神马文学网谈谈应用文“正文项”的惯用格式问题
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/30 08:23:32
在应用文各种结构项中（“结构项”指构成一种应用文体的各个部分和项目），“正文”这一结构项（可称为“正文项”）具有特殊的地位。它是任何一种应用文体最基本最重要的结构因素。因为在任何一篇应用文中，传递信息、协调关系、处理事务、解决问题的任务主要就是由正文项来承担的。
相对说来，在应用文诸结构项中，正文项以外的其他结构项还是比较容易掌握的。因其大都是一种单一层次的线性组合体，其构成成分及书面表达形式等一般都较为简单而固定。且不说像专用书信的标题那样只有一两个简单的构成成分的结构项（专用书信的标题通常就只有文种名称这一构成成分。例如介绍信，其标题就是该文种的名称“介绍信”三字），即使是像法院判决书的“案号”[它由年份、法院代字、案件性质、审级、文书编号五者组成。通常写作：“（19××）×法刑（或“民”）×字第××号”]那样构成成分较多的结构项的制作也并不难掌握。因为它们的构成情况及书面表达形式往往可以通过视觉直接把握。而正文项则不然。可以说，它是应用文诸结构项中最为复杂的一项。
应用文的正文项是一个多层次的结构系统，其构成成分（按：指作为一种文体所应反映的基本情况或者说主要事项。如书面计划要反映的任务要求、方法措施、进程与时序等项内容；而不是从篇章结构的角度分出来的称作“前言”、“主体”和“结尾”的各个部分。）往往并不那么具体，位置也不那么固定。即使其表层构成还相对比较固定而且简单、具体，其深层的构成也往往是相当的灵活和复杂。就拿司法文书中的起诉状来说吧。其正文的表层构成是比较固定的，有特定的构成成分：“原告人基本情况”、“被告人基本情况”、“诉讼请求事项”、“事实和理由”等，而且它们也有相对固定的书面位置（就其排列顺序来看）。起诉状正文项的这几个构成成分，每一个的本身又是一个结构系统，是正文项这个母系统中的子系统。其中，原告人与被告人的基本情况这两个子系统的构成还算较为具体、简单（一般由姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、工作单位、居住地等项构成），而“诉讼请求事项”、“事实和理由”这两个子系统的构成情况则复杂多了，很难从中分解出比较固定、具体的构成成分来。再说，还有不少文体如普通书信等，就其正文项的表层构成上亦很难有什么比较具体与固定的构成成分。此外，正文项的写作还涉及篇章结构、表达方式及语言运用等一系列复杂问题，其书面表达形式也比其他结构项要复杂得多。因此，在应用文诸结构项中对正文这一项的了解与掌握，既是一个重点又是一个难点。对其惯用格式的了解与掌握也就具有特别重要的意义。下面我们就谈谈如何掌握应用文正文项惯用格式的问题。根据正文这一结构项的特殊情况，对其惯用格式的掌握，我们认为可以着重从以下三个方面入手：
一、构成成分方面
一种应用文体其正文项由哪几方面的内容构成，即有何内容要素，这是首先要加以了解的。
可以说，多数应用文体其正文项要反映哪几个方面的内容，大致上是可以概括出来的。正因为如此，我们在签订经济合同，写作证明信、介绍信等等时才有可能使用事先印制出来的这些文体各自统一的表式。有不少应用文体其正文应具备哪些内容要素，还是由有关部门根据处理事务的实际需要而明文规定下来的。例如，《广东省涉外公司条例》第九十三条明确规定，股份公司发行债券时制作的债权说明书“应写明下列主要内容：（一）公司名称和处所；（二）债券发行总额，每张债券的金额和种类；（三）币别；（四）债券的利率，还本付息的办法和期限；（五）发行债券的用途；（六）发行债券代理金融机构的名称和处所；（七）公司实收资本的总额；（八）公司现有资产总额扣除全部债务后的余额；（九）发行债务的其他事宜”。经济合同正文部分要写明“标的”、“数量与质量”、“价款或酬金”、“履行的期限、地点与方式”、“违约责任”等项内容，也是《经济合同法》明文规定的。
