神马文学网Word表格技巧
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/28 06:24:36
一、利用表格功能制作“看拼音写汉字”
“看拼音写汉字”是低年级小学试卷中不可缺少的一项，一般的方法是在一行中先用输入特殊字符的方法输入拼音，然后通过按空格或Tab键使其间隔，然后再在下一行中拼音的对应位置相应输入括号，这就给语文教师出试卷时出了个难题，就是只要对其中的拼音稍微修改一下，就可能引起拼音与括号的错位，如果想全部重新对齐就需要一点一点地进行调整了，这个过程需要相当的耐心。笔者在一次制表过程突然灵机一动，为什么不用表格功能来实现这一功能呢？在Word和Wpsoffice都可以实现，其具体操作步骤如下：
首先输入“看拼音写汉字”的标题，然后根据每行插入的拼音个数（这里以4个为例）插入一个二行四列的表格（如果需要的不止一行，可相应多插入几个表格或者使插入的表格的行数相应增加），然后在第一行的表格中输入拼音，在第二行的表格中输入括号，接下来选中整个表格，鼠标右击选择“表格属性”，在“表格”选项卡中单击“边框与底纹”按钮，在弹出的窗口中选中无边框那种，这样就可以将表格的内外边框全部去掉，虽然在Word中还能看见，但是在实际打印中该表格是不存在的。这样，你想不对齐拼音和括号都难啊！如果想更方便地在表格之间移动文字，还可以通过文字框来输入。
二、利用表格功能实现汉英对译
要想实现英汉对译，如果只是用分栏功能的话，可能会出现由于英文与汉文的字数不一致而导致两边的文字不能够对齐，而用加空格的方法也比较麻烦。如果用Word的表格功能，则会起到事半功倍的效果。其具体步骤：鼠标单击“表格”菜单，选择插入一个多行三列的表格，表格的行数与表格内最终的内容有关，如果表格行数多了，可以删除掉，如果不足，可以再插入几行。这三列中左右两列设置比较宽，中间一列设置比较窄，主要是用来分隔中英文的。完成后选中整个表格，鼠标右击，选择“表格属性”，在弹出的对话框中选择“表格”选项卡下的“选项”按钮，在弹出的对话框中取消“自动调整尺寸以适应内容”这个复选框，然后单击“边框与底纹”按钮，设置表格为“无边框”。这时就可以轻松地实现中英文互译了。
三、利用表格功能实现稿纸功能
虽然在Word中有稿纸功能，但是这个稿纸功能是受限的，比如说不能在一个文件中制作空白稿纸，因为只要使用了稿纸功能，那么该文件中所有的文字都被圈进了稿纸中，即使最新Word2003也实现不了。那么我们如何来做呢？我们来自定义表格实现空白稿纸的功能。具体操作步骤如下：单击“表格/插入/表格…”命令，出现插入表格对话框，在“列数”中输入“3”，行数中输入可根据需要来填上一个数字，如“4”，在“宽度”项选择“固定宽度”，其中中间一列的宽度较小，比如数值为6.0，用来分割中英文的，其余两单元格宽度可以相等，单击“确定”按钮。再鼠标右击，在弹出的对话框中选中“表格属性”弹出“表格属性”对话框，在弹出的对话框中选择“表格”选项卡下的“选项”按钮，在弹出的对话框中取消“自动调整尺寸以适应内容”选项，再单击“边框与底纹”按钮，设置表格为“无边框”。然后设置第一、三列为左对齐，至于行数的多与少，可根据内容来决定增加行或删除行。
⑴ 插入一个两行的表格
单击“表格/插入/表格…”命令，出现插入表格对话框，在“列数”中输入“20”，行数中输入“2”，在“宽度”项选择“固定宽度”，数值为6.0，单击“确定”按钮，即可在文档中插入一个20列×2行的表格。选择第二行所有单元格，在右键菜单中选择“合并单元格”，即可将第二行所有单元格合并。选中第一行，鼠标右击，在弹出的对话框中选中“表格属性”弹出“表格属性”对话框，选中“行”选项卡，将“行”的高度设置为6.0，行高值由最小值设为“固定值”。再将光标置于第二行，按照上面的操作将第二行设置行高为4.0，单击“确定”退出。
