关于GTD那些事儿 - 写给离开Palm的GTD人群

时间有限，我尽量写得简明扼要。
PalmOS最让人怀念的，毫无疑问是DateBK5/6——或者你用另一个很有竞争力的产品，Agendus；再或者你用更小众的Life Balance；再或者你用ThinkManager, Bonsai，ShadowPlan等等更偏重其他功能但是可以和PIM有某种同步机制的信息管理软件，Palm上从来不缺乏这样的软件，也从来不缺乏功能、效率、和想象力。
但是PalmOS上的Web应用是致命的问题，因此而离开PalmOS来到Android或者iPhone世界的GTDer们，有一种眩晕的、两眼一抹黑的感觉，无论是软件还是输入都成了巨大的问题——不是找到最佳选择的问题，而是根本就没有什么选择。So，这个帖子就是探讨一下这个窘境的。
How to Survive Android/iPhone for a Palmer.
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现在我们对这样两个概念非常熟悉：Calendar Event或者Todo/Task，而最最基本的Function则是Reminder，在某个时间叫一下，让你表忘了事情。所有号称时间管理的软件必须提供这三个基础的功能，否则它就不够完整，而且我们的选择还真挺多，从桌面的Outlook, Lotus Organizer，到网上的iCal/GCal, 记住牛奶，再到手持设备上数不清的小软件，这些基本的要素都具备。当然基于Web的应用其提醒是个问题，Pushmail提醒是技术上最容易实现也比较可靠的，其他的还有短信或者客户端软件。
当然仅有这些是不够的，一般的时间管理软件还需要提供一些高级一点儿的功能，有一些是大家都有的，而另外一些则是独门绝技，这包括：
1. Priority，任务的优先级。David Allen反对优先级设置，他的argument是，人一眼看过去就能本能的知道什么是urgent的，什么可以delay，他说的完全正确；但是Priority在软件而言仅仅是一个变量，它除了字面上的意思之外还可以提供一些其他的功能，比如一些软件允许你用优先级过滤，那么把GTD概念中的someday/maybe设置为最低优先级就是一个隐藏的办法——软件是死的，人是活的，怎么用取决于人。
2. Time，包括start date, end date, start time, end time, due time, length, recorded length等等。这里面前面的都很容易理解，重要的是设置要方便，而且除了due time，和cal event的time frame，其他的可能不太重要——如果你的目的仅仅是get things done。不过我在后面会有另一个argument，length或者recorded length也许并不像你想想的那么不重要。
3. 分类，文件夹，标签。这些其实是程序概念，你具体怎么用这些功能是需要自己想好的。标签优于其他两个，因为大部分使用标签的软件，都允许你为一个事件或者一个task加多个tag，这对tracking和分析很重要。
4. Context，这个概念才是真实存在的东西，有些GTD软件明确给出这个字段，另外一些则没有。Context其实该理解为condition，一些事情只有在特定的环境，特定的人，或者特定的设备下才能完成，或者说它是dependency——但是我们避免用这个词儿，这个词儿对于软件工程来说有额外的含义，对于项目管理来说也有额外的含义。在那些没有提供Context功能的软件里实现Context功能需要一些创造力，如果有标签功能，那很好；但是如果没有呢？比如在DateBK5里，我的习惯是用联系人，它允许你为一个事件插入多个联系人，我并不介意地址本里有一个叫做百脑汇或者科技京城的联系人。
5. Project, Subtask, Dependencies；这些是大部分时间管理软件欠奉的功能，也是为什么很多用户转而寻求脑图软件或者项目管理软件或者功能更强的列表软件来实现GTD的原因。而其中的Dependencies功能，即任务A要在任务B完成之后立刻开始这样的功能，恐怕只有在Project软件中才能完成了。另外一种需求是对template的需求，有些工作是由一串subtask构成的，但是这样的项目重复率很高，所以预先定义task template并且能重复使用会很省力气。
6. Goal，Short-term/long term, Life-long Goal；这是Life balance的支持者信奉的功能；它回归一种人生的哲学，劳逸结合，不要成为工作狂，要多花一些时间在家庭和健康上，Good Philosophy，不过我不关心Philosophy，我们关心的是Benefit。这类功能的软件会给你一个pie chart，看看你的时间为不同的goal分配了多少，它甚至可以根据平衡目标去schedule你的非固定时间任务，Good point too。但是为每个时间录入时间是个苦恼的活儿。
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关于David Allen的7个桶，我不重复了，Allen的7个桶是任何一个GTD用户都要理解的东西；Serious GTD用户都研究过，买过书，买过软件，然后David Allen声名鹊起名利双收，你也可以在某个设备或者软件上辛勤的按照他的思路去做，而且结果也可能很满意，这些都很好。
我在这里要说的是另外一个问题，在Android/iPhone这样的输入残废，应用匮乏的设备上怎么办？
简单的回答是：
1. 放弃在终端上大量录入的习惯。
2. 转而使用在线的App，我个人发现Remember the milk和Toodledo都是很好的，其他的也有很多，非常多，但是这两个是目前最成熟的。
3. 回到一个我们曾经在Palm上迷失的地方——Planing。
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我们必须问这样两个问题：
1. 为什么人们没有扔掉Outlook或者纸质的Planner，效率手册，全部投奔Palm或者其他的电子GTD设备？是价格太高或者软件功能不够好吗？
2. 为什么我们用了软件之后，虽然对生活和工作确实大有帮助，但是对于时间管理和繁杂事务，我还是有恐惧感，我还是处于忙乱的失控状态？我去年想过的事情到今年年底了还没有开始做？
第一个问题的答案非常简单，手持电子设备的效率很成问题。它仅仅在录入的时候有效率，但是对于Planning，对于Tracking & Analysis，还是很糟糕。
第二个问题的答案也很简单，如果你管理的不是你自己，而是一个团队，那么精明强干的秘书确实对你完成工作很有帮助，但是，她是执行者，她不会代替你分析思考如何改善的问题，能做这件事情的只有你自己。
