让事情顺利进行-系列介绍

时间： 2010-08-04 来源：Robert Pagliarini

让事情顺利进行：介绍

在写出我所想说的内容之前，要明确以下几点，（A）从来没有人说过我是吹牛的人，（B）我从来不会过度承诺，以及（C）我每周读一本或两本书。

在我的一生中，有3本书对我的影响是至关重要的。第一本是《圣经》。第二本是大卫•艾伦所写的《让事情顺利进行》。（我将会在之后的专栏文章里写出第三本书。）当我在6年前第一次读到这本书的时候，我没能把它联系实际用到自己身上，我并没有明白它的内容。

那段时间我是一个疯狂追求生产力/效率的人，所以，特别是在阅读了所有关于它的广告宣传之后，我带着很大的期望读了这本书。长话短说；我读了这本书但是没能应用书上所说的策略。我把这本书放进了壁橱里，和其它的书堆在了一起。

时间快进到大约一年前。白天作为一名财富管理公司的总裁的我，晚上利用自己的业余8小时做别的事情，我发现我被无数的项目和任务所淹没，尽力想要让它们有组织性，而更重要的是，我想让它们能够确实执行起来。

我发现，当在我前进的道路上有太多东西的时候，我就无法动弹了。即使是想要完成诸如写《业余8小时》，认识新客户，创办一个非营利机构等等这类好的“东西”。我变得无法理解新信息也不确定下一步的行动方向。典型的呆若木鸡综合症。

那正是我在一年前的状况——有许多令人难以置信的项目、主意和机会，但却也是无助的，不能决定我的处境如何，以及我该做些什么才能让它们有进一步发展。

可怜的我，但是，当然，最后有个好的结局……

我无意中在网上看到了《让事情顺利进行》这篇文章并开始读起来。然后，我开始贪婪地阅读它。之后我开始在壁橱后面疯狂地寻找我的那本《让事情顺利进行》。

啊！找不到了。当时我要到维加斯去几天，而我真的希望能在那里好好读读这本书（正像我所说的，我读很多书。）我没能找到，不过好在有亚马逊折扣计划 [注：购物者支付79美元，可享受每年无限次数的美国境内送货]，于是我在旅途之前及时地获得了一本新书。

这样，我和我的太太一起到了维加斯，我们计划享受一个愉快假期，但是书本封面上大卫的笑脸总是吸引我的视线。“无压力高效工作的艺术”，标语是这样承诺的。

“你要下楼来和我玩扑克么？”我的太太这样问。我想：“这是在度假。”我看了一眼我美丽的太太——希望玩玩扑克找点儿乐趣——然后我又回头看了一眼床头柜上的大卫。“我几分钟之后就过去”，我说。

接下来的四个小时，我完全沉浸在《让事情顺利进行》这本书中了。不管因为什么原因，这次它对我确实有用了。以前看起来很复杂的内容，现在觉得很正确。我边读边标出重点内容。我记笔记，并用思维导图记录想法（对思维导图不熟悉？这是进行头脑风暴和整理思路的最佳方法——在将来的专栏文章里会介绍更多这方面的内容），并且思考我怎样能在生活中实现这些概念。我正处于精神高度集中的时刻，然后我收到了一条写着“我在扑克比赛中赢了。快下来！”的短信。（原来，她击败了其他的123名玩家并赢了765美元！）

在接下来的三天里，我仔细剖析了这本书，并且想出我该用哪个工具让搞定（这是时尚年轻人对这一体系的称呼）[注：GTD，书籍英文名称Getting Things Done的缩写，此处如此翻译以示区别于书名完整拼写的翻译] 成为我生活的一部分。这有可能会是我写过的最漂亮的东西，而即使在维加斯的那个周末我没有在赌博中赢钱，但我依然中了头彩。

《让事情顺利进行》改变了我的生活。我从试图在我的脑子里或记事本上记录所有事情，变成了有系统地处理任何种类的物理的、电子的或精神的信息。另外，我总是知道我的个人项目和专业项目都处于何种进度，使每一个项目继续进行所需要做的下一步工作是什么，以及谁需要向我汇报情况。

