如何完成第一项工作任务？

邱丰霖(SMI美国成功激励学院中国地区总裁 )
目前，企业最需要的是具备一种良好工作态度的员工，而工作态度指的就是思维模式和工作习惯，也就是说一个人的行为模式。
许多企业在招收员工时，已不再将能力作为唯一标准，而更看重其习惯，这是因为，能力可以培养，而习惯由于是长期养成的行为或倾向，不会轻易改变。初涉职场的新员工，养成一个良好的工作习惯至关重要，可以受用一生。
一般来说，要较顺利地完成某项工作任务，大致需要经历三个阶段。
第一阶段——接受指令
1. 积极地回应主管; 2.记下交办任务的重点; 3.理解指令的内容;
1. 积极地回应主管
听到主管的呼叫，意味着他将有任务交给你处理，或是要和你商量问题。这对于一个新人，无疑是一次展示自己的机会。你应该迅速地、用充满朝气的声音回答主管，以显示出你良好的精神状态和充分的自信，同时，给你主管留下良好的第一印象，让他觉得把任务交给你，是完全可以放心的。不要闷声不响地走向主管，用“做什么”、“什么事”等同辈的用语回答。还有，带好你的记事本，随时记下指示。
2. 记下交办任务的重点
新员工初进公司，对公司的诸多事情并不熟悉，在沟通上必定比较吃力。俗话说，“好记性不如烂笔头”，当主管明确任务时，可及时记录其重复说明的重点，以核对你记忆理解的任务和主管有无差距。在日后进行工作时，可根据备忘录检查你的工作状况是否正确。另外，还可避免日后发生“有没有交代”、“有没有听到”之类的纠纷。
3. 理解指令的内容
主管在陈述指令内容时，你若感到有不清楚的地方，一定要询问清楚为止。指令如果被误解了，后面的行动必然是徒劳无功的。你要尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容，这一步叫检验理解。还要提醒大家注意一点：让主管把话说完，你再提意见或问题。
一套具体可行的方法，这就是---“6W3H”。
6W——WHAT、WHEN、WHERE、WHO、WHY、WHICH
What指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态。
When指要什么时候完成。工作允许的期限或什么时候要完成哪一部分的工作。
Where泛指各项活动发生的场所。不同的场所能代表不同的意义，适当的场所可得“地利”优势。
Who指完成指令要接触或关联到的对象，如担当者、责任者、参与者。
Why指理由、目的、根据。能让执行者更能理解为什么这样做而不那种做。
Which指各种选择可能，使执行者思考时保持更多的弹性。
3H——HOW、HOW MANY、HOW MUCH
How指方法、手段、如何做。
How many指需要多大、多少，以计量的方法让事情更具体化。
How much指预算、费用。
如果你能注意运用“6W3H”方法，你就能够具体无误地理解主管下达的指令。
第二阶段——以科学的方式进行工作
科学的方式是依据计划、执行、检验的程序进行你的工作；是思考、探讨事情时要根据事实或数据为依据。因此，您在工作时，可依5个步骤进行，依据下列的思考方法及程序进行，你就会有条理地处理好每一件事情。
STEP1 明确自己的工作目标
在做任何事情时，自己一定要有明确的目标。目标不明确将无法思考具体的行动方法，直至实现目标。事后检验时，由于目标不明确，你可能根本无法知道自己进行得好坏、对错。
STEP2 收集事实资料
在进行工作前，你要先收集事实的资料。要收集哪些资料？如何收集这些资料？更重要的是要确认你收集的这些资料是正确无误的。其实，人们犯错的主要原因是：做决定时，无法正确了解真正的事实，往往被过时的资料误导，受自己过去主观经验影响，而不能追根究底。因此，要追求不可撼动的事实。
STEP3 计划
在工作进行前，你一定要拟定好工作项目及步骤。明确的计划犹如航海图一样，能指引你工作进行的方向，让你能条理分明地进行工作。达成一个工作目标，通常都存有一个以上的工作方法。
STEP4 执行
有了妥当的计划后，你可依计划逐步执行。执行时，你需本着积极、弹性的态度、运用沟通、协调等技巧，完成你的工作。
STEP5 检验
通过检验，你能把握住目前工作计划执行的优点及缺失，从而可适当地调整及修正目前的计划及做法，更有效地实现工作目标。
上面的5个步骤，我们称为“科学的工作手续”，希望你能彻底地运用及遵守。
第三阶段——进行一次成功的报告
接受一份工作指令后，若最后没有履行报告，可以说，你的这份工作仍未结束。进行一次成功的报告也尤为重要。
1. 报告的对象
指向你直接下达命令的主管。你应该尽量避免向其他部门的主管或更高层次的主管做越级报告，除非是你的主管指示你这样做。
2. 报告的时机
1. 做好工作计划时。当你做好工作计划时，可以先向主管报告，让他先了解你的计划内容，并能借着说明计划向主管确认及讨论一些问题。同时，接受主管的指示，修正你的计划，最后要让你的工作计划得到主管的认可。
2. 中间报告。对一些需要较长时间才能家成的工作，你可以在工作进行中，向主管报告你的进行状况，一方面让主管安心，另一方面也让主管知道你做了些什么事情。
3. 紧急报告。
4. 工作完成时。工作终了时一定要向主管报告，否则辛苦的工作结束可能因失去时效而变得毫无价值。例如主管要利用你做的调查报告参加重要的会议或决定一件事情，若你工作完成后没有向主管报告，主管可能以为你尚未做好，以致放弃参考你的调查报告。
3. 报告的原则
一般最容易犯的缺点是报告过于琐碎，或像写日记般地将处理的事情依发生的顺序详细报告处理的经过，但是你应该仔细想想，听报告的主管心里急着想要听的是什么？哪些项目是他有兴趣听的？下面几个原则能让你做出有效的报告：
1. 口头报告的原则
先说结论：经过要简洁、正确； 事实与主观的感想、臆测需区别； 不要遗漏重点； 成功、失败都要明言。
2. 书面报告的原则
遣词用语要简单易懂；标题清楚；尽量用图表、数字说明；报告顺序要合逻辑；利用添附资料说明。
不管是口头报告，还是书面报告，报告的内容不但是你辛勤工作的缩写，也是主管作决定的依据，因此，不论你目前的口头沟通能力或驾驭文字的能力如何，在日后的工作态度上，你都必须正视这件工作的重要性，要花更多的心力注意及提升你的报告技巧。