TWHSI 時間管理 2006.3 - 安迪投资博客(BLOG) - 记录每日投资阅读精粹

TWHSI 時間管理 2006.3

[ 2006-03-26 00:06:17 | 编辑: Andy ] 字体大小: 大 | 中 | 小 1.目標

時間是生命的原料，我們希望能用實際而精密的方法來管理自己的時間及前途，實現自己的理想。

2. 說明

a. 利用PALM的豐富的軟體及容易隨身攜帶的優點，讓PALM PDA成為強力的時間管理工具。

b. 運用GTD的系統管理原則，讓每日進入生活中的上百、上千條訊息有一個完整的管理方式，讓自己不需為瑣事而煩心，並可以信守承諾，增加別人對自己的信任並實踐自己的任務及目標。（GTD可以參考 WWW.GTDER.ORG的介紹）

c. 持續累積在PALM上運用GTD概念管理時間的實際經驗，精益求精。

d. 術語說明
經過幾年也有一些對時間管理的想法，以下文章有些自創的術語，在此先說明一下

（1）NA：指GTD一書中的下一步行動，由於時間管理就是在管理好自己的下一步行動，所以這個概念在本文中會一再出現。
（2）ASAP NA：ASAP就是as soon as possible的意思，我自己定義為近期內要儘快做完的下一步行動，這是以前DL懷特兄常強調的概念。
（3）SOMEDAY/MAYBE NA：我指的是不一定要做的下一步行動，或者最近不會執行的下一步行動。
（4）任務：指需要多個下一步行動才能完成的事情，這個定義和GTD原著的定義是一樣的。
（5）任務的NA：大部分的任務都是直線型任務，每一個任務都要有一個NA下一個行動，我也把任務的下一個行動列入管理。

3. 我所運用的時間管理工具

只有理論只是空談，以下簡介我所運用的軟體及工具，PALM PDA是必備，在之後章節會有對工具的詳盡說明

A. DIDDLEBUG： 重量級免費軟體，程式小而穩定，這是我管理ASAP NA的地方，有依照時間自動排序，手寫鬧鐘（打字輸入也可）等的超強功能。（圖3-1）

http://diddlebug.sourceforge.net/

B.TODO PLUS：我用這個軟體來管理任務及SOMEDAY/MAYBE NA，取代內建的TODO軟體。TODO PLUS提供了手繪圖形的功能，所以搭配可任務的規劃：任務用打字的方式放在TODO，任務的NA直接寫在手繪圖形中。該軟體並有鬧鈴提醒，告訴你SOMEDAY/MAYBE NA可以開始列入ASAP NA中了。（圖3-2）

http://www.handshigh.com/html/todoplus.html

C. PDAREACH：DIDDLEBUG太強了，但是沒有桌面程式搭配不方便，我用這個軟體來當DIDDLEBUG的桌面軟體，PDAREACH可以即時將您的PDA畫面連線到PC，在PC打字輸入DIDDLEBUG的內容。（圖3-3）

http://www.junefabrics.com/pdareach/index.php

D. 3M即可貼： 就是一般的隨手貼，但是我也是我的時間管理必備工具。（圖3-4）

4. TWHSI 時間管理的一些概念

A 儀表版概念（圖4-1）

開車時，我們的面前有一個儀表版，告訴我現在的速度、油量、引擎轉速等，提供足夠的行車資訊。GTD的儀表板也是這個道理，在進入某個場合開始做事前，就有一個備忘錄，告訴你在這個地點這段時間的注意事項。時間到了或要到另一個場合前，另一個備忘錄跳出來告訴您，離開這裡前要注意的事情，下一個行程前要做的事項，這就是我們希望作成的一個GTD儀表版。

B 依照時間自動排序（圖4-2）

一天的時間是線性的，時間到了才能作某些特定的事情，我們的下一步行動若依照時間排列排序，之後要做的每一件事情都自動排序，這樣子你可以預料之後需要做的事情，你知道這段時間要做的事情，你就可以列出這段時間要做的GTD儀表版。

