办公室业务工作学习资料

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办公室业务工作学习资料一
(桃花岛主编写)
2006年2月9日
目录
办公室主任的工作技巧
一,科学思维
正确的思想来自于实践.办公室主任要学会运用调查研究的方法,坚持实事求是的原则才能掌握科学的思维方式.这包括以下几个方面的具体内容.
⑴从实际出发思考问题.这是马克思主义最基本的观点,也是办公室主任科学思维的基础.无论是参与政务,协助领导决策,还是办理具体事务,办公室主任都应当立足现实,从本单位,本部门的实际善出发,创造性地执行中央的路线,方针,政策和上级有关的指示精神,从而达到主观与客观,理论与实践的辩证统一.
⑵系统思维方法.即用现代系统理论指导人们观察问题,分析问题的思维方法.现代系统理论特别强调事物的整体性,这种整体性认为世界上一切事物都是由各部分以特定结构组合的,具有特定功能的有机整体.整体与部分,部分与部分,整体与环境不可分离.整体的性质和规律,只存在于组成其各要素的相互联系,相互作用之中,各组成部分孤立状态的特征和活动的综合,并不能反映整体的特征和活动方式.这就要求办公室主任研究问题,处理工作时要把研究和工作对象如实地作为有机整体对待,从整体出发,从全局入手,把事物的各个部分,各个方面和各种因素有机地联系起来,加以综合,系统地考察,从整体和部分相互结合,相互依赖,相互制约,相互作用的关系中去揭示系统的特性和规律性.这也与辩证唯物主义者用联系的,发展的眼光看待事物的要求相吻合,否则难免导致顾此失彼,挂一漏万.
⑶用发展观点看待一切.任何事物都是处在一定的发生,发展和消亡的过程中,不变的事物是没有的.我们研究问题,要联系一定的历史条件,随着情况的发展而变化,不能固定一点,用永恒不变的模式去剪裁不断发展,变化的现实.用发展观点看待一切,就要求办公室主任要立足现实,着眼未来,要弄清各项重大工作的发展变化趋势,弄清哪些情况的出现是必然的,应该及时采取措施顺应和促成其发展;哪些是应该控制和可以避免的,才能使自己的工作处于主动,立于不败.
二,思想教育
重视对人的教育是中国传统文化的重要特点之一.思想教育和政治工作更是中国共产党在革命和建设事业中行之有效的方法.在新的历史条件下,办公室主任要善于采取灵活多样的形式,针对办公室工作的特点,富有成效地做好思想政治工作,激励全体工作人员的工作热情和献身精神,把大家的力量凝聚到建设社会主义现代化事业上来.思想政治工作方法内容很多,基本上可以概括为以下七个方面:
⑴正面教育,以理服人.它主要通过组织学习,作报告,开展各种宣传活动,正面地向群众进行理想纪律教育,形势任务教育,革命传统教育,社会主义民主与法制教育等等,从而提高群众的政治觉悟和思想水平,鼓舞和调动他们的工作积极性.
⑵重视个别工作,一把钥匙开一把锁.该方法的基本特点是:要在摸清对象的具体情况,掌握其个性特征的基础上,实事求是的予以科学分析,并提出相应的解决办法.
⑶思想教育与知识教育相结合.这种方法具有灵活多样,寓教于乐,寓教于"学"等特点,实践表明它受到比较广泛的赞誉和欢迎.在思想政治教育中,要充分运用丰富的知识内容,去启迪人们的心灵,使人们在接受教育过程中,同时得到知识启示,道德熏陶,艺术感染,从而达到思想教育与知识教育双丰收的结果.
⑷以诚相待,以情感人.同教育对象作知心朋友,与他们沟通,情感交流,是提高思想政治工作有效性的重要途径.为此,办公室主任要同工作人员打成一片,真心实意的作他们的知心朋友.要通过日常业务工作和各种活动,广泛开展谈心活动,随时掌握每个同志的思想情绪,推心置腹,有针对性的做好思想政治教育工作.
⑸树立榜样,典型示范.榜样的力量是无穷的.通过典型示范,根据各个不同历史时期党的路线,方针,政策以及思想政治教育的目的要求,尤其注意发掘员工自己身边的先进人物和事例,使思想政治教育的目标形象化,具体化,从而形成一个群众性的学先进,赶先进的热潮.
⑹扬善为主,激励上进.办公室主任要善于用于表扬和批评相结合的方法,要善于发现每个同志的长处,看到他们每一个哪怕是微小的进步,肯定其成绩,并善意的指出其工作上的不足,帮助他们改正缺点,纠正错误.特别是当有的同志在工作中出现漏洞时,要善于循循善诱的做好思想政治工作,帮助他们总结经验教训,切不可过多指责或求全责备,更不应讽刺挖苦,苛求他人,多做自我批评.
⑺关心群众生活,解决其实际困难.办公室主任要注意掌握和解决工作人员工作和生活上的实际困难,为他们更好的工作创造方便条件,解除其后顾之忧.要及时了解下属工作人员的心理状态和物质,精神需要,属于合理的要求而又能够解决的事情,应及时帮助解决;对于不合理的要求,或一时解决不了的事情,也应给予必要的解释和说明,求得理解和支持.
三,领导作风和艺术
办公室主任的领导作风,主要表现在处理事务过程中所具有的思想品德,知识素养,领导方式及经验风格.作为办公室主任应当突出注重实事求是,严于律己和民主作风.
实事求是.这是马克思列宁主义,毛泽东思想和邓小平理论的精髓,是我们党一贯倡导的优良作风.实事求是的优良的作风,在办公室主任工作中具体表现出求实,求是,求真,一切按客观实际情况办事.无论是协助领导决策,还是办理具体事务,都要面向客观现实,一切从实际出发,按客观规律办事.这就要求办公室主任要少说空话,多办实事,不图虚名,不做表面文章,说老实话,办老实事,做老实人,不弄虚作假,不文过饰非,不欺上瞒下,不投机取巧,定计划,抓工作务求落实.同时应当不唯书,不唯上,正确对待上级指示.作为办公室主任对领导机关和领导同志的指示和决定,无疑应坚决执行,这是组织纪律性的表现;但是,在执行领导的指示和决定时,一定要结合本部门,本单位的实际情况,创造性地加以执行.这就要求把求实精神和革命胆略相结合.强调实事求是,不是听天由命,在客观情况面前无所作为;而是要勇于开阔,善于进取,把求实精神和革命胆略有机结合起来,这是现代领导者的特有品质.各级党政机关的办公室主任,尤其需要这些特殊品质和工作作风.只有这样,才能在自身工作中,破除迷信,解放思想,真正坚持实事求是的原则,严于律己.这是一种伟人的美德,也是一种合乎中国优秀传统文化的领导风范,即所谓的"修身齐家".办公室主任或作为领导层的一员,或作为领导身边的"近臣",更应当身体力行,做严于律己的楷模.要模范地遵守国家的政治法律,树立全心全意为人民服务的思想,除了制度和政策规定范围内的个人利益和工作职权外,不谋求任何私利和特权;要自觉遵守和维护党和国家的各项制度,识大体,顾大局,克己奉公,不做有损于全局的事;要坚持党性,反对派性,自觉地抵制各种腐朽思想的侵袭;要加强对子女和亲属的思想政治教育,教育他们遵纪守法,维护国家政策,为群众做出表率.在政务和事务处理过程中,分清公私,先公后私,公事公办,私事私办,尤其对混淆公私的所谓"公私兼顾"要力求避免,否则办公室主任难免被人视为"办私".
民主作风.这是群众路线在领导工作中的具体体现.办公室主任在工作中的民主作风主要表现在:
⑴密切联系群众,遇事同群众商量.办公室主任在工作中,要努力倾听群众的意见,切忌独断专行,偏听偏信.特别是协助领导作出重大的决策,或者与群众切身利益密切相关的事项,办公室主任更应当广泛听取各方面群众的意见,同群众做知心朋友,尽可能取得绝大多数群众的理解,同意和支持.领导做出决定以后,办公室主任还要深入群众,以便随时了解群众的各种反映,改进领导工作;同时还要采取各种适当方法向群众做宣传,把领导的决定化为群众的自觉行动.
⑵要注意发挥群众的积极性.民主作风的本质,就在于调动,发挥群众的积极性.办公室主任,要对其下属的干部,群众的政治思想情况,业务能力,工作志趣,业余爱好以及家庭环境等情况尽可能的了解和熟悉,并在不违背国家政策和法律的情况下,尽可能帮助解决其工作,生活中遇到的各种问题和困难.同时,要在自己的职权范围内尽可能为本单位的干部,群众创造发挥能力和培养提高的机会.
⑶妥善处理好民主与集中的关系.发扬民主作风,并不是不要集中,而是要坚持民主与集中的统一.办公室主任在处理民主与集中的关系问题上,要根据当时的形势和变化了的情况,对不同情况有所测重.比如,在领导决策前,要充分发扬民主,协助领导广泛收集同决策相关的各种情况和信息,然后进行充分的研究和论证,为领导提出可供选择的多种方案.在领导决策之后,办公室主任要通过调查研究,了解和掌握决策的贯彻执行情况,要强调集中统一,把领导的决定化为群众自觉的,统一的行动.
办公室主任的领导艺术主要表现在科学管理和知人善任两个方面.作为领导进行科学管理,首先要把握全局,思维敏捷,然后善于权衡利弊轻重,还要有随机应变和果断决定的能力.而知人善任强调的是用人艺术.
所谓把握全局,是要求办公室主任在工作安排上要深谋远虑,总揽全局,抓住要害,随机决断,把握工作的主动权.切忌工作中被庞杂的事物和头绪所缠绕,甚至一叶遮目,不见泰山,抓芝麻丢西瓜.这就要求办公室主任做到:
⑴总揽全局抓大事."不谋全局者,不足谋一域".办公室主任要具有全局的,系统的观点,把本单位的中心工作同其他工作有机的结合起来,把办公室这一局部性工作与全局的总目标和发展趋势联系起来,把办公室当前的具体工作同全局整体发展规划联系起来.在抓办公室内各项具体工作时,也要从办公室的总体需要去考虑,防止顾此失彼,给整个工作带来被动.所以,办公室主任考虑室内一部分工作时,要顾及到另一部分;侧重抓一个方面是,要有利于,甚至少不影响另一方面的工作.这样方能达到"齐头并进,重点完成"的行政目标.
⑵立足当前谋长远."不谋万世者,不足谋一时".办公室主任工作同其他任何领导工作一样,从职能上讲具有超前性.这种超前性决定了办公室主任必须要有立足当前谋长远的预见未来的本领.发展的观点是唯物辩证法的基本观点之一.用发展的观点看待一切,就是要动态的分析问题,要立足当前谋长远.高水平的办公室主任,眼睛都不是只盯着现实,而总是像善弈者那样,注意多看几步棋.即使是富有领导经验的办公室主任,若预见未来的意识一旦减弱,其领导艺术的生命力就将开始衰退.一个办公室主任要使自己的智慧之树常青不谢,领导艺术之渠永不干涸,就应在面向未来中不断汲取"活水".
⑶见微知著抓本质.办公室主任要有细致的观察力,要对周围环境的变化和新事物,新情况,新问题有敏锐的感知力,并善于从细微处发现别人发现不了的东西,要从一点点"小苗头"及时感知并把握事物的本质.
⑷随机应变决断.办公室主任工作必须迅速果断.对于看准了的事情,一定要争分夺秒,当机立断;对于一时还把握不了的事项,要多方面收集有关情况,权衡利弊,及时地作出处理决定,或提出可供选择的处理意见,供领导决断时参考.因此,办公室主任是否有工作的全局观念及整体把握,最终还在于能否随机决断,随机决断是驾驭全局的关键一环.
办公室主任的领导艺术和管理水平集中表现在其用人艺术方面,这就要求他做到以下几个方面的工作.
⑴选贤任能,知人善任.为政之本在于择人.办公室主任工作点多,面广,线长,尤其需要选贤任能,做到知人善任.选贤任能即是要按照德才兼备,任人唯贤的原则,把那些思想品质好,业务能力强,文化水平高,身体素质适宜且具有开拓精神和求实精神的同志选拔,安排到合适的岗位上去,力求使人员和任务相匹配.知人善任即是指要细心地考察干部,确切地了解员工,精心选派,合理使用,认真培养.
