公务员考试《机关应用文》第三章　如何安排机关应用文的结构布局 - 公文写作 - 蜂鸟文秘论...

第三章的如何安排机关应用文的结构布局
第一节的机关应用文主题的确定
的 主题是文章的灵魂。文以意为主，“意犹帅也”。一篇文章要表现什么思想，说明什么问题，集中体现在主题上。主题是否正确，是否深刻有力，是文章好坏的基本标志。在写作上，主题一旦确定，文章内容的取舍，结构的安排，语言的运用，都要紧紧围绕主题，突出主题，受主题的支配。因此，选准、选好主题，是写好文章的关键。
和文艺创作比较，机关应用文的主题不是“从场面和情节中自然而然地流露出来”(恩格斯语)，而是以事论理。直接说明主张什么，反对什么，把作者的观点明白无误地告诉读者；也不象文艺创作那样，在写作过程中可以变更主题，甚至背离作者的创作意图，而是坚定不移地按照主题去组织文章，只能深化，不能背离主题。因此，在写作之前十分明确地把主题定下来，对写好机关应用文尤其重要。
如何确定机关应用文的主题，它的依据是什么?机关应用文种类繁多，形式各异，内容几乎囊括社会生活的各个方面。一九八七年国务院办公厅制定的《国家行政机关公文处理办法》中，关于公文的种类，就列举了十类十五种。有的专著列了二十六种。在实际工作中使用的公文种类还要多一些。各种类型都有其确定主题的不同方式。比如，记录性公文，《会议纪要》的主题就是会议的中心议题。《大事记》是按时间顺序，抓住各件大事的内在联系，就抓住了主题。而《工作总结》则是抓住工作的主要成绩，主要经验和体会的核心思想，才能写得深刻、顺畅。指示性公文的《批转》、《批复》，是根据被批转批复的文件和工作的需要来确定主题的，一般说来，被批转批复的文件的主题就是《批转》、《批复》的主题；呈报性文件《请示》的主题，就是要求上级解决的问题的本身。《工作报告》的主题，一般情况下，就是贯穿于工作全过程的主导思想。《调查报告》是依据调查研究的目的和调查情况确定的主题。《简报》的主题，则是根据工作中需要向上级尽快报告的事项所表现的主要观点来确定主题。无论哪种形式，主题的确定，都离不开以下三个方面。
一是根据机关工作的需要，包括本单位和上级机关的工作需要。本单位在工作中遇到什么情况，需要解决什么问题，这是确定主题的主要依据。如果需要召开会议，会议的中心议题就是会议文件的总主题。如果需要就某个问题、某种情况去调查研究，那么，这种情况和问题，就是调查报告主题的一个依据。有些文件是按照上级的指示精神写的。那么，这些文件的主题就必须根据上级的指示精神而定。机关应用文的主题，如果脱离开了机关工作的需要，写作必然失败。
二是根据马克思主义的基本原理和党的路线、方针、政策。机关工作，主要是制定和贯彻执行党的路线、方针、政策。给上级提供制定政策的参考情况和方案，指导下级单位正确执行上级的指示和决策，都必须遵循马克思主义基本理论和本单位、本地区实际相结合的原则。要把主题选准选好，作者必须具备一定的马克思主义理论修养和思想政策水平，具有一定的分析问题、解决问题、调查研究的能力。加强这方面的修养，是选好机关应用文主题的必要条件。
三是根据实际材料。主题不是关在屋子里凭空想出来的。有了一定的思想理论修养，只是具备了选好主题的一个条件。如果没有丰富而充分的实际材料可供分析提炼，主题的产生就无从谈起。观点的形成，必须以材料作为基础。要选出好的主题，写出切实有力的文件，必须尽可能地熟悉材料，不放过一切可能找到的具体情况，也不放过每一件材料的细枝末节。要从这些具体的材料中找出规律性的东西，找出统帅这些材料的思想观点。这样，就抓住了主题的要素。写机关应用文最忌从概念出发，那样，主题就变成无源之水，无本之木，写出的文件必然空洞无物，苍白无力，即使观点正确，也毫无说服力。
有了选择主题的根据，还必须有选好主题的明确标准和要求。这样在提炼和选择主题时，才能少走弯路，避免做无用功。这些标准和要求最主要的是两条：一要深刻，二要集中。
深刻就是对事物的透彻认识，透过现象，抓住本质，看到事物的内在联系。鲁迅说：“选材要严，开掘要深”。开掘深，就是文章要有一定的思想深度。主题的深度，代表文章的思想高度。主题深刻，文章才有新意，才能吸引人，才能使人受到启发，得到教益。写一般文章如此，写机关应用文尤其如此。目前，有些文件浮浅空泛，一个主要原因是主题思想不深刻。有的满足于罗列事例，就事论事，而不去分析、归纳，使人读后如一杯白开水，淡而无味。要主题深刻，除了作者本身思路开阔，善于及时发现和抓住新事物、新思想外，在写作上，必须精心提炼和选择主题，也就是对所写的材料反复研究，反复比较，“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”地分析研究，从感性认识上升到理性认识，抓住事物本质的东西，去做鞭辟入里的阐述。有些材料，往往带有一事多意的特点。因此，在提炼中还要注意必须按需要选择其中最有代表性、典型性的一意，作为主题，避免数意并列。这样，主题才能突出深刻，使文件新鲜、引人，更有教育意义。
集中就是一份文件只能有一个主题，不能多中心。主题集中突出，就能写深写透，使文件明确精粹。如两个中心或几个中心并列，只能使文章枝蔓丛生，零乱破碎，“一意两出，义之骈枝也”。(《文心雕龙·熔裁》)有些同志写文件总想求全、求多，面面俱到。一篇简报，写了相互并不关联的一连串问题；一篇总结报告，想把所有的工作都容纳进去；甚至写请示，也想同时解决几个问题。其结果，使文件越写越长。机关中经常出现由于文件主题不集中而耽误工作的情况。比如一个请示，同时写几个问题要求领导批准。但往往因为对其中一个主题有疑义，领导同志拿不准，而把文件压下来。这样就使本来能及时解决的其它问题拖了时日。所以，撰写文件，除了思想上不贪大求全外，写作上最好是把几个问题分开写，一题一篇，文件既简短，主旨又突出，效果也会好得多。
在实际工作中，不少文件是一意数出，横生枝节；一篇多题，几个中心。这是我们的一些机关应用文写得松散拖沓，不集中，不深刻的一个重要原因。
有一篇调查报告，是反映某社书画店的情况的。全文五千多字，共有五个部分。这五个部分的梗概是：一、“某社的历史背景及成立过程”。从一九一九年用侵华列强退还的“庚子赔款”一部分开办“画学研究会”谈起，谈到成立某社画会，又谈到社会名流对该会的关注、支持；又谈到一九三七年芦沟桥事变后，因经济困难，某社自行解散；再谈到一九八四年恢复某社画会，并成立了以盈利为目的的某社书画店，还介绍了这个社的宗旨，这个店的领导成员以及店址。这一部分约一千四百字。二、“某社书画店经营情况”。介绍了该店何时开张、经营项目及经营方针，并着重介绍了它的经营特点，即“经营独特”，“礼貌待客”，“严格管理制度”，“经济效益显著”，约一千字。三、“社会影响与统战工作”。介绍了一些老画会会员“重逢一堂，感慨万千”，各界对画会的支持；回溯了书画店开张时的盛况；众多新闻单位、报刊杂志向国内外对书画店作了宣传报道；该店举办的多次笔会的热烈气氛；画店在经营中直接做统战工作。这一部分也写了一千四百字。四、“问题”。写了“规模问题”，“店址问题”，“人员问题”，“外单位拉人”。还有，“面临的实际困难一是客源问题，二是冬季取暖问题”。这部分约一千字。五、“建议”。两条，一是鉴于该店影响大，请统战部门研究如何做好统战工作；二是领导应经常研究该社的社会影响和经济效益，过问它的经营情况，及时排忧解难，调动其更大的积极性。
