潜能成功学 4

 第四章  善于利用时间

时间是无法挽留的，就像那东逝之水，只可流去，不可流回，当一天结束时，时间不会留作明天待用。如果你想获得成功，就必须学会有效地安排时间，有效地利用时间。

第一节  即时生活

如何对付人生遇到的各种不幸？安东尼·罗宾提出的忠告就是：把苦恼、不幸、痛苦等认为是人生不可避免的一部分。当你遇到不幸时，你得抬起头来，严肃对待，并且说：“这没有什么了不起，它不可能打败我。”其后，你得不断向自己重复使人愉快高兴的话：“这一切都会过去。”面对遇到的巨大不幸，要自己宽容自己，这也许是最难对付的人生挑战。

大多数人认为：宽恕他人比宽恕自己做起来要容易得多。没有任何一种惩罚比自我责备更为痛苦的了。请看下列一些例子：“以前我对我男朋友关心太不够了，现在每当他遇到我，就故意不理我，我羞愧得简直想去死。”“当着婆婆的面我扔掉了擦碟子的毛巾，她一定要我帮她擦碟子，我发火了。现在我十分痛恨自己。”“今天在考历史时，我因作弊被人发现，同学们都知道了这事，我感到太丢人了。”至于上述事例，应给的忠告仍然是：过去的事情就让它过去吧，因为你无法去改变它了。记住：坏的东西可以引出好的结果，只要你吸取教训，你便能从中得益。

一  抛却过去

过去的已经过去，“那时”发生的一切绝不再来，你绝不可能回到过去，这一事实太显然了，以致没有必要提及。如果你因过去的事情耗尽现在的时光，而一蹶不振，那么抛弃过去的第一步便是放弃这样的态度。这里面包括改变自己对待现在的态度，而不是人为地努力消除过去确实发生的事情。

比如，你爱人刚刚谢世，自然，你会短暂地感到悲伤。这一损失给你带来的痛苦无法用语言表达，你明白生与死截然不同，这一点不容忽视。此时此刻你必定会感到丧偶之痛，如果没有这种感觉，也就不是人了，或者说你的心理已遭毁灭。

但是，如果你无限地陷于这一悲痛之中，不让自己摆脱悲痛，回到现实中来，那么你正在使自己永远处于过去之中，或者说强制性地自焚。悲伤并不能从九泉之下召回你的爱人。

另一方面，如果你认识到自己在某一场合举止不端，粗心或不必要地伤及他人，你可以衷心地道歉，表示自己对这一举止的内疚。要是你无休止地陷入对过去事情的内疚和不安之中，不能自拔，那你就是在毫无生机中行事。

内疚不会使你的生活有半点的改善。你可以从错误中获得教益，可以发誓不再旧态复发，然后致力于现在的生活。

二  为今天喝彩

人的心态常常处在无休止的矛盾之中。自己拥有的东西，无论别人多么羡慕，总觉得平淡无奇；自己没有的却以为重要；而拥有的一旦失去，才想起当初应当珍惜。

“今天”是最容易得到的，就像空气和阳光一样，因而，没有多少人给予它特别的关注。人们往往宁愿沉浸在对昨天的追忆和对明天的憧憬之中而漠视“今天”的存在。“今天”又是最容易失去的。好比青春和美丽。人们对其价值的真正理解总是在它悄悄地流逝之后。

人们或许都曾在钱钟书先生描绘的“围城”内外思进想出。在多数情况下，经过几番折腾，你就会大彻大悟，懂得甘苦与艰辛，明白珍惜与留恋。

因而，失去的爱情可以追回，荒废的事业可以重振，创伤的心灵可以抚平..唯有时光不会倒流，过去的会永远成为过去，今天的会不断地沦为昨天。

比起昨天和明天，今天才是真正重要的。

昨天的辉煌并不能证明今天的价值，明天的灿烂也无法减轻今天的痛苦。一味沉浸在昨天影子中的人，未来必定不会属于他们；而把全部幸福和希望都寄托在明天的人，明天将永远只能是明天。

我们所需要的是永远地抓住今天，把全部的热情与心血都倾注到现在。

无论是阳光灿烂还是阴雨连绵，无论是瑞雪纷飞，还是狂风呼啸，该享受时则尽情地享受，该拼搏时则奋力地拼搏，该牺牲时则无畏地牺牲。这样，你方能无愧于昨天，也无愧于明天。

三  你只能把握“现在”

“时间”随着时代的进步，而愈来愈重要了。因为它十分宝贵，同时不能积存。

假使把今天的时间虚度过去，那么就永远失去了这个日子。你应该记住，它就是昨天我们想做各种事情的“明天”。

有句话说得好：昨天是一张已注销的支票，明天是一张期票，今天是手上的现金。因此要认清今天是我们唯一能利用的时间，去善加利用吧。

过去的已经过去，不要再去管它；将来则还没有来到，也不要去管它；重要的是现在，正在一分一秒地走过。只要你把握住了现在，那么所有的时间都将被充分地利用，一点一滴也没有浪费掉。

由无数个充实的“现在”组成的历史，是你通往成功的必由之路。

发挥潜能的秘诀就是：抓住现在，不要沉湎于过去。

第一代人都会哀叹他们那一代生活在历史上最困苦的环境下，他们只要抱怨这个残酷的世界，并且把头埋在沙中，就永远不需要卷起袖子来解决属于他们自己的问题了。他们可以把问题归咎于长辈或政府，然后大玩美国现在最流行的新游戏——“捉迷藏”。在这种游戏中，每个人都要拼命奔跑并且躲藏起来，被捉到的人只好当倒霉“鬼”，然后再去找另一个人来代替他。

拿破仑·希尔对年轻朋友发表演讲时，总要对这些明天的领袖说：“所谓‘美好的古老时光’就是今天，因为这才是我们生活的日子，也是我们在历史上唯一生存的一段时间。这是属于我们的时代。我不曾向你们描绘美好的一面，也不曾向你们诉说悲惨的一面。我不会向你们灌输过度的乐观思想，只是要告诉你们，生活中的变化是无法避免的。”那么如何抓住今天呢？我们要心存这样的信念：

就在今天，我要开始工作

就在今天，我要拟订目标和计划

就在今天，我要考虑只活今天

就在今天，我要锻炼好身体

就在今天，我要健全心理

就在今天，我要让心休息

就在今天，我要克服恐惧忧虑

就在今天，我要让人喜欢

就在今天，我要让她幸福

就在今天，我要走向成功卓越

四  即时生活

生命必须回到现在。

我们的生命非常脆弱，不管是不是我们有意选择，我们随时都可能突然夭折，甚至连一秒的预兆都没有。每年有成千上万的人死于车祸。你的朋友或亲戚可能突然卧床不起，死于心脏病，或者患了绝症，“已经宣布”只剩下了六个月的生命。有些人看起来应该洪福齐天，却出乎意料地早走了一步，令人心酸。

如果生命真向我们提供了什么，使我们珍视即时生活，那么这便是以上所有人生命的脆弱性与似乎赋予整个人类的生存本能的对照。正如结果所表明的那样，人类的生存本能似乎取决于那些在生命遭到威胁时能够完全地生活于现在的人。

特伦斯·德普雷在《幸存者：死亡营中的生活剖析》一书中，记叙了人类经受的某些骇人听闻的遭遇——二次世界大战中犹太人在纳粹灭绝人性的集中营的境况。（当然，我们日常所遇到的问题是非常实在的，通常不必遭受生理折磨或心理蹂躏，使我们放弃一切希望。）进入这样的集中营，几乎谁也难保性命，但在这样的环境下还是有人活了下来，从这些勇敢的人们中，我们的确能够学到即时生活的某些东西。

德普雷在书中总结了少数人是怎样活下来的：只有从根本上勇敢地回复到最根本的生活，才能使他们在黑暗的地狱中继续生存，一分又一分，一天又一天，一月又一月，一年又一年。时间停滞了（月经周期消失了），地点的意义失去了，心理的自我防御也封闭了。

当你面临生存的考验时，你就会本能地、自发地把每一天、每一分、每一秒的时间都用在同处境的较量上，过去和将来不复存在，存在是你生存的唯一基础。德普雷生动地描述了这一灾难的幸存者，他们像牲口被赶往屠宰场似地长年忍受屈辱。

幸存者之所以幸存，是因为他掌握了某种生存能力，他把自己看作是毫无条理的原生动物，奋力地挣脱大海。他忍受了一切。当他从根本上回复到生命的生物起点时，他发觉生命是美好的。他在必需的奋斗中度过了生命的分分秒秒，他把心神全部倾注于眼前呈现的每一个细节之中：一只搀扶跌倒者的手、一件送给他人的从穿着两件外衣的人身上脱下的外衣、一只鱼头、一碗豆汤、清晨点名时在野草叶片上闪烁的阳光斑点、一次大便、一个烟蒂头、在路边的小憩。这些不是什么神奇的安慰剂，也不是什么生存者的禅术，而是长期疯狂中的即刻理智，漫漫黑夜里的点滴光明。

看来有些人之所以在活路依然存在时不能幸免，是因为他们不能回复到完全的现在状态，没能发现生命的美好，也没能继续选择生命。

五  置身

即时生活的最后阶段便是付诸实施即置身。法国存在主义用engage 一词来表示，其含义是自己越是深入地投身于这件事情，对这种事的追求就越有积极主动性，自己“从事此事”所运用的内在资源也越多，自己也就更加即时生活。

在你每天投入主要精力的活动中，“即时生活”通常（并非总是）是你达到激发潜能的关键，这种活动就是你的工作、事业、职业、差事、或者你可以另起一个名字。换句话说，如果你找不到一种途径使自己满足于自己的职业，那么，你就会厌烦、受挫折、消沉。下班时间的消闲活动，如业余爱好、自愿的兼职工作，虽然不同于你的职业，但你从中得到了乐趣或满足，找到了志向、意义，并置身于自己的角色之中，这时可以说你找到了一种途径“弥补”八小时工作的乏味。本世纪伟大的无限度诗人罗伯特·弗罗斯特表达了把爱好与职业融为一体的思想，这种内容的作品，其中有这样一篇：我的生活目标乃是融合。

我的爱好与职业，犹如我的双目齐举并视。

将爱好与需要合一，工作将如娱乐激奋人心，创立每一项业绩奉献给上帝和未来。

显然，目前并不是每个人都有幸能找到称心如意的工作。你可能喜爱动物而希望成为兽医的帮手，但方圆50 里所有的兽医都雇满了帮手。这时，你至少得暂时“安顿”在别的差事上。难道你就因此无所事事地抱怨自己的差事，并惦念有朝一日获得真正想要的工作吗？当然不！可喜的是，爱好与职业的结合以及置身于工作所产生的成就不仅取决于你有多大的能力，同时也取决于你有多大的能力做你所喜爱的事情。如果你充分地培养了即时生活的艺术，那么你就能从任何工作中找到意义、魅力和满足。

一位清洁工态度粗暴，猛烈地敲打垃圾桶，阴沟里的垃圾照留不误，而另一位则总是显得轻松愉快、干净利落，并且跟你说：“人们所扔的东西令人着迷，过了一千年，考古学家挖掘到这些垃圾时，一定会兴趣盎然地猜测这些废物到底都是些什么玩意儿。”或者说：“你看，与这儿相隔几个单元的地方又有一个瓶罐回收处理中心开工使用。”为什么两位清洁工会有如此的不同？对他们而言，垃圾、垃圾车、工资、工头并无两样，所以我想请你解释一下，为什么一个高兴、积极而另一个则沮丧、消极。

对我们大多数人来说，置身于职业是即时生活的关键，并且使得许多人超越了年龄的界限，创造出最伟大的艺术作品，获得了最巨大的科学发现，成为杰出的人道主义者。能发挥潜能的人则能够完全置身于自己所做的一切事情之中，小至修鞋大至登月。

为说明日常生活中置身确实具有的威力，我们不妨举一个例子。你因得了感冒而咳嗽不止、喷嚏不断，流涕不休，与此同时却又有非常紧要的事情要做。这时会出现怎样的情形呢？在置身于你的事情时，你的身体将控制住感冒。或许你得作一次重要的演讲，或许你在进行首次带氧潜水作业，或参加一次日程不能更改的考试。