⑵用人所长,扬长避短.任何一个人都有优点和缺点,不同类型的干部也有不同的专长和不足.对干部的考查,培养,,使用,一定要做到客观,公正,全面,要善于发挥下属的长处,调动广大干部,群众的积极性,用人所托,扬长避短,以便做到人尽其才,才尽其用.对于那些敢于直言,确有真才实学,但由于某些原因而受到人们误解而有争议的人物,办公室主任一定要力排众议,态度鲜明,给予有力的支持或举荐.
⑶宽以待人,团结为重.人们在共同工作的相互交往中,对事物往往会有不同的看法,彼此间难免会发生矛盾冲突.作为一名办公室主任,就一定要胸怀宽阔,善于团结不同观点的人员一道工作,甚至团结那些反对过自己并被实践证明是犯了错误的人.在选人,用人问题上,要襟怀坦白,豁达开朗,宽以待人,善于律己,这样才能做好办公室主任工作.
⑷合理授权,量才而行.用人之道在于授权.办公室主任要按照分工负责的原则,将重任委授于各个下属,让他们充分发挥其主动性和创造性,独立的完成各项工作任务.这样一方面可以让下属经受锻炼,增长才干;同时使自己有更多的经历和时间协助领导决策.
秘书工作艺术谈
秘书工作的艺术性,表现在技能与技巧的运用上面.要想做一名好秘书,不仅仅要明确认识自己所处的位置,找准自己的坐标,要具备广博的科学知识,还要懂得一系列工作方法和工作艺术.其方法和艺术主要体现在"三服务"方面.那么,怎样表现秘书工作的艺术呢
一,尊重而不奉承吹捧
理顺与领导的关系,是秘书工作者事事碰到,需时时注意,处处谨慎的事情,也是表现工作艺术的地方.总的原则是以事业为重,从工作出发,从领导与被领导的地位出发,对正职和副职领导的工作,地位,人格等,要同等尊重,支持,配合,协助.
如果某项工作,正职(或常委会)决定由某一副职负责去抓,秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转.有关这项工作的请示,汇报工作,就直接对这位副职,不要越过他再向正职或其他副职请示,汇报了.关于向正职请示,汇报,或向其他副职沟通情况,那是负责这项工作的副职的责任.秘书如搞多头请示,汇报,就是多余,会把事情弄乱.
实践证明,多位领导者,就有多种个性特点或类型.要根据领导者的性格类型相处,逆着来往往会出问题.如内向性格的领导,喜欢独自思考问题与办理事务;外向性格的领导,善于人际交往,喜欢同别人一起商量工作.对待前者,秘书最好是在事前当参谋,事后做助手,当领导在独立思考的时候,就不乱参谋了,否则,就会干扰他的思考.对待后者,要及时协助他组织人员共同商量工作,秘书要有分寸地参与其中,发挥参谋和助手作用.
在与多位领导相处时,一定要以事业为重,从工作出发,尽力维护领导班子的团结和威信,不能从感情出发,看人行事;不能表现出靠近谁,疏远谁,听从谁,不听从谁的行为;更不能当甲领导面吹捧乙领导,当乙领导面吹捧丙领导等.要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁,真诚的友谊.
二,主动而不越位脱轨
秘书工作是以领导工作为轴心,要紧紧围绕这一轴心,进行上下,左右,前后同步运行的辅助性工作.辅助性决定了秘书工作的被动性.怎样变被动为主动,要看秘书的工作艺术.有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作,能够分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;三是研究领导工作的思路,分析领导的意图,并加以理解,完善和落实,四是积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存.有了这四个方面的基础,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,商量工作时,补充和修正的意见,才能提到点子上.
日常工作中,要善于将领导的决策内容,实施方案和一个时期的中心工作进行分解,立项,明确先做什么,后做什么和怎样做的措施等,按计划列出个明细运行图.
三,服从而不盲从附和
秘书工作是上情下达,下情上报的枢纽,有调度,协调,综合加工的作用.秘书人员处在这样一个重要位置,就得和领导拉一套马车,按领导者的意图前进.但是,服从并不等于盲从和不加分析的附和.分析有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图,增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺,起进一步完善的作用.按领导者的意见办事,也只能是执行正确的意见,对一些不正确的,违法乱纪,以权谋私的点子或行为,不仅不能办,还要坚决抵制和反对.
四,补台而不挖角拆台
秘书怎样在多位领导之间当参谋,搞协调 首先,心里要有一杆平衡秤,要一视同仁,不论哪位领导安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做.这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样.在多位领导者面前,不论是在思想感情上,还是在行为活动上都不能产生倾斜度.其次,领导之间产生分歧时,只能被动地双向地劝慰,弥合,消除,不能主动地,单向地瞎掰扯,乱搅和,或者保持沉默.本着工作上的支持,关系上的爱护,感情上的友谊去做,这比什么都重要.不能站在一边,冷落一边,更不能为某一边提供反对另一边的材料,对某领导进行挖角,拆台,扩大分歧,加深矛盾.
五,沟通而不封闭堵塞
秘书工作起上下达情,左右疏通作用.上下达情也有艺术性,就是调换角度的艺术.在下达的时候,要站在上级角度,把上情不漏地讲得清清楚楚;在上报的时候,要站在下级角度,把下情不贪地说得明明白白.
现实工作中,上下级领导不论是在看问题的观点和方法上,还是在解决问题的战略和战术上面,都会存在一些程度不同的差异.这些差异的存在是客观的,可以理解.但是能不能缩小差异,找出差异的结合点,与秘书日常的及时沟通,协调有着密切关系.秘书与两级领导都不存在差异,才能去做协调上下级的差异的工作,缩小或化解上下级的差异,取得认识一致.
六,挡驾而不阻拦干涉
挡驾的对象是找上门来的同志,其层次有别,事项的轻重有别.秘书对来者要有正确的认识和态度,它是秘书协助领导理顺工作,帮助下级或群众解决问题的机会,也是提高协调和社交能力的机会.秘书人员要讲究工作艺术,对来者都要热情接待,给予关照协助.来者是办事的,不是走亲访友.因此,挡驾的重点也要放在办事上.办事是以理,以法为准,将来者要办的事情弄清楚,然后进行分析归类,属于哪个部门管的就归哪里去办.大致有三种情况:一是属于领导审批和需要急办的事项,要立即协助来者找主管领导办理;如果领导不在一时又找不着,可将事留下,抽空再找领导,有了结果马上转告;二是属于职能部门管理的事项,协助来者找职能部门办理;三是涉及多方面的事项,应以开会方式解决为好,就建议领导主持开会,召集有关方面人员参加,统一安排布置,妥善处理.
挡驾工作是代表领导机关进行的,应该注意机关的良好形象,克服那种"门难进,脸难看,话难听,事难办"的作风.对来者的态度要冷静,谦和,诚挚,要有好风度,好品德.对一些缠身棘手的事项.也要有耐力.不能以烦对火,以火对暴,把事情弄僵了.挡驾过程中,应注意语言艺术和应变能力,应变能力要通过语言艺术表达出来.接待的语言有规律可循,对平级或下级的同志,其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气;但又不能离开大原则.对上级的语言基调则是多用请示报告,探询的口气,且不可不懂装懂.
七,分工而不分家自立
办公室的工作是个整体,有几个科室.有多个秘书.科室之间,秘书之间一般都有分工,这对加强责任心减少扯皮和无人负责现象是非常必要的.但在实际的工作中也往往出现"各吹各的号,各唱各的调"的现象,不利于办公室发挥合力作用.因此,必须明确,分工是各有侧重,不是分家自立.办公室是个不管部,许多交不到具体部门承办的事情,都可交到办公室去办.秘书碰上了就不能说不管,管了之后再沟通,协调,解决.
办公室主任应具备的基本素质
办公室主任是一个比较特殊的工作岗位,需要具有的特殊能力,具体地讲就是忠诚可靠,公道正派,清正廉洁,甘于奉献,知识全面,业务精湛.
一,要有高超的处世能力
一是要处事豁达,不要求全责备,斤斤计较.上下之间,部门之间在日常工作中不可能没有矛盾,正是因为工作中有这样那样的矛盾和问题,才需要我们去协调,去处理,在矛盾运动中将事物推向前进.但是,我们在协调,处理各类工作矛盾,问题时,一定要相互理解,相互支持,换位思考,求同存异,抓主要矛盾,不在非原则问题上较真,不在细微末节上纠缠.
二是处事谨慎,不要随心所欲,粗心大意.处事谨慎不是谨小慎微,胆小怕事,而是要严谨,慎行.开会发言,汇报工作,处理公文,接待来访,现场处理协调问题,是办公室工作人员的经常性工作,说话办事一定要言之有据,行之有序,动之有规.切忌口无遮掩,随意表态,东一榔头西一棒子,把事情搅得乱七八糟.
三是待人真诚,不要欺上瞒下,互不信任.诚信是中华民族传统美德,是走向世界的"绿卡",是我们为人处事的基本准则.上下之间,部门之间,同事之间都要讲真诚,既不能欺骗上级部门和领导,更也不能愚弄基层和群众.为人处事一定要真心换真心,诚心换诚心,切忌互不信任,互相猜忌.要传达真实意图,反馈真实情况,把问题讲清,把原因讲透,把办法讲实,千万不要弄虚做假,反馈假情况,反映假民意,干扰领导决策.
二,要有一个聪慧的头脑
一是坚定的政治头脑.办公室的工作涉及到的每一个方面,政治性都很强.在很大程度上,代表着一个部门的主张,反映着本部门的形象,连接着单位和职工的切身利益.办公室的干部必须对党忠诚,对事关政治性的问题,善于从政治上观察,分析和处理问题,在大是大非面前头脑清醒,旗帜鲜明,立场坚定,不随波逐流,人云亦云.
二是丰实的理论头脑.一个人的理论素养越高,预测,把握和解决问题的能力就越强.办公室的干部,必须善始善终地把学习放在第一位,扎实,认真地学习马列主义,毛泽东思想,特别是邓小平理论和江总书记"三个代表"重要思想.同时还要多读一些经济,法律,科技,文史等方面的书籍,扩展知识领域,更新知识结构,提高分析,解决问题的能力.在理论提高的过程中,既要注意知识的全面性,又要讲求学习的系统性,还要注重学用的针对性,做到在学习理论上"学精管用",务求实效.
三是辩证的思维头脑.随着地方机构改革的深入和社会生活的变化,人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革,办公室干部应在这场变革中走在前面.这就要求我们观察问题要多视角,研究问题要多方位,解决问题要多方法.要注意思维的超前性.比如,当问题还处于苗头的时候,就能捕捉它;当认识还处在感性阶段的时候,就开始作理性的思考和回答;对前人和别人没有研究的问题,着手研究它,从而找出规律性的东西,对面上的工作给予及时指导,这是争取工作主动所必须的.
四是求实的科学头脑.实事求是是我们的一大工作作风,也是党性的具体要求,是职业道德,也是工作纪律.每个干部想问题,提建议,当参谋,写文章,办事情,都要符合客观实际.切实做到一是一,二是二,不夸大,不缩小,真实地反映客观事物的本来面目,包括向领导反映情况,决不能"想当然",乱揣摩.
五是精明的效益头脑.要树立说错话,办错事,出歪招是一种浪费,一种过失的观念.在工作措施上,要以最少的投入争取最好的效果,用最短的时间做更多的事情.在工作运作中,要讲效率,科学有序,操作规范,线条清楚.在工作效果上,要多出精品,减少次品,防止废品,禁止"毒"品.
三,要有一套过硬的功夫
一是勤奋好学的功夫.在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感,对知识永远保持一种旺盛的好奇心,新鲜感和求知欲.要养成一种坐得下来,静得下心,钻得进去的学习习惯,在办公室里,要看一看放在办公桌上的书翻过没有;回到家里,想一想书柜里书读了多少本;在外出的路上,查一查你的旅行包里带上书没有,做到终生与书为伴.
二是深入实践的功夫.办公室主任的工作思路,工作点子,工作实绩从哪里来 从根本上说,来源于生活,来源于时代,来源于实践.离开基层,脱离群众,领导机关就会成为空中楼阁;离开实际,领导干部就会成为"睁眼瞎";离开实践,办公室工作就会成为无源之水,无本之木.因此,办公室的所有干部要深入到经济建设主战场和改革开放的最前沿,脚踏实地的深入到最基层的工人,农民,知识分子中去,与方方面面的同志交朋友,建立工作友情,不放过每一个调查对象,线索,数据,情节,做到"打破沙锅问到底","不到黄河不死心",真正从实践中获取新知,收到实效.
