办公自动化  

 WORD 2003文档编辑、排版的方法与技巧

第一节 WORD 2003 设置

一、菜单、工具栏设置

WORD具有多种功能，可以编辑各种各样的文档，为了方便操作，提供了多种命令和工具栏，但是，我们平时很少使用的工具栏或按钮摆放在屏幕上，占用了十分珍贵的屏幕空间。为了随时调用或关闭不用的工具栏，就要对工具栏进行配置或定制，以适合自己的编辑习惯。

（一）工具栏的三种状态

1、展开    2、折叠（会识别分开标志）    3、悬浮

（二）关闭或打开工具栏

【视图】－【工具栏】－如果在弹出菜单中的工具栏前面有“对勾”，表示该工具栏已经打开，如果要关闭工具栏，把其前面的“对勾”去掉，如果要打开，则单击相应的工具栏。或者，把鼠标移动到工具栏的左上角，变成“十字”光标后，拖动鼠标到编辑区，单击关闭按钮。

（三）定制自己的菜单和工具栏 

【工具】－【自定义】－【命令】－在对话框中右列表框中选择要加入的命令按钮，按住鼠标左键拖动到相应的工具栏上即可。

若要删除添加的命令按钮，执行上述操作，然后在工具栏上选中要取消的命令按钮和菜单项，拖动到编辑区的任意位置，松开鼠标即可。

点击工具上的下拉箭头

二、新建、打开文档

（一）新建普通文档

1、开始—程序—office---word

2、【文件】－【新建】

3、单击工具栏上的【新建】按钮

（二）利用模板创建文档

【文件】－【新建】－【选择模板】

（三）打开文档

1、在windows环境下，双击要打开的word文档。

2、进入word,选择【文件】－选择近期编辑过的文档。

3、进入word，选择【文件】－【打开】或单击工具栏上的【打开】按钮，弹出打开文档对话框，选择要打开的文档，单击确定或双击文档。

三、保存设置

（一）保存的格式

WORD 保存文档的格式有：DOC 、TXT、 RTF、 HTML、 DOT等格式。

（二）保存备份

【工具】－【选项】－【保存】－选中“保存备份“。

（三）自动保存

【工具】－【选项】－【保存】－选中“自动保存时间间隔“－调整保存的时间间隔，系统默认“10分钟”。

（四）文档保护

【工具】－【选项】－【安全性】－在打开文档权限密码文本框中输入密码。以后如果要打开这个文档，系统提示请输入密码，如果密码错误将无法打开文档。

（五）保存版本

保存版本就是对文档的每一次修改都保存为一个副本。如果觉得改动后的文档还不如原来的文档，那么可以通过版本功能自动恢复到原来的版本。

保存版本：【文件】－【版本】－选中“关闭时自动保存版本“选项。

恢复版本：【文件】－【版本】－选择列表框中列出的版本。

撤消版本功能：把“关闭时自动保存版本“选项中的（V对勾）去掉

注意：启动版本功能后，文档的尺寸将要变大。

（六）保存字体

如果您在文档中使用了特殊的字体或符号，那么到其他计算机上进行编辑，将不能正确显示文字或符号，要把特殊的字体或符号保存到文档中，操作如下：

【工具】－【选项】－【保存】－选中“嵌入Ture Type字体“－选中下面的”只嵌入所用字符“选项。

1、办公自动化（华文中宋）2、办公自动化（华文琥珀）3、办公自动化（微软雅黑）

（七）保存位置的更改

WORD文档保存的默认位置是“我的文档”（my documents），若改变文档的保存位置，【工具】－【选项】－【文件位置】－选择“文档”－【修改】－在对话框中选择文件夹。

应用常识：

一、输入法的切换：

1、ctrl+space→中英文切换 

2、ctrl+shift→不同输入法的切换

二、软键盘（小键盘）的使用

1、左键单击→  显示/隐藏

2、右键单击→   多个键盘选择

三、保存与另存为的区别?

