机关应用文写作b

　　机关应用文种类很多。如果按发送对象区分，大体有四类：一是向上级报送的，即通常说的“上行文”，主要有请示、情况报告、工作报告等。二是向下级机关发送的，即通常说的“下行文”，主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是可以上送，也可以下发，或者有些上送，有些下发的，如简报、调查报告、工作总结等。四是主要在机关内部使用，必要时也可以上报下发的，如工作计划，会议纪要、汇报提纲等。另外，还有的是两个单位或两个以上单位共同制定，只在特定范围使用的，如合同、协议书等。当然，这只是大体的分类。事实上有许多文件，是否上送或下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定，而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报告)，因工作需要，履行了一定的批准手续之后，发给下级有关部门和人员，也是常有的事。

　　机关应用文，是开展机关工作的一种十分重要的手段。各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育、文化、卫生、体育等部门和单位，都要运用各式各样的文件来指导和推动工作。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运转自如，都离不开文件，离不开机关应用文。

　　机关应用文，对于机关干部，可以说是司空见惯的。但是，要把它写好，却并不是一件简单容易的事。首先，从内容来说，机关应用文，多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义理论、党和国家的方针政策，与本单位、本系统实际相结合的产物。它要求必须具有严格的真实性，高度的思想性，很强的针对性。也就是说，事实要真实可靠，判断要准确无误，办法要切实可行。一定要反映客观实际，不能有半点虚假；要解决实际问题，不能无的放矢，坐而论道。其次，在文字表述上，所有文件都必须写得准确无误，清楚明了，生动简练。它要求用尽可能少的文字，恰如其分而又具体生动地反映和解决现实生活中的矛盾。如果思想不明确，思路不清楚，文字不准确，甚至前后矛盾，上下重复，冗长杂乱，使人读后昏昏然不知所云，那就不仅浪费了人力物力，而且会贻误工作。因此，写好机关应用文，是一项政策性、思想性，技术性很强的工作。文件写得好坏，既是领导机关工作效率，工作质量的体现，也是领导班子的思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和秘书、宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文的写作，作为一项业务训练的基本功，认真对待。

　　毛泽东同志、周恩来同志等老一辈无产阶级革命家，十分重视各种文件的起草、修改，定稿工作。他们从参加革命工作起，就常常亲自动手起草或修改文件。党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手。对于怎样撰写文件，他们也作过许多指示，积极倡导革命文风，提倡精简文件，提高质量，反对文牍主义。他们在这些方面，同样为我们树立了光辉的榜样。今后，随着社会主义现代化建设的迅速发展，机构改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导干部，提出了更高的要求。如果机关干部不会起章或修改文件，那是很难胜任本职工作的。

　　当然，就一个机关来说，草拟、印制、发送文件，并不是唯一的工作方法，更不是文件发的越多就越能推动工作。相反，如果本来可以口头请示、当面接洽的事，也要求写个材料，本来应该面对面指导解决的问题，也要发个指示、通知，那只能陷入文牍主义，助长官僚主义，使机关工作脱离实际，脱离群众。有些非发文件不可的事，也要注意精简节约，少发文，发短文。那些空洞的既不提出问题，也不解决问题的文牍，对上对下对自己不仅无益，而且有害。这是机关工作必须十分注意克服的弊病。从这个意义上说，学好机关应用文的写作，也是克服文牍主义、官僚主义的一个必不可少的重要方面。

　　怎样才能写好机关应用文呢?

　　写好机关应用文，主要应该锻炼四个方面的基本功，即：分析问题的能力，调查研究的能力，有关专门业务的能力，以及文字表达的能力。
　　(1)要有一定的分析和认识问题的能力。谈到写文件，人们往往只注重写作技巧，有的甚至片面认为。只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题。其实，能不能写好文件，首要的是政治思想水平，是分析问题和认识问题的能力。在机关工作中，常常有这样的情况：两个对工作熟悉程度、工作态度和文字表达能力都相差不多的同志，参加了内容相同的讨论会，要求他们起草类似的情况报告，一个同志能很快写出质量较高的草稿，另一个费了九牛二虎之力，写出来的是很一般化的东西，原因就是思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和认识问题的武器，认真学习马列主义，毛泽东思想的基本原理，学习唯物主义辩证法。有了正确的理论指导和正确的思想方法，就能够从各种错综复杂的现象中，抓住事物的本质，鉴别出是非曲直，做到观点鲜明，立场坚定；就可能用正确的观点统率繁杂纷纭的材料，写出思想内容比较深刻的文件。同时，还要认真学习和掌握党的方针、政策，领会上级部门有关的指示精神，时刻关心和了解社会主义现代化建设的大局，了解国内外形势的发展变化。这样就可以胸有全局，站得高，看得远，能够把一个部门和单位的局部工作，同整个事业的大局联系起来，“以大看小”，看得更深刻：也能以开阔的视野，敏锐的政治眼光，及时抓住问题的症结，“由小见大”，写出思想性强，内容深刻、实际的文件。

　　(2)要有掌握情况、调查研究的能力。“要了解情况，唯一的方法是向社会作调查”，“没有调查就没有发言权”。毛泽东同志的这些有益的教诲，对写好机关应用文同样有着特殊重要的意义。机关的文件是在对实际情况的概括提炼中形成的。因此，文件编写者在起草文件之前，对所写的对象和范畴，必须有个全面的调查了解，及时掌握实际工作中发生的新情况，提出的新问题，总结出来的新经验，并加以认真的分析研究。在这个前提下，才能抓住要害，有针对性地提出解决问题；指导工作的意见和措施。在基层单位工作的同志，要多留心自己周围的各种动态，紧紧抓住典型的事件和思想，进行深入的调查了解，搞清楚其产生的原因，过程、结果和影响等等，做到心中有情况，案头有记载。在上层机关工作的同志，则更需要注意搜集和积累情况，随时掌握所属单位面上的动态，注意阅读下属部门上报的文字材料，经常听取他们的口头汇报，同时应特别注意挤时间深入下属单位调查研究，解剖麻雀，以便掌握更具体、更生动，更深一层的实际情况。“平时多积累，用时少费心”。如果不注意认真调查研究，尽可能多地占有材料，不注意自己部门和下属单位的各种动态，不善于掌握那些最能说明问题的典型情况，等到起草文件时“临时抱佛脚”，不仅不可能有较高的工作效率，也决不可能写出对工作有实际指导意义的、有价值的、象样的文件来。

　　(3)要有特定的专门业务能力。各行各业都有自己的专门业务。有关的文件，不论内容和文字，都必须具有科学性，符合本部门的实际，符合客观事物的规律。不能只讲所有部门、所有单位都可套用的“通用语”、“共性话”，更不能说“外行话”。因此，文件的起草者，必须认真学习、努力钻研本部门、本行业的业务。既要向书本学习，向有经验的内行人请教，更要从群众实践中吸取营养，使自己真正能够精通本部门、本系统的业务。这样，才能具体地把党的方针政策和业务工作中出现的新情况、新问题结合起来，撰写出实在的、能够指导业务工作的，质量较高的文件。如果缺乏应有的专业知识，那么写出的文件，除了拼凑一些人所共知的材料外，是很难提出有针对性的、能解决问题的真知灼见来的。弄得不好，还可能产生主观主义、瞎指挥，闹出笑话来。

　　(4)要有一定的文字表达能力。掌握了实际情况，又有分析问题和认识问题的能力，又是本专业的内行，可以说已经为写文件打好了基础。但还不能说就必然会写出好的文件来。“万事俱备，只欠东风”。这“东风”就是要有一定的文字表达能力。毛泽东同志在《工作方法(草案)》中曾经指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的缺点是：第一概念不明确；第二判断不恰当；第三使用概念和判断进行推理的时候，又缺乏逻辑性；第四不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”毛泽东同志讲的“三性”，正是对文字表达能力的集中概括。

　　讲“三性”，首先是准确性。就是如实地、恰如其分地反映客观事物。机关应用文在这一点上要求更严。因为往往一字之差，一语之偏，就可能造成很大的影响，引起不应有的纷乱。语言不准确的突出表现是：有的概念含混不清。比如，要安排一批转业军人到地方各级领导岗位上。起草文件时把“转业军人”写成了“复员军人”，使许多人误以为政策变了。又如，把北京站内发生爆炸事件，写成“北京站爆炸事件”，好象把整个北京站都爆炸了。有的言过其实。如，本来是工厂卫生面貌发生巨大变化，却写成工厂面貌发生巨大变化，甚至是“翻天覆地的变化”。一件工作初步完成，却写成“完满结束”。一项活动，某单位有许多人参加，却写成“普遍参加”等等。还有的把“集体婚礼”写成“集体结婚”，“遇险”写成“遇难”，“免职”写成“解职”，“缓刑”写成“缓期执行”等等。不仅带来许多麻烦，还闹出不少笑话。

　　鲜明性就是对事物要态度鲜明，是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明朗，不是模棱两可，含混不清，转弯抹角，吞吞吐吐，态度暧昧。比如对“扯皮”问题的批评，一份文件的草稿上这样写：“扯皮，尽管有其客观原因，主观上也不完全是为个人，程度上也有轻重之别，但它毕竟不是我们提倡的无产阶级的作风，应该认真加以纠正”。在另一份文件上却是：“某些人对国家和人民的兴旺发达，根本不关心，他们热心的是个人的利害得失。合乎自己口味的就办，不合乎自己口味的就顶着不办；自己有利而国家要蒙受巨大损失的竟然胆大妄为地干，自己无利而为国家和人民迫切需要的，竟敢蛮横无理地扯皮到底。他们把党和人民赋予他们的重任和权力，当做自己称王称霸的资本。”有的同志认为这是本位主义、部门利益作怪，其实，这并不代表什么局部利益，而是个人主义的恶性膨胀，是党内存在的为害最大的一种歪风邪气”。两相对照，风格迥异，前者态度暧昧，不疼不痒，有气无力；后者尖锐、泼辣，旗帜鲜明，一针见血，表现了无产阶级应有的战斗风格。

　　生动性就是要有点文采，生动活泼地写出客观事物的特征，表达出鲜明的思想感情。机关应用文不是文艺作品，不必也不允许追求想象的瑰丽，情节的奇特，词藻的华美，但绝不是不要生动。“言之无文，行而不远”。如果文件语言无味，象个瘪三，死板，老套，没有几句来自群众的生动活泼切实有力的话，即使有新鲜深刻的内容，也很难引起人们的兴趣，因而会大大影响预期的效果。

　　提高文字表达能力，唯一的办法是多读多写，尽可能地多看些优秀的应用文，也要看些文艺作品，特别是古今中外的范文。要经常练习写多种体裁的文章。还要做有心人，注意搜集群众中和各种材料中的生动活泼的语言。这样日积月累，积少成多，由生到熟，写作时，文词就可呼之即来，得心应手。

　　鲁迅先生说：“我有一言应记取，文章得失不由天。”实践出真知，实践出才干。机关应用文的写作和其它文章一样，要坚持不懈地练基本功，并在实践中自觉地总结经验教训，虚心向别人学习，取长补短，持之以恒。这样就会练出过得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不动一番脑子，不开拓自己的知识领域，积累丰富的经验，那是永远不会学到真实本领，写出好的机关应用文来的。

第一章　如何掌握机关应用文写作的规律

第一节　机关应用文的作用

　　机关应用文是国家机关、党派团体和企事业单位的管理部门交流信息、规范行为、指导推动工作的一种具有特定体式的书面语言工具，是应用文中用量最大、种类最多、使用范围也相当广泛的文体。在广大干部中提倡学习机关应用文的写作，掌握它的写作特点和规律，是提高各级机关工作效率，培养造就一大批能文能武的社会主义现代化建设领导骨干和文秘人员的需要，也是克服官僚主义，改进机关作风的一条途径。
　　各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。 