从这篇调查报告的基本轮廊可以看出，它的最大的弱点是中心不突出，重点不突出。谈了几个方面的问题，每个方面都用了不少笔墨，但却不知道作者到底想告诉读者一些什么思想，什么观点，达到什么样的目的，由于这些致命的弱点，所以“问题”和“建议”提的都很一般化，不足以引起有关部门的充分重视。其实，作者在动笔之前，如果能在主题的确定上多下一点功夫，或者多找一些同志议论一下，到底对这个历史悠久，有很大影响的书画店，反映它的什么问题，那么，可以肯定地说，这篇调查报告将能写得更好。现在的调查报告中讲到的几个问题，都是可以独立成章的。如经营特点，统战工作，存在的主要问题等，若抓住一个方面，深入加以开掘，集中笔墨，作出有材料、有典型、有分析和结论的阐述，再辅之以别的必要的说明，不仅主题突出，篇幅也可以大大压缩。比如从统战工作角度撰写这篇调查报告，经营情况可以简略，历史背景和成立过程也可以简略，特别是成立过程应当一笔带过。而“问题”和“建议”都应紧紧围绕统战工作这个中心提出来。可说可不说的坚决不说，可写可不写的坚决不写。这样，整个报告篇幅大可以节约。能做到这一点，主旨就突出了，文件的思想就集中了，也比较容易写得深刻。这是在机关应用文撰写过程中要努力追求、戮力实践的。 ，
第二节的机关应用文标题的拟定（回首页）
的 标题是文章的眼睛。好的标题既能传神，显示文章的主旨，又能起向导作用，把读者的注意力吸引过来。在机关工作中，特别是高级领导机关和领导同志那里，各种必阅和参阅文件常常堆满案头。哪些要细读，哪些须粗看，哪些可以不看，往往在阅览标题时选定。如果文件内容新鲜深刻，很合时宜，而标题却没有把文件的特点恰当鲜明地反映出来，那么这份文件就很有可能被抛在一边，使作者辛辛苦苦搞出的成果，发挥不了应有的效益。“题好一半文”。作者在构思过程中，一旦确定主题，选好标题，写起来就会更顺利。因此，拟好标题是机关应用文写作中需要认真研究的一个课题。
怎样才能拟好标题呢?
首先，应掌握机关应用文不同文体使用标题的不同格式。机关应用文的标题，不同于文艺作品、新闻报道和一般论文，它主要不是以含蓄、生动、形象化去吸引读者，而是以鲜明、醒目引起人们的关注和重视。多数行政公文，不能象艺术作品那样，让作者在想象的自由驰骋中，选择富于表现力的标题，而是要遵循一定的格式，拟定既突出主题又简捷明了的标题，使读者从标题中一眼便可看出文件的种类、主要内容、制发单位以及文件的重要程度、使用范围和要解决的问题等。
具有相对稳定格式的文件，要求标题必须完整地体现规定内容。比如决定和一部分决议、批示、批复、法规、布告等文体，标题构成是：制发单位、主要内容、文件名称。《中共中央关于整党的决定》这个标题，“中共中央”是制发单位，“整党”是文件的主要内容，“决定”是文件的名称。这类标题，一般是在具有比较庄严、重大或紧急内容的指示性文件中使用的。它的格式可以概括为：单位×关于……×文件名称。有的标题则只要求写明主要内容和文件名称。比如《关于婚姻登记工作中几个具体问题的请示》，只能用“关于……请示”这一种格式，不能有第二种格式。又如合同，订货合同，修建合同、产销合同等，格式是合同性质＋文件名称。
有习惯的标题，可视其内容、环境、用途，省去制发单位或主要内容，但文件名称不能省略。运用这类标题的文体比较广泛。比如计划、总结，既可有《××厂一九八四年生产经营计划》、《××县级机关整党总结》等，也可有《关于开展文明礼貌月活动的总结》、《一九八四年一季度工作计划》，单位名称则作为副题写在标题下面。又如通知、通报等，既可有《中共中央关于九月会议的通知》、《中共××市纪律检查委员会关于处理分房建房中违纪事项的四个通报》，也可有《关于无线电科学新成果推广应用的通知》、《关于情况的通报》等。一些类似会议的简单通知，则只写《通知》二字，正文是内容，末尾写发通知的单位。汇报提纲、命令(令)等文件，则主要是省略标题的内容，如《工商行政管理总局向国务院的汇报提纲》、《中国共产党中央军事委员会主席命令》等。
无格式标题是由文件的内容概括提炼而成的，因此比起固定式标题就自由得多。这类标题的文体，主要有简报、调查报告、工作报告等。实际上这一类文体的标题是把标题的三个组成部分分散开来。制文单位和文件名称，有的事先印在特定文件刊头的右上方或文件最后，有的作为副题放在标题下面，而事由部分，则作为主标题。
简报的刊头都有名称，如《简报》、《简讯》、《情况反映》等，有期数和编写单位、编写时间。因此标题就只能由内容来概括提炼了。如《对四类商品降价和国务院关于稳定物价通知的反映》等，没有必要在前面加上制文单位、后面加文件名称了。
调查报告比简报的标题要复杂一些，既有标明调查对象或主要问题再加上文件名称的标题格式，如《湖南农民运动考察报告》。也有把调查内容作为主标题，把调查对象和文件名称作为副标题的格式，如《新作风开创了新局面——天津市发展集体商业服务业网点的调查》等。在一些揭露问题和矛盾的调查报告中，还常常采取提问式的标题，如《××单位的领导班子为什么涣散无力？》这一类标题也有副标题。
工作报告类型较多，标题的格式也不同。会议报告常常是根据内容提炼一个高度概括的主标题，下面写报告人的名字或某某同志某年某月某日在某个会议上的报告。下级对上级反映情况的报告，标题则自由得多。有时写“关于……的报告”，有时则只写“……情况”。向上报送文件、物品的报告，往往没有标题。
机关应用文标题的格式，随着社会生活的变化，不断发展创新。特别是科技新成果的不断推广应用，电子计算机逐渐进入机关工作领域，今后草拟文件也将由电脑和人手相结合，或电脑逐步代替手写，这就更需要机关应用文的写作有严格的科学规范，以适应新的发展趋势。这一点目前尚未引起人们的充分重视，相反，我们过去形成的一些行之有效的格式，也无人去研究，去发扬。许多从事机关工作的同志不了解、不掌握这些格式，有的虽然了解，但不认真遵循。不合规范的标题，比比皆是。比如，把请示写成《请领导尽快解决办学资金不足的问题》。有的不仅违背“关于……的请示”的格式，而且颠倒下上级关系，以命令的口气写请示的标题，如《必须立即改变社队企业税收太重的请示》等等。又如汇报提纲，格式是某单位向某上级的汇报提纲，有的却省略了某单位或某上级，写成《关于某问题的讨论汇报》。再如决定的标题，也常出现只写制发单位的文件名称，而省略事项的部分，变成《厂工会决定》、《党委扩大会决定》等，随便省略，给人不严肃的印象。