再没有任何事情会从缝隙中漏掉，因为已经没有了缝隙。每件事情都各得其所。现在，不要误会我的意思。让事情顺利进行需要花费时间、注意力和精力，但是它确实比做选择要好。

以下是让事情顺利进行的简单说明：

让事情顺利进行是什么？

是一个系统，可以增加：

1、组织

2、效率

3、创造力

让事情顺利进行的目标

1、收集和整理需要完成的所有事情

2、把它放到一个值得信赖的系统中去

3、检查

让事情顺利进行的5个步骤

1、收集

2、过程

3、组织

4、做

5、回顾检查

让事情顺利进行：步骤1——收集

现在是该挖掘你内在的想法的时刻了。让事情顺利进行的第一步是收集。对我和大多数人来说，这是作为开始的最令人感到气馁的一步，但是其实也可以不必如此。不要如此投入于全面的信息收集。筹划出你的业余8小时中的一部分时间。从细微之处开始并努力在其中找到乐趣。

如果你感觉自己需要对控制你的想法、工作流程和环境有所了解，你需要明确地知道你拥有些什么，以及你正在处理的是什么。收集这一步骤便是关于捕捉任何以及所有引发了你的关注的事物。“任何事”可以是思想上的或物质上的。关于思想的这方面的例子包括有关营销战略的新想法，你想写的博客内容，或是你想从商店选购的那种牛奶。有关物质的这方面的例子包括电子邮件，在你的公文包里的公文，以及堆放在你的书桌旁边的研究报告。

让事情顺利进行的5个步骤是连贯不间断的。你第一次进行收集这一步骤的时候，可能会花费几个小时，但是一旦你开始进行了最初的“堆放”，那么之后的长期进行下去就变得更容易管理的多了。

头脑风暴——最初的思想收集

收集物质资料可能真的会很痛苦，那么，让我们从进行想法收集上获得一些动力吧。大卫称其为“心灵扫描（mind sweep）”，这绝对是一场头脑风暴。它可能会是你的业余8小时的最好的一项投资之一。

以下是你在开始之前需要准备好的东西：

l  一大堆3×5的索引卡片（如果你没有这些但还是希望进行头脑风暴，那就用白纸）

l  笔

l  至少1小时的不间断的空余时间

下面便是有趣的部分了……把你的想法、主意或你能想到的项目分别写在每一张索引卡片或白纸上。是的，所有的。所有你能想到的任何内容都要写下来。

这可能会让你感觉有点尴尬，因为你习惯于试图用脑子记住尽可能多的事情。不要再多了。让事情顺利进行的特色方法就是不要在你的脑子里留着任何东西。一旦你想到某些内容，你需要尽可能快地驱逐它们。为什么？你的思想越没有负担，你就越能够自由地形成更多的想法和主意。我对此有第一手的切身体会。

我一直是个表单狂人，但是我从未受过训练。我的脑中总是有很多想法和主意，它们会持续几天、几周，甚至几年。当我通过心灵扫描而思绪如泉涌时，我发现我被各种新的想法淹没了。这就好像我打开了我的创意的闸门。这些新的想法只能在外游荡等待着被妥善安置，而一旦我给了它们一个可以驻扎的空间，它们便匆忙闯入。试试吧，你就会知道我在说什么了。

大卫鼓励你在追求质前先追求量。当你开始时，可能需要一点时间让那些想法进入你的脑中，但是，很快地，它们就会快速地在你的脑中闪现，甚至让你来不及把它们记下来。不要猜测或评判任何事。例如，以下这些每一个都可能会是写在单独的索引卡片上的想法：

• 给汽车换汽油
• 打电话给苏珊请她参加周日的聚会
• 与乔一起检查现有项目的帐务
• 研究一台新的数码相机
• 思考董事会时演讲的题目
• 想要去罗马旅行
• 计划公司退出市场的事项
• 买面包
• 创立一个帮助孩子们的非营利组织
• 去租麦克告诉我的那部电影
• 减10磅
• 给自行车轮胎打气

这是最好的精神净化。当你的脑中有想法闪现——不论是商业上的或个人方面的——把它们写下来。某个瞬间你可能有一个关于能够解决世界饥荒问题的新发明的想法，而下一个瞬间可能想到是你需要怎样把扣子钉在你的裤子上。都很棒！不存在哪一个想法和主意比另一个更强。你要做的，就是把它们每个都记下来，然后继续。

如果再没有想法和主意进入到你的脑海中的话，大卫提供了一个让事情顺利进行的触发清单以便帮助你进行心灵扫描。当你完成时，你会有一大堆的索引卡片。就让他们堆在那吧——我们很快就要开始处理它们了。

资料堆放——最初的物质材料收集

你要对你的物质材料所做的，就和你对你的那些想法和主意所做的一样。研究你的实体环境，看看是不是有些没有摆在其该在的位置上的东西，把它们放进杂物箱或文件箱里。我建议你准备一个（或者几个）大箱子作为装这些东西的杂物箱，或是清理出一大片空地以便放置你整理出来的所有东西。