还要看到，有的应用体由于常用于处理几种不同性质不同类型的事务，因而可以根据这点将该文体分出若干小类来。而这些“小类”的正文的内容要素亦往往大不相同。因此，对这种应用文体正文项的内部构成情况的掌握，也就有必要具体落实到该文体的各个小类上来进行。例如，国家行政机关公文中的“命令”，常用于处理以下几方面行政事务：发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等。因而，命令这一文体也可以据此分出公布令或撤销令、行政令、任免令、嘉奖或惩戒令等几个小类来，它们的正文的内部构成也表现出较大的差异。例如，任免令有任免依据、被任免者的姓名及所任免的职务等项内容；而公布令则由所公布的法规或规章的标题、颁布该法规或规章的依据、施行的日期等项要素构成。我们在掌握“命令”这种应用文体的正文项的内容要素时，就要具体落实到像“任免令”、“公布令”等这样的“小类”上来进行。
有何内容要素，可以说是应用文正文项惯用格式的一个重要方面，也是整个应用文惯用格式系统中的一个重要方面。甚至有些应用文体其惯用格式主要就是表现在其正文项要反映哪几方面的内容以及对这些内容如何组织安排等方面具有一定的程式性要求上，如总结、调查报告等文体便是（这类应用文体往往结构项较少，也没有什么特定的文面格式，其惯用格式除了在标题的制作上有一定的习惯外，就主要表现在正文项内容要素的设置与组织安排方面）。当然，也确有一些应用文体如普通书信，因其应用极为广泛、灵活，并非比较固定的用于某一方面或几方面的事务，因而其具体篇章间内容上往往千差万别，面目各异，以致难以从文体的角度概括出其正文项的构成成分来。对于这类应用文体，也就不必在其正文部分有何较固定的构成成分这方面去多费功夫了。
二、篇章结构安排方面
在行文顺序、开头结尾、过渡照应及详略等的安排方面，大多数应用文体都在长期的使用中形成了一定的习惯，往往具有比较固定的式样。例如国家行政机关公文中的“布告”，一般在开头部分先概括交代发文的缘由、依据与目的，然后用“特布告如下”一类的承启用语过渡到主体部分，主体部分具体写出所公布的应该普遍遵守或周知的事项（对所公布的规定、事项一般采用递减法即由主到次、由大至小的顺序来安排），最后用“此布”等结束用语来收束全文并示强调。又如“计划”，在反映任务要求（下用“A”代表）与方法步骤（下用“B”来表示）方面的内容时，就常采用以下两种结构方式：1. A1+B1/A2+B2/+A3+B3/……（此式多用于工作任务较多而各项任务间又较少共同措施的计划）； 2.A1+A2+A3+……/B1+B2+B3+……（此式中的B1、B2、B3……不象在上式中那样分别对应于A1、A2、A3……而是结合为一体共同作用于A1、A2、A3……。此式多用于各项任务较单纯且各项任务间又多有共同措施的计划）。即使像调查报告这种写法较为灵活的文体，其正文的组织结构方面也有一定的惯用方式。
三、书面表达形式方面
各种应用文体的正文项往往有其惯用的书面表达形式。这种书面表达形式，主要表现在以下两个方面：
（一）行文中特定的语言表达模式
这是应用文书面表达形式的一个重要方面，它在显示正文项的内部构造或文体性质，乃至保证应用文正文项的结构完整等方面往往具有不可忽视的功用。具体说来，有下面几种情况：
有些应用文体常在正文的起承转合的关键处使用一些专门用语（也叫事务性词语）。这在公文、法律文书中尤为突出。例如“请示”中常在请示理由与请示事项之间用“特请示如下”等承启用语来接榫过渡，又用“当否，请批示”等征询、期复用语来结尾。又如，法院判决书在“案由”等项与“案件事实”之间常用“现查明”来过渡，又在“理由”与“判决主文”之间用“判决如下”来承启。这些专门用语，有时还通过提行书写等方式来加以突出与强调。这些专门用语的使用已成为应用文结构文章的一种手段与模式。它有利于显示正文的内部结构，也往往可以反映出文体的性质。
