从信息化全面预算管理困惑看柔性之道

从信息化全面预算管理困惑看柔性之道
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2007-12-12 15:27:03【作者】 凯雯【进入论坛】
本文关键字信息化理论
困惑是支撑企业信息化成长的动力源泉。不经历困惑的信息化，是不成熟的信息化，是经不起推敲的信息化。上ERP时，ERP给我们带来了困惑；上OA时，OA给我们带来了困惑；上SCM、CRM、CIMS、CAD、CAM、PLM、PDM等不同信息化系统时，我们都遇到过困惑。只有正确对待信息化困惑，才能推进信息化发展；只有解决信息化困惑，我们的企业才能从中受益。全面预算管理也是众多企业信息化遇到的困惑之一，笔者本着交流沟通的心态，与大家共同探讨信息化全面预算管理困惑和信息化预算柔性管理的方方面面。
由全面预算管理引发信息化困惑
随着企业的规模扩展和业务多样化，手工作业下的全面预算管理信息无法完全保证以合理、严谨、高效的程序上传下达，各部门的阶段性目标和公司高层的总目标难以保持一致，以形成一个真正全面有效的管理控制体系；同时，数据处理量日益增长，公司下属分公司、各部门全面的业务和财务数据都需要在预算编制阶段全部测算、复核、审查一遍，引得公司上下叫苦声声，繁复的工作告示着全面预算管理体系的应用瓶颈。
大中型企业所面临的市场选择广泛性和内部治理结构的层次梯级复杂性，决定了其全面预算运作的繁杂性，借助计算机技术，依赖网络信息系统，实行全面预算信息化，是推行全面预算的高效选择。专家认为，中国企业客户行业分布明显，企业信息化水平参差不齐，对提供标准化的信息化系统供应商而言，要想从技术上彻底帮助企业解决管理难题，比较困难。从厚盾科技实施过的成功的信息化应用企业来看，客户分布和实施系统千差万别：诸如，北京加达集团，下属汽车销售、维修、装饰、保险等多家子公司，厚盾为其实施了全面预算管理系统；中国国际工程咨询公司，隶属国资委企业，国内最大工程咨询公司，厚盾为其实施了管理系统；上海友讯（D-Link）电子：在全球100多个国家设有分公司，国内有27家分公司或办事处，厚盾为其实施了管理系统；北京冠京工贸集团：下属房地产、4星级酒店、建筑等11家子公司,厚盾为其实施了全面预算管理系统；中国联通山西省分公司、山西王庄煤矿等，厚盾为其实施了全面预算管理系统。经过总结，企业应用的信息系统在功能上、效果上都有很大区别。但无论如何，企业当前导入全面预算管理系统，对提高企业整体信息化管理水平，增加企业效益，是非常有帮助的。
借助信息化技术的全面预算管理系统，在实施过程中，能通过多次自上而下、自下而上、以及上下结合的编制流程，使企业各级管理者、各层面员工逐渐在公司总战略目标之下达成共识，形成一种思维方式、一种行为方式，最终在公司形成一个全面有效的管理控制体系。
从信息化预算死角看预算柔性活力
柔性是指一个系统所具有的快速而经济地适应环境变化或处理由环境引起的不确定性的能力。企业的全面预算，究其实质，即是在详细而缜密的调查分析的基础上，对于企业资源的一种科学的规划。这种规划更多的是建立在事前分析的基础上，所以对于在未来执行过程中所遭遇到的因不同因素而引起的不确定性，是否具有较强的动态调整适应能力便显的尤为重要。对于企业全面预算管理而言，下面几个方面的柔性调整能力也是影响整个预算管理系统运转成功与否的KPI。
（1）基于战略的预算 基于战略的全面预算管理，克服了传统预算由于“过度刚性”而造成预算死角的弊端，以企业价值最大化为目标，通过运用多种分析手段和技术方法，提供并分析有关企业财务、学习和成长、内部经营过程、顾客等的综合信息，通过运用财务信息和非财务信息来体现和发展企业战略方针，利用更为合理的全面预算编制方法构筑较为完善的全面预算管理体系。战略全面预算管理有别于传统全面预算管理的重点，就在于将刚性的财务预算指标和柔性的非财务预算指标相结合，市场化评价和内部评价相结合，结果评价和过程评价相结合，将企业、顾客和竞争对手组成一个“战略三角”，提供的不仅仅是关于顾客和竞争对手的具有战略相关性的外向性信息，也对企业自身的内部信息进行战略审视，帮助企业管理层了解情况，进行战略思考，制订和实施战略，变革和再造企业流程，提高整个流程的柔性，最大限度地促进企业“价值链”的改进与完善，从而不断增强企业的持续竞争优势。
（2）预算编制中的柔性 预算的实质其实是对企业未来一段时期生产运营的合理预期和计划，而计划又是建立在一系列的假设基础上的，会面临未来很多的不确定性，若不能适应和应对，便会给企业带来一定的风险。因此，在编制预算的过程中，应结合企业的宏微观情况，统筹考虑不确定因素的影响，使全面预算管理系统具有一定的柔性和自适应调整能力，以应对未来的突发风险。一方面，应突出预算编制方法的多样性，针对企业不同的经济活动单元，结合其特点和需要，可以采用弹性预算、零基预算、滚动预算以及概率预算等编制方法，最大限度的挖掘出各业务单元的工作效率；另一方面，除制定一系列量化的财务指标之外，还应在兼顾相关者利益的基础上加强对非财务指标的制订和改进，并根据企业的实际情况赋予相应的权重值，找出关键驱动要素（KPI），在合理的范围内突出重点业务预算的编制与执行。
（3）预算推行过程中的柔性 企业全面预算是基于一系列假设之上的科学的量化预测，当原先的假设条件发生变化时，预期的预算与实际的偏差就有可能超出企业的承受范围。对于处于一个复杂而又动态多变环境下的企业而言，具有较强的预算柔性应变能力非常重要，在一定条件、一定环境下进行适时的弹性预算调整既是必要的，也是必然的。一方面，全面预算是基于某一时点的市场条件为前提而作出的量化估计，当企业在预算年度的实际经济活动的市场现实与原先假定市场条件的偏离超出企业期望承受范围时，此时便形成了预算偏差，应及时进行预算调整；另一方面，企业管理是在实践中不断探索和不断完善的，随着管理方法和管理手段的不断科学化，企业会对内部管理的要求越来越高，进而对现有的管理制度进行完善以及流程再造，而由此产生的管理效益将敦促企业对原有的预算计划和目标作出相应的调整。另外，企业经营目标的改变、宏观政策的变化以及无法预期的自然灾害都会对企业的全面预算管理产生重大的影响，从而对全面预算管理的柔性调整能力提出了更高的要求。
对于企业信息化全面预算管理而言，过度强调预算管理的刚性，容易造成“预算死角”，致使预算脱离实际，失去应有的效力；过度强调预算管理的柔性，容易造成“预算松弛”，降低了预算的权威性和执行力度。因此，在企业信息化全面预算管理的过程中，应在全面预算管理组织、预算执行以及预算考评等方面保持一定的刚性，增强预算管理的执行力和约束力，确保全面预算方案的有效实施；另一方面在预算的整体制订、预算编制、预算指标的分解以及预算适时调整等方面保持一定程度的柔性，联系实际，提高对预算执行过程中发生不确定因素的弹性适应能力和处理能力。做好全面预算工作，需要刚柔并济，共同推进企业信息化全面预算管理系统的不断完善和发展。
来源：赛迪网