玩转WPS文字2010的计算功能

 以前在WPS文字中只能进行表格的编辑、打印等操作，但却不能进行计算。当需要计算时，就得利用“计算器”或WPS表格计算后再复制回来，那当然很麻烦。在最新版WPS Office 2010个人版的WPS文字中新增了表格计算功能，终于可以让我们直接在WPS文字中进行计算了，而且不管表格内、表格外的数据都可以进行计算哦。你甚至还可把阿拉伯数值直接转换成人民币大写金额。

一、快速计算
以人员销售记录表（图1）来说，我们需要计算每个人销量的季度合计以及所有人员的总计，这个利用WPS文字的快速计算功能即可轻松实现。
选中所有需要要合计的数据单元格和要显示合计的单元格（第2-7行的2-5列单元格），单击常用工具栏“快速计算”图标后的下拉箭头选择“求和”（图 1），即可在选中区最后一列的空单元格中计算出各行合计数。这里可以计算的还有平均、最大、最小值三个常用项。同样选中各列要总计的数据和总计行，从“快速计算”的下拉列表中选择“求和”即可在最后一行显示各月和季度的总计。

图1

使用快速计算，若选中单元格区域最后一行、列的单元格非空，则会在其右、下边的空单元格中显示计算结果，若右、下边也没有空格则会自动插入一行或列显示。不一定要选中整行或整列进行计算，但必需是连续的单元格才能计算。可以只选中1行、列进行计算，也可同时选中多个行列分别对各个行或列进行计算。

二、用公式计算

快速计算只能对连续单元格的数据进行简单计算，而很多时候我们还需要按指定公式对单元格进行较复杂的计算，比如这张采购借款单就需要按“单项金额=单价*数量+费用”进行计算（图2）。对此就需要自己输入公式进行计算了，使用公式得理解WPS文字中定义单元格名称的原则，与WPS表格一样，在WPS文字中也A、B、C……表示列，以1、2、3……表示行，比如第4行第5列的单元格就是E4。以本例中的收款收据表格来说，第一项产品的单价为D4、数量 E4、附加费F4、金额G4，而金额的合计则是B7。清楚这些以后要输入公式就很简单了。

图2

定位到G4单元格，单击“表格”菜单选择“公式”，在“公式”窗口中输入公式“=D4*E4+F4”，再单击“数字格式”选择“0.00”格式（图 2），然后确定即可得到单项金额。同样在G5、G6单元格也得这样输入公式分别计算下面两行。由于直接输入单元格名称的计算公式在复制粘贴后引用的单元格不会自动调整，因此每一个公式都得直接输入。同理在B7输入公式=sum(G4:G6)进行金额合计。

你还可从“粘贴函数”的下拉列表中选择函数参与计算，具体函数的用法可参照WPS表格程序中的函数。在“表格范围”下拉列表中则可选择ABOVE、 BELOW、LEFT或RIGHT分别对当前单元格上面、下面、左侧或右侧的全部单元格进行计算。只对这四种单元格区域进行计算的公式，在复制粘贴到其它单元格后只再选中按F9刷新一下，就会自动调整计算的区域。此外，如果实在弄不清楚要计算的单元格的名称，可从该单元格开始选中两个单元格，单击“快速计算”选择“求和”，在显示的计算结果上右击选择“编辑域”，从公式中就可以看到该单元格的名称了。

注：表格公式只认识纯数字-56、1200或带小数点的数字32..058.-18.9两种格式。有千位分隔符的数字象14,012,345.00就只会认识第一个“,”前的数值14，若数字前有其它字符象￥则会直接按0计。因此，如果计算结果还打算用于后面的计算，那么只能选择0.00格式或不选择数字格式，当然表格中的数据也必需是这两种纯数字格式的才行。至于数字后的单位等其它字符倒是不影响计算，故100%也只会被当成100计算，因此计算有% 的单元格时记得在公式中先把它除100再算。这个希望下一次升级能解决。

三.转换人民币大写金额
WPS表格公式中通过选择“数字格式”可以设置计算结果的格式，其实在这里还隐藏了公式的另一项实用功能，就是可以把数字转换成人民币大写金额。这功能在平时经常编辑的证明、票据、合同中是很经常用到的。我伞就以上例那张收据为例来转换出合计B7的人民币大写金额。

