我的GTD核心-笔记本

请大家对我的GTD系统核心批评指教[Q&A已更新]
大家好：
经过六个月的潜心钻研，终于研制成功自以为最适合本人的GTD系统核心部分。
由于本人工作实在繁忙，无法一次完成此贴，望大家见谅。
我的GTD系统简介：
系统核心是一个用笔记本实现的tickler(David Allen这样称呼)，其实我更愿意把它叫做一个FIFO(cyclic buffer or queue or whatever).各位不要小看这个小小tickler,对我来说，他要比使用LB/Bonsai/Outlook等等效率高出很多，不信你就跟他比比看。
jluo 编辑于 2006-5-30 5:14:11
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jluo
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#2
发表于 2006-5-29 14:16 资料文集短消息
每两页形成一个day folder,每一个day folder存放一天的工作信息。
我把David Allen的43 folder tikler的设计改造了一下，这个笔记本中存放了2个月(如果你设计过软件或硬件系统，这个叫做double/pingpong buffering)总共62天的信息，另外还有12个月的month folder。例如，第三个月开始，要把第一个月的所有信息整理到第一个month folder中，如果你为一个正规企业作过unix系统的backup工作会很容易理解。

jluo 编辑于 2006-5-29 16:05:50


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#3
发表于 2006-5-29 14:19 资料文集短消息
这个笔记本上的信息用post-it notes来记录，每一个post-it note存放一个小时的工作信息。因为我每天工作12个小时，所以共12张post-it notes.
如果你问我为什么使用这个系统会比用treo/PDA效率高。
第一，这个系统针对我的工作性质knowledge worker来讲，并不一定适合每一个人。
第二，想想为什么有些人使用算盘会比按计算器作算术快就会理解。

jluo 编辑于 2006-5-29 14:37:15



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#4
发表于 2006-5-29 14:23 资料文集短消息
这个系统的另一个关键是一张daily 时间表（也是我手绘的，本来打算用outlook的，那个很不直观，所以我手绘了一张，每周复印7张就好了），关键是把所有大任务分解或者小任务合成１个小时左右的单元，像拼七巧板一样合理摆放在daily 时间表内，其实比拼七巧板容易，因为时间只是一维的。但是，由于我的工作性质，要安排人机工作时间1:1来优化pipeline,所以有时稍微要复杂一点。下一次我把那个时间表的template也贴上来。
jluo 编辑于 2006-5-29 15:05:42

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#5
发表于 2006-5-29 14:24 资料文集短消息
系统的优缺点:
Pros:
1. 反应迅速.快过treo650键盘,快过任何涂鸦软件.
2. 健康无辐射,特别省眼睛.
3. 吸取了pda用来实现GTD的所有(相对于传统pen & paper 方法)的优势.
灵活性, 用post-it note实现随时reschedule
结构化, tickler/post-it note 自动建立了时间的脉络和条块分割
整体感, always have a big-picture of what to do in front of you.
reuse,  post-it是公司取之不尽用之不绝的supply.笔记本可以循环使用.
4. 不用担心死机,机器被盗/丢失,以及没有backup等问题,
5. 与PDA based system并不矛盾,可以配合使用,比如满负荷工作的时候,特别是deadline之前的那几个星期使用此GTD瑞士军刀,老板度假期间放下军刀,从容不迫地继续来balance自己的幸福生活.
6. 制作成本低,可以自行生产,自产自销,特别适合身兼多职(multiple role)的超级繁忙人士使用,只要把两个/或者三个本子翻到同一页,role confliction可以一目了然. 同时克服了再败一个treo来做GTD的经济问题.
7. 不用来做GTD时系统可以立刻downgrade成为一个普通的tickler,用于纪录流水帐,或者做票据类的管理和filing工作.
Cons:
1. 无法定时提醒,其实只要把这个本子打开放在案头并且每晚上作review,哪里还有提醒的必要? 本人还想出还有一个巧妙的tips送给大家,是配合你的treo,把那张需要提醒的post-it note利用bugme的camera功能照下来,然后加上alarm,可以省下重新涂鸦的时间
2. 这个方法不是很适合后期的规整和处理???
这个问题需要根据具体要求来解决,比如如果后期的规整和处理只需要保存一份流水账的话,完全可以用复印和扫描的方法进行所谓的"半数字化",当然,如果将来data mining技术成熟以后,很有可能在你"半数字化"的知识和数据库中进行检索.
另一方面,这种方法本身就督促你及时甚至随时把你有"长期保留"价值的东西在定期review的时候完全数字化.(refer to Q&A/Q8, Q9)
PS,顺便提一句,个人认为voice regcognition技术目前较为成熟一些,而且对于纪录能够用文字来表述的知识来说是首选,为什么,我会在将来有空的时候深入讲讲.
本人曾经对uglee老大有一次大谈AI大不以为然,现在才发现在某种程度上身有同感.
jluo 编辑于 2006-5-30 10:13:36