三是善于领悟的功夫.办公室的工作是与人打交道的,是机关的窗口和纽带,如果对来自基层的反映和群众的呼声缺乏领悟,是绝对做不好工作的.当然,好的悟性是一个日积月累的过程,可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯,思维方式和活动规律;在接受任务时,充分听取要求和主张,尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映,做到准确,有原则性;严谨,有逻辑性;独到,有精辟性.
四是精于表达的功夫.口头表达和书面表达能力,是机关干部的基本功.特别是文字水平,是一个工作人员素质的综合反映,是办公室工作人员的最基本要求.那种视写文章的干部不值钱,或害怕写文章的现象,是不行的.办公室干部首先要会写会议材料和领导讲话.一篇好材料要经过调研,加工,提炼,归纳,总结,演绎等复杂过程,使文章具有"真,实,准,启"的特点,让大家听后或看后能受到教育和启迪."说"和"写"同样重要,办公室的干部都要加强锻炼,力求做到精雕细刻,千锤百炼,工作上人人都能"打通关",个个都是"多面手".
四,要有一种高尚的人格魅力
要扎扎实实做事,堂堂正正做人,能挡住诱惑,守住节操,战胜邪恶,超越自我.
一是对事业有春天般的热情.办公室是一个单位的重要办事部门,也是一个出成果,出人才的岗位.既然有幸走上这个岗位,就要义无反顾地投入春天般的热情,爱岗敬业,任劳任怨,执着地追寻它,尽力地干好它.只要我们每一位干部把每一件工作当成一种事业去追求,把领导和群众交办的每一件小事作为一项任务去完成,就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报,我们的精神境界就会得到升华,人生价值就会得到实现.
二是对他人有大海一样的胸怀.做好办公室工作离不开方方面面的配合与支持.对人虚怀若谷,宽厚容人,就会走出世俗,接近崇高.这是办公室干部的美德.俗话说:"有容乃大,无欲则刚",我们要容人胜己,不嫉贤妒能,甘为他人做嫁衣,作铺垫.要容人直言,不忌恨在心;要助人为乐,不袖手旁观;要把别人的工作当作自己的工作,以主人翁姿态提建议,当参谋;把别人的困难当作自己的困难,以"甘为人梯"的风格送温暖,献爱心.只有这样,才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作,别人和社会就会抬举你,你工作的环境也才会更加宽松,和谐.
三是对名利象湖水那样平静.在办公室工作的干部,要努力做到不为名所累,不为利所缚,不为欲所惑,不同别人计较享受的条件和优势,要经得住诱惑,守得住清贫,不把以权谋私看作本事,不把追求低级趣味视为潇洒,在任何情况下,对待名利始终保持一颗平常心.因为把名利看得太重,就会形成一种包袱和压力,永无满足,对名利的欲望过多,必然欲壑难填,不能自己,最终失去同志,有损尊严,甚至贻误事业,断送前程.只有把名利看得淡一些,把事业看得重一些,才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼,从中使我们的情操得到陶冶,心灵得到净化.
四是对自己像旁观者一样清醒.能不能知己所长,知己所短,是衡量办公室干部是否成熟的重要标志.知己所长,是要保持一种乐观向上的自信心,而不是感到高人一等.知己所短,是要不断反省自我,扬长避短,取长补短.取得成绩时,既感到自慰,又肯定大家的作用;受到批评时,既要有自责的勇气,又要及时改正缺点.在这一点上,不妨学一学古人:唐太宗李世民以人为镜,纳谏魏征,成为一代明君.在现实生活中,知"长"易而知"短"难,学他人之长易,改自己之短难.要做到知已所短,就要跳出自我,以高标准的要求,以他人的视角,以历史的观点,严格甚至苛刻的透视自己,发现不足,战胜自我.
办公室人员要具备的三个素质
一是敬业奉献,具有较高的政治素质.办公室工作政治性强,办公室人员必须讲政治,要树立"办公室工作无小事"的思想.办公室的同志头脑要清醒,思想要敏锐,作风要严谨,工作要得力.要严格遵守纪律,做到令行禁止,带头维护机关形象,以高度的政治责任感,严肃认真地做好各项工作.要坚定理想信念,善于从政治上正确认识和判断形势,顾全大局,严格要求自己,坚定不移地贯彻执行党的路线,方针,政策,在思想上,政治上,行动上与党中央保持高度一致.要讲正气,坚持原则,求真务实,言行一致,说老实话,办老实事,做老实人.总之,立党为公,执政为民,要体现在办公室发挥参谋助手作用,办文办事,接待群众等实际工作中.
二是勤学苦练,具有较高的文字水平.邓小平同志说过:"用笔领导是领导的主要方法."办公室工作更离不开文字,文字能力是办公室人员的基本功.文如其人,文章是作者思想,知识和能力的综合体现,要提高文字水平,首先要广泛学习各种知识,全面提高自身素养,做到理论功底扎实,文化知识基础宽厚,精通本职业务,一专多能.在学习的同时,还要深入基层,调查研究,这就是古人说的"读万卷书,行万里路".提高文字能力,要下苦功夫.毛泽东说过"我看重要的文章不妨看它十多遍,认真地加以删改,然后发表."可见文章是写出来的,更是改出来的.一篇文稿从起草到定稿,都要经过领导层层把关,修改,征求多方面的意见,特别是基层的意见,有心人要善于从中学习,不断提高自己的文字能力.
三是服务全局,具备较高的组织协调能力.办公室是综合处室,需要经常,大量,直接地协调各种关系.这就要求办公室工作人员做到眼勤,手勤,腿勤,嘴勤,脑勤,公平和大度,熟悉各科室和有关单位工作的性质,任务,特点和规律,把握轻重缓急,掌握公关技能,掌握协调的艺术和方法,既要有原则性又要有灵活性,要能够理顺各方面的关系,化解各方面的矛盾,处理好各方面的问题.通过协调,保证领导决策实施,力争上下左右满意,促进工作正常运转,提高工作效率.
办公室应做好的主要工作
一要充分发挥好参谋作用.办公室是一个机关的综合处室.当好参谋,是办公室的首要任务.办公室的同志要树立全局观念,把人口和计划生育工作放在经济社会发展全局之中去研究,出大主意,谋大项目.目前,人口与计划生育工作的外部环境和内在要求已经发生了显著变化,原有的计划生育工作管理体制,管理手段的局限和不适应性日益明显.如何稳定低生育水平,治理出生性别比 如何加强对流动人口,迁移人口和特殊人群的计划生育管理 如何建设工作新机制 这些问题都需要认真研究,超前谋划,想领导之所想,参领导之所需,谋领导之所求,开拓进取,充分发挥主观能动性,增强工作预见性,力求想在领导之先.总之,办公室要成为领导合格的"参谋部",办公室主任要当好"参谋长".
二是认真开展调查研究.要当好参谋,辅助决策,就要注重调查研究.需要研究的题目很多,如知情选择后节育措施构成怎样,无外生,超生了,计生经费如何落实,计生行政成本研究等,多搞一些调研.
三是进一步加强政务信息工作.要站在全局的高度,围绕中心工作,特别是要紧扣计划生育工作改革和发展的主题,围绕领导关注的重点,突出信息的前瞻性,指导性.围绕影响人口和计划生育工作水平提高的难点和涉及广大群众切身利益的热点问题,提高信息工作的针对性.要善于捕捉基层创造的符合改革方向的新模式,特别是要敢于上报对工作存在潜在影响的苗头性问题和对全局工作有警示作用的负面信息.今后要进一步加强信息工作目标管理并改进考评办法,要由注重数量逐步向注重质量转变,对调研报告特别是报忧信息要加大分值,对引起领导重视,各地反响比较大的稿件及时通报表扬.实行信息工作加分制.
四是加强督促检查工作.抓工作落实也是一种创造.领导决策能否全面落实,在很大程度上决定于督查能否真正到位.办公室不但要在领导决策前搞好调查研究,提出预案,当好参谋,更为重要的是要做好决策实施的督促检查,掌握决策的落实情况.领导作出重大决策后,要主动开展督查,及时发现,解决问题,确保决策和工作部署全方位落实.我们工作中存在重部署,轻督查倾向,习惯于以会议落实会议,以文件落实文件,以讲话落实讲话.讲话,文件发出后,有的地方层层照转,不结合实际,不提出具体措施.开了会,发了文,领导讲了话,就算万事大吉了,具体工作怎么落实无人过问.要改变这种状况,就必须加强督查工作.要健全督查制度,规范督查程序,明确督查责任,严肃督查纪律,做到事事有着落,件件有回音.

办公室主任工作的几点思考
新时代的办公室工作对办公室主任有着更高的期许和要求:当好助手,搞好协调,做好服务.当好助手就是紧紧围绕中心工作和工作重点出主意,当参谋,抓落实;搞好协调就是积极发挥综合协调作用,促进工作的和谐互补;做好服务就是全心全意为领导,部门,群众提供优质服务.为此,无论处理什么工作,都要从大局出发,思路清楚,目标明确,措施到位,效果明显,这就要求工作人员要掌握办公室工作的艺术.
一,注重学习,不断提高自身素质
办公室工作事小责任大,每件事情都包含着很多学问.要始终把理论学习和业务学习摆在首位,不论工作多忙,情况多么特殊,都要尽可能利用工作之余,假期之时,休闲之暇,读一两个小时的书,数年如一日,不断加强政治理论和业务知识学习,提高自身素质和工作能力.工作中更要始终坚持以邓小平理论,"三个代表"重要思想为指导,坚持四项基本原则,拥护改革开放,注重思想修养和党性锻炼,树立正确的世界观,人生观和价值观.处事严谨,办事稳妥,公道正派,清正廉洁.团结同志,虚心好学,注重向书本,向有经验的人,向基层群众学习,向实践学习,边工作边学习,促进知识积累和经验积累,努力提高在实际工作中分析问题,解决问题的能力,努力提高"三种水平",即提高政策水平,把各项政策弄懂弄透,在工作中自觉贯彻执行,增加工作的系统性,科学性,预见性和创造性;提高决策水平,紧紧围绕中心工作,善于从全局分析,处理各类矛盾和问题;提高综合水平,增强综合协调能力,承办专项具体工作和实施管理能力,特殊环境下的协调及重要会议组织能力,起草公文和发文审核把关能力,调查研究能力等.通过深入学习党的理论政策,法规制度和业务知识,"博采众人之长",提高业务和工作水平,努力使自己在学习上有新进步,在做人上有新境界,在做事上有新成就,在清正廉洁上有新形象,做一名人格好,素质好,形象好,具有亲和力,感召力,影响力,凝聚力的学习性,思考型,创新型,民主型,实干型干部.
二,转变作风,切实提高服务质量
增强服务意识,转变工作作风,提高服务质量,树立良好形象,是办公室人员的必修课.作一天和尚也要撞一天钟,办公室主任更应始终以单位的建设和发展为目标,以提高工作质量和服务水平为起点,不断增强服务意识,转变工作作风,尤其要从细处下功夫.如要积极做好信息调研工作,为领导决策提供优质服务,就需要经常深入到基层和群众中,了解和掌握基层各项工作的进展情况,及时向领导反馈基层工作中存在的困难和群众反映强烈的问题,加强联系和沟通.围绕单位的重要工作,重大事项和上级部门的信息需求,积极主动地收集和上报深层的综合性信息和调研报告;不断健全和强化信息网络,完善工作制度;经常深入到各部门,各单位开展调查研究,有针对性地收集各方面的意见,建议和反映,为领导的决策提供有价值的参考和超前性的服务.
三,督促落实,做到事事有着落
督促工作,落实责任是办公室工作的重要职责.在实际工作中,要根据领导的重大决策和重要工作部署,明确督查任务,精心组织协调,分阶段,有重点地进行督促检查,全面准确地了解和反映领导决策的落实情况,善于发现和敢于反映工作中存在的突出问题,帮助基层解决实际困难和问题.要掌握督促工作的艺术,注重用巧功夫去抓,举一反三,抓一项,带动几项,管原则不管具体,督结果不查细节;用韧功夫去抓,明确专人,盯死不放,直到办完办妥为止;用细功夫去抓,按部就班,严细缜密,不出纰漏.做到"三个结合":把务实与虚有机结合起来,善于在日常工作中对实际问题进行理性思考,不断摸索和掌握各项工作的内在规律,努力做到在实干之中勤于思考,在忙碌之余善于总结,使各项工作在实践中不断得到改进;把快捷与严谨有机结合起来,见微知著,准确预测,把工作做到前头,牢固树立高效率,快节奏的观念,从不拖拖拉拉,贻误时机;把参谋与落实有机结合起来,当好参谋,抓好落实,善于发现问题,敢于揭露矛盾,如实反映问题,确保政令畅通,促进决策的落实.
