培训师口才的训练教程(下)

重要的是难忘的结论
你已经在开场中抓住了听众的注意力，又通过过渡将之保持下来，现在你需要做的仅仅是结束了。就好像一段时光慢慢飘逝一样，现在你只需再简单地总结一下，就可以深深地呼出一口气了。当然，这种想法是不正确的。无论你前面的说辞有多么精彩，你的总结才是最关键的所在；它是你的全篇讲话应该定格的地方。千万不要随随便便将它放弃。正相反，你要尽力将它塑造完美，从而令整篇讲话令人激动不已，难以忘怀。
人们记忆最深刻的是什么呢？是他们最后听到的内容。但是却很少有人愿意在结尾上方面雕饰更多。他们仅仅是轻描淡写地草草收场，结果可想而知，费尽口舌发表的长篇大论很快就被人们遗忘。要想使人记忆深刻，你的结尾必须像开场一样气势磅礴，掷地有声。
我曾经见过有些讲话者在尚未结束其讲话之前就已经开始收拾讲台上的材料了。其实，真正出色的讲话者这时一定会节省精力，全神贯注地注视这台下的听众直到最后。好的总结就像一道甜点——赏心悦目、回味无穷。
不要应付总结
准备总结的最佳时间是在你构思整篇讲话的时候，像对待你的开场一样准备你的结尾。你的总结必须紧扣主题，与开头遥相呼应。总结就是你旅行的终点：你出发时听众在你身边，结束时你也一定不希望见不到他们。讲话的正文就是一座桥，讲话者必须时刻记得桥的两端连接的是什么。要用你自己的观点进行总结，特别是在一个问答式的结构之后。在讲话刚一开始的时候就告诉听众你将在讲话的最后几分钟总结全篇。
向听众推介“订单”
一个出色的推销员不仅仅让人们订货，同时也会告诉人们怎样去订货。在你想要购买一辆轿车的时候，导购员会向你介绍这款车的性能特征，指出它为什么比你现有的那辆好，然后告诉你你该怎样去付款。
讲话者现在就是推销员，总结就是那份订单。如果你不问的话，就什么事都不会发生。所以你要在一开始就问你的听众他们期望的结论是什么样的，怎样才能实现。一位有经验的讲话者在总结全篇的时候，会向听众点出他们一直期待的结果，从而使讲话主题贯穿始终。比如，如果你作了一个关于工作提供安全感的主题讲话，结尾时又加入了情感效果，以阐明为什么安全对你面前的这些听众来说如此重要，他们通过应用你提供的信息怎样才能确保安全。如果你已经说服他们自愿献血，然后就指点他们地点在哪儿，并且告诉他们要到那里很容易。
得到一个可以看得到的听众支持结果展示是一种技巧。如果你向听众讲述了为什么在特殊情况下你的职员必须替他们开车的10条原因，并且在结束时告诉他们生命是怎样被拯救的，其中当然也包括他们的。最后向听众提问，从那些错误使用新程序的听众里获得支持。这不是害羞的时候，你需要兴奋。
反应并不总是来自于语言。如果你只是想让听众仔细考虑你的观点，那就告诉他们你想让他们做什么。结束时总结一下你的重要思想；在这个过程中，向听众分发你的内容摘要，使他们可以带走。如果你没有要求听众做出特殊反应，你就可以结束这个虽然精彩但却没有留下任何记忆的讲话了。
一种以动态结束自己的讲话的方式就是对自己发问，“我想让我的听众在离场的时候头脑中思考什么？”记住，总结并不是又一次机会：如果你没能将自己的主题思想贯穿于讲话的始终，现在已经太迟了。你已经向听众陈述完你的信息，现在该是巩固他们头脑中的这些信息的时候了。
典范式总结的四要素
一个成功的具有高度概括性的典型总结应该包含以下四个方面的要素：
1. 不要说“总之……”。没有必要向听众宣布你打算总结。如果在你总结之前，人们得到过多的这种通报的话，他们的神经反而会开始松懈，并提前做好结束的准备。因此你应该更加谨慎地考虑怎样进入到总结阶段：选择一种创意性的方式导入你的总结，而不要那么机械地宣布“因此，总的来说，我认为……”这时你使用一个具有总结意味的单词就足够了——那些此前没有注意听讲的听众会立刻竖起耳朵听听他们错过了什么。
重新唤起听众对你的注意并给你的讲话添加法码的最好方法就是使用这个句子（或者与此类似的语句）：“最核心的问题，也就是最能使你们受益的问题，是……”听众越重视你的信息，这个话题对他们越有意义，他们就会越会注意你最后所说的每一句话。
一个好的总结可以有很多种方式：它可能是个激动人心的宣言，一个诙谐幽默的笑话，一个希望得回应的号召。有些总结甚至通过直接强化对听众的“冲击”来突出主题。例如，我曾经发现我的学生在课堂上显得有些拘谨，因此我选择了这样一种方式结束我的讲话，“我敢肯定你们明天来的时候，一定会丢掉紧张，更加轻松自然。”这种对于那些沉默寡言的听众直截了当的激励将会使他们兴奋起来，并以一种积极的、有力的、令人印象深刻的方式结束你的讲话。
2. 以一种环型方式设计你的讲话。重新回到你开场提到的话题会使你的讲话首尾照应、结构严谨。你的听众想听的是一篇条理清晰、说理透彻的讲话，而不是一堆杂乱无章的材料的毫无目的的堆砌。
我曾经听过一位公司经理以一种非常简单、但却相当有效、同开篇语几乎一致的结束语：“现在我们欢迎所有优秀人士都加盟我们公司。”开场白通常是为了交待讲话的目的，而结束语再次回到并且强化讲话的主题将使讲话获得成功。一篇关于顾客服务的讲话始于对顾客做出的服务承诺，终于讲话者再次咨询顾客的感受，从而使顾客感到满意，这就是成功的讲话。
大多数作专业性讲话的人总是容易犯高开低走、有始无终的毛病，他们仅仅是在陈述一大堆事实，从来没有总结出什么。
3. 用有力的总结激励自己和听众。不要仅是一带而过你的结尾。制造出最强烈的效果——声音要激昂高亢，话语要饱满丰富。使用说服性的语言和形象的视觉印象，使你的听众对你的陈述和观点都留下一个深刻的记忆。
4. 备好“双总结”策略。许多讲话者常犯的一个错误就是以一种强烈的语气终于作完总结，然后向听众征求问题。在回答完最后一个问题后，讲话者可能会说，“没有问题了吗？那么我的讲话就到这里，祝各位晚安。”那么听众还能记住什么呢？他们所听到的最后一句话，也就是说他们记住的只剩下最后一个问题和回答。这可不是一件好事，特别是如果恰好那个问题将你难住，最后的答案竟然是台下的某位听众替你答出的。
因此你在做完发言、回答听众提问的时候，一定要在回答提问结束后再次掷出一个有力的总结。
成功结尾的6种“兵器”
你的结束语应该简洁有力。下面将介绍能够帮助你有效总结的6个主要方法。每种方法你可以单独使用，也可以将之与其他项配合使用。另外，用于开场、过渡和结尾的这些方法都很相似，同样的方法可以用在许多地方。
1. 总结你的主题思想。结束语应该是一个对全篇讲话内容的高度概括。但这并不等于说老调重谈，而应该增加一些新的观点和元素，从而形成一个真正意义的总结。如果你的讲话目的是向听众提供一种信息的话，那么这种概述性总结是非常合适的。通过重复你的观点，可以帮助听众填补一些前面没有完全领会的空白，从而对你的讲话加深印象。
2. 直接对听众发出号召。你已经告诉你的听众你希望得到他们怎样的回应。现在你要做的就是让他们兴奋起来，用行动对你的号召做出最好的呼应。只要你增强自己的语气，“现在，让我们大家做好准备，投入到活动中吧！”
3. 展望未来。你可能希望以一种对未来的期望和对美好事物的憧憬来结束你的讲话，那么你就将听众的思想也带入到未来。如果你的讲话一直集中在某些灾难性事件上，那么就换个积极的话题结束你的讲话吧。一篇关于重新分配市场的讲话可以这样结尾，“运用这种新式的广告方法，我们可以避免公司的损失，明年你就不会再看到赤字了。”
4. 运用修辞性提问。这种方法可以使听众人们自己思考答案，你可以将其与其他方法配合使用在结尾中。在一个关于安全问题的讲话中，你可以提出这样一个修辞性问题，“你想成为下一个数字吗？”这些问题使你的讲话积极地引导听众参与到你的话题中。他们可以起到指挥你的听众纳入你的思想体系的作用。因为许多修辞性问题都有非常明确的答案，所以你的听众会很清楚该做什么和怎样做。
5. 引经据典，总结发言。一个恰当的引用可以高度总结讲话的许多内容，并使结尾优雅脱俗。引用的同时可以给你带来更权威的支持，使你的思想得以升华。
