电子公文研究

[文摘]依据我国档案学界的思维定式，电子文件的研究能否真正取得突破性进展要取决于技术问题的解决和法律问题的确认。而电子文件作为一种现代技术的伴生物，其真正的优势在于“传递——传输”。因此，电子文件的研究应当从档案管理的视角真正转变为管理的视角，使电子文件真正成为提高管理效率的方式和工具。
 [关键词] 电子文件  研究   视角
   我国第一次发表有关电子文件的文章是《档案学通讯》1988年第1期的“电子文件管理——即将来临的文件管理革命” 。从此，电子文件的研究就成为我国档案学界当之无愧的理论热点。仅以“电子文件”为关键词进行精确检索，1996-2006 年间被中国期刊网收录的文章就有2284篇，而且基本是发表于档案期刊。以至于坊间有人戏称，如果不研究电子文件就要在我国档案学界落伍了。
   电子文件是指在数字化设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它具有操作方便、传递快捷、存储空间小、具有多种表现形式、复制时不会丢失信息和实现资源共享等优点。作为一种现代技术的伴生物，电子文件的确具有时尚、可爱之处，也的确值得人们去研究。
    一2000年9月21至26日，以“新千年与信息社会的档案”为主题的第14届国际档案大会在西班牙的塞维利亚举行。无论是作为大会第一次全体会议主报告的“全球范围内电子文件的管理与利用”，还是“电子文件的保护和迁移问题”、“电子文件法律状况的比较研究”等辅助报告都与电子文件直接相关。经过若干年的努力，国外档案学者在文件连续体、后保管模式、文件管理流程重组、前端控制及全程管理等电子文件研究领域做出了贡献。
   国内电子文件的研究则从档案管理的基本过程为出发点，试图通过对电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等“档案管理经典环节”的全方位梳理，建构一门实际意义上的学科。在我国档案学者看来，电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性。因此，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，在每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。不仅如此，电子文件从形成到归档，跨越了多个部门。这些部门通过计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互相交错、职责界限难以区分清楚。所以，应加强组织管理，由主要部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责，并形成相应的组织管理制度。
    由此可见，我国电子文件的研究基本沿用了传统档案学“程序研究——政策研究——学科研究”经典路径，使得国内电子文件的研究领域与国外相比更为广泛，研究内容更为丰富：既包括电子文件及其管理的基本理论，又包括电子文件的流程设计；既包括电子文件的管理方法，又包括电子文件的法律规则；既包括电子信息资源网站建设，又包括电子文件的国家战略。 真可谓集理论、方法为一统，手段、政策之大成。人们有理由相信，只要假以时日，面对这样广袤的研究领域，拥有我国优秀档案学理论人才的电子文件研究团队，一定可以大有作为。
   由于电子文件带有鲜明的技术特征——非人工识读性、系统依赖性、信息的易更改性和载体的不稳定性，这就使得电子文件的研究除了像传统档案学中一样需要解释电子文件的本质属性、特点、种类和管理原则之外，还必须着重研究电子文件的真实性和完整性、电子文件凭证价值和永久保存、电子文件的法律效力和地位、电子文件的加密和认证方法等“技术性很强”的问题。正如傅荣校教授所言，我国档案学界关注的是如何长久有效地维护电子文件的档案属性， 即保持电子文件的真实性、完整性和有效性问题。 从国内外的研究情况来看，电子文件的研究能否真正取得突破性进展，在相当程度上要取决于上述技术问题的解决和法律问题的确认。也就是说，技术问题和法律问题是电子文件研究的关键因素。
