浅析公文写作中需要把握的几个问题 - 公文写作 - 蜂鸟文秘论坛 ----上班族首选论坛 ...

浅析公文写作中需要把握的几个问题
写作, 技巧
政府办公室是保障政府日常工作运转的中枢，是促进领导科学决策的参谋助手，是联系人民群众的桥梁纽带，承担着办文、办事、办会等繁重的任务。公文写作是政府办工作人员的应该具备的一项基本素质，也是做好办公室工作的基础。为切实提高公文写作水平，更好地为领导、为群众、为基层服务，我们对公文写作中需要把握的几个问题进行了研究。
一、什么是公文写作
所谓公文，指的是党政机关、社会团体、企事业单位在执行公务中广泛应用的，充分体现机关职能，具有直接实用效力和比较稳定体式的书面材料。公文的构成一般应具备四个要素，即主题、材料、结构、语言。所谓写作，指的是人们运用语言信息符号表达思维成果，以脑力劳动为主要特征，以文章生产为直接目的的一种劳动。公文写作就是写作公文的劳动过程。
公文写作既然是写作主体有意识的活动，必然具有一定的目的。公文写作的目的包括两个层次：一是公文写作行为的直接目的，即优质高效地产生公文；二是公文写作的社会价值，即所写出来的公文要反映现实生活、客观事物并积极影响现实生活、客观事实，达到改造世界的目的。
公文写作是主体活动，必然有一个主体决策的过程。写作决策贯穿于写作的全过程，表现为宏观、中观和微观三个层次：所谓宏观决策，是指在整个写作活动中从辨证法、唯物论、美学等高度确立写作的战略思想和基本原则；所谓中观决策，是指写作主体写作动机的形成、主题的提炼、方向的确定以及文体、材料、思维方式、表达方式、语言风格的选择等；所谓微观决策，是指在文章中表现写作技巧的运用，包括谋篇技巧、文字表达、详略取舍、层次衔接、前后呼应等。
二、如何写好一篇公文
一般来说，写作公文要有以下五个步骤：
第一步，确定公文的主题和写作的方向。
“立意是写作之始，主题是文章之魂”。公文所要表达的中心思想和主题是文章的生命，偏离甚至背弃了中心和主题，这篇公文也就失去了存在的意义，甚至造成一定的负面影响和不必要的损失。要搞清楚是哪个部门还是哪位领导用？什么场合用？要达到什么样的效果？通过这篇公文想要表达什么意思？完成什么事项？研究什么问题？部署什么工作？等等。特别是在写领导讲话稿之类的公文时，必须全面深入地领会领导意图，用领导的想法指导写作全过程，将领导的意图贯穿于公文之始终。这样写出来的公文，才能充分体现领导的思想和观点，才能达到领导预期的目的和效果，才算是一篇有价值的公文。
在明确公文的目的之后，一是要把握公文的文体和特点。是请示还是意见，是情况报告还是调查研究，是规范性文件还是领导讲话，不同文体具有不同的内容要求和不同的写作风格，必须搞清楚。二是要确定写作的方向和角度。“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。同一个问题，同一件事物，是对上还是对下，是肯定成绩、提出要求还是汇报工作、反映情况，找准切入点十分关键。三是要选准写作的表达方式和语言风格。要明确是部门出台文件还是个人大会发言，是动员大会上鼓舞斗志还是民生活会上自我批评，是面向广大老百姓还是面对领导干部，根据不同的目的、不同的对象要选用不同的表达方式和语言风格。
第二步，收集、研究、整理相关资料。
首先是要收集资料。收集资料要有明确的目的性和方向性，必须以公文的中心和主题为指导，与分析筛选相结合，摒弃那些不相干的东西，把精力集中到紧密切题的事物上来，从而获取最符合公文写作需要的材料。总的来说，收集资料要做到“新、广、深、实”。所谓“新”，就是要收集理论新成果、实践新经验、工作新实际、事物新发展和问题新突破等各方面的信息。所谓“广”，就是不但要收集与主题密切相关的资料，还要留心与主题有一定关联的信息；不但要收集本地区本部门本单位的资料，还要关注其他地区部门和单位甚至国内外的动态；不但要收集当前的相关资料，还要注意事物的来龙去脉和将来的发展趋势。所谓“深”，就是要深入理论研究、深入实际、深入基层、深入群众、认清事物的本质。所谓“实”，首先是自己必须本着求真务实的态度收集资料，其次是收集到的资料必须是真实、准确的。