没有比引用名人名言更具煽动性和感染力的“资源”了。一向以言语精炼而著称于世的伏尔泰曾言，“没有什么可以抵挡得住源源不断的思想的进攻。”一篇关于招聘人才的演说巧妙地使用了这一点：“当你聘用比你聪明的人才时，恰恰证明你比他们更聪明。”约翰·查理曾经用两种方式给失败定义，他称有两种失败：一种是只想不做，另一种是只做不想。坚忍、不懈、宽容，以及所有这些对人的优良品质的褒奖——都能成为那些雄辩者的最令人信服的全球性通行证，他们的话语是你可以信手拈来的最有效的武器。
6. 跳出常规，不落俗套。你可以选择使用歌声、舞蹈来结束你的讲话，你也可以尝试用更有创造力的方式结尾。我曾见过一位讲话者在结尾时竟然摆出了一个跆拳道的姿势！这是一种令人兴奋的、很有想像力的结尾方式，它可以使你的听众常常感到意犹未尽。
综合使用你的结尾技巧
许多总结将会同时使用以上介绍的多种结尾技巧。我参加过的一个关于募集资金的讲话共有3个部分的总结：开始于一个对为什么他们特别值得信赖的原因综述，接着引用了爱默生的名言：“没人可以真正做到全不利己、专门利人。”最后讲话者更是将总结推进到高潮，它直接呼吁：“请诸位放心吧，今天的付出一定会得到明天更好的收获。”
以上这些技巧也可使用在日常交际中。比如，在你见到了一位客户后，你可能需要介绍一下你们谈话内容的概要或者恳请对方签单。千万不要让如此重要的谈话无声无息地溜走。
不管你使用何种技巧，尽量使你的总结能够持久地保留在听众的记忆中，并能对他们的个人生活发挥作用。
专家计划：浓缩你的总结
1. 假设你现在是一位儿童游泳教练。在你给学员作完了一个关于 “结伴制”的重要讲话后，总结你的要点，其中应包括一个强烈 的要求反应的指示。
2. 你正在为一个自己喜爱的福利部门募集资金。你正在对一群投资者演说，并且已经说
明为什么你的社团值得信赖的原因。以一种强烈的、直接的呼吁过渡到你的结尾。举了所有这样做的原因，并且告诉了你的听众该怎样去做。现在请你写出一个具有震撼力的结尾，同时要回到你开场时的论述。
哥伦比亚师范大学的一位教授曾经给我一条幽默但不失精辟的忠告：“在你的每堂课上都会有个学生同你争论，他会提出一大堆问题。你的第一反应应该是赶快让那个学生安静下来，但我建议你在这么做之前先慎重考虑一下——那个学生或许是班上惟一认真听讲的人。”
很少有讲话者会说讲话的问答时间是讲话最成功、最愉快的部分。恰恰相反，即使是最
出色的讲话者也会对这段时间感到紧张。他们将其看做是破坏讲话本身和影响讲话效果的障碍。但这个环节恰恰是验证你的听众是否真正投入到你的讲话中、是否真正接受你的观点的最好证明。
讲话的最后几分钟时间让你可以填补前面的空白，再次突出主题，清除听众可能产生的误解。而你要再次重申的内容就来自于你正在全力说服的听众。它是参与，不是对抗。这段积极的互动式的问答时间可以帮助将你的听众从原来被动的接收状态变为主动的接受状态。如果你准备充分的话，那么你将深受其益。
可以停止，但不可以躲藏
当人们来听你讲话的时候，他们往往期待两件事情：听你陈述观点和向你提出问题。他们或许期待关于你的话题更多的内容，或许希望与你就某些问题展开辩论。当然，如果你允许听众提出问题，那么你就要冒丧失话语主动权的风险，因为在那一刻，提问者才是真正的主导者。但是作为讲话者，你应该记住在讲话中你已经自动处在权威的位置上，你拥有台下的任何人所不具备的优势。如果你成功地解答了听众提出的问题，那么你将增强自己的讲话的说服力，使听众不但获得信息，而且心悦诚服。
你的目的就是使自己继续处在讲话的主导地位。你可以说，“我将乐意回答关于我们这个话题的任何合理的问题。”此后，如果你遇到了一个令你为难的问题，你可以幽默地补充道，“我说的是任何合理的问题。”然后使话题自然地继续下去。回答提问的一个最主要的不利因素就是你要完全暴露在问题的枪口下，如果你没有准备充分，或者是提问者出于恶意、别有用心，你的确将很容易陷入被动。但是只要你用心准备就可以轻易消除这些危险。
做好最坏的准备
就像你为了讲话而在其他方面所做的精心准备一样，讲话前你也应该认真地做好问答环节的练习。你可以在家人和朋友面前演示你的讲话，鼓励他们提问——当然是讲话结尾最令人头疼的那个部分。自己先尽力去想像一下听众可能提出的问题。如果你对自己的讲话内容了如指掌，那么你会猜到任何可能提出的问题，并将回答准备充分。从你的朋友和同事中找到最好争辩的一位，给他施展才华的机会：他们拥有比你的听众更好的机会来戏弄和刁难你。
提前考虑这些问题就意味着你不大可能在面对听众的提问时惊慌失措、不知所云。当然，你不可能想到听众提出的每一个问题，也不可能控制讲话现场的一切，但是只要你处于强势位置，并且事先准备充分，对付起那些简单的问题你将会感到游刃有余，即使受到刁难也不会出现诸如“对不起，我不清楚，但我可以回去查到”之类的搪塞之辞。记住你是讲话的主宰和问题的解决者。正如卡尔文·库里奇所言，“我从未被任何自己没有说过的话伤害过。”
你仍旧是领导者
人们对于问答阶段的恐惧通常包括下列几个方面：
1. 一旦你打开问题的大门，你将丧失主动；
2. 你可能遇到一个自己没有准备好的问题；
3. 你不得不回答接踵而至的任何问题。
如果你把这个阶段看得同其他你可以控制的问题一样，这些恐惧自然会消失得无影无踪。你的讲话越成功，听众的思路就越清晰，自然你就越能容易控制场面。如果你比较谨慎的话，可以在听众提问之前向他们做一个交待，“我很愿意回答那些我的讲话内容所涵盖范围之内的问题。”铺垫好对提问的要求并非是一种被动的表现，而正是要掌控局面、稳定秩序的信号。你有权选择提问者；讲话的始终你都在引导你的听众，这种导向作用应该继续下去。
在当今这个信息时代，要想使你的讲话包罗与主题相关的一切内容，面面俱到，是根本不可能的，特别是那些更加宽泛的话题。我在前面曾经提过，承认自己不知道并没有错。但是如果你事先设好这个界限与标准，你就会将许多与你的专业领域无关的问题排除在外。
你必须回答所有的问题吗？不。如果你感到自己必须抓住每件事情的话，而不管那个问题有多么古怪离奇，那么实际上你已经丧失了自己的领导角色。你可以将这些规则以委婉的形式表达出来，但必须要制定。告诉提问者他的问题与你讲话的主题无关并没有不妥，但你应该大度地告诉他，你将很乐意继续回答他更多的问题。你的听众将因此而对你产生好感。
给问题设置限定条件后，你会发现放松的不仅是自己，还有听众。我曾经看过人们进行讲话和回答提问整个过程的录像带；我发现听众在问答过程中表现得更加放松、舒适。其实这个现象不难理解，因为参与交谈肯定会比听人讲话更让人自然。想想你的听众是因为对你的话题感兴趣（而非怀着敌意）才来听你讲话的，所以你根本不必担心那最后证明其实只是一种自然的交谈的提问。
回答问题的最佳时间
因为问答时间是在讲话的最后，因此将它安排在一个恰当的时间从而给听众留下非常深刻的印象将非常重要。参照下面的这些建议，确保你的讲话不会因为在这个细节上组织失当而受到影响：
在你讲话开始前就将问答时间明确告诉听众，并且在你准备回答听众提问前再次明示听众。这时你也可以明确地告诉听众你只会回答与讲话主题有关的问题。
不要留给听众过多的提问时间——这样可以使你可以更加灵活应变，即使你“不幸”果真陷入困境中，这个理由也可以帮助你安全脱身，“抱歉，恐怕我们已经没有时间（来解答这个问题）了。”
记住将讲话的最后几分钟留给自己。这是最重要的时间；为什么要把它留给别人呢？要么你再对全篇讲话作一个高度概括，要么补充一些听众感兴趣的内容，总之应尽量避免在你作最后的总结性陈词之前纠缠于杂乱无序的问答中，使得自己的讲话狗尾续貂、前功尽弃。这时你只要简单地说一句，“我很乐意回答你的任何问题，但我必须要给自己留几分钟时间作总结，”就可以将此问题迎刃而解。
