科技项目管理系统进入第四代

[作者:韩庆靖]
[发布时间:20050809]
[来源:《科技日报》2005年8月9日 中国科学技术信息研究所加工整理]
科技部把今年定义为“科技管理改革年”。从信息化角度提升科技项目管理的能力和效果，已逐渐引起各级科技管理部门的重视。
科技项目管理是一项复杂的系统工程，涉及到很多部门，比如计划、高新、工业、成果、技术市场等多个业务处室，有时还会有生产力促进中心、评估所等单位参与。有的科技项目还会涉及到区县、市、省、国家等不同级别的科技行政部门。由于是非常复杂的“系统工程”，随着生产力的提升，先进的信息技术参与科技项目管理就显得犹为需要。科技项目管理共经历了四代模式。
一、科技项目管理四种模式的演变
第一代，传统模式；第二代，启用静态网站；第三代，刚性软件；第四代，柔性产品。
第一代科技项目管理模式是传统办公模式，即通过电话、传真、复印、电脑、邮件等办公手段的使用，曾大大提高过政府办公效率；但整体来看，这些都是“量变”。第二代到第四代是基于互联网的办公模式，尤其随着业务管理软件的深入使用，极大地提升了政府办公效率，给科技项目管理带来“质”的提升。
目前国内多数单位的科技项目管理还处于前三代模式。在目前的技术条件下，第一代、第二代模式显然已经落伍，即便第三代模式也由于其设计思想的局限性，显得太“刚性”，不能随需而变，已经远不能满足科技项目管理要求。具体分析如下：
对政府机构：由于采购和使用多个科技管理软件，采购成本高，学习成本高，维护成本高，只适用于刚性的不变的政府业务，管理变更或新增加科技计划时，只能由原软件开发商修改程序；
对申报单位：系统庞大，严重占用客户端电脑资源，不支持业务调整的报警功能，兼容性差，学习使用困难，由于没有经过多个客户检验，专门订制的软件的稳定性和健壮性也不够。
第四代科技项目管理模式是在第三代模式实际应用的基础上发展起来的，是一个比较完备的科技项目管理模式。如果说，第二代、第三代科技项目管理模式完成了科技管理变革的“助跑”，第四代则完成了“起跳”，是科技项目管理的一个飞跃，能够极大地提高科技项目管理的效率。
二、第四代模式支持“随需而变”
中国的经济发展所处的阶段，决定了中国的科技计划和科技管理会经常变化，第四代模式也必须支持不断的变化应用。
第四代模式的特点是：柔性+产品。第四代模式的五大柔性表现为：
报表柔性：领导决策需要有报表数据支持。但科技行政部门不可能一次就把报表需求全提出来，而是经常根据业务需要，临时提出各种报表需求；表单柔性：科技计划变化或推出新的科技计划时，很多表格都要做相应变化；权限柔性：科技业务的变化或人员岗位的调整，必然涉及到管理权限或人员权限的变化；流程柔性：科技业务的变化必然导致业务流程经常变化；界面柔性：不同的人在不同的时间或不同的项目中，需要看到不同的结果。
柔性技术必须支撑以上柔性特点，这些都来源于信息技术的进步：智能电子表单产品、智能报表产品、工作流产品、智能内容管理产品、面向服务的开发框架产品等中间件产品的相继问世和成熟应用，使得以上的柔性要求得以实现。
三、第四代模式在科技项目管理的优势
科技行政部门需要不断加强对科技计划项目的管理能力。这包括以下多个方面：提高科技项目全过程管理能力。刚性软件的用户针对的是“中层领导”，所以，很多软件只适用于个别职能处室。而科技计划管理是一个系统工程，它适用于由各个横向职能处室及纵向高中层业务人员一起组成的立体的、有机的管理体系。只有这样，才能提高从项目申请到立项、执行、验收、成果、后评估、统计的全过程管理能力，实现科技管理从重立项到重全过程管理的转变。提高对科技项目的监管能力。传统的科技项目管理软件重点支持项目立项管理。而为了使科技项目多出成果、出好成果，各级科技行政部门正在大力加强项目的过程监管能力。但面对同时管理着的成百上千、甚至上万的科技项目，深感心有余而力不足。第四代模式使科技过程监管实现由半放任式管理到贴心式服务转变。提高对领导决策支持的能力。科技行政部门的信息化重心经历了由操作层到管理层到决策层的逐步上升的三个阶段。前两个阶段重点提高了政府办公效率，第三个阶段可以明显提高政府办公效益。
以操作层信息化为重心的阶段重点解决纸面文档电子化问题，很大程度上实现了无纸化办公，可以显著提高办公效率。第二代模式部分解决了操作层信息化。以管理层信息化为重心的阶段重点解决协同办公问题，使办公效率又得到了很大提高。第三代模式部分解决了管理层信息化，第四代模式彻底解决了管理层信息化。
以决策层信息化为重心的阶段重点解决智能办公问题，可以大大提高办公效益。通过软件系统的帮助来分析海量的科技项目数据，使领导从拍脑袋决策到定性分析决策再到定量分析决策。
第四代软件可以通过一套软件解决所有科技计划项目管理问题，可以大大降低科技项目管理软件的采购成本；由于可以每年升级产品，不用再花钱让软件公司订制新功能，可以大大减少维护成本；由于公务员不用再学习很多套不同的软件的使用；且第四代产品界面友好，易学易用等，大大降低了政府的使用成本。在采购、维护、使用成本大大降低的同时，功能、性能却得到极大的提升，这样自然就提高了投入产出比。
科技计划项目的管理、自主创新能力的提升、创新体系的建设，需要借助更先进的工具。第四代柔性科技计划项目管理模式的问世和相关产品的出现，可以为中国科技管理改革和科技管理能力的提升插上腾飞的翅膀。
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