撰写商业报告?----?利用标准商业报告格式

撰写商业报告 ---- 利用标准商业报告格式

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商业报告

一份

草稿

格式

附录

杂谈

    设想一下这样的情景：您是一位忙碌的高层经理，您管理着好几位基层经理。每一个季度，您所管理的经理团队成员都必须向您提交他或她所管理部门业务进展的书面报告。这份报告详细罗列着利润、成本、效率以及对下一个季度的建议。

    阅读这些报告需要花费几天的时间，而更加令人沮丧的是所有的这些报告都完全不同。有些经理们把数据和统计信息放在报告的最前面，而另外那些经理在报告的末尾用了附录。有些经理没有把执行摘要放入报告，或者没有把对下一季度的建议写进报告。这说意味着您需要花费额外的时间来审阅每份报告从而找到您真正需要的信息。

    如何减少您审阅报告的时间呢？如何确保您所提交的报告都被仔细阅读、消化并理解呢？如果每个人简单地使用下面的格式，那么阅读的人将很有可能只需要一半的时间就可以发现他们所需要的内容。

    这就是为什么一个标准格式----通常我们称之为“商业报告格式”----多年来得到推广的原因。在这篇文章中，我们讨论为什么使用标准格式会对您有帮助，然后我们将概括出这种标准格式的重点。

为什么标准格式很重要？

    为什么需要使用标准“商业报告格式”，其中最重要的理由之一是当他人在阅读您的报告时往往不需要花费太多的时间。几乎很少有人，如果说有的话，会把您的报告从头至尾无一遗漏地读完。然而，使用一份整洁的、标准格式，将帮助阅读的人快速且简易地找到他们所需要的信息----跳过他们所不需的部分。

    使用标准格式还会有助于您把所有的相关信息组织在一起。报告的内容有时会过于庞大，特别是当您有很多数据的时候。这个格式会确保您的信息会遵循逻辑步骤写入报告，这样阅读的人就能够跟得上、理解起来就会更加容易。您也不会忘记把重要的内容写入报告，因为这个格式将提供给您合理的结构。

商业报告格式

这里有一些标准格式的主要组成部分：

1、标题页(或称标题部分)

包括报告的名称、报告者的姓名、以及日期。如果您的报告相对比较长，那您的标题部分也可以包含一份内容表。

2、执行摘要
这一页内容应该是最多的。总结您正在努力解决的问题，罗列您认为最重要的信息或结果，详细说明您所推荐的解决问题的措施。
对于很多人来说，这一页是他们唯一化时间去仔细阅读的内容。因此，聪明的办法是好好地写好这一页的内容，尽管它也是在这份报告中的一个独立报告，内容都取决于执行过程本身。用要点和编号列表把重要部分进行强调。

3、方法论
在结论部分描述您在研究时所使用的方法。例如，您是否和焦点小组商谈过？是否做过一些采访？搜集过公司档案？或者使用过类似咨询公司或研究机构那样的外部资源？您把自己研究的进展写进此部分，并解释为什么您会使用那些您所使用的资源。

4、导言
告诉读者为什么他们需要阅读这份报告，并给予一份简介说明您将会在报告中写一些什么内容。

5、正文
这个部分是您报告的“心脏”。介绍您的研究，把您的研究作为您的个案----记得要把最重要的信息放在最前面。

6、结论
分析您研究的结果，把所有的东西都融合一起。许多人会阅读此部分，所以，要使它简短而精炼。

7、建议
把您认为读者----或公司----在解决那些您所提及的问题时应该采取的措施罗列出来。理想的情况下，这部分使用要点或编号列表。

这是另外一个阅读量很高的部分，因此，您需要观点鲜明。您已经做过研究了，因此告诉人们接下来需要采取怎样的行为。如果您建议一些大的变革，那您需要创立一个战略以便逐步实施这些大的变革。

8、附录
把您报告中所引用到的资源和研究信息全部收进此部分。很少有人会仔细阅读附录，但是这些信息能够支持您的论点，因此它必须收录进报告。

报告贴示

这里有一些附加的建议可以有助您撰写有效的、组织有序的报告：

• 了解您的目标 ----在您开始研究或者撰写报告以前，一定要搞清楚您为什么要写这份报告----和谁会阅读这份报告。
• 使用轻松的风格 ---- 如果可能的话，把您的书写风格表现得相对非正规一些并且很容易看明白。要表现得专业，但是始终要把您的读者放在心里。如果您把您说的话写出来，他们就很容易明白您正在努力告诉他们什么东西。
• 保持简洁 ----记住，人们通常没有太多的时间。要努力让自己的语言简短、精炼。
• 利用资源和数据---- 如果可能的话，就多利用统计信息，引用一些信息。相比观点来说，人们往往更加信任数字。
• 用明确的标题组织文章----用标题或者副标题把您的文章进行分段。这样可以使得阅读更加简易，而且它还有助于人们找到对他们来说最相关的信息。
• 用最重要的信息开头---- 在您报告的任何章节，一定要把最重要的部分放在最前面。再次强调，记住大多数人没有很多的时间。尽可能快速地告诉他们需要了解什么。
• 保留“备份”信息---- 一旦您已经完成了初步研究，很有可能您所拥有的信息已经大大超过您真正所需要的。这说意味着您得从头到尾浏览一遍所有的数据然后再决定您的报告真正需要什么。注意别“优选”数据：别选择一些只是您喜欢的，或者支持您的目标的。保留每条您所引用的(或者没有引用的)信息，只是为了防范万一您会被问及支持您的发现时会用到。
• 至少做2份草稿----您报告的第一份草稿将可以表达您的意思。在第二份草稿中，您可以对您的描述进行改进并润饰。

关键点

使用标准的“商业报告格式”可以有助于人们在阅读您的报告时更容易快速找到他们所需要的信息。他们知道哪个章节可以回答他们的问题，而且他们也能够非常清楚地明白您的建议。对于总是忙碌的人们来说，这显然是非常必须的。

来源；http://article.yeeyan.org/view/63947/31380