对地勘单位档案信息化建设的几点认识刘青_青海省档案信息网

        随着国家和社会信息化的飞速发展，信息化管理对档案事业发展产生着越来越重要的影响。档案信息化建设是新时期档案工作者面临的一项重要任务，是档案事业发展适应信息时代需要的必然选择。档案信息化建设一方面要求档案工作者要积极运用以计算机技术、网络技术为代表的信息技术，提高地勘档案信息化管理水平；另一方面要努力做好信息化条件下档案的科学管理工作，保持档案事业的可持续发展。这对于加快档案信息资源的开发利用，增强档案信息服务能力，具有重要意义，对于档案工作者来说，既是机遇又是挑战。结合实际，本人对地勘档案信息化建设工作谈几点粗浅的认识。

        一、增强加快地勘档案信息化建设的紧迫感和责任感

        国家档案局为了进一步推进档案信息化工作，引导档案信息化建设沿着正确方向发展，于2002年发布《全国档案信息化建设实施纲要》，2005年又以1号文件发布《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，由此，档案信息化建设作为国家信息化工作的组成部分进入了新的发展阶段。作为地勘档案工作者我们要充分认识档案信息化建设的重要作用。

        (一)统一思想，提高对地勘档案信息化建设重要性的认识。档案工作者必须适应经济发展的要求，大力推进档案信息化建设，充分运用计算机等信息技术方法提高档案管理水平和效率。为做好此项工作，我单位专门建立了档案局域网，并接入Internet宽带网，使得单位内部用户信息共享、交换、备份及上网等更加方便、快捷。2000年在同行业中率先实现技术资料的整理、报告编写和图件编制的计算机化；2003年，技术人员和管理干部达到人手一台微机，全面实现了所有技术资料和文件的微机化管理，技术成果完全实现了数字化，档案信息化管理取得显著成效，管理水平上了一个新的台阶。

        (二)加强领导，采取措施，加大投入，使档案信息化建设与地勘信息化建设同步发展。只有把档案信息化建设纳入到地勘信息化建设总体规划，才能取得政策、资金、技术上的支持，才能充分协调网络建设步伐，促进地勘档案信息化健康发展。要争取投入，确保地勘档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，发挥档案资源在地勘管理和发展中的财富优势。

        (三)以科学发展观为指导，搞好地勘档案信息化建设。在科学发展观指导下的地勘档案信息化建设是以高效益发展为前提，将技术与效益、速度与效益、数量与质量有机地统一起来，实现档案信息化建设的效益之路。因此，档案工作者要增强紧迫感和责任感，全面推动档案管理现代化。准确把握地勘档案信息化建设的主要内容

        二、档案信息化建设是以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总体目标。通过信息化建设，将档案信息资源整合起来，实现档案资源共享，更好地为地勘经济建设服务。根据这个目标，必须要准确把握，富有成效地开展各项档案信息化工作。

        (一)保障体系建设。保障体系是信息化建设的支撑，主要包括档案信息化规划、法规、标准、人才队伍等方面的建设。档案规划、法规、标准建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输等方面的科学管理，这相当于信息高速公路上的“交通规划”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重要的意义。我单位为了加强档案信息和网络管理，先后制定了“计算机机房管理制度”、“计算机局域网管理制度”、“档案网站管理办法”、“数据库管理制度”、“信息化设备管理制度”、“办公自动化管理制度”、“计算机人员培训制度”等，选派了既懂档案业务，又熟悉信息技术的人员负责管理，为了保障制度的贯彻落实，档案人员深入基层，宣传档案管理制度，指导技术人员收集、整理地质原始资料，通过开展一系列的工作，为推动地勘档案信息化建设奠定了扎实基础。

        (二)基础设施建设。主要是档案信息网络系统和档案数字化设备。每年汇交到单位档案室的纸质文档和地质报告数百份，档案人员把以纸张、胶片、音像等载体保存的模拟信号档案通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档案，建立起了目录数据库和全文数据库。特别是地质报告首先要经过仔细的分类，按照档案信息化管理的要求，逐份排版和装订；其次用档案管理软件ED-Maker、成果资料目录录入、Adobe reader9三个软件制作成合格的档案电子文档；最后，把纸质文档和电子文档一同汇交上级单位验收。通过档案信息网络系统的建立既利于文档的收集和接收，又便于提供利用，充分发挥了档案信息化的整体效益。

        (三)档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量地勘档案信息化水平的一个重要标志。这就要求档案工作者必须进一步开放利用，必须利用先进的信息化手段提高利用效率，为更多的人利用公开档案信息提供方便。

        三、扎实工作，做好信息化条件下档案的科学管理

        档案信息化建设是一项系统工程，必须根据发展的客观需求和实际情况，科学管理，有序推进。青海省拥有丰富的矿产资源，伴随着西部大开发，青海大发展号角的吹响，青海这个巨大的“聚宝盆”正散发着迷人魅力，地勘单位更是迎来了发展新机遇，为了让地质资料更好地为经济建设服务，在信息化条件下，地勘档案信息化管理务必做好以下几方面的工作：(1)加快步伐，建设档案信息资源总数据库。档案信息化的核心是建立适应地勘档案工作特点和发展趋势的大型的“数据仓库”。一是要在档案多媒体全文数据库的基础上，迅速建立一个中心数据库。按档案存址分，有商业地勘项目和地勘基金项目；按档案载体分，有文书、照片、声像、多媒体等；按检索类别分，有档案目录数据、专题目录数据，资料目录数据、文件目录数据、档案全文数据、电子文件和电子档案等。二是建立所有档案、资料的目录数据，部分重要档案或利用率较高的档案全文数据，所有的照片、图片等。三是这个数据库要有完备的输入和输出系统，也就是说能有效地解决数据的加工、识别、接收、传输、储存、保密、整合、迁移、发布和利用。随着这个数据库的建设，将会带来档案管理体制上的革新，将更有利于地勘档案实体和档案信息的管理。(2)全力以赴，完成地勘档案目录的计算机输入和建立完善的计算机检索体系。根据提供利用的需求，我们抓紧做好了档案目录的输入工作，使“数据仓库”丰富起来，使利用更加方便起来。与档案全文数字化工作相比，档案目录的电子化更加紧迫。在单位领导的大力支持下，档案工作者全力以赴着重对现存档案进行输入，着重对年度地勘报告进行输入、清理和完善，同时对资料目录进行输入。与此同时，还建立健全计算机检索体系，使档案信息资源检索方便、快捷、准确。

        总之，地勘档案信息化建设只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，要做好地勘档案信息化管理，就必须吸收和借鉴优秀的档案管理工作经验，逐步完善档案信息化管理工作，使地勘档案工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

                                                                （刘  青  中国建筑材料工业地质勘查中心青海总队  810008）

                                                                                              （责任编辑  吕清俊）