    实事求是地讲，如果从电子文件研究的关键因素方面分析，“我国优秀档案学理论人才的电子文件研究团队”似乎真的没有什么优势可言。从技术方面讲，且不说当代科技发展日新月异，仅就电子文件赖以生存电子——数字化技术而言，其发展速度恐怕是以“秒”为计算单位的。作为一名掌握先进技术的计算机从业人员，并不能拥有较长的“业务生命周期”。而作为一名知识背景完全不同于电子行业的档案专业人员，从进入一个新的领域到掌握该领域的关键技术，再到应用这种技术解决本专业的问题，则需要一个相当的时间。在这个“ 相当的时间”里，电子技术的发展又会为我们的专业“成果”带来一些“漏洞”。修补这些“漏洞”仍然需要时间——此时间永远也不会与彼时间同步——我们修补 “漏洞”的速度总也不会追赶上电子技术发展为我们“制造麻烦”的速度。因此，我个人认为，不论我们的研究团队如何努力，我们都不可能做到真正意义上的技术领先和完善。
   从法律方面看，我们档案学界对法律的诉求历来都是希望国家制定的规则对我们所从事的工作有利。这是合理的，也是无可厚非的。况且向国家发展提出政策、法律建议是公民及社会组织的权利，也是社会进步和政治文明的集中表现。因此，向国家和政府“建言”就成为档案学界作用于社会的一种生存方式。然而，如果从操纵层面讲，要使我们的“建言”真正变为国家的法律和政策，则需要考虑“立法主体”的视角。即国家和政府考虑问题、进行决策的方式。比较而言，作为“立法主体”的国家及其政府更加关注“抽象行为”——那种对社会具有普遍影响力的行为。具体地讲，我们希望国家用法律的形式明确电子文件及其真实性的诉求能否变为现实，不仅仅取决于我们的美好愿望，更取决于我们的诉求在国家立法体系中的位置。根据我的了解，在我国现存法律、法规体系中涉及“文件管理”的问题尚无的统一规定，而只有适用于党、政、军和人大各自系统的法规和规章。虽然专业团体和人大代表曾经多次就这一问题向主管部门“建言”，但是，我国目前还没有形成对电子文件上位类事物的“抽象行为”做出基本、统一的界定。因此，按照国家立法的基本程序和思路，像电子文件及其真实性等诸如此类的问题，要得到国家法律的支持尚需时日。
   二我国电子文件的研究，如果短期内得不到国家法律的确认和专业技术的完善，是否就真的万劫不复、没有出路了呢？答案应该肯定是否定的。我国档案学界除了继续发扬“置死地而后生”和“化腐朽而出神奇”的传统治学精神、继续寻求技术和法律的突破之外，我个人认为，我们应当适当地转变电子文件的研究视角。
   从根本上讲，电子文件是相对于纸质文件而言的。也就是说，电子文件仍然是文件，应该具有文件的一般特征。所谓文件，其实不过是一种基于社会组织的管理方式，文件的基本功能是通过其承载的管理内容和传递方式，在特定社会活动中发挥的作用来实现的。 作为一种管理方式，文件所“追求”的是管理效率的提高和管理目标的实现。因此，文件的生命力和价值在于运动和传递。在社会管理领域中，包括电子文件的内的文件就其主要研究和应用对象而言是公务文件，也就是通常人们所说的公文。早在2003年4月，国务院办公厅就在其颁布的《电子公文传输管理办法》(国办函〔2003〕65号)中规定了电子公文的生成、发送、接收和还原过程，并首次明确了用于传输的电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力，为电子文件“运动和传递”提供了政策保障。