有些应用文体还习惯于在其正文的某些构成成分前面使用提要性词语，用来提示或者说规定所反映的事项的性质或类型，如刑事诉状的正文部分就分别在原告人基本情况、被告人基本情况、请求事项、所诉事实与理由等项构成成分之前分别写上“原告人：”、“被告人：”、“请求事项：”、“事实与理由：”等字样。这类提要性词语或居于段首，或提行书写，或置于一般小标题的位置，但不同于那种在具体篇章中针对有关的具体内容的大意、主旨、要点作归纳、概括或提示的一般性小标题或段首撮要，而是用于标注所用应用文体正文项的有关内容要素。这种提要性词语也就成为应用文正文项有关构成成分的语言标志。它的运用，能使读者对这类应用文体正文项的某一层次（多为表层）的基本构成情况及总体的行文过程一目了然。
有些应用文体甚至还在正文项的某些部分的表述上形成了一套规范化的语句。写作这一部分时，像填表、填空一样写出相应的具体内容就行了。例如人民法院一审刑事判决书在反映案由、案件来源、审判组织和审判方式等项内容时，就要求写作：“被告人×××（姓名）因×××（案由）一案由××人民检察院公诉来院（自诉案件则写作‘由原告人×××自诉来院’）。本院依法组成合议庭（或‘依法独任审判’），由××人民检察院检察长（或‘员’）×××（姓名）出庭支持公诉（如未出庭，此项不写），经本院公开（或‘依法不公开’）审理”。从这个例子我们可以看出，这类规范化的表述，对于保证应用文正文项有关构件的齐备乃至保证有关应用文在处理事务方面所必须的严肃性、合法性、有效性具有不可忽视的作用。
（二）总体外观形式与超语言的书面表达方式
这里所说的总体外观形式，指的是应用文正文项在内容的书面表达上形成的总的视觉形象，是应用文正文项的总的面貌，总的书面样式。这主要有条文式（包括分章分条式、逐条贯通式等）、表格式、分部切块式、篇段合一式等类。各类应用文体的正文项往往有其惯用的总体外观形式。
应用文正文项的总体外观形式是通过一定的超语言的书面表达方式形成的。所谓“超语言的书面表达方式”，是指将有关内容形诸书面时所采用的语言运用以外的各种视觉化手段、方式，包括章、节、段、条、款等各种不同层次的书面结构单元的规划（这是形成应用文正文项不同的总体外观形式的主要手段，也是超语言的书面表达方式的主要方面），小标题或序号等的设置，文字的书写排印中的“空格”、“空行”、“提行”、“移位”，字体（包括数字的形体）及字号的选择，各种书面的非语言符号系统（如各种记号、图表等）的运用，等等。这种种超语言的书面表达手段都能产生一定的视觉效果，对读者的阅读与接受具有一定的影响。例如规章制度采用的分章分条式的书面表达方式能使读者获得很强的层次感、条理感，有利于读者对文章内部层次、条理及内容重点等方面的把握。有些超语言的书面表达方式还能传递出一定的“非语言信息”（指不是用语言来运载的信息），如旧式书信书写中的“抗头”（属于“移位”）或“空格”（不包括作为换行转段的标志的空格处理）一类的做法，在过去就含有尊老、尊长或尊重对方等意思。
不同的应用文体往往有其一套惯用的超语言的书面表达方式。例如试验报告常用表格来作为试验结果等方面内容的书面表达方式。有的文体采用哪些超语言的书面表达方式，还是由有关部门明文规定下来的。例如国务院办公厅《行政法规制定程序暂行条例》就专门对条例、规定、办法等行政法规类文体的超语言的书面表达方式作出明确规定：“行政法规的内容用条文表达，每条可以分为款、项、目，款不冠数字；项和目冠数字。法规条文较多的，可以分章，章还可以分节。”
在书面表达形式方面，超语言的书面表达方式具有与行文中特定的语言表达模式同等重要的地位，而且往往更为复杂。我们有必要对不同应用文体的各种“超语言的书面表达方式”的具体运用作深入的了解。
上述应用文正文项惯用格式的三大方面，前两方面的问题基本上是属于内部形式方面的问题，而“书面表达形式”则主要是属于外部形式方面问题，是内部形式的视觉化问题。内部形式方面的惯用格式由于具有接受上的间接性（即不能通过视觉作直接把握）掌握起来往往显得更为困难一些，也就需要我们倾注更多的注意力于其中。