四,加强协调,在统揽全局上下功夫
办公室是为领导决策和实施决策服务的综合部门,是领导工作的参谋和助手,担负着承上启下,协调左右,沟通内外的任务.为适应工作需要,要着力把握上情,吃透下情,做到认识统一,步调一致,把方方面面的思想统一起来,把上下左右的力量凝聚起来,把各个层次的积极性调动起来,根据工作需要做到有分有合,分工不分家,推动各项工作高效运转.协调各种关系,处理各种事务,工作人员要坚持从大局出发,不从个人恩怨出发,不以个人好恶为标准,始终摆平心中的秤秆,兢兢业业干事,堂堂正正做人,说老实话,办老实事,做老实人,在赢得别人信赖的基础上强化协作意识,工作中相互帮助,相互支持,密切配合,相得益彰,充分依靠各职能部门,做好综合协调工作,做到下情上达,上情下达,发挥桥梁,枢纽作用.
五,任劳任怨,勤字着眼细处用力
办公室工作最大的规律就是"无规律","不由自主",一年到头都非常忙,经常加班加点连轴转,既辛苦,又清贫,而且不显山,不露水.因此,在工作中要努力做到"五勤",诚心当好"四员"."五勤"就是眼勤,耳勤,脑勤,手勤,腿勤,"四员"就是为当好参谋员,信息员,宣传员和服务员.要始终信守办公室工作无小事,小事不小,大事更大的观点,真心做到为领导服务,为部门服务,为群众服务.事事想得到,捡了西瓜也要想到捡芝麻,什么都不能遗漏.在工作中要细心,细致,从细小的事抓起.面对每一件大小事情,时时刻刻,事事处处坚持认真再认真,细致再细致的原则.每一句话,每一个电话,每一件小事都要据实情,讲实话,创实效,不能够图虚名,舍小而求大,实事求是地反映大小情况,包括听取基层意见,听取群众看法,向领导反映情况等,一步一个脚印,不能作表面文章.不管事情再多再杂再细,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示,该拍板的要拍板,该反馈的不截留.
六,建章立制,在规范管理上下功夫
管理出质量,管理出效率,管理出实绩,建立健全严格可行的各种机制是根本保证.在工作中,要始终把完善各项规章制度放在重要位置,坚持靠机制促动,在提高管理水平上力求新突破.哪怕对有些看似小事的经常性工作,也注意建章立制,写在本上,贴在墙上,记在心上,抓在手上,形成规矩;严格各项工作目标管理制度,建立健全职责范围,工作流程,工作标准,工作手段等制度,不断完善学习制度,调查研究制度,信息报送制度,实绩考核制度等,使办文,办会,办事等工作更加科学,规范,有序.严肃各项工作程序和工作纪律,做到工作到位而不越位,移位,错位.凡事都认真,努力做到:知大知小,分清事情的轻重缓急,用大局的天平来衡量每一项工作,分清主次,大小,难易,避免视小不为,因小失大.小中见大,值班,会议通知,发文核稿,座次安排,后勤服务,接待等这些都是"小事",但稍有不慎就会捅大漏子,导致办公室的整个工作脱节,因此,从不敢粗心大意,掉以轻心,懂得小中见大,以大带小.以小促大,小事是大事的基础,办公室的每一件小事都与大事有着密不可分的关联,如一个通知就可能是领导决策的部署.
七,创新理念,增强服务的针对性
在为领导做好服务工作时,要始终在"六不让"方面苦下功夫,即不让领导布置的工作在我手里延误,不让传递的批件在我手里中断,不让办理的文件在我手里积压,不让各种差错在我手里发生,不让前来办事的人因我而受到冷落,不让部门形象因我而受到影响.同时坚持"三贴近"原则,不断改进和加强为基层和群众的服务方式和能力,热情帮助,认真解决基层和群众反映的困难和问题,如实反映基层和群众的意见,有效加强领导与基层和群众之间的联系,建立起与基层,群众之间沟通的新桥梁和纽带,时刻把为群众服好务铭记在心,事事做到想在先,跑在前,服务跟得上.
八,上下求索,树立务实高效的服务品牌
在工作中要坚定不移地走群众路线,多到"深水区""补氧",多到工作一线"充血",通过在实践中锻炼,多出思想,多写材料,多参决策,多献良谋,增长自身的才干,不断解放思想,运用创造性思维,全方位,多角度地思考问题,工作中力求做好"四个转变",即由只满足于办好具体事务向善于抓大事,谋全局,当高参转变;由只注意做好当前工作向善于从实际出发搞好超前服务转变;由只疲于被动地完成领导交办的任务向自觉开动脑筋,主动服务,创造性工作转变;由只注意较好对内服务向增强开放意识,强化联络公关职能转变.为部门服务学会"十个手指弹钢琴",既加强文电,办会,办事的把关协调,又加强上下,左右,内外的"沟通",了解各方面的情况,便于综合协调,化解矛盾,解决问题.为群众服务重"实",既服务好"上门来"的群众,真诚热心的为他们排忧解困,又经常"上门去"服务,用我们手中的"笔"多为群众"说话",既为领导决策提供参考,又为群众服务吹响"号子",塑造为民"解锁"的"金钥匙"形象.
九,与时俱进,在提升服务水平上下功夫
有思路才有出路,有眼光才有高度,因此,要注重对管理科学特别是对科学发展观的学习,理解,思考,探索,以一种改革的精神去思考和研究本职工作,敢于推陈出新,大胆探索新形势下开创办公室工作新局面的有效途径,做到方方面面求突破,点点滴滴求发展.如适应市场经济特点,建立信息灵敏,反映快捷,优质高效的办公室工作机制,增强工作的预见性,针对性和时效性,保证党委面对纷繁艰巨的工作和瞬息万变的市场,做到耳聪目明,驾驭全局,运筹帷幄,稳操胜券.主动掌握先进的现代科技知识和管理知识,全方位,多角度地思考问题,从大局上,大事上,工作重点上为领导当参谋出主意,做到领导未谋有所思,领导未闻有所知,领导未示有所行.注重创新服务领域,增强服务的综合性:调查研究在求深,求实,求新上下功夫;信息工作在及时,准确,全面上下功夫;文稿起草在准确体现领导意图和紧密联系实际上下功夫;督促检查在跟踪问效,主动查办,求真务实上下功夫;公文处理在制度化,规范化上下功夫;机要,保密工作在严格落实各项措施,确保万无一失上下功夫;组织协调工作在严谨细致,热情周到,确保各项日常工作高效有序运转上下功夫.
十,严于律己,清正廉洁求上进
虽然工作头绪多,任务重,加班加点的时间多,一年到头没有多少休息时间,是个清水部门,要胜任工作,就要始终保持一颗平静之心,做到头脑清,手脚勤,待人诚,心胸宽,办事公,言行慎.无论工作怎样繁忙,怎样清贫都无怨无悔,时刻自觉维护领导形象,严格规范自己的行为,不借工作之便或以领导的名义为个人办私事,坚决避免有损领导形象的事件发生,谨言慎行,严格自律,不该说的不说,不该听的不听,不该问的不问,不该看的不看.在勤政廉政,廉洁自律方面,坚持高标准,严要求,注重表率,多讲奉献,不谈索取,倡导艰苦奋斗,反对铺张浪费,始终耐得住寂寞,经得起考验,守得住清贫,管得住小节,继承和发扬艰苦奋斗的优良传统.时刻恪守本份,严守纪律,一身正气,两袖清风,时刻注重自省自励,自我约束,任何时候都不放松对自己的严格要求,任何时候都自觉地,模范地遵守廉政自律的各项规定,始终做为政清廉的楷模;正派为人,正直干事,始终做到大事讲原则,小事讲风格,努力维护好机关形象,充分发挥办公室的整体效能,全面推进工作整体上台阶.
公文起草七戒
公文是传达政令的工具.公文质量的高低,关键看其内容是否具有科学性.《史记·楚元王世家》中有这样一句话:"安危在出令".意思是说,安全和危险在于发布什么法令.可见,科学设计文件内容是何等重要.那么,起草文件应该注意哪些问题呢 笔者根据这些年的工作实践,归纳了"七戒".
一戒照抄照转.现在有些地方贯彻上级的文件,不是从本地,本部门实际出发,而是不管效果,照抄照转.这是一种极不负责任的态度.上级的文件是面对一定范围讲的,提出问题,解决问题一般是从普遍意义角度考虑的,一些地方的特殊情况不可能都照顾到,有些问题的解决办法也不可能讲得很具体.这就要求下级机关和单位必须根据上级文件规定的原则,精神,结合本地,本部门的实际,提出具体的贯彻意见.每个层次都不单纯是个执行问题,都具有主动和被动这两重性,即对中央的指示必须坚决执行,在执行的过程中又有根据自己的实际情况决定问题的机动性,在被动中求主动.否则,对上级的文件照抄照转,"上下一般粗",或者片面理解,各取所需,是绝对不会收到好的效果的.
二戒师出无名.提出一个观点或提出一项政策,应当"师出有名",有根有据.这种根据主要是党的路线,方针,政策和国家的法律,法规及上级机关的指示.不言而喻,贯彻中央部署,"根据"主要出自中央文件.按照实际需要作出的部署,也要注意有理论根据,文件根据.即把提出的意见放在当时所处的政治大格局中去考虑,使所提出的意见既符合实际,又符合当时政治大格局的要求.再一点就是对同一个问题,中央过去有指示,近期根据新的形势和任务,中央又作出了新指示,起草文件时应把新指示作为部署工作的依据.因此,做起草公文工作的同志很需要加强对上级各类文件,领导同志讲话和各方面知识的学习,以掌握更多的根据和尺度.根据掌握得多,尺度把握得准,起草文件才能得心应手.
三戒无的放矢.公文为解决问题而制发,必须讲求针对性.否则,不会有任何实际作用.毛泽东在《反对党八股》一文中把"无的放矢,不看对象"列为党八股的第三条罪状,并在这一部分中巧妙地运用了一个典故,说"'对牛弹琴'这句话,含有讥笑对象的意思.如果我们除去这个意思,放进尊重对象的意思去,那就只剩下讥笑弹琴者这个意思了.为什么不看对象乱弹一通呢 "公文起草也要克服这个毛病,注意其针对性.很难想象,一篇毫无针对性的公文,能够打动人,影响人,推动工作.从这个意义上说,针对性和可操作性是公文"份量"的标志.要增强公文的份量,做到有的放矢,起草之前,就应当首先搞好调查研究.问题调查清楚了,劲才知道往哪里使,讲问题,提对策才有针对性;政策,措施经过比较,论证,在实际工作中才能行得通,有可操作性.
四戒朝令夕改.按照马克思主义的观点,任何事物都不是一成不变的.政策也是这样,它也要随着时间,地点,条件的变化而发展变化.但政策又具有相对的稳定性和一定的连续性,而且这种稳定性和连续性直接关系全局的稳定,事业的发展.正如我们平时常讲的:政策稳则人心稳,人心稳则全局稳,全局稳则事业兴.因此,起草公文时一定要从政治和全局的高度考虑问题,注意保持政策的连续性,稳定性.要做到这一点,有必要做好两个方面的检查:一是检查一下文件的基本精神同党和国家的方针,政策,法律,法令以及上级机关的决议,命令,指示有无抵触.若有抵触,应坚决改过来.二是检查一下同本机关已经发布的有关规定是否矛盾.对有矛盾的地方要认真进行分析,如果是对原有政策的补充,完善,表述一定要清楚,不可让人产生"政策要变"的误解;如果认为以前的规定确有必要修改或废止的,要进行研究,论证.