　　一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。 

　　二是宣传教育作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。 

　　三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。

　　四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：“拿红头文件来！”就是要求拿出根据的意思。
　　学习机关应用文的写作，也是培养干部的需要。机关应用文多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义基本理论及党的方针政策和本单位、本部门实际相结合的产物。它的撰写，是一项思想性、政策性、技术性很强的工作。撰写者和指导者，需要一定的马列主义理论修养，具备相应的分析和认识问题的能力，懂得掌握情况和调查研究的方法，还要有特定的专业知识和文字表达能力。因此，写作过程也是锻炼和提高干部素质的过程。一份文件写得好不好，及时不及时，既是领导机关工作质量和工作效率的体现，也是领导班子思想水平、业务能力和指挥才干的重要标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和文书、宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文写作，作为一项重要的业务基本功。从这个意义上说，组织干部学习机关应用文写作，不仅是提高各级机关工作水平的重要措施，也是培养和提高干部，造就一大批现代化建设的领导和管理人才的必不可少的途径。目前，许多单位都感到，德才兼备、能文能武的领导骨干和文秘人员十分缺乏。造成这种状况的原因，除十年动乱的严重破坏、没有及时发现和选拔这方面的人才以外，也与我们长期以来没有组织干部学习写作，特别是在各级党校和文科院校中没有设置有关专业、开设有关课程，注意从青少年中培养应用文写作人才有很大关系。

　　学习机关应用文的写作，还有助于改变机关作风，克服官僚主义。机关应用文要求严格的真实性，高度的思想性，很强的针对性。也就是说，它的写作，必须做到事实可靠，判断准确，办法切实可行。在内容上，它必须反映客观实际，而不能弄虚作假，杜撰捏造。要提出解决实际问题的方针、原则和措施，而不能无的放矢，空发议论。在文字表述上，要准确鲜明，简练畅达，以尽可能少的字句，恰如其分而又具体生动地反映和解决现实问题。那种冗长杂乱，繁琐重复，使人读后茫茫然不知所云的文件，不仅浪费了人力物力，而且贻误了工作。这就要求，撰写者和审稿、定稿者，必须深入实际，深入群众，认真调查研究，掌握群众的思想脉搏，关注自己工作领域中的新情况，新问题，新经验，使自己的思想紧紧跟上不断发展变化着的实际。克服那种靠道听途说，靠表面现象和老经验做决断，或者唯书、唯上，只靠上边的“精神”，不顾下边的实际，当“传达室”、“转运站”等官僚主义作风。当然，对机关工作来说，草拟、印刷、发送文件，并不是唯—的工作方法。如果本来可以口头请示，当面接洽的事，也写个材料；应面对面解决的问题，也发个指示、通知；本来有个简单文件就可解决问题，也搞成长篇大论，那就会使许多同志陷入文山会海而不能自拔。如果掌握了机关应用文的写作规律和写作方法，懂得哪些情况和问题应形成文件，哪些不必形成文件，哪些该长，哪些该短，哪些应快，哪些应慢，就会大大减少文件的数量，提高文件的质量和写作速度。

　　古今中外，凡是有作为的政治家，无不重视公文的写作。在我国，公文的产生，几乎和文字的形成同步。中国的文章史，实际上是从应用文开始的。在甲骨文中，多是国家的卜辞文书，其中有殷王的文告，如“王大令众人曰协田！其受年”(殷王命令奴隶们努力耕田！那就能获得好收成)。金文就是古人把文件记在钟鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王册命毛公之辞，《散氏盘》是两国疆界的契约。《尚书》中的诰、命、誓是周朝作为训诫勉励的文告和出师作战的命令、誓词。在《论语·宪问》中，还记载了文件的写作过程，“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之”。可见古人是多么重视文件的撰写。汉代以后，随着社会经济的发展，国家政务活动的日趋复杂，公文的种类也越来越多，光是以皇帝名义发布的文件就有制、诰、诏、旨，敕、册、策、谕、令、檄等等。而对公文写作经验的总结，也开始系统化、理论化。在《后汉书·刘陶传》中出现了“公文”一词：“但更相告语，莫肯公文。”晋代陆机的《文赋》，第一次把文章的写作过程、方法、形式、技巧等问题，提到文学批评的范畴。其中就有碑、诔、奏说。梁朝的刘勰，撰写了体大思精的《文心雕龙》其中《书记》、《诏策》、《檄移》、《封禅》、《章表》、《奏启》、《议对》、《祝盟》等篇，都是对各类应用文的比较系统的论述。历代许多有作为的大政治家、文学家也写下了大量的应用文。如秦代李斯给秦王的报告《谏逐客书》，汉代司马迁的《报任安书》贾谊的《过秦论》、《治安策》、《论积贮疏》，晁错的《贤良对策》、《论贵粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量铭》，三国蜀汉诸葛亮的《出师表》，晋朝李密的《陈情表》，唐代魏征的《谏太宗十思疏》，韩愈的《论佛骨表》，宋代王安石的《答司马谏议书》苏轼的《乞校正陆贽奏议进御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我们借鉴学习的范文。
 
　　我们党和政府十分重视机关公文的写作。早在一九二三年，由中国共产党领导成立的海陆丰总农会和广东省农会，就设立过“文牍部”。一九三一年，周恩来同志组织文书部门制定了《文书处置办法》。一九四二年，陕甘宁边区政府还颁发过《陕甘宁边区新公文程式》，把机关公文分成主要公文和辅助公文两类，主要公文有命令、布告、批签、公函、呈文等五种；辅助公文有指示信、报告、快邮代电、签条、通知等五种。一九四九年二月，华北人民政府又颁发了《华北人民政府公文处理暂行办法》，对公文程序、种类、格式和行文关系作了规定。全国解放后，政务院又于一九五一年颁发了新的《公文处理暂行办法》，对机关应用文的处理原则、种类和写作要求作了具体规定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央办公厅又先后批发了《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》与《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》，一九八一年二月，国务院办公厅又发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，共七章三十三条，具体规定了公文的性质、任务和调查研究、实事求是、及时、准确、安全、保密等撰写与处理原则。随着各项改革事业的深入发展，机关公文工作面临着新的形势和更高的要求。一九八七年二月十八日国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，共七章三十七条。它的发布实施，对提高公文质量和办文效率发挥了重要作用。 

　　毛泽东、周恩来、刘少奇等老一辈无产阶级革命家，从参加革命工作起就常常亲自动手起草和修改文件，党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手，或是在他们直接领导下撰写而后由他们修改定稿的。对于如何撰写文件，他们也多次作过指示。比如，积极倡导领导干部亲自动手，反对秘书代劳；文书工作要遵循保密、准确、迅速三原则；文件要有三性，准确性、鲜明性、生动性；提倡革命的文风，反对文牍主义等等。周恩来同志不仅亲自主持制定文书处理办法，还召集知名语言学家探讨机关应用文写作。这一切，作为他们的革命实践的组成部分，为党的事业做出了贡献，给我们树立了榜样。今后，随着我国社会主义现代化建设的迅速发展，经济体制改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导同志提出了更高的要求。可以这样说，如果机关干部不会起草或修改文件，那是很难胜任本职工作的。

第二节　机关应用文的特点

　　要写好机关应用文，首先应了解和掌握它的特点。而掌握它的特点，最好的办法是把它和其它文体作比较。

　　和小说、诗歌、戏曲、文艺性散文等文艺作品比较，机关应用文不属于形象思维类型，而属于逻辑思维的范畴。它不是以艺术形象感染读者，而是以事实和道理说服读者：它不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质真实，而是以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实质性问题；它不是给人们以美的艺术享受，而是用之于解决实际问题。因此，实用是机关应用文的第一个特点。

　　这个实用的特点，表现在内容上，它必须有现实的具体的针对性。上级向下级发送的文件，都是为了解决现实生活中存在的问题，对特定的问题表明态度，提出解决的方针、原则、措施、办法。下级向上行文，也是反映生活和工作过程中的新情况、新问题、新经验，请领导机关和领导同志了解，注意，或者提出建议、方案，请上级定夺。横向使用传送的文件，也是就某一或某些问题，相互知照或协商。毛泽东同志在《反对党八股》一文中指出：“任何机关做决定，发指示，任何同志写文章，做演说，一概要靠马克思列宁主义的真理，要靠有用。”这个“有用”，对机关应用文来说，就是实用。

　　在表现效用上，绝大多数文件，有较强的时限性。它不仅在制作上要求一定时间写成，而且和某项工作的时间要求紧密相联，工作完成了，与之有关的文件也就失去了现实的效用?转化为档案材料。比如，历史上某个朝代的一封奏章，一道诏令，只适用于那个朝代的特定时期。奏章送上被皇帝批阅，诏令下达被执行，它们就完成了任务，失去了效用。有些公文，至今仍作为典范流传，并不是它能解决某个实际问题，而是在某些方面仍有学习借鉴的意义。再如，今天的《请示》、《通知》、《任免书》等，请示得到答复，通知的对象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《请示》、《通知》、《任免书》就失去了基本效用。如果以后出现问题，需要查对，那就是历史档案的作用了。

　　有人会问，书信、日记、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢?

  　一是使用范围和对象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的，是机关干部用以开展工作的一种工具。它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力，也就是有法定的权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考，或者作为工作依据，或者必须遵照执行。而不象日记、书信、学术论文、新闻报导等，既见乏于专业部门，也见之于社会生活的各个方面，任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由，其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。

　　二是担负的任务不同。机关应用文是国家机关实行管理的需要，体现国家政权机关的指挥意志，主要任务是交流信息，宣传教育。它是行为的规范，工作的依据。今天，它的根本任务，就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令，以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文，具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等，则是记叙日常生活中的所见所闻，交流个人的思想和生活状况，向社会报导消息，陈述观点，探讨学术问题等，新闻报导和社会评论有政治倾向性，而日记、书信、学术论文等，则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。

　　三是表现形式和行文方式不同。机关应用文不象日记，书信那样，不拘一格，自由行文，而是根据不同内容和任务，有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代，对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的，只能选择与之相应的文种，不能混用，不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成《请示》，不能写成《报告》，《通知》不能写成《通报》，《指示》不能写成《命令》等等。它们有特定的书面形式，有开头、结尾的专门用语，有相应的种种规定。文件的传递也很严格，比如，向上级报送的文件，未经有关领导批准，不得下发。每份文件，只能在规定范围内阅读，不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式，是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求，是机关工作高效率的要求，同时也给作者提出必须具有严肃的态度、严谨的文字等要求。因此，严格是机关应用文的第二个特点。

　　机关应用文的特定使用范围，对象和它所承担的任务，决定了它无论内容还是文字，必须如实地反映客观事物。在内容上一定要实事求是，不允许凭想当然主观臆断，甚至故意说假话，编造假情况。在有些文体中可以使用的合理想象、夸张渲染等等典型化手法，在机关应用文中是严禁使用的。诗歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“会须一饮三百杯”；小说可以驰骋想象，写狐鬼神仙，太虚幻境；杂文可以把道听途说拿来议论一番。就连以事实为依据的通讯报导，作者也可以在环境和气氛上加以烘托。一封书信，你可以想到那里写到那里，而不必去花时间核对细节。机关应用文则必须朴实贴切，比如，把叙述性的“错误是严重的”，写成结论性的“犯有严重错误”；把“给市民发放物价补贴”，写成“给群众发放物价补贴”；把“领导干部”写成“干部”，还有象“保护公共秩序”，“基本上是扎扎实实的”等，都是概念模糊，叙述不贴切的表现。要防止把现象当作本质，把偶然发生的事，不典型的情况当作普遍存在的事。在使用概念和判断进行推理的时候，要十分周密，在同一时间、同一关系、同一意义下，保持同一的说法，不能有另外的说法，比如“这次会开得十分成功，但主要问题还没有从根本上解决”，既然十分成功，为什么又说主要问题没有解决呢?这就违反了形式逻辑的矛盾律。机关应用文是领导机关的文件，涉及面广，影响面大，切不可追求华丽而失实，造成思想混乱，使工作遭受损失。因此，准确、扎实是机关应用文的第三个特点。

　　工作质量和效率的高低，是衡量领导机关、领导班子水平高低，能否胜任的重要标志。体现在机关应用文上，就是积极倡导简捷明白，一语中的，力戒繁文套语、形式主义、烦琐哲学。在我们社会主义制度下，尤其如此。毛泽东同志在《反对党八股》中十分尖锐地指出：“我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又臭又长’”。一九四八年一月，毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中又指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，……而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。”一九五二年二月，党中央发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》，指出：“凡文电必须认真压缩。各级领导同志责任重大，事务繁细……在写请示文电或写报告时，必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱……其结果，使领导同志对这些文电难看，或者就没有看，等于白写”。毛泽东同志的文章和党中央的指示，都把内容扼要，晓畅明快，作为机关应用文的一条基本原则提了出来。这对于我们现在撰写文件，仍有十分重要的意义。简练、明快是机关应用文的第四个特点。