——于广东中专语文教研会第六届年会获三等奖（1992年11月）
——发表于《中专语文教学》（国家教委全国中专语文课程组主办）1993年第三期（1993年9月）
相对说来，在应用文诸结构项中，正文项以外的其他结构项还是比较容易掌握的。因其大都是一种单一层次的线性组合体，其构成成分及书面表达形式等一般都较为简单而固定。且不说像专用书信的标题那样只有一两个简单的构成成分的结构项（专用书信的标题通常就只有文种名称这一构成成分。例如介绍信，其标题就是该文种的名称“介绍信”三字），即使是像法院判决书的“案号”[它由年份、法院代字、案件性质、审级、文书编号五者组成。通常写作：“（19××）×法刑（或“民”）×字第××号”]那样构成成分较多的结构项的制作也并不难掌握。因为它们的构成情况及书面表达形式往往可以通过视觉直接把握。而正文项则不然。可以说，它是应用文诸结构项中最为复杂的一项。
应用文的正文项是一个多层次的结构系统，其构成成分（按：指作为一种文体所应反映的基本情况或者说主要事项。如书面计划要反映的任务要求、方法措施、进程与时序等项内容；而不是从篇章结构的角度分出来的称作“前言”、“主体”和“结尾”的各个部分。）往往并不那么具体，位置也不那么固定。即使其表层构成还相对比较固定而且简单、具体，其深层的构成也往往是相当的灵活和复杂。就拿司法文书中的起诉状来说吧。其正文的表层构成是比较固定的，有特定的构成成分：“原告人基本情况”、“被告人基本情况”、“诉讼请求事项”、“事实和理由”等，而且它们也有相对固定的书面位置（就其排列顺序来看）。起诉状正文项的这几个构成成分，每一个的本身又是一个结构系统，是正文项这个母系统中的子系统。其中，原告人与被告人的基本情况这两个子系统的构成还算较为具体、简单（一般由姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、工作单位、居住地等项构成），而“诉讼请求事项”、“事实和理由”这两个子系统的构成情况则复杂多了，很难从中分解出比较固定、具体的构成成分来。再说，还有不少文体如普通书信等，就其正文项的表层构成上亦很难有什么比较具体与固定的构成成分。此外，正文项的写作还涉及篇章结构、表达方式及语言运用等一系列复杂问题，其书面表达形式也比其他结构项要复杂得多。因此，在应用文诸结构项中对正文这一项的了解与掌握，既是一个重点又是一个难点。对其惯用格式的了解与掌握也就具有特别重要的意义。下面我们就谈谈如何掌握应用文正文项惯用格式的问题。根据正文这一结构项的特殊情况，对其惯用格式的掌握，我们认为可以着重从以下三个方面入手：
一、构成成分方面
一种应用文体其正文项由哪几方面的内容构成，即有何内容要素，这是首先要加以了解的。
可以说，多数应用文体其正文项要反映哪几个方面的内容，大致上是可以概括出来的。正因为如此，我们在签订经济合同，写作证明信、介绍信等等时才有可能使用事先印制出来的这些文体各自统一的表式。有不少应用文体其正文应具备哪些内容要素，还是由有关部门根据处理事务的实际需要而明文规定下来的。例如，《广东省涉外公司条例》第九十三条明确规定，股份公司发行债券时制作的债权说明书“应写明下列主要内容：（一）公司名称和处所；（二）债券发行总额，每张债券的金额和种类；（三）币别；（四）债券的利率，还本付息的办法和期限；（五）发行债券的用途；（六）发行债券代理金融机构的名称和处所；（七）公司实收资本的总额；（八）公司现有资产总额扣除全部债务后的余额；（九）发行债务的其他事宜”。经济合同正文部分要写明“标的”、“数量与质量”、“价款或酬金”、“履行的期限、地点与方式”、“违约责任”等项内容，也是《经济合同法》明文规定的。