⑵ 复制、粘贴表格
单击左上方的四个箭头的图标，选中整个表格，按下“Ctrl+c”进行复制。然后把光标放到表格下方的硬回车标记前，按下“Ctrl+v”进行粘贴，连续按下“Ctrl+v”，即可得到需要的作文稿纸了。对于完整16开稿纸的制作，就用上面的方法复制到右半部分就可以了。
四、 禁止跨页断行
大型表格必须在分页符处被分割。如果分页符拆分了表格中单独的一行，对于新的一页上位于该行以外的其他各行，Word有时会在状态栏中显示不正确的行号。如果需要准确的行号，可以禁止表格跨页断行，方法是：单击表格，然后在“表格”菜单上单击“表格属性”，选择“行”选项卡，清除“允许跨页断行”复选框，最后单击“确定”按钮。
六、表格在页面末尾被切断
我的Word表格长度超过了一页，但在页面末尾被切断，怎样才能使其在下页显示其余部分？表格可能具有“文字环绕”格式。如果要使表格跨越不止一页，必须取消“文字环绕”格式。请单击表格，在“表格”菜单上单击“表格属性”，然后单击“表格”选项卡，在“文字环绕”标题下，单击“无”，最后单击“确定”按钮。
七、制作座次表
通常的Word表格中单元格之间都是相互连在一块的，但在现实生活中我们常常需要一些不连在一块的表，要求表格的单元格之间能保持适当的距离，比如座次表。其实，这种样式的表格实现起来还真不难。首先我们按常规的方法插入表格，输入相关的内容，然后将鼠标定位于表格中任一单元格，点击右键，在弹出的右键菜单中选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。点击“表格”选项卡，再点击“选项”按钮，在出现的“表格选项”对话框，选中“允许调整单元格间距”复选项，然后利用其右侧的微调按钮设置一个合适的距离。“确定”之后，您就可以得到相互之间保持间距的座次表了。
·快速插入表格
单击工具栏上的“插入表格”图标，向右下方拖动鼠标，设定行列后松开，一个表格的框架即可完成。此法插入的表格最大为13行×8列。
·隐藏表格线
选定整个或部分表格，单击右键，从下拉快捷菜单中执行“边框与底纹”，选择无边框即可。
·垂直对齐
除了水平方向的对齐以外，在表格中我们还经常用到垂直方向的对齐，特别是在同一行中不同单元格的文字高度不一致时。选定你要设置垂直对齐的单元格，单击右键，在下拉快捷菜单的“对齐方向”中你可以选择“顶端对齐”、“垂直居中”和“底端对齐”。
·插入行和列的技巧
通常插入行是向前插入，插入列是向左插入。在底边增加一行时，将插入点置于表格的最后一格，按Tab键；在表格的最右边插入一列，可选定每行最后一格之外的行结束符，执行插入列命令。以上操作通过“绘制表格”工具直接画也比较快捷。
·对齐表格中的小数点
选定含有小数点的列，双击该列上方标尺，弹出“制表位”对话框，在“对齐方式”中选取“小数点”方式，确定后小数点即可对齐。继续拖动标尺上的小数点对齐制表位调整小数点的位置，直到你满意为止。
·选定文本的技巧
报纸上介绍过利用鼠标在不同位置时的快速选取方法，这里介绍三个快捷键用法。选取单个单元格：按住Ctrl键，单击该单元格；选定一列：按住Alt键，单击该列中任一单元格；选取某一区域：按住Shift键，单击待选区域的起始单元格，然后单击待选区域的结束单元格，可选定一个矩形区域。
·设定与调整列宽
表格刚设定时占据了整个页宽，需要手工调整列宽。完成文字输入后，选定需要调整的列，执行“表格”菜单下“单元格高度和宽度”，选择“自动匹配”即可快捷而又合理地完成设置。如果你不厌其烦的话，还可以在这里手工设置每列的宽度，可以精确到0.01厘米。如果你用鼠标拖动表格线来调整列宽，配合不同的按键，可以有不同的效果。
