神马文学网编排行事优先次序 [美]埃克·拉塞尔
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编排行事优先次序 [美]埃克·拉塞尔 [转贴 2010-07-31 22:40:45]
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一个人在工作中常常难以避免被各种琐事、杂事所纠缠。有不少人由于没有掌握高效能的工作方法，而被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱，总是不能静下心来去做最该做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高，效能不显著。
大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：
（1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。
（2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。
（3）先做容易做的事，然后再做难做的事。
（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。
（5）先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事。
（6）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。
（7）先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。
（8）先做别人的事，然后再做自己的事。
（9）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。
（10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。
（11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
（12）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。
（13）先做已发生的事，然后做未发生的事。
很显然，上述各种准则，都不符合高效工作方法的要求。
工作是以目标的实现为导向的，在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应延后处理，甚至不予处理？
对于这个问题，麦肯锡公司给出的答案是：应按事情的"重要程度"编排行事的优先次序。所谓"重要程度"，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，愈不重要，它们愈应延后处理。简单地说，就是根据"我现在做的，是否使我更接近目标"这一原则来判断事情的轻重缓急。
在麦肯锡，每个人都养成了"依据事物的重要程度来行事"的思维习惯和工作方法。在开始每一项工作之前，我们总是习惯于先弄清楚哪些是重要的事，哪些是次要的事，哪些是无足轻重的，而不管它们紧急与否。每一项工作都如此，每一天的工作都如此，甚至一年或更长时间的工作计划也是如此。
在上述的十三种决定优先次序的准则中，对我们最具支配力的恐怕是第九种--"先做紧迫的事，再做不紧迫的事"，大凡低效能的员工，他们每天80%的时间和精力都花在了"紧迫的事"上。也就是说，人们惯常地习惯是按照事情的"缓急程度"决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的"重要程度"。按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的三个层次：
（1）今天"必须"做的事（即最为紧迫的事）。
（2）今天"应该"做的事（即有点紧迫的事）。
（3）今天"可以"做的事（即不紧迫的事）。
但遗憾的是，在多数情况下，愈是重要的事偏偏愈不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划，甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些"必须"做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。所以，在麦肯锡公司，我们告诉新来的员工的第一个法宝就是：做要事，而不是做急事。这也是麦肯锡卓越工作方法的精髓之一。
选自
企业高效率工作的“六点优先工作制”方法
在座的各位老总，我们是不是越来越觉得时间不够用呢？是不是总觉得该做的没时间做，可身边的事又特别的多，总觉得无法从琐事中摆脱出来呢？
如果有一个人对你说，他有一个价值2.5万美金的工作方法，只要你买到后认真实践，肯定会让你成为成功人士。你相信吗？你愿意购买吗？你不要不相信，还真有这回事。
美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破产，而向效率管理大师艾维利咨询求助。听了总裁一个多小时的倾诉，艾维利说：这样吧，我给你一个方法，不过如果这个方法确实有用的话，你要付给我2.5万美元的报酬。总裁此时已经焦头烂额，虽然觉得有点离谱，但还是答应了。于是，艾维利拿出了一张白纸，请总裁把他第二天要做的全部事情写下来。几分钟后，白纸上满满记录了总裁先生几十项要做的工作。
