财务实战经验总结（12）

财务实战经验总结（转载）

  这里结合我们的实际来谈这个问题——        

        我们的业态比较单一，所以预算工作相对比较简单。从去年最后一个季度开始在几家企业试行，到今年全面推广，取得的效果还不错。在今年全国整体经济形式下滑的情况下，我们同样的企业，和去年同比，实际收入（扣除各种折扣后的）上升的幅度不大，只有10％左右，但总体利润上升的幅度却相当大，基本都在30％以上。
        我们搞的预算化管理，不是做的全年一次性预算，而是逐月推进的滚动预算。其实基本原理和教科书上说的一样，但在具体的操作方面，采取的具体做法有我们自己的特点，这里单对我们的做法做个简单的介绍：        
        首先，我们要明确我们搞预算的目的：是合理、有效地控制成本和费用，同时还要考虑提高经营收入。而且我们做预算的结果是要最终确定各项经济任务指标，并对这些指标进行考核，不然预算工作就没有意义。在事前，我们就要能够确定下期的收入、成本、费用以及利润，这种做法和过去老国营企业的计划有些类似。预算工作就是要使企业的整个经营活动做到事前计划，事中控制和事后总结。
        其次，要有效实施预算化管理，要满足几个先决条件，否则预算工作会变成走形式，或许还会起到相反的作用。
        第一，要有完善的内控措施。对成本费用进行预算化管理，在预算数据指标出来之后，终归还是要在经营过程当中进行实施，如果前期没有完善的内控措施，内控管理做不到位，预算数据没有人去执行或者执行不力的话，那么预算工作肯定就会成为形式主义，起不到任何效果，预算工作就会成为吃力不讨好的工作。
        第二，要有高质量的会计核算基础工作。做财务预算，必须要有全面、真实、准确的财务数据信息做基础，预算不是凭空进行的，必须结合实际，综合分析前面数期，和往年同期的数据，根据过去发生的数据信息来进行综合分析判断，在此基础之上才能对下期的财务进行合理预算。而这些基础数据，全部来自于基础的会计工作。会计核算工作在进行基础设置，比如明细科目的设置时，就应该考虑到将来的财务分析和财务预算的需要来进行。
        第三，详尽的财务数据分析。财务预算，是在财务分析的基础上来开展的，没有对前期的详尽分析，预算就是在凭空猜测。在我们有了全面、真实、准确的会计核算数据之后，再进行财务分析，就可以从中真实地把握经营过程当中产生的各种成本和费用，以此就为下一步的预算奠定了基础。
        第四，合适的预算人员选择。做预算工作的人，首先必须有主管会计以上的水平，同时必须懂具体业务。有主管会计以上的水平，才能站在整个财务工作的层面上去全面考虑问题；懂具体业务，才能在做分析时真正发现问题，做预算时才能真正结合经营的实际去全方位考虑问题，做出的预算数据才符合实际，才有可操作性。所以，我们的预算人员，虽然不是从主管会计当中选拔（没有那么多的主管会计），但基本上都是从所属企业的主办会计以上岗位的人员当中去抽调的，如果是外聘的，首先会考虑放到企业去做主办会计工作半年以上。
        所以，我们的预算工作，不是一开始就直接进行的，而是逐步开始开展起来的。我们在开始预算化管理之前，第一步是对整个会计工作进行整改，确保财务数据全面、真实、准确。第二步是对整个经营业务的内控措施和手段进行完善和调整，把财务由单纯的会计核算上升到监督管理，通过财务人员来对经营过程发生的成本费用进行实时监控。第三步，是完善各种财务报表，我们在设计各企业上报的财务报表时，就充分考虑了分析和预算工作的需要，因此各企业上报的内部报表，我们在进行分析和预算时，都可以直接采用。第四步，进行全面的分析，每月各企业报表做出来之后，企业内的财务人员首先进行分析，并出具分析报告（分析的内容和形式甚至格式，我们都做了具体的要求），然后预算人员还要自己单独再次进行分析，并参照企业内部的分析。预算人员进行全面分析的作用，一方面是考核上期预算的执行结果，一方面为下期的预算做好充分的准备。
