第２章　创建数据库和表

 　　一个Access数据库是一个应用程序，它保存该程序的所有对象，包括表、查询、窗体、报表、宏和模块，甚至包括一些数据访问页。虽然在有些数据库软件中将数据库和表看成同一个词，但Access使用的是标准的数据库术语，数据库包括所有数据及管理这些数据的所有对象，创建新表时，并不需要创建新的数据库，本章将介绍如何创建数据库以及如何在数据库中创建表。　　２．１　创建第一个Access数据库　　Access 启动以后并不能直接创建一个数据库，任何一个数据库都必须用一定的方法进行创建。　　２．１．１　创建数据库　　对于一位熟悉数据库的用户，如果要创建一个特殊的数据库，可以直接创建一个空的数据库，然后再依据自己的需要建立数据库。　　１．调出“新建文件”任务窗格　　在Access中，创建数据库都要用“新建文件”任务窗格来完成，调出此任务窗格的方法如下。　　１）如果是刚启动Access　２００３，界面上出现“开始工作”任务窗格，单击任务窗格上方的“其他任务窗格”按钮，调出它的下拉菜单，从中选择“新建文件”菜单命令，调出“新建文件”任务窗格，如果已经使用过其他的任务窗格，也可以单击这个按钮，调出“新建文件”任务窗格。　　２）如果工作界面上没有任务窗格，单击“文件”——“新建”菜单命令，或单击工具栏上的“新建”按钮都可以调出“新建文件”任务窗格。　　２．创建空数据库　　方法：　　１）调出“新建文件”任务窗格。　　２）在“新建”栏中单击“空数据库”选项，调出“文件新建数据库”对话框。　　３）在“保存位置”下拉列表框中选择合适的路径，在“文件名”文本框中输入数据库的名称，保存类型选择默认的“Microsoft Office Access数据库（.mdb)”，　　４）单击“创建”按钮，就可以生成空数据库窗口。　　２．１．２　使用向导建立数据库　　创建空数据库后，还要建立真正的基本数据，如表、查询、窗体与报表等。　　如果用户对数据库不是太熟悉，则可以使用“数据库向导”来快速、有效地创建一个完整的数据库文件。　　“数据库向导”在让用户回答多个对话框所提出的问题后，建立一个用户所需要的数据库，在这个数据库中包括表、窗体、查询、报表及宏等完整的对象。　　具体步骤：　　１）单击“文件”——“新建”菜单命令，调出“新建文件”任务窗格。　　２）在“模板”栏中单击“本机上的模板”选项，调出“模板”对话框。　　如果本机上的模板还不能满足要求，可以在该栏中选择到网上进行搜索，直接单击“Office Online模板”按钮。　　３）在“模板”对话框中单击“数据库”选项卡，选择“联系人管理”模板。　　４）单击“确定”按钮，调出“文件新建数据库”对话框。　　５）在“保存位置”下拉列表框中选择合适的路径，在“文件名”文本框中输入“联系人管理”文字，保存类型选择默认的“Microsoft Office Access数据库（.mdb)”。　　６）单击“创建”按钮，调出“数据库向导”对话框之一。这时如果要对数据库进一步进行设置，遇单击“下一步”按钮，如果不再创建此数据库，则单击“取消”按钮，直接创建。　　以后可能要遇到有关“上一步”、“下一步”、“取消”和“完成”按钮的使用方法和含义，都江堰市与上面所述的基本一致，其向导的设置过程的作用都是相同的。　　７）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之二。　　在“数据库中的表”列表框中显示了本数据库所创建的３个表：“联系信息”、通话信息和联系类型。在向导中不能修改表的数量和名称，单击一个表，则可在右侧的列表框中对表中的字段进行设置。　　在此对话框中“上一步”按钮有效，如果要修改对上一个对话框的设置，单击此按钮可以回到上一个对话框。　　８）在“数据库中的表”列表框中选中“联系信息”，则其右侧“表中的字段”列表框，根据需要选择要增加的字段。　　在这个列表框中有所有可以选择的字段。在所列出的字段中有些是正体字，默认情况下字段前的复选框中有“√”标记，表示该字段为选中状态，这些字段是必选字段，不能取消；另外一些字段是斜体字，默认情况下字段前的复选框中没有“√”标记，如果单击该复选框，选中该项，则在表中可以添加此字段。　　在此对话框中的其他两个表中均为必选字段，不以进行修改，所以在此不再列出其中的内容，请读者上机查看。　　