　　由此可见，实用、严格、准确、简练是机关应用文所具有的特点，它们紧密联系、不可分割地体现在同一份文件中。有些同志把强烈的政治性和有固定格式单列出来作为特点，恐怕不尽妥当。实际上，政治性最强的不是机关应用文，而是政论文；格式要求最严的也不是机关应用文，而是古诗赋，特别是格律诗。当然，机关应用文的特点如何叙述，还可以继续探讨，以便表述得更准确、更科学。机关应用文的四个特点，是从它的外部联系中，即和别的文体比较而言的。要掌握机关应用文的写作规律和方法，仅仅了解其一般特点是不够的，还必须从它的内部联系中，进一步比较、分析、归类，把众多的机关应用文文体，划分成几种类型，进一步研究各类和每一类内部各种文体的特点、写法和关系。

　　国务院办公厅于一九八七年二月十八日发布的《国家行政机关公文处理办法》中，把除外交、军事、法律等方面外的机关应用文划分为十类十五种：

　　第一类包括两种：《命令(令)》、《指令》。《命令(令)》是国家权力机关和行政机关发布重要法规，采取重大的强制性行政措施，任免、奖惩有关人员使用的。它又可分为公布令、任免令、授予令、指挥行政令以及特赦令、动员令、戒严令等等。这些《命令(令)》又可分为带附件的(如公布令)和不带附件的(如指挥行政令等)。《命令(令)》在军事部门使用更广泛，更经常。《指令》则主要是国家行政机关发布重要指示性和规定性相结合的措施或要求时使用的。这种文体目前很少使用，已逐渐被《决定》、《决议》所替代。

　　第二类是《决定》和《决议》。《决定》是对某些问题或者重大行动作出安排时使用，比如：《中共中央关于整党的决定》、《中共中央关于建立老干部退休制度的决定》等。《决议》是经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。比如：《关于修?lt;中华人民共和国宪法>若干规定的决议》、《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》等，它比《决定》内容更带有全局性，形成过程更严格，但它的指令性不如《决定》强。

　　第三类是《指示》。主要用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则，比如《中共中央、国务院关于进一步做好计划生育工作的指示》、《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》等。

　　第四类是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布应当普遍遵守或周知的事项时使用，如《中国人民解放军布告》、《关于保护森林禁止乱砍滥伐的布告》、《北京市中级人民法院布告》等。《公告》是向国内外宣布重大事件时使用的文告。如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》有时把某件事告知社会或特定对象时也用《公告》，如银行、法院、文艺演出等。《通告》是在一定范围内公布应当遵守或者需要知道的事项时使用。比起《布告》来，专业性相对地强一些，告知对象的范围也小一些。如《天津市市内电话局关于宜兴埠人工电话站改为60局的通告》、《山西省人民政府关于维护铁路秩序的通告》等。

　　第五类《通知》发布行政法规和规章，转发上级机关，同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用《通知》。

　　第六类《通报》，主要用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要各机关知道的事项。它与通知的区别是，通知要求贯彻执行，具有一定约束力；通报则只起倡导、警告、启发和沟通情况的作用，如《关于情况的通报》、《关于科学技术新成果推广应用的通报》等。

　　第七类《报告》、《请示》。《报告》用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，《请示》则是向上级机关请示指示和批准。《报告》又可分为会议报告，比如中国共产党第十二次全国代表大会上的报告《全面开创社会主义现代化建设的新局面》；情况报告，如共青团中央书记处和中共山东省委给党中央书记处的《关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告》。

　　第八类《批复》。用于答复请示事项，比如《国务院关于北京市城市规划总体方案的批复》等。

　　第九类《函》。主要用于相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。又分公函和便函，前者属于正式文件，后者不属于正式文件，用机关信笺缮写盖印即可，不必编列发文字号。有时答复下级来文，常以《复函》代《批复》。

　　第十类《会议纪要》。传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行公文。

　　以上十类十五种还包括不了所有的机关应用文。比如在机关使用最普遍、范围最广泛的《简报》和《调查报告》，使用越来越多的《汇报提纲》，伴随商品化经济而日益被人重视的《合同》等，都未列入。《简报》就是简略的情况报告，目前已经逐步成为机关文字工作的基本文体。从一定意义上说，它是机关应用文的基础性文体。如果写不好简报，就很难写好报告、请示等文体。《调查报告》是表达调查研究结果的文体，有专题性的和综合性的；有调查现实情况的，也有调查历史情况的；有肯定经验性的，也有判断是非性的等，它是所有的机关企事业单位都离不开的文体。《汇报提纲》是向上级做口头汇报时使用的大纲，往往是事先有个文稿，而在汇报后，又根据领导同志的意见加以修改，才正式印成文件。《合同》是当事人双方为了实现某种目的，在遵守国家法律、法令、政策、计划和平等互利、协商一致的原则下，明确相互权利、义务关系的一种协议，它是商品经济发展的产物，是商品交换的一种法律形式。

　　从便于学习和教学方面讲，把机关应用文的发送对象和它们所承担的任务统一起来划分，这样，机关应用文大体可以分为四类：呈报性文体、指示性文体、契约性文体、法规性文体。

　　呈报性文体，主要有《请示》、《工作报告》、《情况报告》、《简报》、《汇报提纲》、《调查报告》、《工作总结》等，都是下级向上级报告的文件，即“上行文”。

　　指示性文体，主要有《指示》、《批示》、《决定》、《决议》、《通知》、《通报》、《布告》、《公报》、《命令(令)》等，都是上级向下级发出的文件，即“下行文”。

　　契约性文体，主要有《合同》、《协议书》等，即当事人或单位双方、多方，为了实现某种目的，在相互平等、协商一致的原则下，明确相互权利和义务的文件。这一类文体，过去在机关应用较少，现在，随着党和国家的工作重点转移到社会主义现代化建设上来和商品经济的不断发展，各级党政机关和企事业单位正在进行领导体制和经济体制的改革，工作责任制和经济责任制正在逐步确立，在机关内部和机关相互之间明确责、权、利，越来越多的单位采取了订契约的形式。因此，这类文体已经引起各方面的重视，也必将发挥越来越大的作用。

　　法规性文体，包括《法律》、《条例》、《规定》等，它在机关应用文中是可以独立成体系的一种文体，有一套用语和写法。

　　以上分类，虽然较为实用，较为合理，但也是大体而言的。事实上，许多文体，有的互相交叉，有的各种文体的特点兼而有之，很难严格、确切地归类，比如，《工作总结》、《工作计划》、《调查报告》等，即是呈报性又带有指示性，是两种功能兼而有之的。《情况报告》、《简报》等，一般只往上级报送，但有时因工作需要，在履行了一定的审批手续后，也发给下级机关和有关人员作为参考。这就带上了指导性。有些文件是否上报下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定的，而是根据工作的需要。
 
　　墨子曾说：“夫辞，以类行者也，立辞而不明于其类，则必困。”(《墨子闲话·大取第四十四》)这就明确指出了文章分类的必要性和重要性。对于机关应用文同样适用。

第一章　如何掌握机关应用文写作的规律

第四节　机关应用文的格式

    文章的格式，是指文章相对稳定的制作规格或式样，它属于表现形式的范畴。不同的内容，不同的使用范畴和使用目的，有不同的格式。国家机关工作的统一意志，严肃周密，讲究效率的特点，决定了机关应用文必须有一个方便工作、统一严谨的格式。古今中外，历代政权，都十分重视机关应用文的格式。我国历史上不少朝代对文书名称、开头结尾、陈述顺序以及用语、书写等，有着不同程度的规定。有的要求十分严格，如果违反，轻则受责、重则治罪。由于阶级的局限和等级尊卑制度的桎梏，致使有些朝代过分注重格式，发展成了僵硬的形式主义和文牍主义。

　　机关应用文的格式，包括书面制作格式和文种撰写格式。书面制作格式，《国家行政机关公文处理办法》第三章作了明确规定，即无论哪类文种，在文件制作时，一般都由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。同时规定了十条原则：一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文，应注明签发人。四，秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。六、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。七、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。八、发文机关应写机关全称或规范化简称，几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。九、会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排板。

　　为了论述方便，下面让我们先看一份比较典型的文件书面制作式样：

编号○○○××
 ××市人民政府文件
 ××发〔1984〕××号
———————————————————————————————————
〔秘密〕
关于×××××的通知

各区、县人民政府…………
　　现将××××××××××
××××…………

　　附《××××》一份　　　　　　　　　　　　　盖章
　　(此件发至××级)　　　　　　　
———————————————————————————————————
　　抄送×××××
———————————————————————————————————
　　××市人民政府办公厅 一九八四年×月×日印发
———————————————————————————————————
　　 共印××××份

　　这份文件大体可分解为三部分：

　　文头部分。左上方是文件编号，写明该文件总印数的次序，以便于统计、收发登记、借阅查找；接下行是文件名称，由发文单位的名称和“文件”二字组成，用红色大号字体印在文件上部的正中间，使人一眼就可看出文件的性质和重要程度。有时也用黑色。如果几个单位联合发文，应把各单位名称都排列上；文件名称下面是用小字号排印的发文机关代字、发文年号和该年度的发文序号。它不仅便于统计、收发、查找，而且往往代替较长的标题，便于引用。如果几个单位联合行文，一般只用一个与文件关系最直接的单位的发文序号，有时也并列几个单位的发文序号。机关的代字是固定不变的，比如，“中发”是中共中央文件，“国发”是国务院文件，“京发”是中共北京市委文件，“京政发”是北京市人民政府文件等。在确定代字时，要避免和其它单位重名，一旦确定了，就不能任意变动。下面一条横线，把文头和行文部分隔开，一般是用红线(或黑线，和文件名称同一颜色)，中间印一个五角星。

　　行文部分。左上角是密级(也可写在右上角)，用方括号。如〔秘密〕、〔机密〕、〔绝密〕。只有保密文件才写密级。密级下面正中是文件的标题，字体要大于正文，小于文件名称。标题一般由发文机关名称、主要内容和文种组成。也有的标题无发文机关名称，如，关于表彰×××等同志先进事迹的通报，有的无事由，如中华人民共和国主席令；有的只有文种如《通知》、《布告》等。标题必须准确、简练、明晰、避免冗长拖迤，产生歧义。标题下面是台头，即主送机关名称或领导人名称。写在正文上面左侧，顶头，和正文第二行第一个字排齐。一般情况下，上级向下行文，主送机关较多。而下级向上级行文，常常是一个主送机关或一个和几个领导人的名字。《请示》则只能写一个主送机关，台头下边是正文。这是文件的主体部分。除少数文件外，一般没有固定格式。有的文件开头结尾有一些习惯用语，比如，开头写“根据……文件的规定”、“根据某领导的指示”；结尾写“以上各项希参照执行”，“以上希遵照办理”，“特此通报”等等。正文后面靠左边的位置是附件的名称和件数。附件是对正文的补充或佐证，必须和正文有密切关系。但能不附的尽量不附，必须附又能节省的尽量节省。最后是印章和成文时间。印章是行政效力的重要标志，要“齐年盖月”，即印章要盖在年、月、日中间。不是所有文件都必须用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有领导人签署的文件也可不用机关的印。《请示》等上行文以及《通知》、《介绍信》等则必须用印。成文时间的确定，应以定稿时主要领导人签发日期为准。但会议通过的文件，则以通过时间为准，一般不写在文件最后，而写在标题下面。有些规范性文件，正文末尾要写明施行日期如本条例自×年×月×日起施行。

　　文尾部分。包括发送范围，即此件发至××级，抄送机关名称，印制单位名称，印发时间，总印数。

　　另外，凡属紧急文件，应根据紧急程度，在文头或行文界线上或下方(左右都可)标明“急”、“特急”字样。

　　《国家行政机关公文处理办法》在公文格式一章还专门列了一条，即：“公文纸一般用十六开型(长260毫米、宽185毫米)左侧装订。‘布告’、‘公告’、‘通告’用纸大小，根据实际需要确定。”有的单位还规定，文件的定稿，要用毛笔、钢笔书写，不得用铅笔。这主要是为长期保存而定的。

　　以上讲的书面制作格式，是机关应用文都要使用的。此外，具体到每一种文体，又按其性质和任务，分为三种情况：有相对稳定的撰写格式的文体；无格式的文体；虽然没有固定的撰写格式，但某些部分有习惯性写法的文体。

　　有相对稳定的撰写格式的文体，主要有四种：

　　《法规》，标题应标出制定或发布法规的单位及法规的名称，有的标题只标法规名称，而把制定单位、批准部门和发布时间放在标题下面的括号内。正文的撰写顺序是：首先说明制定法规条例的依据、目的或背景，一般采取“总则”或“序言”的方式表达，也有作为第一条的；然后是法规的基本内容，可分章分条写出；最后说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。这一部分有的以“附则”形式出现，有的作为最后一条。

