公文发文字号编制中常见问题的探讨

2010-04-11 14:44:47 来源：福建生物工程职业技术学院 林显云 浏览：398次
概　要：发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，文章以《条例》、《办法》等公文法规为依据，阐述公文发文字号的结构、格式要求，分析、纠正常见的病误，并提出了值得研究探讨的建议。
关键词：公文  发文字号  规范要求   病误分析
目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类：一是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；二是外交、军事等领域使用的专用公文。本文探讨的是第一类。规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称条例）、《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法）和《国家行政机关公文格式》（以下简称格式）就发文字号的用法、格式、标准都作出了明确的规定，但在实际应用中仍然存在着不少病误，值得探讨。
一、发文字号的规范要求
（一）发文字号的构成要素
《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号”；《办法》规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号”。以上两个公文法规阐明了党政机关、企事业单位、群众团体正式公文发文字号由三个要素构成：机关代字+年度（份）号+发文顺序号。比如：闽政文〔2009〕28号这个发文字号，三个要素齐全。其中机关代字为“闽政文”，说明公文的制发机关是福建省人民政府；年度（份）号为“2009”，指的是福建省人民政府2009年制发的公文；顺序号为“28”，指的是福建省人民政府2009年制发的第28号文件。
（二）各构成要素的格式要求
1.机关代字。同一单位、同一类公文的机关代字应当统一，如何确定机关代字，虽没有统一规定，但必须注意与名称相近的其他机关相区别，一般不超过6个字。主要有以下几种格式：一是仅有机关名称代字，没有其他附加成份。如：闽委办〔2009〕54号、闽政办〔2009〕3号等。其中闽委办、闽政办就是中共福建省委办公厅、福建省人民政府办公厅的代称。二是机关名称代字+行文方向代字。如：国发〔2000〕23号，“国”为国务院的代字，“发”表示行文方向为下行文。又如：闽委发〔2006〕21号、闽人发〔2009〕40号等也是如此。三是机关名称代字+内容特征代字。如：闽委干〔2009〕248号，“闽委”是福建省委的代字，而“干”则是文件的内容特征，即干部任免方面的文件。四是机关名称代字+文种代字+字。如：中共中央组织部《关于在党政领导班子后备干部集中调整中加强监督认真治理拉票行为的通知》，其发文字号为组通字〔2009〕23号。五是机关名称代字+字。如：全国妇联办公厅《关于开展“春蕾计划”实施20周年系列活动的通知》，其发文字号为妇厅字[2009]1号。（2）年度（份）号。年代应标全称，用阿拉伯数码标识，括入六角括号“〔〕”内。如：闽委教宣〔2009〕45号。（3）发文顺序号。顺序号用阿拉伯数码标识，顺序号不编虚位（即1不编为01或O01），不加“第”字。但政府机关令、政府机关负责人令，如：国务院令、国家主席令、国务院总理令等，其发文字号的结构无机关代字无年号，格式为“第+发文顺序号”。而且，发文顺序号不是按年度编排的，而是在发布命令（令）的政府机关或政府机关负责人的任职届内依次编排流水号的。此外，党政机关、社会团体、企事业单位编发的通报，其发文字号也通常采用“第+×期”的格式编制。
2.发文字号的标识位置。发文字号属于公文的眉首部分，标识位置一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。如果是上行文需要标识签发人姓名时，则发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；如有多个签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。如果是大文头（由发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，发文字号居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，发文字号移至红色反线下靠右位置。如果采用有版头的格式，发文字号排在版头下方；若无版头，则排在标题下方右侧。命令（令）的发文字号标注在命令（令）的发文机关标识下边缘空2行居中位置；会议纪要的发文字号置于会议纪要标识之下、红色反线之上正中间。联合行文只标明主办机关发文字号。
二、常见的病误分析
第一，搭配虚字。如：《财政部关于人武部修建民兵训练基地征收耕地占用税问题的复函》（财农税字〔1990〕第45号）、《济宁职业技术学院材料、低值易耗品管理与核算实施办法》（济职院字〔2004〕第42号），对于篇幅要力求简短、语言要遵循精简性、实用性、规范性的行政公文来说，发文字号中的“字”和“第”均是没有什么实际意义的多余字，应该删去，规范化的编制是：财农税〔1990〕45号和济职院〔2004〕42号。
第二，要素颠倒。《条例》、《办法》对发文字号的规定，实质上也明确了机关代字、年份、序号3要素的排列顺序。但个别单位在使用发文字号时，并没有按以上指定顺序排列。如：《关于耕地占用税征收经费问题的通知》（〔94〕财农税字第28号），发文字号不仅年份前移、年号不全，而且“字”、“第”多余，规范的写法是：财农税〔1994〕28号；《国家土地管理局、国家工商行政管理局关于对土地价格评估机构进行登记管理有关问题的通知》（[1995]国土[籍]字第10号），发文字号规范的写法应是：国土〔1995〕10号。