还要看到，有的应用体由于常用于处理几种不同性质不同类型的事务，因而可以根据这点将该文体分出若干小类来。而这些“小类”的正文的内容要素亦往往大不相同。因此，对这种应用文体正文项的内部构成情况的掌握，也就有必要具体落实到该文体的各个小类上来进行。例如，国家行政机关公文中的“命令”，常用于处理以下几方面行政事务：发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等。因而，命令这一文体也可以据此分出公布令或撤销令、行政令、任免令、嘉奖或惩戒令等几个小类来，它们的正文的内部构成也表现出较大的差异。例如，任免令有任免依据、被任免者的姓名及所任免的职务等项内容；而公布令则由所公布的法规或规章的标题、颁布该法规或规章的依据、施行的日期等项要素构成。我们在掌握“命令”这种应用文体的正文项的内容要素时，就要具体落实到像“任免令”、“公布令”等这样的“小类”上来进行。
有何内容要素，可以说是应用文正文项惯用格式的一个重要方面，也是整个应用文惯用格式系统中的一个重要方面。甚至有些应用文体其惯用格式主要就是表现在其正文项要反映哪几方面的内容以及对这些内容如何组织安排等方面具有一定的程式性要求上，如总结、调查报告等文体便是（这类应用文体往往结构项较少，也没有什么特定的文面格式，其惯用格式除了在标题的制作上有一定的习惯外，就主要表现在正文项内容要素的设置与组织安排方面）。当然，也确有一些应用文体如普通书信，因其应用极为广泛、灵活，并非比较固定的用于某一方面或几方面的事务，因而其具体篇章间内容上往往千差万别，面目各异，以致难以从文体的角度概括出其正文项的构成成分来。对于这类应用文体，也就不必在其正文部分有何较固定的构成成分这方面去多费功夫了。
二、篇章结构安排方面
在行文顺序、开头结尾、过渡照应及详略等的安排方面，大多数应用文体都在长期的使用中形成了一定的习惯，往往具有比较固定的式样。例如国家行政机关公文中的“布告”，一般在开头部分先概括交代发文的缘由、依据与目的，然后用“特布告如下”一类的承启用语过渡到主体部分，主体部分具体写出所公布的应该普遍遵守或周知的事项（对所公布的规定、事项一般采用递减法即由主到次、由大至小的顺序来安排），最后用“此布”等结束用语来收束全文并示强调。又如“计划”，在反映任务要求（下用“A”代表）与方法步骤（下用“B”来表示）方面的内容时，就常采用以下两种结构方式：1. A1+B1/A2+B2/+A3+B3/……（此式多用于工作任务较多而各项任务间又较少共同措施的计划）； 2.A1+A2+A3+……/B1+B2+B3+……（此式中的B1、B2、B3……不象在上式中那样分别对应于A1、A2、A3……而是结合为一体共同作用于A1、A2、A3……。此式多用于各项任务较单纯且各项任务间又多有共同措施的计划）。即使像调查报告这种写法较为灵活的文体，其正文的组织结构方面也有一定的惯用方式。
三、书面表达形式方面
各种应用文体的正文项往往有其惯用的书面表达形式。这种书面表达形式，主要表现在以下两个方面：
（一）行文中特定的语言表达模式
这是应用文书面表达形式的一个重要方面，它在显示正文项的内部构造或文体性质，乃至保证应用文正文项的结构完整等方面往往具有不可忽视的功用。具体说来，有下面几种情况：
有些应用文体常在正文的起承转合的关键处使用一些专门用语（也叫事务性词语）。这在公文、法律文书中尤为突出。例如“请示”中常在请示理由与请示事项之间用“特请示如下”等承启用语来接榫过渡，又用“当否，请批示”等征询、期复用语来结尾。又如，法院判决书在“案由”等项与“案件事实”之间常用“现查明”来过渡，又在“理由”与“判决主文”之间用“判决如下”来承启。这些专门用语，有时还通过提行书写等方式来加以突出与强调。这些专门用语的使用已成为应用文结构文章的一种手段与模式。它有利于显示正文的内部结构，也往往可以反映出文体的性质。
