小报表里“大文章”——我的报表会自动变颜色

来源：百度文库编辑：神马文学网时间：2024/04/29 19:51:51

小报表里“大文章”——我的报表会自动变颜色
对于有的单位领导来说，每天看大量的报表，是件头疼的事，比如说医院。每天的报表都是一样，全是数字，容易“审数疲劳”。因此领导就出了相关规定，大于了一定范围的数字，严格规定用什么颜色，按颜色级别来显示不同程度的重要数据。这一规定看似简单，但要全推广，可是一个不小的工作量，手动调整不仅速度慢，而且还容易出错。如果能让报表自动变色，那能让工作量大减。这样的神奇报表，还真让我实现了。
下面我们就来实现如图1这样会自动变色的报表。这样的报表最有效的方法就是利用条件格式，让条件格式走一回不同寻常路。

图1
一、Excel 2007实现方法
在Excel2007中制作这样的报表非常简单，只要你按以下步骤来做：
1.在“开始”菜单下选“条件格式”中的管理规则；在“新建格式”的界面中选“只为包含以下内容的单元格设计格式”；
2.依次选“单元格值”、“大于或等于”；并输入1000000；再点“格式”的数字中选“自定义”，并输入“0.00，，“百万””；
3.再点“字体”中选择合适的颜色，如红颜色；然后再按上述的方法依次操作，第3条中的条件改为1000~1000000之间，第4步改为“0.00，“千””格式，完成第2段数据的显示；
操作要点：在Excel的数字格式中，如果最后是千分位分隔符，那么就会把数字显示值除以1000，有连续有几个就除几次，所以两个就是百万。
最后针对小于1000的数字进行数字格式的显示与控制，这样一批数据就在不同范围下以不同格式显示的效果就表现出来了，不仅色彩分明，而且数据结果的可读性也很强，至少不用像我家小宝宝数数那样“一位数字、二位数字、三位数字”地去数数字的位数了，效果见图2。

图2
二、Excel 2003实现方法
当我们在Excel2007制作好后，再把它保存成Excel的老版本格式时就得到提示，某些“条件格式”在早期版本中可能得不到支持，那么到底会变到什么程度呢？
有的数字格式丢失了（如“药品费”），但是你会惊奇地发现，“其他费”中的格式依旧存在，这是什么原因呢？其实除了条件格式以外，在Excel中还有“隐藏”在数字格式中的“条件格式”，对于此处要设置的数字格式，其实只要这样使用：
[红色][>=1000000]0.00，，“百万”;[蓝色][>=1000]0.00，“千”;[洋红]0.00
我们来理解一下这段数字格式的意义，其实分别表示：
如果当前值大于等于1000000时，用“红色”表示，并且显示格式为“0.00，，“百万””；
如果值不大于1000000并且“>=1000”时，显示成“0.00，“千””；
而其它数据字时显示成“0.00”，并且颜色是“洋红”色。
这样的“条件格式”在不同版本的Excel中都能显示。现在我们来考量一下，在WPS表格中，能够支持哪一种。对于单元格的“条件格式”，WPS表格的确可以支持，不过要重新设置过，此文档保存后。如果再使用Excel的任意版本打开，对于“条件格式”中的颜色都可以得到支持，但是类似于“0.00，“百万””的条件格式却缺失了。因此还没有能够在不同的制表软件得到完全通用的方法。

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