谈谈应用文的结构项问题

任何一种应用文体都有其一定的结构项。应用文的结构项，指的是构成一种应用文体的各个部分和项目，是一种应用文体形式方面的基本构件。例如现代普通书信一般由称呼、正文、祝颂致敬语、落款、日期等项构成（就信瓤而言），这几项便是普通书信这种应用文体的结构项。
应用文的结构项有如一部机器的零部件。零部件残缺不全，往往会影响到一部机器的组装与正常运转。而一篇应用文如果其结构项残缺不全，也会影响到其结构的完整，妨碍其正常的运转、处理，损害其现实效用（有时还涉及合法性问题。这在法定公文与司法文书中表现得尤为突出）。因此，结构项的设置问题，就成为应用文惯用格式的一个重要方面，对它的了解与掌握也就成为我们学习与掌握应用文惯用格式的一个重点。
从不同的应用文体有不同的结构项等方面来考虑，我们在了解与掌握任何一种应用文体其结构项方面的情况时，有必要着重注意以下几点：
一、有哪些结构项
一种应用文体在一定时期内设置了哪些结构项，这是首先要搞清楚的。每一种应用文体都是一个结构系统，它由若干结构项按照一定的方式构成。不同类型的应用文体固然有其不同的结构项（如普通书信就没有行政公文那样的标题、发文字号等项），就是同属一类的不同应用文体，它们所设置的结构项也往往有所不同。例如，同属书信类的应用文，普通书信无标题这一项，而专用书信则有用于标明文种（也叫文体名称。指各种应用文体所用的名称，如专用书信中的“介绍信”、“证明信”，行政公文中的“通知”、“请示”）的标题。甚至同一种应用文体当其在不同的场合、情况下使用而具有不同的性质、特点、要求时，也往往会有不同的结构项。例如，同一种公文，当其内容需要保密时则有“秘密等级”一项，而当其内容无需保密时便无“秘密等级”一项。
对一种应用文体在各种情况下都要具备的结构项，我们不妨称之为结构常项或结构要素；而对那些只是在特定的场合、情况下才有的结构项则称之为结构变项。我们在掌握一种应用文体其结构项设置方面的情况时，应当对该文体在一定时期内设置了哪些结构项，哪些属结构常项，哪些属结构变项，各种结构变项是在怎样的情况下出现，如此等等，都要作具体的了解。
二、各结构项的内部构成情况
一种应用文体是由若干个结构项构成的，而一个结构项又是由一定的成分构成的。一个结构项由哪些成分构成，这也是需要了解清楚的。
不同的结构项（包括名称相同而实际上属于不同文体的结构项，如各种应用文中的正文、标题等项）其构成情况是不同的。从量的方面来说，有的结构项只有一个构成成分，如专用书信的标题，一般就是文体名称一项（例如介绍信的标题通常就是“介绍信”三字）；而不少结构项则是由几个构成成分按一定顺序组合而成的，如行政公文的发文字号一般由发文机关代字、年度、顺序号三者构成，法院判决书的案号则由年度、法院代字、案件性质、审级、文书编号等五项构成。再从质的方面来说，不同的结构项有不同的构成成分（如行政公文中的标题与发文字号二者的构成成分就很不相同）。就是同一结构项在不同的情况下也往往会有不同的构成成分。例如  同为转发文件的通知的标题，当通知用于批转下级机关的公文时，它由发文机关名称＋“批转”＋被批转公文的标题＋“的通知”四项构成；而当通知用于转发上级机关的“通知”时，则由发文机关名称＋“转发”＋ 被转发通知的标题三项构成（在“批转”或“转发”前可酌情加上“关于”二字）。
有些结构项其某些构成成分可根据实际情况省略。如公文的标题一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成，但在有版头（即“××××文件”）时则往往省去发文机关名称。而有些结构项如法院判决书的案号其各个构成成分则缺一不可。因此，我们在掌握应用文结构项的构成情况时，对每一结构项有何构成分，其中哪些是必不可少的，有哪些在怎样的情况下可以省略，等等，都应作全面而具体的了解。
三、结构项的书面位置安排
正如一部机器的各个零部件在整部机器中各有其一定的位置一样，各种应用文体其结构项（包括其内部构成成分）也有其一定的书面位置。应用文结构项的书面位置安排，有些是由有关的主管部门明文规定的，更多的则是人们在长期的书面交际中约定俗成的。