你结束置身后，感冒又卷土重来，鼻涕眼泪奔流不息，不可收拾。当强烈地置身于你所做的事情时，感冒便霍然而止。为什么呢？你可曾注意到，在做不乐意做的事情时是如何的疲倦，而精神百倍地致力于令人振奋的工作时又是如何地忘掉了劳累？你能够通宵达旦地布置房间、撰写重要论著、学习驾驶飞机或游览激动人心的新地方，而很少产生倦意。但当你面对一项令你厌烦的任务时，却会显得疲惫不堪。为什么呢？事实上，答案非常简单：当积极主动地投身于生活时，你就根本没有时间用于生病或劳累。同理，如果你劲头百倍地度过你现在的时光，时间将一闪而过，显然不会有沮丧或忧虑的时刻。在从事心理咨询时，心理医生不可避免地会碰上抑郁症患者，并发觉最佳药方便是某些充实的活动。繁忙的人很少有时间表露自己的情绪问题。当然，过于繁忙本身也可能是一种病症，但这里所持基本思想是，对于情绪骚扰或抑郁症而言，积极地投身于现在便是迄今最为有效的药方。即时生活的能力其实是一种姿态性技能，在日常生活过程中，我们必须培养这种技能。

例如，你在加油站排长队加油，对石油私有制愤愤不平，对中东地区的阿拉伯酋长、石油公司的伎俩、无能的华盛顿官僚机构越想越气，这样你便选择了无用的自我束缚的途径来消耗此时的现在。如果你作这样的选择，那么你仍将呆在加油站发泄你的不满，当然你决定该怎么做完全取决于你自己。难道你不能富有成效地利用这些时间，如写信，看小说，或与排队的其他人交谈，设想别的生活，以免遭石油经营人员的刁难？难道你不能找到另一途径使这一处境对你有利而不是不利？

 第二节  生活需要效率，生活也需要休息

一  该休息，就休息

每个人的体力与耐力都是有限的，到了该休息的时候，就应该毫不迟疑地放下工作，否则就会和下面这个故事的女主角一样。

数年前，美国IMG 公司聘用了一位精力充沛的女业务员，负责在高尔夫球场及网球场上的新人当中，发掘明日之星。美国西岸有位网球选手，特别受她赏识，她决定招揽对方加盟IMG 公司。

从此，纵使每天在纽约的办公室忙上12 小时，她依然不忘时时打电话到加州，关心这个选手受训的情形。他到欧洲比赛时，她也会趁着出差之际，抽空去探望探望，为他打理打理。有好几次，她居然连续一周都未合眼，忙着飞来飞去，追踪这个选手的进步状况，偏偏手边还有一大堆积压已久的报告。

可悲的事终于在法国公开赛上发生了。照原订日程，这位女业务代表不必出席这项比赛，但是她说服主管，为了维持与那位年轻选手的关系，她要求到场。主管勉强应允，但条件是，她得在出发前把一些紧急公务处理完毕，结果她又几个晚上没合眼。

最后，她终于乘上了飞往巴黎的飞机，但时差及重大赛事产生的压力感随之而来，这位非常积极能干的女士，到最后已是大脑空空，她尚未觉悟到“事倍功半”的道理。

抵达巴黎当天，在一个为选手、新闻界与特别来宾举行的宴会上，她依旧盯着那位美国选手，并且时时为他引见一些要人。当时是瑞典名将柏格独领风骚的年代，他刚好又是IMG 公司的客户，也是那位年轻选手的偶像，自然她就介绍了他俩认识，然而，令人难堪的事却发生了。柏格正在房间与一些欧洲体育记者闲聊，她与年轻选手迎上前去。

对方望向这边时，她说：“柏格，容我介绍这位..”天哪！她居然忘了自己最得意的这位球员的姓名！她实在是精疲力竭，过度疲劳使她大脑刹那间一片空白。好在柏格有风度，尽力设法打圆场，解决了尴尬场面，可是这位年轻选手却面红耳赤、张口结舌，心中更是难过得不得了。从此他再也不相信IMG 的业务代表是真心对他了。

可悲的是，她一片苦心，却由于疲劳过度这单纯的因素，而造成无可挽回的失误。她发掘的这位选手后来果真打入世界排名前十名，却从此再也不是IMG 公司的客户了。

事实上，我们应该：

（一）小睡片刻又何妨

中午小睡一小时有神奇效果，甚至只是15 分钟，完全放松自己，闭上眼睛，让脑中一片空白也好。

有人称此为静坐，也有人称之为求生之道。通常人都比较同意后一种。

大多数人在午餐后会有一段精神低潮时期。假定你经常清晨5 点起床，晚上又有应酬，那就该选择一天中步调最平衡的中午时分轻松一下，绝对是利多于弊。

解决精神不济最有效的办法，就是不要抗拒这种生理现象，否则只会失去更多宝贵的精力。干脆就投降，休息一下吧！别紧张，别自责，闭上眼，即使一分钟也好。然后用冷水洗把脸，慢慢地再加速，一直恢复到全速。这么做，保证使你有精神持续下半天的工作。

IMG 公司有位主管最近到中国大陆拜访一家规模在全球数一数二的纺织厂。过去他们只出口丝织品，现在打算自制成衣出售。于是他们以代工方式大量生产运动服，由一位IMG 的客户负责促销。

以西方观念来看，这位主管访问北京的行程并不紧凑，厂方给他一整天时间，欢迎他随时光临。不巧的是，这位主管偏偏在下午1 点30 分抵达。只见那里厂房占地甚广，偌大的砖造楼房一一矗立，却听不到一丝人声、吵杂声。

随汽车司机走入一栋建筑后，他立刻恍然大悟，因为一眼他就看见接待员躺在地面的垫子上，呼呼大睡！“啊，午睡时间！”司机说着，领着访客蹑手蹑脚地穿过走廊，两旁是办公室、设计室与茶水间休息室。朝一些未关门的房间望去，也是员工们一一躺着熟睡的景象。

最后终于来到厂长室——一间简朴的套房。厂长和助理正好梦方酣，鼾声惊人。再从半掩的房门望进去，厂长以手帕蒙眼，也躺在沙发上与周公打交道。

司机轻声说：“请稍候，午睡时间就快过去了。”这位访客就坐在一张丝质椅套的座椅上，随着四周一片寂静的气氛，自己也不知不觉进入了梦乡。

两点正，铃声响起，几个妇女四处奔走，递茶送水。3 分钟后，厂长把这位主管请入房内，神清气明、滔滔不绝地谈论起来，仿佛现在才早上9 点。

午睡之后，他已有充分的体力作110%的冲刺！会谈之后，厂长带着访客四处参观。事后这位主管说：“我第一次看到这么生气蓬勃的工作场所，人人都那么积极，那么专注。”西方效率专家一定会为因午睡而损失的工时频呼可惜，但是基于显而易见的效果，我们不得不相信休息时间是人力资源上非常值得的投资。

（二）效率的真谛：适可而止

有一位公司的多年的特约文案撰稿人深谙此道，从不延误交稿时间，或是无故失约，可是也不曾看他忙得焦头烂额——虽然他经常同时有半打案子在进行。他自己承认，很少在9 点以前起床，更甭说开始工作。他的生活虽不富裕，却也衣食不缺。在每天工作不超过4 小时的情况下，他依然与文案这一行保持密切联系，而且有接不完的案子。显然，此人确实最懂得如何善用时间，以获取最大的收益。

也有人每天孜孜不倦地苦干10 余小时，其实大可不必如此。据说，米开朗基罗雕刻大理石的速度快过一般石匠——谁说创作的过程一定是缓慢而折磨人的？人应该知道适可而止，只可惜不懂得这个道理的人何其多。一件工作完成了，就是完成了；可是有些人明明知道无法再作任何有意义的修正和改进，却依然要喋喋不休地说长道短。如果一件事还有2%的改进余地，但必须多费上两日、甚至两周的工夫，这样看来还是放弃为好。因为顾客根本不会感觉出这2%的差别，即使有，他们也不一定会在意。

二  重视业余生活

今天的美国主管都了解，员工在周末和上班以外的时间的各种情形，都会直接影响他上班期间的工作表现。一个有建设性业余生活的人，几乎都比沉闷无聊地呆在家里的人有成就。

下面我们来看看约翰和美尔顿怎样度过周末，同时也看看会有什么结果。

约翰先生周末的活动大致如下：有一个晚上跟一些经过选择的朋友一起度过，另一个晚上可能外出，可能看一场电影，可能参加市民或社区的专案计划，或到朋友家里做客。

他每个周六早上致力于童子军的各项活动，下午则做一些家庭杂务。他也时常计划一些比较特殊的工作，比如最近想在后院里开辟一个天井。

星期六他还跟家人一起安排些特别的活动。最近曾一起去爬山，另一个星期六则去参观博物馆。偶尔他们也去附近的乡村逛逛，因为不久的将来他打算买一些房地产。

星期六晚上他会在家里安静地度过，有时利用这段时间看一本新书，以便赶上新知识与新潮流。

总之，约翰先生的周末是经过安排的，那些活动可以帮他振作精神，恢复体力，可以超脱俗务，得到相当丰富的心理滋养。

美尔顿的业余生活跟约翰先生的大不相同。他的周末从来没有计划。星期五的晚上他相当疲倦，但仍旧打起精神固定地问他太太：“周末有什么计划呢？”不过说归说，这些计划不是没有下文，就是说了不做，没有什么作用。他跟他太太很少轻松一下，也很少应邀赴宴。星期六早上他很晚起床；下午处理那些永远处理不完的杂务；晚上偶尔跟家人看一场电影或在家看电视（我们怀疑他们除了这两件事外没有别的事可做）。星期天早上睡大觉，下午去拜访毕尔与玛丽这对夫妇，或是毕尔夫妇来看他们。（毕尔与玛丽是美尔顿夫妇定期拜访的唯一对象）美尔顿先生的整个周末都很无聊，星期六晚上来到以前，全家人仿佛被关得太久而神情紧张，当然并没有什么真的争执，但是经常有一连几小时的冷战。

美尔顿先生的周末都在令人厌烦的情况下度过，他根本得不到任何心理上的滋养。

现在看看这两种不同的环境对他们两个人有什么影响呢？如果是一两个星期，还不至于怎样，如果长此以往，结果就相当不同了。

约翰先生的环境使他兴致勃勃，神采奕奕，经常有许多创意，他像一位享受牛排大餐的明星运动员一样生龙活虎，充满生气。

美尔顿先生的环境则使他的精神食粮非常贫乏，他的反应多少有点迟钝，仿佛一位正在吃饼干、喝啤酒的二流运动员。

约翰和美尔顿的职位今天可能相同，但是几个月以后，他们之间的差距将会愈来愈大，约翰的身份和地位可能要领先得多。

旁观者可能会说：“喔！约翰比美尔顿更有前途，更值得信赖与器重。”了解真相的人会意识到：这种工作成绩的重大差异，是由于他们所吸收的精神食粮不同所致。

美国玉米生产区的每一个农夫都知道，如果肥料充足，收成就比较好。

同样的道理，我们的思想也需要许多营养，才能获得更多更好的思想结晶。

三  和家人共享星期天早晨

当我们抛开管理的模式，从领导的角度看事情，也许会从意想不到的地方看到新的契机。以下所说的故事是个蛮好的例子：有位仁兄和妻子俩人每个星期都会腾出时间和孩子们坐下来，协调接送、上课和一些家庭琐事，这样实行了好一阵子，他们发现这是一个把领导和管理结合在一起的好机会。

现在，他们每周开家庭会议时，琐事先放一边，专心讨论专属于他们的家庭信念，确立家庭的意义。讨论的内容包括每个家庭成员可以做些什么，以便让这个家庭更像个家，并且不时地评估努力的成果，提醒彼此所在乎的价值观和原则。父母会帮着孩子制定一些目标，大一点的孩子稍微难一点，较小的孩子的目标则较容易达成，因为有榜样供他们学习，事后也会彼此讨论。