通常情况下拖动表格线是在相邻的两列之间调整列宽；按住Ctrl键的同时拖动，表格线左边的列宽改变，增加或减少的列宽由其右方的列共同分享或分担；按住Shift键的同时拖动，只改变该表格线左方的列宽，其右方的列宽不变；按住Alt键的同时拖动，标尺上会显示出各列的宽度，其拖动结果与普通拖动方法相同。
·改变部分单元格的高或宽
以宽为例，选取想改变宽度的单元格，再用鼠标拖动表格线，这样改变的只是所选定部分的宽度，原来处在同一列的其它单元格不受影响。
·处理超长表格的一些技巧
首先指定栏标题，它将出现在每页表格的开头。选定你想作为标题的那一行，执行“表格”菜单下“标题”命令。将视图切换至“页面”或执行“打印预览”即可以看到发生的变化。为了避免同一个单元格中的内容被分隔到不同的页上，执行“表格”菜单下“单元格高度和宽度”，取消“行”标签下的“允许跨页断行”复选框中的对钩。
如果该单元格太高，不得不跨页断行的话，执行“格式”下的“段落”命令，将段落对话框中的“换行和分页”标签中的“段中不分页”复选框选中，这样可以使跨页点不拆分同一单元格的正文段落，而且可以重复栏标题。
让Word表格任意纵横的方法
在日常办公应用中，我们经常会遇到将一个表格中各行内容连接起来作为一列形成新表的情况(如图1)，Word中没有现成的功能，忽然想起Excel中“选择性粘贴”中的“转置”功能，但实际操作一下才发现，它只能将表格的行、列位置互换一下，不能达到上述目的。笔者经过多次实践，终于找到一套可以让表格任意纵、横的方法。
方法主要是借助Word中“文字与表格相互转换”功能与“高级替换”功能的配合使用，具体步骤如下：
1.将表格转换成文字
选定整个表格后，执行“表格→转换→表格转换成文字”，在弹出的“将表格转换成文字”对话框中选择默认的文字分隔符“制表符”，然后单击[确定]按钮。此时原表格中的表格线全部消失，各列内容以空格分隔。
图1
2.将各行内容连接起来，以列的形式出现
(1)选中文字中两列间的空格部分(如图2)，并从“编辑”菜单中执行“复制”命令，将列间空格存放在剪贴板中，待稍后替换时使用。
图2
(2)选中刚刚转换好的文字内容部分，执行“编辑→替换”，在弹出的“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框后单击鼠标，定位好插入点，将步骤1中复制的空格从剪贴板上剪切出来。
注意：由于此对话框中不支持鼠标右击，也不支持菜单中的“粘贴”操作，所以此处只能使用“粘贴”命令的快捷键：“Ctrl＋V”。
(3)用鼠标将插入点定位在对话框中“替换为”文本框的后边，点击对话框左下角的[高级]按钮，将对话框下部折叠部分展开，单击[特殊字符]按钮，在弹出的列表中选择最上方的“段落标记”，此时“替换为”文本框中的内容显示为“^p”(如图3)。
(4)单击对话框中部的[全部替换]按钮，在出现的“Word已完成对所选内容的搜索，共替换XX处。是否搜索文档其余部分？”提示信息中点击[否]结束替换操作。
3.去除出现的空白行
再次执行“编辑→替换”，用上述方法，将两个“段落标记”全部替换为一个“段落标记”(即在“查找内容”后输入“^p^p”，在“替换为”后输入“^p”)，为了将全部空白行都剔除，此时应多次点击对话框中[全部替换]按钮，直至提示“已完成0次替换”，则表示已将全部空行删除。
图3
4.将文字转换成表格
选定全部文字内容后，执行“表格→转换→文字转换成表格”。在弹出的“将文字转换成表格”对话框中“文字分隔位置”处选择默认的“段落标记”，然后单击[确定]按钮，此时一张新表就初步完成了。
5.后期处理
给新表添加必要的项目列、添加标题、格式化，之后就一切OK了！