众所周知，我国档案学所研究的传统意义上的档案，其实也不过是一种“阶段性”文件。正像有些学者将档案学研究归结“文件运动研究”一样，电子文件的研究则更应该是一种色彩浓重的“文件运动研究”。国外档案学者有关后保管模式、前端控制等电子文件领域的研究成果也说明了这一点。
  既然电子文件是一种文件，文件是一种管理方式，而文件首先 “追求”的又是管理效率的提高，那么，电子文件的研究也应该考虑尽可能地为提高管理效率服务。应当从档案管理的视角真正转变为管理的视角：从“前端”为档案管理而“控制”的樊篱中解放出来，实现真正意义的“前端”为提高管理效率而“控制”，使电子文件真正成为提高管理效率的方式和工具。
  需要说明的是，目前有关电子文件的研究还处于“文献学”的研究阶段，其研究的视角还停留在判断电子文件的真实性、完整性和保存、凭证价值方面，多侧重于考据研究。从这种“研究视角”出发，业界学者过多地关注“真实性”的维护与证明问题。为此，有的学者甚至认为应该从介质、结构、人、行为、背景、内容和档案联系等方面来“确认”电子文件的身份； 而为了确保电子文件的“金身”，其生成和管理的程序也要相应的“完善”和相当的“复杂”。这种研究有其直接目的和明确的价值取向，即“维护电子文件的档案属性”。但是，它却忽视了电子文件的其他属性和“管理学”的视角，即效率优先、目标至上的管理理念和价值取向。在基本的管理理念指导下，一般管理程序的设计是以“真实性”和“有效性”为前提的，是以提高效率为宗旨的。也就是说，在正常的管理程序中无须保留再一次确认其真实、有效的环节，否则，就会给管理活动带来无法估量的麻烦和损失。被世人痛贬的诸多“公文旅行事件”，就是在这种“考据研究”指导下，产生的“非正常”程序所造成的恶果。
  其实，由这种“考据研究”产生的“非正常”程序在人们的日常生活中也不乏其例。据单位同事讲，他所在的小区有一位七十有五的老太太，每日都到楼下的超市去买菜。一来可以为子女减轻负担，二来还可以活动一下腿脚。加之这种活动时间有限，总共不过数十分钟。所以，其子女也比较放心。突有一日，老太太去购物竟数小时不归。其子女非常着急，各种不良的后果都估计到了。在启动各种应急预案之前，有人提议不妨先到老太太每天都去的超市找一找。当其子女来到超市的时候，一个“非正常”的画面让他们十分震惊：老太太正在超市导购员的帮助下学习上网。一问才知道，原来超市此日进了一批土豆；每个土豆上都有标明其“出身”的代码，购买者可以通过超市的电脑上网查寻每个土豆的产地（包括国家、地区、气候等）、种植和运输者（包括性别、年龄、婚姻状况、家族病史等）的信息。由于老太太非常喜欢吃土豆，并且十分重视家人的安全，所以才不顾年迈上网查寻所买十个土豆的身份信息。但终因技术生疏，在其子女赶到时才查到第6个土豆……
   这个故事的“真实性”暂且不论，可故事中的人物为“真实性”所付出的代价大家一看便知。虽然不同的人可以根据自己的观点提出自己的解读，但是由于 “考据研究”产生的“非正常”程序所造成的恶果却十分明显。当然，也有人会感到几分庆幸：因为幸亏老太太查询的是几个土豆，如果是碗中的每粒米饭则后果不堪设想。然而更值得人们深思的是，这种 “非正常”程序如果仅仅作用于个人生活可能带来的是麻烦，如果仅仅作用于学术研究可能带来的是滞缓，如果仅仅作用于管理实践可能带来的是低效；如果不仅如此——它将作用于社会，那将会给人类带来什么？
世界上存在的事物及其相应的理论都有其产生的环境，以及由此赋予的特定功能。土豆是这样，档案是这样，电子文件也是这样。虽然电子文件也有保存的功能，但相对于传输、传递和效率而言，不过是一种连带功能。这种由现代技术所伴生的管理方式，与传统的管理方式相比，其真正的优势可能在于传递而不是存储——电子文件（公文）的生命在于运动——传输、传递，以及从中获得的效率。我想，这也是国务院办公厅颁布《电子公文传输管理办法》的理由所在。
