神马文学网有关日常文档的整理与分类（下）--snowliu77的博客
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/26 12:16:53
有关日常文档的整理与分类（下）- -
有了这些基本的文档分类，我们下面要介绍文档整理与分类工程中采取的一些具体做法。
l 按照每个分组生成相应的目录，目录名称为分组名称；每个分组下按照分类名称生产相应目录，每个分类的所有文件保存在该目录下。
l 文档的编号按照文章分组名称的首字母加编号的方法进行，举例来说其他项目中的总体分类的第一篇文档编号为QT-ZT-00001；
l 对于一篇正式文档制作一个封面。这里的正式文档是指各项目中的文档，不包括个人文档和资料文档等。封面中包含文档的名称、编号、编制日期日期、编制、审核、批准、外部分发记录、历史修改记录等内容；文档中还应当包括目录和图表目录。
l 对于每一类文档顺序编号，如果某篇文档有相关的电子版的附件，可以在分类目录中建立相应的附件目录，将所有电子版附件保存在该目录下，同时在文档中表明附件名称。
l 正式发布的文档要保存电子版和纸介质版。对于没有电子版的文档可以只制造相应的封面，记录文档的相关信息，保存成纸介质文档即可。
l 对于每个项目的文档需要有一篇总体文档记录日常发生的重要事件和时间，称这种文档为日志文档。如果对于某件事件的记录已较为完整，可以将该部分从总体记录文件中摘出单独成为一个文档。对某项目中比较重要的事情也可以单独设立日志文档。
l 在通用文档中包括一个用来记录文档编制情况的表格，将所有正式文档的主要信息记录在案。
l 在通用文档中包括一个用来记录资料文档目录的表格，将所有正式资料文档的主要信息记录在案。
l 在通用文档中包含计划文档，记录近期和远期的工作计划；
l 在通用文档中应当包含记录其他资料的目录，例如音像资料、磁盘资料和各种软件包等；
l 在个人文档中包括通信录文档，记录所有连续人的联系方式；
l 将有关重要会议的记要整理成文档。
上述过程看来比较复杂，但是文档的整理是要靠平时一点一点积累的，养成一个好的习惯，慢慢地你会发现你寻找一个资料所需要的时间越来越短，工作的效率会越来越高，实际上你花在文档整理上的时间将会远远小于你由于文档凌乱而花在找文档的时间，不信你试试。
暂时写到这吧，以后再有新的想法再来补充。