再引申一下，若是由列表转换成横表，又该如何操作呢？一起动动脑筋吧：)。
“看拼音写汉字”是低年级小学试卷中不可缺少的一项，一般的方法是在一行中先用输入特殊字符的方法输入拼音，然后通过按空格或Tab键使其间隔，然后再在下一行中拼音的对应位置相应输入括号，这就给语文教师出试卷时出了个难题，就是只要对其中的拼音稍微修改一下，就可能引起拼音与括号的错位，如果想全部重新对齐就需要一点一点地进行调整了，这个过程需要相当的耐心。笔者在一次制表过程突然灵机一动，为什么不用表格功能来实现这一功能呢？在Word和Wpsoffice都可以实现，其具体操作步骤如下：
首先输入“看拼音写汉字”的标题，然后根据每行插入的拼音个数（这里以4个为例）插入一个二行四列的表格（如果需要的不止一行，可相应多插入几个表格或者使插入的表格的行数相应增加），然后在第一行的表格中输入拼音，在第二行的表格中输入括号，接下来选中整个表格，鼠标右击选择“表格属性”，在“表格”选项卡中单击“边框与底纹”按钮，在弹出的窗口中选中无边框那种，这样就可以将表格的内外边框全部去掉，虽然在Word中还能看见，但是在实际打印中该表格是不存在的。这样，你想不对齐拼音和括号都难啊！如果想更方便地在表格之间移动文字，还可以通过文字框来输入。
二、利用表格功能实现汉英对译
要想实现英汉对译，如果只是用分栏功能的话，可能会出现由于英文与汉文的字数不一致而导致两边的文字不能够对齐，而用加空格的方法也比较麻烦。如果用Word的表格功能，则会起到事半功倍的效果。其具体步骤：鼠标单击“表格”菜单，选择插入一个多行三列的表格，表格的行数与表格内最终的内容有关，如果表格行数多了，可以删除掉，如果不足，可以再插入几行。这三列中左右两列设置比较宽，中间一列设置比较窄，主要是用来分隔中英文的。完成后选中整个表格，鼠标右击，选择“表格属性”，在弹出的对话框中选择“表格”选项卡下的“选项”按钮，在弹出的对话框中取消“自动调整尺寸以适应内容”这个复选框，然后单击“边框与底纹”按钮，设置表格为“无边框”。这时就可以轻松地实现中英文互译了。
三、利用表格功能实现稿纸功能
虽然在Word中有稿纸功能，但是这个稿纸功能是受限的，比如说不能在一个文件中制作空白稿纸，因为只要使用了稿纸功能，那么该文件中所有的文字都被圈进了稿纸中，即使最新Word2003也实现不了。那么我们如何来做呢？我们来自定义表格实现空白稿纸的功能。具体操作步骤如下：单击“表格/插入/表格…”命令，出现插入表格对话框，在“列数”中输入“3”，行数中输入可根据需要来填上一个数字，如“4”，在“宽度”项选择“固定宽度”，其中中间一列的宽度较小，比如数值为6.0，用来分割中英文的，其余两单元格宽度可以相等，单击“确定”按钮。再鼠标右击，在弹出的对话框中选中“表格属性”弹出“表格属性”对话框，在弹出的对话框中选择“表格”选项卡下的“选项”按钮，在弹出的对话框中取消“自动调整尺寸以适应内容”选项，再单击“边框与底纹”按钮，设置表格为“无边框”。然后设置第一、三列为左对齐，至于行数的多与少，可根据内容来决定增加行或删除行。
⑴ 插入一个两行的表格
单击“表格/插入/表格…”命令，出现插入表格对话框，在“列数”中输入“20”，行数中输入“2”，在“宽度”项选择“固定宽度”，数值为6.0，单击“确定”按钮，即可在文档中插入一个20列×2行的表格。选择第二行所有单元格，在右键菜单中选择“合并单元格”，即可将第二行所有单元格合并。选中第一行，鼠标右击，在弹出的对话框中选中“表格属性”弹出“表格属性”对话框，选中“行”选项卡，将“行”的高度设置为6.0，行高值由最小值设为“固定值”。再将光标置于第二行，按照上面的操作将第二行设置行高为4.0，单击“确定”退出。