在告诉人们这个步骤时，我经常被问及的问题是：“我要把什么放进杂物箱里？”非常简单，就是所有那些没有摆在其该在的位置上的东西。比如说，你不会把你的电脑键盘或者是艺术创作扔进那个箱子里，因为可以推测出来，这些东西是正摆在正确的位置上的。但是，如果你在房间角落里有一个已经损坏了的键盘，或是一幅一直放在柜子里的画，那这些就是需要处理的对象，应该把它们放在那个箱子里，因为它们都没有摆在其该在的位置上。

不要进行整理也不要对你偶然发现的任何东西采取任何行动——你需要再找另外的业余8小时来处理这些。你的目标是把东西都放进那个箱子，不要在过程中仔细察看每个项目并考虑该把它放在哪里。比如说，如果你拿起了那张画，那就要阻止自己在进行这一步骤时产生的想把它挂起来的冲动。你需要做的仅仅是把所有东西都放进箱子里。

也有一个例外……如果你发现了某些你确信自己不需要的东西，你可以扔掉它们（比如，那个损坏了的键盘）。所以，基本上来说，你会有两大堆东西——你的杂物箱和一个大的垃圾桶。你把越多的东西转移储存到你的杂物箱里，后面的步骤你将会进行的越好。

持续进行中的思想/物质收集

也许我有一点慢，但是当我最开始实施我现在所介绍的这一行动管理执行方法的时候，我没有意识到收集这一步骤是持续进行的。你做了最初的头脑风暴和物质资料堆放，这很好，但是迟早你又有新的东西（想法和物品）需要去收集。这就意味着，不论何时你有了某个主意/想法或是物质资料，你都需要把这些项目放到明确划分好的收集他们的地方。

大卫建议资料收集桶要尽可能的少，但是要保证满足你的需要。下面我来介绍一下如何看待你的资料收集桶的问题。从想法/主意开始说起。你如何才能在不同的环境下最好的收集这些想法呢？比如说，如果你正在看电视，突然有了一个好的点子，你该怎么处理？如果你正以时速65迈的速度在开车，并突然有了一个你想要捕捉到的想法，你会怎么做？如果你正在用电脑并需要做个笔记，你将会做什么？不论你在何处或正在做什么，你需要能够抓住所有这些想法。

记住，你需要让这些想法尽快离开你的脑海。不要试图保留它们直到你能找到一个机会把它们记录下来。过程应该是想法→记录→继续。

这同样适用于你的物质资料收集。你会怎样处理所有的收据？对你想要读的杂志呢？商业文件呢？你需要一个地方去收集所有这些资料。（即将推出：了解我运用什么工具和技巧去搞定收集我的想法和资料物品。）

处置和整理这一步骤就是让你把所有放在临时收集箱里的东西都拿出来并放在它们该在的地方。当你完成处置和整理这一步时，你会发现你的杂物箱里没有剩下任何东西，并且所有的索引卡片也不见了。当然，这可能会需要你花费好几个业余的8小时，不过，相信我，这是值得的。

从索引卡片或物质材料开始进行都可以。拿起一张卡片或者一件东西，并在同时回答下面这个问题：

这是否是立即可以实施/使用的？

针对于这个简单问题的答案将决定这一想法/物件的命运。

如果不是立即可以实施/使用的，那么我该怎么处理？

以下是三种可能的结果：

1、垃圾。我喜欢垃圾。扔掉某些东西的感觉是如此之棒。如果那是件没用的东西，那它就是废物。你扔掉的越多，你需要处置和整理的就越少。

2、参考资料。你可能捡起了某样东西，并不是马上就用得到的，但是它很重要。比如说，地图、手册、或参照表。因为你不想把这些东西扔掉，所以必须把它们放在某个地方。嗯，应该放在哪里呢？如果是物质材料，你可以建一个归档系统。或者，如果你想搞的灵活一些，你可以把大部分的物质材料扫描后存入电脑并把它们整理成一个电子文件夹。不过，即使你把大部分的文档资料都电子化了，仍然会有一些东西是你无法扫描或扫描起来过于繁琐的（比如，打印机手册）。