他们家的冰箱门上每个星期都会有一张崭新的行事日历，每个人都会腾出时间一起完成目标，或是共同参与活动，比方说全家人一起出游、让爸妈俩人重温婚前约会的甜蜜。

总之，把家人的事视为首要任务。刚开始并不那么容易做到，但是，他们慢慢地明白，全家人在一起真的可以产生不一样的结果。

每个家庭的做法也许各有不同，但是把全家人聚集在一起，了解共同努力的目标、一起决定如何达成，这样的过程便是授权，因此，拿出时间做家庭计划，将成为一段有意义的分享和交流的时刻。

我们经常忘记自己可以在家庭里扮演领导的角色。请你尝试这么做一回，看看你所获得的回馈！我们能留给孩子最好的影响，便是教导他们找到人生的目标、为正确的原则负责。

 第三节  先做生命中最重要的事情

一  先做生命中最重要的事

传统的时间管理一味要求在最短时间内做很多事，却忽略了依照自己对事情的重视程度来安排时间顺序，因此，忘掉墙上的闹钟，学会认清急迫性与事情的重要程度，遵循心中的罗盘行事，做自己生活的主宰。

史蒂芬说，我女儿玛莉亚最近刚生了老三，有一次我们在聊天，她说：“爸，我好烦，你知道我很爱这个小孩，但是她几乎占去了我所有的时间。

我什么事都没法做，偏偏有些事又非我不可。”史蒂芬可以理解女儿的挫折感。玛莉亚既聪明又能干，生活非常充实，手中总有忙不完的事。

谈到最后，他们得出一个结论，她的挫折感根本是源于期望过高。事实上，现在她最重要的事只有一件——好好享受生儿育女的喜悦。史蒂芬建议她：“尽管放松心情，享受与小孩的共处，同时要让她感受到你为人母的喜悦，因为全世界只有你能为她付出最深的爱与心力。而与这种天伦之乐相比较，任何事都显得微不足道了。”玛莉亚也了解，在短期内自己的生活一定会失衡，而她是不应该有怨言的。俗语说：“万物皆有发展的时序”，何必以人力勉强扭转事情的本来顺序？玛莉亚也知道等小孩长大一些，她就能够去追求自己的目标，贡献心力。

最后史蒂芬对女儿说：“把心里的时间表忘掉，计划未来；如果会让你觉得有罪恶感，那就不要制定任何计划。目前，小孩是你生命中最重要的事，尽管去享受为人母的乐趣，没什么好烦恼的。记住，你应该遵循的是心里那个罗盘，而不是挂在墙上的时钟。”很多人心里的罗盘常与时钟有很大的时差，也就是说，我们并不是依照自己对事情的重视程度来安排时间顺序的。传统的时间管理一味要求在最短时间内做最多的事，结果不但无补于时差的拉近，反而欲速则不达。

假设某人一挥魔杖，能让你做事的效率骤然提高15%到20%（这正是传统时间管理的目标），从此，你的时间便能得到最完美的运用了吗？刚开始你也许觉得很兴奋，到后来你可能会和我们碰到的多数人一样，发现这是提高效率但无法解决面临的挑战。

人总是无时无刻不面对“时间运用”的问题，无论是面对重大的人生转折或芝麻绿豆的生活琐事，难免要做一番抉择，而且必须自己承担抉择的后果。当然，结局不一定都是甜美的，尤其是在时间的安排无法符合内心的罗盘时。

你的生活非常紧张，开会、电话、看文件、见客户，整天忙个不停。你把精力发挥到极限，回到家筋疲力尽，倒头就睡，隔天一大早就起来，然后又开始忙碌的一天。你的效率惊人，每天都可以做一大堆事。但有时候心里不免自问：“所为何来？这样忙碌的意义究竟何在？”真的连你自己都没有答案。

你觉得自己好像快被撕成两半。家庭对你而言很重要，但工作也不能忽视。费尽心力想要两头兼顾，心里总是矛盾得不得了。人，真的能做到家庭事业两全吗？时间根本不够用。公司股价节节下降，董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得你满头是包。同事们争权夺利，你总是担任和事佬的角色。另一方面，负责公司的品质提升计划，也让你倍感压力。偏偏属下士气低落，你又因为没有时间倾听他们的心声而感到愧疚。更糟糕的是，家人总是看不到你的人，几乎把你登报作废。

你根本无法掌握自己的生活。当你拟订目标，逐步完成自认为重要的事时，你的老板、同事、老婆却不断地插手，结果是你的计划总是受制于别人的要求。别人的价值观反客为主，你的价值观反而被淹没了。

人人都说你很成功。你辛辛苦苦地工作、牺牲个人生活，才爬到今天的地位，但你并不快乐。内心深处总有一股空虚感，就像有首歌的歌词：“人生就是这么一回事吗？”多半时候你根本无法享受人生。每做一件事情，你都会想到另外还有十件事没做，因而愧疚不已。每天面对众多事情，你必须很快决定做哪一件，这对你几乎构成一种长期的压力。你如何知道哪件事最重要？知道后又应如何着手去做？如何能进而追求快乐工作的境界？你必须自觉对人生有些规划。把确实重要的事情写下来，并制定目标以逐步实现。但在理想与现实之间，目标却渐渐模糊。究竟要如何才能使理想落实？“把最重要的事视为当务之急”是人生一大课题。每个人几乎都会被理想、责任、别人的期望撕扯得痛苦不堪。每一天每一刻，我们都必须面对“如何善用时间”的挑战。

如果时间的运用只须在“好”“坏”之间选择其一，问题当然很简单。

我们很容易辨别某些事情是浪费生命、麻醉心灵，甚至自甘堕落。然而，时间的运用往往不是在好坏之间取舍，而是好与最好的抉择。“最好”的敌人，常常便是满足于“好”的心态。

某人受聘担任某大学商学院院长。他一上任先研究商学院的大概情形，发现当前最迫切需要的是资金。他知道自己募款能力很强，于是很明确地将募款列为首要任务。

这时问题便产生了。过去的院长都是以院内的日常事务为工作重心，而这个新院长却总是神龙见首不见尾，因为他正在全国巡回募款，以充实院内的研究费、奖学金等。但在日常事务方面，他便不如前任院长那么事必躬亲。

教授们有事找他，必须通过他的行政助理，这样一来不免觉得身价低了一截。

教授们对他愈来愈不满，终于派代表去见校长，要求院长彻底改变领导方式，或是更换院长。但校长明白新院长的作为，便说：“别把事情看得太严重。院长不是有个很不错的行政助理吗？再给他一些时间吧。”没多久，外界的捐款开始源源不断涌进来，教授们才了解院长的远见。

之后，他们每次看到院长都会说：“你忙你的去吧，待在这里干什么？尽管去募款吧！你的行政助理能干得很。”这位院长后来说，他的确犯了几项错误，例如没有好好凝聚团队精神，在募款之前没有好好地对同仁解释和教育。如果从头来过，他一定可以做得更好。但他也带来了一个很大的启示，即人必须不断地自问：“目前最迫切要做的是什么？我最大的本领和才华在什么地方？”如果这位院长一心只想迎合旁人最迫切的期望，反而比较容易，而且必然能够拥有锦绣前程。但如果他对当前的情势看得不够远，不了解自己的特长，无法制定有远见的目标，最后的结果对他自己、教授们、商学院而言，便不可能是“最好”的。

你的“最佳选择”是什么？你为什么没有倾注更多的时间与精力在“最佳选择”上？是因为时间、精力都花在其它“不错”的选择上了吗？很多人正因如此而常觉得没有把最重要的事情视为当务之急，自然难免烦躁不安。

（一）时钟与罗盘

时钟与罗盘是我们生活中两个重要的指引工具，两者的对立正可说明如何把最重要的事情视为当务之急这一问题。时钟代表的是我们的承诺、时间表、目标，也就是我们为要做的事所采取的方法与时间管理。罗盘则代表远见、价值、原则、信念、良知、方向等，也就是我们的价值观与生活方式。

当我们感受到时钟与罗盘之间存有时差时，问题便产生了，这表示我们没有对生命中最重要的事付出应有的心力。

对某些人而言，这种时差是很痛苦的。那是一种“只能坐而言，不能起而行”的无力感。仿佛老是被其他人或事所局限、控制，因而只能被动地应付突发状况。一个永远为琐事所困的人，只能担任救火队队长，绝对无法有大作为。这种人的生命是为别人而活的。

对多数人而言，这种时差造成的是模糊与不安。在理想、现实与责任之间永远找不到平衡点，只能在其中进退两难，对于未完成的事愧疚难安，对正在着手的事却又无法乐在其中。

有些人不免会产生空虚感。人们向来对发挥潜能的定义就是功成名就，然而成功却未能带给我们预期的满足感。我们辛辛苦苦一级一级爬上成功的阶梯（学历、加班、升迁是垫脚石），没想到爬到梯子最顶端才发现付出的代价是破碎的人际关系，错失了生命中最美好丰富的经验。因为在往上爬的竞赛中，我们根本无暇停下来想一想生命中最重要的是什么。

有些人则是浑浑噩噩的，浑然不知生活的意义何在。人生成了机械地一个动作接一个动作，只是偶尔不禁怀疑自己所做的到底有什么意义。

有些人知道自己的生活已经失衡，但对选择其它的生活方式又没有把握，或是认为改变的代价太高，或根本没有改变的勇气。维持失衡的现状总是比较容易。

（二）警醒

我们可能会在一场巨变后，才警觉问题的存在。比如说至爱的人突然去世，我们才发现过去自己忙于攀爬成功的阶梯，对于一份深挚的情感竟疏于呵护与珍惜。

又或者我们突然发现正值青少年的儿子吸毒，于是脑海里浮起一幅幅情境——过去几年来原本可以花更多时间与儿子共处共享的——只因为我们忙于工作、忙于营造人际关系，甚至忙于看报纸。

又或者公司要裁员，你的饭碗岌岌不保；或医生告诉你只剩几个月的生命；或是婚姻面临破碎边缘。往往在某种危机出现时，我们才警觉到对时间的安排与自己真正的价值观多么不符。

丽蓓嘉就对此讲述了自己的亲身经历：“几年前我在医院看到一个年轻的妇人，她只有23 岁，家里有两个年幼的小孩。那时她刚得知自己得了不治的癌症。我记得我握着她的手，心想怎么安慰她才好，她哭着说：‘只要我有机会回家帮小孩换尿布，我什么都肯做。’“我回味她的话，又想到自己带小孩的经验，想到有多少次我帮小孩换尿布时，都是匆匆忙忙在尽一份责任而已，甚至会因为忙碌而觉得不耐烦，却不懂得珍惜生命中的片刻情感，这片刻一旦消逝，谁知道还能不能再拥有？”在警钟未响之前，多数人跟那年轻的妇人一样根本没有意识到生命的危机。因此，我们不懂得找寻长期的病根，一有疼痛宁可用OK 绷带或阿斯匹林，只求短暂的止痛，接着又为了各种“不错”的构想忙得昏头转向，却永远无法停下脚步来问自己，生命中最重要的是什么？

二  寻找出生命中最重要的事

罗杰有个朋友是企管顾问，几年前他要搬新家，决定请一个女性朋友帮他做庭院设计。这个设计师是园艺学博士，学问好又聪明。

这个主人自己有很多构想，因为他很忙，又经常远行，所以一再向她强调，庭园的设计一定要让他不用经常维护，自动混水装置等省力的设计便非常重要。总之，他一直设法减少需要花在维护庭园上的时间。

最后她忍不住对他说：“我懂你的意思。但有个道理你应该事先明白，没有园丁，就不可能有花园。”其实多数人都有过类似的想法，如果花园（甚至生活）能有自动维护设备，不必去理会，结果却繁花似锦，仿佛经年累月有人在细心照应一般，那该有多好。

可惜人生不是如此。我们不能撒几颗种籽，什么都不管就走开去做别的事，却期待回来时能看到花团锦簇，然后悠闲地去采一篮子的花生、玉米、马铃薯、萝卜。唯有平常不断地灌溉、栽培、除草，才可能享受丰收的快乐。

当然，无为而治是可以生活，花园中总会长出点什么。不同的是辛勤的园丁会有美丽的园圃，散漫放任的结果必然是荒草蔓生。

在这里要告诉你的，就是要找出最重要的花草，全力去栽培。而且播种、灌溉、除草，每个关节都不能忽略，也就是将人生的圆满建立在“重要性”的观念架构上。每周只需花费30 分钟，你就能得到数倍的效果。而且不管你目前的生活品质如何，运用以下方法就能立竿见影。订定四大需求的实现计划，发挥潜能以追求符合自然原则的圆满人生。