⑵ 复制、粘贴表格
单击左上方的四个箭头的图标，选中整个表格，按下“Ctrl+c”进行复制。然后把光标放到表格下方的硬回车标记前，按下“Ctrl+v”进行粘贴，连续按下“Ctrl+v”，即可得到需要的作文稿纸了。对于完整16开稿纸的制作，就用上面的方法复制到右半部分就可以了。
四、 禁止跨页断行
大型表格必须在分页符处被分割。如果分页符拆分了表格中单独的一行，对于新的一页上位于该行以外的其他各行，Word有时会在状态栏中显示不正确的行号。如果需要准确的行号，可以禁止表格跨页断行，方法是：单击表格，然后在“表格”菜单上单击“表格属性”，选择“行”选项卡，清除“允许跨页断行”复选框，最后单击“确定”按钮。
六、表格在页面末尾被切断
我的Word表格长度超过了一页，但在页面末尾被切断，怎样才能使其在下页显示其余部分？表格可能具有“文字环绕”格式。如果要使表格跨越不止一页，必须取消“文字环绕”格式。请单击表格，在“表格”菜单上单击“表格属性”，然后单击“表格”选项卡，在“文字环绕”标题下，单击“无”，最后单击“确定”按钮。
七、制作座次表
通常的Word表格中单元格之间都是相互连在一块的，但在现实生活中我们常常需要一些不连在一块的表，要求表格的单元格之间能保持适当的距离，比如座次表。其实，这种样式的表格实现起来还真不难。首先我们按常规的方法插入表格，输入相关的内容，然后将鼠标定位于表格中任一单元格，点击右键，在弹出的右键菜单中选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。点击“表格”选项卡，再点击“选项”按钮，在出现的“表格选项”对话框，选中“允许调整单元格间距”复选项，然后利用其右侧的微调按钮设置一个合适的距离。“确定”之后，您就可以得到相互之间保持间距的座次表了。
·快速插入表格
单击工具栏上的“插入表格”图标，向右下方拖动鼠标，设定行列后松开，一个表格的框架即可完成。此法插入的表格最大为13行×8列。
·隐藏表格线
选定整个或部分表格，单击右键，从下拉快捷菜单中执行“边框与底纹”，选择无边框即可。
·垂直对齐
除了水平方向的对齐以外，在表格中我们还经常用到垂直方向的对齐，特别是在同一行中不同单元格的文字高度不一致时。选定你要设置垂直对齐的单元格，单击右键，在下拉快捷菜单的“对齐方向”中你可以选择“顶端对齐”、“垂直居中”和“底端对齐”。
·插入行和列的技巧
通常插入行是向前插入，插入列是向左插入。在底边增加一行时，将插入点置于表格的最后一格，按Tab键；在表格的最右边插入一列，可选定每行最后一格之外的行结束符，执行插入列命令。以上操作通过“绘制表格”工具直接画也比较快捷。
·对齐表格中的小数点
选定含有小数点的列，双击该列上方标尺，弹出“制表位”对话框，在“对齐方式”中选取“小数点”方式，确定后小数点即可对齐。继续拖动标尺上的小数点对齐制表位调整小数点的位置，直到你满意为止。
·选定文本的技巧
报纸上介绍过利用鼠标在不同位置时的快速选取方法，这里介绍三个快捷键用法。选取单个单元格：按住Ctrl键，单击该单元格；选定一列：按住Alt键，单击该列中任一单元格；选取某一区域：按住Shift键，单击待选区域的起始单元格，然后单击待选区域的结束单元格，可选定一个矩形区域。
·设定与调整列宽
表格刚设定时占据了整个页宽，需要手工调整列宽。完成文字输入后，选定需要调整的列，执行“表格”菜单下“单元格高度和宽度”，选择“自动匹配”即可快捷而又合理地完成设置。如果你不厌其烦的话，还可以在这里手工设置每列的宽度，可以精确到0.01厘米。如果你用鼠标拖动表格线来调整列宽，配合不同的按键，可以有不同的效果。