至于最后剩下的这点时间，你也可以用来将话题从那些与主题不相关或令你尴尬的内容上收回来，使听众的注意力回到你的主体上。
随机应变。如果你恰巧遇到一个与你的主体密切相关的很好的问题，那么你可以自由控制话题的存续。
规则的特例情况
商业性讲话和训练课程可以不受以上规则的限制。在许多商业性演说（特别是会议期间的非正式讲话）中，提问的最佳时间可以是在讲话的过程中，而问题恰好在这个时候出现。但这对于讲话者来说也很微妙，如果处理不好同样将失去他们的主导地位。因此只有在你已经积累更多的经验后再尝试它吧。如果问题非常重要，那么你可以允许讲话被打断；如果提出的问题比较合理，那么你可以回答。但是有一条原则，要一直等到讲话的最后阶段才能告诉听众你随时乐意解答他们的问题。
在训练怎样在讲话过程中接受听众提问方面这里有两条惯用的经验：你可以立即拒绝或者回答听众的问题，也可以在讲话的每个小节结束时再回答问题。前一种方法你必须慎用，操作不当很可能会因此而跑题；但是，后一种方法会限制听众的自由提问，如果你接受他们的提问的话。如何设定问答时间对每个讲话者来说都是个难题。你选择回答问题的方式必须根据讲话的目的、内容、听众人数和你的时间分配来定。
而技术训练课程通常都有一个明确的目标：即传授一种技术或技巧给听众。如果在你讲解的过程中听众没有问题，那么说明他们根本就没有理解和掌握这门新的技术或技巧。一般说来，在讲解的过程中，你应该让听众边听边记录下问题，然后你每隔一段时间（不宜太长）给听众一段集体提问时间。如果你发现有人没跟上你的思路，不要让整个进度受到影响；不要因此而使其他人置身事外。我告诉我的学生我知道观念总是难以理解，我要花很长时间才能掌握它。然后我会在接下来的休息时间里与他或她单独交流。
没有问题怎么办？
如果你的提问没人会应该怎么办呢？这显然是不正常的，除非是听众对你的话题根本就不感兴趣。但是如果这种情况真的出现，通常有两个原因：你已经在讲话中回答了所有潜在的问题（几乎不可能），或者你的听众对于心中的疑问难于启齿。你的任务就是帮助他们尽量放松。即使是最初由于听众不想做第一个提问者而导致的暂时性冷场，也会令你感到尴尬。下面是避免出现这种结果的几个方法：
1. 在讲话开始前向听众分发问题卡片，以便听众能够记录下瞬间闪现的想法。如果你要阅读这些卡片，就要让听众尽量写一些简短的问题，并且字迹清晰便于阅读。同时，这些卡片也会使听众相信你是真的希望他们提问。在一些重大而正式的会议上，听众会更加热衷参与。
2. 进行信息调查（需要在讲话之前考虑）。你可以说，“请大家举手示意是否所有人都愿意回答下面这些问题。”对于诸如“有多少人认为公司应该在生活中对员工给予更多的关心？”这类问题的调查结果能够给你提供新的讨论话题，同时也使听众更多地参与进来。这些即席的调查是非常好的融冰器，它们使气氛顿时得以活跃。
3. 抛出你自己的问题，例如“我曾经多次被问到过的一个问题可能会令你们感兴趣……”。这种方法让你占据更多的主动，并且也留给听众足够的时间来提出他们自己的问题。如果你要跑出自己的问题的话，一定要保证它能够吸引许多听众，比如，“我怎样才能解决顾客的抵制态度？”
4. 要将自己在讲话前已经听到的问题作为你的首选：“今晚在我来的路上，你们的主席先生向我提出一个问题，我想大家一定会感兴趣，”或者“在准备这个讲话的过程中，我与你们的一些同事聊过。这里是他们提出的一些问题。”
5. 故意漏掉某个讲话中明显的部分——这种忽略可以起到激发听众反应的作用。如果你正在谈论北、东和西，惟独剩下南，一定会有人把这个问题提出来。同时你也会知道谁在认真听你的讲话。慎用这种方法，只有在确保它不会出错的情况下才可以使用，因为如果你不能很快回到漏掉的这个问题上，人们会以为你的准备工作有问题。
6. 与会议主席事先协商好，挑选一些有问题的听众，让他们首先提问。这种方法在你需要问题却无人回应的情况下将非常有用。你不必让他提前说出具体的问题，只需一位活跃的听众愿意配合你即可。但是你必须注意：如果他的问题只是例行公事似地提出，或者听起来更像是在背诵问题，那么你将失去听众的信任。原则上，出于自发性和真实性的考虑，你最好选择其他看起来更加自然的方法。
7. 如果你已经准备好总结，你仅需向听众通报一下，“如果没有更多的问题，我将进行最后的综述。”
注意你的举止
在你聆听和回答问题的过程中，你的举止甚至比你的言语还重要。尤其在你回答第一个问题时，一定要调整你的语气，注意观察会场内的气氛，从而向听众传递一个积极的信号，让他们知道你正在以非常积极的态度对待他们的提问。如果一个人提出问题，那么很可能这个问题其他人也会有，因此在你回答一位听众的时候，实际上也是在回答场内每个人的问题。
因为你或许不能识别潜藏在问题后面的真正动机，因此你不能单凭问题的表面价值而选择它们。并非所有的问题都是真正为了获取信息。经常会有人想表达他们的观点，向你炫耀，向听众展示他们的聪明睿智。你对一个问题的分析应该集中在三点：
问题的内容；
问题的目的；
提出问题的人。
不要在完全听清或肯定理解这个问题之前就急于解释。不要过于自负，以为自己很容易就可以了解别人的想法。比如，有人问，“您认为一位公司员工应该在他的事业上投入多少时间？”一个聪明的讲话者会首先通过反问澄清这个问题，“您的意思是在正常的工作时间之内吗？”
含糊不清的问题对于问答双方都是一个陷阱。我们只是因为太熟悉它们才产生这种立即就做出回应的冲动。仔细地审视下面的这个问题：“告诉我你的情况。”我们怎么会了解提问者到底想要知道什么？但是大多数人却会不假思索地陷入到接下来的麻烦之中——滔滔不绝地介绍自己。正如人们要耐着性子数到10一样，一位聪明的讲话者也要在回答问题前先耐心地询问一下提问者是否还需要解释一下问题本身。
当你分析问题的目的和问题后面的人时，你要当心或许那个好争辩的“家伙”正在考验你的辨别能力呢。再把问题抛给他们，但不要让他们接过话茬。或许你是真的落掉了几点，但你可以告诉他们问题真的需要时间思考，并礼貌地提出建议，“是否我们可以会后再讨论这个问题？”，这可以作为对于这类提问最好的回答方式。喋喋不休、没完没了的人必须被打断，但你应该不失礼貌。如果你真的遇到一个故意寻衅滋事的家伙不断地干扰你，你的听众就会表达对他的不满，让他保持安静。
确保自己在回答每个问题时都能保持严肃认真、谦虚礼貌的态度。故意找茬的人毕竟是少数，大部分听众都是非常真诚地渴望了解更多的知识的。你的听众听到你的观点，你也应该知道他们的反应，特别是那些刚入门的、尚未完全领会你的思想的人。不管怎样，你应该总是记得有问题就意味着听众正在参与你的讲话。即使问题听起来是在否定你的观点也没有关系，听众只是在表达他们的不同意见。问题或许只是每个人提问的方式不同而已。你还是应该有礼貌地回答，让他们的疑问得以消除。
问答过程中的３条原则
正如在讲话过程中要把握住要点一样，在问答过程中把握要点同样重要；如果你没有做到的话，你就丧失了说服听众、主导话题的重要机会。在你听取问题的过程中，你的心中始终应坚持3条原则，它们彼此之间相互依存，缺一不可。如果你在这一过程中能够始终坚持这3条原则，就能把握住话语的主动权。
1. 无论发生什么，都要始终保持你的信用。如果你一旦在听众的心目中失去信用，你将在整个过程中都处于被动的局面。如果你在讲话过程中情绪失控或者对听众心存戒备，都将导致你的主导地位受到质疑。重复你对问题的回答——因为你的听众需要听清，你也可以通过控制自己的声音让自己保持冷静。
我对自信的定义是知道自己想得到什么，并在得到它的同时考虑到别人的权利。在自信中获得成功的关键是保持冷静，不要被动保守，并始终保持谦逊和礼貌。一位雄辩的演说家能够始终控制局面。如果你因为失态而导致失控，那么你将永远不能使自己在听众面前再次树立自信。