其次，要充分研究和掌握所写文件的基本内容和要解决的主要问题。要把文件内容的要点抓住、抓准。抓不准要点，不知道文件的中心思想和要解决什么问题，就不可能准确地提炼出有针对性的标题。有一个通报，中心内容是表彰某单位的科研人员为祖国做出重大贡献的英雄事迹，标题则把重点放在给这些同志晋升一级工资，发放××元奖金上，而不是突出其什么样的重大贡献，这就偏离了主题，变成了一份《决定》。还有一份关于开展文明礼貌月活动的工作报告，主要内容是环境卫生和绿化美化方面取得很大成绩，标题则写成《关于破旧习，树新风，开展文明礼貌月的情况报告》。前面两句有点文不对题，后面一句也显得一般化。这方面，党的十二大的报告是一个典范。这篇三万多字的报告，共讲了六个重大问题。抓住这六个问题的核心拟定了《全面开创社会主义现代化建设的新局面》这个标题，不仅给整个报告定了基调，使各部分紧紧围绕这个核心展开、深化，而且用语通俗、简练、醒目、响亮，一经发表便很快成为全国人民的奋斗方向和行动指针。
第三，要避虚就实，尽可能实写，防止抽象化、一般化。所谓实写，就是把文件的特点标出来，这样，标题才能具体、醒目，有吸引力。比如，某部门在拟定一份禁止乱砍伐森林的布告时，起草者开始写成《×××关于保护森林的布告》，后又改成《×××关于贯彻森林法的布告》。大家讨论时，认为前一个标题太抽象，防火、防沙、防风、防病、防牛羊啃幼树、防止乱砍伐等，都是保护森林要注意的问题，《布告》是针对乱砍伐的，应突出制止乱砍伐。第二个标题是文体不当，贯彻森林法应采用下通知的形式，一般不应以发布告的方式。最后定为《×××关于保护森林、制止乱砍滥伐的布告》，这就改得实在、具体、有针对性了。
第四，要尽可能简明扼要。既然要求标题要抓住文件的要点，还要尽可能实写，有的同志便想出省事的办法，索性把标题拉长，这是当前撰写文件工作中存在的较大问题之一。标题太长，弊病很多，最突出的是掩盖了它的鲜明性，使读者不能一眼就抓住文件的实质，严重影响了文件的效果。有一个关于加强集市卫生管理的四个部门的联合通知，内容不过三百字，标题就写了四十多字，再加上四个部门的名字，使人一看就头痛。要改变这种状况，必须在概括提炼上下功夫，起草时要想几个标题，然后反复比较，尽可能选择精炼贴切的词语，删去可有可无的字词。这样，就有可能使标题做到短而鲜明，简而扼要。 ，
第三节的机关应用文的开头与结尾（回首页）
的 万事开头难，写文章也不例外。高尔基对此有个形象的比喻，他说：“开头第一句是最困难的，好象在音乐里定调一样，往往要费很长时间才能找到它。”托尔斯泰也说过：“开头总是最难下笔的，因为你宝贵的思想，总怕把这思想一开始弄坏了。”一般文章如此，机关应用文也一样，开头写好了，既可以把读者紧紧抓住，又对下文的展开，起一种诱导作用，写起来就很顺当。经常写作的同志都有一个体会，在主题确定以后，开头总是翻来覆去地思索，落笔很费周折，往往一次不行，需要两次、三次，而一旦找到比较满意的开头，心就放下了一半，文思也随之涌来。因此，掌握开头的写作规律，对文章的好坏与写作速度关系极大。
机关应用文的开头，没有一成不变的写法。由于文种不同，内容不同，作者的修养不同，写法也各不相同。但无论哪一类文种，无论什么内容，在写开头的时候，都要考虑两条：一是紧扣主题，尽快引出主题，在开头第一句、第一段就要把读者的思想引到所要说明和解决的问题上；二是能吸引读者，象古人所说，“开卷之初，当以奇句夺目，使之一见而惊，不敢弃去。”机关应用文的开头也要使人一看就爱读，有兴味，愿意看下去。最常见的机关应用文的开头，大致有以下几种：
一是“起因”式开头。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头，比如：《中共中央关于关心人民群众文化生活的指示》，开头是“随着国民经济情况的逐步好转，在人民群众物质生活相应提高的同时，广大群众对文化生活也提出了更高的要求。为了……”。《关于成立最高人民检察院特别检察厅和最高人民法院特别法庭检察、审判林彪、江青反革命集团案主犯的决定》，开头是“鉴于林彪、江青反革命集团案是特别重大案件，根据最高人民法院和最高人民检察院的建议……”。
二是“目的”式开头。开宗明义第一句就说明本文的目的，一般使用“为了……”、“为……”。如《国有林采伐试行规定》开头是：“为贯彻国有林合理采伐，满足国民经济建设对木材的需要，保证森林更新，扩大森林再生产，并保持森林的防护作用，……特制定本规定。”××自治区人民政府的一份《布告》的开头是：“为了继续让群众休养生息，增加实际收入，……现将农牧区有关政策规定布告如下。”
三是“根据”式开头。一开始先说明制作公文的依据，一般多是用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某文件要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。如《务修理公司实行经营责任制的计划》开头就是：“根据市委商业改革会议的精神和我公司试点的经验，公司党委决定……。”《关于兼职律师酬金问题的通知》的开头是：“根据《中华人民共和国律师暂行条例》第十条规定，取得律师资格的人员不能脱离本职的，可以担任兼职律师。”
四是“时间”式开头。一开始先点明某事、某情况的时间，有的是一开始直接写年、月、日，如《××区贯彻饮食卫生现场会决定的报告》，开始是：“九月二十日，市委召开饮食卫生现场会，通报了我区××饭店出卖臭肉包子的情况后，引起区委、区政府的高度重视……”；有的是用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，如《安全保卫工作隐患不少》的简报开头是：“最近市社抽查了各公司及五个区县供销社的安全保卫工作……”；有的则用“……之后”句式开头，如《对<国务院关于稳定市场物价的通知>和降低四类商品零售价格的反映》中，开头是：“《国务院关于稳定市场物价的通知》和降低四类商品零售价格的消息公布后，市总工会、××区委等单位，组织部分干部、工人进行了座谈……”。
五是“引文”式开头。一开始先引用文件或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。如一份报告中开头写道：“《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》中指出：搞活企业是以城市为重点的整个经济体制改革的中心环节。必须继续从外部和内部两方面采取措施，增强企业特别是大中型企业的活力。如何搞活大中型企业，一直是我们近两年在探索的一个重大问题……。”《××市人民政府转发国务院办公室关于接受和处理外国赠送礼品的通知》开头是：“现将国务院办公室(1979)室字××号通知转发给你们……”。《××市财政局关于园林局所属公园商业实行利润包干的批复》开头是：“你局(82)园计字第184号函收悉……”。