第三，年号不全。这类病误现在很少，早期如：《财政部关于农业特产税征收具体事项的通知》（〔94〕财农税字第7号），这里的“〔94〕”是指1994年度。若经过1个世纪或更长一时间些，就有可能把“〔94〕”理解为公元2094年或2194年，年号不全无疑会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应用阿拉伯数码全称标写〔1994〕。
第四，错用括号。如：×政（2004）6号、×政［2004］12号，这里的年份所用的括号“（）”、“［］”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如：×政办〔2009〕8号。六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。
第五，乱设虚位。如：《关于调整鞍山市最低工资标准的通知》（鞍政发〔2006〕027号），这里的“027号”应改为“27号”；《关于第十七届省农村医学暨乡镇卫生院管理学术会议征文的通知》（浙农卫协字〔2009〕第02号），这里不但“字”、“第”多余，而且乱设虚位，规范的写法应是：浙农卫协〔2009〕2号。
第六，字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字。发文字号应该与正文的字体字号相同，而有的字号小于3号、有的用宋体、有的用楷体、也有的用黑体，这些都不符合规范要求。
第七，联合行文多编文号。几个平行机关为某一有关事项联合行文，将所有联合单位的发文字号并列，这是不对的，按规定，联合行文只标明主办机关发文字号。如：《中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于贯彻落实中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》（湘办发[2002]1号），就只标中共湖南省委办公厅的发文字号。
第八，发文字号与公文编号混为一谈。这一问题多出现在教科书中，如：某函授大学编著的《中国实用文体大全》、某师范大学出版社出版的《公文写作教程》等都把公文编号解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把公文编号混同于发文字号。《格式》明确规定：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。并不是所有的公文都需要编制份数序号，《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号，如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如：国务院文件都编有份数序号。编制份数序号的目的是为了准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象，当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失，发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。《格式》规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。
公文编号与发文字号还有两大区别：一是写法上的区别。公文编号的写法，如：“000××”，位置标于文件左上角。而发文字号的写法如“闽政文〔2009〕48号”，即福建省人民政府2009年发的第48号文件。二是标注位置的区别。公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。而发文字号在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头的下行文，居中排列；小文头的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。
三、建议
第一，同一性质的机关、单位，发文字号的结构应统一。目前存在不统一的现象，给识别带来一定的麻烦，比如：中共福建省委办公厅和中共湖南省委办公厅，发文字号的结构分别为“闽委办〔××××〕×号”和“湘办发〔××××〕×号”；中共福建省委教育工委办公室和中共陕西省委教育工委办公室，发文字号的结构分别为“闽委教办〔××××〕×号”和“陕教工办〔××××〕×号”。类似的情况，市、县以下更是五花八门，从公文制作的规范化和科学化来说，还是统一起来为好。
第二，发文字号的结构中可以不要具体承办公文部门的代字。现在很多厅级机关的文件，其发文字号的结构中常带有承办公文部门的代字。如：“×教高〔2009〕105号”这一发文字号，其中的“×教”为某省（区）教育厅的简称，“高”为该教育厅的职能部门高教处的简称。如此编制发文字号，如文件头为“×省教育厅高教处文件”，落款也为“×省教育厅高教处”，则无可非议（高教处也不能对外发文）。问题在于文件头为“×省教育厅文件”，落款也为“某省教育厅”，而发文字号为“×教高〔2009〕105号”，这就显得有点矛盾了。既然主题词和文件标题中都有文件内容特征的词语，那么发文字号的结构中就可以不要具体承办公文部门的代字，这样既简化发文字号，也不影响到文件的统计和归类。
四、结束语
公文处理的规范化和科学化，需要从每一个细小环节做起，包括规范公文的发文字号。从事公文处理工作的人员要认真学习《条例》、《办法》、《格式》等有关文件，据其精神和本单位实际，建立和完善行文的有关规章制度，不断提高机关、企事业单位的办文质量。
参考文献
1.国务院.国家行政机关公文处理办法[M].2000(8).
2.中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[M].1996(5).
3.国务院办公厅秘书局.国家行政机关公文格式[M].2000(11).
4.史春梅.发文字号常见病误分析及纠正[J].秘书之友, 2007(7).
（作者单位：福建生物工程职业技术学院。作者为经济师）