2. 满足你的听众。但要记住，你不必回答所有问题。不要在一个人身上花费太多时间。不过很可惜，大部分演说者都太过于贪心，他们希望从所有听众那里都看到满意和赞许的眼神。但是不要忘记，如果你在一位听众身上花的时间过长，你就会失去其他听众。学会用一种可以平衡所有对象的方式来解决问题，眼神不要停留在一处太长时间，保持对整个会场的关注。对问题太多的人可以说，“你问了一个非常有深度的问题。可是因为我们有许多听众都有需要解答的问题，我回答问题的时间又非常有限，所以可不可以把机会让给别人？”这样就使你既不失礼貌，又能使正常的进程得以继续。
3. 力求让其他的听众都来支持你。尊重你的听众，让他们知道你一直在尊重他们的时间和耐心。如果你一次被问到过多的问题，比如，“我怎样才能解决人员不足、空间不足、老板也没有给予我足够的信任的问题？”你可以这样回答，“你问了3个非常好的问题，可是因为还有其他的听众要提问，就让我先回答一个吧，如果我们还有时间的话再来解决剩下的问题好吗？”用这种方式，即使你只回答了其中的部分问题，仍旧能够使听众对你满意。并且，听众将会对你产生敬意，因为你没有让一个人独占了大家有限的时间。
如果你被问到一个偏离主题的问题，那么你可以停顿一下，然后问，“在座的其他人还有类似的问题吗？”如果没有的话，就简要地回答一下这个问题，并且告诉提问者你很愿意在讲话结束后留下来同他进一步探讨这个话题。这个办法在回答那些怀有敌意的提问者时也很有效。
几个“不要”
除了不要令人生厌和不要说“总之”外，这里还有一个“不要”：不要问，“我回答了你的问题了吗？”这常常是个很难避开的陷阱。你以为一个好争辩的人会轻易说“是”吗？一位好动、善辩的提问者总是会寻找机会，不断让你做出更多的解释。记住：没有法律规定你必须回答每一个问题。在一个训练班上，你当然应该尽量解答听众的疑问，但总有一些时候，这是不可能做到的。上文提到的3条原则中最重要的一条是保证其他听众都来支持你——在一个人身上花费太多时间将会降低你的信度，使其他人对你产生抵触情绪。
在你的心中始终坚守这条原则，你就不会失败。总是尊重你的听众的权利；你对他们越是尊重，他们就越会坚定地支持你。
化解“麻烦”问题
讲话如战场，形势瞬息万变。不经意间你可能就发现自己已经被问到一个将自己陷入困境的问题。这里是一些这种类型的问题和你可以迅速、专业地做出回应的方式。
带有倾向性的问题
问：这条声明对你们公司造成了什么样的损害？
答：关于这件事情，我不同意您的这种假设，事实上……
不要通过尽量忽略它的办法去否认这种假设。
相反，你要坚定地向这种假设挑战。当然，不要有失礼貌。
然后继续回到你的主题中。
个人观点
问：你对这件事情怎么看待？
答：我个人并不相信这件事情。事情是……
尽量将你个人的观点排除在外。
问题——不知道答案
问：投资额是多少？
答：我不想随便地回答你一个不准确的信息。我希望告诉你准确的信息。
说你不知道，或者提供给他。
不要撒谎，不要猜测。
问题——你知道，但是不能说
问：报价是多少？
答：我现在不便说，因为：这属于商业机密；董事会还没有定下来；我不便对此发表意见；这个问题过于敏感；这个问题目前还在讨论/谈判/协商中。
给出你不能回答的理由。
二选一式提问
问：你们打算增加投入还是维持原有水平？
答：我们的目标是提供最优质的服务。
忽略两个选项。
继续你的论述或回到主题。
压迫式提问
问：……那么为什么不公开你们的计划呢？
答：我在前面已经提到，这项计划刚刚出台，正准备向外界公布，我会在一个合适的时间对外界公布。因此，与此相关的所有问题，也无需再问。
礼貌地向提问者发出一个非常肯定的信号——你将不会回答这个问题。
重申你的话题。
含糊不清的提问
问：告诉我你们这个组织的情况。
答：你具体想了解哪些问题呢？
要求解释清楚；或将问题集中于一点。
谣 言
问：最近有一些传言，说其他公司可能也在发展相似的产品……
答：回答谣言将不合适；我们仅关心这个消息是否真实，还有这个谣言是从何时开始的。或者：我看不到这个谣言有什么可以相信的地方。
同时提出多个问题
问：这些变化将会带来什么影响……你们是否能够继续……你们是否将不得不……？
答：我先回答第一个问题。这些变化将使我们提高效率，从而对公众更加负责。至于后面的问题……
选择最容易的一个问题回答，将会有助于你抓住要点。
你不必立即回答所有问题。
不要低估“褒扬”的力量
有些讲话者总是习惯在听众提出问题后以一种赞许的语气表示感谢：“这个问题很有深度”或者“你的提问触到了问题的实质”，以此来建立一种和谐、融洽的气氛。即使问题听来真的有些刻薄，你仍旧可以表扬提问者：“我们总是能够盼到直中要害的问题。”当然，这种技巧也应慎用；如果你从一开始就表扬每一位提问者，你将开始被听众怀疑为不诚实。尽量使用不同的形容词和语句：“这可真是个棘手的问题。”“你的这个问题问得恰到好处。”或者“我希望有人会这样问。”没有规定你必须表扬每一位提问者——回答好问题才是最重要的。
慎 用 笑 话
在回答问题时不要为了表现你的聪明睿智而大讲笑话。听众会认为你这是不严肃的表现，甚至可能由此而对你产生反感。近而他们会站到对你提出尖酸刻薄问题的那些人一边，他们会把你当傻瓜看待。
解决刁钻问题
一般说来，讲话者不必担心每一个提问者都会别出心裁地为难你；偏执狂毕竟是少数。但是偶尔也会突然冒出一个名副其实的刁钻问题令你措不及防。如果这种情况发生，只有一种解决方法：保持君子风度，礼貌总是对付麻烦的良药。听众更喜欢举止大方、言语谦和的讲话者。他们会自动对那个给你制造麻烦的人产生反感，与你站在一起。
如果你正在处理一个棘手的问题，为了避免恶意刁难者的出现，可以给他们设置一个障碍：让他们说出自己的姓名、公司等等，这样可以减少问题的数量，因为许多人不愿冒这个泄漏个人信息的风险。这个办法尤其在一个不是很熟悉的群体中非常实用。
礼貌并不等于怯懦。如果提问者的问题已经不着边际，你可以立即让他止住。如果他带有明显的挑衅性口吻，你或许可以考虑休·约翰逊将军的在某个场合使用的答语：“我会回答任何合理的问题，但对于那些带有明显倾向性的问题我拒绝回答。”
不必单独面对：邀请自己的顾问团
我的许多客户告诉我这个方法非常有效，因为它能使你减轻压力，并且使得问答的过程非常有趣。下面我介绍一下如何使用这种方法：在你发表讲话之前，邀请几位反应机敏、见多识广的人士组成你的顾问团。在进入问答时间之前，告诉你的听众这段时间对于他们更有价值，你已经请了一些专家来替你回答听众的问题。然后随着需要请顾问团成员来解答问题就可以了。
把握问题的几点技巧
成功的讲话者在面对听众的问题时必须把握以下几点：
1. 在问答时间开始前，先向听众说明提问的范围。除非你早就有言在先，如果当听众已经发问后你再给问题分类，就会给人留下你在躲避问题的嫌疑。
2. 认真聆听问题。尽管这对许多出色的演说家并不难，但它对普通讲话者来说却是一个很关键的技巧。
3. 当遇到一个人连续提问时，首先征求一下其他人是否有问题。如果问题都被一个人垄断，那么你可以对他说，先回答完别人的问题之后再回来解决他的问题。必须在一开始就给听众确立这条规定。对于那些急不可耐的急于要提问的人，你可以说，“请您再稍等一会儿好吗？我想在我左侧的这位朋友应该是下一个提问者。”
4. 习惯给提问排序。当同时有两个或更多的听众举手示意要提问时，根据你的判断，按照他们举手的先后顺序挑选提问者。
5. 在你寻找听众的问题时，不要留下视觉盲点。保持自己的目光不断巡视整个会场。
6. 当你被问到一个问题时，在回答前先反复向场下听众重复，因为许多听众可能还没有听清。我始终建议讲话者最好让提问者先解释一下他的问题。这将确保你不会误解问题。如果有必要的话，要求你的讲话者阐明得尽可能详尽一些。反复重复提问是示意讲话者做出解释的一个办法：“根据我的理解，你是问……”不是让你必须一字不差地复述问题，而是通过这种方法告诉提问者你需要先弄清问题。别忘了，在提问者解释完之后你要向他表示感谢。