这时，艾维利请总裁认真考虑，并要求他按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他从明天开始，每天都这样做：每天一开始，全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为“2”的事，以此类推，直到你下班为止。如果你一天只做完了第一件事情，那不要紧，因为你总是做着最重要的事情。艾维利还建议他，如果这个方法有效，可将此法推行至他的高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直至公司的每一位员工。
这就是著名的“六点优先工作制”方法，艾维利认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。一年后，艾维利的方法在伯利恒钢铁公司产生了巨大的效果，作为咨询的报酬，他也如愿收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。这是个真实的故事，舒瓦普和艾维.利是我个人比较欣赏的两个人。显然，讲这个故事的目的并不是要介绍这两个人给大家认识。在故事之余，谭小芳老师希望大家思考如下问题：
1、舒瓦普为什么要提出改善计划的执行效率？
2、他为什么认为这个问题很重要？比起其他问题，为什么这个问题更重要和紧急一些？
3、利为什么开始要告诉舒瓦普“10分钟内能把他公司业绩提高50%”的一个结论？是想镇住他吗？
下面呢，企业培训讲师谭小芳建议每一位职场人士可以根据上述的方法，为自己制定一个每月、每周、每天的工作图表，这个图表也可以纳入你工作日志的一部分。图表中列出你每月、每周、每天的最重要的工作，并在最重要的工作前打上标记，或换一下颜色。这些重要的工作项目不一定就是六项，也可以是四五项或者两三项，甚至是一项。当然，需要明确的是月、周、天的重要工作之间是平衡关联的。以一天为例，具体的做法是：
(1)列清单。将每天的工作或其他安排按条列出，越详细越好。
(2)排顺序。
――今天的核心事务：从上面的清单里选出你认为今天最重要的一件事、两件事、三件事或者是五件事；
――将清单上的事件按重要程度排序(在最后面标上1、2、3……)。
――将清单上的事件按紧急程度排序(在后面标上1、2、3……)。
――综合考量重要的事和紧急的事，确定今天时间安排的优先顺序(在行事历上记录1、2、3……)
(3)列日程排序表。
谭小芳老师还建议大家在时间、效率管理问题上要像巴菲特那样坚信自己的长期投资一样，只要认为这是有价值的，就集中精力去做；当你集中精力做完这件事以后，再去做下一件。不过，其实这个故事给我最大的启示是最后那句话：将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。
时间管理并不是你个人的事情，我们每天几乎100%的干扰都是来自于同事、上司。可以想象一下，每天与同事、上司的接触就像是搭积木，你是一个方块，而别人都是三角形，这样的积木能搭多高？能紧紧结合在一起吗？不能！除非你和同事都是方块，或者都是三角形，才能够产生合力，紧紧地联系在一起，做到合作无间。这应该是时间管理的最高境界了。
有意思的是，在与老总们交流的过程中，谭小芳老师每次都喜欢问同一个问题：“你觉得你最头疼的事情是什么？”到今天为止，答案都是统一的，就是时间管理问题。那么，我们为什么不花点时间管理时间呢？
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一个人在工作中常常难以避免被各种琐事、杂事所纠缠。有不少人由于没有掌握高效能的工作方法，而被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱，总是不能静下心来去做最该做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高，效能不显著。
大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：
（1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。
（2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。
（3）先做容易做的事，然后再做难做的事。
（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。
（5）先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事。
（6）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。
（7）先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。
（8）先做别人的事，然后再做自己的事。
（9）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。
（10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。
（11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
（12）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。
（13）先做已发生的事，然后做未发生的事。
很显然，上述各种准则，都不符合高效工作方法的要求。
工作是以目标的实现为导向的，在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应延后处理，甚至不予处理？
对于这个问题，麦肯锡公司给出的答案是：应按事情的"重要程度"编排行事的优先次序。所谓"重要程度"，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，愈不重要，它们愈应延后处理。简单地说，就是根据"我现在做的，是否使我更接近目标"这一原则来判断事情的轻重缓急。