我们的建议另有一层裨益，是让你将实现需求的计划融入日常生活中。

而且在实现的过程中，你将更信守承诺，也更能以均衡、合乎自然原则的方法把最重要的事列为当务之急。

我们建议你仔细看看下面提到的六个步骤，最好用笔记下来。投入的心力愈多，效果愈明显。

你不妨利用计划表来安排下周的生活。

我们的计划表与一般表不同的地方是以周为单位，而非以天为单位。以周为单位的好处是可以有整体感。你可能在电视上看过一种广告，随着镜头的移动，我们仿佛看到山峦起伏的近距离特写。但是又不能确定那突起的是不是某处波浪状的荒原，或是遥远沙漠的沙丘。一会儿镜头慢慢拉开，于是我们看到了全景。原来刚刚看到的高山低谷竟是一个橘子的表皮！一日型计划表会使人目光狭隘，因为镜头近得让我们只看得到眼前。于是我们只问事情急不急，多快可以完成，却不问重不重要，能做得多完美。

反之，以周为单位，我们会有更宽广的视野。拉远了镜头，我们才能“见山不是山”，也才能以相对重要性的观点来评论每日的生活。

（一）结合梦想和信念

当你开始为下周生活做安排时，第一步应探讨你整个生命中最重要的是什么？你的人生意义何在？要想得到答案，你必须先对下面问题有明确的期许：

1.什么是最重要的事？

2.你的人生意义何在？

3.你希望成为什么或完成什么？

很多人会把答案写下来，作为个人的信念或使命。其中包含的不只是你对生命的期望，也透露出这期望背后的原则。你对上述问题一定要有清楚的答案，因为你的目标、每一次抉择、观念架构、时间安排，一切一切都会受到影响。前面我们曾以爬楼梯作为例子，我们可以说这份信念将决定你的梯子通往何处。

正因为信念是一切的基础，自然应列为第二象限的第一步骤。如果一件事情对实现你的愿望毫无帮助，又何必去安排？你必须对自己的信念有深切了解，才能建立以重要性为依据的观念结构。这对于第二象限的实践也有很深的影响。比如说你的信念包含个人的成长、家庭的亲密关系、存在的意义、助人等，你每次深思这些信念，心中的“最重要的事”便会有更明确的定义。

在下列步骤中，这种信念的强化会帮助你建立一个强有力的决策架构。

如果现在你还没有明确的个人信念，不妨通过下面的方法获知究竟什么事情对你最重要：

4.列出你认为“最重要的”三、四件事。

5.想想你有什么长期目标？

6.想想看，人生中最重要的人际关系是什么？

7.想想看，你最希望有什么贡献？

8.重新思索你最希望得到的感受是什么，是和平、信心、快乐、意义，还是有所贡献？

9.假设你只有六个月的寿命，想想看，这个星期你要做些什么？好好思索下面问题，你就能了解个人信念的重要性：

10.假如你对自己的原则、价值观、终极目标有清楚的认识，这对你如何安排时间有什么影响？

11.如果你知道最重要的是什么，你对生命会有什么不同的看法？

12.如果你把人生的意义写下来，对你有什么价值？这会影响你如何安排时间与精力的运用吗？

13.如果你每天检讨一遍这样的书面信念，是否会影响你在这一天中所做的事？

如果你已经有这样一篇书面信念，在你还没有计划未来一天怎么过以前，现在就拿出来检讨，反省你内心觉得最重要的事。如果现在还没有把你的信念写下来，请花一点时间查看内在的软盘，想想看你生命中最重要的究竟是什么。

（二）认清角色

生活其实就是各种角色的串连，这里所说的角色当然不是虚假或演戏的意思，而是指我们选择去担当什么。我们可能在工作上、家庭、社区等各方面扮演很重要的角色，角色代表的是责任、人际关系以及贡献心力。

人生有很多痛苦，常是因为我们自知虽然成功地扮演某一角色，却牺牲了另一个可能更重要的角色。比如你可能是某家公司的副总裁，而且做得有声有色，但却不是一个好爸爸或好丈夫。你可能善于满足客户的需求，却常无法满足个人发展与成长的需求。

如果你对各个角色间的关系有清楚的认识，生活自然能维持秩序与均衡。而清楚的信念可自然衍生各个角色的定位。要在不同角色间取得均衡，并不是指花在每个角色的时间要均等，而是指这些不同的角色能共同促进个人信念的实现。

现在我们只要你以最自然的方式，列出你所想到的各种角色。第一次不必太急于把每个角色都说对，可能要几周以后你才会觉得真正抓住生活中的每个层面。角色的定义并不是一成不变的，即使两个人做完全一样的事，所定义出来的角色也可能不一样。此外，角色也会随着年龄而有所不同，你可能会换工作、加入某个社团、结婚、生子、当祖父母等等。

比如说，你可能将你在家庭中的角色简单定义为“家庭成员”。但你也可能身兼二职，如“丈夫兼父亲”“妻子兼母亲”“女儿兼姐妹”等。工作上的角色也可能是多重的，如涵盖行政、行销、人事、长期规划等。此外，你也可能定义一个与个人发展有关的角色。

一个产品研发主管可能会做如下的角色定义：角色1.丈夫——父亲；角色2.经理——新产品；角色3.经理——研究；角色4.经理——员工培训角色；角色5.经理——行政；角色6.经理——社团主持人。

一个兼职的房地产销售员则可能列出下面几种角色：角色1.家庭管理；角色2.母亲；角色3.家长会副会长；角色4.销售——开发客户；角色5.销售——财务、行政；角色6.销售——房地产；角色7...根据研究显示，人脑一次至多只能处理7 类事物，超过7 类以上则效率较差。因此我们建议你把类似的合并在一起，例如行政与财务、人事与团队精神的建立，如此有助于让我们凝聚注意力于同一范围。但这并不表示你一定要想出7 种角色，5 个、6 个都无妨，7 只是代表人脑轻松运作的上限。

角色的定义能让我们对人生的圆满有整体观，我们会知道生命中不只是工作或家庭或某种情感，而是全部的综合。此外，角色的定义也可突出我们所忽略的“重要但不急迫”的范围。

除了你自己定义的角色以外，我们另外建议一套所谓“利器”型的基础角色。之所以特别把这套角色分开来看有两个理由：①这是每个人都有的；②这是扮演好其它角色的基础。你可以在一个周计划表的左上角看到这四大类型的角色。

所谓的“利器”是形容人必须投资心力，以提升物质、社会、心理、精神四方面的能力。我们常常忙于呈现具体的成果，却忘了工欲善其事，必先“利其器”。储备了足够的能力，将来才可能继续有成果出现。我们可能忽略了运动的重要（物质），或荒废了重要人际关系的建立（社会/情感），对自己的领域不够精（心理），或是不确知什么是重要和有意义的事（精神）。

如果我们无法增进在这些方面的能力，很快便会“钝化”，并因此失去均衡而筋疲力竭，结果自然无法扮演好其它角色。

我们都听说过奥林匹克运动选手赛前经过了多少年的苦练和准备。

可以说实际比赛的情形他们早已在心中预演过无数次了。如此培养出一股力量，才能在比赛中有精彩的表现。如果他们平常只是轻松愉快地练习，到时则不可能奢望侥幸获得胜利。同样，如果我们平常不好好培养生命的潜能，也不会有享受生命的能力。

上述的“利器”型角色可能与你自己定义的个人发展角色相重叠，这没什么关系。真正重要的是怎么做最适合你。

另外，要特别注意的是不同的角色并不是要把生活分割成许多部分，再硬生生塞入计划表的每一格，而是彼此形成密切的整体。同时也是要通过不同的角度来观察人生，寻求均衡与和谐。总之，我们应该从事物的重要性、相互关系性来建立观念架构。

现在请把你所扮演的各种角色写下来。

接着思索下面的问题：

（1）你是否常感觉被一、二种角色所吞蚀，因而无法花更多时间和精力来经营其他角色？

（2）在你花最多时间精力去经营的角色中，是否已涵盖所有“最重要的事”？

（3）所列出的这些角色是否有助于实现你的信念？

（4）如果你每周就这些角色检讨一次，以使一周的活动维持均衡，是否有助于追求圆满的人生？

（三）找出每周角色中的第二象限目标

现在你已经明白了自己所扮演的不同角色，请思索下面这个问题：这一周内当你扮演每一种角色时，有哪件最重要的事能产生最大的效果？思索这个问题时，你应该同时听从理性和感性的声音。什么事情对你所扮演的角色有重大影响？比如说什么事会影响你扮演妻子、朋友、父母、员工角色？你应该利用罗盘来帮助你寻找答案，而不是时钟，仔细倾听你的良知，答案的关键是重要性而非紧迫性。

比如说你的某个角色与个人发展有关，你的目标很可能包括安排个人内省时间、明白信念、收集速读班的信息等。假如你的角色是为人父母，你的目标可能是安排时间与孩子单独相处。如果你已结婚，你的目标可能是安排与配偶约会。至于工作上的目标则包括做长期规划、训练部属、拜访客户、增进与老板的共识等。

在“利器”型领域，物质目标可能是定期运动与适当的饮食；精神方面可选择冥想、祈祷或研读有启发性的书籍；心理方面不妨制定目标去上课或自修；至于社会性发展方面，可在“与人互赖”的原则上下功夫，比如培养用心倾听的习惯、诚实、无条件接受人的能力等。总之，关键在于持续加强这几方面的修养，使自己更有能力去爱、生活、学习与发挥影响力。每天只要花一小时“利其器”，你就能拥有建立内在的成就，从而充实外在成就的能力。

你可能认为在每个角色中都有好几个目标要完成，不过你最好把范围限定在一两个最重要的目标中。内在罗盘可能也会告诉你，不宜在一周内设定每个角色的目标。第二象限的特色就是非常有弹性，你大可依照内在罗盘的指示，决定最重要的是哪件事。

现在请在一周计划表的目标栏中填上你的目标。

如果你考虑得够周详，所选定的目标应该都是你认为有助于角色实现的。

现在请你思索下面问题：

（1）如果你在下星期完成这些目标，会有什么结果？

（2）你对自己的生活会有什么不同的感受？

（3）如果你只完成部分目标，结果又如何？

（4）会对你的人生产生积极的影响吗？

（5）如果你持续每周都这么做，会有什么结果？

（6）会比现在过得更好吗？

（四）确立一周的决策依据

要有效地实现第二象限的积极目标，首先必须确立一套决策的依据。多数人的生活因第一、三象限的事务而拥挤不堪，却又不断想挤出一点时间来完成，无非是要为“最重要的事”挪出一些时间。其实根本解决方法不是把时间都排满了再来腾挪，而是先确定轻重缓急，再安排时间。

下面是一位时间专家和大家分享的一段经验：“我参加过一场讨论会，课题是《时间》。讲到一个段落时，讲师说：‘下面我们来一段问答时间。’他从桌下拿出一个宽口罐子放在桌上，旁边有一个盘子，盘子上放了拳头大小的石头。他问大家：‘你们认为可以放进去多少石头？’“大家猜完以后，他说：‘好，我们看看谁猜得对。’他拿起一个石头放进罐子里，然后是第二个、第三个..我不记得他放了几个，总之最后放满了。

“他问：‘这个罐子是不是放满了？’“每个人看了看罐子都答‘是’。

“他说：‘是吗？’他从桌下拿出一小桶小石子，把一些倒进罐子里，摇了摇，小石子纷纷跑到大石块之间的空隙。他笑了笑又问大家：‘现在罐子满了吗？’“这次我们都不敢大意了，‘不一定’。

“‘很好’，说着，他从桌下拿出一小桶沙倒进罐子里，沙纷纷跑进大小石块的空隙。他再一次望着大家问：‘罐子满了吗？’“大家齐声大喊：‘没有！’“他说：‘好极了。’说完拿出一瓶水来倒进罐子里。然后他说：‘我这么做是什么意思？’“有人回答：‘意思是我们总能找到空隙，只要肯用心，生活中总可以填进更多东西。’“他说：‘不，这不是重点。重点是如果你没有先放那些大石块，你会放小石子、沙子和水吗？’“如果我们的观念是‘做愈多愈好’，我们永远都想在一段时间内填入更多的事。但如果你填入的不是最重要的事，做再多又有什么意义？’”第二象限的目标就好比那些大石块。如果我们先摆其它的东西（水、沙和小石子），然后再摆大石块，结果不但无法填满，过程中很可能会搞得一团糟。

