各种分布等。购买动机信息，反映产生用户购买动机的各种原因，包括各种偏好等。潜在需求信息。(2)、竞争信息，市场经济的主要特征在于竞争性，竞争信息主要反映了市场竞争状况，这对企业制定正确的经营对策具有十分重要的意义。竞争信息包括(ⅰ)、市场分布信息，它反映了市场的基本结构，反映了各种产品的市场占有率。(ⅱ)、竞争对手的基本情况，如竞争对手的数量、地域分布、生产规模与能力、资金情况、技术水平与装备、产品性能与价格、市场占有、经营策略与手段、服务情况等信息。(3)、用户信息，包括企业用户的基本情况和潜在用户的分布状况，用户的主要特点和对支付能力、信用程度等方面的测评。

　　二、企业信息的有效沟通

　　有效的企业信息结构应该能够及时获得、处理与传递企业在整个经营过程中的各种信息，即具有完善的信息沟通功能。企业的信息沟通主要是传递管理决策前提的过程，同样也有正式沟通与非正式沟通两种方式。正式沟通主要包括：一、根据规定定期举行的营业会议、财务会议、计划会议、生产调度会议等。指定参加的人员将在此类会议上，得到有关销售、财务、生产进度等方面的信息。二、报告制度，那些定期发布的报表、数据、报告等。非正式沟通包括谈话、座谈会、建议等。

　　企业的正式信息沟通方式是一种制度化的结构体系，在这个体系中传递的信息具有准确性、可靠性和系统性较高、可保存、可评估和定期性等优点。正式沟通渠道中的信息一般是日常的定期报告，如财务报告、研究发展报告、员工手册、市场调研报告、营销分析报告、会议报告等，这些定期的制度化的报告系统构成了企业主要信息流。对于一些非定期的信息需求，正式沟通渠道也可以通过自身的一整套程序来满足。正式信息沟通渠道包括纵向信息传递过程，一些与企业管理者决策有关的信息来自下层，如财务信息往往来自企业的财务人员而不是决策者。正式沟通渠道确保了下层信息向上层决策者传递，也保证了决策层的决策信息向下层传递。正式沟通渠也可以是一种横向的沟通。一个部门的信息也可以而且有义务向平级部门提供所需信息，如购买部门向生产部门提供到货信息。由于正式信息沟通系统是一种制度化的沟通体系，可以确保信息的正常流通，所以正式信息沟通是企业信息沟通的主体。当然，正式沟通渠道也有缺点，表现在(1)由于向上报告制度其信息传递的决定权在下层，所以对下层不利的信息可能无法传递到决策层，如果决策层仅仅依靠正式渠道，可能不能得到全面的信息，特别是一些情绪化的信息。(2)报告制度传递信息的可靠性、准确性和系统性是以牺牲速度为代价的，所以信息的沟通的速度较慢。信息的反馈速度也较慢，不能立即向信息提供者反馈信息。(3)正式信息沟通特别是报告制度一般要整理起草正式的书面报告，所以不很便利。

　　非正式沟通信息传递速度较快，以面对面的沟通使得信息反馈基本上是同时进行的。其次，非正式沟通可以脱离企业的等级结构，建立在人际关系基础上，信息传递更具主动性。再者，正式沟通往往是例行公事，而非正式沟通更具目的性和针对性，其效率也更高。非正式的信息沟通渠道的缺点也是很明显的，在非正式沟通渠道中的信息可靠性和系统性程度较低，信息的准确性或多或少、有意无意地受人为因素的影响。如果决策者只注重非正式渠道的信息，也难以获得完整的、系统的和准确的信息。

　　总之，一个有效的信息沟通结构需要建立一种合理的正式沟通体系，同时也要保持一个较为合理、负责的非正式沟通作为补充。两者不可偏废。

　　三、信息系统的有效组织

　　有效的企业信息结构需要建立一个有效的信息组织体系予以保障，使企业的信息集中有序化管理，以便高效优质地满足企业对各种信息的需求。所以为了提高信息管理的总体效率，需要建立一个集中管理企业信息的专门机构。这个机构承担以下四个功能：

　　信息汇总与收集功能，一是将分散于各部门的信息汇总起来，形成一个权威的内部信息库。在信息汇总的同时，对各种信息进行检验与评诂，以保证信息的准确性。二是有选择地收集企业的外部信息。收集外部信息有两层含义，首先是收集与本企业密切相关的信息，如与企业生产相关的科技信息等。其次企业的信息管理机构应成为企业与社会信息服务机构沟通的桥梁，以便最大限度地利用社会信息资源。

　　信息管理与检索功能，即对汇总与收集的信息进行有序化管理，使得信息成为一种有机整体，便于多途径检索，随时满足查询要求。信息分析与处理功能。信息的分析与处理有三层含义：首先是信息选择与过滤，正如西蒙所说的：“信息不必只因为存在就非被处理不可。”面对大量的信息，“我们可以根据需要的迫切性，从大量信息中选择那些看来对我们有用的信息，而忽略其余信息。”其次，需要对信息进行有效分析，“去伪存真，去粗取精”。再次，要利用各种方法对信息进行处理，根据信息对现状进行描述及对未来进行预测。这是利用信息的根本目的。信息的重要价值之一就在于它对未来具有预见性。

　　信息协调与沟通功能，信息管理机构要对企业各部门的信息工作进行协调、指导与监督，同时作为企业信息沟通的主要枢纽。

　　信息反馈功能，信息管理机构一方面为企业决策提供有效的信息服务，另一方面又将决策的执行情况反馈到决策层，不断完善决策过程。