PKM [学习能力5]

如何提高人才的学习能力(五)
（十一）个人知识管理
尽管很多人可能还在抱怨信息不足，但现在信息过度泛滥已经成为一个事实，而不再只是理论。当今社会是信息时代，是知识爆炸的时代，有证据表明，大多数人缺乏保持与社会发展同步的必要技巧和工具。安达信管理咨询公司战略变革研究所估计，一个专业人士每天要处理超过220条各种各样媒体/介质的信息。如果缺乏必要的个人知识管理技巧，将导致生产力的极大降低。下面，我们简述一下个人知识管理的一些技巧和策略。
4. 个人知识管理的技巧
个人信息和知识管理的技巧包括过滤信息、高效阅读、记笔记、分析、综合和与别人有效沟通。具体地说，包括如下一些注意事项：
• 时间控制：如何有效地分配时间？
• 工作地点的舒适/整洁：健康的工作环境和生活方式、习惯如何提高工作效率？
• 快速调查：为产生高质量的信息，如何有效收集所需的信息？
• 文档组织：不同信息之间的逻辑层次/连接方式是什么？
• 信息设计：如何让信息更好地吸引注意力？
• 准确达意写作：如何选择合适的字/词和术语以及句型、段落组织，以准确表达意思而不影响行动？
• 信息处理的基础设施：如何良好组织办公室、桌面和计算机文件以提高工作效率？
• 过滤技巧：哪些是与工作相关的信息？哪些无关？应该如何处理？
• 快速阅读：考虑公司文化、语言和信息质量标准，如何快速阅读内部文件？
• 快速知会：如何更好地书写要表达的信息？
5. 个人知识管理策略的要素
必须为个人的知识管理制定策略，才能达到事半功倍的效果。制定个人知识管理策略必须考虑如下八项要素：
• 澄清你的信息需求：什么是你的目标、优先级和要做出的关键决策？为此你需要哪些信息和知识？
• 开发知识来源策略：你需要定期浏览哪些期刊或数据库？在你需要这些信息源的时候，哪些你可以方便地得到？为你需要的每一类信息确定最好的信息内容来源，包括人。
• 澄清哪些信息你希望“推”给你、哪些信息你根据需要去“拉”。你认为哪些信息你希望当他们发生变化时能及时通知你是必要的？宁肯冒着失去一些信息的风险，在自己需要时去找远比浏览所有信息更有效率。
• 确定如何和何时处理信息。对于进来的信息，你可以马上阅读、把它们归档或者丢弃它们；运用软件过滤器以自动处理进来的电子信息；将“推”变成“拉”。
• 设定哪些信息你需要归档和保存的标准。为什么你想保存它们？对于我而言，需要保存的信息只是那些精华文章、必要的参考资料和正在进行的工作。除此之外的大部分，我依赖Internet和其它资源，只要保证我能在需要的时候找到所需的信息就可以了，不必在本地保存大量的信息。
• 创造一个最适合你的工作活动和知识领域的、精心组织的个人文件系统结构。尽可能快地将文件处理完毕并归档，不要让它们处于“待阅读”状态。对于电子化的信息，运用搜索工具将你计算机上的所有信息，不管是哪种格式，进行索引。养成及时回复邮件、及时处理文件的好习惯。
• 优化调整你的信息。例如你可能将信息编辑组织成不同的目录，譬如说事实、观点和例证。当你比较和使用它们时，合成一些关键的概念和信息。
• 定期回顾你的信息。根据需要情况，坚决地删除那些无用的信息。有些人将他们的文件标注不同的颜色，以表示最后一次使用这些文件到现在的时间。如果有些文件在一定时间内根本没有察看过，那么就不要再保留它们。
四、结束语：做一名终生学习者