但如果我们知道大石块在那里，而能够先摆进去，不但可以放进非常多的石块，更可以在空隙间填进无数的小石子、沙和水。不管其它东西放进多少，大石块（即第二象限的目标）先放进去才是最重要的。

现在再来看你的一周计划表，把你的第二象限目标填进去。你会发现表上的每日行事历有两种空栏，一种是依据时间分配的，一种则是要列出当天的最重要事项。你应该在一天中设定一个时间来实现第二象限目标，或者把它列为当日重要事项。

具体的计划通常是最有效的。比如说，你认为一周中最重要的目标是做长期规划、运动、准备一项大型提案，这时应该针对这些目标确实安排时间来做。除了要加以规划外，还应将其它活动排开。如果届时有事无法实现，应立刻安排别的时间。

有些目标则不适宜安排在一天中的特定时间，而将其列为重要事项效果较佳。比如说你的目标是要改善与女儿的关系，你应该知道改善关系的适当时机是很难预测的。因此与其列出一个特定时间，不如只把女儿的名字写在“其它重要事项”最上面，然后静候时机到来。比如说你在星期一写下来，但时机一直没有到来，你可以画个箭头拉到星期二，如果仍然没有适当机会，再延到星期三。如此，这件重要事项会一直在你脑海，同时你也可以观察你们之间的关系在这周内的变化。

于是在星期三晚上，当你在看报纸时，女儿走进来想和你说话，你便有足够的动机推开报纸，而不是推开你女儿。

当然安排与子女从事共同的活动也很重要，亲人间最自然的交流通常都是发生在打保龄球、看电影时。你必须对你的目标有深切的认识，才能选择最适合的方式。

如果你是一边阅读本书一边做一周计划，现在不妨花点时间列出你的第二象限目标。

要把最重要的事摆在第一位。安排时间实现第二象限目标是很重要的。

如果我们不先排定第二象限的活动，一周的时间会很容易被第一、三象限的事情填满，因为这些事情总是不断吸引我们的注意力，这时候重要的第二象限活动反而很难再找空隙填入。

但如果先把大石块摆进去，结果便会完全不一样。我们不但可以把心力放在重要的事情上，更可循隙填入其它事项。

等大石块都填入后，你就可以安心安排别的活动了。安排一项活动时最好先思考这活动究竟属于哪一个象限。有些事乍看之下似乎很紧急，实际上是否只因别人对你造成压力，所以才产生急迫感？这件事真的很重要吗？或者因为感觉急需处理才以为它很重要？前面已说过，如果你是个习惯处理紧急状况的人，很可能会误以为你所做的每件事都属于第一象限，仔细分析后可能发现很多时间其实都是花在第三象限上。如果你苦于找不到时间投资在第二象限，最值得改善的地方应该是第三象限。

一旦你开始投资的时间在第二象限，在其它象限所花的时间会大量减少。当你倾注更多心力在计划、准备、建立人际关系、享受建设性休闲中，你将不再急于收拾第一象限的烂摊子，或是为了第三象限中别人的紧急需求而忙得不可开交。你应该朝着减少三、四象限的目标努力。方法是尽量多花时间在一、二象限，而慢慢地把重心移向第二象限的准备、预防、充实自我等。

安排一周计划时很重要的一点，就是不要排得太满，要预留弹性空间。

当然你要尽力安排生活中最重要的事，但不要忘了，不管安排得多周详，真实的生活绝不可能像计划表那样有规律和一成不变。如果你忽略了生活的不可预测（其实是很难做到的），必然会丧失机会、变化和生命中最重要的时刻。

学习第二象限的时间安排，并不是为了设计一套严密无缺点的行事历，而是要建立一种基本态度，让你在每时每刻的选择都能以事情的重要性为原则。

如果你正在作一周计划表，可以第二象限的目标为主，再将其他重要活动列入特定时间或编入“其他重要事项”。

这样的每周计划对你有意义吗？你不妨先思索下面的问题：（1）做完计划后，你对这样的一周生活有何感受？（2）如果你每周都计划好每一种角色的第二象限目标，并确实实行，对生活会产生什么影响？（3）你是否认同“先放大石块”的道理？这个道理如何帮助你完成重要的事情？

（五）在每一刻发挥诚信原则

当你将重要的第二象限目标都安排好后，接下来每天要做的就是面对不可预测的机会和挑战，同时把握住“急所当急”的原则。所谓发挥的诚信原则，也主要是以自信、泰然的心态，将你的信念贯注于每一刻。具体的方法可能因人而异，比如说你可能偏重计划的实践，或依据良知去改变生活。到目前为止，我们所建议的每个步骤都是为了提升你的个性、能力、判断力，使你在面临抉择时更能够审视内在的罗盘。

每天都要先做三件事，你将更能够把重要的事列为当务之急。

1.省思一日的生活

这与传统时间管理的“一日规则”大不相同。这是要你在一天开始时花点时间检讨行程，看清楚方向，审视内在软盘，调整心态以应付未可知的机会和挑战。有些人喜欢在行事历上多留一点空间来做这个工作。

2.安排事情的先后顺序

首先你应该认清所要做的事情究竟属于第一或第二象限，这样才能确保第三象限的事情不会以伪装的姿态溜进时间表，同时也能帮助你从时间的品质或罗盘的观点来看待一日行程，并且强化“重要性”的原则，让你更明白自己在做什么。

如果你需要进一步分辨事情的轻重缓急，可就一、二象限的每项活动做一记号。比如说依重要性记上甲、乙、丙的记号，然后把重心放在标记为“甲”的事情上，而有的人则喜欢详细分类后以数字标记。

不管你用哪一种标记方式，我们都非常希望你能把最重要的事项特别标出来。如果你在这一天中安排了两项第二象限的活动，便须在二者间选择一项。如此，即使你当天别的事都没做成，知道自己完成了最重要的事，也就值得安慰了。

安排事情的先后顺序时，不要忘了某些事情是无法安排的，比如意料之外的机会或挑战。如果你对自己的角色与目标做过周详的考虑，你的一周计划自然能反映出你的用心。但人究竟无法未卜先知，有时候突发事情的确比计划中的任何事情都重要，这时候，你必须参考内在的罗盘，如此才能信守重要的事优先处理的原则，而不是拘泥于计划表。

3.利用T 形一日计划表

所谓T 形一日计划表是指左边列出具体时间性的活动，右边则列出一日中随时可做的事。如此不但在时间的安排上较有效率，又可兼顾真正重要的事。一周计划表则是将这二类分列上下栏。

所谓具体时间性的事情，是指这件事必须在特定时间完成才有价值。比如说去大医院看病，安排在早上比晚上有价值。但这并不表示特定时间一到，你就应该放下所有事情去做。如果你刚好在忙一件更重要的事，原来那件事当然应该另外安排时间。关键在于你必须能分辨当时两件事情孰轻孰重。

一天中一定会发生很多事情迫使你重新评估计划的可行性，比如老板突然要开会、朋友送你两张音乐会的票、女儿在学校意外骨折、客户突然取消约会等等。

通过第二象限组织法，你才能根据重要性的原则做最佳时间的安排，而不是绕着急迫的事团团转。当发生突发变化时，你应该停下来请示内在的罗盘，以决定时间与精力如何安排最恰当。如果突发状况不如你计划中的事情重要，第二象限的原则能帮助你坚持原订计划。反之，也可让你毫不犹豫地因时制宜，因为你知道自己所做的是真正重要的事情。

（六）评估

完整的第二象限组织法最后必须有一个完美的句号，亦即利用这一周的经验为基础，使下一周的生活更圆满。如果我们无法从生活中取得教训，又如何避免犯同样的错误，遭遇同样的问题呢？一周结束前，你应该先探讨以下问题，再开始下周的信念检讨与生活安排：

1.我完成了哪些目标？

2.我遭遇过哪些挑战？

3.我作过哪些决定？

4.作每项决定时，我是否把最重要的事列为当务之急了？

做完最后一周评估的步骤后，第二象限组织法便成为生活与学习的完整过程，使个人成长更上一层楼。

假设未来一年中，你每周都将花30 分钟来实行上述步骤，再假设你所设定的第二象限目标只完成了一半，将来你会比现在花更多时间在第二象限上吗？多多少？如果你真的投入更多时间在第二象限上，这对你的生活和事业会产生什么影响？

三  不要临时抱佛脚

要了解客观原则的存在，最理想的角度是从“农场法则”切入。在农业上，我们很容易看到耕作时序与收获多寡深受自然法则的影响。但在谈到社会或企业文化时，我们却自以为可以无视自然法则，欺骗组织，最后还能获得胜利。而且很多证据似乎也支持这样的看法。比如说你有没有临时抱佛脚的经验？整个学期都在混日子，大考前熬夜想把整学期要学的知识都塞到脑子里？史帝芬：“说来惭愧，但我一直到大学都是用临时抱佛脚方式念书，而且还自以为很聪明。我学会了分析我们的教育系统，以及每个老师的要求是什么。这个老师是怎么打分数的？主要看上课表现？好极了，那教科书就不用看得太仔细。另外这个老师呢？要考课本？没问题，赶快去找参考书看一看就成了。也就是说，我想要得高分，但又不肯花功夫改变生活习惯。

“后来我进了研究所，那里的环境完全不同。我进去头三个月都在猛啃书，拚命想弥补大学四年的空白，结果落得结肠溃疡住院。万事都有一定的发展进度。我后来发现刻意去扭转终究是没有用的。过去我的价值观根本不符合自然原则，后来我光为了弥补年少时的愚昧就耗费了好几年的时间。”你能想象农耕时“临时抱佛脚”会有什么后果吗？假设春天忘了播种，夏天又瞎混过去，到了秋天才想努力赶上，翻土、播种、浇水、灌溉，但你能预期一夜之间就满园丰收吗？像农耕这样的自然体系是不能靠临时抱佛脚的。这也是社会体系与自然体系的根本区别。社会体系建构在价值观之上，自然体系则是建构在原则之上。在社会体系中，短期内也许可以靠临时抱佛脚。只要技巧得当，下一番猛药表面上往往会有立竿见影之效。

但到头来生活的每个层次还是要受农场法则所主宰。我们当中有多少人曾懊悔在学校时临时抱佛脚？即使拿到了学位，却没有真正受到教育。我们终究会发现，学校社会体系中所认可的成功，与真正的心灵发展是有别的，后者代表我们能拥有分析、创造、高度抽象的思考能力，能够以语言或文字与别人沟通，能够跨越障碍，处理事情时能抛弃陈规，寻求较好的解决方法。

个性也不是一蹴而就的。你很难“临时抱佛脚”后立刻改头换面，变成一个正直、勇敢、富有同情心的人。体能也一样。如果你多年来都是吃马铃薯片、巧克力，又从来不运动，总不能今天在健身房运动一个晚上，就希望明天可以参加马拉松比赛。

婚姻也是一样。主宰婚姻的究竟是学校法则还是农场法则，要看你希望婚姻能够维持多久。很多人结了婚以后完全不想改变自己的生活方式，这种人可称之为已婚的单身汉。他们不想花时间培养共同的想法、对彼此无私的关爱，等到荒草满园时却又无法置信。他们可能想采用社会体系的恶补法来挽救婚姻，但这是不可能的，因为婚姻是受秋收冬藏的自然法则主宰的。

亲子关系何尝不是如此。有些人可能会想走捷径，毕竟我们比小孩子聪明、成熟，又有权威。无论是靠说理、威胁或强迫，我们都能占优势。而且我们可以把教养小孩的责任推给学校、教会、托儿所。但这样的方法能教养出聪明、负责、有爱心的成人吗？将来小孩能成为一个快乐的人吗？更重要的是，我们能保有亲密的亲子关系，甚至与孩子成为最好的朋友吗？安东尼·罗宾指出，短期间内我们也许能够靠走捷径得到表面的成功。