        最后，在有了前面所说的各项基础准备工作之后，我们的预算工作就可以顺利地开展起来了。下面就我们的预算方式简单介绍如下：
        一，在年初，我们对各企业有一个全年的总体预算，并以此为基础，制订了全年的经济计划指标。指标的数据有几个：营业额、利润额、会员卡销售额（有会员卡的）、全年的成本、费用。全年的成本费用数据不是企业的开支指标，是指导性的控制指标。而要求必须完成并作为绩效工资考核的是前面三个数据指标。
        二、结合前期报表，编制出“利润测试表”。这种测试表类似于本量利分析这种模式，我们的财务软件没有预算模块，所以这块工作用电子表格进行。也就是，输入收入数据和月份天数，就可以直接产生成本、费用、利润数据这种模式。利用这种表格，还可以直接测试保本点。
        三、结合对前期的实际数据的分析，根据一定的规律，对下期的收入即营业额进行预测，初步确定收入指标，再利用上面的利润测试表，对利润进行预测。（我们这个行业不涉及销售订单这一类业务，不同行业应该都有不同的规律）
        四、预算的指标数据报送给总裁或者老板，由他们对收入、利润指标进行确认或者调整。他们调整指标的依据，也是主要是参照我们提供的数据，没有我们提供的数据，他们的决策就没有方向。
        五、根据确定的收入和利润指标，测算相关的成本和费用指标。其实，根据前面的利润测试表，成本、费用和利润是同时产生的，提供给老板利润数据时，成本费用数据就已经有了，但没有上报而已。
        这里面有一个特殊考虑，好像教科书上没有说到过：有些成本、费用是不按销售比例或者单位产品变动的，而是按照时间比如天数或者月份数变动的，因此这块要单独剔出来另外设计计算公式。对于个别费用还需要结合企业的实际业务进行分析明确，不能完全参考上期的实际发生情况。比如相对简单的交通费，我们会考虑他们路途的远近，是打的还是乘地铁还是企业有公务车分别进行考虑。比如电话费，我们会参考各企业平均费用，结合企业的实际比如有无网费等，分企业进行压缩。比如手机话费，考虑有无长途业务，是否可以利用套餐等，分别进行明确。做这些工作的时候，企业的会计进行配合的作用相当大。
        六、在确定指标时，我们的收入、利润是以金额定指标，成本是以成本率定指标（不具体确定成本额），个别可控费用也是定金额指标。或许有的企业会要求考虑数量指标。
        七、预算工作要逐月滚动进行，每月都结合上月或上几月的实际，对下月的预算进行调整，特别是一些费用指标，要及时调整，尽量做到既不浪费，也不伤害积极性。就这样，及时结合市场的变化和企业的实际情况的变化，做出符合实际的可操作的预算结果。
        八、预算工作是逐步完善的，不可能一开始就做得非常全面、非常合理，需要逐步完善。所以开始几个月，我们的指标考核只公布，并不真正实行到绩效工资当中去，有些费用指标放得也比较宽松。几个月后，我们再逐步对一些指标进行硬性规定，强制执行，再逐步严格执行指标考核。
        虽然前期我们的预算工作取得了明显实际效益，但目前我们的预算工作仍在继续摸索和完善阶段，这里只是提供一个总体的程序和思路。

