组织知识共享的模式研究

文/姜俊
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 在OECD 的《以知识为基础的经济》一书中，知识分成：知道是什么的知识（Know-what）即关于事实的知识；知道为什么的知识（Know-why）即指自然原理和客观规律方面的知识；知道怎样做的知识（Know-how）即关于技能和诀窍方面的知识；知道是谁的知识（Know-who）即人力资源方面的知识。 Know-what和Know-why方面的知识则是可以通过读书、看报或数据库存查询等途径获得，属于显性知识(explicit knowledge)，如产品设计方案、说明书、科学研究报告等等。Know-how和Know-who方面的知识由于是难以编码和度量的也被认为是隐性知识(tacit knowledge)，隐性知识存在于个体的大脑中，是难以表达或无法表达的具有高度个性化的知识，人们拥有的经验通常是隐性知识。由于个体或组织的文化、思维方式和习惯存在差异，因而这类隐性知识是知识创新的重要来源。由于显性知识只是冰山的一角，而相当于80%的隐性知识由于我们过于关注显性知识而埋没于水下，隐性知识的显性化和共享因此也受到了理论和实践界的广泛重视。
 一、知识共享的重要性
随着知识经济时代的到来和信息技术的高速发展，各类组织越来越认识到知识管理对于组织成功的重要性，目前已有很多组织开始建立知识管理体系，在知识的生成、组织、共享、使用创新这样一个循环过程中，知识共享无疑是其中的核心问题。曾经在The New Yoker 上有过这样一幅漫画，画上两位令人尊敬的科学家背靠背地坐在椅子上，一位科学家对另外一位科学家说：“我刚刚意识到，过去的25年里我们都在研究同一问题。”这幅漫画深刻地体现了如果不注重知识共享，那么组织将有相当多的重复工作，反之，如果一个组织如果能形成知识共享的机制，那么将大大提高组织的学习和工作效率。
然而，基于心理、文化及技术等各种因素的影响，人们对知识的共享却并不一定有足够的热情，厄恩斯特-扬（E&Y）公司知识管理系统的开发者乔凡尼 ·皮亚泽（Giovanni Piazza）把这种情况描写为：“如果人们不想共享，即使你拥有世界上最好的技术，他们也不会这样做。如果他们不了解给他们的是什么，人们也不会共享。”
 二、知识共享的障碍
 1、个体的心理因素
个体拥有的知识，特别是隐性知识往往是其长时间所积累的独特的经验知识，一般他们不愿意将其与他人无偿分享。在竞争日趋激烈的组织环璄中个体所感受的竞争压力，使他们认为自己所拥有的知识是自己在组织中价值和地位的保证，如果将所拥有的知识倾囊授予他人，将失去这种独特的竞争优势，那么个体本身的利益无法得到保证。
 2、组织文化和制度因素
在组织文化及制度方面，传统的中国企业文化在评估其工作成果时一般认同拥有独特能力的人，师傅对跟自己学习多年的徒弟往往也要保留一手绝活，更何况是其它不相干的人呢。另外在制度上许多企业也不能对知识共享的个体利益给予保障，组织中的个体缺乏对共享其知识的信任。事实上，知识不能共享的这种问题，也深刻地体现在我国的企业里，相当多企业往往离不开其“一把手”能人，一个原本赢利丰厚的企业在其“一把手”换人之后却很快陷入困境。在某种意义上来说，知识不能共享并转化为组织的资源及竞争优势是其中一个重要因素。
 3、信息技术误区
随着信息技术的发展，知识管理活动在深度和广度方面都有了很大程度地增长，应该说成功的知识管理离不开信息技术的支撑。然而，许多组织的决策者由于缺乏对知识管理共享的内涵的理解，错误地认为只要信息系统部门建立了知识管理系统，知识的共享便会水到渠成。事实上成功的知识共享远不只是信息系统，信息技术更多地聚焦于能够在数据库中进行共享管理的知识，这类知识应该是能够文件化的，更多的是显性知识，却令人遗憾地忽略了隐藏在水中的冰山的绝大部分隐性知识。
 三、知识共享的模式
相当多的人认为知识共享前必须建立一种学习型的文化，如果按照这种思路，知识共享前必须先改善组织文化。在这种思路下知识共享的模式必然是将更多的精力用于宣扬知识共享的企业文化，希望能够使组织中的个体克服其心理上的障碍，从而促进知识共享。然而没有一种共享知识的需求，共享文化的形成是极其缓慢的，这种知识共享的模式很难取得令人满意的结果。华盛顿大学教授Nancy M. Dixon通过研究发现：如果人们围绕着他们认为确实重要的问题共享知识，共享本身将会产生一种学习型文化。在考虑这个类似“先有鸡还是先有蛋”的问题，即文化和知识共享谁先有？由于组织在变革其文化中的不可预测的成功率，更好的办法就是影响文化变革的交流，而不是等待这种文化的到来。