C 時區的概念

GTD提到場合的概念，說要依不同場合的來分類你的下一步清單。場合的觀念加上依照時間自動排序的概念就產生時區的概念。何謂時區，就是某一特定時間內你會待在特定場所，稱之為時區。
利用時區的概念，就可以將某段時間作成TIME-TIGHT CONPARTMENT（封閉時區），你不用管過去的事情，未來的事情，你只要關注現在這個時區的備忘錄，儘速執行即可。

D 不同的下一步行動分類

GTD將INBOX處理的事情分成八九類，我利用PDA來管理時間，只剩下4類
也就是前面說得ASAP NA，SOMEDAY/MAYBE NA，任務，任務的NA。
由於文件的管理無法用PDA來處理，其他的部份不在本文討論的範圍內。

E.使用功能齊全的手寫軟體（DIDDLEBUG，TODO PLUS）

大部分處理事情時都很緊急，打字，手寫輸入都嫌太慢，還是直接手寫最快，最省時。

運用以上五個觀念，就形成2006版的TWHSI的時間管理，基本上融合了GTD的想法，PALM的運用，還有我個人三四年來的實戰經驗。

5. 各種軟體及工具的實戰運用

A. DIDDLEBUG ：現在說明我管理ASAP NA的方式。

（1）每張NOTE都有時間：DIDDLEBUG最好的一點是每一張NOTE都可以設定時間，而且設定非常簡單快速，我的每一張NOTE都設定了時間，太久以後的事情就用"抄送"功能送到TODO PLUS作為SOMEDAY/MAYBE NA。（圖5-a-1及5-a-2）

（2）依照時間自動排序：當我的DIDDLEBUG使用時，都會有50張以上的NOTE，這時依照時間自動排序功能就非常有用，您可以立刻找到要做的下一件事情。（圖5-a-3）

（3）多個事項在同一張NOTE：有時手寫NOTE越來越多（例如超過一百張），檢視時很耗時間，我會把幾件性質相近且同一主題的事情列在同 一張，手寫看不清，那就用打字吧。TREO 650可以打字輸入，或用下面介紹的PDAREACH軟體利用時間在PC上輸入。（圖5-a-4）

（4）每張NOTE都是一個下一步行動當NOTE跳出來時，就要處理這件事情或者例外社定下一個處理的時間。（圖5-a-5）

（5）抄送的功能使用：在手寫區寫或按下硬體鍵”G”就可以跑出抄送功能的視窗，您就可以把這張NOTE的內容打字，送到其他程式，我最常用的就是送到
TODO PLUS作為SOMEDAY/MAYBE NA。（圖5-a-6）

（6）突發狀況的處理：每天的工作難免有許多突發狀況，此時DIDDLEBUG也可以擔任最好的INBOX工具，立刻寫下要做的事情，並設定這件事情加工處理的時間，配合”依照時間自動排序”功能，您可以掌握所有進入您腦海的雜事。

B. PDAREACH：我只拿來作DIDDLEBUG的輔助軟體（即桌面版軟體），即時將您的PDA畫面連線到PC，可以在PC打字輸入DIDDLEBUG的內容

（1）利用PC鍵盤快速輸入中文：我用來作三個用途，一是將DIDDLEBUG中太多的NOTE整理成較少的NOTE，打字的字比較小，一張NOTE可以容納很多事，檢視時也較快，二是利用DIDDLEBUG中的超送功能到TODO PLUS，三是，手寫的字跡本來就較難看懂，如果定期要提醒自己的事項（如多喝水，寫日記等要養成的習慣），我用打字的方式來處理。在PC的大鍵盤打，自然比在PALM上手寫或TREO的小鍵盤打字及選字快的多了。（圖5-b-1）

（2）優異的操作介面：PDAREACH可以在PC上顯示正常螢幕兩倍大的畫面，讓您一目了然，配合DIDDLEBUG使用時，還可以用到PC的鍵盤的快捷鍵啟動DIDDLEBUG的各種功能，如SHIFT+Z就是輸入文字功能，SHIFT+G就是抄送功能。也可以用滑鼠代替鍵盤，把PALM當程式一個桌面程式來用。（圖5-b-2）