　　《请示》，一般由六部分组成：标题，写法是“关于……的请示”。台头，写明上级机关或领导人的名称，如“党中央”、“市委”、“省委”等。请示原因，讲明请示的背景和依据。请示事项，即需要审批的问题。肯定性要求，一般用语是“以上无不当，请批准”，“是否妥当，请批示”等等。最后是请示单位(或请示人)的名称和成文时间，如需加印的还要加印。

　　《会议纪要》，如日常办公会议和大型会议的纪要，前者除标题外，应顺序列出会议时间、地点、主持人、参加人、会议内容、决议事项。后者则可根据情况，删去其中一项或几项。

　　《合同》，主要是，标题要标明合同性质，依次写立合同人、订立合同的目的、协议的条件、合同变更条件及双方遵守的原则、份数及保存者、立合同人签名盖章、签订日期。如有中间人也要列在立合同人后面，签名盖章。有附件的，要在最后写明附件名称及份数。

　　有习惯性写法的文体。比如《工作计划》，除标题外，开头是编写计划的目的意义，接着另起一段是方法步骤(包括措施、时间要求、组织领导等)，最后标明计划的制订者和制订日期。又如《工作总结》，先写基本情况，即概述工作背景和指导思想，再写成绩收获、缺点问题、经验体会，有的加一段下一步的奋斗目标。有些调查报告，也有一些习惯性写法。但这些都不是固定的，常常因人、因时、因内容而变更。

　　不同时代的机关应用文，有不同的格式。我国社会主义时期的机关应用文，格式总的说是相对稳定的，但也不是一成不变的，也有一个不断改进和完善的过程。我们应当在写作实践中，不断总结经验，不断创新，逐步形成社会主义的、中国式的、科学的格式。但已经形成的行之有效的格式，却不能任意改动。目前在机关应用文写作上的主要问题之一就是有些同志头脑中没有格式的概念，因此常常出现混乱，使文件漏洞百出，有的甚至丧失效用。经常出现的毛病有：(1)格式不完善。有的文件应写标题的没有写，应写密级的漏掉了。还有的文件无编号或无成文日期，或应签名盖章的却不签名盖章，结果失去法律效用等等。(2)次序颠倒。比如把发放范围写在文头部分，而密级则写在文尾部分。(3)张冠李戴。把《请示》的结尾“以上意见是否妥当，请批示”，写在《报告》上等等。

第一章　如何掌握机关应用文写作的规律

第四节　机关应用文的格式

    文章的格式，是指文章相对稳定的制作规格或式样，它属于表现形式的范畴。不同的内容，不同的使用范畴和使用目的，有不同的格式。国家机关工作的统一意志，严肃周密，讲究效率的特点，决定了机关应用文必须有一个方便工作、统一严谨的格式。古今中外，历代政权，都十分重视机关应用文的格式。我国历史上不少朝代对文书名称、开头结尾、陈述顺序以及用语、书写等，有着不同程度的规定。有的要求十分严格，如果违反，轻则受责、重则治罪。由于阶级的局限和等级尊卑制度的桎梏，致使有些朝代过分注重格式，发展成了僵硬的形式主义和文牍主义。

　　机关应用文的格式，包括书面制作格式和文种撰写格式。书面制作格式，《国家行政机关公文处理办法》第三章作了明确规定，即无论哪类文种，在文件制作时，一般都由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。同时规定了十条原则：一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文，应注明签发人。四，秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。六、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。七、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。八、发文机关应写机关全称或规范化简称，几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。九、会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排板。

　　为了论述方便，下面让我们先看一份比较典型的文件书面制作式样：

编号○○○××
 ××市人民政府文件
 ××发〔1984〕××号
———————————————————————————————————
〔秘密〕
关于×××××的通知

各区、县人民政府…………
　　现将××××××××××
××××…………

　　附《××××》一份　　　　　　　　　　　　　盖章
　　(此件发至××级)　　　　　　　
———————————————————————————————————
　　抄送×××××
———————————————————————————————————
　　××市人民政府办公厅 一九八四年×月×日印发
———————————————————————————————————
　　 共印××××份

　　这份文件大体可分解为三部分：

　　文头部分。左上方是文件编号，写明该文件总印数的次序，以便于统计、收发登记、借阅查找；接下行是文件名称，由发文单位的名称和“文件”二字组成，用红色大号字体印在文件上部的正中间，使人一眼就可看出文件的性质和重要程度。有时也用黑色。如果几个单位联合发文，应把各单位名称都排列上；文件名称下面是用小字号排印的发文机关代字、发文年号和该年度的发文序号。它不仅便于统计、收发、查找，而且往往代替较长的标题，便于引用。如果几个单位联合行文，一般只用一个与文件关系最直接的单位的发文序号，有时也并列几个单位的发文序号。机关的代字是固定不变的，比如，“中发”是中共中央文件，“国发”是国务院文件，“京发”是中共北京市委文件，“京政发”是北京市人民政府文件等。在确定代字时，要避免和其它单位重名，一旦确定了，就不能任意变动。下面一条横线，把文头和行文部分隔开，一般是用红线(或黑线，和文件名称同一颜色)，中间印一个五角星。

　　行文部分。左上角是密级(也可写在右上角)，用方括号。如〔秘密〕、〔机密〕、〔绝密〕。只有保密文件才写密级。密级下面正中是文件的标题，字体要大于正文，小于文件名称。标题一般由发文机关名称、主要内容和文种组成。也有的标题无发文机关名称，如，关于表彰×××等同志先进事迹的通报，有的无事由，如中华人民共和国主席令；有的只有文种如《通知》、《布告》等。标题必须准确、简练、明晰、避免冗长拖迤，产生歧义。标题下面是台头，即主送机关名称或领导人名称。写在正文上面左侧，顶头，和正文第二行第一个字排齐。一般情况下，上级向下行文，主送机关较多。而下级向上级行文，常常是一个主送机关或一个和几个领导人的名字。《请示》则只能写一个主送机关，台头下边是正文。这是文件的主体部分。除少数文件外，一般没有固定格式。有的文件开头结尾有一些习惯用语，比如，开头写“根据……文件的规定”、“根据某领导的指示”；结尾写“以上各项希参照执行”，“以上希遵照办理”，“特此通报”等等。正文后面靠左边的位置是附件的名称和件数。附件是对正文的补充或佐证，必须和正文有密切关系。但能不附的尽量不附，必须附又能节省的尽量节省。最后是印章和成文时间。印章是行政效力的重要标志，要“齐年盖月”，即印章要盖在年、月、日中间。不是所有文件都必须用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有领导人签署的文件也可不用机关的印。《请示》等上行文以及《通知》、《介绍信》等则必须用印。成文时间的确定，应以定稿时主要领导人签发日期为准。但会议通过的文件，则以通过时间为准，一般不写在文件最后，而写在标题下面。有些规范性文件，正文末尾要写明施行日期如本条例自×年×月×日起施行。

　　文尾部分。包括发送范围，即此件发至××级，抄送机关名称，印制单位名称，印发时间，总印数。

　　另外，凡属紧急文件，应根据紧急程度，在文头或行文界线上或下方(左右都可)标明“急”、“特急”字样。

　　《国家行政机关公文处理办法》在公文格式一章还专门列了一条，即：“公文纸一般用十六开型(长260毫米、宽185毫米)左侧装订。‘布告’、‘公告’、‘通告’用纸大小，根据实际需要确定。”有的单位还规定，文件的定稿，要用毛笔、钢笔书写，不得用铅笔。这主要是为长期保存而定的。

　　以上讲的书面制作格式，是机关应用文都要使用的。此外，具体到每一种文体，又按其性质和任务，分为三种情况：有相对稳定的撰写格式的文体；无格式的文体；虽然没有固定的撰写格式，但某些部分有习惯性写法的文体。

　　有相对稳定的撰写格式的文体，主要有四种：

　　《法规》，标题应标出制定或发布法规的单位及法规的名称，有的标题只标法规名称，而把制定单位、批准部门和发布时间放在标题下面的括号内。正文的撰写顺序是：首先说明制定法规条例的依据、目的或背景，一般采取“总则”或“序言”的方式表达，也有作为第一条的；然后是法规的基本内容，可分章分条写出；最后说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。这一部分有的以“附则”形式出现，有的作为最后一条。

　　《请示》，一般由六部分组成：标题，写法是“关于……的请示”。台头，写明上级机关或领导人的名称，如“党中央”、“市委”、“省委”等。请示原因，讲明请示的背景和依据。请示事项，即需要审批的问题。肯定性要求，一般用语是“以上无不当，请批准”，“是否妥当，请批示”等等。最后是请示单位(或请示人)的名称和成文时间，如需加印的还要加印。

　　《会议纪要》，如日常办公会议和大型会议的纪要，前者除标题外，应顺序列出会议时间、地点、主持人、参加人、会议内容、决议事项。后者则可根据情况，删去其中一项或几项。

　　《合同》，主要是，标题要标明合同性质，依次写立合同人、订立合同的目的、协议的条件、合同变更条件及双方遵守的原则、份数及保存者、立合同人签名盖章、签订日期。如有中间人也要列在立合同人后面，签名盖章。有附件的，要在最后写明附件名称及份数。

　　有习惯性写法的文体。比如《工作计划》，除标题外，开头是编写计划的目的意义，接着另起一段是方法步骤(包括措施、时间要求、组织领导等)，最后标明计划的制订者和制订日期。又如《工作总结》，先写基本情况，即概述工作背景和指导思想，再写成绩收获、缺点问题、经验体会，有的加一段下一步的奋斗目标。有些调查报告，也有一些习惯性写法。但这些都不是固定的，常常因人、因时、因内容而变更。

　　不同时代的机关应用文，有不同的格式。我国社会主义时期的机关应用文，格式总的说是相对稳定的，但也不是一成不变的，也有一个不断改进和完善的过程。我们应当在写作实践中，不断总结经验，不断创新，逐步形成社会主义的、中国式的、科学的格式。但已经形成的行之有效的格式，却不能任意改动。目前在机关应用文写作上的主要问题之一就是有些同志头脑中没有格式的概念，因此常常出现混乱，使文件漏洞百出，有的甚至丧失效用。经常出现的毛病有：(1)格式不完善。有的文件应写标题的没有写，应写密级的漏掉了。还有的文件无编号或无成文日期，或应签名盖章的却不签名盖章，结果失去法律效用等等。(2)次序颠倒。比如把发放范围写在文头部分，而密级则写在文尾部分。(3)张冠李戴。把《请示》的结尾“以上意见是否妥当，请批示”，写在《报告》上等等。

第一章　如何掌握机关应用文写作的规律

第五节　机关应用文的语言(上)

　　不同的文体，有不同的社会功能，也形成了不同的语言特色。机关应用文的语言究竟有什么特色呢?让我们先作个简单的比较。

　　机关应用文和别的文章一样，都离不开写人、写事。关于写人，《红楼梦》中的贾雨村是这样出场的：“葫芦庙内寄居的一个穷儒——姓贾名化、表字时飞、别号雨村的走来。这贾雨村原系湖州人氏，也是诗书仕宦之族，因他生于末世，父母祖宗根基已尽，人口衰丧，只剩得他一身一口，在家乡无益，因进京求取功名，再整基业。自前岁来此，又淹蹇住了，暂寄庙中安身，每日卖文作字为生，故士隐常与他交接。”而在一篇调查报告中，介绍一位工程师时，却用的另一种语体：“张××，男，现年四十二岁，一九六二年清华大学机械系毕业，可阅读英、日外语专业资料，工作勤勤恳恳，积极努力。近年来，工厂的几项重大技术课题，都有他参与或是在他主持下攻克的，被公认为‘全厂一号技术尖子’。他从一九五七年起便申请入党，但因出身于地主家庭，哥哥曾被错划‘右派’，工厂一些领导认为，对他只能在技术上使用，不能在政治上重用。因此至今仍被关在党组织的大门之外”。

