神马文学网有关日常文档的整理与分类（上）--snowliu77的博客
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/27 02:40:42
有关日常文档的整理与分类（上）- -
今天整整忙了一天，写邮件，发邮件，写材料，读材料，和各种各样的文件打交道。可惜只是一个小头目，没有帮我整理文档，如果对这些文件没有一个有效的管理方法，那整天光找各种各样的文件都找不过来。最近经过一段时间的实践，形成了较为完整的一套文档管理办法，说出来与那些和我工作类似，又没有专职秘书的人一起分享。
先谈谈对日常文档的特点和要求。
l 文档有多样的分类方法：可以分为电子文档、纸介质文档、其它介质（包括光盘、磁盘、磁带等）文档；可以分为外来文档（如通知和下载资料等）、内部文档（供项目组内部使用）和对外公开文档；可以分为不同密级的文档；可以按照隶属的项目进行分类；可以按照文档的内容进行分类（总体文档、硬件文档、软件文档等等）；还可以按照个人文档和公事文档进行分类。总之分类的方法很多。
l 我所管理的项目很多，每天各种各样的事也很多，需要有文档能够记录工作中的主要事件，以备日后查询。
l 存在如下现象，有一些文档还正在修改过程中（如手下写的文档，我提了意见需要更改的文档），或有时太忙，没有时间整理。
l 希望能有一个编号规则和文档目录，可以很方便的找到每篇文档。
我的基本做法是将文档分为以下各组：
l 几个正在实施的项目各自为一组，使用各自项目名称来命名；
l 一些正在申请的的项目为一组，称之为其他项目；
l 对那些同时设计多个项目的文档分为一组，称之为通用项目；
l 将与个人有关的文档分为一组，称之为个人文档；
l 将所有照片分为一组，称之为照片
l 将收集到的各种资料分为一组，称之为资料；将还没有整理分类的文档分为一组，称之为待整理。
然后再按照各自组的特点将文档进行文类，例如几个项目文档组下可以在再细分为总体文档、硬件文档、软件文档、试验文档、记要文档等等；通用文档组下面可以再细分为记要文档（重要事件记录）、表格文档、硬件文档、软件文档等；个人文档下可以再细分为个人作品、学位论文、通信录、照片等；资料目录可按照资料内容进行分类；照片可以按照照片的项目和事件进行分类。（未完待续）