六是“事情”式开头。即把事件、情况一开头就简明扼要地介绍清楚，如《关于农业合作社领导方针的请示电报》一开头是：我们在向地委互助合作部长及各县委的副书记或互助合作部部长，在传达省委农村工作会议精神时，普遍解释说，“‘积极领导，稳定前进’的方针，是合作社试办时期的方针，在目前社会群众运动大风暴即将到来的形势下，已经不适用了，现在的方针是‘全面规划，加强领导’……”。这两个方针如何理解，有无区别，一开始便先交待了对个问题的争论。《关于增加选举工作干部编制名额的请示》中，开头是：“经中央批准，今后县、社两级选举的日常工作由民政部门负责。但是在确定民政部门人员编制时，没有选举工作这项任务。为了做好这项工作，需要给民政部门增加必要的编制……”。
以上六种开头方式，是仅就一般情况而言的，并不是规定的公式。除此以外，还有各种方式的开头。不论采用什么方式，都要根据内容的需要，只要能服从主题，引出主题，吸引读者，就是好的开头。但是就机关应用文的种类而言，不同的文件也有些习惯性的开头。比如请示，一般应首先陈述请示的原因、理由；指示多是针对某个或某些问题的，常常先简单地肯定成绩，然后指出问题，作出指示。《政务院关于春季要严禁烧荒、烧垦以防森林火灾的指示》，开头是“去年各地的护林工作，一般是有成绩的，但……”。通知一般是以“根据……”、“兹定于……”等开头。布告则是先说明发布告的原因、依据和目的。一九四九年四月二十五日由毛泽东和朱德同志共同署名的《中国人民解放军布告》一开始就指出：“国民党反动派业已拒绝接受和平条件，坚持其反民族反人民的罪恶的战争立场，全国人民希望人民解放军迅速消灭国民党反动派……”。会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写出会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还写明开会的原因和目的。批转、批复等多用“引文开头式”。会议简报多是“时间式开头”。调查报告开头使用最多的是先介绍调查对象的基本情况，有的也用议论式开头。如《甘肃省农村专业户调查报告》，开头是“随着逐步落实和放宽农村经济政策，甘肃农村经济已开始活跃起来。目前广泛实行的四专(专业队、组、户、人)生产责任制，调动了社员群众的社会主义生产积极性……”。有的还用提问式开头，如《湖北省沙市工业调查》开头是“地方工业，特别是中小城市工业，怎样扬长避短，发挥优势?湖北沙市创出了一条自己的路子”，等等。总之，机关应用文的开头都离不开根据，目的、原因、事件、时间等要素。至于用什么开头效果更好，确是应该动一番脑子的。
有的同志撰写机关应用文，不大重视开头，或者虽然重视，但缺乏经验，经常出现一些毛病。常见的问题有三个：
一是离题太远。机关应用文的开头，一般应当是开门见山，一下子就把话引向主题，不能东拉西扯，拐弯抹角，言不及义。更不能想写什么就写什么，或者不顾是否需要先发一通议论，或者自以为别人不懂，大段大段地介绍背景，甚至用文学的笔法去写景、状物、抒情，主观上想要形象生动，吸引读者，结果却是让人不得要领。古代有条谚语叫“博士卖驴，书卷三纸，不见驴”，讽刺书呆子写卖驴契约，洋洋洒洒写了三页纸还不见“驴”字，说不到正题上，这是应该竭力避免的。
二是套话过多。开头尽是“标准话”、“万能语”，什么“祖国大地红烂漫，十亿神州凯歌还”，“四海翻腾云水怒，五洲震荡风雷激”等；或者“某某教导我们说”，“在党的光辉路线指引下”等等。这些“文化大革命”中曾风行一时的东西，现在并未完全绝迹。有些同志还喜欢一开头就引几句与主题毫不相关的古诗或警句，也和“在什么……下”一样，用得太滥了，使人一看就倒胃口。
三是空话连篇。一提笔就从大原则说起，什么目的、意义、重要性，讲一些人所共知的空道理。虽然没有离题太远，但也浪费了读者的时间。
文章的结尾也是十分重要的，好的结尾会给人留下深刻的印象。机关应用文的结尾大体可分为自由式和比较固定式两类。自由式即随着文章的自然发展，该讲的问题讲完即收。比如法规，该写几条就是几条，最后一条写完即可收尾。汇报提纲把该汇报的内容讲清楚就可打住。会议纪要也是把会议的要点，分条分段写出，不必再加什么“尾语”。批示更是有什么讲什么，讲完为止。这些文种的结尾没有什么习惯用法，更没有格式。但有些文种的结尾则有一定的格式或习惯用法，我们叫它“比较固定式”结尾。比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”，“当否，请示”等。指示和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门按照执行”，“把落实情况尽快上报”等。通知结尾一般用“特此通知”等等。调查报告的结尾比较自由，但也有一些习惯用语，使用较多的结尾有，总结性地写出报告的主要观点，如《湖南农民运动考察报告》在讲完了十四件大事之后，有一段总述：“总上十四件事，都是农民在农会领导下做出来的，就其基本的精神说来，就其革命意义说来，请读者想一想，那一件不好”。接着揭露和批驳了蒋介石和国民党反动派对农民运动的恐惧和攻击，起到了总结作用。《湖北省沙市工业的调查》结尾则是：“扬长避短，劣势可以转化成优势，这就是沙市发展工业的结论”。明确、肯定，干净利落。还有由点到面作出展望，指出方向的结尾。如陈云同志关于《青浦小蒸人民公社调查报告》之一《母猪也应该下放给农民私养》，结束语是：从小蒸公社说到整个上海郊区，指出如每户养一头猪，私养猪的头数就可以增加三倍，可见潜力之大。但要挖掘这个潜力，就得供应农户母猪和苗猪，“解决这个问题，对今后养猪事业的迅速发展可能是有重要意义的。”总之，机关应用文究竟用什么方法结尾，还是依内容而定。
机关应用文结尾通常的毛病，主要是该止不止，拖沓哆嗉，画蛇添足。有的话已经讲完，但还要加几句“我单位的某某项工作虽然取得很大成绩，但也有不足之处，希望批评指正”等话，有的写到末了，还要加几句豪言壮语或者标语口号式的东西，比如“为什么什么而奋斗”之类的话，实在是虚词赘语。
文章的开头和结尾是密不可分的，有什么开头，必须有相应的结尾，才可以构成完美的整体。应当象兵家布阵那样，“击首则尾应，击尾则首应，击腹则首尾俱应”。首尾不能互应，顾头不顾尾，有头无尾，或者是拖泥带水，尾大不掉，都将影响文件的效果。，
第四节的机关应用文中的事例（回首页）
的 机关应用文中的许多文体需要事例。象简报、调查报告、情况报告、汇报提纲、工作总结等，更离不开事例。这是由它们的性质和特点决定的。比如简报和情况报告，本身就是反映情况的，没有具体事例就没有存在的必要。情况报告和综合性简报，实际上是事例的综合；一人一事或一个问题的简报，则是典型事例的描绘。调查报告必须用事例说话，脱离了事例，调查的结论就无法令人信服。汇报提纲、总结报告等，都要讲工作的过程、工作的成绩和经验教训，更需要典型事例加以说明。因此，事例是这些文体的基础。
有了充分的典型的事例，这些文体就有了血肉，有了生气。毛泽东同志在《湖南农民运动考察报告》中，谈到好些中小地主，富农乃至中农，从前反对农会，后来农会威力大震，他们要求入农会而不可得，用了这样两句对话：“‘我出十块钱，请你准我进农民协会。’小劣绅说。”“‘嘻！谁要你的臭钱！’农民这样回答。”这两句对话，把“一切权力归农会”以及农会在农村的权威十分形象地反映了出来，给人很深的印象。