1、新建文档中，二者作用相同

2、将已经存过的文档修改，“保存”是将更改的结果保存在文档中；另存为是保一个新文档

第二节 文档编辑、排版基本知识及应用技巧

一、文档的编辑

（一）文档视图。

WORD提供了多种显示文件的方式，称为视图。包括普通视图、页面视图、大纲视图、WEB版式和阅读版式视图。另外还可以根据需要任意调整显示比例，使用户能够更方便地浏览文档的某些部分，更好地完成需要的操作。

1、普通视图

普通视图方式是最好的文本录入和图片插入的编辑环境。在这种方式下，几乎所有的排版信息都会显示出来。页与页之间用单虚线（分页符）表示分页，节与节之间用双虚线（分节符）表示分节。

这可以缩短显示和查找的时间，在屏幕上文章也比较连贯易读。

当需要从别的视图模式转换到普通视图模式时，可从以下3种操作中选择一种：

。选择【视图】 / 【普通】命令。

。单击屏幕左下角水平滚动条左边的【普通视图】按钮。

。按Alt+Ctrl+N组合键。

注意：在这种显示方式下，不能显示页眉和页脚；多栏排版时，也不能显示多栏，只能在一个栏中输入和显示；此外，在这种方式下也不能绘图。

2、页面视图

页面视图是使文档在屏幕上看去就像在纸上一样。在普通视图下见到的分页符，在页面视图下就成了两张不同的纸了。

页面视图除了能够显示普通视图方式所能显示的所有内容之外，还能显示页眉、页脚、脚注及批注等，适于进行绘图、插入图表操作和一些排版操作。

转换到页面视图有3种操作方法：

。选择【视图】 / 【页面】命令。

。单击屏幕左下角水平滚动条左边的【页面视图】按钮。

。按Alt+Ctrl+P组合键。

注：在Word 2003的页面视图中，单击上下页面之间的空白处，可以将该部分隐藏。

3、大纲视图

大纲视图方式特别适合于较多层次的文档。大纲视图将所有的标题分级显示出来，层次分明。在大纲视图模式下，可以通过标题的操作，改变文档的层次结构。大纲视图由于其特殊的属性，可以方便地移动、重组长文档。它不仅仅是一个视图，更是一个工具，可以帮助用户创建和重组复杂文档。

切换到【大纲视图】模式有3种操作方法：

。选择【视图】－【大纲】命令。

。单击屏幕左下角水平滚动条左边的【大纲视图】按钮。

。按Alt+Ctrl+O组合键。

屏幕转换到大纲视图模式后，可以看到在【大纲视图】模式下，屏幕上新增了一个【大纲】工具栏。该工具栏就是大纲文档具有特殊功能的秘密所在。

4、Web版式视图

Web版式视图是一种“所见即所得”的视图形式。在Web版式视图中编辑的网页将会象在浏览器中所显示的一样。例如，文档将显示为一个不带分页符的长页，并且文本和表格将自动换行以适应窗口的大小。

5、阅读版式视图

在Word 2003中增加了独特的“阅读版式”，该视图方式下最适合阅读长篇文章。阅读版式将原来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变。如果字数多，它会自动分成多屏。在该视图下同样可以进行文字的编辑工作，但视觉效果好，眼睛不会感到疲劳。阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏，这样的好处是扩大显示区且方便用户进行审阅编辑。

切换到【阅读版式视图】模式有3种操作方法：

。选择【视图】－【阅读版式】命令。

。单击屏幕左下角水平滚动条左边的【阅读版式视图】按钮。

。按 Alt+R

想要停止阅读文档时，请单击“阅读版式”工具栏上的“关闭”按钮  或按 Esc 或 Alt+C，可以从阅读版式视图切换回来。

※文档结构图

文档结构图是由联机版式视图发展而来的。它在一个单独的窗格中显示文档标题，使文档结构一目了然。可以通过文档结构图在整个文档中快速浏览并追踪特定位置。选择【视图】 / 【文档结构图】命令，即可显示文档结构图。这时窗口被分为两部分，文档结构图位于左边，文档内容位于右边，当前的标题高亮显示。

文档结构图是可以折叠的。单击文档结构图中标题前的减号，此标题的子标题就会被折叠起来，同时标题前面的符号变为加号。

（二）文本的选取

1、用鼠标快速选取

将鼠标放在文字中间时：

按鼠标次数

选定内容

2次

单词

3次

段落

将鼠标放在页面左侧，箭头向右倾时：

按鼠标次数

选定内容

1次

整行

2次

段落

3次

整个文档

拖动

部分文档

按键（F8）次数

选定内容

2次

单字

3次

句子

4次

段落

5次

整个节

6次

整个文档

2、利用F8键进行快速定位

按Shift+F8组合键可减小选定范围；

按Ctrl+Shift+F8组合键，然后拖动鼠标，可选定纵向文本块；

按Esc键可退出扩展选定方式。

3、使用Shift 键快速选取

在需要选取的文字开头处点一下鼠标左键，然后移动鼠标到需要选取的文字末尾处，按住Shift键不放，同时点击鼠标左键，这其中的文字将被选中。

为了准确选定文本块，可以将光标定位在要选定的文本的开始处，按住Shift键不放，然后用上、下、左、右四个箭头键进行选择。

（三）文本的插入、改写。

文本插入是指在一行的中间插入文字。改写是指用输入的文字覆盖插入点之后的文字。插入状态和改写状态的切换方式是用键盘上的INSERT键，在状态栏中显示提示，如果处于改写状态，状态栏中的“改写”为黑色显示，插入状态为灰色显示。