7. 在问答过程中，目光始终直视提问者。简短而准确地回答问题，不要顾左右而言他。有些问题可能会使你的回答又成为一篇讲话。千万不要浪费时间，你已经结束了你的讲话。
8. 如果你不知道答案，也不要用自己的方式应付了事。如果你真诚而坦率地承认自己确实不知道答案，或许会赢得更多的赞许，但你可以在接下来的提问中补偿那位提问者。
9. 你可以将一些重要的问题让其他人来回答。比如，如果你被问到一个非常专业的问题，但你知道在场的某位人士恰好是这方面的专家，那么你可以将问题转嫁给他：“这是一个很好的问题，但这超出了我的研究领域。或许这方面的专家××先生可以给你解答。”这样你既满足了提问者，又赢得了那位替你回答问题者的支持。
10. 在问答时间的最后留给自己一点时间做第二次总结性陈辞。只有当你认为通过回答某个重要的问题可以使你的讲话给听众留下更深刻的印象时，才可以放弃自己的那部分时间。即使如此，我仍旧建议你最好还是由自己来完成结束语。毕竟你为了准备这个讲话已经付出了那么多时间和精力，为什么要以别人的声音来结尾呢？
检测回答的标准
你的回答是否成功呢？这里有3条检测标准：
提供信息；
说服听众；
与你的主题及内容紧密相连。
提供信息与说服听众是讲话的最重要的目的。问答时间是讲话内容的一个延伸和检验是否达到效果的一种手段。所以你必须认真对待，无论这个过程有多么艰难或者愉快，你都要感谢你的听众投入的时间和他们给予你的支持以及他们所奉献的思想。
以说服而结尾
如果你以回答问题的方式结束你的讲话，那么再问题逐渐减少之前就要发表你的最后总结。在你回答完最后一个问题之后，马上告诉听众时间有限，自己必须要作总结性陈辞了。千万不要等到有些听众已经穿好大衣、准备立场的时候还纠缠在个别听众的问题中，这样既伤害了提问者，也使听众感到厌烦。他们会说，“你不是早就做完了讲话了吗，为什么还不结束？”根据自己的判断，在恰当的时机对剩下的提问者说，“我们今天的讨论就到这里，非常感谢大家的参与。”然后开始发表的最后总结，这时你应该热情饱满、充满自信。如果你一直站在讲台后面，你要走到台前，向听众近距离道谢。
在整个回答问题期间，你应该始终让提问有序进行，礼貌地对待你的听众，使这段本来令你感到恐惧的时间变得轻松自然，其乐融融。努力把握这段时间，通过对这些问题的轻松自如的回答，提高你的信任度：你不但是在向他们索取问题，而且在帮助他们解决问题。享受这个过程，你的听众会因此而记住你。
专家计划：提前准备
1. 你被问到一个受到广泛争议的问题——如何控制运动员服用禁
药问题。列出两个你认为尖锐的问题，然后回答它们。
2. 在你参加的一些讲话和会议上仔细观察人们是如何处理问题的。
找到至少3个你可以使用的技巧和5个有效的方法。
我们处在一个视觉社会，如果你想让自己的言语被记住，就应该让听众看到它。你可能会迷惑不解：还有看得见的语言吗？人们会记住他们看到的50%以上的东西，而听到的则往往很容易被忘记。这就不奇怪为什么在大部分人的讲话中都会引入视觉教具了。今天，我们的视觉资料几乎到处都是，本章将会讲解如何去使用它们。
视觉教具是指任何可以被你用来配合讲话的道具：图表、图画、幻灯片、照片、印刷品
以及实物模型都可以用来做视觉教具。但必须注意——你自己才是最好的视觉教具。你说话时的形象、步伐、手势、表情都很关键。
视觉教具对于新手和容易紧张的讲话者（对自己的动作、表情等缺乏自信）尤为重要。通过操作这些看得见的辅助材料可以有效缓解你的紧张情绪。但是同讲话的其他要素一样，这也需要你不断练习。没有经过认真准备的视觉教具只会表明你的讲话存在缺陷，这样反而暴露了讲话者缺乏经验。但是，如果经过慎重准备，视觉教具将会有力地支持你的观点，极大地增强你讲话的专业性。事实上，我建议所有的讲话者在任何讲话中都应使用视觉教具。
但是，视觉教具也有它不足的一面：任何曾经在讲话中使用了视觉教具的人都会告诉你，他们要花费大量的时间去构思和准备这些材料；它们会使听众的视线从你的身上转移；它们浪费财物；如果不小心出了错，它们还会给你带来巨大的麻烦。
那么，为什么还要使用视觉教具呢？还是那句话—— 一幅好图胜过千言万语。它们可以活灵活现地表现你要费很多精力、搜肠刮肚地想出大量词汇来描绘的事物。它们可以节省时间、产生趣味、增加变化，还可以帮助你的听众记住你的主要观点。
我的启发性研究
在过去的若干年中，我一直在从事培训讲话者的工作，视觉教具也在不断变化。在今天的讲话中已经使用了越来越尖端的高科技产品。但是，有些东西还没有变。我花费了大量时间来研究使用视觉教具的艺术和科学，下面是我总结的一些发现：
你必须区分使用你的视觉教具。特别是对于新手来说，在使用幻灯片（PowerPoint，后面将做详细讲解）过程中的一个主要问题是，所有画面上的内容看起来几乎都一样。尽管你可能是你的研究领域方面的专家，可你毕竟不是发明幻灯片的专家，你无法随意改动幻灯片的设计。比如，如果你通过幻灯片来展示一系列目录，你会发现幻灯片刚刚翻过两三页，听众的注意力就已经开始分散。
在你使用视觉教具向听众展示前，先做一个简要的介绍。如果你先做视觉教具的展示，然后再叙述的话，将会失去听众90%的注意力。你必须先指导听众，给他们一个机会将左脑思维（逻辑思维）转换为右脑思维（形象思维）。你的指导工作做得越好，你对现场的控制就越成功。
不要在展示幻灯片时朗读你已经讲过的内容，这样做纯属多此一举、浪费时间，听众自己会看。大部分听众阅读的速度几乎是你朗读速度的五倍，也就意味着他们总是在你的前面，你的朗读只会分散他们的注意力。如果你认为幻灯片上有许多内容他们需要了解，那么你就删除一些无关紧要的部分。
你放在幻灯片上的内容越少，你需要口头陈述的部分就越多，你就越令人信服。记住，视觉教具仅仅是你讲话的一种辅助手段，它代替不了你的口头陈辞。一位善于使用视觉教具的讲话者比一位没有任何辅助材料的好的讲话者更有效率。恰当地使用视觉教具可以帮你把信息准确地传递给听众。但是，如果操作失当，它们也会混乱你传递的信息，降低你的可信度。
视觉教具效果测试
为了确保你一直期待的视觉教具能够在讲话中真正发挥效果，首先思考下面的两个问题：
如果没有视觉教具的话，我是否能够很好地完成讲话？如果你并不是真正需要的话，那么，它只会使你的讲话看起来更加杂乱。每一种辅助工具都是为了使你的讲话内容更加丰富、活跃。确保你使用的每一种辅助物都与主题相关，并且能够增加你讲话的价值。设计视觉教具是为了实现某种特定功能，所以，要确保每种教具都能独立操作和便于操作。
是真正的视觉教具还是视觉文字？打印在表格上的文字不是视觉教具，因为你在这里真正提供的还是文字。有时你能发现一些将文字使用在视觉教具中的非常显眼的方式，这些文字可以起到注解图片的作用。但大部分情况下，在使用视觉教具的时候还是尽可能少用文字为妥。
怎样设计视觉教具
经过设计者的创作和加工，一个好的视觉教具便会跃然而生。下面是设计过程的一些基本步骤：
回到你的讲话提纲中，记录下对于使用视觉教具的一些想法。一个视觉教具怎样才能帮助你阐明一个观点呢？哪种形式的视觉教具最适合你的讲话内容——图表、模型、图画还是图解？每种视觉教具都是为了实现一个特定功能，只有在需要的地方我们才会使用它们，而且要保证其一定要与主题相关。使用它们不仅仅是为了使讲话生动，还要有它们的目的。
在一张纸上记录下视觉教具的实质是什么，然后开始设计它的表现形式。这张纸代表了你的视觉教具，将你想通过它表现出来的思想控制在两点之内。
描绘出视觉教具的草图。你要通过这个粗样将它制成一件艺术品。无论你是在做自己的视觉教具还是同职业艺术家一起工作，都需要在制成成品之前画一张草图。
避免零乱，尽量使你的视觉教具简单，易于操作。如果你必须辅以文字，那么尽量力求画面平衡。每个视觉教具都应有其题目，并且涵盖的内容不应超过三个主要点。如果你还有更多的问题要说明，那就再做另外的视觉教具。将每个视觉教具的线条限制在六条以内，当
