神马文学网“即时通”可以成事，也会败事
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/29 19:48:51
“即时通”可以成事，也会败事
即时通讯是现代人的重要沟通工具之一，但忽略一些使用上的细节，除了招来他人的反感外，同时也会耽误到自己的工作效率。
主讲：唐心慧（奥美广告公司副总经理）
整理－史书华
2006年12月 Cheers杂志
现代人多半会使用即时通讯作为沟通的工具之一，虽然有些公司会禁止使用即时通讯软体，但每件事物都有正反两面，我们可以选择用正面的态度去面对，在了解及认清它的本质后，就去善用它。
电子邮件与即时通讯的选择
和即时通讯相较，电子邮件严格说起来是比较正式的沟通管道，常用在一人对多人的情形，而传递内容也以无立即时效性的讯息为主，例如交代工作或转寄文件。
至于即时通讯，则常使用在一对一的沟通，所使用的语言会比较亲密，一些面对面无法沟通的事情都可以透过即时通讯的协助来完成。例如在开会时，人员的发言并不是很适当，若当下公开指责，对方的心里会有点不舒服。但会后，则可以透过即时通讯跟他说明刚才的情境，并提供他更好的建议，这种方式的沟通，同事就会比较容易虚心接受。
另外，即时通讯和电子邮件最大的不同点，是即时通讯在沟通上相对生动。撰写电子邮件，是在陈述一个事实，但即时通讯因为有你来我往的对话以及表情符号的使用，所以为沟通增加了现场感，也拉近彼此之间的距离。
使用即时通讯的诀窍
了解即时通讯的基本特性后，就可以学习如何善用它。
首先，要获得对方的即时通讯帐号，就像如何向对方索取电话号码一般。若第1次见面就和对方索取，这样会比较唐突。但和对方熟识到一定的舒服程度后，就可以询问对方有没有即时通讯的帐号。
在拥有对方的帐号后，接下来要学会分门别类。由于大家在即时通讯上习惯使用昵称，所以群组的划分是必要的。我会依照彼此的关系来进行分类，例如客户、同学、家人等，这样的分类会增加我们的沟通效率，就像一个沟通指南，帮助我们搜寻特定人员。
而双方的第1次谈话，可先从工作上的议题开始。例如安排会议或资料交换等，谈话内容环绕在较单纯的议题上。另外，关键时刻的掌握也可以帮助双方的交谈更进一步。例如，趁对方生日或工作升迁时恭贺对方，这时候就会开始启动私人情谊的联系。
不要将情绪表达在昵称上
然而，在使用即时通讯系统时，仍有几点细节需要注意。例如，虽然即时通讯的“昵称”是一个创意的发挥空间，但当客户出现在你的即时通讯名单上，就尽量不要将工作上的情绪表达在你的昵称上。如果你在昵称上显示想要离职的想法，客户看到后就会开始担心，甚至怀疑你在工作上的表现。
谈话前的礼仪也是要注意的地方。学会尊重别人的状态显示（例如忙碌、离开等），又或者是先询问对方是否忙碌再进行对话。若事情的性质并不紧急，就尽量不要利用上班时间谈论私人事情。
最后，我们应该要保护即时通讯名单上的友人帐号。我曾有朋友加入网路俱乐部，所以他名单上的朋友陆续就会收到许多垃圾邮件，造成困扰。这就像我有你的手机号码，但还是要先亲自询问本人，才能将号码给予第三人。
不要让即时通讯耽误工作效率
即时通讯其实是个很特别的沟通工具，它让人与人之间的距离变得接近，但同时又变得疏远。由于即时通讯多半使用打字，你可以看到办公室里，两个人明明座位相邻，可以站起来说明的事情却仍使用即时通讯交谈公事，这样就影响到工作效率。
同时，我们可以善用状态显示的选项，不要被即时通讯牵着走。即时通讯常会显示其他人的上线状态，基于人性的好奇，我们总会看一眼弹跳出来的视窗。如此，就很容易干扰到工作思绪，进一步降低了工作效率。若真的有份文件需要处理，不但应该显示忙碌，有时也可以选择离线。