　　关于写事，《水浒》中有一段“鲁提辖拳打镇关西”，其中对鲁达的三拳是这样写的：“只一拳，正打在鼻子上，打得鲜血迸流，鼻子歪在半边，却便似开了个油酱铺：咸的、酸的、辣的，一发都滚出来。郑屠挣不起来，那把尖刀也丢在一边，口里只叫：‘打得好！’鲁达骂道：‘直娘贼！还敢应口！’提起拳头来就眼眶际眉梢只一拳，打得眼棱缝裂，乌珠迸出，也似开了个彩帛铺的：红的、黑的、绛的，都绽将出来……郑屠当不过，讨饶。鲁达喝道：‘咄！你是个破落户！若只和俺硬到底，洒家倒饶了你！你如今对俺讨饶，洒家偏不饶你！’又只—拳，太阳上正着，却似做了一个全堂水陆的道场：磬儿、钹儿、铙儿，一齐响。”而在陕甘宁边区高等法院刑事判决书中一段枪杀的叙述，却是另一个样子：“当时，黄克功即拔出手枪对刘威胁恫吓，刘亦不屈服，黄克功感情冲动，失去理智，不顾一切，遂下最后的毒手，竟以打敌人的枪弹对准青年革命分子的刘茜胁下开枪，刘倒地未死，尚呼求救，黄复对刘头部再加一枪，刘即毙命。”

　　从这两组文字的对比看，无论写人还是写事，语体的差别是显而易见的。从机关应用文的角度看，语言的使用主要有以下四个特点：

　　一是平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是：

　　实在。它不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去。同样写人，机关应用文和小说所使用的语言却大不相同。比如《红楼梦》写贾雨村，是先写总貌“穷儒”，再报姓名字号，然后讲出身、追求，最后写现状。用语是动静结合，动中写静，笔调曲折，有起有伏。调查报告写张××，则是直接介绍姓名、性别、年龄、经历，平铺直叙，不转弯子。同样写事件，鲁达的三拳，拳拳描绘，层层深入，有意渲染，色彩斑斓，腾挪跌宕，十分感人。而判决书写枪杀，却是如实叙述，一丝不苟。

　　质朴。如实地表现事物的本来面目，不允许有类似“燕山雪花大如席”、“白发三千丈”之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为名句，而在机关应用文中则会成为笑话。有些机关应用文的作者，为了追求生动性，常常在写作中搞一连串的修饰语、形象词，类似前些年简报上的什么“红彤彤”、“气昂昂”、“凯歌阵阵”等等，不仅文章显得虚泛、空洞，丧失说服力，而且形成一种装腔作势、娇柔造作的文风，十分要不得。

　　通俗。机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩的字句。有些同志在机关应用文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，如放着现成的“他”不用，而用“其”；放着现成的代词不用，要用“与之”。还有的用些半通不通的词句。如“他的变化很大，前后简直判若两个人”。把“判若两人”这个文言词组写成“判若两个人”，不仅很不和谐，而且成了笑话。还有的同志故作高雅，硬要在文件中搞一些文言虚语，好象《镜花缘》中淑士国里的酒保，“请教先生，酒要一壶呼?两壶呼?菜要一碟乎?两碟乎?”结果，也只能引人发笑。

　　二是得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。过去曾有一段时期，在我们党和国家领导人接待外宾的通讯报导中，常常使用“接见”两个字，周恩来总理看后，指示记者改成“会见”，即双方会见。这就避免了使外宾有我们居高临下的不愉快感觉，体现了大小国家一律平等的精神，改得非常得体。

　　要做到得体，还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病，等等。

　　三是确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，给工作带来损失。要做到这一点，在用词上应从两个方面下功夫：

　　首先，词的内涵必须清晰。比如“叛徒”是叛变革命，为敌人效劳者。但“文化大革命”期间，许多同志仅仅是历史上被捕被俘过，或为了工作，打入敌人内部，也被说成“叛徒”，甚至把所谓“路线错误”也说成“叛徒”，这就从根本上混淆了敌我。又如一篇简报说：“王××竟然在会上公开批评领导，造成很坏影响。”领导为什么不能公开批评?怎么批评一下就造成很坏影响?如批评得对，就应支持，即使批评错了，也在所难免，说成“很坏影响”，也是不妥的。一查事实，原来是“公开地无理顶撞”，写成“批评”，就把事实歪曲了。
　　其次，对词的外延必须作适当的必要的限制。这是语言确切必不可少的。如鲁迅先生临终前，留下的遗嘱中有“万不可去做文学家和美术家”，很难使人理解，他便在“文学家和美术家”前面，加了“空头”二字，变成了流传于世的至理名言。又如，“学生会要支持学生的要求”，也不妥当。要求有合理的、不合理的，正当的、不正当的，不能凡要求都支持，应在“要求”前面加“正当”两个字。再比如，一九四五年抗日战争胜利后，蒋介石在美帝国主义支持下，挑起了内战。新华社为揭露美蒋勾结，写了一个揭露美帝国主义帮助蒋介石运兵的电讯稿，原稿有“当马歇尔呼吁东北和平和中国和平的时候”一句话，语法并没有毛病，但却容易使人理解为马歇尔是真要和平的。毛泽东同志在“马歇尔”后面加上“好象在努力”五个字，这就十分准确地把马歇尔的伪君子面貌揭开了。

　　四是概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。

　　在总结、决定、决议、指示等机关应用文中，要善于运用论断性语言。这样做，第一可以增强文件的说理性和说服力；第二可以增强文件的无可辩驳、不容置疑的权威性；第三可以用较少的文字说明比较多的、比较深刻的道理。比如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》一文，在语言上，从头到尾体现出论断的特点。“抗日战争期间，我们党从一九四二年开始在全党进行整风，这场马克思主义的思想教育运动收到了巨大的成效。”一句话，概括了一九四二年党内整风的背景，性质和它的效果，对这次整风的巨大历史意义作了恰当的评价。又如“新民主主义革命的胜利是无数先烈和全党同志、全国各族人民长期牺牲奋斗的结果”这一论断，充分揭示了新民主主义革命胜利的根本原因，既恰如其分地肯定了全党和全国人民团结奋斗的业绩，没有把一切功劳都归于革命的领袖；同时，也不低估革命领袖的作用。实际上，“全党同志”中自然也包括了党的领袖在内。所以，在机关应用文中善于使用论断性的语言，可以收到思想深刻，言简意赅的功效。
　　在简报、调查报告，汇报提纲及总结等机关应用文中，常常使用一些事例。从语言上说，这些事例多带有综合性。一方面它对问题的叙述，本身是大量事实、事例的综合。如在一篇总结中谈到：“全室七个同志，每人都认真地回顾了自己在一九八五年的工作历程，畅谈了政治上、思想上和业务能力上的收获。”这个叙述，是建立在对全室七个人总结情况综合分析的基础上的。可以设想，如果对七个人的总结一个个加以描写，那么这篇总结就要真正成为名符其实的流水帐了。另一方面，即使写典型事例，也决不象讲故事、写小说那样铺衬、演绎、膨胀，而是尽可能用集约式的语言，说明它的概貌。如关于某区委常委组织生活会的情况报告，在谈到“有攀比思想，看左邻右舍”时，举了三个例子：一是“春节人家请我们，我们也发请柬请人家”；二是“人家搞午餐补助，我们也搞”；三是“人家发食物过年，我们也批准企业单位给职工发三至五元买食物”。三个事例都没有用很多话，但却十分具体而生动地反映了这些领导干部的“攀比思想”。这种语言的运用，是机关应用文有别于其他文体的重要特征。

　　在机关应用文写作中，还要善于运用群众语言。这种群众语言，也应该是经过概括、提炼、加工的。因此，它比一般的群众语言更有代表性，覆盖面更大。如在一篇关于纠正党内不正之风的汇报提纲中，谈到一些党员领导干部以权谋私，利用他们手中的职权为自己晋级、提薪、增加津贴，收入比职工高十几倍时，引了这样一段话：“群众给这些干部写了一副对联，上联是：领导奖金上不封顶；下联是：群众奖金下不保底。横批是：当官先富。”概括得多深刻。再如，在一篇通报中谈到一些单位在用人上的不正之风时，指出：“有的领导干部竟然提出，在搞活经济中，要敢于使用那些‘能说会道，上窜下跳，会捞钞票’的能人，结果上了一些坏人的当，留下一屁股债。群众说他们是：没有请来能人，请来了坏人；没有请来财神，请来了瘟神，真是陪了妇人又折兵。”这些经过概括的群众语言，生动形象，活泼清新，用在机关应用文中，它的效果，要比我们写一串 干巴巴的话不知好多少倍。

第一章　如何掌握机关应用文写作的规律

第六节　机关应用文的语言(下)

　　在机关应用文写作中，有几个最常见的词语，如“问题”、“要”、“亲自”、“进行”等，写的人，随手拈来，用得顺理成章；读的人，一掠而过，也不去品尝它的滋味了。实际上，这几个字词，在机关应用文中已经用泛了，用滥了，有的用到了闹出笑话的程度。因此，对这些不管写的人还是看的人都已习以为常的字词，很有必要把它突出出来，加以剖析，以便引起人们的警惕和重视，减少或避免出现一些常识性的错误或漏洞。

　　一说“要”。“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”、“通知”、“决议”、“决定”、“会议纪要”等指令周知性公文中，使用很更多。机关应用文中的“要”尽管出现的形式不同，但多是作为虚词使用，表示希望、提醒、命令或要求人们去做某件事，采取某项行动。比如，“要坚决地改变思想政治工作中的软弱无力的状态，要自觉地正确贯彻执行中央的路线、方针和政策，要坚决地抵制和克服‘左’的和右的错误思想的影响”(《中共中央关于整党的决定》)。再如，“要在全党大大加强对马克思主义理论的研究，对中外历史和现状的研究，对各门社会科学和自然科学的研究”(《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》)。用“要”字作为一句话的开头，可以增强它的论断性、坚定性和原则性，观点明确，文字简洁，句子干净利落，有很好的作用。

　　但是，在汇报、报告、请示等上行文中，多属申明、叙事、祈使性的，一般不宜用论断句式，也不宜随便用“要”字。在一篇公文中有这样一段话：

　　“当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客‘冷、顶、撞、推’，甚至打骂顾客的不良倾向。要继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训，树立人人信守商业道德，处处讲求文明礼貌的新风尚。要积极推进零售商业、服务业的改革，进一步扩大企业自主权，贯彻按劳分配的原则。要建立包括经济效益和服务质量在内的考核制度，使服务态度和职工的工资、奖励直接挂钩。要对文明商店、文明个人，除给予荣誉，进行表彰外，适当给予物质奖励；对待顾客‘冷、顶、撞、推’，严重损害顾客利益的人，给予经济制裁乃至行政处分。要进一步发展集体、个体商业网点，解决吃饭难、做衣难的问题。要努力改善服务设施，扩大服务项目，改进经营方式，方便群众。要积极发挥顾客和当地群众的监督作用，采取多种形式，定期听取群众的意见和要求。同时，要采取积极的态度，帮助商业服务业职工解决一些生活上急待解决的困难，调动职工群众的积极性。”

　　这段话看起来象是“指示”，是上级向下级布置工作，提出要求。实际完全不是这么回事，恰恰是下级向上级和一些兄弟单位作汇报。这就很不得体，很不切合身份了。那么，这是怎么造成的呢?关键在于一系列“要”字把事情搞坏了。汇报只能用计划、打算、商讨、请示性的语气来写，最忌讳使用必须、应该、一定等命令式的语气。不然，这个机关应用文的文种性质就发生了变化，它的效果、影响也完全不一样了。这段话可以作这样的修改：

　　“当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客‘冷、顶、撞、推’，甚至打骂顾客的不良倾向。我们准备继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训，树立人人信守商业道德，处处讲求文明礼貌的新风尚。”以下各句统统去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字换作“我们还准备”，这段文字就能恢复它本来的汇报的性质，也符合汇报者的身份。

　　二说“亲自”。在一些机关应用文中，特别是简报、报告、总结、汇报提纲里，谈到领导同志的活动、言论，常常同“亲自”联系起来，什么“领导亲自到会作重要讲话”、“领导亲自主持会议”、“领导亲自参加植树活动”、“领导亲自到建筑工地视察”等等。在一份简报里有这样一段话：“在落实知识分子政策中，各单位党组织的主要负责人，亲自主持研究方案，亲自开会部署、作动员，亲自主持召开知识分子座谈会，亲自参加谈心活动。”短短六十多个字，竟用了四个“亲自”，实在是用滥了，不仅完全多余，而且成了一种毛病，使人感到俗不可耐。目前在人们当中传为笑谈的所谓“亲自吃饭”、“亲自睡觉”、“亲自打牌”，“亲自跳舞”等，都是对滥用“亲自”的一种讥讽和嘲笑。
　　那么，为什么一些作者爱用“亲自”呢?无非两个方面的原因：一是强调领导对某项工作、某个事件、某项活动的重视；二是强调事情本身的重要，借领导参与、涉足的名义，扩大影响。也还有的认为里面难免有“取悦”、“讨好”、为领导“贴金”之嫌，这就说不清楚了。

