时间管理 Time Management

时间管理（Time Management）
“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。“人生有涯”更是将时间管理与人的生命相提并论。孔老夫子曾经站在河边对着湍急的江水喟然长叹：“逝者如斯夫，不舍昼夜！”当他见到他的一位弟子时间管理不善，用白天的时间睡觉的时候，给了那位弟子全方位的否定。可见，一个人是否会管理时间在别人眼里是多么的重要。西方的管理大师也都对时间管理高度重视。彼德·杜拉克就曾说：“时间是最高贵而有限的资源。”
什么是时间管理
时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间，时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性, 时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。
一、无法管理外在的要求
主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。担任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间，当有人临时找你需要讨论事情时，可以请他在你有空的时间再来。
二、做事没有方法
我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，但事实上，这并不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有许多方法，重点在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？
时间管理方法
有效的时间管理（美国P·F·Drucker）
记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方
管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间
集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段
ABC分类法
将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类
安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比
在工作中记载实际耗用时间
每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率
重新调整自己的时间安排，更有效地工作
12种时间管理方法
1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。
2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。
3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。
4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。
5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。
6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。
7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。 Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do), then concentrate on efficiency (doing it right).
8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急，是高效的开始。
9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。
10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。
11、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。
12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。
解析新一年个人时间管理
新的一年做的最有意义的第一件事就是学习了“时间管理”。之所以想起来学习一下时间管理，是因为我发现在过去的一年中自己迷失了目标，浪费了许多的好时光；因此痛定思痛，决定在这一年中利用好所有自己的时间，实现自己年度目标。
一、为什么要进行时间管理？
时间是财富！想想吧，如果你每天都收到86400美元，而要求你每天必须把它用完，那你会如何运用？天下真有如此的好事？事实上，有。那就是时间。我们每个人每天都有86400秒进帐，合理的利用他们，你就可以创造财富，爱情，成功，健康等。人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。每个星期有168 个小时，其中56 个小时在睡眠中度过，21 个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91 个小时则由你来决定做什么——每天13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。
二、我为什么浪费时间？
原因很多，有主观的原因，也有客观的原因。主观原因是一个人浪费时间的根源，因此我们看一下主观原因：（1）做事目标不明确；（2）作风拖拉；（3）缺乏优先顺序，抓不住重点；（4）过于注重细节；（5）做事有头无尾；（6）没有条理，不简洁，简单事情复杂化；（7）事必亲躬，不懂得授权；（8）不会拒绝别人的请求；（9）消极思考。
时间管理的一些数据：
（1）人们一般每8分钟会收到1 次打扰，每小时大约7 次，或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共每天大约4 小时，也就是约50%。80%（约3 小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。
（2）工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2 分钟。
（3）工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。
（4）80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。
（5）人们一般采用13 种不同的方法管理他们的时间。
（6）每天自学1 小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。
（7）平均每天，全国有170000，000 个会议。
（8）95%的书籍是由5%的人购买的。所有的出版物中间95%没有派过一次用场。
（9）如果经济独立了，97% 的工人不愿意为他们的老板干活或者从事他们现在的职业。
（10）20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。
（11）过去20 年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少了33%。
（12）一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1 个半小时，每周7 个半小时。
（13）平均阅读速度大约是每分钟200 个词，如果每个工作的人每天阅读2 小时，将其阅读速度提高到每分钟400 个词，则每天可以节约1 小时时间用于工作。
（14）参加健美活动的人90%会在开始的90 天内半途而废。
（15）10 个人中有9 个人会在会议开始的时候做白日梦。
（16）60% 的会议出席者会做记录以显示他/她在听。
（17）上班族中间，40%的人 不吃早饭，39%不吃中饭。吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15 分钟以下。
（18）形成新的工作习惯或者情感一般要用30 天。
（19）爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1 倍。75% 的心脏病发生在当地时间的早上5:00 - 8:00 。心脏病最容易在星期一发作。
（20）25% 的病假是因为生病而假，75%的病假是其他理由而假。
（21）我们感到要发生的事情95%不会发生。
（22）每周5 天，每天花5 分钟改进自己的工作，在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。
（23）三分之一的人每年调换工作1次。
（24）五分之一的人一年搬家一次。
（25）70% 的人希望拥有自己的公司。
（26）75% 的人都说自己太累。
（27）上班族的平均睡觉时间是每晚6 小时57 分。
（28）80% 的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。
（29）受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。
（30）善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。
（31）时间管理当中最有用的词是不。
（32）企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。
（33）企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。
（34）做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。
（35）如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情，则会完成7-8 件事。
（36）花1 个小时进行计划，行动时会节约10 小时。
（37）20/80 规律。80%的结果来自20%的努力；20%的结果来自80%的努力。
（38）我们能够记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。
（39）上班的人平均每天发出和接收190 条讯息。
（40）我们现在拥有的知识，有一半是在近10 年内产生的。也就是说，世界上的知识在十年内增加了一倍，而且据说每18 个月再翻一番。
三、时间管理的十大关键
（一）时间管理第一大关键是设立明确的目标；成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标； 你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。
（二）第二个时间管理的关键是你要列一张总清单，把今年所要做的每一件事情都列出来，并进行目标切割；1． 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；2． 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；3． 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；4． 每天晚上把第二天要做的事情列出来。
（三）第三个时间管理的关键是20：80定律；用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情? 当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。
（四）第四个时间管理的关键就是每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间；假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。
（五）第五个时间管理的关键是要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。
（六）第六个时间管理关键：每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。（始终直瞄靶心--绩效<=>晋升）
（七）第七个时间管理的关键要充分地授权；列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。
（八）第八个时间管理的关键：同一类的事情最好一次把它做完；假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。
（九）第九个时间管理的关键：做好时间日志；你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。
（十）第十个时间管理的关键：时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?