结构项的书面位置安排是应用文行款格式、文面格式的一个重要内容。它对于信息的及时、准确的传输、接收有着重要意义。结构项错位往往会妨碍信息流通渠道的畅通，甚至造成贻误时机。例如收信人与寄信人的姓名、地址等项，在信封上的位置安排，国内与国外有不同习惯。有人去信国外，按国内的习惯去写信封，结果信给退了回来。可见结构项的书面位置安排问题，也是应用文惯用格式的一个重要方面，值得我们高度重视。中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》的第三章“公文格式”第八条一共17项，其中就有15项谈及各种结构项的书面位置安排，分别对版头、份号、密级等15个结构项的书面位置安排作出明确规定。
要特别指出的是，在一种应用文体中，不同的结构项的书面位置固然不同，就是同一结构项，在不同的情况下其书面位置也有可能不同。例如行政公文中的发文字号，其书面位置就随公文有无版头（即“××××××文件”字样）而有所不同。此外，一个结构项内部不同的构成成分其书面位置也可能大不相同。例如，书信中的祝颂致敬语就往往要分行书写：“此致”一类词语放在正文下一行空两格写起，而“敬礼”之类词语则转行顶格书写以示郑重、尊敬。
四、各结构项的书面表达形式
应用文各结构项一般都有特定的书面表达形式，包括各种书写符号（文字、标点符号及其它书写符号）、句式等的使用与书写、排印等。例如，法院判决书的案号一般写作“（××××）×法刑（或‘民’）×字第××号”，依次标明年份（年份用阿拉伯数码书写，外加小括号）、法院代字、案件性质（分别用“刑”或“民”字代表刑事或民事案件）、审级（分别用“一”、“二”或“终”、“申”字表明属一审、二审、复审判决）及文书编号（也用阿拉伯数码书写）。应用文各结构项的书面表达形式也是应用文文面格式的一个重要方面。
上面我们只是着重从共时性角度谈到了应用文结构项的几个有关问题。应该看到，任何一种应用文体的结构项的诸方面都不是一成不变的，它们在不同的时期往往会发生一定的变化。例如行政公文中的“主题词”一项就是近几年来为适应电脑检索文件的需要而增设的。在结构项的内部构成方面，也同样不是一成不变的。例如普通书信中“称呼”一项，在旧式书信中多由姓名、称谓、提称语（如“雅鉴”之类）三者构成，而现在一般不用提称语。此外，同一结构项的名称在不同的时期也可能不同。如行政公文的“发文字号”过去叫“编号”，而现在称“编号”的实际上是过去所谓“顺序号”（即同一篇公文的印制顺序号）。因此，我们不能把对应用文结构项的了解视为一劳永逸之事，而应以发展的眼光经常注意其变化。  当然，任何一种应用文体，其结构项的诸方面在一定时期内还是有其相对的稳定性的。不然也就无所谓“惯用格式”了，对应用文结构项的了解也就失去现实意义了。应该说，我们对应用文结构项的了解，从学习应用文写作的角度说，主要还是要着眼于其在一定时期内（尤其是当前）具有稳定性的方面。
下面我们还有必要特别谈谈应用文“正文”这一个结构项的有关问题。
在应用文各种结构项中，“正文”一项是最基本、最重要也是最为复杂的一项。
它是任何一种应用文体最基本的结构要素。在任何一篇应用文中，传递信息、协调关系、处理问题的任务主要就是由正文部分来承担的。
在应用文诸结构项中，相对说来，正文以外的其他结构项还是比较容易掌握的。因其大都是一种单一层次的组合体，其构成成分一般都较为简单而且固定，同时又大都有较为简单而固定的书面表达形式，往往可以通过视觉直接把握。而正文这种结构项则不然。它往往是一个多层次的结构系统。其构成成分（指作为一种文体所应有的内容要素或者说基本内容，如书面计划要反映的任务要求、方法措施、进程与时序等项内容；而不是从形式角度划分出来的前言、主体、结尾）往往并不那么具体，位置也不那么固定。即使其表层构成还相对的比较固定而且简单、具体，而其深层的构成则往往是相当的灵活与复杂。就拿法律文书中的起诉状来看。其正文的表层构成是比较固定的，有特定的构成成分（原告人基本情况、被告人基本情况、诉讼请求事项、事实和理由），而且它们也有相对固定的书面位置（就排列顺序而言）。起诉状正文的这几个构成成分，每一个本身又是一个结构系统，是正文这个母系统中的子系统。其中原告人与被告人的基本情况这两个子系统的构成还较为具体、简单（一般由姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、工作单位、居住地等项构成），而诉讼请求事项、事实和理由这两个子系统的构成则复杂多了，很难从中分解出固定的、具体的构成成分来。再说，还有不少文体如普通书信等，就其正文的表层构成上亦很难说有什么比较具体与固定的构成成分。此外，正文部分的写作还涉及篇章结构安排、表达方式及语言运用等一系列复杂问题，其书面表达也比其他结构项的要复杂。