　　其实，不论强调某项工作的重要，还是强调领导对某项活动的重视，都完全可以不用“亲自”而同样能够达到目的。比如前述那份简报中的一段话，如果把它改为：“在落实知识分子政策中，各单位党组织的主要负责人，主持研究方案、开会部署、作动员，并召开知识分子座谈会，参加谈心活动。”不是丝毫无损于领导的重视吗?因为已经有了主要负责人，那么对于“主持”，人们决不会理解为是别的人的活动；同样的，开座谈会、作动员、参加谈心活动，也决不会算到别人的帐上。如此说来，那四次出现的“亲自”二字，都是多余的了。但愿在我们的机关应用文中，尽可能以至杜绝多余的话，多余的词和字，使它更朴实，更雅致，更大方。

　　三说“问题”。“问题”一词，在机关应用文中使用得更多、更普遍、也更随便。以至于用成了“问题”，人们往往还不认识它是“问题”，可见“问题”到了何等严重的地步。下面是一篇关于小城镇建设的调查报告中的一段话：“目前，小城镇建设需要研究和解决的有六个问题。一、具体政策问题，主要有：(1)关于建镇问题。这个问题又包括两个问题……。”读了这段不太长的文字，首先一个感觉，就是很别扭。大问题套着小问题，好象在做文字游戏。仔细分析全文，作者所说的“建镇问题”，是指建镇的标准，以及建镇后的职能和待遇。这本来可以直截了当地具体写出来，却偏要用“……”问题”来概括，往往把最本质的东西淹没在不恰当、不确切、更不高明的概括之中了。机关应用文中的概括，一定要准确、明晰、贴切，不能大而化之，笼而统之。上述调查报告中的“关于建镇问题”，干脆明明白白地写成“建镇的标准和建镇后的职能等没有明确规定”，岂不是更清楚吗?这样反倒可以免除一些“问题”。

　　那么，为什么在机关应用文写作中一些同志爱用“问题”呢?原因有：

　　第一，对所要写的事物缺乏认真、深入的分析和思考，没有找到事物的内在规律，而满足于一般的现象罗列。客观事物是极其复杂的。要认清它的本质，必须下一番苦功夫，动一番脑子，善于把感性的认识上升为理性的认识。这样才能反映深刻，才不至于停留于表面，才可以避免甲乙丙丁的现象罗列。一般来说，在任何一个具体事情、具体矛盾、具体概念上冠以“问题”二字，都是比较简单，比较容易，对作者也是比较轻松的。但是，我们决不能图简便、图轻松，而使得机关应用文失于平庸、浮泛。
　　第二，对修辞不够讲究，缺乏应有的修辞知识。任何文章的写作都要注重修辞，机关应用文的写作同样如此。在机关应用文写作中，也要对语言精心选择加工，以增强语言表达的效果。如“问题”一词，在机关应用文中虽然是常用的词汇，但每次使用都应掌握得当，该用则用，该舍则舍，该变通则变通，免得重复、哆嗦，落俗套，破坏了整个文章的语言美。在一篇调查报告中有这样一段话：“我们感到这里反映的主要问题是个别领导不重视的问题，缺乏得力措施的问题，也是干部和职工政治、业务、文化素质低的问题。”这里面连续用了四个“问题”，但并没有给人多少新思想，新意境，相反地却使得语言乏味，更谈不上语言美。实际上，如果稍加变换，去掉几个“问题”，改为“我们感到这里反映的主要问题，一是个别领导不重视，二是缺乏得力措施，三是干部和职工政治、业务、文化素质低。”既不失原意，又简捷明快，读起来也流畅、顺口，特别是避免了“问题”来，“问题”去，给人俗不可耐的感觉。

　　可见，只要认真，只要精心，在机关应用文中到处使用“问题”的现象，是完全可以避免的。

　　四说“进行”。“进行”一词，不仅是机关应用文喜欢用，许多文章都喜欢用，有时甚至用得过于随便，以至一九八三年五月十四日的《人民日报》“今日谈”，专门为此发表评论，题目就是：《革命尚未“取得”成功，同志仍须“进行”努力》。评论指出，不少文章中的“进行”式，完全是画蛇添足。其实，这种现象太普遍了。请看一篇简报中的一段话：
　　“公司党委获悉司机×××在密云县出了事故，撞伤一名赶大车的社员以后，当天晚上就开会进行了研究。会上决定对×××要进行批评教育，并且决定派人到密云县×××公社对该受伤的社员进行慰问，对其所受的损失进行赔偿，同时通报全体职工，向大家进行一次安全教育。”
　　这段话只有一百多个字，却连用了五个“进行”。实际上，仔细推敲一下，所有的“进行”都可以去掉。“开会进行了研究”，改为“开会作了研究”不是也可以吗?“对×××要进行批评教育”，改为“对×××要给以批评教育”，也决不比“进行”差。“对受伤的社员进行慰问”，也可以改为派人到密云县“慰问受伤社员”，既简化了句式，也节约了文字。“对其所受的损失进行赔偿”，改为“赔偿其损失”，岂不更痛快吗?“向大家进行一次安全教育”，也可改为“教育大家重视交通安全”。

　　从这样的修改中，可以发现一个有趣的情况，即用“进行”的时候，句子中常常有一个“对”字或“向”字。凡是以“对”字为开头的句式出现时，一般都少不了“进行”，因为“对”字后面的动词常常要求一种复杂的形式，不能孤零零地存在，于是就得添个“进行”。如“同志们对他的发言进行了议论”，既然“对”字存在，就不能写作“同志们对他的发言议论”，少了“进行”还不行。看来，少用“进行”，不用“进行”，最好的办法是变换句式，不用“对”，因而也就可以不用“进行”。如“同志们对他在小组会上的发言进行了议论”。改为“同志们议论了他在小组会上的发言”，“对班里作出的决定，个别学生仍然进行反对”，改为“个别学生仍然反对班里的决定”。

　　为减少“进行”，改变句式是个好办法。但关键是把“进行”的正确用法弄清楚。“进行”这个词，有从事、作、开展等意思。比较常见的用法，是在它们后面加上原来作谓语的双音节动词，组成述语宾语结构的句子。比如：

　　春节前，对枪支弹药以及其它易爆易燃物品要认真进行检查，发现漏洞，及时堵塞。

　　对歧视妇女儿童、不赡养老人的人，要进行批评教育。

　　听到社会上各种不同的议论，应当进行分析，不能随声附和。

　　教育制度、教育内容、教育方法、教育手段，必须进行改革，逐步实现现代化。

　　从上述句子中可以看出，单从语法结构上说，用不用“进行”都念得通；而从语气上说，用不用“进行”却不完全一样。应该说，这是“进行”在用法上的一个特点。那么，究竟在什么情况下使用“进行”好呢?根据长期以来机关应用文写作中形成的习惯，在两种情况下使用“进行”为宜。

　　一种是比较庄重的正式的行为。如“有计划有步骤地进行整党，使党风根本好转”;“党要进一步加强对共青团的领导，支持它按照青年的特点进行工作”。这里的“整党”、“工作”等，都是比较严肃的事情，特别是在机关应用文中，以“进行”表述，显得庄重。当然，用开展工作、开展整党，也决不是完全不可以。

　　再一种是持续的行为。如政府工作报告发表后，“广大干部正在进行学习和讨论”。这项活动的确是进行式，它不是短暂的，而是要持续一段时期，用“进行”表述比较恰当。

　　明白了这个道理，在机关应用文写作中，对“进行”的使用，应该慎重从事，不可马马虎虎，信手写来，到处乱用。一定要做到，该用则用，不该用不用。免得再出现“革命尚未‘取得’成功，同志仍须‘进行’努力”那样的笑话。

第二章　如何做好机关应用文的起草修改审定

第一节　机关应用文写作前的准备

    写文章之前，都要有所准备，“预则立，不预则废”。没有准备，不可能写出好文章。机关应用文的写作也不例外。
　　写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。从长远准备看，主要是锻炼三种基本功：分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。从具体的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。机关应用文的文体较多，不同的文体，有不同的要求，但就其共性而言，主要是这几个方面：
　　材料的准备。这是机关应用文写作的基础。“巧妇难为无米之炊”，没有材料，写作就无从谈起，材料不充分，也不可能写出好文章。“兵马未到，粮草先行”，材料就是粮草，在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。“韩信将兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是，有些同志在搜集材料时，对一些零碎的不完整的东西，往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料，常常轻易放过。写作时，一旦使用这方面的材料，又要重新查找，费时费力。有些材料，在动笔之前看，可能用处不大，但写作过程中，随着思想的深化，对某些问题有了新的认识，很需要这方面的事例去证实，如果手头现成，就可随手拈来。在搜集材料时要十分注意核实，要边搜集边核实，即使是一些已被公认或众口流传的事实，或者某些资料使用过的数字、引语等，也尽可能地核对一下，绝不能大而化之，想当然。特别是一些细节，要尽量搞得清清楚楚，不然一个细节上出毛病，与事实不符，就会造成很大的失误。有些文件，观点很对，主要事例也无懈可击，但一两处次要材料上产生漏洞，就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题，使读者怀疑整个文件的真实性。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。
 　思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。比如，在撰写简报前，必须确定它要起什么作用，解决什么问题，在什么范围内应用。是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况，作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据，还是作为某一方面的典型公之于众，以便统一思想，提高认识，推动工作?是希望解决某个具体问题，还是仅仅提供一点情况?这些都要事先弄明确。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确，偏离了写作的主旨，就可能出现成文后推倒重来的后果。有些文件，如调查报告，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是它针对什么问题讲的，即文件的针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确，等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。
　　思想观点的准备。不仅仅是执笔者自己分析研究，深入思考，还要注意听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究。领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐。他们的意见应当是更全面、更深刻，动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法，把握住他们意见的主旨。这里也包括中央有关文件和领导讲话在内。这叫“吃透上头”。干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，这叫“吃透下头”。吃透这两头，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。一般说来，在政治生活正常的情况下，领导和群众的愿望是共同的，意见也多是一致的；但由于他们的地位不同，看问题的角度不同，也常有不一致的地方。这时候文件的作者就应该运用马列主义、毛泽东思想的武器，认真分析研究，用正确的观点，把两者统一起来。至于起草的同志在讨论中的不同意见，要尽可能取得一致。执笔的同志，要十分注意那些见解较深的意见，吸收讨论中的最佳成果。这样上下结合，集思广益，就可能把文件写得更全面，更深刻，更有思想性，更具有实际意义。
　　思路格局的准备。有了材料，又有了明确的主题思想，就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局，有一个清楚的思路。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。最好先写个提纲，有了提纲就象盖房子有了草图，有助于动笔写作时掌握全局，避免丢三拉四，前后重复，本末倒置。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说：“尽管我们只要写二、三千字，也需先写出个提纲，安排好第一段说什么，第二段说什么……有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章；先麻烦点，后来可省事”。克鲁普斯卡娅在回忆列宁的写作情况时也说：“他在写文章之前，通常是先写好提纲，从这个提纲可以追溯伊里奇的整个思想过程，有许多文章，伊里奇把提纲改了两、三遍”。当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规条例等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如工作计划等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，象简报、通知等等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之规，可按文章长短、每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。
　　以上三方面的准备，互相关联，缺一不可，又往往是同时进行的。搜集整理材料、挑选典型过程，也是综合归纳、提炼主题的过程。这些工作做完了，腹稿或者提纲也就有谱了。机关应用文能不能写好，与这三方面准备得充分不充分关系极大。