有些应用文体还习惯于在其正文的某些构成成分前面使用提要性词语，用来提示或者说规定所反映的事项的性质或类型，如刑事诉状的正文部分就分别在原告人基本情况、被告人基本情况、请求事项、所诉事实与理由等项构成成分之前分别写上“原告人：”、“被告人：”、“请求事项：”、“事实与理由：”等字样。这类提要性词语或居于段首，或提行书写，或置于一般小标题的位置，但不同于那种在具体篇章中针对有关的具体内容的大意、主旨、要点作归纳、概括或提示的一般性小标题或段首撮要，而是用于标注所用应用文体正文项的有关内容要素。这种提要性词语也就成为应用文正文项有关构成成分的语言标志。它的运用，能使读者对这类应用文体正文项的某一层次（多为表层）的基本构成情况及总体的行文过程一目了然。
有些应用文体甚至还在正文项的某些部分的表述上形成了一套规范化的语句。写作这一部分时，像填表、填空一样写出相应的具体内容就行了。例如人民法院一审刑事判决书在反映案由、案件来源、审判组织和审判方式等项内容时，就要求写作：“被告人×××（姓名）因×××（案由）一案由××人民检察院公诉来院（自诉案件则写作‘由原告人×××自诉来院’）。本院依法组成合议庭（或‘依法独任审判’），由××人民检察院检察长（或‘员’）×××（姓名）出庭支持公诉（如未出庭，此项不写），经本院公开（或‘依法不公开’）审理”。从这个例子我们可以看出，这类规范化的表述，对于保证应用文正文项有关构件的齐备乃至保证有关应用文在处理事务方面所必须的严肃性、合法性、有效性具有不可忽视的作用。
（二）总体外观形式与超语言的书面表达方式
这里所说的总体外观形式，指的是应用文正文项在内容的书面表达上形成的总的视觉形象，是应用文正文项的总的面貌，总的书面样式。这主要有条文式（包括分章分条式、逐条贯通式等）、表格式、分部切块式、篇段合一式等类。各类应用文体的正文项往往有其惯用的总体外观形式。
应用文正文项的总体外观形式是通过一定的超语言的书面表达方式形成的。所谓“超语言的书面表达方式”，是指将有关内容形诸书面时所采用的语言运用以外的各种视觉化手段、方式，包括章、节、段、条、款等各种不同层次的书面结构单元的规划（这是形成应用文正文项不同的总体外观形式的主要手段，也是超语言的书面表达方式的主要方面），小标题或序号等的设置，文字的书写排印中的“空格”、“空行”、“提行”、“移位”，字体（包括数字的形体）及字号的选择，各种书面的非语言符号系统（如各种记号、图表等）的运用，等等。这种种超语言的书面表达手段都能产生一定的视觉效果，对读者的阅读与接受具有一定的影响。例如规章制度采用的分章分条式的书面表达方式能使读者获得很强的层次感、条理感，有利于读者对文章内部层次、条理及内容重点等方面的把握。有些超语言的书面表达方式还能传递出一定的“非语言信息”（指不是用语言来运载的信息），如旧式书信书写中的“抗头”（属于“移位”）或“空格”（不包括作为换行转段的标志的空格处理）一类的做法，在过去就含有尊老、尊长或尊重对方等意思。
不同的应用文体往往有其一套惯用的超语言的书面表达方式。例如试验报告常用表格来作为试验结果等方面内容的书面表达方式。有的文体采用哪些超语言的书面表达方式，还是由有关部门明文规定下来的。例如国务院办公厅《行政法规制定程序暂行条例》就专门对条例、规定、办法等行政法规类文体的超语言的书面表达方式作出明确规定：“行政法规的内容用条文表达，每条可以分为款、项、目，款不冠数字；项和目冠数字。法规条文较多的，可以分章，章还可以分节。”
在书面表达形式方面，超语言的书面表达方式具有与行文中特定的语言表达模式同等重要的地位，而且往往更为复杂。我们有必要对不同应用文体的各种“超语言的书面表达方式”的具体运用作深入的了解。
上述应用文正文项惯用格式的三大方面，前两方面的问题基本上是属于内部形式方面的问题，而“书面表达形式”则主要是属于外部形式方面问题，是内部形式的视觉化问题。内部形式方面的惯用格式由于具有接受上的间接性（即不能通过视觉作直接把握）掌握起来往往显得更为困难一些，也就需要我们倾注更多的注意力于其中。
——于广东中专语文教研会第六届年会获三等奖（1992年11月）
——发表于《中专语文教学》（国家教委全国中专语文课程组主办）1993年第三期（1993年9月）