时代和环境在快速变化，对所有企业都提出了新的挑战，就像奥林匹克精神一样：更快、更高、更强，因此，学习、变革是因应挑战的不二法门。同样，对于我们每个人而言，也是如此。在传统正规教育下所学的知识不仅可能已经老化，而且是远远不够的，唯有通过快速学习，不断改善自身能力、态度、意愿，做一名终生学习者。
按照芭芭拉•布若汉姆(Barbara J. Braham, 2000)的说法，任何一个组织都有三种类型的学习者：
• 不愿学习者（reluctant learners）。他们的座右铭是“做一天和尚撞一天钟”，拒绝学习任何新生事物，不求上进，每天延续同样的做法。这些人可能会成为企业的负担，也有可能在企业面临经营萎缩、陷入困境时，不能适应企业的发展而被解雇。
• 悠闲学习者（leisurely learners）。他们的座右铭是“一切都回国去”。他们为满足现实的需要而按要求参加培训，认为这样已经足够了，不主动为将来的需要进行储备，不愿主动承担新的任务，或者主动请求参加培训。这些人可能适应现时环境的需要，但明天无法预料，今天不努力，明天就会成为冬天的“寒号鸟”。
• 终生学习者（lifelong learners）。他们的座右铭是“永远做第一个吃螃蟹的人”。他们坚持学习，积极参加集体学习活动，关注并预测未来的发展趋势，试验新的观念、实践新的方法，为未来发展准备好自我。
从以上三种分类可以看出，一个成功的和期望成功的商业人士，必须成为终生学习者。组织也应该大力培养和扶持这些终生学习者。他们是学习型组织的中流砥柱。
六、案例
案例1  挽救“人造奶油”
一家人造黄油的加工厂正在面临丧失一项关键技术的危险，因为他们只有两名能够掌握如何制造的脂肪人造黄油的工程师，而他们两位都已接近60岁。这里的主要问题是要知道在制造过程中何时按比例扩大。由于新手们对这一过程的错误判断，大量的人造黄油被扔掉。这家公司几次设法弄明白这两个人知道些什么，以及他们怎么能够成功的把握“火候”。他们派人同这两个工程师面谈，人们拿着笔记本紧随他们左右，观察他们的一举一动，努力寻找答案，但始终徒劳无获。为一的解决办法可能是找一位学徒，允许他或她重犯这些专家曾经犯过的所有错误。
案例2  四只猴子没蕉吃
四只猴子被关在一个密闭的房间里，每天喂食很少，猴子们饿的吱吱叫。
几天以后，从房间上面的小洞放下一串香蕉，一只饿得头昏眼花的大猴子一个箭步冲向前，可是当它还没拿到香蕉时，就被笼子外的一个水龙头泼出的热水烫得全身是伤。后面三只猴子依次爬上去拿香蕉时，一样被热水烫伤。于是众猴只好望“蕉”兴叹。
几天后，一只猴子“解放”了，换进另外一只猴子进入房内。当新猴子肚子饿得想试着爬上去吃香蕉时，其它三只“老”猴子马上制止它，告诉他：“那儿有危险，千万不可尝试。”于是这只新猴子也老老实实不敢去碰香蕉。
过了几天，又一只猴子出去，另外一只猴子进来。同样，当这只新猴子想吃香蕉时，不仅剩下的两只受过伤的“老”猴子制止它，连没被烫过的那只猴子也极力阻止它。
当原来所有4只猴子都已被换走之后，房间里没有一只猴子被烫过，笼子外的热水机关甚至也被取消了，香蕉唾手可得，可没人一只猴子敢前去尝试取下香蕉。
案例3虞有澄的时间管理
Intel的资深总裁虞有澄对于时间管理，有三个提高效率秘诀：
• 认真管理自己的工作日程
每个人的工作时间有限，选择做什么事或不做什么，往往成为决定因素。许多经理人习惯将工作日程交由秘书代为安排，而他就按照秘书的安排参加一个又一个的会议，就像医生按挂号次序为一个接一个的病人看病一样，非常被动而低效。