有了充分的典型的事例，就会帮助人们理解抽象的观点和结论。如在一个关于学习中共中央文件的情况报告中，在“左的影响没有肃清，思想不够解放”的结论下，举了这样一个事例：“有位同志说：‘我一听说农村要实行责任制，就会想起电影《槐树庄》中表现的两极分化；一听说实行对外开放，似乎就听到了靡靡之音’”。这就把清除“左”的影响，进一步解放思想的必要性，更具体地体现出来。又如“增强对整党的信心”这个概念，要在公文中出现，如果没有足够的事实、事例，就很容易流于空泛。在一篇情况报告中，用了这样一个事例：“有的同志说：‘我感受最深的有两点：一是这次整党是自上而下，从领导做起，表明了中央有决心；二是对揭发出来的不正之风处理严肃，不留空子，不做样子，表明了中央的求实精神。不怕有问题，就怕不动真的’。”这就不需要做更多的叙述说明，使得“增强信心”这一命题，生动地得到体现。
有了充分的典型事例，可以增强文件的说服力。如在一篇简报中谈到某地山区草场资源丰富，发展牛、羊、兔等草食动物潜力很大，引用了下面一个事例：“王老铺五队是个只有二十户的小队，农民养羊就达到一千多只，每户平均五十只，成了养羊的专业队。”用这个事说明该地区草场资源丰富，使人更加信服发展草食动物潜力很大这个结论。
既然不少种类机关应用文离不开事例，那么，用好事例就成了机关应用文写作中的一个十分重要的问题。怎样才能用好事例呢?要遵循四个原则：
一要真实。读者对一份文件阐述的观点是否相信，是否接受，很大程度上取决于事例的真实。事例必须从实践中来，是生活中实有的，不能主观任意编造；对事例可以压缩、简化，却不允许随意夸张。即使是一些细微末节也要尽量避免失实。一份文件，尽管绝大多数事例是真实的，但如果其中一个失真，甚至是某个细节失真，也会给读者造成不良印象，以致影响整个文件的效果。要做到真实，就必须深入调查，反复核实，不能只听汇报或道听途说。必要时还应和提供事例的单位直接核对，或找当事人直接核对。总之，要十分细致，要不厌其烦，不能疏忽大意。
二要说明观点。观点是从大量事实中抽象出来的，是反映事物本质的，事例是说明、印证观点的，因此必须紧紧围绕观点选用事例。如果不能说明观点，或者虽同观点有些联系，但不是很直接，宁可舍弃。至于偏离观点，同观点对立，就更不能允许了，必须下决心删去。要做到观点和事例水乳交融，首先是从大量的、以实际事例为基础的现象中提炼概括观点，使观点正确、明晰；然后以这些正确的观点为指导，筛选事例。这样，观点来自事例，又统帅事例；事例服从观点，又增强观点的说理性、论证性，两者互为依存，构成一个不可分割的统一体。
三要典型，事例是真实的，但不一定是可用的，要可用，还必须是典型的。作者要善于从大量事例中，经过反复比较，选取最能说明观点的典型例证。所谓典型事例，一是应有代表性，可以代表同类性质的事例和问题；二是应有深刻性，内含丰富，寓意深刻，足以显示问题的本质。典型事例如果选得好，不仅可以说明、印证观点，还能补充、延伸观点的某些含义，使观点立于坚实的基础之上。随手拈来，使用一些一般化的事例，必然会造成文件的浮浅空泛。典型事例，也并非自然主义地选来就用，而是在不违背真实的前提下，做一些必要的加工，删去不反映本质的细节，突出最能说明问题的内容，尽可能以最少的文字，描绘出精采的内容，否则例子太长，会喧宾夺主，使文章过于臃肿。
四要活泼。事例都是具体实在的，只要把它的本来面目描绘出来，就会生动活泼。写本来面貌同必要的整理、加工、修饰并不矛盾，整修的目的，是为了除去枝蔓，除去赘言，取其精华，使得事例的特点、本质，更鲜明、更突出，因而也更生动。如果精粗并存，枝实杂陈，怎么可能生动、活泼呢?当然，整理和修饰，也要注意既不能为片面追求生动而添枝加叶，又不能把形象的具体的东西雕琢得过于抽象死板。
由于事例是说明观点的，因此，在表现手法上，要以把观点说清楚、说透彻为好坏的标准。通常使用的方法有以下四种。
单引举例法。就是一个观点举一个典型的例子。这种方法要求所用的事例能够全面地说明观点，使读者感到再无必要使用第二个例子了。比如一篇情况报告谈到农村实行生产责任制后，涌现出一批掌握了先进科学技术的青年专业户，“他们的共同特点是：相信科学，思想解放，肯于吃苦，大胆实践，在种植业、养殖业和其他事业中取得了十分突出的成果”，然后举了一个例子：“延庆县井家庄乡共青团员、市新长征突击手张德富于一九八三年承包了八亩果园。为了管理果树，他与六个专业户一起成立了技术咨询小组，自费购买有关书籍刻苦学习，掌握了一些生产规律。去年果树产量翻了一番，净收入一千五百元。张德富还热情为其他农户服务，全年咨询十五次，讲课四十次，登门传授技术六十五次。”虽然是一个事例，却说明了三个问题：①涌现了一批而不是一个掌握了先进科学技术的专业户；②他相信科学，思想解放，肯于吃苦，大胆实践，取得了突出成果，③发挥了科技示范户的作用。这个事例选得十分典型。
连引举例法。有的时候为加强说服力，举一个例子还不足以说明问题，往往要举几个例子，“如”、“又如”、“再如”，来连续说明。这种方法要求所用的事例内容既不重复，又能层层深入共同说明观点。在一篇调查报告中，为了说明“加工业促进了山区资源的开发”这个论断，连续列举了两件事例，即：“如霞云岭乡盛产石板，过去除少量用于社员建房外，大都闲置不用。石板加工厂办起后，将社员开采来的荒料加工成各种规格的石板，畅销七个国家和地区。”“又如，这个乡的几十万斤山杏，由于个小又酸，不受人们欢迎，过去大都荒弃。去年下半年乡里建起了果脯厂，发动社员上山采摘青杏三十万斤，然后加工成青梅、青丝等，成为市场的畅销货。”这两个事例都是紧紧扣住“加工业促进山区资源开发”这个论点，连续写出来就显得既有广度，又有深度。
互补举例法。有些观点或结论，是由许多不同侧面的事例概括出来的。一个例子往往不足以说明问题，因此，用几个例子从不同角度证明，例子之间形成相互补充的关系。这种方法要求所用的事例，各自都代表一个侧面，侧面越完善，被说明的观点就越能立得住。在一篇情况报告中，说明火灾隐患严重，就是从不同侧面举例：某公司供应站把堆码很多废塑料的房间当作休息室，职工在里边抽烟；该公司提炼厂在大库里面用油毡、薄膜之类的易燃品搭了一个办公室，天冷时要生两个炉子，而且靠得很近；某部仓库存棉花，没有相应的防火设施。这三个例子，从抽烟、生火、无防火设施三个方面，把易燃环境存在火灾隐患的问题讲得很清楚，使大家一看就感到问题严重，不能不设法防范。如果只引用其中一个例子就不足以引起人们的重视，如果举三个都是抽烟的例子，也不能反映问题的严重性。