然越少越好！
如果你要在视觉教具上使用数字和文字，那么将它们设计的大一些，以方便听众观看；尽量使用图表的形式，以减少文字的数量。确保每种视觉教具都能支持你的主题。
在使用颜色方面应注意三点：视觉美感、突出主题和区分内容。即使一小块颜色也能增强视觉教具的整体效果：在标题下面划出彩色线条，在每个主要观点的前面标出彩色着重号。但不要过多：太多颜色只会使人眼花缭乱。
颜色对于大多数人来说还具有心理作用，我们总是被广告和推销单上有颜色的部分所吸引。蓝色和黑色都很适合标题使用，蓝色也可用于图上的强光区和下划线。绿色意味着前进，看到他就会感到愉快和希望。红色是眼睛最易捕捉的颜色，但是，它看起来要比其他颜色生硬得多，因为它代表着停止和损失。
因此，当你画出草图的时候，试着标上颜色练习一下。尝试不同的颜色，从你的朋友那里得到反馈意见。换言之，就是在你最后做出视觉教具的成品之前，尽量弥补不足。
如何使你的视觉教具取得成功
失败的教训各不相同，成功的经验如出一则。如果在任何细节上没有注意，失败就将在所难免，成功的视觉教具总是会避开所有导致失败的陷阱。下面是一些能够使你的视觉教具和讲话取得成功的商业谋略。
使所有的视觉教具协调一致，但是不要令人厌倦。标题应该大小统一，风格尽量保持一致。所有图表中颜色的使用应该相应固定：如果你使用蓝色着重号表示强调，那么在图表的所有部分都应如此。在一个视觉教具中不要使用三种以上的颜色。
在你正式使用视觉教具前，不要让听众看见。如果你想要它们来支持你的论述，就不要让它们过早露面。
面对你的听众讲话，而不是视觉教具。不要让它成为你的“安乐毯”；雄辩的演说家也使用视觉教具，但是，他们会始终保持与听众的眼神交流。
当你演示视觉教具的时候，站在它的旁边，不要站在它的前面。
演示结束后，不要忘记收好你的视觉教具：考虑一下空间的大小，听众应该占据的地方，还有图表架、电线、电灯以及所有器具。在你讲话之前，别人一定也已经收拾好他们的视觉教具。确保你的视觉教具的高度使场内的每个人都能看到。如果你没有图表架或支架的话，就用手举起你的视觉教具，但不要遮住你的脸。用完之后，将它们放在一边，但不要随地散放，否则将影响你接下来要做的总结发言。
在练习你的整个讲话过程中，加入视觉教具部分。将它们单独练习是个错误的决定。在讲话的过程中使用视觉教具，并且反复练习，确保它们融为一体。
幻灯片的使用
高科技总是带给人们很多美好的东西。在视觉教具方面，幻灯片和计算机辅助图表系统的发展让你可以自己设计视觉教具，而不再依赖计算机专业人员。但是，也正如其他高科技产品一样，幻灯片也无法做到能够解决所有问题。于是，许多依赖计算机程序的讲话者便以此为借口，而不去找失败的根本原因。你永远也不要指望一个视觉教具能够完全代替你的讲话。成功的最主要原因不是因为幻灯片、动画片或者别的视觉教具，而只能是靠你自己的讲话。
使用计算机软件形式讲话的一个主要问题就是几乎所有人都在使用它。2001年2月出版的商业2.0杂志上有一篇文章呼吁“停止使用幻灯片！不要让你的朋友再使用它！”的文章，作者托马斯·斯图尔特认为，现在的会议组织者经常愿意提供这些计算机设备，就是因为他们“想塑造一个制服式形象”。
“为什么这个世界非要标榜统一的制服形象呢？”本身就是一名演说家的斯图尔特，曾经听了众多的讲话。“他们总是千篇一律。一个讲话者结束，他的幻灯片就会显示感谢的字眼并且给出他的电子邮件地址，接下来就是掌声，灯光亮起，他拔掉插头，离开讲台，主持人宣布介绍下一个讲话者。她走上讲台，一边插上插头，一边毫无逻辑地咕哝着。灯光熄灭，她又重新开始一页一页地演示她的幻灯片。幻灯片上显示早上好，从早上8点开始，进行到12点，下午1点重新开始，直到5点结束。”
那么，为什么我们要使用幻灯片和其他的软件工具呢？因为使用得当可以使你的讲话更加高效、专业。幻灯片的使用包括以下四种形式：
1. 投影式幻灯片：你可以使用投影仪完成这项工作。如果你没有彩色打印机，可以将内容存到磁盘里，把它拿到打印中心，将幻灯片的颜色打出来。
2. 35毫米幻灯片：如果你在讲话中需要，大部分商业复印中心都能将PPT(PowerPoint)形式的幻灯片转换为35毫米的幻灯片。
3. 计算机驱动式幻灯片：这是最常用的一种幻灯片播放形式，它们需要借助笔记本电脑来实现。这是一套最有效的程序，因为它可以让你在讲话过程中随时补充动作和声音。
4. 网络式幻灯片：你可以将你的幻灯片演示与网络连接起来，这尤其在远程教学课堂上特别适用。
一些演示者似乎认为放映幻灯片仅仅是按部就班地放映而已，而如何才能使这种千篇一律的工作让听众产生兴趣呢？下面是一些如何使你的幻灯片放映更加有效的建议：
照顾到你的听众。你不是在跟他们说话吗？你想让他们对你的演示产生什么样的印象呢？如果你想做一个严肃的、专业的演示，就必须保证你的幻灯片演示效果要在听众的面部表情上做出反应。不要使用浅色或者滑稽的图片。当然，如果你正在给一群孩子做演示或者你的演示是关于一个娱乐的话题，那么，你也可以使用浅色和大量的图片。
考虑到地点。你将在哪里发表演说？如果地点是一个大厅或者礼堂，使用简单的背景和最大的字体，不要包括太多的内容；如果你想要同听众讨论幻灯片上的内容，将它们装订成册，分发给听众。
不要在目录上标太多的重点符。因为这是最容易的幻灯片演示，放映者只需站在一旁，使用太多的划着重点符的内容显然会令听众难以记忆。每页幻灯片上至多使用三处重点符。同时，保证你的每个标着重点符的句子尽可能简短。
选择合适的字体。确保你选择的字体足够大，使得礼堂后面的听众也能够看清楚（尤其是狭长的那种）。在一页幻灯片中不要使用两种以上的字体。一般说来，标题使用无衬线字体，正文使用衬线字体。
选用能引起听众兴趣的标题。幻灯片的大部分分页都会有标题。比如，如果你正在做一个关于医疗成果方面的讲话，你可能会展示不同阶段的图表。每个图表都会有一个诸如“阶段1：感染”、“阶段2：爆发”、“阶段3：症状”，等等。但是，如果你是在使用图片的话，就不需要标题了，图片本身就是最好的标题。
慎用图表。一个恰到好处的图表可以使你的演示更加精彩，但是，不要让它从你的正文中溜走。想想人们每天谈论的那些电视广告吧——有很多我们根本记不得那是在为什么商品作的广告。如果有人从你的展示前走过时说，“这些图表真的做得很棒！”那么等于说你根本就没有达到你的目的。
当然了，最终起决定作用的还是你的目的。这就是为什么你不要从设计你的幻灯片演示开始准备你的讲话。在我的培训课程将近结束的时候，大部分学员至少已经删除了一半以上他们亲手设计的幻灯片。从一张纸或者一个空白的计算机屏幕开始你的准备工作，先把你想演说的提纲列出来，从内容开始，最后再添加图表。
避免幻灯片的负面效应
幻灯片就是一柄双刃剑：它能有效地展示不同的概念，也能将听众的注意力从你的身上移开。因此，作为一个讲话者，你最有效的武器就是你的眼睛。如果你打算使用幻灯片，那么，它必须满足两个条件：不会使你和听众都沉寂在黑暗中；不会使大部分听众在听说你要放映幻灯片后失去兴趣。我曾见过许多听众一听说放映幻灯片作为讲话的一部分他们会时立即泄气。你要迅速向他们证明，即将进行的幻灯片演示不会让他们失望。
如果你们是在饭后进行讲话，那么，你的声音在黑暗中将显得格外活泼、动感。不要将所有的灯都关闭，这样使你能够看清你在放映幻灯片期间听众的反应，以便能够及时唤回听众的参与。
尽管不能避免缺陷，但幻灯片还是当你面对人数众多的听众时一种非常有效的视觉教具。某些情况下真的很需要使用它们，比如，一项新式的手术技术的展示，一种新型的工程设备的展示，一个房地产经销商在介绍新开发的地段和楼盘时的展示，都离不开幻灯片的帮助，它可以节省很多语言的解释。计算机绘制的精密的图表能够很好地帮助讲话者向听众传递非常复杂的概念。
幻灯片同时还赋予了讲话者一种弹性，他们可以通过增删幻灯片来改造他的陈述，而这些将不会改变他讲话的完整性。