在麦肯锡，每个人都养成了"依据事物的重要程度来行事"的思维习惯和工作方法。在开始每一项工作之前，我们总是习惯于先弄清楚哪些是重要的事，哪些是次要的事，哪些是无足轻重的，而不管它们紧急与否。每一项工作都如此，每一天的工作都如此，甚至一年或更长时间的工作计划也是如此。
在上述的十三种决定优先次序的准则中，对我们最具支配力的恐怕是第九种--"先做紧迫的事，再做不紧迫的事"，大凡低效能的员工，他们每天80%的时间和精力都花在了"紧迫的事"上。也就是说，人们惯常地习惯是按照事情的"缓急程度"决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的"重要程度"。按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的三个层次：
（1）今天"必须"做的事（即最为紧迫的事）。
（2）今天"应该"做的事（即有点紧迫的事）。
（3）今天"可以"做的事（即不紧迫的事）。
但遗憾的是，在多数情况下，愈是重要的事偏偏愈不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划，甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些"必须"做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。所以，在麦肯锡公司，我们告诉新来的员工的第一个法宝就是：做要事，而不是做急事。这也是麦肯锡卓越工作方法的精髓之一。
选自
企业高效率工作的“六点优先工作制”方法
在座的各位老总，我们是不是越来越觉得时间不够用呢？是不是总觉得该做的没时间做，可身边的事又特别的多，总觉得无法从琐事中摆脱出来呢？
如果有一个人对你说，他有一个价值2.5万美金的工作方法，只要你买到后认真实践，肯定会让你成为成功人士。你相信吗？你愿意购买吗？你不要不相信，还真有这回事。
美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破产，而向效率管理大师艾维利咨询求助。听了总裁一个多小时的倾诉，艾维利说：这样吧，我给你一个方法，不过如果这个方法确实有用的话，你要付给我2.5万美元的报酬。总裁此时已经焦头烂额，虽然觉得有点离谱，但还是答应了。于是，艾维利拿出了一张白纸，请总裁把他第二天要做的全部事情写下来。几分钟后，白纸上满满记录了总裁先生几十项要做的工作。
这时，艾维利请总裁认真考虑，并要求他按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他从明天开始，每天都这样做：每天一开始，全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为“2”的事，以此类推，直到你下班为止。如果你一天只做完了第一件事情，那不要紧，因为你总是做着最重要的事情。艾维利还建议他，如果这个方法有效，可将此法推行至他的高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直至公司的每一位员工。
这就是著名的“六点优先工作制”方法，艾维利认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。一年后，艾维利的方法在伯利恒钢铁公司产生了巨大的效果，作为咨询的报酬，他也如愿收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。这是个真实的故事，舒瓦普和艾维.利是我个人比较欣赏的两个人。显然，讲这个故事的目的并不是要介绍这两个人给大家认识。在故事之余，谭小芳老师希望大家思考如下问题：
1、舒瓦普为什么要提出改善计划的执行效率？
2、他为什么认为这个问题很重要？比起其他问题，为什么这个问题更重要和紧急一些？
3、利为什么开始要告诉舒瓦普“10分钟内能把他公司业绩提高50%”的一个结论？是想镇住他吗？
下面呢，企业培训讲师谭小芳建议每一位职场人士可以根据上述的方法，为自己制定一个每月、每周、每天的工作图表，这个图表也可以纳入你工作日志的一部分。图表中列出你每月、每周、每天的最重要的工作，并在最重要的工作前打上标记，或换一下颜色。这些重要的工作项目不一定就是六项，也可以是四五项或者两三项，甚至是一项。当然，需要明确的是月、周、天的重要工作之间是平衡关联的。以一天为例，具体的做法是：
(1)列清单。将每天的工作或其他安排按条列出，越详细越好。
(2)排顺序。
――今天的核心事务：从上面的清单里选出你认为今天最重要的一件事、两件事、三件事或者是五件事；
――将清单上的事件按重要程度排序(在最后面标上1、2、3……)。
――将清单上的事件按紧急程度排序(在后面标上1、2、3……)。
――综合考量重要的事和紧急的事，确定今天时间安排的优先顺序(在行事历上记录1、2、3……)
(3)列日程排序表。
谭小芳老师还建议大家在时间、效率管理问题上要像巴菲特那样坚信自己的长期投资一样，只要认为这是有价值的，就集中精力去做；当你集中精力做完这件事以后，再去做下一件。不过，其实这个故事给我最大的启示是最后那句话：将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。
时间管理并不是你个人的事情，我们每天几乎100%的干扰都是来自于同事、上司。可以想象一下，每天与同事、上司的接触就像是搭积木，你是一个方块，而别人都是三角形，这样的积木能搭多高？能紧紧结合在一起吗？不能！除非你和同事都是方块，或者都是三角形，才能够产生合力，紧紧地联系在一起，做到合作无间。这应该是时间管理的最高境界了。
有意思的是，在与老总们交流的过程中，谭小芳老师每次都喜欢问同一个问题：“你觉得你最头疼的事情是什么？”到今天为止，答案都是统一的，就是时间管理问题。那么，我们为什么不花点时间管理时间呢？