请记住这样两句话：
1. Plan is useless, but planning is invaluable.
2. You can't improve what you don't measure.
第一句是项目管理箴言，第二句是质量管理金句。而管理时间，自己的时间，和这些并没有本质的不同。
我的建议是把GTD这件事情分两步走：
第一步，collect，也就是add task，这事儿完全可以在手持设备上完成。当然在电脑边上的时候用浏览器完成也很好。
第二部，也是新思维的关键，一定要找时间出来做planning。
那么什么是planning？
David Allen说过一个非常对但是也非常错的话。他说，凡是没有rigid time frame的事情你都不该写在Calendar里，那是灾难——非常正确，不然你会疲于奔命的Re-schedule，写在task里简单多了，象DateBK5/6那样能自动float就更帅了，Right ? Wrong。
采用这种方式GTD，我不能说就不好——如果你的目的仅仅是Getting Things Done, Exactly What 你的秘书小姐 Want。但是采用这个方式让你Totally miss the point and direction of Time management。Why？如果你不把任务填入Schedule，那么你就不需要去估计它的时间——长此以往你将对一件事情需要多久完成毫无概念。
这就象你找来一个项目经理，你问他知道这个楼怎么盖吗？他说他知道，他知道有哪些工作要做，需要哪些材料，但是他不知道需要多少人，多少时间，以及材料多少价格——in terms of project management，他不知道他需要多少resource来完成job。我K，那你还是什么项目经理啊？
这就是Planning的价值。事实上你应该把至少近期的事情填入Schedule，比如明天该做什么。其次你必须估计每个事情的时间，尤其是那些没做过的——人永远是眼睛大肚子小的，给明天塞入一堆事情，到了晚上发现有一半需要re-schedule到明天去——就像那些永远都会在自助午餐上把米饭剩下一半的人。也许确实是菜太难吃了，但是我的建议是，在生意上千万别让这种人充当你的可靠的项目经理，他只会把事情搞砸掉。
每天晚上坐下来看看明天的安排，然后把另外一些任务的Due time排到明天，为每个任务估计一下时间——可以填入schedule，如果软件没有额外的estimated time length字样的话。即使更改了执行顺序也没什么，现在的软件拖动time bar都很简单。
很少有软件有Time Recording的功能，貌似那属于Timesheet软件的功能范畴，但是我发现这很有用；当然，如果软件不能track，那么至少你自己可以用表简单track一下。一个估计是15分钟可以完成的任务，也许你忽略了等电梯和排队的时间，40分钟才完成；一个原本以为4小时可以阅读完的文档，实际却花费了整整两天的时间。表高估自己，表以为世界都是为你准备好的运转着。当你实际去track这些时间时，你就会对任务时间的估计越来越准确，你开始善于分拆任务，你也能看到自己的portfolio里还有多少工作时间和闲暇时间，而最重要的，是你可以很好的兑现你给别人的诺言，人们会发现你值得信赖，你答应完成的事情都可以在指定的时间完成，且保证质量——相信我，这是在职业生涯中最宝贵的财富。
So, life is much easier if you begin to track and schedule your time. Planning Skill才是Time Management的关键，而我完全不能相信这个工作可以在手持设备上高效的完成，这也是为什么那些高效成功的Businessman离不开他的纸质Planner或者Outlook的原因。
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Summary:
1. 选择一个在线的任务工具，remember the time和toodledo都值得推荐，前者支持tag，可以实现大部分分类要素，后者支持folder/context/goal等等，收费版支持一级subtask。
2. 改变你的习惯，每天花一点时间坐在电脑前面整理你的task/cal，为完成的事件提供时间，填写在cal里，比对一下实际的执行时间和预想的执行时间的差异，想想为什么会产生这样的差异；为近期的未来事件估计时间，放到schedule里，至少估计一下明天的；尽可能为所有事件添加明确的时间信息，如果是一团雾水（比如学习MSP430单片机开发），那么你要拆下去，拆到可以估计的时间，或者拆出一块时间专门用于调研和Plan，以便能准确估计时间——Planning本身也是一件需要时间的task。
3. 手持设备只是一个附属品，用于简单的View一下，以及粗略记录一点儿该做的事儿——等到Planning的时候再详细的考虑这个事儿该在什么时间和用多少时间去搞定。
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如果有具体的需求觉得在线工具不满意的，欢迎提出，大家探讨。