定位到B8单元格，单击“表格”菜单选择“公式”。在“公式”窗口输入公式为=B7，再单击“数字格式”的下拉箭头，选择列表中的最后一项“人民币大写”（图3），确定后即可自动插入大写合计“玖万壹仟叁佰肆拾元整”。如果你只是单纯需要输入人民币大写金额，那么只要单击“表格/公式”在公式窗口中直接输入公式为=具体金额，例：=12345.60，然后从“数字格式”下选择“人民币大写”格式，确定即可输入大写金额“壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角整”。

图3

可用数字格式并不只限于下拉列表中那些，你也可以输入自定义格式，比如在“数字格式”中输入“合计0.00万元”则计算结果为12.8就会显示成“合计 12.80万元”。输入“盈利;亏损”则可在计算结果为正数时显示盈利，为负数时显示亏损。

四、在表格外计算

当然平常我们要计算的数据并一定都在表格内，也经常需要对一般文档中的数据进行计算。象是证明、总结、合同一类的文档就很需要对文档中的数据进行计算。在WPS文字2010中我们只要配合书签功能即可用公式计算一般文档中的数据。
1.设置书签
要在表格外计算得先对引用到的数值设置书签，以购房合同中的房屋总金额计算来说，得先设置总面积、单价两个书签。选中总面积的数值“89.6”，单击 “插入”菜单选择“书签”，在 “书签”窗口中输入书签名为“总面积”，按“添加”按钮添加一个“总面积”书签（图4）。同样再设置一个“单价”书签。

图4

2.快速计算
把输入光标定位到要显示总价的位置，单击“表格”菜单选择“公式”，在“公式”窗口中输入公式“=总面积*单价”，再单击“数字格式”的下拉箭头，选择 “人民币大写”，确定后即可在输入光标处插入计算出总售价的人民币大写金额“壹拾肆万叁仟叁佰陆拾元整”。公式中的书签名只要从“粘贴书签”的下拉列表中选择输入即可（图5），不必直接键入。

图5

3.修改重算
需要修改数据时，只要直接对设置书签时选中的数据进行修改即可。修改时不能直接删除原数据重新输入，你必需先在原数据中间输入新的数据后，再分别删除新数据左右两边的旧数据。待修改后按Ctrl+A键全选不规则按下F9功能键刷新域，即可让所有计算结果自动算重算更新。若忘记原数据位置，只要单击 “插入”选择“书签”，在 “书签”窗口中双击列表中的书签名，即可快速定位到该书签数据处。

注：若觉得这种先插入再删除的数据修改法比较难掌握，可以试试用窗体输入原数据。右击工具栏选择“窗体”，单击窗体工具栏上的“文字型窗体域”插入一个文字型窗体，插入的窗体看起来就象个空格。双击插入的文字型窗体打开其选项窗口，在“默认文字”中输入数据，并把“书签”中的Text2改成需要的书签名，例：定金比例，确定返回。这样输入的数据看起来和直接输入的一样，但却可以在公式中直接用书签名“定金比例”引用窗体数据进行计算。修改时只要双击原数据的文字型窗体，在弹出窗口中修改默认文字即可，你想怎么改都行。此外，若先单击窗体工具栏上的“保护窗体”进行保护，则可直接修改窗体中的原数据，不用双击打开选项窗口。

以上介绍的各种计算实际上都是通过域来实现的，原数据改变时计算结果并不会自动重算。必需按Ctrl+A键全选再按下F9功能键刷新所有域后，才会更新计算结果。你若嫌手动刷新麻烦，可以考虑设置打印前自动刷新。只要单击“工具”菜单选择“选项”，在“打印”选项卡下选中“更新域”复选项（图6），“确定”保存设置。以后修改就不用F9刷新了，直接进行打印操作WPS就会先自动刷新域更新计算结果再打印。或者单击一下“打印预览”也可以很方便地自动刷新域。

图6

注：若有某些计算结果不希望再被更新，可以锁定计算结果。只要单击要锁定的计算结果，然后按下Ctrl+F11组合键即可。以后按Ctrl+A键全选 F9刷新就不会刷新此计算结果了。如果你想解除对域的锁定，以便对该域进行更新。只要再次单击该计算结果，然后按Ctrl+Shift+F11组合键即可恢复。