   三我个人认为，从事一种事物的研究要首先考虑自己的学科背景和工作经验。只有这样，才有可能扬长避短和发挥优势。同理，一门学科要介入一种新的研究领域也要首先考量自己学科的传统优势和基本功能。只有这样，才有可能事半功倍和少走弯路。
我国档案学是一门产生于政府行政效率运动的管理学科。档案学对管理活动的直接影响，是通过对一种管理资源——文件的重新整合来实现的。在对文件进行研究的基础上，我国档案学形成了关于管理程序的系统分析和管理资源的重新整合等理论优势，在管理学科中具有不可替代的作用。之所以有的档案学者可以将“文件运动研究”作为档案学“支柱”理论之一，就是因为档案学的理论内核其实就是文件管理。
   在电子文件研究领域，档案学与其他管理学科相比，其真正的优势就在于率先发现了“电子文件问题”，并且发现了这个问题与本学科核心理论之间的关系。正是因为档案学的优势是文件管理，包括电子文件在内的文件（或者公文）不过是一种管理方式，管理的一切方式和内容都是围绕提高管理效率和实现管理目标来进行的，所以，电子文件的研究也应当把“提高管理效率”放在重要的位置。实际上，规范电子文件的格式是“提高管理效率”，优化电子文件的生成程序是“提高管理效率”，减化电子文件的管理手续是“提高管理效率”，……。在这些方面，“我国优秀档案学理论人才的电子文件研究团队”应该是大有可为的。至于“如何长久有效地维护电子文件的档案属性”则并不一定处于研究的首要位置。为什么这样说呢？其实答案非常简单：那就是因为“双套制”的存在。
   首先是技术问题。目前的研究表明，无论是从管理环节上考虑，还是从管理载体上测量，都无法真正保证“长久有效地维护电子文件的档案属性”。而“双套制”中的“另外一套”则已经被历史和科学证明可以“长久有效地维护文件的档案属性”。与其让人们投入巨大的成本去研究“如何长久有效地维护电子文件的档案属性”，倒不如将电子文件转化为纸制文件更加能够“长久有效地维护”它所对应的“电子文件的档案属性”。世界各国的经验表明，“双套制”的存在并不影响电子文件的传输和有效利用。
   其次是理论问题。从电子文件产生的背景中可以发现，它是一种单纯的事物，具有自己区别于传统事物的独特功能——使管理变得更加快捷。我个人认为，有时“单纯的事物”不可以承受多种功能之重，“单纯的理论”也不宜过度阐释。也就是说，“单纯的理论”无法承受阐释之重——也许在我们生存的世界，有些事物、有些文件是没有必要转化为档案的！因此，我们档案学者也真的没有必要用“档案眼光”去看待世界、解释世界，那会让世界失去许多光彩。在学科的发展过程中，有时舍弃就是一种获得。
   在2007年初冬瑟瑟的寒风中，世界上历史最悠久的报纸——瑞典《国内邮报》在发行了362年后，其传统的形式退出了历史舞台，被新兴的网络媒体形式所取代——公众只需进入该报的网站即可阅读到最新的消息。这无疑可以被看作是以电子文件为代表的新型载体用于传输和传播领域的胜利。然而，在感叹现代技术和信息时代飞速发展的同时，大家也有必要知道：《国内邮报》的传统形式并没有消亡，它的纸制形式每天印刷3份，供大学图书馆收藏。也就是说，在千百年之后，人们可以从这些“收藏”中知道《国内邮报》的存在。这也许才是历史的必然！

注释：
 伯特•F•威廉斯著、许士平译：《电子文件管理——即将来临的文件管理革命》，《档案学通讯》1988年第1期。
  冯惠玲等：《电子文件管理国家战略刍议》，《档案学通讯》2006年第3期。
 傅荣校、叶建英：《我们能理解与解决电子文件管理问题吗？》，《浙江档案》2006年第8期。
  胡鸿杰：《论档案学的逻辑起点》，《档案学通讯》2001年第3期。
  刘家真：《传统文件与电子文件形成比较——电子文件与传统文件比较系列论文之一》，《四川档案》1998年第4期