比较举例法。把两种或多种性质不同甚至相反的事例拿来对照，以证明某一结论或观点的正确。这种举例法，要求所用事例有强烈的对比度，对比度越强烈就越能收到突出鲜明的效果。这种比较可以是同一事物的前后对比，也可以是不同事物的正反对比。如陈云同志一九六一年在上海青浦县小蒸人民公社调查后写的《母猪也应该下放给农民私养》的调查报告，就用了大量事例，从对比中说明问题。在“私养母猪养得好，产苗猪多”这个结论下面就是把小蒸人民公社化前后养猪情况作了对比：“公社化以前，二千四百农户共养母猪七百到八百头，全年产苗猪一万多头”，“在母猪实行分养以后，一九六○年全公社母猪增加到一千五百头，但只生了六千七百零四头苗猪，一头母猪全年只生四头半苗猪”。在“私养比公养猪长肉多”的结论后，一头肉猪平均每天可以长肉半斤，二十多斤的苗猪，养四、五个月就能够长到一百斤上下。公养猪吃同样多的精饲料，一个月平均只能长五、六斤。”这就把农民养猪公养和私养的不同效果十分清楚明显地比较出来，十分有力地说明了在当时的农村，养猪特别是养母猪，应该以私养为主。，
第五节的机关应用文中的引用（回首页）
的 “引用”是写文章的一种修辞手法。采用这种手法，可以使文章的立论有根，观点有据，提高感染力，增强说服力。机关应用文要求有较强的思想性和政策性，立论更要有根有据，因此，采用“引用”的方法，更为常见和广泛。机关应用文中的“引用”，既有同一般文体共同的特点，也有其自身的特点。经常使用的，概括起来，可归为以下五类：
(一)引经典著作。这是最多的一种引用。用马克思主义的基本观点或科学定义、原理作论据，来证明思想观点、方针、政策的正确，来解释某些社会现象和事物，可以更深刻有力，更令人信服。如中共中央在一项《决定》中谈到要坚持党性、增强党性时，指出：“党性是无产阶级阶级性的最高表现。”接着引了下面一段话：“毛泽东同志说过，‘共产党人的一切言论行动，必须以合乎最广大人民群众的最大利益，为最广大人民群众所拥护为最高标准。’”之后，《决定》又写道：“只有以马克思主义思想和革命纪律武装起来的共产党人才能达到这种标准，否则是不可能的。决不能把党性要求降低到一般群众的水平。”用毛泽东同志的话来说明“党性是无产阶级阶级性的最高表现”，明快得多，也深刻得多。
(二)引文件。下级机关要根据本部门、本单位的实际情况，贯彻执行上级机关的指示精神，因此，在一起公文中常常引用上级文件中的某些段落或观点，作为问题提出的依据，或证明自己从实际出发提出的办法、措施的正确。作为问题提出依据的写法，通常是“根据……精神”。证明自己观点正确、有根据时，通常用“正如……文件指出的”。比如一个文件在讲到严重刑事犯罪活动的原因时说：“正如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》中明确指出的：在全国除了台澎金马、香港澳门以外的地区，剥削阶级作为阶级被消灭以后，由于国内的因素和国际的影响，阶级斗争还将在一定范围内长期存在，在某种条件下还有可能激化……”。
引用文件，还有一种情况，即引用有法律效力的文件，以加强所制定的文件的权威性，如《中共中央、国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定》中引用了人大常委会的《决定》中的一段话：“凡在本决定施行之日以前犯罪，而在一九八二年五月一日以前投案自首，或者已被逮捕而如实地坦白承认全部罪行，并如实地检举其他犯罪人员犯罪事实的，一律按本决定施行以前的有关法律规定处理，凡在一九八二年五月一日以前对所犯的罪行继续隐瞒拒不投案自首，或者拒不坦白承认本人的全部罪行，并不检举其他犯罪人员的犯罪事实的，作为继续犯罪，一律按本决定处理”。这段引语把政策界限规定得很清楚，很具体。它在客观上起到了两个方面的作用，一是让政法部门在处理经济领域中严重犯罪活动时有所遵循；二是使广大干部群众感到党的政策的统一性、延续性和稳定性。
(三)引讲话。一般都是引用有影响的人物或某些权威人士的言论。如中共中央办公厅关于转发《全国文明村(镇)建设座谈会纪要》的通知中，为了说明随着经济建设的发展，必须加强思想政治工作这个问题，引用了邓小平同志在党的十二届二中全会上讲的一段话：“在工作重心转到经济建设以后，全党要研究如何适应新的条件，加强党的思想工作，防止埋头经济工作、忽视思想工作的倾向。”这段引语更加深了人们对思想工作重要性的认识。又如一九八三年一月二日，中共中央关于印发《当前农村经济政策的若干问题》的通知中，讲到农村各种合作经济组织，均应建立固定资产折旧、公共提留和必要的劳动积累三项制度，在这里引用了这样一句话：“要教育农民懂得‘一要吃饭，二要建设’的道理”。这句话的来源，实际是陈云同志一九八一年十二月二十二日在《对经济工作的几点意见》中讲的一段话：“只顾吃饭，吃光用光，国家没有希望。必须在保证有饭吃后，国家有余力进行建设。”这里就包含着一个提高人民生活水平的原则界限：只有这么多钱，不能提高太多，必须做到一能吃饭二能建设。”这句话既有深刻的哲理，又通俗易懂，很容易使群众接受。
(四)引民谚。这里包括民谚、俗语及群众语言，它可以增加机关应用文的生动性。这类例子，是很多的，特别是在一些简报、调查报告、总结报告中，更是常见的。毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》充满了群众语言，为我们在公文中运用群众语言树立了榜样。《全国农村工作会议纪要》谈到“当前发展多种经营和商品生产，已成为广大群众的迫切要求，我们的工作必须紧紧跟上”时，引了一个县的领导同志的话：“正如一个县的领导同志所讲的：‘责任制是启动器，多种经营是突破口，两个环子一齐抓，集体个人一齐上，生产力再次大解放’。”这要比一般性的论述更有感染力和说服力。《关于党内政治生活的若干准则》在谈到派性的隐蔽性时有这样一段话：“目前党内虽然已经不存在公开的派别集团，但有些受林彪、‘四人帮’影响较深的干部和党员仍然有派性，甚至仍在进行派性活动；在一些地区、部门和单位，‘明无山头暗有礁’，派性的‘幽灵’不散，派性分子经常抵制党的方针政策和上级决议的执行。”这里用“明无山头暗有礁”七个字来说明派性仍在暗里活动，派性的“幽灵”不散，既形象生动，又十分贴切。
(五)引典故。在机关应用文中用典故，古语、诗词说明一个道理，比喻一种做法，不仅使文章富有色彩，有时还可节省笔墨。如毛泽东同志在《湖南农民运动考察报告》中，谈到不要过早地代庖农民丢菩萨时，写了这样一段话：“共产党对于这些东西的宣传政策应当是：‘引而不发，跃如也。’菩萨要农民自己去丢，烈女祠、节孝坊要农民自己去摧毁，别人代庖是不对的。”这段话中的“引而不发，跃如也”，是从《孟子》上引来的，大意是说，善于教人射箭的人，引满了弓，不射出去，却摆着跃跃欲动的姿势。毛主席用来比喻共产党应当引导农民提高政治觉悟，使农民自觉自愿地破除迷信和其他不正确的风俗习惯，而不应当发号施令，简单地下行政命令。
作为一种修辞方法，引用分明引、暗引和意引。为了说明问题，以上所举诸例，使用明引的较多，即明确指出被引用的话，是谁说的，出自哪本书、哪篇文章和文件，并用引号引起来。