四、时间管理的一些理论
第一个是“6点优先工作制”，就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。这个方法是咨询大师艾维利提出的价值2.5万美元的时间管理方法；第二个是帕累托原则，其核心内容是生活中80%的结果几乎是源于20%的活动，即二八理论。根据这一原则，我们应该首先完成那些紧急又重要的工作，其次是重要而非紧急的任务，再次是紧急而非重要的工作，最后是那些既不重要也不紧急的工作。掌握这一点很重要，它可以决定你今晚是看电影还是去写一个报告。第三个理论是莫法特休息法，也就是不要长时间的做同一种工作，而是要经常的做不同内容的工作，保持精神上的兴奋点，进行主动的调剂和放松。第四个是麦肯锡30秒电梯理论，据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户，原因是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理，要求他谈谈项目的结果，可怜的项目经理没有在电梯运行的短短30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳在3条以内。这就是30秒电梯理论，或者电梯演讲。
五、节省时间的方法
1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2. 从优先级最高的事物着手。
3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。
6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
8. 学会委派别人做事。
9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
10. 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11. 避免完美主义。记住80/20 定律。
12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。
15. 聚精会神地做手头的事情。
16. 处理重要事情时，使用大块的时间。
17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
18. 文书工作争取只处理一次。
19. 在行动以前，彻底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
时间管理的十大技巧
事实上，时间管理不仅仅只是针对提高工作效率的一个种管理方式，它还是一种对生命的管理思维。每一个生命就是一个连续的时间段。有人说，我们无法改变生命的长度，但可以改变生命的宽度！生命有限，如何利用有限的生命做最值得做的事情，让我们的生命充实而丰满！并获得每个人不同程度的最高成就感！
在我们8小时工作和工作之外的生活中，这些大片的时间该怎么去用呢？这是时间管理思维方式对我们的重要提醒。
为什么有人在30岁就能成就自己的事业，比如丁磊，而有的人要40岁才成功，还有人要到50岁，除了个人的能力，机遇，以及先天的资源优势外，我认为时间管理也是非常重要的，如何能在30岁之前就把40岁的人能积累的知识，经验以及人际资源等掌握在手中，这是你对时间的有效利用问题了。我记得前MYSEE创世人兼CEO高燃说过，当他在大学时候，每逢节假日，其他同学都出去玩，而他却在忙着给朋友们打电话，就这样他认识了比其他人更多的朋友。所以高燃25岁就创办了MYSEE网络视频，并成功获得了风险投资。
你的人生目标是什么？你是否计算过，你的时间有多少是花在重要的事情和无聊的事情上？我在上一篇文章里提供了时间管理的40个指导性原则，这里继续提供在工作中时间管理的具体技巧和方法。事实上，这些技巧和方法同样适用于我们工作之外的时间里，首先是设定一些合适的目标。你2007年的目标将是什么？考一个网络工程师的认证？读一个名牌大学的MBA？找一个合适的男朋友？或是提高羽毛球水平？还是要月薪超过2万元？还是继续积累人际资源和工作经验准备创业？.......我相信设定了这些目标，然后在这一年的时间里分配好时间，并坚定地去执行，我们不仅过的非常充实，更重要的是我们进步很快！离成功也越来越近了！
一、时间管理第一大关键是设立明确的目标；成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标；你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。
二、第二个时间管理的关键是你要列一张总清单：把今年所要做的每一件事情都列出来，并进行目标切割；
1． 年度目标切割成季度目标，列出清单，
每一季度要做哪一些事情；
2．季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；
3． 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；
4． 每天晚上把第二天要做的事情列出来。
三、第三个时间管理的关键是20：80定律；用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情?当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。
四、第四个时间管理的关键就是每天至少要有半小时到1小时的"不被干扰"时间；假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。
五、第五个时间管理的关键是要和你的价值观相吻合：不可以互相矛盾；你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。
六．第六个时间管理关键：每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。
七．第七个时间管理的关键要充分地授权；列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。
八．第八个时间管理的关键：同一类的事情最好一次把它做完；假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考,用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。
九．第九个时间管理的关键：做好"时间日志"；你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。
十．第十个时间管理的关键：时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?