尽管我们可以让人印象深刻，甚至讨人喜欢；我们可以学会察言观色，八面玲珑，知道说什么话会得到什么效果，但是收获是无法伪造的。诚如布瑞姆博士在《阿波罗精神》一书所说的：“自然自有其均衡，这是人力所无法破坏的，因为我们知道因果律是自然界最无情而又报应不爽的。然而，无论是国家或个人常常不知自己的均衡点，这是因为我们仍然执迷不悟，不知道我们的人生与社会一定躲不过自然的规律：怎么栽种，必怎么收获。”注：第一象限活动是指急迫的且重要的事；第二象限活动是指不急迫的但重要的事；第三象限活动是指急迫的不重要的事；第四象限活动是指既不急迫又不重要的事。

 第四节  科学化时间活用法

你可能没有米开朗基罗的艺术天分，或是莫札特的音乐天赋；你可能也不像保罗·盖蒂之类的富豪那般富有。但是有样东西，你拥有的和别人一样多，那就是时间。

你的一天，和莎士比亚或爱因斯坦的一天，同样是24 小时。善用你的时间，莫蹉跎。因为这一分钟过去了，就永远过去，不再回头。

如何善用你的时间呢？开始要先学习如何说：“不！”培养一种能力，礼貌地拒绝那些你没有时间、缺乏天分，或没有真正兴趣的活动，这点非常重要。

每一个人都知道时间的重要性，但即使拥有充分的时间，却无法将它有效运用，也是枉然。善于利用时间的人，常能在短时间内比别人完成较多的工作。

处在现今知识日新月异的信息时代，人们常因繁重的工作而紧张忙碌。

如果想调剂自己的生活，就必须学会善于利用时间。无论是在工作或学习方面，若能以最短的时间，做更多的事，那么剩下的时间就可以挪作他用了。

因此，善于利用时间，不仅可以完成许多事情，更能拥有轻松自在的生活。

我们也许会对于社会上那些著名的企业家、政治家感到怀疑：他们每天有那么多事情要处理，却还能将自己的时间安排得有条不紊；不但能看看自己喜欢的书籍，以休闲娱乐来调剂身心，并且还有时间每年带着全家出国旅行好几次。难道他们一天不是24 小时吗？正确答案是：他们比别人更善于利用时间。

其实他们也并不是有什么特别好的方法，和旁人不同的只是——他们非常重视时间，并将之有效运用。换句话说，他们不认为时间是“量”，而认为它是“质”。在现今竞争激烈、分秒必争的有限时间内，“质”的充实是非常重要的，这是他们有效使用时间的不二法则。

那么，如何有效利用时间呢？安东尼·罗宾提出了一些科学化时间活用法，以供大家参考。

一  起床时间的使用方法

（一）利用音乐提高一天的效率

“一日之计在于晨”，早晨起床时心情如何，对一整天的工作效率有很大的影响。但是有不少人即使闹钟响了，却还赖在床上，早晨对这些人而言实在是头痛的时间。

倘若在前一天睡前，先将自己喜欢的音乐录音带放入录音机中，再安置好定时开关，起床时间一到，音乐自然传出来。

如此一来，仿佛在睡梦中听到轻快的音乐，自然醒来之后，心情也会随之愉快起来。

录音机具有各种功能，连音响都是高性能的。买一台放在寝室内，选择一些自己喜欢的音乐来听，其实是非常简单的。

对于不喜欢闹钟铃声的人，或者即使在床头摆了好几个闹钟却仍然叫不醒的人，不妨试试这个方法。喜欢古典音乐的人如果一大早从帕瓦罗蒂的《四季》中醒来，想必今天的心情一定会很好，工作效率也不错吧！这个方法也可以当作是一种睡眠学习法，例如学习外国语言的人，可以选择外语课程录音带，又兼具了学习的功效。

（二）起床前先想好今天应做的事

从醒来之后，开始起床、洗脸、吃早餐、到出门上班为止，这是一天之中最忙碌的时间。

再加上无法提早起床，这段时间是很难悠闲度过的。

首先将上班前的这段时间分为两部分：一部分是从醒来到起床，一部分是从起床到出门为止。

这样分法是为了在每一个时段内，安排不同的使用目的。

先是从醒来到起床的这段时间，醒来之后不必立刻起床。躺在床上，将一天的工作先做好安排，或者思考一些疑难问题的处理方法。等到将所想的事情都整理妥善之后，再起床。

换句话说，一天内要做的事情在床上已经都做好了安排。

这个方法有以下的几个优点：第一、在寝室中没有任何妨碍思考的声音或事物，可以安静地思考问题。

而且这时在寝室中只有自己一人，不会受到干扰。

第二、躺在床上这个姿势使人非常舒适，很容易就想出好点子。工作上如果发生什么行不通的地方，利用早上这段时间，很容易找到解决的对策。

但是，有一种人如果醒了不立刻起床，躺在床上问题还没有想出答案，瞌睡虫却又跑出来了。这种人最好不要让自己赖在床上。

第三、利用早晨的“杂用时间”与小孩沟通。

从起床到出门的这段时间称为“杂用时间”。

这个时段要做的事包括洗脸、换衣服、吃早餐。上班族大多必须花很长的时间来通车，出门前这段时间不够用时，往往只好牺牲早餐。

懂得善用时间的人不应只将这个时段用来处理杂事，还应用来和小孩共处、沟通。当然无法刻意地挪出时间，只是和小孩一起刷牙、或吃饭，听听孩子说话，就足以建立亲子之间的感情了。

一起刷牙、换衣服，还可以谈谈天，实在是节省时间的好方法。

如果你每天都必须加班，回到家已经是深夜，孩子们都已睡了，找不到谈话的机会，你不妨找一个适当的时间，从办公室拨电话回家，利用电话和孩子长谈一番。

电话也是一个沟通效果很好的工具。对于忙碌的上班族而言，很难得有时间来陪陪小孩，可以试着活用早上的“杂用时间”，或者在夜间使用电话作战。

二  携带物品的管理方法

（一）将携带物品放进一个袋子内，统一管理

为了合理地使用时间，最好能将所要携带的物品，放置在最容易取得到的地方。

经常看到很多人喜欢提着很多个皮包或纸袋，不仅提起来不方便，而且很容易放了就忘记带走。有好几个袋子在找东西时也非常麻烦。

一般人每天必带的东西包括工作用的文件、笔记、小钱包、地图、眼镜、雨伞、备忘录等等。

除此之外还有很多，因时因地不同，尤其以出外旅行时所携的东西最多。

无论所携东西的多寡，最好都只装在一个袋子内，而不要同时提好几个袋子，费时又费事。

将所有东西都装在一只袋子内，如果发生紧急情况时，携带会非常方便。

例如突然被派遣到外地或国外出差时，袋子一提，就可以出发了，一定不会有手忙脚乱的情形发生。而且，只提这个袋子，不用再带别的东西，就不可能半路掉了东西。

（二）步行到车站有益健康

因为现在交通太方便，很多人往往一走出家门，伸手就要招计程车，连多走一步路都不愿意。其实步行是最有益健康的运动，效果甚至比慢跑或打球更好。

虽然说运动应该到公园散步，作体操，但是对上班族而言，花这样的时间活动太奢侈了，在这段时间内所做到的单单只有运动而已。

以步行的方式上班则不同了，不但能达到上班的目的，还兼具运动的效果。实在是节省时间的好方法。如果你住的地方距离办公室非常远，至少每天也要花十分钟走到车站。

太花时间的运动，例如高尔夫球之类，对上班族而言实在是抽不出时间来参与。为了健康着想，与其每周、或每月特意花一、两小时来做激烈运动，不如每天早上步行十分钟。

（三）提早一个小时出门，有效运用通车时间

大多数的上班族每天早上都必须花费一段不算短的通车时间。如果家住得较远，或者遇到路上塞车，往往一个多小时必须挤在公车里。这一个多小时如果用来看书或看报，不知可以吸收多少知识呢！因此最好避开高峰时间，搭乘一辆比较空的车子。

如果有座位的话，可以看报纸、或读书，虽然同样是花一个小时的通车时间，但是所获得的效果却大不相同。

一般高峰时间大多在8 点到9 点，7 点以前的车子就比较空了。提早一个小时出门，就可以得到一个小时的时间，而一年累积下来，这个差别就相当可观了。

（四）多花一点通车时间，选择换车较少的行程

当我们计划外出，而前往目的地的路程不只一种时，通常我们会选择所花时间最短的行程。

但是上班通车时就不一定是最短时间的行程最好了。多绕一点路，如果能够更有效利用车内的时间，收获会更多。

例如，前一站是公车的起站，如果在起站上车的话，一定会有位子坐。

你不妨试着往回走，到前一站去搭车，虽然多花了一点时间，但是效果却不差。

如果必须换车的话，尽量选择换车少的行程；换车次数太多时，读书常常遭到打断，效果也会大打折扣。

（五）在车内准备一张厚纸板来书写

如果是提公事箱上班的人，坐在公车上无论看书、或写点字都非常方便。

但是如果是使用手提包的人，想要将它放在膝盖上写字就非常不方便了，所以最好随身带一张厚纸板，必要时可以垫着写字。

厚纸板质地坚硬，大小适中，垫在笔记薄上非常好用。如果在车上突然想到什么值得记录下来的点子，立刻可以拿出来写，非常方便。

除了厚纸板和笔记簿之外，袋子内还要随时放置一支笔，否则也无法将临时想到的东西记录下来。

上班族难免会遇到演讲、开会等必须准备讲稿或报告的机会，但是实在很难抽出时间来执笔，以下介绍一种利用通车时间整理讲稿的方法。

第一、在汽车中如果有座位的话，就可以拿笔记出来整理。

在汽车中没有人和你交谈，也没有电话的干扰，是最适合思考和整理的时间。

第二、在汽车中写东西时，即使是想到非常片面的，或者不完整的，也要将它记录下来；事后再加以修改、削减、或整理，就可以变成一篇好文章了。

如果一开始就想要完整地写好一篇文章，最后一定很难再继续下去。

第三、一边走也可以一边作文章，当然不可能边走边写，而是要用录音机录下来。

例如每天早上从家里走到车站，左手拿着皮包，右手拿着小型录音机，想到的文章就可以立刻录进去。

现在的电器不仅价格便宜，功能也非常精良，录音、停止、倒转、重录只要用拇指轻轻一按就可以了。

到了办公室之后，再将录音带交给秘书，请他帮忙用文字处理机、或打字机打印出来。

结束一天的工作，坐在回家的公车上时，再将它过目一次，需要修改的地方再订正一下。

这个方法并不限于在上班的途中，出差时坐在汽车或飞机上也可以说是一个节省时间的好办法。

（六）养成在通车时间看备忘录的习惯

在一天的早晨将当天的行程确定出来后，这一天才能过得充实而有收获。

确定好开会、约会的时间，安排工作的顺序，考虑好应指示部下的工作，如此一天的业务才能顺利进行。这些工作都可以利用通车时间。

在公车上将备忘录的日程表过目一遍。如果是早上，就安排一天的日程；如果是晚上，就检讨一下当天未完成的工作，作为第二天工作的参考。

虽然每天只花5 分钟的时间，但是对工作效率的影响却非常大。

（七）在车内读书时，先装好闹钟

坐在公车内，如果太过专心看书的话，很容易就坐过头了。但是如果老是在意着下车时间的话，又无法集中注意力来看书。

所以不论是在车上读书、看资料、或写稿，先将手表的闹钟调到下车前一点点的时间。

如此一来，搭车的短短10 分、20 分之内也可以安心地读书，而且如果太疲倦的话也可以安心地睡一下。

除此之外手表还有许多的功用，当然你必须先拥有一个多功能的手表，例如具有简单计算的功能。

对于上班族而言，实在有必要买一个实用性的手表。

一般女性戴手表都喜欢将数字盘戴在手腕的内侧，不但在车内看书时可以用余光瞄一眼；在与人商量事情时，也可趁对方不留意之际，偷偷看一下时间。

三  工作的安排方法

（一）讲求效率，也兼顾人情味

有人误解效率的真谛，以为讲求效率就是废话少说、公事公办，毫无人情味可言。和这种人打交道根本谈不上意见交流，充其量只是交换信息而已。

喜好此道的人颇以“专业作风”自诩。在他们心目中，关心别人的子女或是休闲度假，是白白浪费生命。

其实，这么做非常不符合时间的经济原则。少谈私事或许真能节省更多时间办正事，但可能留下一种印象：你是个不值得共事的朋友。

对事可讲效率，对人可不可讲效率呢？有个年轻人，一度对追求效率十分着迷，每天的行程都安排得相当紧凑。

到后来，日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天，诸事顺利，他依计划洗车、借书..但到了“与女友分手”这一项，事先的计划完全被打破。

