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来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/28 20:03:39
时间管理的四重境界
时间:2010-07-01 15:26:52 来源: KMCenter 作者:孙志钢
GTD帮助我们将所有的事情都从脑子里面清空出来,整理后按照场景分类,通过对场景、时间、精力和重要性的判断,让你迅速知道马上能够动手做的事情,并在这一段时间内专注于手头上的事情,One by One的执行To Do list。这样不容易忘事,而且执行效率非常之高。
笔者实践GTD时间管理已经有7个月了,期间对GTD的体系有了一些新的理解,也接触了时间管理的一些其他方法,总结一下,可以划分成为四个方面,感觉上是有个顺序的,每一个层次都会更加有效率,所以美其名曰“时间管理的四重境界”。
一.用GTD建立时间管理的基础体系
很多朋友说自己的时间管理的不好,老是忘事,主要是因为自己的时间管理没有系统。
“好脑子不如烂笔头”,GTD帮助我们将所有的事情都从脑子里面清空出来,整理后按照场景分类,通过对场景、时间、精力和重要性的判断,让你迅速知道马上能够动手做的事情,并在这一段时间内专注于手头上的事情,One by One的执行To Do list。这样不容易忘事,而且执行效率非常之高。
首先,GTD帮助我们构建了一个时间管理的执行闭环。如下图。在执行的过程中,关键是:(1)事情的完全收集,收集的越全面,系统越可信;(2)To Do list时间的合理划分,一定要让list中的项目是一旦想做就能动手并能在一个小时内完成的;(3)执行的过程中要专注手中事情,尽快的完成;(4)每周的检视是回顾前期的工作情况,以便改进;(5)更新是产生新的to do list,最终成为闭环

图 1 GTD的五个步骤
其次,GTD提供了处理事情的一般流程。这张图很有用,我就不再赘述。

图 2 GTD处理事情的一般流程
再次,GTD提供给我们决定“马上能做什么?”的标准。首要因素是场合是否合适,次要因素是时间够不够和精力是否足够,最后是事情的重要性。这里的关键是,接下来的时间马上能够做什么,这个主要取决于客观的条件。重要性是一个主观的提交,应当放在更高的层次上考虑,GTD没有给我们答案,这也是GTD的一个局限性。
《GTD时间管理原理与实践分享——原理篇》和《GTD时间管理原理与实践分享——实践篇》关于GTD的详细内容可以参考之前我写的。
二.不断的找出自己的时间黑洞
如果,已经有了时间管理的系统了,但还是感觉时间被浪费掉了(如果不是工作狂的话),那么这找出浪费时间的“黑洞”是要做的第二个层次的管理方法。
下图是摘自萧秋水的博客,用导图列出了各种自己有意或无意掉进去的时间黑洞。每个人的时间黑洞不尽相同,要想避开时间黑洞,就是要找出他们,面对他们,消灭他们。这一点跟减肥很相似,要想减肥,就是要找出自己嗜吃并且高热量的食物,然后降低这种(些)食物的摄入量。


图 3 时间黑洞思维导图    三.分清事情的轻重缓急
《时间投资法》。GTD让我们有了系统,时间黑洞让我们排除了时间的浪费,以上两点都实现了,还只能做一个比较充实的人或高效率的人;要想成为一个高效能的人,还需要处理好时间的分配。针对这一点,推荐大家看胜间和代的
按照事情的重要性和紧急性可以划分如下的矩阵,可以将要做的事情分别放到矩阵中,进而决定时间的分配。


图 4 事情的重要性与紧急性矩阵
首先,界定一下,所谓重要,是指该事情在中长期对自己或公司有深刻的意义,更多指的是长远效益;所谓紧急,是指在近期就要截止的事物。
(1)“消费”象限的事情,很重要,需要马上就做。这类事情,多是指工作中的事情,赖以谋生,关乎生计。这些时间的付出,类似时间的正常“消费”,用来做“正事”,没有被虚度和浪费。但这些时间,未必与自身未来的成长完全相关。
(2)“浪费”象限的事情,不重要,但很紧急,必须要做。这些是指必须参加的但意义不大的一些事情。最典型的是上下班的通勤时间,没法避免。
(3)“投资”象限的事情,很重要,但不紧急。这些事情一般是指在中长期规划中的事情。这些事情,通常涉及个人的长期发展,与自己长期发展相关。所以,应当格外重视这个区域的投入。
(4)“闲耗”象限的事情是最“没意义”。当然,也可以理解成为生活的休闲区域。但一定要控制好时间的投入量,如果大部分时间都在闲耗,那么就是在虚度光阴。
在比例的分配上,理想的比例应当是:消费最好占50%,投资占30%,浪费占10%,闲耗占10%。这样,重要和不重要的比为8:2,会使时间的效能比较高;同时,紧急与不紧急的比例为6:4,生活的节奏不会特别的紧张。
当然,没有达到这个比例的童鞋,可以考虑适当的调整每个象限时间的分部。尽可能的降低“闲耗”和“浪费”的区间的时间,分配给“投资”区间。此外,投资区间的投入的提高,会倒动自身能力的提升,最终使“消费”区间的事情更加游刃有余,进而增加“投资”和其他区间的分配。
在实践中,通常我会把这四个象限作为我GTD的四个主分类,用来记录待办的项目(完成需要很多的步骤的事情),进而从中产生to do list的条目。这样,解决了从总体上把握时间的轻重缓急的分配。如下图

图 5 GTD中的事件分类
四.做最有生产力的事情
时间管理的最高境界,正如陈安之所说,“每一分、每一秒都要做最有生产力的事情”。
这要建立在对个人事物的高超的掌控艺术,通过对工作的分割、分派和自身优势的总结,而自己只做能够产生最大效能的事情,将其余的事情统统分配给其他人来做。
举个简单的例子,如果洗一桶衣服需要5块钱,你自己洗这桶衣服需要半个小时,而你的时薪是20元,那么成本就是10块钱。这样一算,10大于5,还是自己工作,让洗衣店洗比较划算。这是个典型的花钱买别人时间的例子。如果在生活中,只要成本有效,那么,就要尽可能的花钱买别人的时间,为自己所用,这个有个词汇叫UOT——Use other’s time。当然,如果你很喜欢洗衣服,洗衣服会给你带来快乐,就另当别论了。
要想做到这一点,就要不断的总结自己的优势和特长,建立同他人的合作,最终将精力集中在核心的自己最擅长的事情上。


图 6 时间的生产力
当然,上面的总结只是一己之见,抛砖引玉,欢迎大家把自己的时间管理经验写下来,共同讨论提高。
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