因此，在应用文诸结构项中，对正文这一项的了解与掌握，既是一个重点，又是一个难点。根据正文这一结构项的特殊情况，从惯用格式方面来说，对一种文体的正文的掌握，应着重从下面三个方面入手：
（一）有哪些构成成分，即由哪几方面的内容构成（这是指从文体的角度而不是从具体篇章的角度来概括的）。应该说，多数应用文体其正文部分要反映哪些方面的内容，还是可以概括出来的。有些应用文体的惯用格式，往往主要就是表现在其正文部分对于要反映哪几方面的内容以及对这些内容如何组织安排等方面具有一定的格式性要求这点上（例如总结、调查报告等文体便是）。而且有些文体如前举起诉状其正文部分的几个构成成分还有比较固定的书面位置。当然，也有一些应用文体如普通书信，其惯用格式并不表现在正文的写作上而是主要在正文之外的其他结构项的设置及书面表现形式等方面。对于这类应用文体，自然也就不必在其正文有何构成成分这些方面去多费功夫了。
（二）篇章结构安排方面。包括行文的顺序、开头结尾及详略轻重的安排、常用的结构方式等。不少应用文体在长期的使用过程中往往形成了一定的结构方式。如计划，在反映任务要求（Ａ）与方法步骤（Ｂ）方面的内容时，就常采用以下两种结构方式：１．（Ａ1＋Ｂ1/Ａ2＋Ｂ2/Ａ3＋Ｂ3/……），它适用于工作任务较多而各项任务间又没什么共同措施的计划；２．（Ａ1＋Ａ2＋Ａ3＋……/Ｂ1＋Ｂ2＋Ｂ3＋……），它适用于各项任务较单纯且各项任务之间又多有共同措施的计划。在行文顺序、开头结尾及详略轻重的安排等方面，不同应用文体也往往形成了自己一定的习惯。
（三）书面表现形式方面。不同应用文体在正文部分往往有一些惯用的书面表现形式。总的说来，主要表现在两方面：
１．文字的书写排印方面。不同的应用文体的正文在文字等符号的书写排印方面有其一定的习惯，从而在文面上显示出其不同的外观形式。如规章制度一般用条文式，调查报告、总结多用段落式。
２．行文中特定的语言表达模式。有些应用文体常常在正文起承转合的关键处使用一些专门用语（也叫做事务性词语）。这些专门用语的使用已成为应用文建构文章的一种手段与模式。它有利于显示正文的内部结构，也往往可以反映出文体的性质。这在行政公文、法律文书中表现尤为突出。例如，请示中常在请示理由与请示事项之间用“特请示如下”等承启用语来过渡，又用“当否，请批示”等征询期复用语来结尾。又如判决书在“案由”等项与“案件事实”之间常用“现查明”来过渡，又在“理由”与“判决主文”之间用 “判决如下”来承启。这些专门用语有时还通过提行书写来加以突出与强调。
有些应用文体习惯于在其正文的某些构成成分之前使用提要性词语（或居于段首，或提行书写）用来提示（或者说规定）所要反映的内容项目。这些词语也就成为正文构成成分的语言标志。这在法律文书中较为常见。如刑事诉状正文部分就分别在“原告人基本情况”、“被告人基本情况”、“请求事项”、“所诉事实与理由”这几个构成成分之前分别写上“原告人：”、“被告人：”、“请求事项：”、“事实与理由：”等字样。这类提要性词语的运用，能使读者对该文体正文表层的基本构成情况及总体的行文过程一目了然。
有些应用文体甚至还对正文的某些部分规定了特定的语言表达模式，形成一些规范化语句。写作这一部分时，像填表、填空一样写出相应的具体内容就行了。例如在刑事判决书中，在反映案由、案件来源、审判组织和审理方式等项内容时，就要求写作：“被告人×××（姓名）××××××（案由）一案由××××人民检察院公诉来院。本院依法组成合议庭，由××××人民检察院检察长（或‘员’）×××出庭支持公诉，经本院公开（或‘依法不公开’）审理”。
应用文这些特定的语言表达手段是应用文正文部分惯用的书面表达形式的主要方面，也是应用文写作上惯用格式的一个重要方面，我们有必要用心了解、掌握。
本文对应用文结构项的几个问题作了一些探讨，希望能起到抛砖引玉的作用，以促进应用写作方面的研究。
——发表于《应用写作》（长春光机学院  吉林省写作学会主办）1999年专辑（1999年11月）