９）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之三，在右侧的列表框中选择一种样式。　　在该对话框中要对在屏幕上显示的样式进行设置，右侧的列表框中是可以选择的样式，左侧为该样式的效果。　　１０）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之四，对打印报表所用的样式进行设置，在右侧的列表框中选择一种格式。　　１１）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之五。在“请指定数据库的标题”文本框中输入其标题，如果要在所有报表上加一幅图片，则可以选中“是的，我要包含一幅图片”复选框，这时“图片”按钮有效，单击它可以调出“插入图片”对话框，用于选择所需要的图片。　　１２）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之六。如果对前面所做的工作没有要修改的内容，这时单击“完成”按钮，如果要重新设置前面的选项，单击“上一步”按钮。如果选中“是的，启动该数据库”复选框，则在创建完数据库后，直接启动该数据库，否则不启动它。　　１３）单击“完成”按钮，则Access 2003开始创建数据库，屏幕上显示正在创建的提示性对话框。　　创建完成之后就可以看到数据库窗口，同时在屏幕上显示“主切换面板”窗体。此窗体会在每次打开数据库后显示，目的是让用户在此进行操作。　　在数据库中输入数据以后，如果要预览报表，可以在窗体中单击“预览报表”选项，则显示下一层“报表切换面板”窗体，在这层窗体中选择要预览的报表名称。在对话框中输入开始日期和终止日期后，单击“预览”按钮，就可以看到报表。　　２．１．３　数据库窗口的工具栏　　工具栏是随着对象发生变化的，当用户创建数据库之后，就可以打开数据库窗口，这时的工具栏就是数据库的工具栏。　　２．１．４　有关组的操作　　在数据库窗口中左侧的对象栏下方有一对象为“组”，建立组是为了更方便的管理数据库中的各种对象，例如，可以将同一类对象放到一个组中，这样有利于查找，下面介绍有关组的操作。　　１．新建、删除或重命名组　　新建一个组的方法如下所述。　　１）将鼠标移动到Access数据库窗口的左边“组”下面的区域，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“新组”菜单命令，调出“新建组”对话框。　　２）在“新组名称”文本框中输入名称，单击“确定”按钮，这时就新建了一个组。　　如果要删除一个已经存在的组，就将鼠标移动到要删除的组上，单击鼠标右键，从菜单中选择“删除组”，这个组就被删除。　　如果要修改一个组名称，可将鼠标移动到组名上，右键单击这个组名，在弹出的菜单中选择“重命名组”菜单命令，弹出“重命名组”对话框。在对话框的“新建组名”方框框中输入新组名字，然后单击“确定”按钮。　　２．在组中添加、删除对象　　１）向建立好的空组中添加对象：首先要选中对象所属的类别，然后在已有对象的列表中，选中要添加的对象，将它拖动到组中即可。　　２）删除组中的一个对象：选中这个对象，然后按键盘上的Delete键，就会弹出一个对话框询问是否要删除这个对象，单击“是”按钮，组中的这个对象将被删除。　　这个对象被告从组中删除，只是删除了它在组中的快捷方式，并没有将这个对象真正的删除。　　２．２　创建“员工”表　　如果要用Access数据库数据，必须将数据存放在表中，表是Access中取重要的组件，也是很多应用的根源。表是由一组特定的数据或相同主题的数据集合而成，同时也是查询、窗体及报表的基础，一个Access数据库中至少应包含一个以上表表。　　在２．１节中是用数据库向导创建的数据库，可以直接学习表中数据的输入，如果用户创建的是一个空数据库，则这个库中还没有任何对象，这时就要自己建立表，建立表时也可以使用Access所提供的表向导。　　２．２．１　用表向导创建表　　创建一个名为“客户资料”的空数据库，在“对象”列表中单击“表”对象，这时的数据库窗口中列出的是当前数据库中的表和创建表的方法。在这个数据库中创建表。用表向导创建表的具体操作步骤如下。 　　