五戒用语失准.用语必须准确,这是起草公文的基本要求.衡量公文用语是否准确,主要看概念是不是明确,判断,推理对不对.因此,在抽象概括某一事物时,首先要将事实搞清楚,然后再进行判断,推理,切实做到准确反映客观实际.比如,评价的话,要恰如其分,既不夸大,也不缩小;分析问题原因的话,要客观,实在,确实号准脉,点出问题的主要症结;讲"两者关系"的话,要分清主次,同时防止片面性.另外,工作要细致,避免因粗枝大叶出现"硬伤".比如,对所引用的话,要注意看出处和是否权威;同一个问题总结部分和部署部分都讲的话,要注意前后一致;对有疑问的话,要主动沟通,请教,切实将问题搞清楚;对一些重要情况和数据,要注意核实,务求准确.
六戒篇幅过长.篇幅过长是目前许多地方和部门文件的一个通病.战争年代毛泽东同志曾经提出,"我们应该研究一下文章怎么写得短些,写得精粹些".现在虽然不是战争年代,但各级的工作都很忙,压力都很大.本来各类文件,简报就很多,如果再让大家看篇幅过长的文件,这无疑是"雪上加霜".因此,很有必要提倡写短文.要压缩篇幅,很重要的要有"精品"意识.文件拿出初稿后,要逐字逐句地进行推敲,把可有可无的字,词,句删去,把令人生厌的繁言简化,把毫无实际意义的大话,套话,废话抹掉,努力做到既把好政治关,又把好文字关.
七戒无物无序.与此相对的是有物有序.有物有序是古人写文章所遵循的两条基本要求."有物"就是要有内容,"有序"就是要有条理.现在一些公文这两方面都有缺陷.比如,有些文稿只提出问题,对如何解决问题,只讲了些原则话.有些文稿则内容繁芜,在一个段落层次里讲几个意思,令人读后印象模糊,不知所云.这两方面的毛病都应当予以纠正.历史学家范文澜先生曾提倡"板凳要坐十年冷,文章不写一句空".我们应当学习这种精神,尽力把文件写得实一些,"干货"多一些.这样才能收到既便于抓工作,又便于抓落实的效果.同时,要讲求公文内容的逻辑性和条理性.实际工作中有这样一种现象:有些写得好的公文,虽然篇幅比较长,但却引人阅读,使人不厌其长;有的写得不够好的公文,虽然篇幅不长,却使人看起来感到费力.这里面一个很重要的区别就是内容是否条理,语言是否流畅.由此可知,公文内容"有序"才有可读性.
上述"七戒",归结起来是个学风,文风问题.要解决这些问题,根本的在于端正思想作风.在领导决策指导思想正确的情况下,起草者有无好的文风至关重要.正如古人讲的,"文如其人",有文风端正的人,才有文风良好的文.
如何提高信息的质量
一,要准确地把握信息报送内容.报送信息,是办公室的一项重要工作.效果如何,主要取决于报送信息是否与中心工作贴近,是否对领导决策有参考价值.要把围绕中心工作和领导决策需求作为上报信息的主要内容.向上级报送信息,不能有什么,就报什么,随意地报,被动地报,而要围绕领导关注的重大问题,主动地,有针对性地收集情况.比如,上级重大决策出台前,要深入基层,搞好调查研究,为领导提供一些带有苗头性,倾向性的新情况,新问题.决策出台后,要及时报送本地区,本部门贯彻落实情况,以及采取的具体措施和出现的新情况,新问题.
二,要疏通信息渠道.建立健全信息网络是搞好信息工作的基础,要把信息的触角延伸到最基层,覆盖各部门.充分发挥办公室的综合协调作用,保证信息报送主渠道的畅通.
三,要解决好报喜报忧问题.信息工作中,报喜与报忧始终是个难点问题,报成绩大家都高兴,开绿灯,而反映本部门,本单位的问题和矛盾却报不上来,即使反映了,也是轻描淡写,不敢触及深层次问题.我们要正确处理报喜报忧的问题,既要注意反映工作成绩,做法和经验,又要注意发现和反映矛盾与问题,做到有喜报喜,有忧报忧,喜忧兼报,如实地向上级领导提供全面情况.
四,要抓好紧急重要信息的报送.对于发生的紧急重要情况,应及时,如实地向上级领导报告.但是,一些单位和部门遮遮掩掩,不愿上报,或是在事件发生后很长时间,等事态扩大了,才报上来,给领导处理这些问题增加了难度.向上级领导报送紧急重要信息,是各单位,各部门义不容辞的职责,也是衡量一个领导干部党性强不强的标志.要切实加强紧急重要信息的报送工作,必须做到随时发生,随时报送.
五,要坚持实事求是的原则.当前,人口和计划生育工作出现了许多新情况,新问题,而这些情况对于领导决策十分重要.因此,报送信息要讲真话,道实情,原汁原味,实实在在,一是一,二是二,不添枝加叶,不渲染夸大,更不生编硬造,必须实事求是,反映事物的真实面貌,要以认真负责的态度,把各级领导十分关注的群众真实的想法和愿望,意见和建议如实地反映上来,使信息真正成为各级领导了解民情,民意的"窗口".
六,要挖掘高层次信息.当前基层报送的信息仍存在着一般化的,表层性的东西多,有特点的,特色的东西少;泛泛反映动态的信息多,综合性的高层次信息少.报送动态性信息是必要的,但是仅仅报送动态性信息还不够,要努力挖掘深层次的信息.一是从个别现象,微观信息中揭示普遍规律.有些微观信息,一定程度上反映宏观态势,关键是我们如何捕捉,开发和利用.加工处理信息时,要注意从个别到一般,从微观到宏观,发现和揭示它们的内在联系和普遍规律.二是从苗头性信息中发现倾向性问题.我们要提高敏锐性,主动去发现和捕捉苗头性信息,通过调查研究,开发反映事物发展的倾向性信息.不仅要反映已经发生或正在发生的事情,而且还要注意发现,预测将要发生的事情.三是加强调研,深化信息工作.抓住主要信息线索开展调研,提出具有较强的指导性和可操作性的对策意见和建议,总结经验,形成有情况,有分析,有建议的调研报告,使信息在连续开发中不断地发挥作用.
述职报告四忌
述职报告属事务性公文的范畴,是对干部本职工作完成情况的检验,也是考查干部能否很好地履行职责以及是否称职一种手段.述职者要对自己一段时间或整个任职期内完成的工作,作一个综合的,自我评述性的汇报,突出表现德,能,勤,绩四个方面,表现履行职责的能力.
述职报告能够比较全面地反映述职者的基本情况和工作能力,有利于组织或上级领导进行各方面的考核;述职报告作为重要的业绩材料,有利于群众地述职者进行监督和批评;述职报告是述职者对自身的检查,有利于不断提高自身素质.撰写述职报告,应做到四要四忌.
一,要实事求是,切忌华而不实.述职报告一定要讲真话,讲实话,讲心里话.无论称职与否,都要与事实相符,既不要自吹自擂,也不要过分谦虚.述职报告一般要当众宣读,一些同志为了顾面子,获取领导和群众的好感,对自己的工作成绩大肆渲染,夸大其辞,只讲自己的优点和所取得的成绩,对工作中存在的问题和不足采取回避态度.其实,任何人无论做什么工作,即使非常尽职尽责,缺点,错误也不可避免.而且,每个人所取得的成绩并非一己之功,是全体同仁密切配合,共同努力的结果.应排除私心杂念,以群众利益为重,上不欺领导,下不瞒群众,正确处理好个人与集体,主观与客观的关系,时刻保持清醒头脑,分清功过是非,做任何事都不要抢头功,做到实事求是.在肯定自己成绩的同时,也要敢于承担责任,使述职报告真正全面地体现出自己的德,能,勤,绩四个方面的情况.
二,要突出重点,切忌报流水帐.平时的工作材料是琐碎的,分散的,零星的,述职者在动笔之前,要对材料进行筛选和整理,选择主要工作,抓住主要政绩来写,不要事无巨细,一概罗列.述职报告的写作目的是为了说明其工作是否称职,因此,要将履行职责的过程,取得的成绩或出现的失误,及对工作的认识表述出来,要对履行职责的情况和取得的成绩进行深入的分析和研究.
要解释棘手问题的处理方法,特别是要交代清楚对群众迫切关心的问题是如何认识和处理的.剖析工作失误的原因,做到一切从实际出发,对得与失作出客观公正的评价,真正体现述职者的道德素质,政治理论素质,处事决断开拓进取精神.这样才能全面反映述职者的工作能力和基本素质,让领导和群众清楚地了解述职者称职与否,从而对述职者作出恰当的评价.
三,要情理相宜,切忌考虑个人.述职报告在叙事说事过程中,要有适当的感情色彩.但是个人情感不要融入过多,以免造成不良影响.述职者要对自己以往所从事的工作进行归纳,概括,提炼,围绕履行职责的实际情况进行认真,全面的反思,肯定成绩,找出差距.要与群众面对面地交流,以坦诚的胸怀虚心听取各方面的意见.特别是工作中群众反映较大,意见较为突出的问题.另外,述职报告要如实阐述群众的反映,面对事实,将自己的真实想法公之于众,这样群众会感到亲切,而且也加深了群众对自己的理解和信任.然而,有一些述职者过多地考虑个人的利益,过于看重取得的政绩,热衷于锦上添花,缺乏面对错误与失败的勇气,这不仅脱离了群众,也严重违背了述职报告的宗旨.作为党的干部,一切从党和人民的利益出发,光明磊落,襟怀坦白,乐于奉献,这样才能更好地为群众办一些实事.
四,要语言朴实,切忌虚饰浮夸.述职者要有驾驭语言的能力,崇尚朴实,给听众以豁然开朗的感觉.在述职时,用朴实的语言叙事说理,不仅缩短了与群众的距离,也密切了和群众的关系.有些同志为了显示自己才学,述职报告的语言艰深难懂,洋里洋气,群众听起来如"雾里看花",摸不着头绪,反而弄巧成拙.述职报告实用性,决定了它的语言必须自然质朴.述职者面对听众文化层次有差异,这就要求叙述时语言表达通俗易懂,多采用质朴无华的群众性语言,直陈其意,决不哗众取宠,也不能用一些生僻的字眼,故作高深.
养成良好习惯 提高工作效率
一,将工作分分类
每天所要处理的工作,有两种:事务型和思考型.如果将你所要做的工作做如此划分,区别对待,也许你会收到事半功倍的效果.
事务型的工作不用太动脑子,只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以,而且不怕被干扰和中断,可以集中在同一个时间段来处理,即使在精神状态不佳的情况下也能完成.而对于那些需要集中精力,一气呵成的思考型工作,则要谨慎对待,在做之前要进行充分的思考,成熟以后,安排精力旺盛,思路敏捷,而且不易被干扰的时间段集中去做.
二,工作要有计划性
每天面对大量的工作,谁都不免产生"丢三落四",忙而无序的状况.如果养成定时作计划的习惯,效果是大大不一样的.
每月之末,要抽出一定的时间思考一下下个月的工作重点和计划安排.制定工作计划,关键是要会分解目标,把制定的月目标分解到一个周,一个周的目标再分解到每一天.要随身携带的一个工作本,写着自己的工作安排.这样工作起来才不会感到有很大的压力.
三, 学会工作中说"不"
当你正专注于手头的工作时,突然上司让你去做一些不太重要的事情,或者同事找你帮忙处理一些文件,如果放下手头的工作,那么思绪就被打乱,有可能要重新再来,工作效率显然就不会高.这时的你要学会巧妙地说"不",否则整天纠缠于帮别人处理事情当中,非但自己的工作完成不了,还有可能出力不讨好.
在工作中维持"老好人"的形象,令所有人满意是不可能的.在自己的工作和别人求助之间,要先扫好自己门前雪,再管他人瓦上的霜.当然在说"不"的技巧上,可以采取婉转,迂回的方式,避免直接拒绝.
四,工作的时间不要聊天
在工作的时间不谈论家长里短的事情,只谈论工作.打电话的时候言简意明,长话短说,绝对不用公司的电话聊天,有私人电话打进来,那也是长话短说,尽量不打断自己的工作进程,让自己在尽量短的时间内完成任务.
五,养成利于工作的好习惯
她说自己的原则就是在工作时间里不做与工作无关的事,特别是私事.有很多人,往往会同路过公司的朋友或认识的人聊天,而且可能是完全与工作无关的事,这样自己手头的工作就被中断,再回到工作中来时已找不到东西南北,所以她要求自己从来不"出轨".
情绪好坏往往会影响到工作状态,不要把一些不好的情绪带进工作里,当然谁也不可避免遭遇气愤,低落的时刻,但要学会控制.