暗引是不讲明引语出处的，但也应加“引号”。这里也有多方面情况，有的是人所共知的名人名言，自然不必讲出处，如鲁迅的“横眉冷对千夫指，俯首甘为孺子牛”；毛泽东同志的“既有民主，又有集中，既有……”；陈云同志关于经济工作“要坚持一要吃饭，二要建设”的方针等等，在一些文件中经常引用，不指明出处，一般地大家也知道是谁的话。有的反面的观点，错误的观点，不应当或不便于指明出处的，如在关于打击经济领域中违法犯罪活动的文件中，讲到在一些人中存在的一些错误认识时说：“那种认为‘政策不明’、‘人多面广’、‘这类问题不好处理’的说法，是极端错误和非常有害的。那种认为‘来路不正，用途正当’，‘为了集体，没装腰包’，因而放松甚至反对查处违法乱纪行为，也是完全错误和不能允许的”，其中“政策不明”、“人多面广”等引语是相当多的人的思想认识问题，不必举出是谁说的，否则，不仅说不清楚，即使推出谁说的，效果也不好。
意引，即只引意思，不直接引用原文。不必要用引号，但必须讲明出处。这种情况，常常是对某篇文章或某人讲话的全篇或一段的提炼概括。如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》中，关于党的第八次代表大会的那一段，就是“大会指出：社会主义制度在我国已经基本上建立起来；我们还必须为解放台湾、为彻底完成社会主义改造、最后消灭剥削制度和继续肃清反革命残余势力而斗争，但是国内主要矛盾已经不再是工人阶级和资产阶级的矛盾，而是人民对于经济文化迅速发展的需要同当前经济文化不能满足人民需要的状况之间的矛盾；……”。
使用引语，看来容易，但要用得好，却不那么简单。使用引语必须掌握三个原则：
第一，引语要和文章融为一体。特别是和上下文要自然连接，使思路和语气都十分顺畅，切忌生拉硬扯，象贴标签一样，上下脱节。有的同志，为了使文章有理论色彩，思想深度，常常不是在研究实际问题上下功夫，从实际生活中提炼理论观点，使理论和实践紧密结合，而是倒过来，先引用马克思主义经典作家的语录作为依据，然后去套工作中的问题，有的摘引一些与所写文件内容相近的经典语言，代替对实际情况的分析；还有的“头小帽子大”，本来是个很实际的问题，硬要拉到政治路线、思想路线高度，显得很不协调。如在一篇增加税种的请求报告中，一开头就引用了邓小平同志的一句话：“我们的政治路线是把四化建设作为重点，坚持发展生产力，始终抓住这个根本环节不放。”增加税种本来是一项具体工作，一下提到政治路线的高度，显然十分不协调。再有就是“腿短裤子长”，在一个关于打击严重刑事犯罪的会议通知中，本来写明开会的目的、内容、时间，地点和必须携带的物品就可以了。但在目的部分却引用了一大段中央文件，占了三分之一的篇幅，实在没有必要。还有的是喧宾夺主，自己的话没有几句，却引了一大段文件、领导人的指示，也不知道他想说明什么。有的为追求生动，乱用诗词典故，有一篇动员医务人员支援边疆的讲话稿，结尾引了王维的两句诗：“劝君更尽一杯酒，西出阳关无故人。”引起下面哄堂大笑。
第二，引语要尽可能做到画龙点睛。引用不能太长太多。在十年动乱中，许多文章大段大段引用毛泽东同志的语录，作者自己的话，反倒说得很少，实际上是滥引。这也是造成假大空的原因之一。这种左的流毒，至今没有完全肃清。有的文件引经典著作本来有一两句即可以说明问题，但总怕不完整，往往有头有尾的引用。一篇整党总结报告，在说明提高认识，彻底否定“文化大革命”时，引用了《中国共产党中央委员会关于建国以来若干历史问题的决议》的一大段话，其实只要引用一句“文化大革命从任何意义说都不是一场革命”就可以了，作者的大段引用反而造成画蛇添足。有的文章引了马克思的话又引毛泽东同志的话、刘少奇同志的话，变成语录堆砌，使文章又长又空。有的引用典故时，还加上古人的注释，使本来比较贴切生动的引用，变成了文字的注释考证，完全失去了引用的意义。
第三，引语要反复核对原文，避免疏漏。注意错字、掉字、标点符号、否则会歪曲原意，产生相反的效果。明引和暗引都要用括号括上，如果是意引，更要注意是否抓住了原意，一定要避免随心所欲，断章取义，歪曲原意。
的，
的第六节的机关应用文中的数字（回首页）
的 毛泽东同志说过：“对情况和问题一定要注意到它们的数量方面，要有基本的数量分析。”机关应用文无论是反映情况，分析问题，还是总结经验、制定政策，都离不开数量概念、数量分析。有些情况和问题如果用叙述和议论的方法，往往需要较长的篇幅，而用数字表达往往能使人一目了然。有些情况和问题，只有用数字来表达，才能准确，有说服力。
数字在机关应用文中的作用，主要有这样几个方面：
一是说明事物质的规定性。一定的数量表示一定的质量。在分析问题、说明问题时，附以恰当的数字，可以比较明确地表现事物的状态，从而加深人们对该事物的认识。比如一个企业管理是否先进，只有运用同行业国内外的对比数字才能说明。一个领导干部是否称职，民意测验常常是“定性”的重要手段。在正常情况下，某领导人如得不到半数人的拥护，很难说明他是称职的。邓小平同志在《关于科学和教育工作的几点意见》中，讲到我国科研人员少、队伍小时用了三个数字：美国科研队伍有一百二十万人；苏联前年的资料是九十万人，现在又增加了；我们是二十多万人。这三个数字勾画出了三个国家科研队伍的基本状况，十分清楚地说明了我国科研人员“少”、队伍“小”的现状。又如一九八五年九月二十三日全国党代表会议通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》，在说明“争取我国财政经济状况根本好转的任务已经基本实现，国民经济开始出现持续、稳定、协调发展的新局面，展现了良性循环的前景”这个结论时，用了这样几个数字：①“从一九八一年以来，我国农业以平均每年增长百分之十的高速度向前发展”，我国粮食生产已自给有余；②“近两三年来，全国原油、原煤产量平均每年增长速度都达到了百分之八以上”，能源生产的持续增长，保障和推动了我国经济和社会的发展；③“近五年来，轻工业生产平均每年增长百分之十以上”，轻重工业的比例趋于协调；④“从一九八二年起，财政收入由下降转为持续上升，收支基本平衡”，一九八五年整个收入将达到三千亿元以上，比一九八○年增长将近一倍；⑤五年来，全国职工“平均工资增加百分之二十以上，农民平均纯收入增加百分之八十”。从上述几个数字完全可以看出，我国农、轻、重之间的比例关系，积累和消费之间的比例关系比较协调，农业生产从缓慢发展走向全面高涨，轻工业生产从远远不能满足人民需要走向日益繁荣，能源生产从停滞不前转为持续增长，城乡人民生活显著提高。“争取我国财政经济状况根本好转的任务已经基本实现”这个论断，是完全正确的，实事求是的。
