Office2007终极防护技巧全接触（上）

• 　　有很多方法都能够在网络层面上保护你的文件，但如果能够实施多层次的安全防护手段以确保问及那不会遭到恶意窜改或是误落他人之手，这样会让人们更加放心。Office 2007向用户们提供了多种数据保护特性，包括加密、限制格式和编辑以及数字签名，下面我们就要来深入地研究一下。

数字签名

数字签名能够用来证实文档创建者以及邮件发送者的可靠性，确保信息未受入侵而感染，内容没有在发送之后遭到秘密修改。但对一个文档签名并不代表对其加密。

数字签名如何工作

数字签名使用的名叫证书授权（CA）的受信第三方签发的数字证书。CA是一个运行着证书服务软件的服务器，例如包含在Windows 2000 Server和Widows Server 2003中的证书服务。CA可以是在内部的，运行在公司本地局域网中的一台计算机上，或者它也可以是外部或者公共的CA，例如VeriSign、Thawte和其它公司所运行的。无论是哪种方式，CA都是用来验证和证明那些它所签发的数字证书的用户或计算机身份的。

数字证书是基于非对称式或公共密钥加密技术的。证书中班汉了用户的名称以及一个关联到用户用来签名文档的私钥的公共密钥，以及一串的数字、失效日期，还有CA的数字签名。

与早先版本的Office的兼容性

虽然早期版本的Office也支持数字签名，但它们使用的数字签名是不同格式的。Office 2007使用的是XMLDSig格式，这与之前的版本是无法兼容的。也就是说，如果一个用户使用的是Word 2003，他想打开一个在Office 2007中签名了的文档，那么这时就会出现一个对话框，提示这个用户，数字签名已经丢失了。

如何对Office 2007的文档添加数字签名

你可以对Word、Excel和PowerPoint 2007的文档以及Outlook 2007的电子邮件信息添加数字签名。

在Outlook中，你可以对个别的邮件信息使用数字签名，也可以让Outlook对所有发送出去的邮件使用数字签名。要个别地对邮件使用签名，先创建一封邮件信息，接着点击Office按钮后选择“属性”，点击选择“安全性”选项卡。在对话框中，钩选中“为此邮件添加数字签名”。

如果你还没有与你要用来发送邮件的电子邮件地址相关联的数字证书，你就会在发送邮件是看到一个“无效证书”提示，它会告诉你要如何获取一个数字标识来使用这个帐户，如图10所示。

小贴士：你可以从Thawte为个人电子邮件获得一个免费的数字标识。

要自动地对所有发送出去的邮件都添加数字签名，你可以使用受信中心，这方面我们将在下篇文章中阐述。

你有两种方式对Word、Excel或PowerPoint的文件添加数字签名：

全透明方式

使用签名行

全透明的签名对文档的有效性和完整性所提供的保证就是，让其在文档中是不可见的。签名按钮会在应用程序窗口底部的状态栏中显示。当你添加了签名之后，文档就会变成只读属性而无法更改。

要添加一个全透明的签名，你可以点击左上角的Office按钮，并选择“准备>添加数字签名”，如图11所示。

如果你还没有对这个文档进行过保存，你会被提示说你必须在签名之前对其进行保存，接着“另存为”对话框就会弹出让你进行操作。此时，“签名”对话框也会出现，显示出要签名在文档中的用户名，并且提供给你一个空间，让你输入对文档签名的理由，如图12所示。

你可以点击“更改”按钮来更改用户名，但仅能够更改为具备证书的用户。要对文件进行签名，则点击“签名”按钮。此时，一个“签名确认”的对话框会弹出，提示你签名已经与文档一起被保存。如果该文档发生了更改，签名也会随之失效，并且当任何人打开这个文档时都会得到提示。如果签名中存在任何问题，“签名”的任务窗格就会显示出来，指出其中存在的问题。

状态栏中一个红色的按钮就表明文档已经被签名。

你也可以对一个文档添加数字签名行，因此，签名者能够添加他们自己的数字签名。要完成此操作，点击Ribbon上的“插入”选项卡，点击“签名行”，接着选择“Microsoft Office签名行”。这样就会打开一个“签名设置”对话框，如图13所示。

在此，你可以插入签名者的名字、职务、电子邮件地址以及对签名人的特别说明。你也可以在一个文档中插入多个签名行。

如果你愿意的话，你也可以允许签名人在“签署”对话框中添加注释，你也可以让Office应用程序在签名行中自动插入日期。

签名行被插入文档中后如图14所示。

当你双击签名行的时候，“签名”对话框会出现，如图15所示。

文档签名人可以通过以下的一种方式对文档进行签名：

在签名区域中输入他/她的名字

在Tablet PC中用笔手写他/她的名字

插入一个包含有他/她手写签名的图像文件

在文档被签名之后，一个对话框会弹出提示你签名已经与此文档一起保存，如果你之前有选择插入日期的话，还会提示你日期已经插入到之前输入或者是手写入文档的签名，如图16所示。

当这个文档在office 2007中打开时，“签名”任务窗格则会出现在窗口的右边，提示你这个文档已经受到签名保护。任何更改都将使数字签名失效，而签名的红色图标则会出现在状态栏中，如图17所示。

总结

在Office 2007中有很多内置的功能能够用来保护你的文档和电子邮件信息。在这篇文章中，我们对其中三种做了详述：文档加密、限制格式和编辑以及数字签名。在下一篇文章中，我们将接着叙述一下信息权限管理（IRM）、在发送信息前对文档进行个人信息检查以及受信中心的使用。

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