其次，对资料进行研究整理。先将收集来的资料粗略的看一遍，初步将资料分门别类，然后再深入学习研究，列出每份资料的概要，将没有参考价值的资料剔除。最后是对这些资料进行整合，将每份资料中阐述同一问题的部分合在一块，（即使形式上不合在一块，但自己心里必须清楚哪部分资料是论述哪个问题的）。初步列出资料的梗要，看上去一目了然，用起来就非常方便。
第三步，编制提纲，做好谋篇布局。
“友如作画需求淡，文似看山不喜平”。如果说公文是山的话，那么谋篇布局就是支撑山体的岩石，直接关系着写出来的文章是气势宏伟、内涵丰腴还是皱皱巴巴、干瘪贫瘠。谋好篇，布好局，应注意三点：
一是确定基本框架。必须围绕公文的中心，明确公文要表达的哪些思想、哪几层意思，把握住写作重点。然后再确定公文大致分几大部分、先写什么后写什么、各部分又分哪几个层次展开，拟定公文的标题、小标题、段首概括语，从而确定公文的基本框架。
二是突出重点、把握详略取舍。根据公文实际内容和具体情况，决定详略取舍，安排文章布局。一篇公文的任何部分内容都应当是充分说明中心意思的一个组成部分。对于那些与中心扣得不紧甚至游离于中心之外的内容，即使辞藻再华丽，论述再精辟，也要狠得下心，忍痛删除。
三是注意均衡。既要注意几大部分之间的均衡，又要注意同一层次的几点论述之间的均衡；既要注意支撑点、信息量的均衡，又要注意篇幅上的均衡，尽量给人以感官美。当然这个不事削足适履，舍本逐末，要把文体要求和文章内在逻辑层次与联系作为把握均衡的根本尺度。
第四步，要分块进行，一气呵成，完成初稿。
在撰写通知等简短的公文时，一般不存在分块进行的问题。然而在写报告、总结等较长的公文时，必须分块进行，有时往往几个人合作，一人写一块。当然，更多的时候是一个人写，那么，怎么分块进行也要注意策略。一般情况下都是照着提纲列的顺序，一块一块的完成就行了，然而，当遇到公文中某一块不太好把握时，可以先放一放，先把容易写的写好，回头再琢磨。但在写每一块公文时，却要一气呵成。写文章比较忌讳“十步九回头”，千万不要写写停停、停停改改，特别是不能为了抠某一句话、某一个字，打断整个写作思路。边写、边停、边改既浪费时间，又容易引起情绪上烦躁，打乱预想安排。因此，我们要尽量减少这种情况的发生，按照“宜粗不宜细，宜快不宜停”的原则，一气呵成。在完成初稿的过程中，要注意把握几个问题：
一是结构层次要清晰。要善于归类整合，将表述、论证同一观点的材料集中在一块，既要避免杂乱重复、颠三倒四；又要防止生硬糅合，张冠李戴。
二是段首概括要明确。必须高度提炼，全面涵括本段所表达的内容和观点。同时，既要注意段首概括与小标题之间的论证关系；又要注意段内材料与段首概括之间的支撑、统一。
三是公文内容要充实。公文要体现政治理论观点，特别是要体现中央、市委、市政府的新精神、新观点、新提法，坚决杜绝“假、大、空、套”和陈词滥调。要吸收、借鉴精品公文的亮点和精华，坚决杜绝生搬硬造和剽窃抄袭。要按照“求真、求实、求深、求新”的要求，组织丰富的材料，充实公文的内容。
四是文章风格要鲜明。公文的类型、文体不同，文章的结构风格、语言风格、作者风格等也各不相同。特别是在写领导讲话稿等个性化比较强的公文时，一定要注意体现不同领导的思维方式、个人性格和语言风格，避免千篇一律。
五是语言表述要凝炼。一方面要根据文体和所要表述的内容，确定适当的篇幅，避免简单罗列、松散混乱。另一方面，层与层、句与句之间的内在逻辑联系要紧密，每一段、每一句、每一个字都要尽可能准确、简洁，经得起推敲。当然，某些非正式场合的领导讲话稿，语言表述方面要求可以适当放宽一些。