3、待培育。啊？我一开始并不明白这是什么意思。我知道垃圾。我知道参考资料。但是“待培育”？我来说说真实的意思吧……如果一个事物/想法不是立即可以用得上的，并且它也不是垃圾或参考资料，那么就把它归类到这一项。举个例子，比如说你的一位朋友告诉你该去纽约的一家新餐馆看看。你首先收集了这个信息（你可以随身携带一个小记事本，写在即时贴上并放进统一的收件盒里，或者是像我一样使用一些非常棒的电子化的GTD工具）。现在，过了3天，你正在处置和整理过去几天里你所收集的所有东西。你发现了这张便条并问自己“这是否是立即可以实施的？”嗯，如果我在下一周会去纽约，那么这可能是很快能够进行的事情，但是，它确实是在之后才能进行。我扔掉它？不。这是参考资料？并不是。它可以归类到我把所有内容都放在其中的通用的某天/可能做的清单，可以归类到餐馆清单，或者，如果我去很多不同的城市旅行，它可以归类到餐馆-纽约清单，或者，我也可能把这张即时贴放进名为餐馆的文件夹中。不论你把它放在哪里，你都要把这张即时贴从你的收集用的杂物箱中拿出来并把它放在该放的地方。如果你把它放进某个清单或某个文件夹里，你是不是会忘记呢？得了吧，大卫叔叔不会让这种事发生的……不过，我们会在之后再讨论它。

如果是立即可以实施/使用的，那么我该怎么处理？

行动。这个词是不是让你想要立刻起床并做点什么？如果你正拿着的东西是立即可以实施/使用的，那么会有以下几种结果：

1、项目。如果你的东西/想法需要复杂的步骤才能完成，那它很可能是个项目。比如说，你可能在你的收藏清单里有一项“把车库卖掉”。如果只需要一步就能做到的话，这将会十分令人高兴，但是它其实需要很多步骤。因此，你可以把这个项目塞到通用的项目清单/文件夹里，或最好不要，而是建立一个单独的名为“项目——车库出售”的清单/文件夹。

2、做。对于那些你花费不到两分钟就能完成的小事，你最好马上就做。比如说，你的朋友强烈推荐你读《业余8小时：充分利用你的业余时间创造新的价值和目标》这本书（我实在不能拒绝推荐他！）。如果你在你的电脑旁边或附近，那你就可以马上登陆Amazon.com并买下这本书。

3、委派。为什么要让别人去做你能够做的事情呢？因为你需要从你的盘子里拿走尽可能多的东西，把它们交给别的那些有能力的人。比如说，如果你要正确地完成某项任务，你需要准备一些贴有明确的标签的文件夹（例如：项目文件夹、参考资料文件夹）。如果有人能够完成你委派给他的这个工作，那就交给他去做。如果方法正确，委派会得到很棒的效果。而以下是不正确的委派的方式：“乔，你能否把这些归类建成6个档案文件夹？”如果乔很尽责，那么你会拿到你的文件夹，但是，如果乔是不善于进行行动管理的人并忘记了这件事会怎样呢？如果你忘记了提醒乔会怎样呢？你必须通过为所有你让别人去做的事情建立提醒机制而有效地委派任务。以下是怎样进行具备行动管理方法的委派任务的方式：

a. 单张的待完成事项清单。你可以建立一个记录了所有你所委派的任务的清单。如果你没有委派太多的工作，那么这个清单是可以的，但是并不理想。

b. 多张待完成事项清单。为你所委派了任务的每个人都建立他们自己的待完成事项清单。比如说，你有一个名为“待完成事项——乔”的清单，这其中记录了你等待着乔为你完成的所有工作。注意：当我说“清单”的时候，并不是说一定要是实物的清单。它可以是一个word电子文档清单，或者，如果你想弄得灵活一些，你可以使用一些和我所使用的一样得非常棒的GTD工具。

4、推迟。为什么要明天再做你今天就可以做的事情？以下是两种可能性：

a. 日程安排。你在日历上记录下任何需要在特定日期完成的事情。比如说，当浏览你的收藏清单时，你偶然发现了一个记录着打电话给一位客户询问订单的便条。你知道他将会在周五的时候出国，所以你在你的日程表上计划了周四给他打电话。因为这并不是一个规定了具体时间的事项，所以你可以在Outlook中把它归类为“全天的”日程项目。

b. 下一步的行动。这是让事情顺利进行的必杀技。把所有和任何的与之有着实质的及可见的行为关联的项目都放入“下一个步骤”清单中。比如说，给自行车轮胎打气，更新史密斯计划，画新的首页设计草图，给妹妹打电话，完成营销计划书，等等。所有这些都需要实际的行动，并且都只需要1步就能完成。

所有这些你都明白了？它做起来比听上去要简单。一旦你尝试了几次之后，你甚至都不需要费心考虑把什么放到哪里去——你能够自然地毫不费力地做到。

如果有人能为这一过程画个流程图就好了……哦，等等，他们画了。请看下面这张美丽的图吧（雷诺阿 [注：法国印象派画家] 都没有大卫·艾伦有本事）。