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#6
发表于 2006-5-29 14:27 资料文集短消息
这个板块开一个Q&A,欢迎大家对我的GTD系统或者有关问题提问.
Q & A:
-- Q1: 这东西我见过,不就是叫做hipster PDA吗?
A1: 不是的, hipster PDA是一队index cards,本人认为在结构,实用性上都远远不如我自主开发设计的tickler based GTD system.
-- Q2: 这跟普通的效率手册有什么本质不同吗?
A2: 是不同的.普通效率手册通常是全年的365,而我的system用2个月的double buffer 工作于乒乓模式之下,既不会只见树木，不见森林,也不会只见森林,不见树木.第三个月开始会自动促使我去整理和归档第一个月的工作记录.另外,我的所有记录的ink载体是post-it notes,相当于1小时为最小单位的信息部队坐在post-it船上,可以灵活调动到任何一个合理安排的泊位上去. 虽然貌似相同,但相信你细细体会,是会品出其中的本质区别的.
-- Q3: 不知道楼主是研究此法用了6个月，还是使用此法已经有6个月了？
A3: 本人作为吹友的吹龄为6个月，不过初衷就是定位就是来作GTD的，GTD是因，败treo是果，这个方法几个月前最初的设计是用来存放receipt的，并没有post-it部分。
-- Q4: 但是我还是不习惯带一个这样的东西，走来走去不方便。如果是跟女朋友约会，期间需要办一些事情，我说得是很多场合你无法携带这样的东西。不如一个pda/treo方便。
A4: 你可以考虑把要做的post-it notes copy或者取下来放在钱包里带走。晚上整理的时候filing回tickler.
-- Q5: 我是环保主义者，你一个月需要消耗多少资源？
A5: post-it这种纸张应该是可以回收的(recyclable),一个月以31天计算，大概需要31x12=372张，至于tickler的笔记本可以终生reuse.
-- Q6: post-it好像不适合反复的粘贴吧?
A6: 也徐我们公司买进的post-it质量比较好吧，我反复repost 10次都没有问题，而且基本上计划制定的好的话，应该不会需要多次反复。
-- Q7: 楼主把这个原创tickler作为自己的gtd系统的核心 这是楼主自己的看法而已,原著中gtd系统的核心是针对不同context的list 不知道楼主是如何处理？
A7: 对于与原著的不同看法，本人准备发表一篇超越david Allen的GTD的十大思想，正在酝酿整理当中。这里先提一句，Davlid allen本人的background毕竟决定了他的思想的局限性。我们应该本着拿来主义的精神，取其精华，去其糟粕，不应该什么都盲目跟从。这一点连David Allen自己都很清楚。
其实David Allen曾经用过"mental core dump"这样的词,很难想象能说出这话的人不懂UNIX,Steven R. Covery也用过be your own programmer, write your own  script这样的名句,但是我敢打赌,这两位思想家绝对没有设计过数字电路,特别是高度复杂的多时钟系统的数字电路,所以David Allen的5个phase讲来讲去也还是那5个phase,Steven R. Covery的7个habits,经过了十几年也不过只增加到8个habits,而要想达到更高一个层次的思想境界(用Steven最钟爱的word来讲叫做paradigm shift)也真有点勉为其难了.
-- Q8: 两页作为一个folder，但是每个月的事务总量不是恒定的吧，碰上多事的一个月，整理的时候空间足够吗？楼主这个系统运行一年之后又要如何处理？
A8: 问得好啊.其实这又是David Allen在思想上没有突破的问题,其实David的GTD system包含了多个子系统,所谓的reference material在我看来其实应该设计成一个真正的积累知识的个人KB(knowledge base) system,这个我在将来发表的超越david Allen的GTD的十大思想里会深入分析,现在回到这个问题, 无论是PDA/tickler based,都只是一个动态时间表dynamic event tracking/scheduling system(如果你是做软件的,钻研一下window ring0 里面那个虚拟机的调度算法,如果你是做硬件设计的,钻研一下任何一个event based HDL simulator的scheduler原理就不难理解什么叫做系统核心),而不应该是一个永久性的database(data storage and retrieval)system,说白了,不应该把图书馆,即使是你个人的图书馆搬到PDA里面.我的treo有一个2G的存贮卡,但是我从来不abuse,把所有的电子书都往里放就是因为我的大脑里有这样一个big-picture,那就是我的treo只是作为信息的一个或者几个流动站而已,水流千遭归大海,我的个人知识库在我家里自行设计的file server的硬盘上,一年以后也不会overflow, 而整个人类的信息知识库在图书馆以及Internet的信息海洋里,千百年以后也不会overflow.
再补充一下: 整理的时候大部分工作是把Done掉的又没有保留价值的东西统统扔掉而已,所以从来没有空间不足的问题,至于真正有保留价值的东西比如新的idea我会用treo录音功能或另一个记录本写下来,然后在定期review的时候数字化进入我的个人电子图书馆.(这些人生中最有价值的可以到死的时候"leave as a legacy"(引用Steven R. Covery的话)的东西花多少时间整理和录入也可以说服自己接受),因为这些精华的有效期可能是五年,十年,甚至将来成为整个人类的知识宝库的一部分而流传千古.
-- Q9: 非数字化不可避免的一个难题就是信息的检索，建议楼主可以尝试给post-it加上标签，注明事项的类型或其他关键字，这样的话应该查找起来更加方便?
A9: 这个问题提?br /> jluo 编辑于 2006-5-30 12:32:19