第二节　机关应用文的起草

    明确了写作目的，有了一定的素材，确定了主题思想，构思了一个大纲，就可以动手起草了。
　　在机关工作中，起草文件的任务有一人担负的，也有成立起草小组的。是成立起草小组还是由一人担负，主要取决于文件的重要程度和机关的干部条件。一般来讲，高级领导机关起草大型报告，包括重要调查报告和总结报告等，往往是打团体战，由有关人员组成起草小组。一些小型公文，比如简报、通知等，或者基层单位的文件，则多是由一个同志负责起草。但不论一个人起草还是起草小组起草，在文件的草创时，必须注意以下几个问题。
　　一是必须坚定不移地按照主题去组织文章。写作提纲就是按主题而设想的思路，一般来说，如果提纲比较成熟，设想的文章脉络比较清楚，写起来也顺当，那就按提纲写下去。但是在写作中经常碰到原先设计的提纲并不完善，有漏洞，或思路不畅，需要调整、充实，甚至推倒重来，这是在写作实践中思想进一步深化的结果。但恰恰是在这个时候，要注意紧扣主题去变动。因为人们的思想一进入落笔的阶段，就更加活跃，有些原先并未重视的材料这时闪现出来，有了新的认识。有些原来若隐若现的观点，这时也明晰起来，需要进一步加强和发挥。思考提纲时并未涉及的以往工作中的某些材料和观点的积累，这时也调动起来，呼唤出来，需要选择、利用。这些情况说明，写作中的主观因素逐步加大，文思常常象喷泉—样涌现出来，这是一个主观和客观、愿望和需要在笔者头脑中相互撞击、产生矛盾的时刻，也是主观意图最容易否定客观事实，笔者的愿望最容易超越客观需要的时刻。应当说，这种状况的出现，对笔者是很可贵的。一些新鲜的观点，深刻的思想，精采的语言，往往也在这个时候流入笔下。这时候就要十分注意把热情和冷静结合起来，象蜘蛛织网那样，按一定的图案，把自然吐出来的丝摆在一定位置，按照原先的写作意图决定取舍。如果不加以疏导、规范，听任思想奔流，就有脱离主题的危险。即使有的并未脱离主题，但由于某一部分写得过细，分量过重，也会产生冲淡主题的效果。法国著名雕塑家罗丹花费整整七年时间创作了巴尔扎克的塑像，但当他的一个学生说，“从来也没有见过这么奇妙而完美的手”时，他却毅然操起身边的斧子，把塑像的双手砍掉了。为此，他解释说：“这双手太突出了！记住：一件真正完美的艺术品，没有任何一部分是比整体更重要的。”艺术作品如此，机关应用文的写作也不例外。作者一定要克服主观随意性，在提纲的变动中，只能使主题深化而不能变更。
　　脱离主题的问题，在单人起草文件时，还比较容易避免，而在多人共同起草文件时，解决起来就难得多。这里的关键是要经过充分讨论研究，使每一个参与起草者对文件的主旨都十分明确，对提纲中每一部分的作用都有清楚的认识。而且在这个群体中必须确定一人为“总统”，最后由他来统筹安排全文，有了矛盾由他决定取舍。对“总统”来说，除心有主旨以外，还得胸有全局，对各个部分的重点必须清楚明白，这是使文章不脱离主题的关键。这个任务一般都是由水平较高的同志来承担。对于其它同志来说，必须明确自己负责起草的部分在全文中的地位与作用。通常最容易出现的问题是，有些同志写起来总想加大他那一部分的份量，有时甚至随意发挥，把自认为的“新鲜观点”、“深刻见解”、“典型材料”硬塞进去，自觉不自觉地脱离了主题。有的对紧扣主题的思想材料不去下功夫挖掘，而与主题关系不大的，他感兴趣的思想材料却大写特写，其结是次要的掩盖了主要的。这是集体写作中的“分散主义”。
　　容易脱离主题的另一种情况是执笔人缺乏“主心骨”。在起草过程中听到一点“新精神”，领导的某次讲话，顶头上司的一些议论，或看到中央的某个文件，就想紧跟，把与主题无关的内容硬塞进自己起草的文件中，因而冲淡了主题，这是一种“唯上”不“唯实”，处处跟“风”的思想毛病。对“新精神”应作具体分析，如果它与自己所草拟的文件有关，而且是正确、深刻、贴切的，吸收进来确实能增强文稿的深度和色彩，就应采纳。如果与主题无关，不论哪个文件，都可置之不顾。
　　二是要尽可能把与主题有关的观点和材料写进去。机关应用文，特别是比较重要的文件，多是集体创作。有的要反复研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，对初稿并不要求写成完美无缺的成品，而是希望在不脱离主题的前提下，尽可能把所掌握的材料、观点写进去，把各个方面考虑到，并在结构上安排好。修改，最怕内容不充实，缺乏深刻、生动的典型材料，主要部分空洞单调，观点缺乏坚实的依据，没有充分说服力的初稿；而欢迎基础素材丰富，思想观点明确的初稿。因为有了众多的典型材料，又用观点串了起来，修改就容易得多，最起码是有了修改的基础，只要再进一步综合归纳、删繁就简，就可出成品。如果没有充实的内容，还得进一步搜集补充材料，这就要困难得多。有时在搜集材料的过程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿还得推倒重来。
　　有的同志担心素材多了，文稿会哆嗦冗长，因此尽量少写情节，少用事例，这种担心是可以理解的。现在，不少同志写文章一下笔就洋洋洒洒，不顾实际需要，尽力拉长篇幅，因此长而空、长而乱的文稿比比皆是，使人感到厌倦。但如果内容充实，能解决实际问题，即便文章长一点，人们也是爱读的。象全国党代表会议通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》，两万三千多字，六大部分，七十条，人们并不嫌长。相反，某些空洞的短文，也并不因为它短，人们就爱看。文章的好坏，不在长短，而在内容。即使是内容充实，也要根据需要能短则短，这一点应当在起草初稿时就十分注意，把那些与主题无关或关系不大的内容排除在外，把一些重复的事例筛选归并。但这并不是说，不允许多写一点从不同侧面说明主题的观点和事例，只要不重复，尽可能从不同角度用事实说明问题，正是机关应用文求之不得的。特别是初稿材料尽量多一些，尽可能从各个不同角度去论证主题，即使文字长一些也无关紧要。如果修改时感觉太长，删掉就是了。
　　有的只负责起草文件某一部分的同志，担心使用材料多了会超过一定篇幅限度，喧宾夺主。如果随心所欲不顾需要，想什么就写什么，当然是集体写作中所忌讳的。但如果自己负责的一部分，内容丰富，紧扣主题而又互不重复的典型材料较多，那就应当尽可能写下来，应当是越充实越好。如果因为这一部分比较充实有说服力，而喧宾夺主，最好的办法不是象罗丹那样把巴尔扎克塑像的“完美的手“砍掉，而是使其它部分也充实起来，这样就把“喧宾夺主”变成了“众星捧月”，使主题更突出，文件更服人。
　　有的同志对一些社会上流行过的典型事件和一些背景情况，总以为自己知道别人也一定知道，常常写得很简单，甚至一笔带过，使人看了往往不能立即理解。这是因为对读者的需要不了解。因此，该说的一定要说清楚，说充分，特别是读者不熟悉的背景情况，一定要交代明白。
　　尽可能把与主题有关的材料写进初稿，并不是说自己所掌握的材料不需要选择，不需要压缩，不需要改进，统统原封不动地编排进文稿中，更不是说只要与主题有关，不问典型与否，不管篇幅多长，都应写进去。而是说，在特定的体例和要求下，在有限的篇幅内，尽可能多用一点典型材料。这样做对修改有好处，即使长一点也是利大于弊。
　　三是初稿最好一气呵成。每个人的写作习惯不同，有人喜欢字斟句酌，从头到尾一步步写下来，初稿出来就差不多了。有人则比较粗放，一落笔就不愿打住，总是尽快搞出草稿，然后再修改。还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分，哪一部分成熟就写哪一部分，然后凑成一篇。很难说哪一种办法就绝对的好。每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做，但就多数情况来说，初稿最好一气呵成。一气呵成既可争取时间，给修改审定在时限上留了余地，又使文章有可能通达顺畅，首尾一气。对起草者来说，一旦草稿完成，就有一种放下重负的轻松感，导致心理的稳定和精神的愉悦，可以进一步激发写作欲望，增强把文件修改得更好的信心。与此相反，如果提起笔来，在某些字句和个别材料上，前思后虑左顾右盼，过多地费功夫推敲斟酌，就有可能截断已经理顺了的文思，让某些完全可以超越的小型障碍绊住了“进军”的步伐，最后拖延了时间，扰乱了文气，因小失大。鲁迅就不赞成“十步九回头”的写法，他在《致叶紫》的信中说：“十步九回头的作文法，是很不对的，这就是在不断的不相信自己——结果一定做不成。以后应该立定格局之后，一直写下去，不管修辞，也不要回头看，……在创作的途中，一面炼字，真要把感兴打断的，我翻译时，倘想不到适当的字，就把这字空起来，仍旧译下去，这字待稍暇时再想。否则，能因为一字，停到大半天。”
　　有的同志写文件，总希望一次成功，这种想法是好的，对少数写作经验丰富而所写的又是小型的类似《通知》等文件，也不是不能做到的。但是，对多数文件来说，一稿成功的情况是极少的。希望一稿成功就必须字斟句酌，其结果往往不是快而是慢了，也容易出现纰漏。特别是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是难以做到的，如果一气呵成，即便是粗糙一些甚至有这样那样的不足，只要不离主题，所掌握的材料和观点也写进去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就争取了主动。因为初稿的任务并不是提供完美无缺的成品，而是给进一步充实提高打下一个较好的基础。当然作为起草者，不论是单独执笔还是合作草拟，都应全力以赴，以高度负责的精神，尽量把交给自己的任务完成得好一些。
　　要做到初稿的一气呵成，最重要的是事前的充分酝酿，力争使观点材料烂熟于心，融汇贯通，同时要排除一切干扰，静下心来。如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时，也要紧扣问题，不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住，分散了精力。在向一些同志请教时，也要避免东拉西扯，尽可能引导对方和你共同思索解决难题，边议边构思边联句，议完了，这一段也等于写完了。

第三节　机关应用文的修改(一)