１）使用下面的一种方法，调出“表向导”对话框。　　单击数据库窗口中的按钮，调出“新建表”对话框，选择“表向导”选项，单击“确定”按钮，调出“表向导”对话框。　　双击数据库窗口中的“使用向导创建表”选项，也可以调出“表向导”对话框。　　２）选择“商务”单选择钮，然后在“示例表”列表框中选择“客户”选项，在“示例字段”列表框中选择所需要的字段名，然后双击该字段名或单击按钮，将所选的字段添加到“新表中的字段’列表框中。　　３）重复步骤２）中的操作，将新建表中的所需要的其他字段添加到“新表中的字段”列表框中。　　添加、删除和重命名字段的方法有以下几种：　　单击按钮，可以将“示例字段”列表框中所有的字段都添加到“新表中的字段”列表框中。　　选中一个已经添加到“新表中的字段”列表框中的字段，双击该字段名或单击按钮，可以在‘新表中的字段”列表框中将其删除。　　单击按钮可以将“新表中的字段”列表框中所有的字段均删除。　　如果要在“新表中的字段”列表框中移动字段，则需要先清除它，然后在“新表中的字段”列表框中单击字段要出现的地方，再将这个字段添加进来。　　单击“重命名字段”按钮，调出“重命名字段”对话框，在“重命名字段”文本框中输入新的字段名，单击“确定”按钮。　　４）单击“下一步”按钮，调出“表向导”对话框之二，在“请指定表的名称”文本框中输入表的新名称，选中“是，帮我设置一个主键”单选钮。　　５）单击“下一步”按钮，调出“表向导”对话框之三，在这个对话框中要对创建完表以后的操作进行设置。　　６）单击“完成”按钮，就可以根据上一步的设置，调出“客户；表”窗口或“客户”窗体，同时在数据库窗口中也看到刚刚建立的表。　　２．２．２　在数据表视图中直接输入数据创建表　　在Access中，表共有4各视图，即数据表视图、设计视图、数据透视表视图和数据透视　　１．在数据表　　１）创建或　　２）屏幕上出　　该窗口是由行和列构成的表格，其中列标记是“字段１”、“字段２”这样的名称，说明数据库的表中，字段名只能在列上输入，行方向上可以输入不同的记录。　　３）双击“字段１”文字，使其反白显示，输入新的字段名称，然后用同样的方法在“字段２”、“字段３”．．中输入字段名称。　　４）单击“关闭　７６Ｐ　　５）单击“是，　　６）在“表名称”文本框中输入表的名称，按Enter键或单击“确定”按钮，调出提示对话框要求设置主键。　　调出这个对话框的原因是在表中输入字段时没有设置主键，有关主键的含义及设置方法，将在后面进行介绍。　　７）单击“是”按钮，由系统自动设置主键。　　这时表设计视图关闭，同时可以在数据库窗口中看到刚刚建立的表。　　２．数据表视图的工具栏　　在这个工具栏中的一些按钮与数据库工具栏中按钮的作用类似，还有一些没有介绍过的工具按钮，它们的作用如表。　　２．２．３　用表的设计视图创建表　　Access中可以存放不同的数据，如果说不用向导建立表，则应考虑数据的类型，在直接输入数据　　１．在设计视图　　表的设计　　１）创建或　　２）屏幕上　　３）在第一个“字段名称”列处输入“客户编号”文字。　　４）单击其右侧的表格或按Tab键或按（方向右）键，均可在该项表格中显示默认数据类型“文本”，同时出现向下箭头，单击该箭头可以调出下拉列表框，单击所需要的数据类型。　　５）将光标移到下一个字段名称处，输入另一个字段，如此操作直至所有数据输入完成。　　６）单击标题栏上的“表”按钮，在调出的菜单中单击“关闭”命令或单击表设计窗口右上方的“关闭”按钮，调出提示对话框，询问对表的修改是否保存，单击“是”按钮，完成表的设计。　　２．设计视图和它的工具栏　　１）设计视图：整个表设计窗口分为两部分，上半部分是用于输入字段的表格，下半部分列出对不同数据类型所具有的属性以及对属性的描述。每一种属性都可以进行设置，当光标移到某一个属性上面时，在其右侧的文本框中会显示对该属性的描述，而对该属性进行设置的文本框会出现３种情况：一种是直接输入文本；另一种是出现下拉列表框，提供不同的选项；第三种情况是出现按钮，单击它会调出一个对话框以便对属性进行进一步的设置。　　２）设计视图工具栏：在打开表的设计视图后，这时工具栏显示。　　在这个工具栏中的一些按钮与数据库工具栏中的按钮的作用类似，还有一些没有介绍的工具按钮。　　