事实上，今天的人们正越来越少地使用幻灯片——但是，它们在工业领域中仍旧被广泛应用。如果你有很高的幻灯片设计水平，但是，你却还不习惯使用它们来打印你所发表的演说，那么，下面的拇指法将会帮助你增强你的讲话效果：
确定你希望听众记住的目标，然后整理加工这些要点，设计出你的幻灯片。
仅仅在必需时才使用幻灯片。不要把听众的注意力无谓地浪费在无关紧要的幻灯片上。
反复演练幻灯片陈述过程。如果你要展示一个幻灯片，确保它与你的讲话主题有关，不要演示一个过于复杂而且不会进行口头解释的幻灯片。否则，当你已经开始讲述其他问题的时候，你的听众还在冥思苦想刚才那个问题。
不要将一个幻灯片页面在屏幕上停留时间过长。当你正在陈述或者解释它的时候，将幻灯片切换到下一页。
认真准备技术设备。讲话之前要确保幻灯片能够正常工作。仪和旋转装置都放在合适的位置。在你正试讲话之前将所有物件清点两遍：电源插座是否已经接好？如果需要的话，是否有备用的延长线？
在你开始放映幻灯片以前，应与听众建立良好的交流关系，让他们知道你是专家，而不是放映员。在放映幻灯片期间，可能会有许多听众感到很枯燥，你必须很好地平衡这个过程，向他们表明：你是个非常优秀的演示者，你很愿意做这项工作，而不是被动地应付了事。
将你的演示安排在一个能够控制电灯开关的地点。有些演示者认为，在演示开始后只要关掉电灯就可以了，在演示过程中经常开关电灯会非常容易误导听众。我不赞同这种观点。
我认为，在演示过程中开灯能使听众的精神重新振奋，始终保持他们的注意力高度集中。
不要在没有向听众示意的情况下就直接开始放映幻灯片，因为在重新打开电灯之前，中间至少会有两分钟时间。
因为你不想让听众提前知道在讲话过程中会放映幻灯片，那么，你就需要提前做一个过渡。比如，在我的讲话中，我可能会打出一页幻灯片，“不要有厌倦。”如果你的讲话是关于变化，你的“过渡”幻灯片可以这样设置：变化=成长+繁荣。像耐克这样的公司，就通常会打出这样的标语，“尽管做吧”，可以使用的这个作为过渡的幻灯片人们已经见过多次。你可以通过使用这个过渡的方式来增强你的讲话效果。
慎用幻灯片过渡。有些讲话者喜欢使用卡通图片作为一种过渡，以使听众稍稍放松一下。但是，除非你使用的卡通片直接与主题相关，否则它会分散听众的注意力，使得听众很难再回到你的轨道上来。当然，如果使用恰当，这种“过渡型”幻灯片还是非常有效的。我曾经参加过一个关于骨质疏松症的研讨会，讲话者就在过渡期演示了一组从50岁～80岁的妇女图片，以表现这个变化过程。另外，一位金融师则使用100美元分别在1940年、1955年、1980年、2002年的购买力作为过渡式幻灯片，来说服他的听众要了解通货膨胀的趋势。
如果在幻灯片演示过程中出了错——如果你不慎碰倒了旋转装置，或者排序出了差错，或者你放映了错误的幻灯片，或者突然遇到其他紧急情况——那么，就临时安排5分钟休息时间来修理它，不要纠缠在问题当中。在你讲话之前，先在脑子里预想一下，如果在放映幻灯片期间突然遇到麻烦你该如何处理。
投 影 仪
旧式的投影仪今天对许多讲话仍然有用。我使用它是因为在我的视觉教具中从来不用文字——只有图画。许多接受过我讲话训练的学生，现在都非常喜欢使用投影仪。下面就是原因：
它操作起来非常简单，而且费用不高。
方便听众阅读，且适合人数众多的场合。视觉效果较好，能弥补场地狭长的缺点。
你可以在演示期间通过在幻灯片上做标识与听众进行视觉互动。
投影器材便于搬动，至少可提式的那种可以做到。
复印材料方便、价格低廉。
使用投影仪可以省去关灯的烦恼，可以始终与听众的视觉交流。这是它的一个主要优势。
适应性强，如果室内没有幕布，可以用墙壁代替。
你不必背对听众。
成功使用投影仪的方法：将每行的文字控制在六个以内；将材料放到足够大，使场内的所有听众都能看清。同时，你也可以使用图表、事先打印好的修饰物和为了吸引听众注意力而制作的其他设计。为了视觉美观，你也可以将饰面设计为彩色。事先清点好幻灯片的数量，以免出现误差时，能够很容易地将它们分类。
提高传递效果
如果你要在投影仪的演示过程中增加一些额外的元素，你就需要相应调整你的传递。这里是一些保证演示顺利进行的建议：
始终控制投影仪。如果你长时间地将一个画面停留在屏幕上，你会遇到麻烦，因为听众的注意力将因此而在你和屏幕之间游移。但是，你可以通过不断开关投影仪来控制听众的注意力。对于每张幻灯片，你可以通过在上面覆盖一张纸的方法不让听众在你之前看到它，然后在你准备好要讨论每个观点的时候再让它们一一现身。
不要因为投影仪处于工作状态时屏幕上却是一片空白而使你的听众产生反感情绪。学会如何顺利地过渡两页幻灯片，如果你需要在中间停顿一会儿的话，就将投影仪关掉。
眼睛不要只盯着屏幕或者投影仪，只要出现两种情况之一，你就已经脱离了与听众的视觉交流。如果你想强调某一个观点，可以用指示器或笔，把它放在幻灯片上。如果你感到紧张和担心指示器的摇摆，尽可把它放在投影仪上面直至你准备使用它的时候。
决定自己怎样使用投影仪和摆放的位置。通常最佳位置是在对角线上，讲台的右侧是给那些右手写字的人准备的，讲台的左侧是给那些左手写字的人准备的。如果你想在幻灯片材料上写字，就让投影仪正好在你身后。
当你还在演说的时候，不要因为收拾幻灯片材料而减弱自己的总结。关掉投影仪，不要动那些幻灯片材料，然后走到前面陈述你的总结性发言。
在你的幻灯片周围使用饰面（你可以在任何办公用品商店中买到）。你可以在上面记笔记（因为听众不能看到），并且你也可以因此而显得准备充分。饰面可以是改变幻灯片变得更加容易。你可以去除那些令人生厌且浪费时间的纸张分离器，我就曾见过许多讲话者因为反复摆弄那个麻烦的纸张分离器而使听众很不耐烦。
做好应付突发意外的准备
你可以通过事先的认真准备和假想的应急措施，成功避免在操作投影仪过程中可能出现的大部分常见的问题：
提前到达会场检查安装程序。
亲自查证是否所有设备都已就绪；不要指望别人替你做好这些事情。
找到投影仪的开关键，因为每种投影仪的设计都不同，所以，你经常会找不到它们开关键的位置。
准备一个备用的投影仪灯泡。
事先确定好投影仪的摆放位置，确保投影仪的两侧都有放置幻灯片材料的空间，因为你要将已经使用完的材料和尚未使用的材料区别开来。尽管我在视听目录上已经对此明确要求，但是，我还是必须花75%的时间去制定一个排序计划。
带一根延长线，以防万一。最好将其他相应的设备也都备好—— 一卷额外的人造丝、磁带、剪刀，等等。
安装并检测设备。
在一块亮光板上用一张幻灯片材料检测光线。
做好应付突发事件的准备。
激光指示器
商用激光指示器是被设计用来辅助讲话者做讲座和商业性演说的。激光指示器射出的光柱可以在它的目标物上形成一个小亮点。它在讲话者使用幻灯片时可以帮助讲话者将听众的注意力吸引到一个特殊的点上，特别是在听众人数众多而幻灯片又离你较远时，它的作用尤其明显。
但是，像所有其他的高科技产品一样，它也有自身的缺点。你很难将它固定在你要强调的那个点上。接下来发生的是这道激光光柱在幻灯片上来回地跳跃，听众很容易跟着光线而迷失。
并且，你要记得这个激光指示器不是一件玩具。美国激光研究院（The Laser Institute of America）指出，如果使用失当，激光指示器发出的光柱将会灼伤人的眼睛，他们建议：
不要将激光指示器指向任何人，它是被设计用来指明不动的物体的。
不要将激光指示器指向镜状物体的表面，它反射的光线同样可以灼伤人眼。
不要让未成年人单独使用激光指示器。
录 像 带
近些年来，随着生产规模的不断扩大，录像带正在被越来越多地使用。但是，这种媒介的缺点非常明显：价格高昂且缺乏弹性。录像带不仅难及其他高科技产品的价格低廉，而且也不能被演示者所控制。因为讲话者必须要停止播放录像才能发表评论，所以，大部分录像式演示都被设计为连续播放。