  第二十八、提高财务报账效率的程序方法

先说说过去老国营企业的常规做法：

1. 报销单据报财务，财务初审，合格后到总经理；

2. 总经理签字同意后，到会计，会计做记账凭证；

3. 记账凭证（或现付凭证）由会计递交给报销人；

4. 报销人拿记账凭证给出纳报销；

5. 出纳记日记帐；

6. 出纳付款；

7. 出纳把记账凭证返回给会计，会计登记明细账。

这种操作程序，是常规的规范程序，能够达到会计和出纳相互监督的目的，起到了控制住资金的作用。但明显的缺点是，工作效率特别低，严重的甚至会影响到业务的开展，导致财务部和业务部产生矛盾。

1. 会计和出纳两人都必须同时在财务办公室，两人缺少任何一个都无法完成报销或借款。这样对于规模小，只有一个会计一个出纳的企业而言，对业务的影响就非常大了。比如会计开会或报税去了，而业务却临时紧急需要借款或者报销时。

2. 在报销的过程当中，会计要做记帐凭证，出纳要登帐，报销时间就会非常长。如果几个业务人员同时报销，而且每人报销的单据又比较多时，那么等候的时间就更长。而有的业务人员的时间是非常紧迫的，这样就很容易造成业务部门对财务部门的不满。

通常我们说财务操作规范不规范，往往都是以教科书上说的方法，或者过去习惯的做法为标准来做判断。而其实，不论教科书上规定的也好，过去习惯的做法也好，都是前人根据当时的情况总结归纳后，人为地规定的，目的都是为了达到监督、控制资金的目的，只要达到了这个目的，保障了资金的安全，那么任何操作方法都可以说是规范的做法。

由于上述的操作方法给业务的开展带来了不便，效率相对低下，因此就有必要对程序进行调整，既要达到控制住资金的目的，又要提高工作效率。

如下就是我从第一次做财务主管开始，就一直使用的操作程序，也许已经有很多企业也在用这种程序，但我相信，还有很多企业还在用上述的程序，所以这里提供出来，给部分有心改变过去做法的人和初涉财务管理的人员提供些参考：

1.发票等粘贴《报销审批单》后，先由部门经理或主管签字，再到财务，会计初审，合格后，财务经理复核签字，再到总经理，总经理签字后，直接到出纳，出纳付款。

2. 出纳付款后，直接根据《报销审批单》登记日记账（也就是流水帐，这个不需要会计科目的）。出纳登帐可以在报销完毕时登，也可以在没有其他业务比较空闲时集中登。一般要求每天下班前登记完毕，方便第二天报出资金日报表。

3. 出纳一周或半月一次，把单据传递给会计。会计填制记账凭证，进行账务处理。（出纳传递前，在单据右上角自己编一个出纳流水号，方便和会计交接和查找）。

4. 月末，会计用现金明细账或和银行明细账的余额与出纳的现金和银行存款日记账的余额进行核对，核对不一致，就对查错在哪一笔。（有时会计错，有时出纳错，不过会计错的时候多）

5. 核对一致后，会计还要负责核对银行对账单的余额，目的是监督出纳。

这样做的好处是：

不论是集中报销还是临时报销，都可以及时进行处理，会计也好，财务经理也好，签完字后，都可以随时离开财务部。只要出纳在财务办公室，出纳一个人都可以随时结帐付款。这样由于是先付款后记账，办事效率就比较高，不会影响业务的开展。而同时由于有签字为据，出纳是做不了假的。

这里面有一个关键点：《报销审批单》上面的合计数据和大写金额绝对不允许涂改。

会计做帐时，一般是按照出纳的流水号顺序做帐，方便对账。不过实际操作当中，记帐凭证号并不一定是出纳的流水号。所以经常是出纳和会计是两个号，由于单据上有流水号记录，今后还是容易查账的。而最后，还是要求出纳再把会计的凭证号补登到日记账上去，而出纳的流水号，一般是在日记账的摘要当中注明。

这样的程序，是没有任何漏洞的。而且一旦有一方错误，就容易找出来。因为出纳按照原始的《报销审批单》数据记账，而会计是按照记帐凭证数据记账，只要有一方错误，月末对账就会有差额。而按过去的做法，如果记帐凭证做错了数据，会计和出纳就会同时出同样的错误，就很难找出来了。

这里面还有一种可能的情况出现：出纳为了省事，把相同费用的单据合并，一周只做一笔。甚至有的会计会把借款单和报销单混合加在一起，抵消后做帐。这就必须严格要求会计和出纳禁止这种做法。因为按照会计规范来说，每笔经济业务都要做一笔分录，每笔分录，都要准确反应一笔经济业务，这样财务才能透过账务监督业务，才能起到管理作用。而且详细地记录每笔经济业务数据，是今后进行财务分析和预算工作的基础。同时，那种做法很容易出错，出错也很难查出来。