C.TODO PLUS取代內建的TODO軟體，也是很好用的軟體，我用來管理任務及下一步NA。

（1）在TODO PLUD中我放置兩種的NA，第一是SOMEDAY/MAYBE NA，其次是任務及任務的NA。在分類時我就分成兩區，例如公司的分類，我就把”公司”作為SOMEDAY/MAYBE NA的分類，”！公司”當成任務的分類。（圖5-c-1）

（2）TODO PLUS中的鬧鐘設定: SOMEDAY/MAYBE NA,有兩種NA，一是近期不用處理的NA（但有設定日期，也設定鬧鐘提醒要列入ASAP NA了），另一是還無法設定特定日期要處理的NA（不需設定日期）。任務NA一般不用設定日期，但是有些任務的NA可以設定 日期，也設定鬧鐘。（圖5-c-2）

（3）TODO PLUS中的任務及任務的NA：GTD的作者DAVID ALLEN說”百分之八十的任務屬於直線操作，只要在腦中思考下一步行動，依序進行到任務完成即可。”，TODO PLUS的手寫NOTE就是我放置任務的NA的地方。TODO PLUS提供不同顏色的筆觸，可在不同時間檢視時寫下不同顏色的下一步行動。（圖5-c-3）

D. 3M即可貼：之前提到封閉時區的概念，3M即可貼就是我實現的工具，

（1）時區的規劃：我將一個時區內要做的事情，放在一張3M即可貼中，例如我把上班時時時區分成5段，上班前我先做好第一或第二個時區的3M即可貼，其他有空時，繼續作後面時區的3M即可貼。

（2）封閉時區點的設定方法（實體場合或虛擬場合轉換時），如果我們需要轉換場合，就可以準備一張3M即可貼，或者遇到吃午飯，換工作性質，都可以作為時段切割的地方。GTD的作者DAVID ALLEN的概念是，轉換場合常常是最耗時間且沒有效率的事情，事前的規劃，可以避免錯誤，提高品質，增加生產力。

（3）分成AB級事情: Joel Spolsky是個相當優秀的軟體工程師（他是開發EXCEL 5.0的團隊要角），他寫的一篇文章<<無痛軟體時程>>是我時常閱讀的一篇時間管理好文 。他提過一個觀念”.. 時間管理就像積木. 如果你有一堆積木, 積木太多塞不進箱子裡. 這時候你只有兩個選擇: 找個大點的箱子或拿掉一些積木...”。所以在一個積木箱中我們不可能完成所有的事情，積木要經過挑選。我把這時段想做的事情分成AB兩級，我把A級的事情放在一側，這些事是在這段時間一定要完成的，B級的事情放在另一邊，這些事情是這個時區內不需要一定要完成，但是完成了自己會很快樂或可節省以後的時間。做事時，若很有效率，我就會AB事情一起完成，若很沒效率，我會要求自己一定要完成A類事情。

（4）時區內的期初事項及期末事項：我在DIDDLEBUG會有許多時區內的期出及期末提醒事項，在封閉時區要到前，我會把這些注意事項寫到3M即可貼中，這樣的好處是，這個時間的處理品質會一再的提昇。

為何有PDA還要3M即可貼？因為把DIDDLEBUG當然很好，但是太過頻繁的鬧鈴提醒，讓人很心煩，所以也想出每個封閉時區要寫出一張3M即可貼。除了沒有鬧鐘亂響外，在這個時區內，不用想未來要做的事情，不用想之前的是沒做完（都在GTD系統中），只要專心完成這張3M即可貼即可，作啟事來效果很高。

6. 結論

目前我的方法讓我節省許多時間，因為通常在事情一發生，我就已經手寫到PDA中，並設定好下一步行動及處理的時間，回家後也不用特別花時間來加工及組織。進入一個時區時，就有一張3M即可貼提醒我要做的事情，特別要鬧鐘提醒的事情，DIDDLEBUG永遠會提醒我。

時間管理實在是很實務的事情，並不是某一種方法就一定適用於每個人，要依照不同的業務性質及家庭的概念作不同的修正，我的工具及理念也不一定適用於每一個人，但是拋磚引玉，我們可以在此繼續討論，找對最適合自己的時間管理方法

我得到了許多好處，也推薦您一起來時間管理，你今天GTD了嗎？[最后修改由 Andy, 于 2006-03-26 00:08:25]