而虞有澄却是自己决定自己的工作日程。以每星期工作五天、每天工作8小时计算，每周工作合共40小时，他首先界定某些问题将要花上多少时间，例如与不同部门或项目小组的下属开会，需15小时；与客户会面，需10小时；每周都是如此固定下来；接下来的15小时，他便根据不同时期的主要工作而安排，例如要加速产品开发，他会空出10小时来，作为开会讨论、研究该项产品开发的相关议题。如此一来，他会“狠心”的对一些会占用他时间、而又不太重要的事说“不”了。最后剩下的5个小时，平均分配在每一天，用来回复电子邮件、签批文件等。
• 掌握最新的资讯
不掌握先机，在这一日千里、日新月异的世界中，就注定被淘汰。虞有澄身高科技行业，变化速度更快更新。他每天早晨七时左右，在离家上班前，已读了《华尔街日报》，对产业界或财经大事了然于胸。其他如《亚洲华尔街日报》、台湾的《天下杂志》、《PCWeek》等也都不会错过。
他说“我观察到，无论是比尔•盖茨，还是葛洛夫（英特尔公司总裁），都有一个共同的特性，那就是他们的信息永远比别人快一步。”盖茨每天都花许多时间跟别人交谈，在谈话中获得许多第一手讯息；而葛洛夫就每天花很多时间在阅读和上网。每天晚上，他都先上网看第二天才出版的报纸的重要新闻，这样他比其他人早了几个小时得到资讯，也有时间比其他人早一些来探研对策。
• 有效授权
要提高生产力，第三个秘诀就是“有效授权”，也就是将他认为应该完成的一部分事情，交由下属去处理，要清楚地告诉下属应该在何时达到何种效果，而且是越明确越好。例如他会告诉一个部门经理：“我认为这项产品的开发工作做得不好，有什么解决之道？请在30天内给我一个完整的报告。”虞有澄补充说，作为一个顶级管理人，一定要记住继续跟进──那位经理30天后是否完成了任务？是否需要其他协助？如果完成了，要给予肯定；做得不好，便“毫不留情”地提出要求。
以上三个提高个人效率的秘诀，重心还在于如何发挥时间管理的杠杆效应，以提高生产力。
参考文献
[1] 戈登•德莱顿、珍妮特•沃斯著，顾瑞荣、陈标、许静译，《学习的革命——通向21世纪的个人护照》，上海：生活•读书•新知 上海三联书店，1997
[2] 爱德华•L•桑代克著，李月甫译，《人类的学习》，杭州：浙江教育出版社，1998
[3] 薇蕾娜•施坦纳著，车云译，《10倍速学习法》，海口：南海出版公司，2002
[4] 凯文•保罗著，王宝泉译，《美国学习法》，北京：九州出版社，2004
[5] 戴维思著，《这样学习最有效》，海口：南海出版公司，2001
[6] 王东华编著，《超薄学习：关于学习的93条建议》，北京：中国妇女出版社，2002
[7] 柯维著，顾淑馨译，《与成功有约：全面造就自己》，北京：生活•读书•新知三联书店，1996
[8] 加尔韦著，郭宝莲译，《工作学习地图》，北京：机械工业出版社，2003
[9] 兰迪著，徐世明译，《超级学习力训练》，北京：中国工人出版社，2004
[10] 黛安娜•皮弗著，吴群芳译，《NLP学习突破的捷径》，北京：中国商业出版社，2003
思考题
1． 如何正确理解学习的含义？
2． 个体学习过程有哪几种模式？
3． 如何理解心智模式？心智模式与个体学习的关系如何？
4． 阻塞高效学习的障碍因素主要有哪些？
5． 提高学习能力有哪些方法？
6． 如何进行个人时间管理？
7． 如何进行个人知识管理？
（全文完）
如何提高人才的学习能力(五)—个人知识管理
如何提高人才的学习能力(四)—高效学习技巧
如何提高人才的学习能力(三)—实践高效学习    
如何提高人才的学习能力(二)——阻塞高效学习的障碍因素
如何提高人才的学习能力(一)—学习与学习力