基于信息系统的部门职能建设

2008-03-28 15:19:00 陆大春
企业中的部门职能如何规划是对企业日常管理分工的主要思路，职能如何规划在很大程度上取决于企业所利用的管理手段和所需要达到的管理目标。接下来将和大家一起来探讨一下基于信息系统下的各部门职能规划，主要就一些主要岗位的一些相关职能进行描述。本文所属企业主要为制造型的企业，而且企业的各方面管理都已经基本完善。
下图为企业的主要组织结构图，其中只是对一些主要的职能组织进行了罗列，对于一些其他的组织，例如上市公司的董事会、监事会，人力资源部等，未作具体的列示。

财务部的职能转换是一个老生常谈的话题，主要的议题也就是财务部门需要能财务会计向管理会计转换，在此我们就不过多分析。对于财务部门，在实现了信息系统管理以后，在岗位的需求上就会有所偏重。
（1）财务总监，作为一个企业的主要财务负责人员，在了解基本的财务知识和国家地方相关政策的基础上；需要对企业的财务政策、核算体系有一个很好的理解，在必要时还要有能力进行调整；需要能够针对现有的业务数据进行分析和提出自己的见解；需要能够有一定的资本运作思路和能力，可以说要求较高。
（2）核算主管，作为企业核算体系的主要建立和维护者，需要对企业的生产过程清楚的了解，需要能够及时同生产计划人员沟通生产过程的实际情况。核算体系中对存货如何核算决定了存货对计算出的利润产生如何大的影响，所以如何真实的反应这一信息需要能够有一个合理的存货核算体系。核算主管往往可以作为财务总监的一个候补，便于在财务总监无法正常指导工作时担任财务总监的角色。
（3） 职能会计，也就是各种部门职能的会计，主要包括材料会计、现金会计、往来会计等，具体的岗位多少依据企业来确定，这部分人员的要求较低，只要能够按照规定的步骤完成指定的操作就可以了。
信息中心的建设是信息系统正常运行的一个保障，一般建议建立一个大信息中心，主要的职责包括信息系统的运行保障、企业内部软件和硬件的维护、企业内部流程规划及管理。这样设置的理由包括，主要是信息化建设的需要以及流程优化过程中需要大量的协调工作，大信息中心的是在原有的ERP或者其他项目实施过程中建立的信息管理部门的基础上扩建而成，同时对于计算机软硬件相关的功能职责集中，便于管理。考虑到信息中心掌握着企业大部分的机密数据，所以在行政设置上应该归属于总经理办公室直管。信息中心既是一个保障部门也是一个监督部门。
物流部是指负责生产计划和仓储管理的部门，物流部的主要职能包括根据销售部门的计划和预算安排公司内部的生产计划、采购计划、工序外协计划，以及仓库物资的管理。具体人员分工上可以分为计划科和仓储科，计划科主要负责同生产相关的各类计划，仓储科主要负责仓库的物资出入管理、日常保管。物流部的作用在于向车间和采购部下达生产计划和采购计划，车间和采购部的计划执行完成后再度流向物流部的仓库。这样设置一方面可以集中对计划进行管理，同时可以对计划的执行情况进行监督。
生产车间，是指负责具体生产任务的部门，主要的职能为按照物流部的生产计划安排生产，在生产完成后将产品及时入库，同时对处于车间的在制品进行管理。对于工序外协计划也可以由生产车间负责，便于物料的及时流转。生产车间是属于执行部门，一方面根据物流部的要求确定生产什么、生产多少、何时生产，另外依照技术部门的工艺要求进行生产，尽量弱化计划功能和调整功能。
采购部，是指具体实施采购任务的部门，主要负责按照物流部的采购计划及时进行采购，负责对供应商进行选择和评审，负责采购的物资进行及时跟踪。采购部门同生产车间一样也是属于执行部门。
技术部，是指企业的生产产品的技术研究和工艺制定部门。技术部门一方面制定工艺，另外一方面对产品的质量进行监督，特别是对于工序的质量检验。技术部在很大程度上是提供标准的部门，也就是提供成品和半成品等如何加工的标准，在信息系统的日常运行中更需要技术部能够指定相关的标准，形成全企业内部一致的一些标准。
质量部，是指负责企业的质量检验相关的部门，其自制件的质量检验依据是技术部的工艺要求，有一些检验依据是按照一定的国家或者行业标准来执行。质量部关于自制件的小组从某种程度上可以是一个逻辑上的一组成员集合，而不一定要由专门的人来管理，其人员往往分散于各职能部门，质量部只是需要履行一定的管理职责。质量部是属于监督部门。
营销部，是指负责企业市场活动和销售活动的部门，同时为物流部提供包含销售预测的产品需求。营销部在行政设置上可以分为市场科和销售科，对于一些内外贸分开的企业，还可以增加设置外贸科、单证科等。营销部的主要职能在于负责市场策划和实施工作，对企业的产品和形象进行正面宣传，负责企业产品的销售工作，在不能完全按照订单生产的情况下提供一份尽可能准确的产品需求计划。
在部门组织架构的设置上，对于财务部和营销部来说，企业可以根据自身的情况决定是否直接向总经理负责。
总的来说，企业的管理需要具体一定的管理基础，例如基本的质量管理意识、计划执行意识等，在此基础上，企业可以尽可能地合并一些具体职能部门，便于集中管理。可以看出，本文所述的模式的总体思路为，技术部负责研制公司的产品、制定加工工艺并监督加工工艺的执行情况，销售部门负责市场和销售工作，提供需求到物流部，物流部根据销售部的需求安排计划并跟踪计划的执行情况，生产车间和采购部负责执行物流部的计划并及时反馈，质量部对生产车间和采购部的成果的质量情况进行审核，财务部负责中间各过程的核算，信息中心为企业的正常运转提供软硬件的保障。本模式的主导思想为分清需求部门、计划部门、执行部门、监督部门和保障部门，加强内部运作的闭环式管理；另外一个主导思想就是分清需求如何体现和如何满足。