 通过对知识的特性及知识共享中存在的问题的分析，基于以上分析的思路，针对性地提出以下三种知识共享的模式：
 (a) 基于团队任务的知识共享模式：以团队所拥有的知识为共享目标的知识共享模式。
 (b) 基于运作流程的知识共享模式：与组织的运作流程紧密结合的知识共享模式。
 (c) 非正式知识共享模式：以非正式组织为基础的知识共享模式。
 1、基于团队任务的知识共享模式
团队任务的知识共享是指一个团队从其工作实践中获得知识将并其系统化地进行共享的一种模式。一个团队在完成任务过程中所取得的经验知识通常是以共有知识的形式出现的，并不为某一个体所独占，如果只是从个体知识的共享入手，那么将流失许多宝贵的知识。“1+1>2”是成立的，在这种以团体形式存在的知识中，除了文件化的各类方案、数据、计划等显性知识外，存在着大量的隐性知识，这种隐性知识的共享是无法通过知识管理数据库来完成，信息技术无法替代面对面地交流，团体知识的共享当然需要更多地人与人之间的交流来完成。
团体任务的知识共享是从团体执行任务到知识形成、知识共享和知识的再利用创新的一个循环过程。团队拥有的知识主要包括（1）每个团队成员获取的个体知识；（2）团体成员间的相互协作和影响方面的知识；（3）环境变量影响方面的知识；（4）执行进程中不确定性前景的决策知识。不管团队成功或失败，这些知识的共享都是非常重要的。
团队共享知识可以通过以下方式进行：（1）及时记录各阶段的环璄变量数据和团队成员个体数据知识；（2）团体定期和不定期开展面对面地交流和协调；（3）任务执行现场的小组式交流和决策；（4）任务的评估和总结；（5）制度上对知识共享的保障。
 例如福特公司在各个汽车工厂之间共享和扩散知识，每年就可节省3400万美元；而安永公司则通过其知识共享管理系统成功使其项目建议书的时间从原来的三周缩减为三天。
团队共享知识这种模式的优点：频繁地交流和知识的互惠共享可以使个体成员克服心理上的障碍，促进共享组织文化的形成，有助于提高团体的凝聚力；能够更多地共享以团队形式存在的隐性知识；同时知识是以一个系统中被共享的，能够最大限度地提高知识共享效率。缺点在于团队共享知识若流于形式，反而会浪费宝贵的时间和降低工作效率。
 2、基于运作流程的知识共享模式
基于运作流程的知识共享是与组织的运作流程紧密结合在一起的，以改善和提高组织效率为目标的知识共享模式。一般来说，组织中的运作流程中已经被文件化的管理文件、操作规范、技术参数等显性知识的共享并不是难点，结合于流程改进中的隐性知识的共享值得特别关注。运作流程的知识共享在实践中通常与 ISO9000质量体系、企业资源规划（ERP）等相互结合应用。
 基于运作流程的知识共享模式构建的要点在于（1）建立基于运作流程的知识库系统；（2）定期不定期开展最佳经验交流，共享和推广最佳经验；（3）制定绩效目标，充分发挥组织知识共享的潜能。
 例如安达信公司建立的“全球最佳惯行”知识库，全球的安达信员工贡献出他们在各个行业的优秀企业的过程运作经验，在面对任何一个组织时，都可以将知识库中的最佳做法与该组织的运作方法进行对比分析，从而改进其组织运作的方式。
 这种基于运作流程的知识共享模式的优点在于以共享知识提高组织运作效率的目标非常明确。缺点在于由于许多行业的流程相对标准化，使部分管理者将太多精力用于显性知识的共享，过于依赖信息技术的作用。
 3、非正式的知识共享模式
非正式知识共享是指个人或组织通过非正式的途径和方式，比如电子论坛、专家问答、自发的技术交流等来共享超越自己知识范围的其它个人或组织的经验知识。个人或组织的这种经验知识中包含着相当部分的隐性知识，是文件或操作规范中所找不到的，其中一部分隐性知识可以通过这种非正式地交流完成显性化，而另外一部分不能显性化的知识也能通过这种自愿、轻松的方式在交流成员间产生了知识共享。
正如非正式组织在一个组织中能产生重大的影响一样，非正式的知识共享是一个组织知识共享的重要补充，往往能产生正式的组织的所无法产生的效果，特别是隐性知识的传递方面。对于该类知识共享，可以采取引导的方式，比如创建电子论坛，提供技术经验和管理经验共享的平台；引导建立各类兴趣爱好小组等等。
 非正式的知识共享的优点首先在于知识共享不受时间、地点和空间的约束；二是可以减轻或消除知识共享成员的警觉性。缺点在于知识的共享没有系统性，具有不及时和不可靠性的弱点。
 四、总结
 以上三种知识共享的模式中，基于团队任务的知识共享模式和基于运作流程的知识共享模式是以组织结构为依托的，而非正式的知识共享模式则存在于组织中个体的非正式组织活动中，对于一个组织来说，三者各有其优缺点，应相互结合互为补充。
（作者系杭州市城市建设资产经营有限公司项目管理经济师）