此外,每天定时完成日常工作也很重要,如查看电子邮件,和同事或上级交流,浏览你必须访问的bbs,打扫卫生等等,集中完成这些工作,能让你腾出更多的时间和精力处理更重要的事情.
增强信息意识是做好信息工作的基本要求
信息意识是打开资源宝库的一个工具,只有具备了它,才能更快捷的走进信息资源宝库,发掘出大量有价值的信息,真正为领导决策提供信息服务.
所谓信息意识,就是信息工作人员对事物的敏感度,洞察力和分析,判断,决断的思维过程,是信息工作人员政治素质,业务素质,政策水平,学识水平和分析能力,思维能力,理解能力,反应能力,决断能力等各能力的综合反映.信息工作人员若要从原始的,粗浅的,简单的,动态的信息资源中找出蕴含事物本质及其发展规律的东西来,写出高质量的信息,就必须具备良好的信息意识,具有敏锐犀利的眼光和洞察力.
多看,就是培养信息工作人员敏锐的信息洞察力.信息工作是一项涉及面广,知识性和政策性很强的工作,人们每天从纷繁复杂,瞬息万变的客观世界中随时随地都可以感受并接收到来自自然和社会大量的信息资料,但人们不可能把客观事物中所发出的信息全部接受过来.面对错综复杂,扑朔迷离的各种现象,只能细心的观察,透过现象看本质,拨开迷雾抓要害,通过敏锐的观察力来捕捉各种能为领导决策提供依据和参考的信息.要真正做到,不为繁杂的信号所困扰,不为万变的现象所迷惑,能够抓住那些对领导决策有用的东西,这就需要信息工作人员从两个方面来培养这种能力,一是多阅读各类文件和新闻报刊,提高政策理论水平和鉴赏能力.要及时阅读一些各级党政机关的文件,各类新闻报刊和来自基层的简报,信息等,特别是对党报党刊中有关解释党的方针政策的重要文章,更要仔细阅读,做好总汇,以正确理解党的方针,政策.二是多接收来自外界的各类信息,提高社会认识水平及辨别是非的能力.要做到"眼观六路,耳听八方",从自然知识到社会科学都应猎取,力争上解天文地理,下谙世风民情,广泛接收来自各地区,各单位,各部门的信息,站在全局的高度,对社会政治,经济,生活的各个侧面,全方位,深层次的观察,从而作出灵敏的反应,及时向领导提供准确,新颖,适用的信息.
多思,就是培养信息工作人员灵活的信息收集和捕捉能力.信息工作人员不应该只对现实生活中所反映出的情况被动地进行接受和利用,应该主动地,广泛地收集和捕捉信息.在捕捉信息的过程中,一是位置准.要站在领导的位置看问题,多思索哪些是为上级领导服务的,哪些是为本级机关领导服务的,哪些是为基层单位领导服务的,要预测到领导决策的需要,主动地对各种信息进行比较.只有这样才能对原始的,零星的信息进行分析,归类,由小到大,由低到高,由点到面,整理出较为完整的信息来.二是内容新.要立足于新,不保留人人都知道的陈旧信息,删除不真实的信息,对一些有疑惑但有价值的信息,结合情况进行查清补充.三是角度好.要突出当地特色,包括工作特点,经济特色,区域特色等,形成特色性信息,以便使领导同志了解有关特定的情况,增加信息为领导服务的针对性.只有具备了这些超前的捕捉信息的意识,就可以通过不同渠道,不同层次,不同方法,不同人员猎取到各种有用的信息.只要处处留心,广闻博记,就可以挖掘出那些潜在的有用的信息,起到主动服务的作用.
多练,就是培养信息工作人员准确的筛选,整理信息的能力.在日常接触到的信息资料中,有时很难一下子分辨出哪些信息有用,哪些信息无用,有用的和无用的,正确的和错误的,落于俗套和含有新意的,个别现象和普遍存在的信息,常常混杂在一起,一些内容对领导决策可能是不需要的,显得多余,一些内容对领导决策是需要的,却叙述不清,显得太少,一些内容甚至是错误,片面的,总之,各种情况都可能出现.这就需要信息工作人员能够熟练的对这些原始信息进行多次分析,识别和判断,去伪存真,去粗取精,增强信息筛选和整理的熟练程度,从众多的一般信息中抓住最有价值的信息.一是筛选细致.信息工作人员要对信息资料加以分析,找出哪些地方是不全面的,哪些结论是牵强附会的,哪些情况是需要说明的,从真实性的角度进行分析检查,找出疑点,发现问题,真正把一些个别的,零碎的,不系统的信息过虑出去,使模糊度和多余度降到最低限度,以编写出形式可读可用,符合领导需求的信息.二是整理准确.信息工作人员要经常对筛选过来的信息资料进行有序的,系统的,综合性的融合,通过归纳,排序,分析研究等方法,提炼,推导出一些新的有价值的信息,使经过整理后的信息更加精炼,系统,具有较高的准确性和适用度,能够真正揭示和反映事物内在联系和内在规律,成为领导决策的依据.
搞好信息反馈要做到"三心"
一是要虚心.不论是新手,还是写作老手,都要虚心学习《中国人口报》,《人口与计划生育杂志》,各级人口网和其他报刊杂志上刊登的文章和稿件的长处,学习有关人口与计划生育工作的法律,法规和上级有关计划生育工作的文件精神,进一步学习政治理论和写作,摄影等知识,全面提高自己各方面的素质,逐步提高自己的写作水平.
二是要耐心.搞信息反馈是个苦差事.没有全身心投入的毅力,任劳任怨的工作态度和足够的耐心是做不好这项工作的.要耐心地做好领导交办的写作任务,耐心地对稿件进行逐字逐句的修改,耐心地深入挖掘基层在人口与计划生育工作中创造的先进经验和先进典型,大力宣传人口计生工作中的真善美,推动人口与计划生育工作不断深入开展.
三是要留心.不论是工作时间,还是业余时间;不论在何种场合,都要时刻留心本辖区人口计生工作中产生的先进经验和出现的先进典型,并以此为线索,进一步深入采访和挖掘,进而写出高质量的反馈信息和文章.

利用信息技术提高办公室效率
现在县区计生局大多数已经配备了微机上了互联网,利用信息技术,可以有效的提高办公室工作效率.
一,建立"电子档案",方便各种档案资料的查找和利用
传统的纸质档案,需要用线装订,分类整理,专柜存放,这不但浪费纸张,浪费人力,占用空间.查找的时候,还得翻箱倒箧,费时费力,非常麻烦.目前,电子存储技术飞速发展,从软盘到硬盘,光盘,优盘,存储卡,层出不穷,而且容量大,质量高,速度快的电脑硬盘价格也越来越低.为建立办公室档案资料的"电子档案"提供了物质基础.如果我们能在办公电脑的硬盘上,划出一定的分区,建立"电子档案",就可以将各种文档资料分类保存到"电子档案"下面的各类专用文件夹中.这样不但在整理保管资料的时候省钱,省时,省力,省空间,而且便于日后查找利用.有些文档是可以重复利用的,例如单位职工花名册,工资表等.如果每一次都重新打印,既费力又费时.如果能从"电子档案"中找出相关旧文档,在其上略作修改,另存为新文档后打印,就会提高办公效率.当然为了保证"电子档案"的安全,要及时将资料备份到光盘,优盘等其他存储设备上.
二,利用"电子表格",加速数据处理
办公室工作的需要进行大量的数据计算.使用"wps office"和"Microsoft office"办公组件里都有"电子表格"功能可以帮我们完成数据的计算,排序,分类等,就可以大大提高工作效率,省时省力.
三,建立"文档模板",规范公文格式,加快出文速度
根据国家公文的规范化标准,公文用纸,字体字号,页面边距等都有规范化的要求.每制作一篇公文,都设置一遍公文格式,无疑会浪费时间.用 word制作一个公文模板文档就大大方便了.在制发新公文的时候,打开word,点击 "新建",在弹出的对话框中双击我们建立的"文件模板",在规定的地方直接录入相关内容,规范的公文就做好了.
四,利用"QQ","Email",确保信息报送的时效性
随着网络信息技术的发展,"Email","QQ"等快捷高效的信息传递方式已经进入了我们生活.我们申请建立一个免费的"Email"电子信箱,就可以快速免费的收发信息.省钱省力,方便快捷,接受这也不用重新录入排版."QQ"也能实现文件的即时传送.信息人员拥有了QQ号,上级机关将这些"QQ"号组成一个 "QQ群",工作时间大家打开QQ,就可以随时互通信息,互传文件,提高信息报送和传播的时效性,大大提高工作效率.
提倡开短会,讲短话,写短文
"三短"即开短会,讲短话,写短文,是人们的呼声,也是我党一贯强调发扬的传统.毛泽东等老一辈无产阶级革命家在延安时期就曾反复倡导过,把开长会,讲长话,写长文列入"新八股"进行批评"围剿".遗憾的是,现今"死灰复燃"的长话,长会,长文仍响彻文山会海之中.有些领导在会上讲起话来,要么陈词滥调,苍白无力;要么口若悬河,不着边际.还有长文,穿靴戴帽,拖泥带水,抄来抄去,千篇一律,味同嚼蜡.如此"三长",耗时费力,劳民伤财,群众反感,领导叹息.
在知识,信息猛增,工作和生活节奏加快的今天,大力倡导"三短",其实质就是求真务实,就是讲效率.因为实践证明,会不在长短,只要抓住关键,解决问题,就能达到开会的目地;话不在多少,只要亲切自然,语言精彩,入情入理,就能打动听者;文不在篇幅大小,只要言之有物,深入浅出,就能让人百看不厌,爱不释手.所以说,我们要养成"三短"的好习惯,把更多的时间用于学习,思考和工作.当然,提倡开短会,说短话,写短文,并非一概而论,形式要服从于内容,具体问题具体分析具体处理,这才是我们应该称道的基本原则.
秘书要有"十种精神"
秘书从事的主要是辅助性和服务性工作.秘书工作的本质就是为领导服务,而充分发挥枢纽作用,参谋作用,助手作用,综合协调作用和反馈沟通作用则是秘书工作的主旨和核心.多年秘书工作的实践使我深深感受到,要做好秘书工作必须发扬"十种精神".
默默无闻,甘当人梯. 秘书是助手,是配角.秘书工作的性质决定了秘书人员只能在幕后默默无闻地为领导服务.因此,如果没有淡泊名利,甘为他人作嫁衣的思想,是不宜做秘书工作的.秘书人员要正确看待和处理个人与领导,个人与集体之间的关系,时刻保持平常心,甘做绿叶,甘当人梯,切不可有任何的牢骚和不满.
埋头苦干,无私奉献.秘书工作既具体又繁忙,要做好秘书工作,秘书人员就必须甘做埋头苦干的"拓荒牛",无私奉献的"老黄牛",把心思和精力全部集中在工作上.只有这样,才能使自己成为一个思维灵敏,作风干练,处事果断的合格秘书.
甘于寂寞,乐于清贫. 秘书工作的本质就是为领导服务,台前的鲜花,掌声和赞誉,永远不属于秘书人员.面对当今社会的种种诱惑,秘书人员要志存高远,守得住清贫,耐得住寂莫,不以物喜,不以己悲,严于律己,廉洁奉公,不断加强道德修养,铸就正确的人生观,价值观,利益观.
刻苦学习,永不言止. 要干好当今的秘书工作靠吃老本,凭经验办事是不行的.秘书人员要自觉顺应经济全球化的趋势,牢固树立终身学习的思想,自我加压,自我挑战,不断改善和优化知识结构,努力掌握与秘书工作,经济工作相关的基本知识,不断提高自己的认识能力,分析能力,调研能力,办事能力,交际能力和综合协调能力,以适应新形势新任务的要求.
敢为人先,开拓创新. 秘书工作具有被动性特点,这是由秘书工作的性质所决定的;同时秘书工作的方式,方法也需要与时俱进,开拓创新,这是由我们所处的时代,环境和任务所决定的.因此,秘书工作人员要自觉地坚持不懈地创新思维方式,工作方法,摒弃旧的思维模式和陈规陋习,充分发挥主观能动性,在服务中创新,在创新中做好各项工作.