二是反映事物发展变化的程度。任何事物都处于发展变化之中，要准确反映这种变化的程度，莫过于几个典型数字。比如有的简报在说明社会治安有所好转时，用了这样几句话：“经过一年的努力，社会治安有很大好转，发案率大大下降，破案率大大提高”。这里的“很大”、“大大”等，都是不确切的概念，都不足以说明社会治安状况好转的程度。相反，如果用一般刑事案件和重大刑事案件的发案率减低数，破案率提高数，就使人一目了然了。彭真同志在《关于中华人民共和国宪法修改草案的报告》中，讲到我国社会主义民主的广泛性时，有这样一段话：“选举权和被选举权，是人民行使国家权力的重要标志。在剥削阶级消灭以后，有选举权和被选举权的人数在总人口中的比重日益扩大。”然后用了一个数字：“有选举权的人占十八周岁以上公民人数的百分之九十九点九七。”这就十分有力地说明了我国社会主义民主的广泛程度。再如在一些调查报告、工作总结、汇报提纲及通报中，常常谈到工作中的问题。有的总是用“很严重”，“很困难”，“很艰苦”一类词来表述，但并不能使人感到问题、困难的严重性，反而给人以空洞、抽象的感觉。对这类情况的表述，除了要有必要的情节、细节、生动有力的事例以外，最好用数字来说话。如某市在一项决定中谈到加强基层党支部建设的重要性时，指出：目前基层党支部，有相当一部分不起作用，不能发挥战斗堡垒作用，有些陷于瘫痪半瘫痪状态。然后用了一个数字：“据统计，基层党支部不起作用，陷于瘫痪半瘫痪的占全市党支部总数的百分之十左右。”这就很严重了。有一篇简报，反映工厂里的先进人物兼职多、会议多、社会活动多，影响生产和工作，列举了这样几个数字：在二百一十位劳模中，有一百八十人兼有各种社会工作，占百分之八十四点九，其中兼三职以上的有六十五人，占劳模总数的百分之三十点七，最多的身兼十职。这里只用了几个绝对数和百分比，就深刻有力地说明了劳模社会活动过多这一问题的严重程度，如果不及时、有效地加以解决，不仅影响劳模本人的工作、生产、生活，在社会上也会引起不良的影响。
三是明确事物发展的阶段性目标。我们进行的任何工作，都有一定的奋斗目标，如果把奋斗目标具体化莫过于数字，有了数字，那怕是不精确的概数，也能使人们对自己的劳动结果有一个明确的展望，从而更有计划地向这个目标前进。从一九八○年三月五日《中共中央、国务院关于大力开展植树造林的指示》里，向全国人民发出了这样的号召：“实现大地园林化，把森林覆盖率提高到百分之三十，是全国人民一项建设社会、造福子孙后代的长期奋斗目标。第一步到本世纪末，要力争使全国森林覆盖率达到百分之二十。”这个数字，既指出了实现大地园林化的长期奋斗目标，又指出了到本世纪末的近期目标，方向明确，要求具体，便于动员全国人民贯彻落实。再如《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》中有这样一段话：“为了全面实现党的十二大提出的宏伟目标，中央建议‘七五’期间经济和社会发展的主要奋斗目标确定为：争取基本上奠定有中国特色的新型社会主义经济体制的基础，大力促进科学技术进步，不断提高经济效益，使工农业年总产值和国民生产总值到一九九○年比一九八○年翻一番或者更多一些，使城乡居民的人均实际消费水平每年递增百分之四到五，使人民的生活质量、生活环境和居住条件都有进一步的改善。”要实现上述目标，要求“国民生产总值平均每年增长百分之七，农业总产值平均每年增长百分之六，工业总产值增长百分之七。”这样几个数字，清楚地告诉人们：“七五”期间的奋斗目标是宏伟的，又是实事求是的，因为全国工农业总产值的年平均增长速度“六五”期间可以超过百分之十，那么“七五”期间要达到百分之七，是充分留有余地的，是完全可能实现的。因此，这个目标又是可以增强全国人民建设具有中国特色社会主义的信心的。
机关应用文中常用的数字有以下几种：
一是绝对数。一般说来，在说明某一事物量的概念时，用绝对数简明清晰，效果较好。如一篇关于某市废旧物资回收的调查报告，一开头介绍废旧物资公司情况时，连续用了这样几个数：该公司所属大小单位共一百六十个，其中有四十九个收购站，八十二个收购点，四个加工厂，七个门市部，七个仓库，从业人员共四千七百多人。七个数字都是绝对数。
二是平均数。主要用于表现事物的发展水平，或多种事物量的平均值。如简报、调查报告中反映农业上计算粮食亩产，工业上计算月增加产量，商业上计算月销货额，一般都用平均数。如“七五”期间进入婚育年龄的人口处于高峰，一定要把计划生育工作放在更加重要的地位，坚持不懈地抓下去，“力争五年内人口年平均增长率控制在千分之十二点五左右。”这里也是用的平均数。
三是百分数。这类情况很多。在表明工作成绩，工作变化的情况时，常常用百分数。如“一九八二年同一九七八年相比，我国粮食增长百分之十六，棉花增长百分之六十六，油料增长一点二六倍，糖料增长百分之八十三，烤烟、桑蚕茧、猪牛羊肉等都增长百分之五十以上”，从这些数字中可以明显看出，四年中我国农业战线的巨大变化，充分说明十一届三中全会以来党的农村政策的正确及其所产生的威力。
四是对比数。在对比两个事物大小、高低、好坏的不同程度的时候，用数字表述，往往可以收到强烈的，鲜明的效果。对比数，可以用绝对数，可以用平均数，也可以用百分数。如“争取到一九九○年，各种货运总量比一九八五年增长百分之三十左右”。这里用了百分数。又如“‘七五’期间，普通高等学校要培养本、专科毕业生二百六十多万人，比‘六五’期间增长百分之七十。”这是绝对数、百分数同时并用的。
在机关应用文写作中使用数字，经常遇到的有以下几个问题。
1．心中无数。有的文件，撰写者不善于对事物作定量的分析，不善于运用数字，也不作必要的数学统计。在有的文件中，应当用数字说明的地方，都见不到具体明确的数字，而用“有些”“一些”、“大部”、“几乎所有”、“大约”等等概略的词语替代，这就大大降低了文件的明晰性，严重影响它的社会效益。
2．数字不准。使用数字应当考虑读者的需要，使用最能说明观点的典型数字，可引可不引的数字最好不引。但有的同志在写作中却对数字不加分析，不作筛选，不管当用不当用，尽管往上堆，似乎数字越多、越细就越能说明问题。其实不然，数字罗列太多，效果适得其反。这是“心中无数”的另一个极端。如一份关于粮食生产专业户问题的调查报告，为说明粮食生产专业户、重点户的生产水平和经济效益高于一般户，能使有限的耕地提供更多的商品粮，用了某乡三个大队的总户数、总耕地数、粮食专业户、重点户的户数、耕地数，三个大队一九八二年实际产量和一九八三年预计粮食产量以及人均产量、商品粮数量、人均商品粮数量，还有粮食专业户、重点户这两年的相应的一系列数字。不长的一段话中，用了二十多个绝对数，既哆嗦，又冗长，使人不得要领，反而把要说明的问题淹没在数字的烟海里了。
3．数字“打架”。同一篇文稿中数字互相矛盾，有的是各个分数之和与整数对不上茬；有的则是统计口径不一致，前面用总产值，后面用国民生产总值，前面用市斤，后面用公斤；有的则用不可比的数字去比较，等等。
4．数字不实。有的同志在起草文件时，使用数字往往是信手拈来，随意安上，没有认真核对，从而造成不准确，甚至失实。有的是过分地相信自己的记忆力；有的则是故意弄虚作假。
5．数字增减时用词不准确。比如增加数字时往往把增加到多少写成增加了多少，前者是原数加上增加数，后者则只表明增加数，不能混淆。
6．数字的书写不统一。在同一篇文稿中，前面用阿拉伯字，后边用汉字，或不该用阿拉伯字时也使用阿拉伯字。如“星期五”，不能写成“星期5”，“七、八十人”，不能写成“7、80人”，“五分之四”，不能写成“5分之4”，更不能写成“4／5”，等等。
转载请注明出自：蜂鸟文秘论坛http://www.fnwm.net/
本贴地址：http://www.fnwm.net/thread-935-1-1.html