第五步，要力戒骄满、浮躁情绪，坐下来反复琢磨、修改。
我们通常有这种感觉，当我们颇费一番心血完成一篇公文后，往往产生一种强烈的成就感。越在这个时候，越要求我们摆正心态，端正作风，切实戒除骄满、浮躁情绪，坐下来，静下心，反复修改，精益求精，力求每次写出来的文章都是高质量的。我们要严格要求自己，每出一篇材料都要反复斟酌、认真推敲，把每一次写作都作为提高自我、增长才华的机会。
三、如何作一名合格的文字工作者
“台上一分钟，台下十年功”。搞文字工作的同志，要有坐冷板凳的精神，切实做到“五勤：
一是勤学习。“世事洞明皆学问，人情练达即文章”。学习是永恒的主题。只有具备深厚的理论功底和渊博的知识，写出来的文稿才能思路广、立意高、认识深，才能真正发挥参谋助手作用，提供符合领导要求的服务。因此，我们要发扬“钉子”精神，始终保持一股韧劲、拼劲和钻劲，抓紧时间学习。学习的内容要涵括时政、法律、经济科技等各个领域，特别是要注重无用之用、文字业务以外知识的积累。
二是勤积累。我们平时写文章时，往往边写边查资料，这是必要的，然而，对于那些基础性的、常识性的东西，需要我们平时积累，我们有过这种体会，就是现找的一些资料，虽然也能满足写文章的需要，但总不如平时积累的东西用起来顺手。特别是对于写作经验不是很丰富的同志，把功夫下在平时显得尤为重要，否则当你面临一次写作任务时，即使相关资料十分齐全，也难以写出高质量的公文。加强平时积累，要把握四点：一要广泛收集；二要有所侧重，对于和自身工作密切相关的资料以及自己的薄弱方面，要着重加强；三要收藏精品，时不时地拿出来研读，查找自身存在的差距；四要定期梳理，将资料分类归档，以备随时调用。
三是勤思考。“学而不思则罔”。要把听到的、看到的、学到的东西消化吸收，真正变成自己的东西，提高文字综合能力，就必须勤于思考、善于思考。一要关注时政动态，深入学习、领会党的大政方针、上级文件以及领导讲话中的新提法、新观点；二要加强对材料的加工提练，经常对收集到的材料进行学习思考，做到去粗取精、去伪存真；三要学会换位思考，比如给李平同志起草讲话稿，我们就要设想如果我是区长，我要表达什么思想，要抓住哪些方面，要体现什么风格，把这些问题琢磨清楚了，写出来的东西才可能符合领导意图。
四是勤实践。“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”要在注重从书本上、文件上、报纸上、网络上学习知识的同时，也要重视深入到实践中去，开展调查研究，获取真实、深刻的第一手资料。一方面要善于从文字工作以外的其他日常工作实践中认识问题、发现问题，研究问题、提高认识。另一方面要珍惜每一次下基层的机会，多与基层干部和群众沟通交流，挖掘有价值的东西，从中吸取营养。
五是勤笔耕。要提高写作能力，仅仅掌握写作理论和书上得来的技巧是不够的，也不是一两天、一两个月就能达到的，而且没有捷径可走，唯一的办法就是勤学多练，厚积薄发。正如学游泳一样，不跳到水里去是不行的。写作时要做到三“心”：一要留心。坚持多学习，多钻研《秘书工作》等刊物上的文秘工作业务理论知识，掌握各种材料的文种、结构和格式，研读精品文章，不但领会其神、还要留意其形，写出自己的心得体会。二要用心。把每一次写作任务，都当作是锻炼提高自己写作能力的机会，都要专心致志，一丝不苟，倾心竭力地写出有分量、有价值的文稿。三要潜心。经常对自己的文章起草工作进行认真的反思、分析和总结，尤其是对于领导改过的稿子，一定要反复揣摩，反复思考，从中悟出道理，达到开窍、提高的目的。
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