    刀不磨不快，文章不改不好。写文章不易，改文章更难。观点的深化，结构的紧凑，语言的精粹，往往依靠修改。保尔·拉法格在《回忆马克思》一文中说:“马克思决不出版一本没有经他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想”。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风，他说：“文章写好之后，也不多看几遍，象洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛象个才子，实则到处害人。”鲁迅在《答北斗杂志社问》一文中写到：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”唐代欧阳修到了晚年还孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他开玩笑说，你是不是怕先生责怪呢?他回答说“非谓先生嗔，畏后生耳”。宋人朱弁在《曲洧旧闻》中说到欧阳修写文章时说：“读欧公文，疑其随意写出，不假斫削功夫；及见其草，修饰之后，与始落笔，有十不存五六者，乃知文章全藉改窜也”。有的同志在谈写文件的体会时说：“文件是在准备好材料后，想出来的，写出来的，改出来的。”这确是经验之谈。可见修改润色，是写文章的一种必不可少的重要环节。因为无论任何作者，不管他写作经验如何丰富，才思如何敏捷，写作中总有思虑不周、疏漏失误之处。特别是初稿，绝大多数只能说是毛坯，必须进一步精雕细刻才能成章。机关应用文，由于它具有强烈的政治性，实用性，就更应该重视修改这一环节。
　　机关应用文的修改，主要是改立意、改观点、改材料、改结构、改语言。
　　一是立意要明确。就是说，文稿要说明和解决的问题是否清楚。如果中心不突出，目的不明确，提出解决问题而没有措施，让人看了不得要领，那就说明这个文稿还远不成熟，还需要进一步研究，动较大的手术。这方面常见的毛病是：
　　(1)文稿缺乏针对性。有的材料比较丰富，但缺乏分析研究，提炼概括，没有形成明确的贯穿全文的主题思想。其原因除缺乏写作经验外，主要是对文稿要着重解决什么问题没有形成明确的概念。
　　(2)主次不分。什么问题都想解决，结果在有限的篇幅内，什么都不突出或说不充分。这就应当根据不同要求，不同体裁特点，删节次要部分，留下主要部分。当然，经过大刀阔斧删改后，主题也就突出了。
　　(3)基础材料不足。主题思想不是从大量情况中概括出来的，而是作者根据道听途说或一鳞半爪的情况得出的结论。有的甚至是作者主观想象然后找了一些例证。有的则是材料不典型，缺乏说服力。这一类文稿，必须在材料的增、删、换和详略剪裁上下功夫，务必使材料充分表现主题而又扎实可靠，必要时应重新组织撰写。
　　(4)缺乏科学的分析。对具体事例分析不够，该详写的没有详写，该简略的没有简略，往往是事例自成体系，看起来很完整，但没有紧扣要论证的观点，没有以观点为中心使用材料，所以观点不突出，不鲜明，特别是对某些有争议的观点，作者主张什么，反对什么，必须有针对性地加以论证。如果只提出问题，不分析不解决问题，或者论述没有说服力，没有解决问题的办法措施，读者就会对文稿的基本观点产生怀疑。这就需要站在更高的角度上，对表达主题的观点和材料进行深入开掘。要十分注意，这种深入开掘，是有根据的分析提高，而不是任意拔高。
　　二是观点要正确。就是说在基本理论上站得住，符合客观实际，没有片面性。思想观点是文稿的灵魂，观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的意义。因此要以极大的注意力反复推敲，自觉地设置对立面，务必做到持之有故，言之成理，立论有据，辩驳不倒。
　　(1)要注意文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背辩证唯物主义的地方，象工作报告、工作总结、调查报告一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美。在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。提倡民主时，往往忽视集中，甚至否定了党的领导。强调自由时，又否定了纪律，否定了四项基本原则。当前，在有关经济体制改革的文件中，经常出现提倡搞活经济时，忽视宏观控制；论述市场调节时，又全盘否定计划的必要性；不顾时间、地点、条件，一讲搞活就要求彻底放开；在强调思想政治工作时，往往说成精神万能；而讲物质鼓励时，又变成钱能通神，等等。特别是结论性观点，既要明确又要全面，要掌握好分寸，尽可能做到恰如其分。
　　(2)还要注意文稿的基本精神和各项措施，同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，除专门否定或发展这些规定的文件外，也要使之一致起来，否则，会给工作造成矛盾，带来混乱。这方面特别要注意的是法规性文件。在现实生活中，两个规定互相打架的事是常常可以见到的。特别是不同部门之间，一要“放”，一要“收”，弄得有关方面无所适从。其原因，除了部门之间利害不一致外，就是文稿撰写者事先对情况了解不够，和有关单位没有通气、协调。违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见。比如，选举法规定，政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准，而我们有些单位，在有关干部的任免时，只写党内决定，而不写尚须人大常委会批准，甚至匆匆宣布，造成不良影响。《合同法》规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。《刑法》第一百三十一条规定：“保护公民的人身权利、民主权利和其它权利，不受任何人、任何机关非法侵犯”。《合同法》规定：“订立经济合同，必须遵守国家的法律”。但有一份承包集体山林的合同，却写了“不准人畜进山，电枪打人概不负责”的条款，结果发生了电枪打死人的事件，承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪，被判了徒刑。
　　(3)文稿本身的观点要始终如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的观点就很混乱，甚至“自打嘴巴”，印发后就根本无法执行，还会给工作造成混乱。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；要肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，前面用工农业总产值，后面用社会总产值，前面讲全市，后面又变成某个区等等。
　　有的文稿内容本身没有矛盾，但由于某些话或例证在当时的环境条件下，会产生副作用，也要注意改过来，否则主观意图和客观效果会背道而驰。比如，有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势，举了利用外资和技术引进的例子，说明半年使用外汇超过前六年的总和。这个事实没有出入，意图也是好的，但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顾虑。
　　三是材料要可靠。也就是说文稿的情节、事例是否符合实际。审查情节、事例是否真实，首先是看例证和情节的“来路”是否清楚，是撰写者亲自调查的?还是从别的文件上摘引的?如果是从文件资料抄来的，要看是正式文件还是一般资料。正式文件一般说来内容都是经过反复核定的，但一般资料则不能轻信，最好再核实一下。其次看情节、例证是否符合生活逻辑。经常出现的问题是：有的情节与时间不协调，比如，让六十年代的青年上山下乡时高喊“振兴中华”的口号，说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等。有的是人物的行动与他的思想状况不一致。比如说某市蔬菜供应紧张，一些个体户自动降价销售，鸡蛋供不应求时，农民自觉地为城市居民着想，主动用卡车往城内送蛋等。笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高，显然是不符合实际的。再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑，特别是文件中要肯定或否定的单位和个人，不仅要注意情节是否可靠，还要从总体上分析，肯定或否定这些单位是否妥当，要尽量避免知其一不知其二，只见局部不见全体的毛病。
　　在情节事例上修改的原则是，把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充，把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的，宁可更换或删掉，也不要“凑合”，敷衍塞责。否则一旦成文，会造成不良后果。某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见，既影响了团结，也浪费了双方的时间、精力，给工作造成不应有的损失。

第四节　机关应用文的审定

    机关应用文经过认真修改，撰写者和有关方面已经大体满意，应当说写作的任务已经基本完成，但不能说文件已经最后形成。形成文件还有一个程序，就是审查定稿。文稿只有经有关领导审定签字同意后，才能付印、发送。这是保证文件质量的最后一关。这一关把得好，不仅可以进一步避免文件的差错，有时还是文件质量的一次再提高。
　　对审定者来说。如何才能把好这最后一关呢?首先应有对党对人民高度负责的精神，一丝不苟地加以审核，不放过任何细微末节，尽量努力做到万无一失。这对于领导同志来说，应当是不成问题的。但光有认真负责的态度还不行，还必须掌握审核的方法。机关应用文的审定，从内容上讲，主要是把好三关。
　　一是政治关。要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理，是否符合党的方针和基本政策。因为领导同志一般来说比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情况也更多一些。应该从更高的角度上去发现问题，纠正偏颇。特别是对一些政治问题的提法，一定要和党中央保持一致，把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来。
　　二是事实关。对一些情节、事例要重新审核一次。凡是有疑问的，都要请作者核对，绝不能马虎，过分相信自己的部下。要特别注意表扬或批评某个单位、某个人的内容，凡有含糊之处，能核实就核实，不能核实就删去。
　　三是文字关。审核者主要是在文字的准确上下功夫。有些文字上的偏颇，往往是思想上的毛病。审核者审查文字主要不是从语言、逻辑等技术上着眼，而是从思想政治上着眼。当然有一定文字能力的同志，也可以随手把语言文字技术上的毛病改过来。
　　从方法上讲，一是要认真阅读思考全文。有的审核者对文章的起草、修改一目了然，甚至参与了讨论修改，对文稿的内容比较清楚。有的领导同志没有经历这个过程，审核时，常常遇到对某些内容不理解、吃不透的情况，这就需要先把文稿多看几遍，把内容吃透而后定稿。在实际工作中，有的领导同志因为事情较多，工作较忙，又要在有限的时间内完成审稿的任务，因此，常常对全文还未融汇贯通，就边看边改。有的内容，本来后面已经写了，由于看得不仔细，又在前面加上一段，结果是劳而无功，看到后边还得把前面增加的内容删去。
　　二是遇到和自己观点不太一致的地方，要冷静思考。要把原稿的观点和自己的想法反复对比，看看是原稿的毛病还是自己的偏见，不要一见不同观点就火冒三丈，提笔去改，这样往往容易把正确的观点改错。一般来说领导同志水平应当高些看问题可能深刻些，但并不能说领导一定比文稿的作者强，更不能说各方面都强。特别是经过多次讨论、反复修改的稿子，其中的观点都是认真推敲的，如果自己不同意，可以和作者探讨。但这种探讨应该是平等的，交换意见式的，而不是把自己的观点强加于人。
　　三是对于改动的地方，最好再返回去征求作者的意见，让他们再审查一下，看看改得是否妥当。因为作者对文稿是经过深思熟虑的，改得对的地方作者也许可以从中受到启发，在文字或内容上作进一步的加工，使之更加完善。如果改得不大妥当，作者还可返回来商洽，避免改错。这样做不仅是对作者的再提高，也是对作者的尊重，使领导与被领导之间关系更融洽，下级对上级也更信赖。
　　审定文稿还有一个任务，就是在审定之后，要思考一下:这个文件发出后，效果如何?时机成熟不成熟?会不会产生副作用?如果时机不成熟，就应该放一放，等待条件成熟再签发。如果会产生副作用，就要考虑文件的重新修改。如果副作用是不可避免的，应考虑文件发出后采取什么相应措施加以弥补或消除。作为一个领导者，这些问题都要经过周密思考，才能避免失误。

第五节　机关应用文的校对

    校对是保证文件不出差错的重要环节之一。在高、中级机关，特别是党政领导机关，机关应用文形成过程中的校对环节是十分重要的。多数单位在印制部门设有专职校对人员，有严格的校对制度。比如对一般文件必须做到“一校一读”，即先由两人对照原稿唱校一遍，然后再由一人细读一次。有些重要文件则规定“两校一读”，甚至“两校两读”。但不少基层单位和相当一部分大、中型企业则往往忽视这个环节，错字别字、错误标点、甚至丢行掉句、段落倒错的文件，时有所见。究其原因，除了文件起草、定稿者的疏忽外，就校对来说，主要有三个问题：
　　一是制度不完善，没有制定严格的校对责任制。有些机关的文件印制部门，虽然有专职校对，但没有提出对校对工作的明确要求；没有设专职校对的一些中、下级机关，多数也没有制定这方面的规章，常常是“谁有空谁校对”。少数单位的一些打印文件甚至不校对就发放。
　　二是校对者的责任心不强，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相对照，而是顺着校对稿浏览一遍，自以为通顺了就“放行“。特别是一些起草文件的同志本人校对时，以为文件是自己亲手起草的，不必象专职校对人员那样逐段逐句核对，更不愿找别人同自己一起唱校。因此，不仅底稿中原有的错误没有得到纠正，在印刷中出现的新问题，也因为马虎而没有发现、纠正。
　　三是不了解校对工作的基本要求，不掌握校对的基本技能。这种情况在一些基层单位是比较普遍的。

　　那么，搞好校对需要掌握哪些基本原则和技能呢?

　　一、校对必须以原稿为准。原稿是经过起草、修改、审定多种环节才定下来的，一般说差错是极少的。校对的主要任务是纠正印刷过程中出现的新的差错。而原稿中的差错，校对者是不能负责的。因此，校样和原稿对照时，把不符合原稿的地方纠正过来，就算完成了校对任务。从原则上讲，校对者无权修改原稿，如果对原稿任意删改，就超出了他的职责范围，是不允许的。这也是校对的一条纪律。但是在校对过程中，一些工作熟练，思想和文字水平都比较高的校对者，常常可以发现原稿中的毛病。遇到这种情况，应当怎样对待呢?属于技术性问题，比如明显的错别字和错误的标点符号，应当随手改过来，这不仅是允许的，而且是必要的。有的错别字如果自己一时拿不准，要查字典，然后报告起草者。属于不正确的思想观点或不符合实际的事例，校对者发现后，不应随便改动，而应及时转告文件的起草者或审定者，由他们决定是否改动。这不叫“越权”，而是对工作高度负责的表现。

　　二、要掌握校对的符号及用法。校对有一整套专用符号。由于过去使用的符号较乱，国家出版局专门发文，把校对符号加以标准化，制定了《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》，从一九八二年起试行，共有二十二类符号，见本书第69－72页。

　　这二十二类符号，同样适用于机关应用文的校对工作，必须严格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校对工作的差错。

　　3．不注意文件的整齐美观。对校样的字与字、行与行的距离不加过问，对过宽或过紧的距离不去纠正，文件印制后，给人很不舒适的感觉。机关应用文是比较严肃的文体，应当更加注重这方面的问题。

　　三、校对要尽可能纠正文件印制中各方面的技术性问题。除文件正文要认真校对外，还要注意：
　　1．标题的位置、字体的大小和排列是否适中、醒目、美观。目前许多文件的标题特别是小标题，或挤在一行，左右顶头，或并成两行和三行的“豆腐块”，都很不美观，一定要推敲一下如何排列为好。
　　2．文件的格式、编号，主、抄送单位和发文日期是否准确。如果这些方面出了差错，就会给文件的传递和保存、查阅带来许多麻烦，有的甚至造成政治事故，必须认真审核，校对。
　　3．用印和签字手续是否符合要求。有些基层单位发文该用印的往往不用，应签字的也不签字，这就失去了它的法定可靠性。有个别文件该用政府部门印的，却用了党组织的印，应主管负责人签字的，却让不符合签字条件的人代签。对这些问题，校对的同志都要注意，提请有关同志及时改正。一般情况下，校对完正文后，最好作一次全面的复查，然后付印。
　　当然，不同的部门，不同性质的文件，校对的程序有所不同。有些文件只要一校，有的则必须二校、三校。有的是专职校对负全责，校对后要签字才能付印；有的则是文件起草部门或起草者负责校对，有审定者签字即可付印，等等。不论哪一类程序，校对者都必须以高度的责任心对待这项工作，努力做到使文件尽可能不出差错。