原本他只安排了10 至15 分钟打电话，向女友解释一切。没想到，解释了一个半小时，还难以收场，因为女友实在无法接受这突如其来的打击。此事证明，对人不可讲效率，对事才可如此，对人讲效率要看某一行为是否有效。

（二）避免无谓的电话捉迷藏

但愿别人在电话“捉迷藏”上浪费一分钟，你就能收入一分钟，那么不出一年，你就能像英国女王一样富可敌国。有太多时候，你打电话找某人，可是对方却：

·不在办公室里

·正在开会

·正在上洗手间

·走开了不在位子上这就是电话捉迷藏。

这种事在所难免，因为人不可能拴在办公桌前分秒不离。但是有两个最起码的原则，可以避免这种一而再、再而三的追踪游戏。

一、如果是对方的助理、秘书（或家人、室友）接的电话，务必打听何时可以联络到此人。

二、留话时别忘了请对方在某个时刻或某个期间回话，如果暂时联络不到你，也告诉接电话的人一声。

（三）效率也具有感染性

有效运用时间必须靠群策群力。

就算是为时间而竞争，也需要群体的合作。就以时间竞争最显著的例子——赛跑来说。

在跑道上，为突出领先群雄的选手，必须有某种形式的团体合作加以配合。首先，有人必须在起跑之后就一马当先，这算得上是一种难得的牺牲，因为除了短跑，在其它赛跑项目中一马当先的，通常都不会第一个抵达终点。

比赛期间，又需要有人亦步亦趋的跟着最后夺标的选手，使他不敢稍有懈怠。

到最后冲刺阶段，更需要有人给他威胁，激发他更深层的潜能与意志，奋力向前，最终赢得冠军。

即使是世界级的选手，如果没有势均力敌的竞争者在场，也跑不出杰出的成绩。

运动场上的状态，也可应用在日常办公室中的运作中。有些公司一开始步调就放得很慢，不论是由上而下，还是由下而上造成的，在此种环境中，怎能有效率可言？相比之下，有些公司却一味追求效率，毫不松懈，不论是否面临特殊状况，永远处在备战状态中。

假如现在请秘书过来，交给她一堆文件复印，她却看到身为主管的你斜倚着椅背，双腿搭在办公桌上，手里还把玩着魔术方块。想想看，她免不了也是把文件往桌上一堆，就径自喝起咖啡，然后先打几个私人电话再说。

她为什么要认真努力呢？老板都如此散漫，秘书何必拚命呢？部属当然是追随上司的作风。

但是，如果秘书走进来，发现你已经在拟下一个指示，自然就不敢怠慢。

因为她知道还有更多工作要处理，容不得拖延。想当然就会采取不同的态度，说不定会立刻快步奔向复印室。

当然，这其中带有争口气的成份，不过那是同心协力的“争”，彼此目标是一致的。等过完一整天，你可以对着已完成的工作，诚实地对秘书说：“今天我们的表现都不错。”这样的结果，是她激励你更积极，而你激发她更有效率。

这种相互影响的状况随时发生在生活的各个层面当中，无怪乎打哈欠或是跷脚都具有传染性。或有意或无意，人都有模仿与善变的心性，时时度量着、附和着同伴的步调与节拍。

（四）作决定宁可慢，不可轻率

迟缓的决定总比草率的决定更恰当；不作决定比作错误的决定要好得多。可惜大多数人宁可求快不要慢，宁可犯错也不愿有所保留。

如果发觉这其中有冲突矛盾之处，那就对了。在这追求速度的时代，人人都是速度至上、效率第一。想要迅速有效地作决定，结果很可能适得其反。

凡是可以缓一缓的决定，就该缓一缓；人必须极力抑制自己的冲动、草率。

可惜许多人办不到，或因为缺乏耐心、等不及，或由于其他原因，总之是要求立见分晓，于是我们被迫作出匆匆的决定，被迫不假思索地回答对方草率提出的问题。如此行事十分危险。

安东尼·罗宾指出，延缓决策过程的诀窍在于，要相信不作决定或不能作决定，其实并不会带来不良的后果。

美国医生或处理预约挂号的美国护理人员，最擅于此道。你急着找医生时，打电话去，结果如何？你根本不会直接找到医生，一定是护士先来接听，问个相关的问题，然后告诉你最快也要两周后才能轮到你就诊。

她会问：“要上午来还是下午？”很平静的又把决定权推回给你。

说穿了，护士所问的是：你是否宁可讨人厌烦非立刻来看医生不可？还是可以等上两星期，到时候病痛可能早已不治而愈？医生都知道，病人大部分的不舒服都还不到必须立即处理的地步，所以也最懂得拖到更多症状时再作决定。

这个办法太棒了。医生可借此依自己的步调来处理问题，不必受制于病人。这个原则在十之八九的情况下都适用。

商场上也有同样的例子。曾担任《时代》周刊主编八年的卡夫说过，每周部属所提出来的问题，有半数他都任其悬而不决。但这并不表示他优柔寡断，主编的工作绝对是“决策密集”的。他每天要面对不下数十个疑难杂症，这可不是该先给谁打电话、该给哪些人回话、或到哪里午餐之类芝麻绿豆的小事；他每一个决定都会影响到一群遍布世界各地的一流人才。

一旦他决定要报导某个主题，就会引起一大群记者、编辑、撰稿人员及摄影记者一连串的动作，同时也会引发一系列其它的决定。在主题决定后，他还得决定由谁执笔，篇幅多长，要配合哪些照片及由谁来拍摄。杂志中的每一页都有许多细节要处理，每周六的截稿时间又一分一秒地逼近。办公室人来人往，都是拿问题来请示他的。

最后，为了维持判断力，为了不受杂事干扰，也为了控制预算，他干脆顺其自然，不作决定。以目前世界情势与新闻事件瞬息万变的状况，不出所料，这些所谓迫在眉睫的问题多半会自然而然地消失，要不就换个方式又出现。且不论是哪一种结果，当初若下了决定，此刻也已失去意义。

卡夫举例说明：“如果有人极力推荐某个题材，但是我没有把握，就先搁一边凉一凉，宁愿晚一天再着手，也比指派某人去做以后才发现错误，又必须重来要好得多。”

（五）洞悉对方的“阳谋”

第二个延缓决定的诀窍是：好好了解为什么对方老是逼着你快快下判断。

这方面最典型的例子就是倍受业绩压力的业务人员。在一月或一季结束之前，业务人员的业绩总是最好，因为他们总会运用各种策略逼迫客户快些点头，包括降价、给予各种优惠或来个清仓大拍卖。

通常在这种情况下，顾客反而更要犹豫不决，逼得业务人员不得不作更多让步，才算精明。

当有人逼着我们当机立断时，我们会感受到那种压力。但有时候对方手法高明，丝毫不露痕迹，就很难察觉其动机。

IMG（美国国际顾问管理公司）总裁麦考梅克手下就有这么一位主管，无论是对外作公关或与新闻界打交道，绝对是一把好手。他最有兴趣的就是安排麦考梅克上电视或接受报纸专访，打打知名度。

可惜麦考梅克素来不喜接受访问，也没有太多时间耗在这上面。这位主管却不断催着麦考梅克把一项项访问排入日程表，有时甚至几个月前就要排定。麦考梅克不愿那么早就被时间绑得紧紧的，可是这位主管总说，这是为公司、为客户好，说起来仿佛他帮了公司大忙。

过了好一段时间麦考梅克才发现，其实是麦考梅克在帮他。不断安排麦考梅克曝光可使他在新闻界面前显得很有办法。麦考梅克决定得愈快就愈显得他有能耐。换言之，他牺牲麦考梅克的时间来争取个人在新闻界的地位。

一旦觉悟到这一点，以后再要延后或拒绝访问时，麦考梅克心中就不再觉得歉疚。

近年来，又出现第三种因素，迫使决策的速度必须加快，那就是高科技。

文字处理机使各种文件充斥，造成一种信息相当充分的错觉。

传真机使得再细微末节的事，也显得十分紧急。

快递服务也使人不得不立即反应，当机立断。

华盛顿在英法北美殖民地战争期间，与手下将领有过一段快速反应的历史。

当西部边境发生拓荒者集体被杀的惨案时，消息往往要数周或数月才传到华盛顿耳中。华盛顿接到通报后必然万分震怒，气得拍桌子，并且要求立即还以颜色。他火速发出命令，要求立即增兵，往西部支援。

但是以1780 年的通迅技术与交通工具，军令移动的速度如同牛步。待人员集合好、装备好、训练完毕，已是数月后的事了。那时华盛顿的气已消，原来十万火急的事也不那么急。国家有限的资源应运用在更有价值的用途上。

这一切不禁令人怀疑，新式的办公室科技，是否正驱使我们对于应该三思而行的决定，反而草率从事。

（六）上班前将一天的工作安排好可提高效率

举个例子来说，如果比别人早一个小时起床，早一个小时出门，到了上班时间为止，你就能悠悠哉哉地多看了五、六张报纸了。如此一来，你就能比别人先获得最新情报，对工作帮助颇多。

而且早一点出门上班，可以有更充裕的时间来安排一天的行程。

无论是什么工作，如果没有适当的安排，一定无法获得太好的结果。因此早上早一点出门，就会有一段空出来的时间，可以用来安排工作，使工作进行更顺利。

安排工作虽然很花时间，但是会提高效率，结果所花的时间反而更短。

（七）详细列下该做的工作，并决定工作顺序

在安排工作时，不必安排得太详细，如此可使工作具有某种程度的弹性，进行起来比较顺利。

有的人习惯将工作时间安排得很紧凑，一件事接着一件事。看起来似乎很合理，实际上却是非常没有效率的方法，因为这种作法会让人觉得束手束脚的。如果工作未完成时时间就到了，势必要将工作中断；如果提早将工作做完了，就只好干瞪着办公桌了。

以下介绍一种安排工作的方法。

首先将一天应做的工作全部写在笔记簿上，如果前一天有未完成的工作，当然也要加上去。写完之后，再从头到尾仔细看一次，并决定出工作顺序。

但是排定的工作并不是一成不变的，一边做的时候可以一边修改。

例如，假设中午有一个约会，不一定要先吃过饭再去碰面，可以和对方相约一起吃饭，边吃边谈事情。

这样就可以同时做两件事，多出来的时间可以用来做别的事情。

（八）将工作分类

所有的工作应先分类为“只有自己才能完成的工作”和“他人也可替代的工作”。

在安排工作的先后顺序时，一定要紧紧记住这个原则：只有自己能胜任的工作委托给他人，或者可以交付他人的工作由自己亲手来做，都是一种损失，工作效率也会因此而无法提高。

如果是主管级的人可能会拥有私人秘书，帮助整理一些非常繁琐的工作，也就能更有效地运用时间。但是一般职员请不起秘书，只好将工作委托给部下、同事，或家人来代劳。

剪报、整理档案之类的工作连小孩子都会做，尽可能交给别人，自己应该做更重要的工作。

（九）事前的热身工作最好能与工作本身有关

为了使一天的工作能顺利地进行，无论如何一定要先做好事前的热身工作。

有的人喜欢在工作前先看一遍当天的报纸，这也算是一种热身工作。

但是，倘若事前的热身工作与工作之间有着密不可分的关系，往往会对工作有帮助。在有限的时间之内，为了使工作的进行更有效率，最好是尽可能早一点进入工作状况。

例如，一大叠非读不可的会议记录摆在眼前时，不妨先看一遍目录。

如此一来，在实际开始阅读正文时，效率一定会大大地提高。

如果该做的工作太多，不知从何下手才好时，先将工作逐条列于纸上，然后再来仔细挑选。

（十）需要对方尽快回应的工作最先处理

每天早上，开始上班的第一件工作最好是先整理需要对方回应的事，早一点联络以防对方回应太迟。

早上联络的事情，往往到中午才有回应；倘若中午才联络的事情，恐怕要拖到第二天才有回应了。虽然只差二、三小时，往往却迟了一整天。

为了防范这个损失，联络工作就变成一天之中最重要的事项了。

另一件事情是指示要委托部下的工作。

如果忘了指示就开始自己的工作，等到察觉时再说，部下一定会认为这是不重要，而且不急的工作。为了避免因此而造成太大的损失，上班之后应该立刻进行指示工作。

先决定好哪些工作是要委托别人的，然后再来安排自己的工作的先后顺序，有效而灵活地运用时间。

（十一）事情委托他人时应说明做法及意图

旧式的管理方法注重权威，上司在对部下发号施令的时候往往只说：“你去做××吧！”省略了前后的说明。这种做法很难传达命令的意图，因此很容易出错，产生令人不满意的结果。在委托别人帮忙时，一定要将做法和意图说明清楚。