（四）文本的复制、移动和删除。

1、用鼠标右键复制文件

在用Word编辑文章时，通过鼠标左键可将选定的文字进行任意移动；用鼠标右键可以复制选中的文字：首先选定要复制的文字，然后用鼠标右键将选定的文字拖拽到指定的位置，松开鼠标右键，此时，在出现的快捷菜单中选择“复制到此位置”即可。

2、文本的快速复制和移动

除了使用快捷键进行复制外，还可以使用键盘加鼠标的方法来快速复制文字或图像。

选择要复制的文字或图像，按下Ctrl键的同时用鼠标将选中的内容拖动到合适的位置即可。

选择要复制的文本，按下Shift+F2键后，把插入点定位在需要插入的位置，按回车即可。

如果要移动选定的文本，按F2键，然后定位插入点，按回车。            

如果要重新组织一个段落中的文本，（调整文本中文本的顺序）可以利用“图文场”功能进行快速组织。选定所要调整的文本，按Ctrl+F3键，将文本送入图文场，再选择要调整的第二个文本再按Ctrl+F3键，选择要插入的位置，按Ctrl+Shift+F3键，即可。

用“选择性粘贴”中的“无格式文本”

用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。

将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的【选择性粘贴】命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。

（五）撤消和恢复

1、撤消

如果你后悔了刚才的操作，可使用以下几种方法之一来撤消刚才的操作：

(1)单击“编辑”菜单中的“撤消键入”命令。

(2)单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮。

(3) 使用Ctrl+Z快捷键。

（六）编辑技巧

1、给汉字加拼音（Word 2003）

要给汉字加上拼音，用Word中的“拼音指南”，选择要注音的汉字，单击“格式/中文版式/拼音指南”命令(Mingling)。

2、删除WEB文章中的空行

有的时候从Web上复制文章内容，在Word窗口中粘贴后，文档中会出现很多空行，即不方便阅读，也不便于排版，打印。如果用删除键一行一行地删除，既费时又费力。

我们可以使用Word【编辑】菜单中的【替换】命令来完成这一操作。

单击“编辑/替换/查找和替换/高级”，在“查找内容”框中输入2个“特殊符号”中的“段落标记”（^p^p），在“替换为”输入框中，输入1个“特殊字符(^p)”中的“段落标记”，在“搜索范围”列表框中选择“全部”，最后单击“全部替换”按钮，空行便被全部删除了。

3 “比较文档”的应用

假设你是一位秘书，起草了一份文件，送给领导审阅，如果想知道领导对这份文件的修改情况，使用WORD中的比较文档功能就一目了然了。

你只要先用Word打开你起草的文件，然后单击【工具】－【比较与合并文档】按钮，这时就会弹出一个“选择与当前文档比较的文件”对话框，选择领导修改的文档，就可以很方便的比较了，Word会把领导的文件中所有修改之处都用红色的删除线（删除的部分）和下划线（增加的部分）给标出来。

4、文档的快速查找

在文档中，当需要查找文档内容时，常常使用编辑菜单中的查找命令，其实可以用另外一种更简便的方法：在垂直滚动条的下方，有一小圆点按钮（选择浏览对象），单击则可以选择按对象进行浏览。

5、插入通栏线的快速方法

有时，我们习惯于把从网页中下载的文字复制到Word文档中，并在每个段落之间加一些分隔线以示区别，这些分隔线用一些字符画起来很费事，而用画图工具切换排版都很不方便。

连续输入三个“~”再按回车，可以得到一条波浪线。连续输入三个“=”，在按回车，得到双直线。连续输入三个“*”，在按回车，得到一条虚线。连续输入三个“-”号，得到一条较细的直线。连续输入三个“#”，可以得到中线粗，上下线细的直线。

其实，这是一种键入时自动套用格式的功能。选择“工具”菜单的“自动套用格式”命令，在对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动应用”类别中会发现“框线”，就是它控制了这个功能。