通常情况下拖动表格线是在相邻的两列之间调整列宽；按住Ctrl键的同时拖动，表格线左边的列宽改变，增加或减少的列宽由其右方的列共同分享或分担；按住Shift键的同时拖动，只改变该表格线左方的列宽，其右方的列宽不变；按住Alt键的同时拖动，标尺上会显示出各列的宽度，其拖动结果与普通拖动方法相同。
·改变部分单元格的高或宽
以宽为例，选取想改变宽度的单元格，再用鼠标拖动表格线，这样改变的只是所选定部分的宽度，原来处在同一列的其它单元格不受影响。
·处理超长表格的一些技巧
首先指定栏标题，它将出现在每页表格的开头。选定你想作为标题的那一行，执行“表格”菜单下“标题”命令。将视图切换至“页面”或执行“打印预览”即可以看到发生的变化。为了避免同一个单元格中的内容被分隔到不同的页上，执行“表格”菜单下“单元格高度和宽度”，取消“行”标签下的“允许跨页断行”复选框中的对钩。
如果该单元格太高，不得不跨页断行的话，执行“格式”下的“段落”命令，将段落对话框中的“换行和分页”标签中的“段中不分页”复选框选中，这样可以使跨页点不拆分同一单元格的正文段落，而且可以重复栏标题。
让Word表格任意纵横的方法
在日常办公应用中，我们经常会遇到将一个表格中各行内容连接起来作为一列形成新表的情况(如图1)，Word中没有现成的功能，忽然想起Excel中“选择性粘贴”中的“转置”功能，但实际操作一下才发现，它只能将表格的行、列位置互换一下，不能达到上述目的。笔者经过多次实践，终于找到一套可以让表格任意纵、横的方法。
方法主要是借助Word中“文字与表格相互转换”功能与“高级替换”功能的配合使用，具体步骤如下：
1.将表格转换成文字
选定整个表格后，执行“表格→转换→表格转换成文字”，在弹出的“将表格转换成文字”对话框中选择默认的文字分隔符“制表符”，然后单击[确定]按钮。此时原表格中的表格线全部消失，各列内容以空格分隔。
图1
2.将各行内容连接起来，以列的形式出现
(1)选中文字中两列间的空格部分(如图2)，并从“编辑”菜单中执行“复制”命令，将列间空格存放在剪贴板中，待稍后替换时使用。
图2
(2)选中刚刚转换好的文字内容部分，执行“编辑→替换”，在弹出的“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框后单击鼠标，定位好插入点，将步骤1中复制的空格从剪贴板上剪切出来。
注意：由于此对话框中不支持鼠标右击，也不支持菜单中的“粘贴”操作，所以此处只能使用“粘贴”命令的快捷键：“Ctrl＋V”。
(3)用鼠标将插入点定位在对话框中“替换为”文本框的后边，点击对话框左下角的[高级]按钮，将对话框下部折叠部分展开，单击[特殊字符]按钮，在弹出的列表中选择最上方的“段落标记”，此时“替换为”文本框中的内容显示为“^p”(如图3)。
(4)单击对话框中部的[全部替换]按钮，在出现的“Word已完成对所选内容的搜索，共替换XX处。是否搜索文档其余部分？”提示信息中点击[否]结束替换操作。
3.去除出现的空白行
再次执行“编辑→替换”，用上述方法，将两个“段落标记”全部替换为一个“段落标记”(即在“查找内容”后输入“^p^p”，在“替换为”后输入“^p”)，为了将全部空白行都剔除，此时应多次点击对话框中[全部替换]按钮，直至提示“已完成0次替换”，则表示已将全部空行删除。
图3
4.将文字转换成表格
选定全部文字内容后，执行“表格→转换→文字转换成表格”。在弹出的“将文字转换成表格”对话框中“文字分隔位置”处选择默认的“段落标记”，然后单击[确定]按钮，此时一张新表就初步完成了。
5.后期处理
给新表添加必要的项目列、添加标题、格式化，之后就一切OK了！
再引申一下，若是由列表转换成横表，又该如何操作呢？一起动动脑筋吧：)。