录像带弥补自身弱点的强势是详尽和权威。它们大部分同电视和电影非常接近，因此，画面通常会令观众感到震撼。当在资金充裕、场合允许的条件下，录像带通常会取得特别好的效果。如果你曾经使用过录像带，就会知道应该提前将带子倒到你需要的地方，仔细检查是否带子能够正常播放。否则，一旦它们不能正常播放，其结果只会同VCD或者DVD一样糟糕。
图 解
不管你相不相信，图解都是我最喜欢的视觉教具——事实上，我总是将两张图解分别置于讲台的两侧。它们强迫你的目光只能左右平行移动，这会比前后移动更能刺激听众的反应，吸引他们的注意力。
图解比较适合于听众人数较少的情况。你要提前准备它们，或者是边讲话边“抛出”它们。它们既可以是厚纸板，也可以是放在图解架上的普通纸张。按照下面这些步骤使用你的图解：
提前安装好图表，但直到你需要使用时才打开它们。
为每份图表都加注标题，以便听众了解信息指对的内容，这是大部分人都忽略的一个步骤。将标题用大写字母打印出来。
力求画面生动、简洁。
不要边说边写，除非这是听众的要求。当你转身写字的时候，提高嗓音使得所有人都能听清。
使用粗线条绘画。提前将复杂的设计用细线标出淡淡的轮廓，以便讲话过程中能够迅速而专业地画出它们。
不要使用红色，除非你是在给很少的听众讲话——在图表上很难看清楚它。
如果墨水弄脏了图纸，尽快更换一张，因为它很容易将两张纸贴在一起。
如果是在一个狭长的房间里讲话，将图表贴在一个可以升高的画板上，否则坐在房间后面的听众将看不到图表的底端。
当你指向图表讲解的时候，应该在图表的右侧，使用你的左臂进行指点。如果你使用右臂的话，你也不要背对听众，将你的右臂横过你的胸前。不过如果你是右手族的话，就将图表置于你的右侧吧。
图表演示的一个主要的好处就是在你即使已经谈论其他话题的时候，仍然能够将刚才的信息留给你的听众，这是幻灯片和电脑图表演示所无法比拟的。
通过将图表与其他图画搭配使用，使你的讲话成为“多媒体”。
与其他视觉教具一样，一旦你使用完了图解，你就要找到一种方式去除它。你可能想在讲话过程中的不同阶段使用图表，因此，最好的方法就是在每次使用完后用一张纸遮住它，可以是白纸，也可以是一张上有与你的整个讲话主题相关的图标或者图画的纸。
黑 板
在听众较少的场合中，黑板也是一种不错的视觉教具。但是，你应遵循以下原则：
事先认真检查，确保支腿和螺钉都很坚固。
多准备一些黄色粉笔，在你的口袋中总是留着一支备用。在表现力上，黄色比白色更突出一些。
使用潮湿的，而非干燥的粉笔刷。
如果你是使用激光指示器，不要让光点在黑板上游移不定，指向你要强调的地方，让它停留一会儿，然后再移开。
不管画还是写，每次都不要超过几秒钟，也不要边画边说。如果你想解释你正在做的事情，先转过身来面向听众再说。
当你结束一个话题，开始一个新的话题的时候，应尽快将黑板上原有的内容清理干净。黑板上的原有图画将会分散听众的注意力。
对黑板和图表的特别建议
在你讲话之前，应在黑板或图纸上画好直线和标准的圆弧，用粉笔或者铅笔轻轻地勾勒出底样。在讲话过程中迅速而专业地画出这些图形，会使你的听众对你产生更多的钦佩和赞赏。
模型和实物
模型和实物只有在听众人数很少时才适用。但是，往往精致的模型和实物都造价高昂，即使是复制品，价格也不便宜，而且不很实用。模型需要讲话者源源不断地讲解，而且还得表情生动，达到栩栩如生的效果。当然，这就意味着讲话者要灵活多变，他可以通过改变话题来迎合听众的胃口。如果真是形势需要，与录像带配合使用，模型能够发挥最佳的效果。
当你分发实物、调查问卷、印刷品或者其他作为视觉教具的材料时，你就正在减弱听众对你的关注。不要在这个阶段向听众介绍重要的新观点，而且，你还要花费时间去概述和描绘正在分发的实物。
印 刷 品
印刷品是听众可以操纵的视觉教具，因此，对于讲话者来说，控制现场气氛和听众的注意力则更为重要。向听众讲明你的意图。在开始讲解他们要参与的要求之前，不要把印刷品急于发给他们，否则的话，人们会在你讲话之前就开始阅读它们，场面将会失控。
当听众拿笔写下来的时候，他们的记忆可能更加深刻，即使他们再也不回头看看自己的笔记。这就是为什么印刷品和调查问卷能够帮助听众对你的信息保持记忆的原因。
提前数出印刷品的数量，这样既可以节省时间，避免混乱，又可以在头脑中有个深刻的印象。你需要了解现场有多少排听众，以及每排有多少人。你的印刷品尽量设计的有一点创意，避免使用打印好的目录，而使用绘画和其他形式的艺术品则更为妥当。凡是适用于视觉教具的主要原则都适用于印刷品，他们必须要有明确的目的和你不能直接通过语言传递的信息。
图解和插图
最好的视觉教具是一种速记，图解和插图是所有视觉教具中使用最频繁、也是最有效的形式。
图解有多种表现形式，可以表现为图表（条形图、圆形图或坐标图）、系统关系、因果关系和流程图，等等，它主要依赖于你的想象。不管是图表、卡通、地图还是最初的艺术品、插图，都使得视觉教具比打印出来的讲话的文字复述更加形象、逼真，栩栩如生。
不仅用于讲话
视觉教具——特别是图表——对职员会议和客户讨论来说都很有帮助。它们将支持你的观点，使你的讲话更加精雕细琢、无懈可击。你将会给听众留下深刻的印象，因为并没有多少人懂得在这种场合下使用视觉教具。当你第一次在职员会议上使用视觉教具的时候，你需要做的也许仅仅就是微笑着盯着在场的每一个人，等待他们的掌声和欢呼吧。
推翻默菲法则
比尔·盖茨，举世闻名的微软奠基人，站在讲台上向全世界的听众介绍他的最新程序Windows98，他和一位同事正在演示给这个程序增加外部设置有多么容易。他的同事插上扫描机的插头，只站在巨大的计算机屏幕前面，等待着输出一条信息“您的新设备已经载入”，然后开始欢呼庆祝。然而，计算机屏幕突然变蓝，再输出两个恐怖的单词“致命的错误”后就开始闪屏了。这是因为程序设计上的某种错误，导致它强大的计算机辅助图像系统不能正常运转了。如果这个发明了我们今天使用的大部分计算机程序的世界上最富有的人，都有可能在他演示过程中的某个问题上遇到了麻烦，那么你将遇到更大的问题。
所以，默菲法则也照样适用于我们的视觉教具：任何事情都可能出错，它当然也不例外。如果你真的这样以为，那就错了。为了帮你反击这条法则，我制作了下面的检查表（第130页）。使用它，你会做好充分的准备。
正如博伊·斯考茨总是本着他们的座右铭——“总是做好准备”——一位使用视觉教具的讲话者也应该有一句座右铭——“总是有个备用方案。”通常这个备用方案就取决于你自己。视觉教具可以成为精良的装置，但是，你不要感觉到如果没有它们你就无法传递一个成功的讲话，你可以做到。任何时候，只要相信自己，你都可以做到。
如果你是在讲话中善于使用视觉辅助教具的话，“生动的、瞬间的、令人兴奋的和丰富的”是能够提供给你的讲话的形容词。当然，一位语言大师单凭他的词句本身就可以得到这些褒奖。但是，雄辩的演说家使用视觉教具则能够使自己更接近于“登峰造极”。下一章，我们将介绍如何使自己在讲台上挥洒自如的技巧，你将了解到，该如何通过控制影响你在一般情况下的讲话和在特殊情况下的视觉教具的环境因素，来使自己的讲话获得成功。
专家计划：创造性的视觉教具
1.讨论一下如何使用视觉教具做一个融幽默性与知识性为一体的讲话者，如果在使用视觉教具过程中遇到麻烦，又该如何解决？先试着描绘出大致的轮廓，然后逐条演示你将怎样解决这些 问题。
2. 你被要求做一个三分钟的讲话，内容为向新加盟的公司员工介绍公司情况。描绘一下你将使用哪些视觉教具，以及为什么选择它们。
3. 对自己做一个承诺，保证自己将在未来的六个月之内试着使用每种类型的视觉教具，这将会帮助你提高自信心和灵活性。尽量在你的下一个讲话中使用多媒体（至少两种不同类型的视觉教具）。
视听检查表
这里是一份问卷调查表，你可以在每次讲话前参照此表，检查一下是否自己的视觉教具都与主题有关，能否使你的讲话更加活泼、有效，能否将讲话内容准确、清晰地表达出来。