例如，请秘书代为购买飞机票时，不要说：“请买某月某日某时到纽约的机票。”最好改说：“我想要在某月某日某时某分抵达纽约某饭店，请你帮我买一张机票。”前者说法万一那一班机客满，秘书买不到机票，也只好无功而退了。但是后者将意图表达得非常清楚，即使没有最恰当的班机，他也可以非常有弹性地购买前一班机的机票。如此将目的和意图说明清楚，可以减少失误，并且增加效率。

（十二）若希望尽早获得工作报告应事先说明

现在不只是“等待指示型”的人很多，“等待催促型”的人更多。

如果将工作交代清楚之后，就静待结果的人，始终是等不到部属的工作报告，开始加以催促之后，所得到的答案竟是“我还没开始呢！”或者是“我以为这件事不急。”虽然延迟报告是不对的，但是指示者也有不当之处。

为了防止这种“失误”再度发生，尽早知道工作结果，在交待工作时应先说明清楚，如此一来，部下也非常希望将工作早一点结束，可以向上司报告工作结果，就不用再苦苦地焦急等待了。

只差短短的一两句话，就可以节省时间，提高工作效率。

精疲力竭的时候是难以妥善处理事情的。

约会则安排在下午比较恰当。

通常与人约会要比在办公桌上办公少花一点头脑，不太容易疲倦。

看过的信件就登记在人事资料之中，例如收到搬家、更换地址、结婚、生日、死亡通知等，告知各种变化的信件时，都应转记于人事资料之中。

这些信件虽然看过了，但不应立即丢弃，最好能放在一个固定的地方，保存一定的期限之后再丢弃。

如果立刻将原始资料丢弃，一旦发生事实误差或转让错误时，想要确认就非常困难了。

整理信件无论是在家里、或在办公室，脚边最好先放一个废纸篓，不要的东西随手就丢，可以省去再检查一次的时间。

四  敢于说“不”

若要集中精力于紧急的要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。

有位夫人曾被选为社区活动的主席，可是既放不下许多更重要的事，又不好意思拒绝，只好勉为其难地接受。后来她请一位好友接下这个担子，对方却委婉拒绝了。这位夫人大失所望地说：“但愿我也能拒绝。”这并不是说社区活动或社会服务不重要，而是人各有志，各有优先事务。

必要时，应该不卑不亢的拒绝别人，在急迫与重要之间取舍。

麦考梅克任职大学时，曾聘用了一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天，麦考梅克有件急事想拜托他。

他说：“你要我做什么都可以，不过请先了解目前的状况。”他指着墙壁上的工作计划表，显示超过20 个计划正在进行，这都是早已安排下来的。

然后他说：“这件急事至少占去几天时间，你希望我放下或取消哪个计划来空出时间？”他的工作效率一流，这也是为什么一有急事麦考梅克就会找上他的原因。但麦考梅克无法要求他放下手边的工作，因为比较起来，正在进行的计划更为重要，麦考梅克只有另请高明了。

麦考梅克训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。他常问受训人员，你的缺点究竟在于以下三种情况中的哪一种：

（一）无法辨别事情重要与否；

（二）无力或不愿有条不紊地行事；

（三）缺乏坚持以上原则的自制力。

答案多半是缺乏自制力。事实上，却不是这样，而是“确立目标”的功夫还不到家，而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。

这种人十分普遍，他们能够掌握重点，也有足够的自制力，却不是以原则为生活重心，又缺乏个人使命宣言。由于欠缺适当的指引，他们不知究竟所为何来。

五  就寝时间的使用方法

（一）不可剥夺睡眠时间

经常听人夸口说：“我可以通宵熬夜，一、两天不睡也无所谓。”这句话令人感到怀疑，当然不是怀疑能不能通宵熬夜的问题，值得怀疑的是他真的“无所谓”吗？通宵熬夜是很多人都有过的经验，但是，到底有多少人第二天还能用相同的精力来工作呢？结果必然是效率一落千丈。

中学生在准备联考时，常常会减少睡眠时间，结果读书效率反而降低；因为一直没睡好，大脑昏昏沉沉，平常只需要四个小时就可以全部做完的数学习题，变成得花六个小时了。原以为可以节省睡眠时间，没想到却反而浪费了第二天的时间。

长距离赛跑，尤其是马拉松跑，最重要的是速度的分配。如果想要在希望的时间跑完全程，不可以靠一时的冲动跑得太快，必须控制自己，守着一定的规律，按部就班地向前跑。

对于我们每天持续不断的工作或学习，很少会在短程内就看得见目标，重要的是要依照自己的速度，循序渐进地努力。如果跑得太快，损害了健康反而会使速度降低。

所以，即使工作再忙碌，也不能任意剥夺睡眠时间。以长远的眼光来看，这是最具效率的好方法。

（二）将心事用笔写出来

夜晚睡觉的时候，将电灯关掉之后，各式各样的想法会一一浮现在脑海中。如果这是在白天就已经察觉的事情的话，反复浮现在脑海中，就会使人难以成眠。

例如，想到白天被上司斥责的事情，想到明天必须安排一项会议，突然间着急、不安都会蜂拥而来。这样的经验每一个人都曾有过。

一旦这样的念头占据了心头，想挥都挥不走了。

这时最好试着将问题理出一个头绪。

到底烦恼在哪里？例如，白天受到上司斥责的话，究竟错在哪里？如果为明天的会议感到不安的话，其原因何在？将问题或理由简单罗列出来，即使当场无法想出具体的解决方法，至少也使问题客观化了，会比较放心些，然后将解决方案交由意识去思考就可以了。如果这个时候能发现具体的方法，当然是最好的。

但是，这个方法发现了之后，最好立刻写下来。写下除了备忘之外，同时也是叫自己不要再去想它了。将处理方法记录下来，如果安心感由此产生的话，就不要再胡思乱想，而扰乱了睡眠。最好能一觉到天亮，醒来之后以全副精神去面对一天的工作。

不只是挂心的事情突然想出好方法之后，要立刻提笔记录下来，想到别的事情时也应该记录，所以身旁最好摆着备忘用具。

就寝前的状态是最适合思考的。但是为了不影响睡眠，在忘记之前先记录下来，记录了之后就立刻将它抛到脑后，安心地休息。这是最有效率的方法。

（三）利用睡眠学习机来学习

一般人总认为学习外语就是要上外语补习班，或者用心制造单字卡；其实这些方法只会让人觉得枯燥乏味，不但引不起兴趣，反而会对学习产生不良作用。

“工作太忙，没有时间去英语教室上课。”“每天下班回家都累得动弹不得，哪有力气再去看教科书！”许多人在开始学习语言之前都因为这两个原因驻足，总之，光有学习的意志是不够的。学习语言的最好方法就是躺在床上学。利用睡眠学习机，在就寝前听听音乐或语言的录音带。

虽然上下班时间、或休假日也经常听，但是学习量还是不够，所以睡觉时也应持续这种听力的练习。

睡眠学习机是在空中自修的人非常强而有力的“秘密武器”，而且可以轻松愉快地学习。学习语言最重要的是每天累积的功夫，因此轻松愉快、持续不断的学习过程就更加不容忽视了。而且，即使身体和眼睛再疲倦，也不会妨碍听力的学习。当一件事做得太久，想变换一下情绪时，也可以拿录音带来听听。如此一来，可以一边休息一边学习，时间的利用更有效率了。

六  选人烟稀少的路走

这句话是斯科特·派克的书名，摘录自罗伯特·弗罗斯特于1916 年出版的诗《无人之径》。

树林中有两条岔路，我选择人烟稀少的那一条路走，因此有了全然不同的境遇。

安东尼·罗宾认为，有时候从高速公路下来，改走旁边的道路，或许会有全然不同的感受，这个道理也适用于其它的情况。走旁边的路也许要花费较长的时间，才能到达目的地，但是你会发现在高速公路上从来都不会发现的东西。你可以在晚上、周末或假日从事这种意外之旅，这都是漫游的最好时机；也可以在工作日中做意外之旅，这些路可能会带你到图书馆看看好玩的书、去高尔夫球场——前提是，高尔夫球不是你的日常活动。你要做的是异于平常所做的事情，避免你生活中的陈词滥调，试试新鲜的东西：新的工作方式、不同的广播电台、不一样的早餐。偶尔打破你的旧习，尝试新的衣着风格、不同的嗜好或度假地点。

走人烟稀少的路可以当成是在紧张忙碌的事件之后，自我奖赏的报酬，或是在重要事件之前的放松方式。

曾经连续赢得六次足球大赛的乔治亚工学院的名教练博比·多德相当了解这个技巧的潜力。当其它球队的教练每天两次严格训练他们的队员，使队员受伤、疲倦时，博比·多德的球队也一样做训练和练习，但是他们有放松的时间，他们轻松地玩橄榄球，享受在新奥尔良、杰森维尔、迈阿密的球场玩球的乐趣。这种想法管用吗？当然，他们赢得了六连冠。

漫长的人生道路要能产生一些奇妙的意外。海耶克华在成为美国加州参议员之前，已经是世界闻名的学者、大学校长、作家；他的著作《思想与行动的语言》销售数万本，并且已印制了许多的版本。有人问当时80 多岁的参议员，他希望别人如何纪念他，他作了下面精彩的回答：“我希望他们说：‘他的确没有白走一遭。’我的兴趣广泛，我对政治有兴趣，我对语言学有兴趣，我对学术生涯有兴趣，我曾经非常喜欢心理学..我拿到了人类学和爵士音乐史的文凭，我学过潜水。这个未知的世界持续不断地激励着我。

“我认为人们说：‘我是制造工具者’、‘我是牙医’、‘我是教授’就是诅咒自己提早入土。当他们要你退休的时候，你再也不是工具制造者、牙医、教授了，此时除了死亡还有什么可做的？如果这是你看待自己的态度，你真的是诅咒自己死亡。

“以我来说，我不知道我是什么..我不知道下一步会发生什么事情，但是我想要在死之前经历许多的事情。生命非常非常的短暂，所以你一定要好好活着。你问我希望历史学家在死后怎么形容我，我希望他们说：‘嗯，他没有白走一遭。’”

七  在长假中尽情玩乐

有许多人每天为了工作而疲于奔命，即使有一段长期的休假，仍然想利用这个机会来整理未完成的工作，或者再着手于迟迟没有进展的研究。

有这样的想法，其实也不能算是错误；但是却不是最正确而有效的使用休闲时间的方法。

休假是为了要使自己离开原来的工作，让疲惫的身心获得放松的机会。

因此，与其关在家里继续工作或读书，不如去旅行，过一个积极而快乐的休假。

上班族的生活往往在不知不觉间已经积压了过去的压力，如果再不找一个适当的发泄机会，很快就会像一个吹得太大的气球，随时都有可能会爆炸。

而且，即使丝毫没有感觉压力的存在，休假日继续工作或研究的话，效率也往往无法提高，休假之后更不可能会拿出最好的精神来工作。因此，休假时尽量放松自己，使身心都能获得恢复，休假后则必须更努力地工作。

若你是个怎样也无法放下工作和学习来玩乐的人，不妨利用休假的第一天来做整理的工作，然后再愉快地度过其余的休假日。

总之，好好利用长期休假，尽情玩乐，舒展身心，也可提高工作效率。