▲
即时通讯是现代人的重要沟通工具之一，但忽略一些使用上的细节，除了招来他人的反感外，同时也会耽误到自己的工作效率。
主讲：唐心慧（奥美广告公司副总经理）
整理－史书华
2006年12月 Cheers杂志
现代人多半会使用即时通讯作为沟通的工具之一，虽然有些公司会禁止使用即时通讯软体，但每件事物都有正反两面，我们可以选择用正面的态度去面对，在了解及认清它的本质后，就去善用它。
电子邮件与即时通讯的选择
和即时通讯相较，电子邮件严格说起来是比较正式的沟通管道，常用在一人对多人的情形，而传递内容也以无立即时效性的讯息为主，例如交代工作或转寄文件。
至于即时通讯，则常使用在一对一的沟通，所使用的语言会比较亲密，一些面对面无法沟通的事情都可以透过即时通讯的协助来完成。例如在开会时，人员的发言并不是很适当，若当下公开指责，对方的心里会有点不舒服。但会后，则可以透过即时通讯跟他说明刚才的情境，并提供他更好的建议，这种方式的沟通，同事就会比较容易虚心接受。
另外，即时通讯和电子邮件最大的不同点，是即时通讯在沟通上相对生动。撰写电子邮件，是在陈述一个事实，但即时通讯因为有你来我往的对话以及表情符号的使用，所以为沟通增加了现场感，也拉近彼此之间的距离。
使用即时通讯的诀窍
了解即时通讯的基本特性后，就可以学习如何善用它。
首先，要获得对方的即时通讯帐号，就像如何向对方索取电话号码一般。若第1次见面就和对方索取，这样会比较唐突。但和对方熟识到一定的舒服程度后，就可以询问对方有没有即时通讯的帐号。
在拥有对方的帐号后，接下来要学会分门别类。由于大家在即时通讯上习惯使用昵称，所以群组的划分是必要的。我会依照彼此的关系来进行分类，例如客户、同学、家人等，这样的分类会增加我们的沟通效率，就像一个沟通指南，帮助我们搜寻特定人员。
而双方的第1次谈话，可先从工作上的议题开始。例如安排会议或资料交换等，谈话内容环绕在较单纯的议题上。另外，关键时刻的掌握也可以帮助双方的交谈更进一步。例如，趁对方生日或工作升迁时恭贺对方，这时候就会开始启动私人情谊的联系。
不要将情绪表达在昵称上
然而，在使用即时通讯系统时，仍有几点细节需要注意。例如，虽然即时通讯的“昵称”是一个创意的发挥空间，但当客户出现在你的即时通讯名单上，就尽量不要将工作上的情绪表达在你的昵称上。如果你在昵称上显示想要离职的想法，客户看到后就会开始担心，甚至怀疑你在工作上的表现。
谈话前的礼仪也是要注意的地方。学会尊重别人的状态显示（例如忙碌、离开等），又或者是先询问对方是否忙碌再进行对话。若事情的性质并不紧急，就尽量不要利用上班时间谈论私人事情。
最后，我们应该要保护即时通讯名单上的友人帐号。我曾有朋友加入网路俱乐部，所以他名单上的朋友陆续就会收到许多垃圾邮件，造成困扰。这就像我有你的手机号码，但还是要先亲自询问本人，才能将号码给予第三人。
不要让即时通讯耽误工作效率
即时通讯其实是个很特别的沟通工具，它让人与人之间的距离变得接近，但同时又变得疏远。由于即时通讯多半使用打字，你可以看到办公室里，两个人明明座位相邻，可以站起来说明的事情却仍使用即时通讯交谈公事，这样就影响到工作效率。
同时，我们可以善用状态显示的选项，不要被即时通讯牵着走。即时通讯常会显示其他人的上线状态，基于人性的好奇，我们总会看一眼弹跳出来的视窗。如此，就很容易干扰到工作思绪，进一步降低了工作效率。若真的有份文件需要处理，不但应该显示忙碌，有时也可以选择离线。
▲