２．２．４　Access数据类型　　定义数据类型的目的是“允许在此字段输入的数据类型”，例如一个字段的类型为数字，就不可以输入文本，如果输入错数据，Access会发出错误信息，并且不允许保存。　　１）Access数据类型的种类　　Access的数据类型共有１０种，当光标移到“数据类型”这一列上的任意位置时，在其下方的“字优属性”栏中就会出现该种类型字段的属性。　　１）文本：这种数据用于保存文本或数字，还有一些数字也必须设置为这种类型，如邮政编码、电话号码、传真号码和E-mail地址等字段。文本与数值这两种类型的主要区别是文本类型可以加入标点符号和字母。　　２）备注：可以用于保存比较多的文本，最大允许为64 000个字符。一般用于保存经历、说明等文字比较多的数据。　　３）数字：用于数学计算的数值数据。　　４）日期／时间：可以保存日期及时间，允许的范围从１００年到９９９９年。　　５）货币：用于保存货币值或用于数学计算的数值数据，这里的数学计算的对象是带有１到４位小数的数据，有美元和欧元符号可供选择，会自动加上千位分隔。　　６）自动编号：由Access自动分配，不能人工改变的数字。　　７）是／否：其值只允许输入是和否的字段。　　８）ＯＬＥ对象：内容为图形、声音和其他软件制作的文件或数据。　　９）超链接：存入的内容可以是文件路径、网页的名称等。　　１０．查阅向导：来自其他表、查询或用户提供的数值清单的数据。　　如果要进一步了解如何决定表中字段的数据类型，单击表设计窗口中的“数据类型”列，然后按F1键，打开帮助的DataType属性来查看。　　２．数据类型中字段属性　　在表设计窗口的下方是“字段属性”栏，它有“常规”和“查阅”两个选项卡，这个区域一次只能显示一个字段的属性，每一种数据类型的属性也不尽相同，但有些属性对各种数据类型都存在，下面将介绍在部分进行字段属性设置时所遇到的属性。　　１）允许空字符：如果为“是”，则该字段可以接受空字符串为有效输入项。　　２）字段大小：可以指定字段中文或数字的范围，文本缺省长度为50，数值为长整型。　　３）文本字段的长度设置不会影响磁盘空间，但字段大小的最大值比较小时可以节约内存和加快处理速度。　　４）格式：　　５）标题：　　６）索引：　　７）默认值：　　８）小数位数　　９）输入掩码　　１０）必填字　　　１１）有效性　　１２）有效性　　３．Access　2003对象命名的规则　　在上面创建表的过程中，遇到了给表命名的问题，Access　2003中的表、字段、窗体、报表、查询、宏和模块等都是对象，给它们命名时允许的自由度很大，但也不是没有规则的，一般来说要遵循以下原则。　　１）任何一处对象的名称不能数据库中其他同类对象同名，例如不能有两个名为“客户”的表。　　２）表和查询不能同名。　　３）命名字段、控件或对象时，其名称不能与属性名或Access已经使用的其他要素同名。　　４）名称最多可用６４个字符，包括空格，但是不能以空格开头。虽然字段、控件和对象名中可以包含空格，但要尽量避免这种现象。原因是某些情况下，名称中的空格可能会和Microsoft Visual Basic for Applications存在命名冲突。用户应该尽量避免使用特别长的字段名。因为如果不调整列的宽度，就难以看到完整的字段名。　　５）名称可以包括除句号、感叹号、重音符号和方括号之外的标点符号。　　６）不能包含控制字符（从０到３１的ＡＳＣＩＩ值）。　　７）在Microsoft Access项目中，表、视图或存储过程的名称中不能包括双引号。　　８）为字段、控件或对象命名时，最好确保新名称和Microsoft Access中已有的属性和其他元素的名称不重复；否则，在某些情况下，数据库可能产生意想不到的结果。有关命名的详细信息可以查看Office助手。　　２．２．５　主键和索引　　Microsoft Access 2003是一种关系型数据库系统，其强大功能来自于其可以使用查询、窗体和报表快速地查找并组合存储在各个不同表中的信息。为了做到这一点，每个表都应该设定主关键字。关键字是用于唯一标识每条记录的一个或一组字段，Access 2003建议为每一个表设置一个主关键字，主关键字简称为主键盘。设立主键能提高Access在查询、窗体和报表操作中的快速查找能力。