6、将姓名按姓氏笔划排序

在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。

在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。

7、利用合并字符功能设置上下标

用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时具有上下标，例如X10 、10+2-1，公式编辑器可以轻松的完成任务，但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢？

在工具栏里添加“合并字符”按钮，键入有上下标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中上下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入。

需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。Log10 2、 x3、M² 、M2

8、利用拖放的方式复制网页

在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开Word程序，进行“粘贴”。

其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。

9、在文档中输入数学公式

【插入】－【对象】－【公式3.0】

如果在列表中没有该选项，需要OFFICE 2003安装盘，增加新功能。

10、取消自动编号

在Word中有一个自动编号的功能，即输入“1.快速显示文字格式”后按下回车键会自动出现“2……”这给用户带来了很大的方便,但是有时候，并不需要该项功能出现，如何取消呢？方法是：单击“工具/自动更正选项”，在对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，将“自动编号列表”选项前的对钩去掉即可。

二、文档的排版

（一）页面设置

【文件】－【页面设置】

（二）字体设置

 1、调整字体的大小

在WORD中有几种方法可以任意改变文字的大小。

逐渐缩放：选中要调整的文字后，按下CTRL+]可逐渐放大文字，按下CTRL+[可逐渐缩小文字。

快速缩放：在选中要调整的文字后，按下Ctrl+Shift+>可快速放大文字，按下CTRL+SHIFT+< 可快速缩小文字。

任意缩放：选中要调整后，在字号栏内直接输入文字大小即可。

2、快速分别设置中英文字体

有没有遇到这样的情况，你输入了这样一段话：一a二b三c四d五e六f七g八h九i十j廿k卅l百m千n万o亿p兆q…，就是许多英文夹在汉字中间，你想把汉字设为隶书，又想把英文或数字设为Counier New或是其它字体，怎么办呢？方法是：①点击“格式/字体”命令，在对话框中分别选择中文和英文字体（和顺序无关）。②把这一段文字全部选中，先给汉字设为“隶书”，然后再点一次字体中的Counier New（此时仍然选中）就可以了。注意：顺序千万不能错。

（三）格式设置

1、【格式】－【段落】

2、快速改变文档的行距

选中需要设置行距的文本段落，按Ctrl+1,即可将段落设置成单倍行距，Ctrl+2双倍行距，Ctrl+5为1.5倍行距。

3、格式刷的使用

4、滑标的使用

在水平标尺行上有四个缩进滑标，通过移动这些缩进滑标也可以达到改变段落缩进的效果。如果水平标尺没有显示在当前窗口内，可选择“视图”菜单中的“标尺”命令将其显示。四个缩进滑标为：首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。各滑标的含义如下：

① 首行缩进滑标控制段落中第一行第一个字符的起始位置。

② 悬挂缩进滑标控制段落中除第一行之外的其它行的起始位置。

③ 左缩进滑标控制段落左边界的位置。

④ 右缩进滑标控制段落右边界的位置。

（四）排版技巧

1、附加段落格式的去除

若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键Ctrl＋Q。此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按Ctrl＋Q快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。

2、附加字符格式的去除

有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word为此提供了快捷键。不过要注意的是，这里有两组功能相同的快捷键。一个是Ctrl＋Space；另一个是Ctrl＋Shift＋Z。前一组对于中文Windows的用户是无效的。Ctrl＋Space，是中文Windows中用于切换中英文输入法的快捷键。所以，我们可以选择使用Ctrl＋Shift＋Z来完成这一工作。  

3、快速复制WORD格式

复制文字和段落的格式都可以使用格式刷，但当段落较大时，这种方法就不太方便，下面的方法也许更加简便易行。

（1）选择源格式段落

（2）按组合键Ctrl+Shift+C复制格式

（3）选择目标段落

（4）按组合键Ctrl+Shift+V粘贴格式。

完成上述操作后，目标段落的所有格式与源段落格式相同。

提示：

如果仅仅单击目标段落使光标处于目标段落则只能复制段落格式；要同时复制字体格式，需要选中目标段落。

4、人工分页

在Word中，有时需要将某些内容放在单独的一页，常用的方法是在这些内容的结尾处敲上许多回车，直到该页的结尾为止。此方法虽然可行，但若减少行，下页内容将上移。最简单的方法是：在需要放在特殊页内容的结尾处，按住Ctrl键再敲回车（加入分页符），这样只用一次回车就达到目的。

SHIFT键再敲回车  强行换行