忍耐自制,敢于负责. 秘书工作涉及面广,从属性强,变化性大,秘书部门又处在各种矛盾的交汇点上,如果秘书人员缺乏坚忍不拔的精神和较强的自我控制能力,对待工作必然会时冷时热,时松时紧,或高兴时信心百倍,消极时自悲自叹.因此,秘书人员一定要理智地把握自己的情感与心态,善于控制和调节自己的情绪,经得起顺利与挫折,成功与失败的考验.特别是面对领导的误解或不正确批评时,更要胸怀宽广,情绪稳定,敢于承担自己应负的责任.
忘我工作,荣辱不惊. 办文,办事,办会的秘书工作的全部内容,善于办文,办事,办会则是秘书人员立身立行的基本功.秘书工作无小事.因此,秘书人员既要有吃苦耐劳的思想准备,又要有吃苦耐劳的具体行为.同时,要正确对待个人的荣辱进退,做到不该自己得的荣誉不抢,不该自己得的职位不争,一心一意为领导搞好服务.
当好参谋,敢于直言. 秘书处于领导和群众之间,对领导的决策失误其他人不敢说,也不便说,秘书人员做为领导的直接助手和参谋就不能不说,进谏是秘书的职责,但必须精心选择沟通时机和场合,有理有据地表明自己的见解和主张,这样才能确保进谏的效果.一个优秀的秘书既要当好领导的随从,又要成为领导的诤友.倘若一味逢迎领导,虽能赢得领导暂时的欢心,但长此以往就会失去领导的信任.
实事求是,敢讲真话. 实事求是是我们党的思想路线,也是秘书工作应遵循的一条基本原则.秘书不论向领导汇报什么情况,都应该做到实事求是,有喜报喜有忧报忧,绝不能夸大其辞,道听途说.发文办事,要坚持实事求是,严格贯彻领导意图,既不简单地照搬照套又不独出心裁,更不能掺杂个人意见.秘书人员对领导要坚决服从,但不可奉其为神明而事事盲从.对领导不完善的思路,秘书人员要及时提出补充意见:对领导错误的思路,秘书人员应及时提醒,切不可有事不关已高高挂起,明哲保身但求无过的思想.
海纳百川,广听谏言. 秘书部门是连接领导与群众的桥梁,是各部门,各单位工作交汇的枢纽,是领导机关的门面和窗口.秘书部门的这种地位要求秘书人员具有海纳百川的胸襟和气度,能兼收并蓄,见贤思齐,广纳善言.为此,秘书人员要时刻注意尊重群众,切不可在群众面前摆"二首长"架子以势压人,甚至做出有悖于秘书人员职业道德,有损于领导和机关形象的事来.
公文语序安排的一般方法
语序指词语组合的次序.它既反映了一定的语言习惯,又反映了事物间的逻辑关系.语序有时可以决定语义,变更语序后语义会产生很大的变化,有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果.因此,无论从语法的,逻辑的,还是修辞的角度看,语序的正确安排都是重要的.
在公文中正确地安排语序,主要应注意这样几点,一是注意尊重语序的习惯性.词中的语素,词组中的词其先后次序有许多都必须按约定俗成的习惯排列,否则人们就看不懂,不易接受.如表达方位时,习惯于称"东西南北"就不能随意变为"西东北南".二是注意事理的逻辑次序.这一次序是客观事物内部规律性的反映,因而是安排语序的主要依据.三是注意语序的强制性.语序既然受语言习惯,事理逻辑的制约,也就具备了强制性.不管是谁,要想利用公文清楚地表意并为人所理解,都必须服从这种约束,不随意改变语序.四是注意语序的选择性.从局部的和具体的情况看,语序的强制性中又有一定的可选择性,只要不出现语法错误,不改变语义,为追求更佳的表达效果,也可对词语的位置作一些调整,如将状语置于主语之前等.
综合上述基本要求,在公文中安排语序时常作如下处理:
1,当要表达的一组并列概念之间有轻重,主次,强弱之分,大小,高低,多少之别时,应依次顺排或倒排;而无这种分别时则按一定标准(空间分布,音节多少)分门别类排列.如:
"党的纪律处分有五种:警告,严重警告,撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务,留党察看,开除党籍."(由轻递重)
顺排还是倒排还取决于突出强调哪一方面的需要.
2,当一组概念表现由若干连续的动作,行为构成的活动过程时,一般应按时间发展顺序排列.如:
"该犯从我市(北京市)××监狱越狱逃跑后,先后流窜到石家庄,郑州,武汉,广州等地继续作案."
3,当以一组概念表现一个认识过程时,一般按由浅入深,由此及彼,由表及里的次序排列.如:
"这是一份很好的材料,它能引人深思,促人猛醒,催人奋进."
4,当以一个语句反映因果关系时,一般是按先因后果次序排列,只有需特别申明或突出表现原因时,才先讲结果再谈原因.如:
"因为我们是为人民服务的,所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出."(先因后果)
"我们的会议之所以称为政治协商会议,是因为3年前我们曾和蒋介石国民党一道开过一次政治协商会议."(先果后因,以强调原因)
5,当将语句中的一些成分提前或后置并不违反语法规则,并不改变语义而且有利于提高表达效果时,应以此作为修辞手段.公文中有一部分定语,状语,谓语可以提前.如:
"在事故现场,大的,小的,好的,残的,堆放着许多从大火中抢救出来的产品."(定语置于谓语前)
"在此期间,我们一定要抓紧落实国务院文件的精神."(状语置于主语前)
"这个拿血换来的经验,大家都不要忘记."(宾语置于主语之前)
同样,一部分定语,状语也可以后置.如:.
"在一个月时间里,他们共抢运救灾粮一千余吨,加固水坝30多座."( 定语后置)
"在此我们谨向您的热情支持表示感谢,为国家,为孩子们."(状语后置)
由以上二例中可见,正确地将句子成分提前或后置,可以突出或强调语句中的某个意思,给人以更强烈深刻的印象.
6·当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时,有时可通过改变语序消除歧义.如:
"几个工厂的工人来局里反映了这一情况."
在这里定语"几个"的修饰对象不明确,因此语句可产生几种不同的解释,而如果将"几个" 置于"工人"之前,歧义就不存在了.
办公室要加强沟通协调
办公室一项很重要的工作是上下达情,左右疏通.上下达情也有艺术性,就是调换角度的艺术.在下达的时候,要站在上级角度,把上情不漏地讲得清清楚楚;在上报的时候,要站在下级角度,把下情不贪地说得明明白白.
现实工作中,上下级领导不论是在看问题的观点和方法上,还是在解决问题的战略和战术上面,都会存在一些程度不同的差异.这些差异的存在是客观的,可以理解.但是能不能缩小差异,找出差异的结合点,与办公室日常的及时沟通,协调有着密切关系.与两级领导都不存在差异,才能去做协调上下级的差异的工作,缩小或化解上下级的差异,取得认识一致.
办公室怎样在多位领导之间当参谋,搞协调 首先,心里要有一杆平衡秤,要一视同仁,不论哪位领导安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做.在多位领导者面前,不论是在思想感情上,还是在行为活动上都不能产生倾斜度.其次,领导之间产生分歧时,只能被动地双向地劝慰,弥合,消除,不能主动地,单向地瞎掰扯,乱搅和,或者保持沉默.本着工作上支持,关系上爱护,感情上友谊去做,这比什么都重要.不能站在一边,冷落一边,更不能为某一边提供反对另一边的材料,对某领导进行挖角,拆台,扩大分歧,加深矛盾.
办公室要在领导决策中的发挥作用
一,办公室首要责任就是为领导正确决策并有效执行提供参谋服务
领导者的基本责任就是决策,领导活动即在于作出决策和组织实施决策.办公室为领导服务,首要的就在于为领导作出决策和执行决策服务.
随着社会发展,科技进步,领导决策的责任必然越来越重.办公室要自觉地围绕工作中心,敢于和善于在领导决策,执行决策上给领导当参谋.衡量和考核办公室工作,首先就看为工作中心服务得怎么样,就看你的工作是否有助于领导的决策,是否有助于推动工作.
二,办公室要参而不断是为领导决策服务的基本原则
办公室的参谋作用,具有对领导者的从属性,都是为领导服务,不过它更直接从属于领导者的决策行为,是在决策行为全过程中提供参谋性质的服务,具有许多途径和手段.
三,按照领导决策过程提供全面的决策服务
1,当领导选择决策目标时,办公室要依据领导打算解决什么问题的意向,通过信息和调研,广泛深入地了解有关的真实情况,发现和分析工作中的问题,提供领导在确定决策目标时参考.
2,当领导酝酿决策方案时,办公室要围绕领导已定的决策目标,收集和处理有关的信息,充分调查研究,广泛听取各方面的意见,准确及时地向领导反映,并且协助领导去组织和协调各方面的力量,对各种备选方案反复进行比较,鉴别这一论证,将其结果加以分析综合,并可提出自己的建议,报告领导供决策参考.
3,当领导审定决策方案时,办公室要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作,以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中.同时,还要做好有关文件的起草,校核等工作,将领导作出的决策准确地加以表述并及时下达.
4,领导决策下达后,办公室要通过信息,调研,特别是督促检查等手段,及时了解和反馈决策的贯彻执行情况和接受实践检验的结果,总结经验,找出典型,发现问题,促进决策落实,并可提出进一步实施决策或者补充完善决策的建议.
四,办公室整体上要为领导决策服务的服务
办公室为领导决策服务是办公室的重要工作,涉及信息,调研,督查,文件起草,文件校核,会议服务等各方面的工作,办公室工作人员要齐心协力,密切协作才能够为领导决策服务好.
职场必须具备的五个C
我们正处在竞争激烈的年代,同时也是瞬息万变的年代,职场生涯的发展也如人生一样会发生许多变化,个人的意识和感知不能加以预料.但是,我们可以让自己掌握职场生涯中必备的"五个C"来给予自己一份光明的前景和不言败的信心.
Confidence信心
信心代表着一个人在事业中的精神状态和把握工作的热忱以及对自己能力的正确认知.有了这样一份信心,工作起来就有热情有冲劲,可以勇往直前.当然,有时候我们也会面对失败和挫折,但这些并不可怕,每当你经历一次打击便学到一份知识,便积累一次力量和勇气.所以,在任何困难和挑战的面前首先要相信自己.
Competence能力
能力是与自己所学的知识,工作的经验,人生的阅历和长者的传授相结合的.并不是说,我们学的什么专业,未来就会从事哪一行,人格特质才是决定人生方向的关键.因此,能力的培养是和真正不断地吸收新知识新经验密不可分的,只有充实自己,才能赢在各个起跑点上.
Communication沟通
在工作中掌握交流与交谈的技巧是至关重要的.我们不仅仅要确定对方是否了解我们的意图,更重要的是让彼此在同一个观点,同一件事情上,可以取得共识.这其中的沟通,仰赖的就是个人沟通的技巧.因此如何有效沟通,表达自己的理想与见解,是一个很大的学问,也是决定我们在社会上是否能够成功的重点.
Creation创造
在这个不断进步的时代,我们不能没有创造性的思维,一味地在传统的理念里停滞不前,我们应该紧跟市场和现代社会发展的节奏,不断在工作中注入新的想法和提出合乎逻辑的有创造性的建议.而创造,除了知识的积累,还需要与人和事物的接触和观察.我们要提高对待事物的深度与广度,不要将自己限制在一个领域中,多去尝试接触不同的人和事,对自己的创新发展,相信会有极大的帮助.
Cooperation合作
在社会上做事情,如果只是单枪匹马地战斗,不靠集体或团队的力量,是不可能获得真正的成功的.这毕竟是一个竞争的时代,如果我们懂得用大家的能力和知识的汇合来面对任何一项工作,我们将无往不胜.再者,一个能掌握和熟悉合作的人,那就有机会领导团队,成为领导人物.不过,如果我们有机会担任领导者,就要有开阔的心胸,思考的应该是如何将这些个体的差异整体性地融合,成就一股宏大的力量.
强化十种意识 做好办公室工作
办公室在一个部门中居于特殊地位.做好办公室工作,对于完善领导决策,推动工作落实,保持社会稳定,促进经济发展,树立良好形象起着重要作用.要做好办公室工作,必须加强办公室队伍建设,强化十种思想意识.