高效时间管理的40项准则
“不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用”。这一句话具有相当的真实性。但是，怎么样才能善用时间呢？这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了四十道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的“有效的时间管理准则”，至于它们的反面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行为。希望管理者至少每隔六个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改进。
1.我是否用尽面订下一套明确的远期、中期、与近期目标？
2.对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念？
3.在一个工作日开始之前，我是否已编妥该工作日之工作次序？
4.我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据？
5.我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据？
6.我是否在于富于效率的时间内做重要的事？
7.我今天会否为达成远期、中期、或近期目标做过某些事？
8.我是否每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题？
9.我是否善用上下班的时间？
10.我是否故意减少中午的食量，以免在下午打瞌睡？
11.我是否对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件？
12.我是否尽量将工作授权他人处理？
13.我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理？
14.我是否根据“权责相称”之原则从事授权？
15.我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”？
16.我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握，而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈？
17.我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间？
18.当我有所选择时，我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通？
19.除了在例外情况下，我是否尝试在下班后把工作置之不理？
20.倘若有需要加班，而且可自由选择加班时间，我是否宁可提早上班而不延迟下班？
21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策？
22.我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定？
23.对对循环性的危机，我是否经常保持警觉，并采取遏止之行动？
24.我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限？
25.最近我会否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动？
26.我是否在口袋中或手提包中，携带一些物件，以偶然 空余时间（如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上）取出处理？
27.当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用（80/20原理“（即指只掌握20%的重要问题，而不受80%的不重要的问题所羁绊）以对付之？
28.我是否真正能够控制自己的时间？我的行动是否取决于自己，非取决于环境，或他人之优先次序？
29.我是否试图对每一种文件只作一次的处理？
30.我是否积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议、电话等）之持续妨碍我每天的工作？
31.我是否尝试面对现实，思考现在需要做的事情，而非缅怀过去之成败或担心未来之一切？
32.我是否将时间的货币价值铭记于心中？
33.我是否腾出一些时间为部属提供训练？
34.我是否尽量将电话集中在一起？在打电话之前是否先准备好有关的资料？
35.我是否拥有一套处置各类文件的系统？
36.我是否有时采取“门户封闭”政策以免工作受到他人之干扰？
37.在一天工作完了时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行？无法按原定计划进行的原因何在？以后如何补救？
38.在我筹备会议之前，我是否先探寻取代会议的各种可行途径？
39.开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能？
40.我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各种时间陷阱？
余建中培训单元——上中下日常简易时间管理
所谓的简易管理概念就是“上中下简单时间管理概念”：
一、时间的“上中下“：
所谓的“上”就是指上午、上班（刚上班时）；对象是上司、上级单位、或者客户等等；
所谓的“中”就是指中午、上班中间时段；对象是自己、平行单位、或自己管辖的单位等等；
所谓的“下”就是指下午、下班（下班前）；对象是下属、客户、供应商等等，
二、工作的“上中下“：
工作在“上”时段做确认的工作，也就是上班前或刚上班的时候；
工作在“中”时段做追踪的工作，也就是中午休息后的一个半小时内；
工作在“下”时段做总结地工作，也就是下班前的一个小时前。
三、人的“上中下“：
所谓的“上“指的是上司；”中“指的是自己与自己平行单位或者部门；”下“就是指下属或者客户。
四、简单案例示意如下：
早上（上班前十分钟）确认上司与平行单位的交办事项并传达给相关下属与下属工作。
中午（上班后一个半个小时）追踪早上上司、平行单位与下属的交办事项。
下午（下班前一个小时）总结一天工作先总结下属工作，再来总结自己的工作与平行单位协作的工作，最后才向上司总结报告，并请问上司是否明日的交办事项。
五、管理工具与注意事项：
结合工作交办事项簿记录下任何有关工作中事项，记录交办时间、完成时间、回复或者报告上级或者相关单位，告知完毕请对方在您的工作交办事项簿上签名，如有商借有价物品、公务或者印信等物品务必在工作交办事项簿记载并请对方签名，归还时也务必请对方在您的工作交办事项簿上签字，工作上遇到困难或者挫折也可以记录下来，马上解决不能解决的问题马上报告上司，这样工作就很容易知道那些事情还没有完成？那些事情已经告知对方或者上司，同时也因为有了“签字证据”，也可以避免带来没有必要的推诿、争执以及更可以增加工作效率，渐渐地这样子对于您的工作“今日事今日毕”而且很清楚记录您的每天工作情况，就算您要对上司做工作工作报告，也能从容面对，这是很多成功企业家与管理者常用方法，公司希望每位干部能够利用这样的简易管理概念来管理您的工作，我们相信您的部门管理会越来越轻松，每天下班后会有一种如释重负的感觉，但愿这种概念能让您工作、生活快乐每一天。
PS：时间管理之“上中下”以每一周来说就是：周一、周三、周五；以每月来说就是：月初、月中、月底；以每一年来说就是年初1月份、年中6-7月、年底的12月；以此类推。