一是参谋意识.办公室是领导决策的参谋部,办公室的同志都是"参谋长".既然是"参谋长",就不能混同于一般的"小兵",不能只是坐等"听喝",奉命办事,背动工作,而应围绕"中心"工作,贴近领导思路,积极做好决策眼务.当好参谋应做到四个方面:一要贴近领导,与领导"同频共振".想领导之所想,谋领导之所虑,力争谋在关键处,谋在点子上;二要超前运作,不做事后"小诸葛".在决策前要提前介入,先行调研,结合实际,提出一些建议和意见,供领导决策参考;决策中,要注意了解社会动向,及时反馈信息,确保决策客观可行;三要敢于进言,善于出谋划策.作为"参谋"就要敢为领导出谋划策,拾遗补缺,既能发现问题,又善于提出解决问题的办法和建议.当然进言时,要注意方法,不可把自已观点强加于领导,做到"献计不决策";四要出于公心,不向领导进馋言."参谋人员" 只有出于公心,参谋的东西才有价值.办公室人员切忌出于私心进馋言,这样不仅会导致领导决策出现偏差,而且会影响干群团结,影响领导形象.
二是服务意识.为领导,为基层,为群众搞好服务是办公室重要工作职责.服务工作搞得好不好,能不能让领导满意,基层满意,群众满意,是衡量办公室工作的根本标准.一要做好决策服务.在领导决策前和决策中,办公室要在调查研究的基础上,及时提出具有价值的信息,意见和建议,凡事想在前,做在前,服务在前,真正成为领导称心的参谋助手.为领导服务还应注重把好办文,办会关,努力精简文件,压缩会议,减少领导一般性应酬活动,为领导挤出更多的时间深入基层,调查研究;二要做好协调服务.对内要强调团结协作,步调一致,对外要理顺和处理好各种工作关系,既坚持原则,又注意工作的灵活性,确保政令畅通;三要做好日常服务.接听电话,办文办会,编发信息等,这些工作看起来是小事,但事事件件都与中心工作紧密相连,耽误了就是大事.因此,不论是政务工作,事务工作,还是后勤保障,哪一个环节都不能疏忽大意,不能出现差错.办公室日常服务既要雷厉风行,积极主动,又要一丝不苟,缜密处理,要做到忙而不乱,有条不紊,确保机关日常秩序和工作的顺利进行.
三是大局意识.办公室工作要紧紧围绕大局,搞好信息调研,协调促进,督查落实,充分发挥职能作用.维护班子团结也是大局.团结才有战斗力,才有凝聚力,才有号召力,才有生产力,才能促进社会稳定和经济发展.办公室的同志一言一行,一时一事,都要从维护领导形象,维护班子团结出发,做到不说不利于班子团结的话,不做有妨领导形象的事.同时要搞好人与人,科室与科室,单位与单位之间的团结,协调好方方面面,充分发挥各方面的积极性,能动性,形成抓工作,干事业的强大合力;还要妥善处理好局部利益与全局利益,眼前利益与长远利益,个人利益与群众利益之关系,人人为大局着想,个个为大局献力.
四是求实意识.办公室人员要做到五实:①思想要求实.牢固树立实事求是,求真务实,一切从实际出发的思想观念,以是否符合客观实际,是否符合广大人民群众的根本利益为最高衡量标准;②作风要务实.调查研究要摸实情,求实效,不搞形式主义,不做表面文章;上报信息要以实为本,不凭空捏造,无中生有;汇报工作要讲真话,说实话,不夸夸其谈,不弄虚作假;总结经验不故意拔高,不搞"假,大,空",真正做到说话让人相信,办事让人放心;③工作要扎实.办公室的同志除自身工作要说干就干,雷厉风行,干就干好之外,更重要的是协助领导抓落实.抓落实的主要手段是加强督促检查工作,要把督查落实作为大事来抓.一要抓住全局性,宏观性问题,组织力量进行集中督查,全力推动领导重大决策部署的贯彻实施;二要抓住重点,难点,热点问题,进行专项督查,努力促进群众最关心的问题得以解决;三是高质量,高效率地完成人大,政协意见,建议,提案和领导批办(交办)件的督查,做到事事有交待,件件有回音;④办事要踏实.把领导交办的,部门托办的,群众要求办的事,要放在心上,快办办好,件件落实,做到不敷衍,不应付,不推倭,言必行,行必果;⑤做人要老实.办公室人员要永远做老实人,说老实话,办老实事.为人处事,不阳奉阴违,不欺下瞒上,不火上加油,不落井下石,堂堂正正做人.
五是创新意识.创新,是一个单位前进发展的内在动力.创新不是一句空话,要落实到具体工作中.信息调研要密切关注及时反映社会,经济活动中的新观念,新变化,新动向;出谋划策要紧紧围绕"中心"和人们关注的问题,提出新思路,新对策,新举措;督查协调要有新办法,新手段,新途径;在文字工作上要有新思想,新观点,新语言.只有这样,才能提高工作质量和工作效率,更好地发挥办公室的职能作用.
六是学习意识.社会在发展,时代在更新,办公室人员的知识也必须随之而更新.办公室要"研究新情况,解决新问题,形成新认识,开辟新境界",适应新形势,必须加强学习.一要加强政治理论学习,提高政治觉悟和政策水平;二要加强科技知识学习,提高超前思维和参谋能力;三要加强法制常识学习,提高依法行政和管理水平;四要加强本职业务学习,提高业务能力和写作水平.
七是窗口意识.办公室是一个部门面向社会,面向群众的窗口.办公室人员的一言一行,一举一动,都会直接影响到部门形象和领导声誉.因此,办公室人员要从一点一滴的细微小事做起,高标准,严要求,注重道德修养,提高内在素质,培养良好作风.要树立全心全意为人民服务的思想,对前来办文办事,联系工作的人员和来访群众,要热情接待,不可盛气凌人,消除"门难进,脸难看,话难说,事难办" 的现象,要从"热心办,马上办,认真办,办得好" 上下功夫,树立"热情,文明,勤政,高效" 的良好形象.
八是奉献意识.有人把办公室称为"不管部",无事不管,无事不问,从年头忙到年尾,常常有假无休,有夜难眠,加班加点,既辛苦又清贫.没有吃苦耐劳的作风,没有无私奉献的精神,是难以做好办公室工作的.办公室人员必须树立不计较个人得失,为事业而献身的崇高精神,要正确处理苦与乐,得与失,个人利益与集体利益的关系,吃苦在前,享受在后,乐于奉献;要不为名利,埋头苦干,任劳任怨;要经受得起各种误解,委屈和挫折,包容得起酸甜苦辣;要有强烈的事业心,责任感和荣誉感,以只争朝夕,无私奉献的精神投入工作.
九是律己意识.办公室人员事事,时时,处处都要以身作则,率先垂范.在政治上,要有坚定的信念,始终与党中央保持高度一致,在大是大非问题面前,站稳脚跟,旗帜鲜明,经受得起大风大浪的考验;在工作上,要爱岗敬业,勤勤恳恳,兢兢业业,奋发进取,做到"干一行,爱一行,专一行,行行争先";在生活中,要勤俭朴素,两袖清风,"宁公而贫,不私而富",警惕各种腐败思想的侵蚀,管住自己的腿,不去不该去的地方;管住自己的嘴,不吃不该吃的宴请;管住自己的手,不拿不该拿的东西,树立廉洁勤政的公仆形象.
十是进取意识.美国著名军事家巴顿将军有句名言:"不想当将军的士兵不是好士兵",不想"扛红旗" 的工作人员不可能把工作干得很出色.办公室人员要强化与时俱进,争先创优意识,争创一流的作风,一流的服务,一流的效率,一流的业绩,一流的形象,努力开创办公室工作的新局面.
办公室主任的办事艺术
办公室主任处于繁杂的事务中,大事,小事,杂事缠身,办事,是办公室主任的主要职责之一.
一,不以事小而不为
办公室工作无小事,是从办公室性质特别,职能重要而言的.事物本身有大小,主次之别,必须突出重点抓要事,干大事,不能眉毛胡子一把抓,西瓜芝麻一起拣.办公室主任面对大量繁杂的事务,立足于抓大事,学会抓大事,善于抓大事是明智的,但对一些小事也不能不顾及,小事不抓,日积月累,就会酿成大事,贻误工作.特别是对那些看似小事,抓不好就可能影响工作,影响团结,影响领导情绪的,更不能束之高阁,听之任之.这也是办公室工作无小事的内涵之所在.小事,对办公室主任来说,不存在该不该抓的问题,只有抓的角度,力度的区别.要抓小事,就要做到:
(1)知大知小.办公室主任要胸有全局,用大局的天平来衡量谋划办公室的工作,分清主次,大小,难易,这样,才可避免指挥一盆浆,工作一团麻.
(2)小中见大.小事孕育着大事,这是办公室的显著特点.如值班,会议通知,座次安排,后勤服务,接待等等这些"小事",稍有不慎就会捅大漏子.办公室主任必须增强宏观把握的能力,做到政治敏感,头脑冷静,眼光锐利,小中见大,以大带小,以小促大.
(3)举轻若重.对有些看似小事的经常性工作,要用笨功夫去抓,建章立制,写在本上,贴在墙上,记在心上,抓在手上,形成规矩;用巧功夫去抓,从中找出规律性的东西,举一反三,抓一项带动几项,管原则不管具体,督结果不查细节;用韧功夫去抓,明确专人,盯死不放,直到办完办妥为止;用细功夫去抓,按部就班,严细缜密,不出庇漏.
二,不以事杂而乱为
办公室工作头绪很多,任务琐碎繁杂.要避免东一榔头西一棒子,头脑里必须有一张清晰,规则的运行图,哪个该为,哪个不该为,哪个是重点,哪个是次要,应一清二楚,不能乱为.不乱为,就要知重知轻,避免力量均衡使用,重要工作没抓住,次要工作用过了劲,使过了头;不乱为,就要知上知下,吃透了上情,办事才有方向,才有主心骨.摸透了下情,办事才有的放矢,才会迎刃而解;不乱为,就要知书知礼.知书就是要求办公室主任多读书,多学习,不仅理论水平高,政策懂得多,而且还通晓方方面面的知识,这样才能把握事物的本质,办事得心应手.知礼,是指工作方法多,讲艺术.不仅办了事,还能使大家心悦诚服,各方面都满意;不乱为,就要知规知矩.没有规矩不成方圆.办公室是规矩之室,办公室主任更应成为讲规矩的楷模.不管事情再多再杂,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示该当家的要敢拍板,该反馈的不截留.切勿忘乎所以,授人以柄.
三,不以事急而盲为
办公室固定式,程序化的工作多,但意料外,突发性的事情也会随时出现.办公室主任是急事和突发性事件的第一知情者,处置的第一道工序.在这种情况下,办公室主任必须政治敏感,头脑冷静,不能盲为.一是要沉着应付,切忌慌了阵脚.不管事情多么突然,多么紧急,首先要冷静地进行分析,根据上级要求和平时掌握的情况,及时提出解决方案,呈送领导,并按领导要求协调相关单位,组织力量处理.二是要胸有主见,切忌唯唯喏喏.面对急事或突发性事件,不能退缩,应大胆地往前站.必须胸有主见,既不能乱表态,乱许愿,又不能唯唯喏喏,态度暖昧,以免为彻底解决问题埋下隐患.
四, 不以事难而怕为
在应付处置事务中,不乏一些超出预见,超出职责,难以料理的事情.对这些事,是上推下卸,绕着走,还是主动出击,迎着上,这不仅反映办公室主任的工作水平,更主要的是检验办公室主任的职责感和工作态度.一个称职的办公室主任就必须坚持:不怕揽矛盾,敢于冲在前面,成为众矢之的;不怕丢面子,个人受点委屈也无所顾及;不怕得罪恶人,将自己荣辱名利抛于脑后;不怕找麻烦,跑断腿,磨破嘴,饿扁肚也心甘情愿.要做到这些,这应要求自己:
(1)讲职责,义无反顾.办公室主任是干啥的,职责是什么,只要心里始终清楚,遇到的事情不管多难,都应义无反顾,挺身而出.
(2)讲品质,身先士卒.办公室主任就是领导的延伸,在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵,替领导分忧解愁,这是职责义务,更是对办公室主任品质的检验.
(3)讲艺术,左右逢源.处理问题不能一个面孔,一个腔调,一种方法,要带着感情做工作,大道理要讲,小道理也不可不说,既讲原则,又讲灵活,因人因事施法.
(4)讲精神,敢碰硬茬儿.否则,一味追求和为贵,别人不把你当回事,协调苍白无力,处事优柔寡断,就会什么问题也解决不了,什么事也办不成.